Ringstedvej 18, st. th. 4000 Roskilde Tlf.: 4637 3033, Fax: 4632 4454 E-mail: roskilde@kr.dk Beretning nr. 8 (side 104-146) BDO Kommunernes Revision Vi er Danmarks største udbyder af kommunal revision med næsten 60 % af markedet, og leverer Revision, Rådgivning, Service samt Kurser. BDO er Danmarks 5. største revisions- og rådgivningsvirksomhed som beskæftiger godt 1000 medarbejdere.
Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING...104 1.1 Drøftelser med ledelsen om besvigelser...104 1.2 Den løbende revision...104 1.3 Lovpligtig forvaltningsrevision...105 1.4 Den afsluttende revision...106 1.5 Rapportering og revisionsbemærkninger...106 2 ÅRSREGNSKABET...108 2.1 Kommunens årsregnskab for...108 2.2 Ledelsens regnskabserklæring...108 2.3 Revisionspåtegning...109 3 REVISION AF ÅRSREGNSKABET...112 3.1 Årsregnskabets opbygning og indhold...112 3.2 Forretningsgange for regnskabsaflæggelsen...112 3.3 Revisionsmæssig gennemgang af it-sikkerheden...113 3.4 Servicetjek Kasse- og regnskabsregulativ...114 3.5 Budget- og bevillingskontrol...115 3.6 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger...115 3.7 Skatter...119 3.8 Tilskud og udligning...119 3.9 Refusion af købsmoms...120 3.10 Lønninger og vederlag...120 3.11 Kommunal medfinansiering af de regionale sundhedsopgaver...121 3.12 Anlægsvirksomhed...121 3.13 Forsyningsvirksomheder...121 3.14 Balancen...122 3.14.1 Anlægsaktiver... 122 3.14.2 Omsætningsaktiver... 123 3.14.3 Likvide beholdninger... 123 3.14.4 Egenkapital... 123 3.14.5 Hensatte forpligtelser... 124 3.14.6 Lånoptagelse... 125 3.14.7 Gældsforpligtelser... 125 4 VURDERING AF KOMMUNENS ØKONOMI...127 4.1 Indledning...127 4.2 Vurdering af bæredygtig drift...127 4.3 Det likvide beredskab...129 4.4 Sammenfatning og konklusion...129 5 REVISION AF DE SOCIALE REGNSKABER - OMRÅDER MED STATSREFUSION...131 5.1 Revisionserklæring vedrørende de sociale it-systemer...131 5.2 Løbende revision...132 5.2.1 Forretningsgange og sagsbehandling... 132 5.3 Generelt...132 5.3.1 Formål... 132 5.3.2 Revisionens omfang og udførelse... 133 5.4 Forretningsgange m.v....133
5.5 Personsager...134 5.5.1 Revalideringer, ledighedsydelse og fleksjob... 134 5.6 Afsluttende revision...134 5.6.1 Regnskabsaflæggelse og restafregning af refusion... 134 5.6.2 Opfølgning på decisionsskrivelser fra 2007 og eventuelt tidligere år... 135 5.7 Særlig gennemgang på fleksjobområdet...136 6 ØVRIGE OMRÅDER MED SÆRLIGE RAPPORTERINGSKRAV...138 6.1 Indenrigs- og Socialministeriet...138 6.1.1 Byfornyelse... 138 6.1.2 Økonomisk støtte til videreførelse af projekter under Psykiatriaftalen 2003-2006... 139 6.1.3 Tilskud til renovering af naturvidenskabelige undervisningslokaler i folkeskolen... 139 6.1.4 Tilskud fra puljen til udvikling af bedre ældrepleje, UBÆP... 140 6.1.5 Tilskud fra puljen Kvalitet i dagtilbud... 140 6.1.6 Tilskud fra puljen Det Fælles Ansvar II... 140 6.1.7 Projektregnskaber med tilhørende revisionsprotokol... 140 6.2 Øvrige ministerier...141 6.2.1 Projektregnskaber med tilhørende revisionsprotokol... 141 7 AFGIVNE REVISIONSBERETNINGER VEDRØRENDE...142 7.1 Revisionsberetninger afgivet til Ringsted Byråd...142 8 REVISORS ERKLÆRING...143 9 REVISIONENS BEMÆRKNINGER...144 9.1 Økonomivurdering...144 9.2 Sagsrevision ledighedsydelse...144 BILAG 1...145
Til Ringsted Byråd 1 Indledning BDO Kommunernes Revision har den 12. august 2009 afsluttet revisionen af Ringsted Kommunes regnskab for året. I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for Ringsted Kommune afgives hermed beretning om den udførte revision. Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vor beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2007 (beretning nr. 1). 1.1 Drøftelser med ledelsen om besvigelser Under revisionen har vi forespurgt ledelsen om risikoen for besvigelser. Ledelsen har over for os oplyst, at kommunen efter ledelsens vurdering har et effektivt kontrolmiljø, der afdækker risikoen for, at årsregnskabet kan indeholde væsentlig fejlinformation, herunder fejlinformation som følge af besvigelser. Ledelsen har oplyst, at den har kendskab til en igangværende sag om besvigelse. Vi har i forbindelse med vor revision ikke konstateret fejl som følge af besvigelser. 1.2 Den løbende revision Generelt Den løbende revision er i løbet af året gennemført ved besøg i den kommunale forvaltning. Formålet med den løbende revision er dels at udøve en aktuel og vedkommende revision, der giver mulighed for løbende at fremsætte forslag til forbedringer under 104
skyldig hensyntagen til omkostninger og risici, dels at sikre et betryggende og effektivt grundlag for regnskabsaflæggelsen i kommunen. Forretningsgange Ved den løbende revision har vi gennemgået udvalgte væsentlige forretningsgange på forvaltningsområderne. Vi har lagt vægt på ledelse og styring som indfaldsvinkel til revisionen, og der er således fokuseret på kommunens målsætninger og strategier for området, samt på hvorvidt de tilrettelagte procedurer og det etablerede ledelsestilsyn understøtter disse strategier og målsætninger. Når der er god sammenhæng imellem målsætninger, procedurer og ledelsestilsyn er der tale om effektiv og hensigtsmæssig forvaltning af området. Tilsvarende er der ved revision af udvalgte forretningsgange på det sociale område fokuseret på, hvorvidt kommunen har tilrettelagt hensigtsmæssige og betryggende procedurer, der sikrer, at gældende lovgivning overholdes, samt at it-systemerne anvendes hensigtsmæssigt og betryggende. Vi har stikprøvevis efterprøvet forretningsgangene ved at følge sagsbehandlingen af kommunens dispositioner, eksempelvis udbetaling af sociale ydelser og lønninger. Kasseeftersyn Vi har i årets løb foretaget uanmeldte kasseeftersyn af likvide beholdninger ved kommunens hovedkasse (Borgerservice) og andre forskudskasser. Formålet er at konstatere, hvorvidt kommunens likvide aktiver er korrekt registreret i overensstemmelse med de respektive pengeinstitutters oplysninger. Mål og bevillinger Vi har undersøgt, om foretagne dispositioner er i overensstemmelse med fastlagte mål, bevillinger, byrådets og udvalgenes øvrige beslutninger samt love og andre forskrifter, herunder bestemmelserne i "Budget- og regnskabssystem for kommuner". Om den løbende revision henvises til delberetning nr. 6. 1.3 Lovpligtig forvaltningsrevision Den lovpligtige revision omfatter ifølge Styrelsesloven både finansiel revision og løbende forvaltningsrevision. Forvaltningsrevisionen er udført integreret og sideløbende med den finansielle revision på udvalgte lovmæssige og væsentlige områder. 105
Forvaltningsrevisionen har bl.a. omfattet stikprøvevis gennemgang af systemer, beslutningsgrundlag og rapporter, analyser af udgifts- og indtægtsposter, undersøgelser af nøgletal m.v. samt analyser af budgetafvigelser. I det omfang vore vurderinger afdækker usædvanlige forhold eller udviklingstendenser på et område, har vi vurderet, om ressourcer m.v. anvendes hensigtsmæssigt og betryggende. Tidligere har vi kun rapporteret den udførte forvaltningsrevision i vore revisionsberetninger og ikke i påtegningen på kommunens årsregnskab. Rigsrevisionen har imidlertid skærpet kravene til påtegning af årsregnskabet for organisationer, der modtager statsstøtte, således at revisor i påtegningen skal erklære sig om den udførte forvaltningsrevision. I forlængelse heraf har vi ændret vor påtegning, så vi også erklære os om resultatet af den udførte forvaltningsrevision. Til forskel fra den finansielle og juridisk-kritiske revision har vi ved forvaltningsrevisionen ikke et bagvedliggende regelsæt, som vi kan revidere op imod, og derved konstatere, om regelsættet er overholdt eller ikke. I påtegningsdelen om forvaltningsrevision konkluderer vi derfor kun, at vi på de gennemgåede områder ikke har konstateret forhold, der afkræfter, at forvaltningen er varetaget under skyldige økonomiske hensyn. Den ændrede påtegning har således ikke medført reelle ændringer af den udførte forvaltningsrevision. 1.4 Den afsluttende revision Den afsluttende revision sikrer, at de aflagte regnskaber ikke indeholder væsentlige fejl. Det vil sige, at regnskabet er korrekt og giver et retvisende billede af kommunens samlede økonomiske resultat og stilling. 1.5 Rapportering og revisionsbemærkninger Revisionsbemærkninger, der skal behandles af byrådet og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 9, Revisionens bemærkninger. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med byrådets beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom 106
der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt. Orientering og kommentarer De orienteringer og kommentarer, som revisionen har givet anledning til, er anført som konklusioner under de enkelte afsnit. Generelt er alle vore konklusioner drøftet med den administrative ledelse og de berørte forvaltninger inden udformningen af den endelige beretning. 107
2 Årsregnskabet 2.1 Kommunens årsregnskab for Det reviderede regnskab for har omfattet kommunens årsregnskab samt de oversigter, bemærkninger og redegørelser, der i henhold til gældende regler for regnskabsaflæggelsen skal udarbejdes. Hovedtallene udviser (mio. kr.): Regnskabsopgørelse (udgiftsbaseret) Resultat af ordinær driftsvirksomhed Resultat af det skattefinansierede område Resultat af forsyningsvirksomhederne Resultatopgørelse (omkostningsbaseret) Resultat af det skattefinansierede område Resultat af forsyningsvirksomhederne Oprindeligt budget 66,2-0,9-48,2 Regnskab 26,3-79,8-38,7 23,1 Balance Ultimo 2007 Ultimo Anlægsaktiver Omsætningsaktiver Likvide beholdninger Egenkapital Hensatte forpligtelser Langfristede gældsforpligtelser Nettogæld vedrørende fonds, legater, deposita m.v. Kortfristede gældsforpligtelser 1.811,4 299,4-144,0-1.155,8-143,3-463,0-1,7-203,2-6,0 1.914,1 73,0-76,7-921,1-138,0-575,1-6,0-270,2 Positive tal = overskud/tilgodehavender. Negative tal = underskud/gæld (med undtagelse af egenkapital) 2.2 Ledelsens regnskabserklæring I forbindelse med revisionen af årsregnskabet har borgmester og kommunaldirektør over for os afgivet en regnskabserklæring vedrørende årsregnskabet. 108
2.3 Revisionspåtegning Revisionspåtegning (konklusion) Under forudsætning af byrådets endelige godkendelse af regnskabet for, vil vi forsyne årsregnskabet med følgende påtegning: Den uafhængige revisors påtegning Til byrådet i Ringsted Kommune Vi har revideret årsregnskabet for Ringsted Kommune for perioden 1. januar 31. december omfattende ledelsespåtegning, anvendt regnskabspraksis, regnskabsopgørelse, resultatopgørelse, balance, pengestrømsopgørelse og noter. Årsregnskabet aflægges efter Indenrigs- og Socialministeriets regnskabsbestemmelser. Ledelsens ansvar for årsregnskabet Ledelsen har ansvaret for at udarbejde og aflægge et årsregnskab, der giver et retvisende billede i overensstemmelse med Indenrigs- og Socialministeriets regnskabsbestemmelser. Dette ansvar omfatter udformning, implementering og opretholdelse af interne kontroller, der er relevante for at udarbejde og aflægge et årsregnskab, der giver et retvisende billede uden væsentlig fejlinformation, uanset om fejlinformationen skyldes besvigelser eller fejl samt valg og anvendelse af en hensigtsmæssig regnskabspraksis og udøvelse af regnskabsmæssige skøn, som er rimelige efter omstændighederne. Herudover er det ledelsens ansvar, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Revisors ansvar og den udførte revision Vores ansvar er at udtrykke en konklusion om årsregnskabet på grundlag af vores revision. Vi har udført vores revision i overensstemmelse med danske revisionsstandarder, god offentlig revisionsskik og bestemmelserne i Ringsted Kommunes revisionsregulativ. Disse standarder kræver, at vi lever op til etiske krav samt planlægger og udfører revisionen med henblik på at opnå høj grad af sikkerhed for, at årsregnskabet ikke indeholder væsentlig fejlinformation. En revision omfatter handlinger for at opnå revisionsbevis for de beløb og oplysninger, der er anført i årsregnskabet. De valgte handlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurderingen af risikoen for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet, uanset om fejlinformationen skyldes besvigelser eller fejl. Ved risikovurderingen overvejer re- 109
visor interne kontroller, der er relevante for kommunens udarbejdelse og aflæggelse af et årsregnskab, der giver et retvisende billede, med henblik på at udforme revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne, men ikke med det formål at udtrykke en konklusion om effektiviteten af kommunens interne kontrol. En revision omfatter endvidere stillingtagen til, om den af ledelsen anvendte regnskabspraksis er passende, om de af ledelsen udøvede regnskabsmæssige skøn er rimelige samt en vurdering af den samlede præsentation af årsregnskabet. Revisionen omfatter desuden en vurdering af, om de dispositioner, der er omfattet af regnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Det er vores opfattelse, at det opnåede revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for vores konklusion. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Det er vores opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af Ringsted Kommunes aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december samt af resultatet af Ringsted Kommunes aktiviteter for regnskabsperioden 1. januar 31. december i overensstemmelse med Indenrigs- og Socialministeriets regnskabsbestemmelser. Det er ligeledes vores opfattelse, at de dispositioner, der er omfattet af regnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Erklæring om udført forvaltningsrevision I forbindelse med den finansielle revision af Ringsted Kommunes årsregnskab for har vi foretaget en vurdering af, hvorvidt der for udvalgte områder er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af Ringsted Kommune. Ledelsens ansvar Ringsted Kommunes ledelse har ansvaret for, at der etableres retningslinjer og procedurer, der sikrer, at der tages skyldige økonomiske hensyn ved kommunens forvaltning. Revisors ansvar og den udførte forvaltningsrevision I overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bestemmelserne i Ringsted Kommunes revisionsregulativ har vi for udvalgte forvaltningsområder undersøgt, om 110
Ringsted Kommune har etableret forretningsgange, der sikrer en økonomisk hensigtsmæssig forvaltning. Vores arbejde er udført med henblik på at opnå begrænset sikkerhed for, at forvaltningen på de udvalgte områder er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Ved den udførte forvaltningsrevision er vi ikke blevet bekendt med forhold, der giver os anledning til at konkludere, at forvaltningen i på de områder, vi har undersøgt, ikke er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. 111
3 Revision af årsregnskabet 3.1 Årsregnskabets opbygning og indhold Vi har undersøgt, om kommunens regnskabsaflæggelse er foretaget i overensstemmelse med formkravene i Indenrigs- og Socialministeriets gældende regler. Vi har fulgt op på, om der i forhold til regnskabet for 2007 er foretaget ændringer i kommunens regnskabspraksis, samt om disse ændringer er godkendt af byrådet. Det er endvidere vurderet, om de foretagne ændringer er i overensstemmelse med Indenrigsog Socialministeriets regler, og om de er tilstrækkeligt belyst i regnskabsaflæggelsen. Den talmæssige korrekthed og sammenhængen mellem regnskabet og de enkelte posteringer er kontrolleret ved brug af det foreliggende regnskabsmateriale. Det er påset, om regnskabets udgifter og indtægter har hjemmel i de vedtagne bevillinger, og om de er i overensstemmelse med gældende love og bestemmelser samt indgåede kontrakter m.m. Vi har påset, om de i balancen opførte aktiver og passiver har været undergivet fornøden kontrol. Endvidere har vi undersøgt, om de forpligtelser, bl.a. garantiforpligtelser, eventualrettigheder og leasingaftaler, der os bekendt påhviler kommunen, er korrekt registreret. Endelig er det i forbindelse med regnskabsafslutningen påset, om mellemværender med eksterne institutioner, forsyningsvirksomheder m.v., som kommunen fører regnskab for, er korrekt opgjort. Ved hjælp af vore forskellige analyseværktøjer har vi anvendt regnskabsanalytiske revisionsmetoder for at minimere den samlede revisionsrisiko. Via detailrevision har vi supplerende indhentet dokumentation for udvalgte enkeltposter i regnskabet og for lovligheden heraf. De typisk anvendte metoder har her været afstemninger, analyser af konti m.v., fysisk kontrol, efterregning, stikprøvevis kontrol af bilag samt gennemgang af skriftlige aftaler. Det er vor opfattelse, at kommunens regnskabsaflæggelse er foretaget i overensstemmelse med formkravene udmeldt af Indenrigs- og Socialministeriet. 3.2 Forretningsgange for regnskabsaflæggelsen Kommunens forretningsgange vedrørende regnskabsaflæggelse er gennemgået. Ved denne gennemgang har vi vurderet, om kommunen i tilstrækkelig grad sikrer korrekt regnskabsaflæggelse ved hjælp af procedurer, ansvarsplacering og ledelsestilsyn, herunder anvendelse af materialeplaner og andre styringssystemer. 112
Det er vor opfattelse, at forretningsgangene vedrørende regnskabsaflæggelse generelt har fungeret tilfredsstillende. 3.3 Revisionsmæssig gennemgang af it-sikkerheden Kommunens it-anvendelse har betydning for en lang række processer, som er relevante for regnskabsaflæggelsen. It-anvendelsen muliggør effektive interne kontroller, men it kan også medføre specifikke risici for de interne kontroller. I forbindelse med revisionen har vi vurderet, hvordan kommunen har reageret på disse risici. Vi har først kortlagt, hvordan kommunen selv har tilrettelagt styringen, d.v.s. vurderet kommunens strategier for it-anvendelse og it-sikkerhed. Dernæst har vi vurderet, om der er tilrettelagt interne kontrol- og rapporteringssystemer, som sikrer ledelsens overblik over it-sikkerheden i kommunen. Endelig har vi udført en række revisionshandlinger, hvor vi har fokuseret på de områder af kommunens it-sikkerhed, som har størst betydning for os som revisorer. Vi har foretaget revisionshandlinger inden for følgende områder: Strategi og regler for it-anvendelse og it-sikkerhed Organisering af it-sikkerhedsarbejdet Informationsrelaterede aktiver Medarbejdersikkerhed Fysisk sikkerhed Netværk og drift Adgangsstyring Anskaffelse, udvikling og vedligeholdelse af informationsbehandlingssystemer Sikkerhedshændelser Beredskabsstyring Lovbestemte og kontraktlige krav. Hvor vi har vurderet det som relevant, har vi foretaget vurderinger, der indeholder elementer af forvaltningsrevision, herunder ledelse og styring samt effektivitet. Gennemgangen er nærmere beskrevet i en rapport, som vi i oktober tilsendte itchefen. 113
Rapporten indeholdt følgende konklusion: Gennemgangen har vist, at vi kun delvist kan basere vores revision af kommunen på fungerende kontroller i og omkring de enkelte systemer. Vi vil ved vores revision af kommunens årsregnskab kompensere for de konstaterede svagheder. Vi har især haft vanskeligt ved at etablere et tilstrækkeligt overblik over forretningsgangene omkring systemanvendelsen for EV Ressourcestyring. Vi har aftalt med Økonomisk afdeling, at vi foretager en nærmere analyse i efteråret. Det er vores opfattelse, ar kommunens ledelse ikke i tilstrækkeligt omfang har løftet byrådets forventninger om tilsyn, som forudsat i retningslinjerne. Vi vurderer, at den manglende opmærksomhed er den primære årsag til omfanget af vores kommentarer til kommunens it-sikkerhed, som primært har en organisatorisk vinkel. På en række andre områder har vi kommentarer og anbefalinger til organisatoriske og tekniske problemstillinger. Kommentarerne kan dels skyldes, at vi har bemærket svagheder og risici, som vi via revisionshandlinger kompenserer for, men i et vist omfang også, at vi har fundet procedurer, og forretningsgange uhensigtsmæssige. Der kan her være tale om forhold, hvor der optræder mangler, som ikke nødvendigvis betyder noget for os som revisorer, men kan have betydning for kommunen som virksomhed. Kommunens it-organisation har i første halvår af 2009 arbejdet med forskellige oplæg til at forbedre kommunens it-sikkerhed i form af en ny og forbedret it-sikkerhedspolitik, men der er endnu ikke i kommunens ledelse truffet egentlige beslutninger herom, ligesom der ikke foreligger en tidsplan for arbejdet. Vi anbefaler, at der træffes beslutning om, hvordan arbejdet med it-sikkerheden skal struktureres, og at der udarbejdes en konkret tidsplan herfor. Indtil den nye struktur er på plads anbefaler vi, at der udføres kontroller af de vigtigste elementer omkring kommunens it-sikkerhed. Vores rapport fra oktober har identificeret en del af disse. Det er oplyst, at kommunaldirektøren og IT-chefen i januar 2009 har igangsat en proces med beskrivelse af Projektgrundlag for informationssikkerhed i Ringsted Kommune 2009-11. Oplægget forelægges i direktionen i 3. kvartal 2009. 3.4 Servicetjek Kasse- og regnskabsregulativ Vi er blevet anmodet om lave et servicetjek på Ringsted Kommunes Kasse- og regnskabsregulativ med tilhørende bilag og herunder vurderet, hvordan regulativet er implementeret i organisationen. Gennemgangen er foretaget via interview og undersøgelser af forretningsgange centralt og på udvalgte institutioner. 114
Resultatet af gennemgangen er forelagt økonomiudvalget den 5. januar 2009 hvor det blev besluttet, at Ringsted Kommune med bistand fra BDO Kommunernes Revision udarbejder konkrete forslag til eventuelle ændringer i regulativ, bilag og organisering. Regelsættet er under udarbejdelse og vil blive forelagt økonomiudvalget i 3. kvartal 2009. 3.5 Budget- og bevillingskontrol Vi har påset, at kommunens finansielle dispositioner er i overensstemmelse med det vedtagne budget, meddelte tillægsbevillinger og øvrige beslutninger af bevillingsmæssig karakter. Samtidig har vi undersøgt, om kommunens bevillingsniveau er fastlagt i overensstemmelse med gældende regler. Vi har konstateret overskridelse på følgende område uden at der er søgt tillægsbevilling: Specialiserede tilbud Korrigeret budget 18,7 mio. kr. - forbrug 24,7 mio. kr. Samlet overskridelse 6 mio. kr. Der skal, jf. Styrelseslovens bestemmelser, søges tillægsbevilling når budgetforudsætningerne ikke kan overholdes. 3.6 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved den afsluttende revision har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Nedenfor er tidligere afgivne revisionsbemærkninger samt den opfølgning, der er gennemført af kommunen i forhold til bemærkningerne, gengivet: Beretning nr. 4, afsluttende beretning vedrørende årsregnskabet 2007 Økonomivurdering Det er vores vurdering, at Ringsted Kommunes økonomiske situation i de kommende år ser vanskelig ud. 115
Regnskab 2007 udviser et samlet underskud på 85,1 mio.kr., og kassebeholdningen udviser en negativ beholdning på 144 mio.kr. ultimo 2007. Finansieringen af underskuddet er primært sket via forbrug af kassebeholdningen. Vi anser det for meget vigtigt, at Ringsted Kommune i og fremadrettet, sikrer et større overskud på den ordinære drift, således, at der fremover bliver plads til afdrag på lån, anlægsinvesteringer (ekskl. lånefinansierede) og en styrkelse af kassebeholdningen. Afslutningsvis skal vi anføre, at de årlige økonomiforhandlinger mellem KL og regeringen, herunder de økonomiske sanktionsmuligheder, som Folketinget eventuelt vedtager, vil have stor betydning for kommunens økonomiske muligheder og handlefrihed i de kommende år. Byrådets besvarelse I forbindelse med budgetlægningen for 2009 er kommunen opmærksom på, at resultat af ordinær drift skal forøges, således at afdrag på lån og anlægsinvesteringer fremover vil kunne finansieres. Der henvises til bemærkningsafsnit i afsluttende beretning for vedrørende økonomivurdering. Revision af sociale sager Tilbud/aktivering Vi har konstateret generel fejl vedrørende manglende indberetning til Arbejdsmarkedsportalen, og generel fejl vedrørende forsinket eller manglende systematisk opfølgning på individuelt kontaktforløb minimum hver 3. måned. Kontanthjælp Vi har konstateret generel fejl vedrørende manglende indberetning til Arbejdsmarkedsportalen. Sygedagpenge Vi har konstateret generel fejl vedrørende forsinket opfølgning, hvilket burde have medført omkontering af ydelse udbetalt efter opfølgning skulle have været foretaget til ikkerefusionsbærende konto. Det er påset, at refusionsberigtigelse er foretaget. 116
Sammenfattende konklusion Vi skal henstille, at kommunen fremadrettet indfører forretningsgange, således at det sikres, at indberetning til Arbejdsmarkedsportalen og opfølgning generelt sker rettidig. Byrådet besvarelse Revision af sociale sager Det er korrekt, at der ikke har været foretaget korrekt registrering af kontaktforløb m.m. i Arbejdsmarkedsportalen i 2007. Dette sikres fremadrettet ved, at der et indført nyt IT system "Workbase" i 2. kvartal, der automatisk it-understøtter indberetninger af kontaktforløb m.m. Vi har fulgt op på forholdet i og har i delberetning vedrørende afgivet revisionsbemærkning vedrørende manglende opfølgning i sager vedrørende kontanthjælp, revalidering og sygedagpenge. Vi vil følge op på forholdet igen i forbindelse med den løbende revision i 2009. Forretningsgange på det sociale område Ifølge kommunens generelle regler for bilagsbehandling og kontroller med kommunens kassevirksomhed, skal der 1 gang årligt foretages kontrol af personer, der har indberetningsadgang til systemer, hvori de selv er registreret. Det er oplyst, at kontrollen ikke er foretaget i 2007. Vi har konstateret, at der ikke er foretaget dokumentationskontrol vedrørende indberetninger til KMD-Aktiv - alternativ modtager, hvor udbetalinger kan foretages udenom NemKonto-systemet. Vi skal henstille, at kontrollerne snarest udføres. Byrådets besvarelse Det er korrekt, at kontrol med personer med indberetningsadgang til edb-systemer ikke har været foretaget i 2007. Dette er sikret i ved implementering af kontrolsystemer, der overholder Kasse- og regnskabsregulativet. I forhold til kontrol af udbetalinger til alternativ modtager, vil der blive udført kontrol af 2007 tilbagevirkende, og kontrol af som foreskrevet, og anbefalet af revisionen. De manglende kontroller vedrørende 2007 vil blive foretaget inden udgangen af oktober måned. 117
Vi har fået oplyst, at der er udført systemansvarliges kontroller for 2007 og. Omkring manglende dokumentationskontrol af indberetninger til KMD alternativ modtager har vi fået oplyst, at kontrollen for 2007 er tilendebragt, men at kontrollen for endnu ikke er udført fuldt ud. Vi vil følge op på forholdet ved den løbende revision 2009. Tjenestemandspensionsret Ringsted Kommune har ikke foretaget skønsmæssig beregning af omkostning til optjening af tjenestemandspensionsret i 2007. Fra 2007 skal der fastsættes en skønsmæssig omkostning til optjening af tjenestemandspensionsret svarende til 20,3 % af den pensionsgivende løn til den enkelte tjenestemandsansatte i ansættelsesperioden. Samtidig skal udbetalte pensionsforsikringspræmier og tjenestemandspensioner udlignes i omkostningsregnskabet. Vi henstiller, at denne beregning foretages fra og med regnskab. Byrådets besvarelse Forholdet vil blive iagttaget i forbindelse med udarbejdelse af fremtidige regnskaber. Forholdet er påset iagttaget i. Vi anser bemærkningen for afsluttet. Beretning nr. 6, løbende revision udført indtil 5. januar 2009 Opfølgning, kontante ydelser, revalidering og sygedagpenge Vi har i sager vedrørende kontanthjælp konstateret, at der i sager, hvoraf det fremgår, at pågældende er syg, ikke i alle tilfælde er udarbejdet sygeopfølgningsplan eller vurdering af, om sygeopfølgningsplan burde udarbejdes. I sager vedr. kontanthjælp, aktivering/tilbud og revalidering er der i flere af de gennemgåede sager konstateret forsinket eller manglende systematisk opfølgning på individuelt kontaktforløb minimum hver 3. måned. På sygedagpengeområdet er det i flere af de gennemgåede sager konstateret, at opfølgning er foretaget lidt forsinket i forhold til bestemmelsen om opfølgning mindst hver 4. uge/8. uge. Hvis rettidig opfølgning ikke er dokumenteret i sagen, kan der ikke hjemtages refusion for den periode, hvor opfølgningen ikke er foretaget. Forvaltningen har endnu ikke udarbejdet forretningsgangsbeskrivelse for, hvorledes arbejdsgangen omkring omkontering skal finde sted. 118
Vi skal henstille, at kommunen fremadrettet indfører forretningsgange, således at det sikres, at lovgivningen vedrørende opfølgning overholdes. Byrådets besvarelse Byrådet tog bemærkningen til efterretning. Vi vil følge op på forholdet ved den løbende revision i 2009. 3.7 Skatter Vi har kontrolleret, at de indtægtsførte skatter er i overensstemmelse med de af SKAT foretagne fordelinger og meddelte oplysninger. Endvidere har vi påset, at skatterne er bogført og periodiseret korrekt, jf. gældende konteringsregler. Det bemærkes, at den udførte revision - i et vist omfang - baserer sig på it-systemer, der henhører under andre myndigheders ansvarsområde. Det er vor opfattelse, at skattebeløbene er korrekt optaget i regnskabet. 3.8 Tilskud og udligning Tilskud og udligning er sammenholdt med opgørelser udarbejdet af Indenrigs- og Socialministeriet. Vi har endvidere undersøgt, om kommunens kontering er i overensstemmelse med konteringsreglerne i budget- og regnskabssystemet for kommuner. Det er vor opfattelse, at tilskuds- og udligningsbeløb er korrekt optaget i regnskabet. 119
3.9 Refusion af købsmoms Vi har ved den afsluttende revision fokuseret på kommunens administration af området, hvor vi har påset, at opgørelsen af købsmomsrefusion er udarbejdet efter gældende regler. Det er vor opfattelse, at opgørelsen af købsmomsrefusion er korrekt udarbejdet og optaget i regnskabet. 3.10 Lønninger og vederlag Vi har i løbet af året gennemgået kommunens forretningsgange og stikprøvevis efterprøvet dokumentation, beregning og udbetaling i lønsagerne. Vi har ved revisionen af årsregnskabet undersøgt kommunens forretningsgange m.v. i forhold til interne kontroller ved anvendelse af lønsystemet, bl.a. medarbejdernes muligheder for at indberette til egne CPR-numre m.v. Lønudbetalingen til den administrative ledelse og personalet på Løn- og personalekontoret er gennemgået. Det er undersøgt, om lønsystemet er afstemt til bogholderiet/årsregnskabet. Det er endvidere påset, at de til SKAT afgivne oplysninger om løn m.v. er afstemt, ligesom det er kontrolleret, at tilbageholdt A-skat m.v. er afregnet og afstemt. De interne kontroller udføres på betryggende vis i henhold til gældende regler. Gennemgangen af lønudbetalingen til den administrative ledelse samt Lønkontorets personale har vist, at der ikke er foretaget væsentlige fejludbetalinger. De nødvendige afstemninger af lønsystemet i forhold til bogholderiet/årsregnskabet er foretaget. Det er endvidere dokumenteret, at der er overført korrekte oplysninger om lønforhold m.v. til SKAT. Samtidig er årets tilbageholdelse og afregning af A-skat m.v. dokumenteret. 120
3.11 Kommunal medfinansiering af de regionale sundhedsopgaver Vi har påset, at den aktivitetsbestemte kommunale medfinansiering, jf. kommunens regnskab, er i overensstemmelse med den endelige opgørelse fra Sundhedsstyrelsen. Samtidig har vi påset, at de bogførte grundbidrag svarer til aftalen med regionen. Det er vor opfattelse, at den kommunale medfinansiering er korrekt optaget i regnskabet. 3.12 Anlægsvirksomhed Vi har undersøgt kommunens regler vedrørende aflæggelse af anlægsregnskaber, herunder hvorvidt gældende lovgivning følges i forhold til aflæggelsen. Det er vor vurdering, at kommunens anlægsregnskaber er udarbejdet og aflagt i overensstemmelse med kommunens retningslinjer og gældende lovgivning. 3.13 Forsyningsvirksomheder Forsyningsvirksomhederne skal hvile i sig selv. Det vil sige, at indtægter og udgifter over en årrække skal balancere. Forsyningsvirksomhederne betragtes således som eksterne i forhold til øvrige kommunale aktiviteter. Forsyningsområdet omfatter varme og affaldshåndtering. Vi har ved revisionen påset, at mellemværenderne med forsyningsvirksomhederne er korrekt optaget i balancen Det er vor vurdering, at den samlede økonomiske styring af forsyningsområdet er indrettet med henblik på at opfylde lovkrav og byrådets beslutninger. Mellemværende med forsyningsvirksomhederne er korrekt optaget i balancen. Vi har konstateret, at der endnu ikke foreligger en godkendt administrationsaftale mellem kommunen og de nye aktieselskaber på forsyningsområdet. Vi anbefaler, at denne aftale snarest udarbejdes. 121
3.14 Balancen Kommunens balance er primært revideret ved at sikre, at der foreligger afstemninger for samtlige balancekonti. For at sikre korrekt udvisende i regnskabet er der så vidt muligt foretaget stikprøvevis gennemgang af de specificerede beløb til eksternt materiale, og kommunens forretningsgange og ledelsestilsyn er vurderet. Der mangler 7 statusafstemninger ultimo. Det er aftalt, at afstemninger snarest udarbejdes. Den stikprøvevise kontrol af statusafstemninger bekræfter indhold og beløb for de enkelte konti. Det er vor vurdering, at kommunens forretningsgange, ledelsestilsyn og egne kvalitetskontroller har sikret en god kvalitet i afstemningerne. 3.14.1 Anlægsaktiver Materielle og immaterielle anlægsaktiver Det er påset, at de opførte aktiver er registreret i overensstemmelse med anlægskartotekets oplysninger. Anlægskartotekets oplysninger er stikprøvevis kontrolleret, og tilgange, afgange, afskrivninger og andre ændringer er herunder kontrolleret. Det er endvidere påset, at anlægsoversigten indgår korrekt i kommunens regnskabsaflæggelse. Det er vor vurdering, at materielle og immaterielle anlægsaktiver er korrekt optaget og periodiseret i årsregnskabet. Finansielle anlægsaktiver Det er påset, at de opførte aktiver er registreret i overensstemmelse med underliggende materiale samt indregnet i overensstemmelse med gældende regler, herunder at der er foretaget nedskrivning og omkostningsregistrering i forhold til forventning om tab på tilgodehavender. Det er ligeledes påset, at aktier, andelsbeviser og ejerandele i 60-selskaber er indregnet i forhold til kommunens ejerandel af selskaberne i henhold til retningslinjerne fra Indenrigs- og Socialministeriet. Endvidere er det i forbindelse med regnskabsafslutningen påset, om mellemværender med kommunale forsyningsvirksomheder er korrekt opgjort. 122
Ringsted Kommune har ikke foretaget udkontering af forventet tab i omkostningsregnskabet i vedrørende funktion 9.23 Udlån til beboerindskud, og 9.25 Langfristede udlån. Vi henstiller, at konteringsreglerne fremover følges. Herudover er det vor vurdering, at finansielle anlægsaktiver er korrekt optaget i regnskabet. 3.14.2 Omsætningsaktiver Det er påset, at kommunens varebeholdninger og fysiske aktiver til salg er registreret og indregnet i balancen, samt at omkostningsregistreringen er i overensstemmelse med kommunens registreringer, regnskabspraksis og regnskabsmæssige skøn. Korrekt indregning af tilgodehavender hos staten og kortfristede tilgodehavender i øvrigt er kontrolleret stikprøvevis. Det er vor vurdering, at omsætningsaktiver er korrekt optaget og periodiseret i regnskabet. 3.14.3 Likvide beholdninger Det er kontrolleret, at alle likvide aktiver er korrekt optaget og periodiseret i regnskabet, og der er så vidt muligt foretaget kontrol til ekstern dokumentation. Det er vor vurdering, at de likvide beholdninger er korrekt optaget og periodiseret i regnskabet. Der henvises til afsnit 4 for gennemgang og vurdering af kommunens likviditet m.v. 3.14.4 Egenkapital Vi har påset, at kommunen har afstemt og specificeret egenkapitalen, og vi har gennemgået væsentlige posteringer, herunder posteringer foretaget direkte på egenkapitalen, eksempelvis afskrivninger, ned- og opskrivninger samt andre justeringer i balancen. 123
Klassifikationen af egenkapitalen er ikke korrekt ultimo. Funktion 9.91 til 9.87 stemmer ikke med modposter på funktion 9.91 til 9.94. I forbindelse med nedskrivning af funktion 9.81 med 50,3 mio. kr. er modposten fejlagtig endt på funktion 9.99 og ikke på funktion 9.93 modpost for skattefinansierede aktiver. Det er aftalt med kommunen, at rettelsen foretages som en primokorrektion 2009. Herudover er vor opfattelse, at egenkapitalen er fordelt, registreret og klassificeret korrekt i henhold til de af Indenrigs- og Socialministeriet udmeldte regler. 3.14.5 Hensatte forpligtelser Vi har påset, at kommunens pensionsforpligtelse er opgjort i overensstemmelse med gældende bestemmelser. Det er endvidere påset, at pensionsomkostninger for tjenestemænd er korrekt indregnet i omkostningsregnskabet. For kommunens øvrige hensatte forpligtelser, eksempelvis miljøforpligtelser, arbejdsskadeerstatninger, åremålsansættelser og retssager, har vi kontrolleret kommunens håndtering af de nye regnskabskrav i og den heraf følgende regnskabsmæssige behandling i resultatopgørelsen og balancen. Revisionen har ligeledes omfattet en vurdering af forretningsgange for registrering af forpligtigelser, foretagne skøn og anvendte indregningskriterier. Forpligtelse vedrører åremålsansættelser Ringsted Kommune har alene beregnet forpligtelsen ultimo i balancen og ikke ført driftsomkostninger i omkostningsregnskabet. Regelsættet aftalt iagttaget i 2009. Pensionsforpligtelse tjenestemænd Vi har vurderet kommunens inddateringsgrundlag for den aktuarmæssige beregning og fundet det i overensstemmelse med de af Indenrigs- og Socialministeriet udmeldte retningslinjer. Det er endvidere vor opfattelse, at pensionsomkostninger for tjenestemænd er korrekt indregnet i omkostningsregnskabet. Det er ligeledes vor vurdering, at kommunens forretningsgange har sikret indregning af de væsentligste hensatte forpligtelser i balancen, og at ændringerne i forpligtigelserne er korrekt indregnet i kommunens resultatopgørelse i overensstemmelse med Indenrigs- og Socialministeriets regler bortset fra forpligtelse vedrørende åremålsansættelser. 124
3.14.6 Lånoptagelse Vi har gennemgået kommunens procedure for lånoptagelse og lånerammeopgørelse for bl.a. at påse, at denne følger Indenrigs- og Socialministeriets regler på området. Endvidere har vi påset, at den udarbejdede opgørelse over lånerammen kun indeholder kategorier af udgifter og beløbsstørrelser, som kan medtages, jf. lånebekendtgørelsen med tilhørende fortolkninger. Kommunens lånerammeberegning og lånoptagelse er i overensstemmelse med gældende regler. 3.14.7 Gældsforpligtelser Vi har undersøgt, om de forpligtelser, der os bekendt påhviler kommunen, er korrekt registreret, klassificeret og eventuelt kursreguleret. Kontrollen er så vidt muligt foretaget til eksternt dokumentationsmateriale. Kommunens mellemregningskonti er ligeledes påset afstemt. I forbindelse med disse afstemninger er det stikprøvevis konstateret, at der ikke er tale om gamle poster, men at udvisende på mellemregningskonti er korrekt periodiseret og optaget i regnskabet. Det er endvidere kontrolleret, at statens andel af beboerindskud er nedskrevet i overensstemmelse med kommunens forventning til tab. Vi har fulgt op på kommunens indregning af feriepengeforpligtigelsen i regnskabsaflæggelsen for. Vi har samtidig påset, om forpligtelser vedrørende leasing er korrekt registreret på balancen, og om de indgår korrekt i det udarbejdede omkostningsregnskab m.v. Vi har konstateret, at kommunen ikke har haft det fornødne regnskabsgrundlag til fuldt ud at overholde Indenrigs- og Socialministeriets regnskabsregler om opgørelse og udkontering af feriepengeforpligtelsen i det kommunale regnskab. Kommunen har omkostningsført virkningen af ferieafholdelse og optjening af feriepenge i et beløb på hovedkonto 6 og ikke på funktions- og stedsniveau, jf. Indenrigs- og Socialministeriets konteringsregler. Opgørelsen af årets ændring i feriepengeforpligtelse er i nogen grad opgjort skønsmæssigt på grund af manglende oplysninger og usikkerhed vedrørende kommunens forpligtelse primo. Indregningen af feriepengeforpligtelsen i balancen er endvidere behæftet med en vis usikkerhed på grund af mangler og usikkerhed om fuldstændigheden i datagrundlaget 125
fra KMD, ligesom registreringerne i lønsystemets feriemodul ikke har været fuldt ud dækkende i. Det er herudover vor vurdering, at gældsforpligtelserne er korrekt indregnet og periodiseret i regnskabet. 126
4 Vurdering af kommunens økonomi 4.1 Indledning Vi har foretaget en overordnet analyse af nedenstående væsentlige forhold med betydning for den økonomiske udvikling. Vi skal gøre opmærksom på, at vores vurdering af kommunens økonomi er et øjebliksbillede, som bl.a. bygger på de økonomiske oplysninger om forventet regnskab 2009, som er modtaget af kommunen. 4.2 Vurdering af bæredygtig drift Vurdering af bæredygtig drift foretages ved en vurdering af resultatet for, forventet regnskab 2009 og budgetoverslagsårene 2010-2012. Der tages udgangspunkt i resultat af ordinær drift på det skattefinansierede område inkl. renter. Det er vigtigt, at kommunen løbende kan finansiere driftsudgifter med de løbende driftsindtægter. Der bør tilstræbes et positivt resultat for at give plads til afdrag på lån og fremtidige anlægsinvesteringer. Vi har nedenfor vist udviklingen i resultat af ordinær drift for regnskabsåret, forventet regnskab 2009 og budgetoverslagsårene 2010-2012: 2.000 1.900 1.800 1.700 1.600 1.500 1.400 1.300 1.200 1.100 1.000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 I mio. kr. Udviklingen i resultat af ordinær driftsvirksomhed R FR 2009 BO 2010 BO 2011 BO 2012 Skatter, tilskud, udligning m.v. Nettodriftsudgifter inkl. renter Som det fremgår af grafen, har der i været et overskud på 26,3 mio. kr. på den ordinære driftsvirksomhed. I 2009 forventes der overskud på 75,9 mio. kr., og i alle budgetoverslagsårene forventes der også overskud. 127
For at kunne vurdere sandsynligheden for at realisere de budgetterede overskud for budgetoverslagsårene, har vi set på de oprindeligt budgetterede resultater for og 2009 kontra det realiserede resultat for og forventede resultat for 2009: 80 Sammenligning af oprindeligt budget og realiseret/forventet resultat Ordinær driftsvirksomhed I mio. kr. 60 40 20 Budg. resultat - oprindeligt Realis./forventet. resultat 0 R FR 2009 Det fremgår af grafen, at resultatet af den ordinære drift i har været lavere end oprindeligt budgetteret. For 2009 forventes et driftsresultat stort set svarende til det forventede. Ringsted Kommune anvender en økonomisk decentraliseringsmodel der betyder, at de enkelte institutioner, driftsområder m.v. indenfor visse grænser kan overføre driftsmæssige mer- eller mindreforbrug fra år til år. Fra 2007 til er der overført uforbrugte budgetbeløb på driften med 9,6 mio. kr., og til anlæg er der overført 10,9 mio. kr., i alt 20,5 mio. kr. Fra til 2009 er der overført uforbrugte budgetbeløb på driften med 9,9 mio. kr., og på anlæg er der overført 38,4 mio. kr., i alt 48,3 mio. kr. 128
4.3 Det likvide beredskab Kommunens likvide beredskab ultimo året bedømmes med udgangspunkt i udviklingen i den bogførte kassebeholdning ultimo, forventet kassebeholdning ultimo 2009 og budgetteret kassebeholdning ultimo overslagsårene 2010-2012: Udviklingen i den likvide beholdning 80 60 40 20 0-20 -40-60 -80-100 I mio. kr. R FR 2009 BO 2010 BO 2011 BO 2012 Likvid beholdning Som det fremgår af ovenstående graf, forventes der en forøgelse af den likvide beholdning i 2009, så beholdningen ultimo 2009 udgør -14,7 mio. kr. I overslagsårene forventes der for øjeblikket en årligt kasseforøgelse på 44,6 mio. kr. i 2010, 13 mio. kr. i 2011 og 27,1 mio. kr. i 2012. Ringsted Kommune skal overholde lånebekendtgørelsens bestemmelser, således at kommunens likviditet - opgjort efter kassekreditreglen - altid skal være positiv. Det betyder, at kommunens gennemsnitlige daglige kassebeholdning beregnet for de sidste 365 dage ikke må være negativ. Ringsted Kommune har i efterlevet denne bestemmelse. Kommunen har i de 2 første kvartaler i 2009 overholdt kassekreditreglen og forventer at overholde kassekreditreglen i resten af 2009. 4.4 Sammenfatning og konklusion Ringsted Kommunes økonomi har i været under pres, og regnskab udviser et samlet underskud på 118,5 mio.kr., og en negativ kassebeholdning på 76,7 mio.kr. ultimo. Finansieringen af underskuddet er primært sket via låneoptagelse. 129
Resultat af ordinær drift udviser et overskud på 26,3 mio. kr. og lever ikke op til oprindelig budgetforudsætningen på 66,2 mio. og målet i den økonomiske politik, hvor kommunen anser et overskud i størrelsesorden 80 til 85 mio. kr. for passende. Ringsted Kommune skal overholde lånebekendtgørelsens bestemmelser, således at kommunens likviditet - opgjort efter kassekreditreglen - altid skal være positiv. Det betyder, at kommunens gennemsnitlige daglige kassebeholdning beregnet for de sidste 365 dage ikke må være negativ. Ringsted Kommune har i efterlevet denne bestemmelse. Kommunen har i de 2 første kvartaler i 2009 overholdt kassekreditreglen og forventer at overholde kassekreditreglen i resten af 2009. Vi anser det for meget vigtigt, at Ringsted Kommune i 2009 skaber et overskud i overensstemmelse med målsætningen i den økonomiske politik og fremadrettet sikrer et lignende overskud, således der bliver plads til afdrag på lån, anlægsinvesteringer (ekskl. lånefinansierede) og en styrkelse af kassebeholdningen. Der henvises til afsnit 9, Revisionens bemærkninger. 130
5 Revision af de sociale regnskaber - områder med statsrefusion Efterfølgende redegøres for revisionsforløbet og vurderingerne af kommunens administration på det sociale område. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik. Vi har i forbindelse med revisionsbesøgene orienteret den administrative ledelse om revisionens omfang og resultater såvel generelt som mere detaljeret. 5.1 Revisionserklæring vedrørende de sociale it-systemer I bekendtgørelse nr. 1498 af 12. december 2007 er der fastsat en række krav til de dokumentations- og registreringssystemer, kommunen anvender i forbindelse med administrationen af en række opgaver på Socialministeriets og øvrige ministeriers ressortområder. Kommunen skal sikre, at der foreligger en uafhængig revisorerklæring om, at det pågældende system fungerer i et it-miljø med en tilfredsstillende system- og datasikkerhed, og at de interne kontroller i systemerne sikrer en fuldstændig og nøjagtig behandling af godkendte transaktioner. Ovennævnte er gældende, såfremt kommunen ved registrering af sagen og beregning af ydelsen eller tilskuddet anvender et it-system, eller hvis databehandlingen helt eller delvist foretages af andre end den dataansvarlige kommune. Vi udarbejder, jf. aftale med KMD, sådanne revisorerklæringer, som dermed dækker de kommuner, hvor KMD i har varetaget databehandlingen. Kommunen anvender registreringssystemer, hvor databehandlingen varetages af KMD. Vi henviser til de den 16. marts 2009 udarbejdede erklæringer for, som fremgår af KMD s hjemmeside. 131
5.2 Løbende revision 5.2.1 Forretningsgange og sagsbehandling I løbet af året reviderer vi udvalgte forretningsgange og personsager på det sociale område. Der henvises i øvrigt til beretning nr. 6 af 15. april 2009 om løbende revisionsbesøg i regnskabsår. Beretning nr. 6 samt denne beretning, skal efter byrådets behandling sendes til ressortministerierne sammen med byrådets besvarelse af eventuelle bemærkninger. Dette skal ske som følge af ministeriernes krav om lovpligtige redegørelser om den udførte revision af områder med statsrefusion og tilskud, jf. bekendtgørelse nr. 1498 af 12. december 2007, bekendtgørelse nr. 260 af 20. marts 2007 samt bekendtgørelse nr. 1026 af 24. oktober 2005. 5.3 Generelt Vi har foretaget yderligere løbende revision efter afgivelse af beretning nr. 6 af 15. april 2009. De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau. 5.3.1 Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 1498 af 12. december 2007 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Velfærdsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for Flygtninges, Indvandrere og Integrations ressortområder (revisionsbekendtgørelsen). 132
5.3.2 Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 5.4 Forretningsgange m.v. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer og procedurer for sagsbehandling) på følgende personsagsområder er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis: w Revalidering, ledighedsydelse og fleksjob Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. 133