Dato 8. oktober 2015 REFERAT AF BESTYRELSESMØDE 24. SEPTEMBER 2015 Tilstede X Søren Høgsberg Bestyrelsesformand Autzen Næstformand X Bertelsen Bestyrelsesmedlem X Anne Tidemand-Dal Bestyrelsesmedlem Eriksen Bestyrelsesmedlem X Aske Ryge Holm Bestyrelsesmedlem X Kristine Simonsen Bestyrelsesmedlem Rasmus Berlin Bestyrelsesmedlem X Chris Mikkelsen Medarbejderrepræsentant X Hans-Jørgen Krickhahn Suppleant X Morten Homann Administrationen X Mette Kjær Larsson Administrationen (referent) 1. Økonomi a. Godkendelse af afdelingsbudgetter Afdelingsbudgetter godkendt, herunder særskilt for afdeling 21, 65 og 81. b. Uanmeldt beholdningseftersyn den 2. september 2015 Eftersynet gav ikke anledning til bemærkninger. c. Tilskud byggemodning afdeling 73 Virup Skovvej Boligorganisationen dækker de 56.250 kr. af arbejdskapitalen og afslutter dermed byggemodningen endeligt. d. Finansieret råderet afdeling 38 Visbjerg Hegn Når beløbet til køkken eller bad lånes af afdelingens egne midler, må lejen højst stige med 700 kr. pr. måned. Disse lån har en løbetid på 15 år mod normalt 20 år ved kreditforeningslån. Det betyder, at køkken/bad ikke kan koste lige så meget, som hvis der optages et realkreditlån. 2. Organisation a. Revision af byggepolitik Indstilling til revision af principper for byggepolitik tiltrådt. b. Bestyrelsesseminar den 13.-14. november Seminaret holdes som et eftermiddags/aftenseminar fredag den 13. november fra 15.30-20.00 afsluttes med middag. 1. og 2. suppleanten inviteres med.
c. Opsamling på bestyrelsesseminar vedr. branding og strategiimplementering Indstilling tiltrådt. Boligområde Spørring lægges sammen med Hårup (ansvarlig: Anne) og Løgten lægges sammen med Hjortshøj (ansvarlig: Kristine) se bilag. Der samles op fra dialogmødet, og rammerne for de kommende møder med afdelingsbestyrelserne i områderne drøftes på november mødet, herunder om der skal laves en fælles skabelon for konklusionerne i de enkelte områder. d. Ferieboligudlejning Reglerne forvaltes på samme måde som ved fremleje, husdyrhold m.v. ved en grundlæggende tillid til, at beboerne efterlever klare regler, kombineret med en nem klageadgang og en så effektiv som mulig opfølgning på de indkomne klager. e. Styringsdialog 2015 Direktør, administrationschef, formand og Anne deltager i mødet. Der afholdes ikke styringsdialog med Favrskov Kommune. f. Orientering fra udvalgene Mundtlig orientering taget til efterretning. 3. Afdelinger a. Orientering vedrørende afdelingerne Orientering taget til efterretning. b. Evaluering af afdelingsmøder Evaluering taget til efterretning. Vi forsøger, om der kan sættes sidetal på i materialet til næste år. Til dialogmødet tages principper for referatskrivning op. 4. Administration a. Orientering fra administrationen Orientering taget til efterretning. b. Revision af vision for tv, internet og telefoni Indstilling godkendt med en enkelt ændring i første afsnit: Ét stik ændres til Stik. c. Retningslinjer for repræsentation i grundejerforeninger Alle indkaldelser til og referater af generalforsamlinger, regnskaber m.m. skal sendes i kopi til Boligkontoret Århus administration (kan aftales med administrator af den enkelte grundejerforening). Disse gennemgås af inspektør og evt. også økonomimedarbejder. Samtykke skal indhentes, inden der træffes beslutninger med økonomiske, driftsmæssige eller juridiske konsekvenser for afdelingen. Administrationen har indhentet tilbud på ansvarsforsikring af boligorganisationens medlemmer af grundejerforeningernes bestyrelse, herunder afdelingsbestyrelsesmedlemmer, og det er lykkedes at få en dækning op til 100.000 kr. uden merpræmie.
d. Strategi ift. el-leverandører Administrationen bemyndiges til at indgå administrationsaftaler med NRGi og Aura, således at Boligkontoret Århus varetager til- og afmelding af beboere. Beboeren kan efterfølgende benytte sig af sit frie elvalg (dog med 14 dages karenstid). Uanset at der imod BL s anbefaling er tale om en indskrænkning af det frie elvalg og en yderligere administrativ opgave, vurderes det samlet, at der vil være tale om en forbedring for beboerne i lyset af strategiens fokus på at gøre det nemt. forslog, at man bruger denne forenkling til at skabe grundlag for en klarere orientering omkring det frie elvalg, så vores praksisændring i realiteten bliver en styrkelse af det frie elvalg. 5. Mødeevaluering a. Evaluering af bestyrelsens arbejde ift. principperne for værdiskabelse Skydes til novembermødet. b. Skriv på BKÅ Portalen Søren og Hans-Jørgen skriver på Portalen. 6. Kommende møder a. Emner til næste møde, der holdes den 5. november 2015 Evaluering af bestyrelsens arbejde ift. principperne for værdiskabelse sættes på. b. Mødeplan 2015 Taget til efterretning. c. Uddannelse Tilmeldes: Kredskonference: Anne, Søren Introkursus: Morten, Søren, Hans-Jørgen, Anne Dialogmøde: Morten, Kristine, Søren, Aske, Anne, Chris, 7. Eventuelt Forslag om seminar for organisationsbestyrelse og ledergruppe i Boligkontoret Århus for at styrke samarbejdet. Opfordring til at se på muligheden for at kombinere A og B ordning for beboere, der har boet i en bolig i mere end 10 år. Eller andre former for fordele for disse beboere. Forslag om organisationsbestyrelses-/formandsmøder punktet sættes på dagsordenen til næste møde.
Boligområder i Boligkontoret Århus Område Afdelinger Ansvarlig Møllevangen Vestre Ringgade Charlottehøj Frydenlund-Viborgvej Herredsvang Sabro Trøjborg Christiansbjerg Vandtårnsområdet Skejby 01 Jens Baggesens Vej 03 Viggo Stuckenbergs Vej 05 Otto Benzons Vej 08 Vilh. Bergsøes Vej 11 Helge Rodes Vej 15 Peter Fabers Vej 04 Chr. Molbechs Vej 07 Vestre Ringgade 21 Paludan-Müllers Vej 26 Vestre Ringgade 33 Vestre Ringgade 12 Majdalen 13 Hammershusvej 16 Hammershusvej 19 Tamperdalsvej 56 Katrinebjergvej 60 Paludan-Müllers Vej 61 Chokoladen 27 Frydenlund 52 Viborgvej 31 Rydevænget 45 Torpevænget-Kappelvænget 46 Vistoftparken 58 Ranunkelvej 70 Ranunkelvej 72 Rønnevangen 09 Trøjborgvej 14 Aldersrovej 18 Trøjborgvej 02 Haugesundsvej mm. 06 Risvang Alle 10 Nordalsvej m.m. 20 Norgesparken 50 Brendstrupvej 65 Bethesdavej 22 Illerupvej 23 Nydamsparken 25 Reginehøj 28 Lindholmparken 29 Kalmargade 35 Skelagervej 62 Skejbyparken Anne Søren Aske Kristine Aske Søren
Område Afdelinger Ansvarlig Århus C Kongsvang-Langenæs Mårslet Risskov-Egå Skæring Løgten-Hjortshøj Hårup-Spørring Hinnerup 36 Hallssti 37 Istedgade 49 Fredensgade 51 Fredericiagade 54 Norsgade 59 Høegh-Guldbergs Gade 75 Herningvej 17 Kongsvang 24 Kirkedammen 38 Visbjerg Hegn 67 Hørretløkken 71 Damgårdstoften 47 Julsøvej 53 Julsøvej 57 Åvænget 48 Skæring Parkvej 55 Skæring Parkvej 63 Skæring Parkvej 41 Viruplund 42 Hjelmagerparken 73 Virup Skovvej 34 Salonikivej 39 Attikavej 44 Hjulby Hegn 30 Nørreskovvej 32 Nørreskovvej 40 Fredensgade 68 Østergade Rasmus Kristine Anne