Svar på spørgsmål fra den socialdemokratiske byrådsgruppe i forbindelse med behandling af Redegørelse for Vinge C 5. marts 2018 (endelig version) 1. Hvilke parter har aftalt, at Frederikssund Kommune ikke skulle have fuld adgang til forhandlings- og sagskomplekset før 15. juni 2017? Hvornår er en sådan aftale eventuelt indgået? Er byrådet informeret om aftalen og i så fald hvordan og hvornår? Svar: Det er ikke aftalt, at Frederikssund Kommune ikke skulle have fuld adgang til forhandlings- og sagskomplekset før 15. juni 2017. Tidligere direktør i Frederikssund Kommune Claus Steen Madsen havde adgang til det fulde forhandlings- og sagskompleks før 15. juni 2017. Det fremgår bl.a. af tidslinien i den interne evaluering (redegørelsen), der viser, at Claus Steen Madsen som den eneste embedsmand deltog i forhandlingsmøder med Bendix, Horten, Bech-Bruun, AP Ejendomme og MTH fra januar 2017 til sin fratrædelse pr. 1. juni 2017. 2. Hvem havde adgang til sagskomplekset før og efter 15. juni 2017? Svar: Tidligere direktør i Frederikssund Kommune Claus Steen Madsen havde fuld adgang til forhandlings- og sagskomplekset frem til sin fratrædelse pr. 1. juni 2017. Den del af sagskomplekset, der omhandlede et OPP-byggeri (dvs. selve kontrakten udarbejdet af Horten), havde Fagchef Dorte Søndergård adgang til før 15. juni 2017, dvs. selve kontrakten udarbejdet af Horten. Det tekniske materiale i sagskomplekset havde enkelte embedsmænd i Teknik, Miljø og Erhverv adgang til før 15. juni 2017. Der var dog ikke adgang til selve aftalekomplekset før 15. juni 2017. Den 15. juni 2017 blev der sendt et link fra Horten til Fagchef Søren Smidt-Jensen med adgang til det såkaldte datarum, hvor selve aftalekomplekset samt det tekniske materiale var placeret. Datarummet var et online-rum, administreret af Horten advokater. I juli 2017 oprettede IT-afdelingen et fil-bibliotek på kommunen interne K-drev, hvor materialet blev lagt. Herefter har der været adgang til materialet for alle medarbejdere med adgang til dette drev. 3. Hvornår og hvordan har administrationen og/eller Borgmesteren orienteret byrådet om, at aftalen ikke var gennemgået inden underskrift den 23. juni.? Svar: Byrådet er ikke blevet orienteret om dette. Administrationen har orienteret borgmesteren mundtligt om at materialet var gennemgået af kommunens rådgivere Horten advokater og Bendix Consult. 4. Hvordan orienterede administrationen og Horten borgmester om at underskrift den 23. juni var i strid med mandat fra byrådet?
Svar: Det har Administrationen eller Horten ikke orienteret borgmesteren om da administrationen ikke var klar over problemstillingen. 5. I Redegørelsen står der, at der i juli 2017 blev det tydeligt, at der var store risici med Vinge. Tydeligt for hvem? Økonomiafdelingen? Kommunaldirektør? Andre medarbejdere? Svar: Centrale medarbejdere i Teknik, Miljø og Erhvev. Dette blev kommunaldirektøren orienteret om, idet han på det tidspunkt fungerede som teknisk direktør. 6. Vi ønsker en tidslinje/oversigt over bevillinger. Hvilke og hvornår ØK og Byråd har været med til at frigive penge til Vinge? For eksempel de 32 mil. til Henning Larsens Tegnestue, 23 24 mil. til Horten og 9 mil. til Bendix Consult. Svar: Nedenstående oversigt viser de politiske vedtagne bevillinger i perioden 2013-2017 vedrørende Vinge. Størstedelen af bevillingerne er afgivet som en del af oprindeligt budget i det enkelte år, mens der i perioden er afgivet tillægsbevillinger for samlet 62,097 mio. kr. Når det gælder anlægsbevillinger, som udgør den langt overvejende del, foreskriver bevillingsreglerne, at selvom der er afsat et rådighedsbeløb i oprindeligt budget, vil beløbet først kunne disponeres, når der er sket en konkret behandling i ØU/Byråd afgivet en konkret bevilling. I vedlagte bilag er foretaget en oplistning af de politiske behandlinger med økonomisk konsekvens for perioden 2014-2017. Herunder hvor de konkrete bevillinger er frigivet, samt til hvilket formål. Detaljeringsniveauet i disse sager kan variere fra frigivelse til frigivelse, men de vil sjældent indeholde en specificeret oplistning af hvor stor en andel af bevillingen som forventes brugt til konsulent-, entreprenørydelser m.v. Som eksempel kan henvises til byrådssag nr. 243, fra den 17. december 2014, hvor der bliver frigivet en anlægsbevilling på 37 mio. kr. til udarbejdelse af dispositions- og projektforslag, samt bygherrerådgivning til 1. etape af Vinge C. Helt overordnet indeholder nedenstående opgørelse over afgivne bevillinger, ligeledes en opgørelse over, hvorvidt der har været en sammenhæng mellem bevilling/forbrug i perioden. Hvis der korrigeres for salg af byggeretter, som blev regnskabsforklaret i 2016, samt forventes regnskabsforklaret for 2017, har der i perioden været et samlet mindre forbrug på 6,348 mio. kr. i.f.t. korrigeret budget. Afgivne bevillinger/forbrug - Vinge i perioden 2013-2017 2013 Korr.budget og forbrug
Drift 0 0 0 0 0 0 Anlæg 12.375-4.519 0 7.856 4.732-3.124 I alt 12.375-4.519 0 7.856 4.732-3.124 Der har i 2013 været et mindreforbrug på 3,124 mio kr. i.f.t. korrigeret budget. 2014 Drift 0 2.200 0 2.200 2.412 212 Anlæg 27.033-2.125 0 24.908 21.307-3.601 I alt 27.033 75 0 27.108 23.719-3.389 Der har i 2014 været et mindreforbrug på 3,389 mio. kr. i.f.t. korrigeret budget. 2015 Drift 914-5 -150 759 1.027 268 Anlæg -152.144 225.862 0 73.718 75.903 2.185 I alt -151.230 225.857-150 74.477 76.930 2.453 Der har i 2015 været et merforbrug på 2,453 mio. kr. i.f.t. korrigeret budget. 2016 Drift 3.004-497 0 2.507 2.662 155 Anlæg -83.011-9.830 0-92.841 64.670 157.511 I alt -80.007-10.327 0-90.334 67.332 157.666 Der har i 2016 været et merforbrug på 157,666 mio.kr. i.f.t. korrigeret budget. Afvigelsen er i regnskab 2016 forklaret med et manglende salg af byggeretter for samlet 169,769 mio.kr., i.f.t korrigeret budget. Korrigeres der for denne afvigelser, har der i 2016 været et mindreforbrug på 12,094 mio. kr. 2017 Drift 10.723 6.076 500 17.300 10.136-7.164 Anlæg 29.290-155.065 0-125.775 54.605 180.379 I alt 40.013-148.988 500-108.475 64.741 173.215 Der har i 2017 været et merforbrug på 173,215 i.f.t. korrigeret budget. Afvigelsen vil i regnskab 2017 blive delvist forklaret som et manglende salg af byggerretter for samlet 163,4 mio kr. Korrigeres for denne afvigelse, har der i 2017 været et merforbrug på 10,015 mio. kr.
I alt i 1.000 kr. Drift 14.641 7.774 350 22.765 16.236-6.529 Anlæg -166.457 54.323 0-112.134 221.217 333.350 I alt -151.816 62.097 350-89.368 237.453 326.821 Der har i perioden 2013-2017 været et samlet merforbrug på 326,821 mio. kr. i.f.t. korrigeret budget. Hvis der korrigeres for de manglende, men budgetterede salg af byggeretter i 2016 og 2017 på 333,169 mio. k.r (169,769+163,4), kan den samlede afvigelse i peioden 2013-2017, opgøres til et mindreforbrug på 6,348 i.f.t. korrigeret budget. 7. Hvordan sikre Økonomisk afdeling, at der er sammenhæng mellem bevilling, aftaler og udbetalinger? Svar: Der er i vedlagte bilag foretaget en oplistning af konkrete bevillinger afgivet til Vinge i perioden 2015-2017, hvor det ligeledes nævnes at et afsat rådighedsbeløb til et anlæg, først kan disponeres når selve bevillingen er politisk frigivet. En sådan politisk behandling vil typisk være ledsaget af en beskrivelse, omhandlende hvad beløbet ønskes benyttet til m.v. Vedlagte oversigt viser økonomiafdelingens påtegning, samt den politiske indstillingen til samtlige bevillingssager i perioden. Det kan konstateres at der i perioden har været en god sammenhæng mellem bevilling/forbrug. Supplerende kan det nævnes, at ansvaret for at overholde en bevilling påhviler den, der har fået bevillingen. Det sikres bl.a. i den løbende budgetopfølgning samt i ledelsestilsynet. I de vedtagne principper for økonomistyring er beskrevet at kommunen benytter sig af integreret anvisning, hvilket bevirker at den budgetansvarlige ikke behøver at foretage en løbende anvisning af samtlige regninger, når disse sættes til betaling. Som erstatning for denne manglende anvisning, skal der derimod udføres et månedligt ledelsestilsyn, hvor der i principper for økonomistyring er foreskrevet at anvisning af ledelsestilsynet skal sikre, at: Der er en bevilling, der dækker udgiften eller indtægten Udgiften eller indtægten opfylder bevillingens forudsætninger Atypiske forhold er undersøgt De varemodtagende/bogførende medarbejdere er instrueret i krav til betaling og i at efterleve områdets regulativer og krævede kontroller. 8. Hvilke referater og notater ligger der fra møderne i task-force. Kan de udleveres til byrådet? Svar: Task-forcens arbejde var at udarbejde bekymringsnotatet og dermed var notatet også det løbende referat. Undervejs i processen er der naturligvis en
omfattende intern dialog mundtligt og i mindre omfang på mail, der ikke er journaliseringspligtig. 9. Hvem er administrativ ansvarlig for den omtalte task-force? Hvilket kommissorium og hvilken ramme er givet for aktiviteten? Orienteres der herom internt og til hvem? Hvornår blev borgmester og byrådet orienteret? Svar: Den interne task-force blev nedsat af direktør Kristian Nabe-Nielsen efter aftale med kommunaldirektøren,. Kommissorium fremgår af redegørelsen. Task forcen skulle grundigt gennemgå hele aftalekomplekset, herunder også de juridiske og økonomiske forhold. Borgmesteren blev, som beskrevet i redegørelsen, fuldt orienteret 9. november om resultatet af den interne task-forces arbejde. Økonomiudvalg blev orienteret om den interne task-forces arbejde 15. november 2017. 10.Hvornår og hvordan har leder af task-force informeret borgmester om, at økonomien er usikker og at administrationen ikke aner, hvad den endelige pris bliver? Svar: Fra redegørelsen: De foreløbige undersøgelser foretaget af den interne task-force viste, at det kunne være forbundet med meget betydelige og uhensigtsmæssige konsekvenser og risici at træde ud af tildelingsaftalen mv. Samtidigt ville det imidlertid også være meget ufordelagtigt for kommunen, hvis den konsolidering, som kommunens rådgivere arbejdede på at indgå med AP Ejendomme A/S, blev det endelige resultat. Den interne task-force fremlagde derfor et bekymringsnotat for kommunaldirektør Ole Jacobsen den 14. oktober 2017. Én af bekymringerne var, at kommunen ikke på dette tidspunkt var i besiddelse af tilstrækkelige oplysninger om sagen til at have det fulde overblik, herunder over konsekvenserne for kommunens økonomi og risici. Da task-forcen den 8. november 2017 mente at have et tilstrækkeligt sikkert billede af kommunens økonomi, blev dette forelagt kommunens eksterne rådgivere, der hidtil havde stået for forhandlingerne med henblik på, at de eksterne rådgivere havde mulighed for at korrigere det overblik over økonomien som task-forcen havde skabt, hvis der f.eks. var nogle indtægter eller udgifter, der var forkert beregnet. Orientering af Økonomiudvalget den 15. november 2017 Økonomiudvalget blev orienteret på et møde den 15. november 2017 om status på forhandlingerne med AP Ejendomme A/S. Det fremgik af denne orientering, at det ikke var lykkedes at blive enige med AP Ejendomme A/S om en konsolidering af aftalen, og der blev herudover orienteret om kommunens forhandlingsposition i det videre forløb.
Her ud over blev borgmesteren orienteret den 9. november 2017 på et særskilt møde hvor borgmester, Ole Jacobsen og Kristian Nabe-Nielsen deltog. 11.8. november 2017 blev resultatet forelagt de eksterne rådgivere. Hvorfor først der og ikke 14. oktober 2017 eller før? Svar: Den interne task-force ønskede at være sikker på sine konklusioner, men drøftede løbende delelementer med rådgiverne. 12.Vedr. notat af 5. oktober. Hvem afleverede medarbejderen notatet til og hvornår og hvordan? Svar: Det var en Chefkonsulent i Teknik, Miljø og Erhverv, der var tovholder på et notat, som den interne task-force udarbejdede for Direktør Kristian Nabe-Nielsen. Notatet blev afleveret i udkastform til Direktør Kristian Nabe-Nielsen den 5. oktober og efterfølgende redigeret. Notatet var endeligt færdigt den 14. oktober 2017 hvorefter det blev afleveret til kommunaldirektøren af direktør Kristian Nabe- Nielsen. Notatet burde rettelig være dateret 14.oktober 2017. 13. Hvem er orienteret om notatet af 5. oktober ( Vinge C aftaler ). Hvornår og hvordan? Svar: Fremgår af svar på nr. 12. 14.Hvad gør Kristian Nabe, da han modtager notatet fra den 5. oktober? Hvem orienterer han, sætter i gang og hvilke beslutninger tages med hvem? Hvilke overvejelser var der i forhold til Notat og vedtagelse 2018? Svar: vedtagelsen 2018 foregik i oktober måned inden administrationen med sikkerhed kunne fastslå om Vingeprojektet kunne gennemføres. Det er naturligvis altid en vurdering hvornår en usikkerhed er tilstrækkelig konkret til at budget og økonomi skal korrigeres. 15.Hvad menes der med at kommunen oplever et stigende pres efter 1. spadestik jvf. Notat af 5. oktober? Svar: At forventningerne fra politikere og offentlighed til Vinge Centrum er høje. Der menes ikke mere end det. 16.Intern task-force har møde 5. oktober, Bekymringsnotat 14.oktober, orientering af borgmester 9. november. Hvem besluttede ikke at orientere byrådet straks? Hvorfor skulle der gå 5 uger?
Svar: Administrationen ønskede at være sikker i konklusionerne inden politisk niveau orienteredes. Herunder ønskede administrationen at få gennemregnet økonomien og få den indarbejdet i det kommunale budget og regnskab. Resultatet heraf var kendt den 7. november, hvorefter borgmesteren blev orienteret den 9. november og økonomiudvalget den 15. november 2017. 17.I notatet af 5. oktober fremgår i afsnittet Økonomiske risici i projektet, at MTH s tilbud med stor sikkerhed er langt fra virkelighedens verden. Det fremgår endvidere, at der ikke i notatet er noget konkret bud på forskellen mellem bud og endelig pris. Har man efter 5. oktober 2017 fået mere viden herom? Hvornår og hvordan? Svar: Der var en række forhold vedrørende omkostningerne ved jordflytning, som ved underskrivning af Tildelingskontrakten 23. juni endnu ikke var fuldt afdækket. MT Højgaard fik belyst disse forhold og bringer dem ind i den tekniske arbejdsgruppe, som medarbejdere fra Teknisk Forvaltning indgår i fra august 2017. Der er således mere viden herom 5. oktober 2017. 18.Hvilket referat er der fra forhandlingsmødet den 25. oktober med AP s slutkøbere, hvor kommunen deltog. Kan det udleveres til byrådet? Svar: Der findes sparsomme håndskrevne noter. Et egentligt referat forventer administrationen at finde, når vi har fået udleveret det samlede materiale fra Horten i en læsbar form. 19.Angående Bilag: Vinge centrum / evaluering januar 2018: side 4/10 + 5/10 Bendix Consult og AP-Pension spørges om de har rettelser til task-force gennemgang af tal og øvrige betænkeligheder i konstruktionen. Hvad har de svaret? Svar: Vi er bundet af indgående aftaler med Bendix og Horten, hvorfor spørgsmålet ikke kan besvares. 20.Angående Bilag: Vinge centrum / evaluering januar 2018: Side 5/10, 3. afsnit "i begyndelsen af november". En medarbejder fra den interne task-force har skrevet om dette allerede i starten af oktober. Hvad er forklaringen på denne uoverensstemmelse med hensyn til datoer? Svar: Jf. pkt. 16 21.Angående Bilag: Vinge centrum / evaluering januar 2018: Side 6/10 midterste afs. kun i begrænset omfang været involveret Hvorfor kun i begrænset omfang? Svar: Kommunaldirektøren havde i fuld tillid placeret ansvaret for Vinge-opgaven hos Teknisk Direktør Claus Steen Madsen, samt kommunens rådgivere. 22.Hvilke løbende udgifter er der pt. i forhold til Vinge C og Vinge som helhed? Og hvor konteres de? Og i 2017?
Svar: Nedenstående er et uddrag af bevarelsen til pkt. 6, og viser de faktiske 2017 bevillinger, samt det opgjorte forbrug i 2017 pr. d.d 2017 Drift 10.723 6.076 500 17.300 10.136-7.164 Anlæg 29.290-155.065 0-125.775 54.605 180.379 I alt 40.013-148.988 500-108.475 64.741 173.215 Der har i 2017 været et merforbrug på 173,215 i.f.t. korrigeret budget. Afvigelsen vil i regnskab 2017 blive delvist forklaret som et manglende salg af byggerretter for samlet 163,4 mio kr. Korrigeres for denne afvigelse, har der i 2017 været et merforbrug på 10,015 mio. kr. I 2018 er samtlige drifts- og anlægsbevillinger til Vinge C slettet, som følge af byrådets beslutning af. 31. januar 2018. Der er imidlertid fortsat afsat anlægsbevillinger i budget 2018-2021 til færdiggørelsen af Deltakvarteret, herunder endelig vejbelægning, salg af resterende 2 parceller m.v. Der pågår en konkret økonomiopfølgning på denne del, med henblik på at få et mere præcist overblik over Deltakvarterets økonomi, samt eventuelle mindre følgeudgifter efter Vinge opbremsningen, udgifter til pavillionleje m.v. Lønudgiften til den nye projektleder forudsættes afholdt af eksisterende budget, indenfor det tekniske område. 23.Hvilke referater og interne notater er tilgængelig fra den lange række af statusmøder mellem FRS og Horten og/eller Bendix Consult? Kan de udleveres til byrådet? Svar: Vi er bundet af indgående aftaler med Bendix og Horten, hvorfor spørgsmålet ikke kan besvares. 24.Hvilke referater og notater ligger der fra møder mellem FRS og AP Pension og /eller MT Højgaard. Kan de udleveres til byrådet? Svar: Vi er bundet af indgående aftaler med Bendix og Horten, hvorfor spørgsmålet ikke kan besvares. 25.Hvilke referater og notater ligger der fra møderne, hvor beslutninger om udskydelse af konsolideringsaftalen indgås? Kan de udleveres til byrådet? Svar: Udskydelse af fristerne blev taget af kommunens embedsmænd efter samråd med Horten advokater. Beslutningen blev truffet af Ole Jacobsen og Kristian Nabe-
Nielsen som en naturlig konsekvens af at aftalerne ikke var forhandlet på plads. Konsolideringsfristerne kunne dermed ikke overholdes uden at kommunen accepterede alle modpartens forbehold.