Vejledning - Den gode proces i forbindelse med struktur- og organisationsændringer Indledning Den gode proces i forbindelse ændringer i organisationen skal afspejle visionerne i personalepolitikken, de fire kulturforstærkere og de fire strategispor. Det er vigtigt at personalepolitikkens intentioner som god ledelse, bæredygtig arbejdskultur og ordentlighed kommer til udtryk i gode processer på arbejdspladserne. Den gode proces Ændringer i organisationen er en ledelsesbeslutning, fx en sammenlægning af flere aftale- og kontraktområder eller arbejdsog opgaveomlægninger. MED-systemet inddrages altid så tidligt som muligt med henblik på at drøfte og kvalificere ledelsens overvejelser, når de får indflydelse på medarbejdernes arbejds -, personale -, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold, jfr. MED-aftalens 6 og 7. MEDudvalgene holdes altid bedst muligt orienteret i hele forløbet. MED-indflydelsen skal afspejle ledelsesstrukturen. Kommunikation, åbenhed og dialog er nøgleordene i forbindelse med større ændringer der berører medarbejdere og ledere. En beslutning om struktur- og organisationsændringer må aldrig komme bag på medarbejdere eller ledere. Nedenfor er udarbejdet en skabelon til tids- og procesplan, som følges ved organisations- og strukturændringer og lignende. Skabelonen er tænkt som et hjælpeværktøj som kan justeres alt efter karakteren og omfanget af ændringerne. Den gode proces i forbindelse med struktur- og organisationsændringer Side 1
TIDS- OG PROCESPLAN: Proces/handling Tidspunkt/dato Ansvarlig Baggrund og formål for struktur- og organisationsændringen: kontraktholder Beskriv her baggrund og formål, hvor er det blevet besluttet og hvad er besluttet, fx: Byrådet har besluttet at. Der er taget beslutning om: (eksempler) - organisations- og strukturændringer i xxx område - budgetreduktion - lukning af en enhed Formålet er at.. Det medfører, at ledelsen overvejer at: (eksempler) - reducere medarbejderstaben - samle flere områder osv Forberedende ledelsesarbejde: Alt afhængigt af ændringens omfang og karakter tages beslutning om høring i respektive MED-udvalg (LMU, OMU(koordinerende) og HMU). Formand for LMU orienterer næstformanden. TRIO orienteres. kontraktholder Den ideelle proces for MEDinddragelse: Lederen påtænker at gennemføre en organisationsændring Præsenterer ændringsforslaget for LMU, med henblik at høre medarbejdernes mening om, hvilke konsekvenser ændringen vil have på arbejdspladsens arbejdsforhold, personaleforhold, samarbejdsforhold og arbejdsmiljøforhold Lederen træffer herefter den endelige beslutning Den gode proces i forbindelse med struktur- og organisationsændringer 2 Side
Lederen er initiativtager til LMU-drøftelse af mulig ændring af MEDorganiseringen, så den fremover matcher Når processen med høring af LMU er og indstilling om nyt LMU er bragt til ende, sendes sagen til godkendelse i HMU Orientering i LMU om tids- og procesplan Inddragelse af HR-staben(personalejura) Konkret tids og procesplan udarbejdes Det afklares så vidt muligt altid hurtigt, hvad ændringerne helt konkret må forventes at få for medarbejdere og ledere. Og herefter afklares de personalejuridiske forhold og opmærksomhedspunkter Aftale - og kontraktholder, og HRstaben Ændringer som indebærer personalereduktioner: Afklaring og afgrænsning af omfanget af personalereduktionerne (hvilke faggrupper er i spil, hvordan løses opgaven bedst muligt fremadrettet mv) Ledelsesniveauet Frivillig fratræden afsøge hvorvidt der er medarbejdere som overvejer efterløn, pension, nedsat tid eller lign Der aftales tidsplan ift frivillighed Opmærksomhed på særligt beskyttede (TR, MED-repræsentanter, gravide, ældre med videre) Kriterier for udvælgelse af medarbejdere (skal besluttes i LMU) Omplacering leder afsøger muligheder for omplacering i kommunen Afskedigelses- og høringsproces aftales med HR Støtteforanstaltninger (Kompetencefond Tryghedspulje coaching karrierevejledning) Ansættelsesstop Jobbank Informationsniveau/kommunikationsplan Kompetenceafklaring eventuelt med inddragelse af HR-konsulenter Ansvarsfordeling mellem aftale- eller kontraktholder og HR-staben mfl Den gode proces i forbindelse med struktur- og organisationsændringer Side 3
Ændringerne indebærer ikke personalereduktioner/- øvrige forhold ifm organisationsændringer? Nyoprettede lederstillinger Nyoprettede stillinger eller stillinger som bliver ledige under processen Er der væsentlige stillingsændringer generelt? (opgaver, kørselsafstande, arbejdstider, lønforhold mv) Er der væsentlige stillingsændringer individuelt? Ændrede arbejdsopgaver hvad indebærer det ift medarbejdernes kvalifikationer Kompetenceafklaringer Informationsniveau/kommunikationsplan Ansvarsfordeling mellem aftale- og kontraktholder og HR-staben mfl Perioden efter tids- og procesplanens udarbejdelse Information og inddragelse af LMU og orientering af berørte medarbejdere Præsentation af tids- og procesplan for forløbet Orientering om omfanget af personalereduktioner, frivillighed, omplacering mv Orientering om omfang og konsekvenser af strukturændringer ift opgaver, ændringer i arbejdstid, arbejdssted, konpetenceafklaringer mv Møde med FTR og TR på området Konkret og individuel orientering af berørte medarbejdere og ledere, alt afhængigt af situationen og de personalemæssige konsekvenser(som fx flytning, afsked mv) Skriftlig indkaldelse, mulighed for bisidder mm Eventuel omplaceringsperiode ifm reduktioner Ved afsked eller væsentlige stillingsændringer: kontraktholder, og HRpersonalejura kontraktholder kontraktholder, og HRpersonalejura kontraktholder og HRpersonalejura HR-personalejura Individuel høring Den gode proces i forbindelse med struktur- og organisationsændringer 4 Side
Frist for medarbejdernes høringssvar Afskedigelsesbreve Orienteringsbreve/tillæg til ansættelsesbreve til medarbejdere om kommende ændringer ifm strukturændringer. Fx: Arbejdsplads Arbejdstider Opgaver Aflønning Jobbank i opsigelsesperiode HR-staben faciliterer processer med henblik på at sikre trivsel og et godt arbejdsmiljø samt kompetenceafklaringer HR-personalejura HR-personalejura Aftale- og kontraktholder i samarbejde med HRpersonalejura og løn. Aftale- og kontraktholder i samarbejde med HRkonsulentteamet Håndtering af lederstillinger ved struktur- og organisationsændringer: Hvis f.eks. 2 eller flere kontraktstyrede enheder lægges sammen, tager ledelsen, efter personlig samtale, stilling til hvorvidt de pågældende kontraktholdere er interesserede og kvalificerede til at varetage den nye kontraktholderstilling. Hvis der er flere kontraktholdere i spil til den nye stilling, gennemføres der en ansættelsesprocedure med ansættelsesudvalg, samtaler osv. Hvis der er én i spil til den nye kontraktholderstilling, og vedkommende er interesseret og kvalificeret til stillingen, nedsættes et ansættelsesudvalg og medarbejderrepræsentanterne inddrages, inden ansættelse i stillingen. De ledere der ikke tilbydes stillingen søges omplaceret eller opsagt efter gældende regler. Der afholdes individuelle samtaler med de pågældende. Ovenstående principper er i øvrigt gældende for alle lederstillinger. Den gode proces i forbindelse med struktur- og organisationsændringer Side 5
Der henvises i øvrigt til ny revideret vejledning for rekruttering og ansættelse (som forventes godkendt HMU til september 2018). Denne vejledning erstatter og præciserer notat af den 11. november 2014 vedrørende MEDinddragelse ved organisationsændringer den idelle proces og er godkendt i HMU den xxxx 2018. Den gode proces i forbindelse med struktur- og organisationsændringer 6 Side