Overordnede mål Borgerservice- og Administrationspolitikken fra 2008 har følgende vision: Énstrenget, tilgængelig og helhedsorienteret Borgeren og brugeren har en nem og entydig adgang til administrationen, og ved første kontakt med administrationen bliver der taget ansvar for henvendelsen, og borgeren og brugeren guides venligt igennem behandlingen af henvendelsen, og forlades først når opgaven er løst, eller der indgået en klar aftale om løsning af opgaven. Administrationen er altid opmærksom på borgerens samlede situation og rådgiver i lyset af denne. Når borgeren frembyder en kompleks opgave, samler vi de faglige tilgange, der er nødvendige for en holdbar løsning. I partnerskab med borgerne og brugerne og deres organisationer Administrationen udvikler sig gennem en vedholdende dialog med borgerne og deres organisationer. Kritik opfatter vi som livsnødvendig næring. Nye ydelser og arbejdsprocesser udvikles med deltagelse af borgere, brugere og frivillige organisationer. Slank og lærende Alle medarbejdere har konstant fokus på at skabe forbedringer, store som små. Vi prøver hele tiden at lære med henblik på at kunne løse opgaverne bedre og billigere. Vi satser massivt på langsigtet kompetenceopbygning. 1
Mål fra politikken Mål fra andre politikker Borgerservice- og administrationspolitikken opererer med tre flerårige temaer 1. Servicering af borgere og brugere tilgængelighed, gedigen sagsbehandling og kommunikation. 2. Samarbejde med borgere og brugere medinddragelse og kvalitetsopfølgning. 3. Intern servicering og udvikling politikerbetjening, effektiv administration og attraktive arbejdspladser. Sundhedspolitikken (Rygning på arbejdspladsen, arbejdsmiljø, forebyggelsespakker samt forebyggelse af sygefravær). 2
Status Nedenfor fremgår status for de forskellige afdelinger under Økonomiudvalget og EIS udvalget. Borgerservice Med udgangspunkt i budget 2013-2016 og den heri vedtagne kanalstrategi er der sket en budgetreduktion i Borgerservicecenteret. Centeret har været igennem et udviklingsarbejde, og NemKontakten er nu i fuld drift. NemKontakten er centrum for straksafklaringen af telefoniske henvendelser fra borgere, erhvervsliv og samarbejdspartnere. NemKontakten understøtter kommunens kanalstrategi Flere af de borgerrettede områder har udarbejdet artikler og arbejdsgangsbeskrivelser til Borgerservicecentret. Disse bruges som vidensdatabase, når borgerne straksafklares. Nemkontakten fungerer som sluse for borgerhenvendelserne på en lang række områder, som Hjælpemiddel, Visitationen, Teknik og Miljø m.fl. Projektet er stadig under implementering, og det forventes, at arbejdet fortsætter i 2014. Der skal udarbejdes artikler og arbejdsgangsbeskrivelser på flere områder, så borgerne i højere grad kan få straksafklaret deres henvendelser. Der henvises til selvbetjening på www.fredericia.dk, og medarbejderne i Borgerservicecenteret yder hjælp og vejledning til borgere, der har vanskeligheder med den digitale selvbetjening. Borgerservicecenteret har etableret et særligt projekt, der vejleder borgere og medarbejdere, der ønsker at oprette digitale postkasser, eller har vanskeligheder med at oprette et NemID. Vejledningen foregår ved møder, pr telefon og i særlige tilfælde ved besøg i private hjem. Digitalisering Fredericia Kommunes ny strategi for digitalisering og velfærdsteknologi 2013-2015 er vedtaget maj 2013. Strategien sætter retningen for Fredericia Kommunes samlede arbejde med digitale og teknologisk løsninger, samtidig med, at den sikrer at kommunen lever op til de nationale og regionale strategier på området. Lov om obligatorisk digital post og 2. Lov om obligatorisk digital selvbetjening træder i kraft i 2013, og Fredericia Kommune er klar. Personale Opfølgning sker på to niveauer. Der er dels tværgående initiativer, forankret i HMU, hvor der er igangsat følgende: 1. Mobning og chikane nej tak. Kampagnen, der er igangsat 1.4.2013, retter sig især mod den mobning og chikane, der sker internt mellem kollegaer og eller leder. Selvom vores resultat viser, at vi kun har halvt så meget mobning og chikane som landsgennemsnittet, er enhver udøvelse ikke acceptabel. 2. Set, hørt og forstået, som retter sig mod, at man som medarbejder og i MED systemet i Fredericia Kommune skal opleve en reel medindflydelse. Som medarbejder viser 3 i 1, at der opleves høj grad af medindflydelse på eget arbejde, men MED indflydelsen er mere usynlig. Dette vil der blive arbejdet med på dette års TR konference og understøtte dette via TR uddannelse via AKUT midlerne. 3. Afholdelse af MUS og udarbejdelse af kompetenceudviklingsplaner. 3 i 1 viser at der er en del medarbejdere, der ikke får en årlig MUS samtale, ligesom der ikke udarbejdes kompetenceudviklingsplaner. UCF har efterfølgende lavet en kort spørgeskemaundersøgelse hos lederne og dette viser, dels af flere har afholdt MUS i 2012, ligesom der var mange nye ledere, der ikke fik afholdt MUS i 2012 men agter at gøre det fremadrettet. Der vil blive iværksat et arbejde på at udvikle bedre redskaber til lederne, også i forhold til udviklingssamtaler med ledere og i grupper / team. Derudover sker der lokal opfølgning på de enkelte arbejdspladser, og her kan arbejdspladsen få konsulentbistand fra UCF. Der er vurderingen at der de fleste steder følges fint op på undersøgelsen. Da psykisk APV er en del af undersøgelsen skal der her udarbejdes en handleplan, jf. arbejdsmiljøreglerne. Dette følges der op på via arbejdsmiljøkonsulenterne. Der gennemføres en ny 3 i 1 i 2015. 3
Økonomi Kravene til den økonomiske styring er gennem de senere år skærpet som følge af nationale og lokale krav, og Økonomi arbejder løbende på videreudviklingen heraf. Udviklingen af styringen udvikles på mange områder fra den rene rammestyring til mere sofistikerede metoder, hvor aktiviteter og effekter inddrages. Endvidere forbedres mulighederne for at samle styringen i mere brugervenlige ledelsesinformationssystemer. Økonomi har i løbet af 2013 implementeret nyt løn- og økonomisystem. Målet er ikke blot et nyt IT-system men også en mere effektiv løsning af løn- og økonomiopgaver. Så samtidig mede indførelsen af systemet er der designet nye effektive arbejdsgange, hvor digital ved kilden er i fokus. Byråds- og direktionssekretariatet På indkøbsområdet arbejdes der med gennemførelse af udbud på både nye områder og på genudbud af områder, som tidligere har været udbudt. Sparekravet på indkøbsområdet forventes indfriet. Afdelingen er også tilknyttet opgaverne med henholdsvis konkurrenceudsættelse og udlicitering af driftsopgaver, som vedtaget i forbindelse med budget 2013-2016. Opgaveomlægning i forbindelse med stillingsnedlæggelse i Byråds- og direktionssekretariatet er foretaget. Erhvervsudvikling Byrådet vedtog i 2012 en erhvervspolitik. Erhvervspolitikken har 3 hovedindsatsområder: Erhverv, bosætning og oplevelse Kompetence vækst via viden Innovation og vækst Målet er bl.a. at der skal skabes 3000 flere arbejdspladser i Fredericia inden 2020 og at Fredericia skal have 3000 flere indbyggere. Der er i tilknytning til erhvervspolitikken udarbejdet et projektkatalog. Der er i 2012 og 2013 sat særlig fokus på at udbygge kommunens service over for virksomhederne og at markedsføre og brande Fredericia som en attraktiv erhvervs- og bosætningskommune. Der er desuden sat fokus på at skabe nye oplevelser og samarbejder inden for oplevelseserhverv. Eksempler herpå er Tallships Fredericia samt destinationssamarbejdet omkring Lillebælt. Fredericia Former Fremtiden Det strategiske innovationsprojekt Fredericia Former Fremtiden blev igangsat af Byrådet i 2010, og der har siden været arbejdet med langsigtet udvikling af en række velfærdsopgaver. Længst muligt i eget liv er implementeringen meget langt. Samtidig opstår der fortsat nye udviklingsområder, som passer ind i og videreudvikler rehabiliteringstankegangen Projektets resultater har indtil videre udmøntet sig i højere brugertilfredshed, samtidig med at udgiften pr. ældre borger i Fredericia er faldet primært ved at støtte borgerne i at få tabt funktionsevne tilbage. Gasprojektet er i 2013 gået ind i yderligere analysefaser med henblik på at få vurderet, hvilke teknologier, der i givet fald bedst vil kunne danne baggrund for et tværkommunalt samarbejde med Vejle og Kolding kommuner. Slip de ledige fri (arbejdsmarkedsområdet) har i 2013 været højt prioriteret. Der har især været arbejdet med unge-området. Ved at indtænke FFF-visionen i udviklingen af den daglige drift, er det i mødet med de unge, som søger kontanthjælp, lykkedes at vende mange i døren og i stedet få dem i gang med en uddannelse. Opgaverne på arbejdsmarkedsområdet har dog samtidig været præget af de mange statslige reforminitiativer, som i sig selv har krævet mange udviklingsressourcer. Fokus i Få mere ud af dig selv (frivillighedsområdet) har i 2013 været at få erfaringer med inddragelse af frivillige på kommunens egne kerneopgaver. Disse erfaringer skal fremadrettet bruges til videreudvikling af samspillet med frivillige og foreninger. I 2013 er udviklingsarbejdet med Fredericia Former Fremtiden - sundhedsområdet sat i gang. Der tegner sig et billede af, at fokus især vil være at gøre op med den ulighed, der i dag er i forhold til sundhed, således at sundheden øges for alle befolkningsgrupper. Det forventes at der omkring årsskiftet 2013-2014 er skabt grundlag for Byrådets drøftelser af en vision for det videre udviklingsarbejde på området. 4
Indsatsområder i 2014 Oversigt over egne indsatsområder 2014 Erhverv-, Innovation- og Strategiudvalget: 1. Erhvervspolitik 2. Digitalisering og velfærdsteknologi: Implementering af strategi 3. Turist og event Økonomiudvalget: 1. Understøttelse af Byrådets arbejde med udarbejdelse af ny vision for Fredericia Kommune 2. Introduktion af nyt Byråd. 3. Den kommunikerende organisation, herunder fokus på intern kommunikation (inkl. medarbejderportal). 4. Rekruttering samt introduktion af nye ledere og medarbejdere. 5. Fra Personale og Uddannelse til HR 6. Styrings koncept (mål og resultater, budgetstrategi m.v.) 7. Fredericia Former Fremtiden Oversigt over indsatsområder fra andre politikker 2014 Sundhedspolitikken (Rygning på arbejdspladsen, arbejdsmiljø, forebyggelsespakker samt forebyggelse af sygefravær). højere grad erhvervslivet der skal sikre de konkrete løsninger. Den nuværende erhvervspolitik evalueres i 2014 i samarbejde med erhvervslivets aktører, med henblik på at sikre en revision eller eventuelt udarbejdelse af en ny erhvervspolitik med baggrund i den konkrete erfaring med udbygning med erhvervsservice samt fokus på erhvervsudviklingsområder, der skaber nye resultater. 2. Digitalisering og velfærdsteknologi: Implementering af strategi Strategien Nye muligheder ny velfærd er Fredericia Kommunes strategi for digitalisering og velfærdsteknologi 2013-2015. Strategien udpeger retningen for Fredericia Kommunes arbejde med udvikling og implementering af digitale og teknologisk velfærdsløsninger, og den sikrer samtidigt, at kommunen lever op til de nationale og regionale strategier. Der vil løbende i 2014 foregå udviklingsarbejder i de forskellige fagområder, og projekterne koordineres og prioriteres i porteføljestyringen. Væsentlige flerårige programmer, der enten er under implementering eller skal implementeres i løbet af de kommende år er blandt andet: Effektiv digital selvbetjening, et program, der understøtter lov om obligatorisk digital post og obligatorisk digital selvbetjening. Grunddata-programmet, der sikrer at borgere og virksomheder får fri adgang til en lang række grunddata. Ny kommunal IT-infrastruktur, der skal sikre bedre og billigere IT-systemer og en udbudsplan på de såkaldte monopolområder. Erhverv-, Innovation- og Strategiudvalget: 1. Erhvervspolitik Udgangspunktet for de kommende års erhvervsudvikling skal sætte fokus på aktiviteter, der skaber resultater og som opstår ud fra et fælles ønske mellem kommune og erhvervsliv om at udvikle løsninger. Fredericia Kommune skal fortsat sikre rammerne for erhvervsudviklingen, men det bliver i Dertil kommer en lang række projekter på velfærdsteknologiområdet. 3. Turist og event I løbet af 2014 skal der vedtages en ny event og turisme strategi. Økonomiudvalget: 5
1. Understøttelse af Byrådets arbejde med udarbejdelse af ny vision for Fredericia Kommune Vision 2012 udløb med udgangen af året. Derfor er vi gået i gang med at planlægge en proces for det nye byråd, der kan igangsættes hurtigt efter de nye byrådsmedlemmers tiltrædelse. En proces der kan føre til vedtagelsen af en ny vision for Fredericia Kommune inden udgangen af 2014. En langtidsholdbar vision skal være et pejlemærke for hele kommunen. Derfor er det vigtigt, at der skabes ejerskab til visionen hos alle politikere, men også i lokalsamfundet - hos erhvervsliv, foreninger, kulturinstitutioner og borgere. Derfor er der planer om en proces med en tilgang, der bringer borgernes holdninger og oplevelser centralt ind i processen. Vi lægger op til, at lokalsamfundets forskellige spillere inddrages tidligt i processen, således at de kan bidrage med deres tanker, overvejelser og forslag. Vi ønsker også, at processen indebærer en afdækning af Fredericia Kommunes DNA. Der skal fortælles en historie om eller tegnes et billede af Fredericia, der kan bruges som grundlag for at etablere visionen. I konkurrencen om bosætning og erhvervsudvikling bliver det afgørende have en klar vision og en kurs, som alle kræfter i lokalsamfundet har ejerskab til og arbejder sammen for at realisere. Derfor vil vi sideløbende med visionen arbejde med at afklare og udvikle de roller og det samarbejde, som byrådspolitikerne skal varetage i et byråd, der er ambitiøs ift. at inddrage lokalsamfundets ressourcer i de politiske processer. 2. Introduktion af nyt Byråd Der afholdes kommunalvalg i november 2013 og et nyt byråd tiltræder pr. 1. januar 2014. Det nye byråd skal introduceres til organisationen Fredericia Kommune, opgaver i forbindelse med byrådsarbejdet, rettigheder og pligter som byrådsmedlem. I den forbindelse afholdes et introduktionsforløb, hvor det nye byråd bliver indført i disse emner. Forløbet forventes at strække sig over det første halvår i 2014. Der vil blive elementer, som er rettet mod hele byrådet, mens andre elementer er rettet mod specielle dele af byrådet; borgmester, udvalgsformænd og nyvalgte byrådsmedlemmer. Introduktionsforløbet vil blive gennemført med deltagelse af både interne og eksterne undervisere. 3. Den kommunikerende organisation Fredericia Kommune er en af landets mest innovative kommuner. For det har vi modtaget flere priser og megen eksponering eksternt. Vi skal fortsat være innovative, nu også når det gælder det tværgående samarbejde. Til at understøtte dette arbejde og for at sikre, at vi er den kommunikerende organisation, som vi siger vi er, sætter vi fokus på intern kommunikation. Direktionen og ledelsen skal kommunikere hyppigt, i dybden og inspirerende, så alle kender den retning, vi som organisation skal gå. Som medarbejder skal vi være opsøgende, nysgerrige og ønske at dele viden med kolleger på tværs i hele organisationen også til gavn for borgerne. God intern kommunikation begynder med daglig god kommunikation. Vi skal ville og forstå hinanden, dele gode oplevelser og resultater og få dem fortalt, både internt og eksternt. Fremover får vi alle en aktie i at brande Fredericia. Kommunikationsafdelingen understøtter dette arbejde, men meget kommunikation skal fremover styres og effektueres direkte ude i de enkelte fagafdelinger. Kommunikation kommer på alles dagsorden og vi bliver den kommunikerende organisation. Medarbejderportalen vil være første valg som platform for intern dialog og kommunikation. En opdatering af portalen er på tale, ligesom alternativer vil blive undersøgt og prioriteret i det omfang, det er muligt. Mange nye platforme/medier byder sig til som bl.a. sociale medier, og hvordan Fredericia Kommune evt. vil inddrage disse også eksternt - i mere strategisk øjemed, bliver undersøgt i efteråret 2013. 4. Rekruttering samt introduktion af nye ledere og medarbejdere Selvom vi ikke i Fredericia Kommune for tiden oplever rekrutteringsmæssige udfordringer, skal vi hele tiden have fokus på rekruttering af de bedste medarbejdere. Vi kan også forudse, at der i de kommende år vil komme pres på rekruttering indenfor visse af plejens faggrupper. I den nye HR afdeling vil der derfor være fokus på professionel rekruttering, branding af Fredericia Kommune som en attraktiv arbejdsplads, hvilket vi rent faktisk med dokumentation fra 3 i 1 undersøgelsen også kan stå inde for. Vi vil tage sociale medier i brug for at nå andre målgrupper. Rekrutteringssitet på hjemmesiden skal gøres mere attraktiv og informativ. 6
Således skal der også her være intro materiale til nye medarbejdere, så de på forhånd kan orientere sig om, hvilken arbejdsplads de kommer til. For at profilere den attraktive arbejdsplads, vil HR afdelingen i højere grad også gå efter nogle af de priser, der er i Danmark, fx Danmarks bedste / sundeste / mangfoldige arbejdsplads. Den offentlighed, der vil komme omkring dette, vil understøtte brandet. Der skal i højere grad laves tilbud til nye ledere, fx indførelse af mentorordninger, hvor erfarne ledere i Fredericia Kommune stiller sig til rådighed for nye ledere. Lederintro forløbet ændres her i 2013 og vil også i 2014 blive fulgt op af et uddannelsesforløb fra HR om de HR relateret temaer, du som leder har brug for i den daglige ledelsesgerning. 5. Fra Personale og Uddannelse til HR Personaleafdelingen og Uddannelsescentret gennemfører i 2013 en fusion, som er døbt Fra Personale & Uddannelse til HR. Konsekvensen er bl.a. en fysisk flytning af Personaleafdelingen til Uddannelsescentret. Formålet med fusionen er at opnå en højere grad af synergi mellem de ydelser, de to afdelinger i dag leverer til organisationen. Sigtet er også en fokusændring af konsulentydelser fra Uddannelsescentret, så disse ydelser fremadrettet i højere grad anvendes til understøttelse af strategiske projekter og tværgående indsatser. HR afdelingen vil anvende en tilgang, forretningsdrevet HR, som betyder en udefra og ind tilgang. Dvs. i høj grad, at undgå udrulning af diverse HR projekter, men i stedet tage udgangspunkt i organisationens behov og koble det til Fredericia Kommunes strategier og udfordringer. Målet er af sikre en helhedsorienteret og tværgående indsats fra alle dele af HR samt bidrage til tværgående networking via Uddannelsescentrets værtskab for organisationen. 6. Styringskoncept Det forventes, at Byrådet i løbet af 2014 vil vedtage en ny vision for kommunen. Sideløbende hermed skal der arbejdes med et nyt styringskoncept, som skal understøtte, at visionen realiseres. Styringskonceptet skal erstatte Fredericia Mål og Resultater. Fredericia Kommune er en stor og kompleks organisation, hvor vejen fra kommunens øverste ledelse og ned til den enkelte arbejdsplads kan være lang. Styringskonceptet skal synliggøre kommunens politiske mål og sikre en løbende dialog om fremdriften i realiseringen heraf. Endvidere skal konceptet sikre, at den enkelte medarbejder skal kunne se, hvordan deres arbejde bidrager til at realisere visionen. Den kommunale opgaveløsning er mangfoldig, og prioriteringen mellem de forskellige indsatser kan være vanskelig. Styringskonceptet skal understøtte en tværgående prioritering af indsatserne og dermed sikre, at vi anvender ressourcerne til løsningen af det vigtigste. I den løbende styring fristes man ofte til at fokusere på afsatte ressourcer og det umiddelbare output, uden at fokusere på den mere langsigtede effekt af indsatsen. Det nye koncept vil i højere grad end tidligere indeholde resultatbaseret styring. 7. Fredericia Former Fremtiden Fredericia Kommune ønsker fortsat at være i førertrøjen i forhold til innovativ udvikling af de kommunale velfærdsydelser. Vi ønsker at skabe løsninger, som skaber store og positive forandringer for borgere og erhvervsliv i Fredericia. På trods af de økonomiske udfordringer og på trods af stigende efterspørgsel efter velfærdsydelser, ønsker vi at gøre vores velfærdssystem endnu bedre. Vi har indtil nu opnået en række erfaringer med vores innovationsarbejde. Noget af det, som tegner sig mest tydeligt, er at der via udvikling af et helt anderledes samspil mellem borgere, erhvervsliv og kommune, kan opnås særdeles gode resultater. Et samspil, hvor vi i langt højere grad lader borgernes (og virksomhedernes) kernebehov være afgørende for vores ydelser. Og et samspil, som også omfatter civilsamfundets rolle i velfærdssamfundet. Udviklingen af helt nye radikale og langtidsholdbare løsninger er både udfordrende og tager tid. Derfor vil vi i 2014 (og formentlig i nogle år endnu) fortsætte arbejdet med Længst muligt i eget liv på ældreområdet, Gasprojektet på affalds- og energiområdet, Slip de ledige fri på 7
arbejdsmarkedsområdet, frivillighedsområdet og sundhedsområdet. 8
Problemområder (Her indsættes teksten vedr. problemområder) 9
Budgetforudsætninger Budget- og regnskabstal Drift Regnskab Budget Budget Overslagsår 1.000 kroner 2014 prisniveau 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 UDGIFTER INDTÆGTER I ALT heraf (netto) Serviceudgifter Overførselsudgifter Lønsum Politikområder: 10
Budget- og regnskabstal Anlæg 1.000 kroner Budget Overslagsår 2014 prisniveau 2014 2015 2016 2017 11