INDSAMLING AF STORSKARLD I ETAGEEJENDOMME BILAG 5 UDKAST TIL AFTALE 1 Parterne Mellem Undertegnede Hillerød Affaldshåndtering A/S Ægirsvej 4 3400 Hillerød Cvr. Nr. 31592593 i det følgende kaldet ordregiver, og med undertegnede [Modparts navn og adresse] i det følgende kaldet leverandøren, er der indgået følgende aftale vedr. INDSAMLING AF STORSKRALD I ETAGEEJENDOMME, som specificeret i udbudsbetingelser og denne kontrakt. 2 Kontraktgrundlag Følgende dokumenter udgør kontraktgrundlaget i prioriteret rækkefølge: Nærværende kontrakt. Rettelsesblade dateret CC.CC.2018 Udbudsmateriale med bilag 1 5, dateret 14.6.2018 Tilbud af XX.XX.2018 AB Service 2003 Kontraktgrundlaget kan kun ændres ved indgåelse af særskilte allonger herom, som skal dateres og underskrives af XXX for ordregiver og YYY for leverandøren. Kontraktgrundlaget kan således ikke ændres på anden måde, herunder via aftaler på møder, i e-mails eller anden korrespondance. Kontraktgrundlaget og fortolkningen heraf er underlagt dansk ret. Værneting er ordregivers hjemting (Hillerød ret). Kontaktpersoner er for Hillerød Affaldshåndtering A/S, Vibeke Lei Kristensen og for leverandøren XXXXX. 3 Aftalen Denne aftale er en aftale mellem ordregiver på den ene side og tilbudsgiver på den anden. Aftalen løber i 4 år. 1
4 Leverandørens ydelser Leverandøren skal udføre sine ydelser i henhold til kontraktgrundlaget og den til enhver tid gældende lovgivning. Ydelserne skal udføres på en faglig korrekt måde og som minimum svarende til en god faglig standard indenfor branchen. Leverandørens ydelser omfatter også nødvendig administration. Alle udgifter hertil indgår i de i tilbudslisten anførte priser. 5 Leverance- og pris Ordregiver forventer, at der i år 1 er 15-25 ejendomme, der ønsker at være omfattet af ordningen. Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra aftalens start. Herefter kan der ske prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 1. april 2020, og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i netto-prisindekset fra 1.8.2018 til 1.4.2020. Priserne kan kun reguleres for 1 år ad gangen. Såfremt leverandøren efter accept observerer ændringer af bestående forhold, der nødvendiggør en justering af indsatsen, skal dette straks meddeles og godkendes af Hillerød Affaldshåndtering. Det forventes, at den enkelte leverandør, uden beregning, giver rådgivning i relevant omfang. Leverandøren kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at aftalen er indgået, og som bliver pålagt leverandøren i forhold til de af aftalen omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. Afhentningstidspunkt: Arbejdet må påbegyndes kl. 06.00 og skal være afsluttet senest kl. 17.00. I konkrete tilfælde f.eks. på trafikerede veje kan indsamlingen starte kl. 05.00. Disse undtagelser skal skriftligt aftales med Hillerød Affaldshåndtering, inden tømningerne iværksættes. 6 Tidsplan Leverancen påbegyndes den 1. april 2019 og er gældende i 4 år. Kontrakten udløber efter fire år dvs. den 1. april 2023. 7 Misligholdelse og ophævelse Enhver tilsidesættelse af leverandørens forpligtigelse, det være sig en hvilken som helst mangel, forsinkelse eller anden tilsidesættelse af de pligter, der i henhold til kontrakten påhviler leverandøren, betegnes som en misligholdelse. Hvis det gentagne gange (dvs. mere end én gang) konstateres, at leverandøren ikke leverer ydelsen til den foreskrevne kvalitet inden for de anførte tidsfrister, betragtes det som misligholdelse. 2
Hvis kravet til kvalitetssikring, kvalitetskontrol eller anden rapportering ikke gennemføres i henhold til aftaler, betragtes det som misligholdelse. Udviser en af leverandøren udført kontrol, at der foreligger misligholdelse, skal leverandøren uden ugrundet ophold meddele dette til Ordregiver. Ordregiver skal også inden for rimelig tid gøre leverandøren opmærksom på en konstateret misligholdelse. Efter leverandøren er blevet opmærksom på en konstateret misligholdelse, skal leverandøren uden ugrundet ophold underrette Ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad leverandøren vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelse indtræffer i fremtiden. Hvis Ordregiver ikke er tilfreds med den foretagne/beskrevne afhjælpning, vil leverandøren blive indkaldt til møde med ordregiveren, hvor leverandøren på betryggende måde skal redegøre for, leverandørens tiltag for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden. Konstateres der herefter tilsvarende misligholdelser, vil ordregiveren være berettiget til at ophæve aftaleforholdet med 1 måneds skriftligt varsel. Hvis Ordregiver opfatter misligholdelsen som væsentlig, vil ordregiver være berettiget til at ophæve aftaleforholdet med 1 måneds skriftligt varsel, uden forinden at have gjort leverandøren opmærksom på misligholdelsen eller indkaldt til møde om leverandørens tiltag for at undgå tilsvarende misligholdelser. Hvis Ordregiver ikke ønsker at gøre brug af sin ret til at ophæve kontrakten helt eller delvist, er Ordregiver berettiget til at foretage modregning i betalingerne på nedenstående betingelse: I følgende situation er Ordregiver berettiget til at modregne 25 % af omkostningerne pr. dag pr. konstateret tilfælde: Manglende opfyldelse af mangler påpeget ved møde jf. ovennævnte. Ordregiver vil skriftligt meddele leverandøren, hvis der vil blive modregnet. Ovenstående misligholdelsesbeføjelser medfører ikke en begrænsning af ordregivers øvrige rettigheder i henhold til dansk ret. 8 Bodssystem Ordregiver har valgt at indføre et bods- og bonussystem, der indebærer at leverandøren kan pålægges en bod eller modtage en bonus, som angivet i bilag til denne kontrakt. Bodsystemet træder først i kraft fra 1. juli 2019, hvorfor perioden fra entreprisestart 1. april 2019 til 1. juli 2019 anses som en opstartsperiode, hvor renovatøren og Hillerød Forsyning i fællesskab skal sætte ressourcer af for at sikre en god opstart på den nye entreprise. 3
9 Underleverandører Leverandøren kan ikke lade arbejder under leveringsaftalen udføre af underleverandører. Dette forbud gælder dog ikke, såfremt Leverandøren i forbindelse med udbudsprocessen har støttet sig på underleverandørens tekniske eller økonomiske kapacitet. I sidstnævnte tilfælde kan disse underleverandører alene udføre de arbejder, som fremgår af Leverandørens tilbud, at den pågældende underleverandør skal udføre. Leverandøren kan herudover alene overlade udførelsen af Arbejder under Aftalen til underleverandører, såfremt Ordregiver forudgående giver skriftligt samtykke dertil. Leverandøren skal i forbindelse med anmodning om anvendelse af en underleverandør fremsende dokumentation for, at underleverandøren ikke er omfattet af de udelukkelsesgrunde, som var beskrevet i udbudsmaterialet. Ordregiver giver alene samtykke til at anvende underleverandører, såfremt Ordregiver vurderer, at helt særlige vilkår gør sig gældende herfor, og såfremt samtykket ikke i øvrigt er til ulempe for Ordregiver. Leverandøren er forpligtet til at oplyse navn, kontaktoplysninger og juridisk repræsentant for de underleverandører, der benyttes udførelsen af Arbejder. Leverandøren er uanset ovenstående over for Ordregiver den eneste ansvarlig for aftalens opfyldelse, herunder er Leverandøren ansvarlig for, at eventuelle underleverandører opfylder alle krav i henhold til Aftalen. 10 Betalingsbetingelser Der fremsendes faktura månedligt. Der sendes en faktura til boligselskabet på leje og tømning. Kopi af denne sendes til Hillerød Affaldshåndtering. Der sendes en særskilt elektronisk faktura for behandling af affald. Denne sendes direkte til Hillerød Affaldshåndtering. De fremsendte faktura skal tilvejebringe nødvendig dokumentation for de præsterede ydelser og skal relateres til de ydelsesnumre der er angivet i tilbudslisten. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Mængde og art af de leverede produkter/ydelser Kontrolskema (kvalitetssikring) Pris pr. enhed eksklusiv moms (priserne skal være identiske med de priser, der er angivet i tilbudslisten (med mindre andet er aftalt skriftlig i delaftalen). Fakturering gennemføres elektronisk i henhold til lov om offentlige betalinger. Til brug herfor anvendes nedenstående kundeoplysninger: EAN-lokationsnummer: 5790000384013 4
Referenceperson: Vibeke Lei Kristensen Betaling sker på forfaldsdagen, der er løbende måned plus 30 dage efter modtagelse af faktura. 11 Erklæring om beskyttelse på arbejdspladsen mv. Tilbudsgiver erklærer ved sin underskrift at tage hensyn til gældende forpligtelse vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres. I henhold til ILO-konventionen (løn og ansættelsesforhold) gælder at: Virksomheden erklærer hermed, at virksomheden og eventuelle underleverandører følger gældende overenskomstmæssige løn- og arbejdsvilkår på det aktuelle ansættelsesområde eller de vilkår, der sædvanligt gælder for tilsvarende arbejde. Virksomheden skal på forespørgsel eller forlangende kunne oplyse eller dokumenterer, hvilken overenskomst, der er anvendt som reference; herunder lønoplysninger på medarbejdere, og medarbejdere ansat hos en underleverandør. Såfremt disse oplysninger ikke foreligger inden for 48 timer, forbeholder Hillerød Affaldshåndtering A/S sig ret til at hæve kontrakten. Erklæringen afgives af nedenstående person, som med sin underskrift bekræfter at være bemyndiget til at afgive erklæringen. 12 Forsikringer Leverandøren forpligter sig til at være dækket af forsikring, f.eks. i form af en erhvervs- og produktansvarsforsikring med en forsikringssum på min. 10 mio. kr. for personskade og min. 5 mio. kr. ved tingskade. Derudover skal Leverandøren have tegnet lovpligtig arbejdsskadeforsikring. Leverandøren skal holde sine biler og sit materiel behørigt forsikret. Leverandøren skal på Ordregivers anmodning dokumentere, at de påkrævede forsikringer er i kraft. Leverandøren er forpligtet til at kontrollere, at de anvendte underentreprenører ligeledes er dækket af relevante forsikringer. 13 Sikkerhedsstillelse Leverandøren skal senest 8 arbejdsdage efter aftale indgåelse, stille sikkerhed for opfyldelse af sine forpligtelser, overfor Hillerød Affaldshåndtering. Garantien lyder på 10 % af den årlige kontraktsum ved kontraktstart, ekskl. moms. Sikkerheden stilles i form af en anfordringsgaranti, i en bank- eller sparekasse eller kautionsselskab, godkendt af Hillerød Affaldshåndtering A/S. 5
Sikkerhedsstillelsen skal udformes efter Hillerød Forsynings paradigme. 14 Sprog Al mundtlig og skriftlig kommunikation mellem Ordregiver og Leverandøren vedrørende Kontrakten, herunder vedrørende det løbende arbejde, skal foregå på dansk. 15 Fordeling Nærværende kontrakt underskrives i 2 eksemplarer, først af sælgeren og herefter af Hillerød Affaldshåndtering A/S. 16 Underskrifter Hillerød Affaldshåndtering A/S [modparts navn] Dato: Dato: Bilag til kontrakt: Bilag 1.2 Bod og bonussystem. 6