Hovedudvalg Den 9. april 2018 Tidspunkt: 08:30-12:00 Sted: Rådhuset, mødelokale 2 Deltagere: Henning Haahr, Jette Lorenzen, Karsten Poulsen, Morten Møller, Anne Stenbæk, Ole Stounbjerg, Lone Bay, Torben B. Nielsen, Rikke Liboriussen, Jette Harlund, Thomas Jørgensen, Bodil Jeppesen, Lene Bertram Fischer, Ulla Grønkjær-Petersen Afbud: Jonas T. Sørensen, Viki Kjær Madsen, Hanne Fleron
Hovedudvalg, den 9. april 2018 Side 1 Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af referat fra sidste møde...2 2. Godkendelse af dagsorden...3 3. Budget og Økonomi...4 4. Status på arbejdsmiljøarbejdet...5 5. Årshjul og fokusområder for Hovedudvalget...8 6. Status på arbejdet med principper for tillidsvalgtes vilkår...9 7. MED-uddannelse 2018...10 8. Forslag til lokal MED-organisering i Landsbyordningerne...11 9. Informationssikkerhed i forhold til tillidsrepræsentanters adgang til data...12 10. Drøftelse af temaer til mødet med Økonomi- og Erhvervsudvalget.13 11. Forslag om udarbejdelse af overordnet personalepolitik...14 12. Temadrøftelser om Robuste fællesskaber og sammenhængskraft i MED-systemet...16 13. Eventuelt...18 14. Evaluering af mødet, 9. april 2018...19 Underskriftsark...20 Samlet bilagsliste...i
Hovedudvalg, den 9. april 2018 Side 2 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Doknr.:727-2017-159632 Sagsnr.: 727-2017-20903 Til beslutning. Der afsættes 2 minutter til punktet. https://hr.odder.dk/media/8785/samlet_referat_hovedudvalg_260218.pdf Godkendt
Hovedudvalg, den 9. april 2018 Side 3 2. Godkendelse af dagsorden Doknr.:727-2017-159633 Sagsnr.: 727-2017-20903 Til beslutning. Der afsættes 2 minutter til punktet Godkendt
Hovedudvalg, den 9. april 2018 Side 4 3. Budget og Økonomi Doknr.:727-2018-38196 Sagsnr.: 727-2018-1974 Punktet er til information og drøftelse. Der afsættes 5 minutter til punktet. Baggrund for sagen Hovedudvalget drøfter status på budget 2018 på baggrund af orientering fra Kommunaldirektøren. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter status på budget 2018 på baggrund af orientering fra Kommunaldirektøren. I forhold til budgettet for 2018, går det generelt stabilt og planmæssigt. Der er lidt udfordringer enkelte steder, men ikke noget vi ikke løser. Der gives besked til Økonomi, om at budgetopfølgningen fremover også sendes til Hovedudvalget.
Hovedudvalg, den 9. april 2018 Side 5 4. Status på arbejdsmiljøarbejdet Doknr.:727-2017-159636 Sagsnr.: 727-2017-20903 Til information og drøftelse Der afsættes 10 minutter til punktet Baggrund for sagen Hovedudvalget drøfter generel status på arbejdsmiljøarbejdet. Sygefravær Generelt ligger sygefraværet i årets første to måneder pænt under niveauet for sygefraværet i samme periode i 2017. Der ses både et lavere niveau i forhold til korttids- og langtidsfraværet. Det lavere niveau samlet set er dog udtryk for et ret markant fald bl.a. på skoleområdet, rådhuset og voksen-handicapområdet, mens bl.a. dagpasningsområdet og Sundhed & Omsorg tegner sig for et højere sygefravær end i 2017. Besøg af Arbejdstilsynet Arbejdstilsynet har varslet besøg på følgende arbejdspladser, hvor besøget endnu ikke er gennemført: Vennelund Rådhuset Hundslund skole Hou Børnehave Vejledning & Mestring Parkvejens skole Tandplejen Højmarken Derudover er der gennemført besøg i Saksild Børnehus, hvor der blev givet en grøn smiley og på Vestermarken, hvor der blev givet et påbud uden handlepligt. Påbuddet omhandlede sikring af hurtig hjælp i forbindelse med trusler, og AT gav meget ros til skolen for håndtering og opfølgning på en konkret sag, men må der alligevel gives et påbud skyldes det, at AT vurderede, at lovgivningen på hændelsestidspunktet ikke var overholdt. Der er igangværende besøg på Fabos. Interne audits HR teamet i Ledelse & Udvikling har planlagt interne audits på seks arbejdspladser i foråret. Heraf er de to besøg gennemført hhv. Vejledning og Mestring, som var opfølgning på et tidligere besøg, hvor der blev givet en afvigelse, samt Vestskolen, afd. Skovbakken. De øvrige besøg er ved at blive aftalt med de enkelte virksomheder. Ministerbrev vedr. seksuel chikane
Hovedudvalg, den 9. april 2018 Side 6 Ligestillingsministeren og Beskæftigelsesministeren har skrevet til borgmestre og kommunaldirektører med opfordring til at sætte fokus på forebyggelse og håndtering af seksuel chikane både internt som arbejdsplads og chikane fra borgere. Vi har i Odder Kommune allerede haft fokus på det i forbindelse med vores trivselsmåling, hvor vi konkret har spurgt ind i oplevelser med seksuel chikane. Der er heldigvis relativt få 4 procent af vores medarbejdere der har oplevet uønsket seksuel opmærksomhed. Det svarer til 44 personer, og det er naturligvis 44 for mange. Stort set alle hændelser er oplevet i forhold til borgere, og vi ved, at der er en række af vores arbejdspladser, hvor uønsket seksuel opmærksomhed er en risiko i arbejdsmiljøet. Vi kan samtidig i trivselsmålingen se, at det er et område vi skal blive bedre til at tale om, så vi sikrer, at medarbejderne får den fornødne hjælp, og at vi har fokus på forebyggelsen. Trivselsmålingen har været medvirkende til at vi får sat fokus på problemstillingen. Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA) har udarbejdet en guide til, hvordan man kan håndtere uønsket seksuel opmærksomhed fra borgere. Derudover har Arbejdsmarkedets parter og Arbejdstilsynet i fællesskab udarbejdet en pjece om forebyggelse af seksuel chikane. Både vejledning og pjece er tilgængelige på HR-portalen. Supplerende arbejdsmiljøuddannelse om digital chikane Den 19. april afholdes der supplerende arbejdsmiljøuddannelse om digital chikane. Der er pt. ca. 50 tilmeldte til arrangementet. Status vedr. sundhedsordningen Aftalen med Spektrum/Svømmehallen er på plads, og IT & Indkøb informerer nærmere om praktikken i forhold til anvendelsen. Dette vil fremgå på OdderIntra. Der er ligeledes informeret om anvendelsen af sundhedsordningen som helhed og muligheden for at søge tilskud til lokale tiltag via sundhedsordningen på OdderIntra. Retningslinjerne og ansøgningsskema kan findes på HR-portalen. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter status på arbejdsmiljøarbejdet. Bilag Brev fra ligestillingsministeren og beskæftigelsesministeren til ledere af virksomheder og offentlige institutioner i Danmark 727-2018-38788 Brev til kommunerne vedr. seksuel chikane 727-2018-38787 Sygefravær januar-februar 2018 727-2018-38773
Hovedudvalg, den 9. april 2018 Side 7 Siden udsendelse af dagsordenen er Arbejdstilsynets besøg på Fabos afsluttet i begge enheder med en grøn smiley. Der er indledt besøg på Parkvejens skole, og der bliver genbesøg i maj, hvor der vil blive gennemført medarbejderinterview. Der er gennemført intern audit i Vejledning og Mestring (opfølgningsbesøg fra tidligere audit) samt på Vestskolen, afd. Skovbakken. De øvrige interne audits gennemføres i løbet af april og maj måned.
Hovedudvalg, den 9. april 2018 Side 8 5. Årshjul og fokusområder for Hovedudvalget Doknr.:727-2018-23741 Sagsnr.: 727-2017-17548 Punktet er til beslutning. Der afsættes 15 minutter til punktet Baggrund for sagen På baggrund af drøftelsen vedr. Hovedudvalgets århjul og fokusområder har Ledelse & Udvikling udarbejdet forslag til revideret beskrivelse af fokusområder og årshjul. I forhold til den tidligere beskrivelse er årshjulet skrevet ind i et særskilt dokument og der er samtidig givet forslag til tidspunkter for temadrøftelser af de forskellige fokusområder. Derudover er der i dokumentet med beskrivelse af fokusområder og Hovedudvalgets kerneopgave tilføjet en vejledende tekst. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter årshjul og beskrivelse af kerneopgave og fokusområder med henblik på godkendelse. Bilag Hovedudvalget - kerneopgave og fokusområder 2018-2019 (version 2) 727-2018-552 Årshjul for Hovedudvalget 2018-2019 727-2017-129565 Årshjulet opdateres med dato for dialogmødet med Byrådet - i øvrigt ingen bemærkninger.
Hovedudvalg, den 9. april 2018 Side 9 6. Status på arbejdet med principper for tillidsvalgtes vilkår Doknr.:727-2018-24055 Sagsnr.: 727-2018-1974 Punktet er til information og drøftelse. Der afsættes 5 minutter til punktet. Baggrund for sagen På Hovedudvalgets møde den 30. november 2017 blev de nye principper vedtaget. Sammen med principperne er der udarbejdet et bilag, hvor gode eksempler fra praksis kan beskrives med henblik på inspiration og videndeling. De enkelte virksomhedsledere og tillidsvalgte skal i fællesskab bidrage med eksemplerne fra praksis. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter status på implementering af principper for tillidsvalgtes vilkår. Der er endnu ikke kommet eksempler ind på den gode praksis. Der opleves nogle steder tvivl om hvordan aftalen om principperne skal forstås, og om man skal lave de konkrete vilkårsaftaler om, som man allerede har indgået. Aftaler der fungerer i praksis, og som i øvrigt ligger indenfor rammerne af de aftalte principper kan fint fortsætte som hidtil. Det blev drøftet, om man kan lave "en skabelon" til, hvad en dialog skal indeholde. FOA har fortsat givet udtryk for, at de ikke anerkender principperne, men fortsat afventer et møde med Odder Kommune om drøftelse af vilkårsaftale. Hovedudvalgets aftale om principper for tillidsvalgtes vilkår er helt i overensstemmelse med MED-rammeaftalen. Dialog og den fortsatte implementering af principperne drøftes med Strategisk Lederforum. Hovedudvalget opfordrer samtidig til, at man drøfter det i Områdeudvalgene.
Hovedudvalg, den 9. april 2018 Side 10 7. MED-uddannelse 2018 Doknr.:727-2018-24089 Sagsnr.: 727-2018-1974 Punktet er til beslutning. Der afsætte s15 minutter til punktet Baggrund for sagen I henhold til MED rammeaftalen og Hovedudvalgets vedtagne principper skal der tilrettelægges såvel MED grunduddannelse for nye medlemmer samt tilbydes klippekortmodul svarende til én dags uddannelse for alle medlemmer. Der henvises til Hovedudvalgets principper på https://hr.odder.dk/media/5636/retningslinjer-for-med-uddannelse.pdf MED grunduddannelsen blev aflyst i 2017 grundet for få tilmeldte, men der skal søges afhold grunduddannelse i 2018. Derudover skal Hovedudvalget tage stilling til emne/emner for klippekortmodul, og hvordan klippekortmodul ønskes udbudt, herunder om undervisning skal varetages af de lokale MED-undervisere eller købes gennem PUF. Hovedudvalget har i forbindelse med vedtagelsen af arbejdsmiljømålene besluttet, at MED-uddannelse skal relatere sig til arbejdsmiljømålene. Hovedudvalgets behandling. Hovedudvalget drøfter og beslutter temaer for MED klippekort og hvordan uddannelsen ønskes gennemført. Hovedudvalget drøfter og beslutter samtidig hvornår hhv. grunduddannelse og klippekortmodul ønskes udbudt. I forhold til klippekortsmodul blev det drøftet at tage afsæt i det modul PUF har udviklet vedr. kommunikation og sammenhængskraft i MEDsystemet. De lokale MED-undervisere Lone Bay og Torben Nielsen gennemfører uddannelsen og planlægger modulet i samarbejde med Ulla Salling, Ledelse & Udvikling. Lone og Torben fastlægger tidspunkter for både grunduddannelse og klippekort.
Hovedudvalg, den 9. april 2018 Side 11 8. Forslag til lokal MED-organisering i Landsbyordningerne Doknr.:727-2018-39005 Sagsnr.: 727-2018-1877 Punktet er til beslutning. Der afsættes 7 minutter til punktet Baggrund for sagen I forlængelse af omstruktureringerne på skoleområdet og etablering af fælles ledelse i de fire landsbyordninger har landsbyordningerne arbejdet med tilpasning af den lokale MED-organisering. Der har i processen været nedsat en arbejdsgruppe med deltagelse af ledelses- og medarbejderrepræsentanter, som har drøftet og skitseret forskellige modeller, som har være drøftet i de fire nuværende MED-udvalg, hvorefter man er blevet enige om det forslag for fremtidig organisering, som man ønsker Hovedudvalgets godkendelse af. Det endelige forslag er først klar lige inden påske, hvorfor det eftersendes til Hovedudvalget. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter forslaget med henblik på endelig godkendelse. Godkendt.
Hovedudvalg, den 9. april 2018 Side 12 9. Informationssikkerhed i forhold til tillidsrepræsentanters adgang til data Doknr.:727-2018-39111 Sagsnr.: 727-2018-1974 Til information og drøftelse Der afsættes 7 minutter til punktet Baggrund for sagen Der er fra nogle tillidsrepræsentanter udtrykt usikkerhed om, hvordan de skal håndtere dokumenter med personfølsomme oplysninger. Ledelse & Udvikling vil udarbejde en vejledning/retningslinjer i forhold hertil. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter sagen. Spørgsmålet er rejst fra medarbejdersiden på baggrund af usikkerhed hos nogle TR'er i forhold til om de overholder personadataforordningen. Der blev udtrykt ønske om en kort og præcis vejledning, som sikrer, at man også som TR er klædt på til at håndtere data forsvarligt. Der skal være opmærksomhed på, at det skal være så enkelt at håndtere som muligt. Jette L. drøfter problemstillingen med IT & Indkøb og Ledelse & Udvikling (Jan Møller og Betina Bille) med henblik på at sikre, at der tages hånd om, at tillidsvalgte er tilstrækkeligt klædt på til håndtering af persondata.
Hovedudvalg, den 9. april 2018 Side 13 10. Drøftelse af temaer til mødet med Økonomi- og Erhvervsudvalget Doknr.:727-2018-39235 Sagsnr.: 727-2018-1974 Til information og drøftelse Der afsættes 10 minutter til punktet Baggrund for sagen Der er aftalt fællesmøde mellem Hovedudvalget og økonomi- og Erhvervsudvalget ultimo april. Hovedudvalget drøfter eventuelle ønsker til temaer for mødet. Den endelige dagsorden for mødet udarbejdes af Borgmester samt formand og næstformand for Hovedudvalget. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter om der er særlige ønsker til temaet til mødet. Der blev drøftet følgende forslag fra medarbejdersiden: - når vi vækster i odder kommmune, skal den offentlige sektor vækste med - hvordan sikrer vi at det sker? - hvordan kan politiske beslutninger kvalificeres (ved at inddrage andre end ledere) - Hverdagseffektiviseringernes 1% besparelse, skal den fortsat være ens for alle områder? - hvordan kan politikere og ansatte i fællesskab bidrage til at tiltrække kvalificerede medarbejdere til Odder kommune. - Resultatet af og arbejdet med trivselsmålingen. Formand og næstformand fastlægger den endelige dagsorden i samarbejde med borgmesteren.
Hovedudvalg, den 9. april 2018 Side 14 11. Forslag om udarbejdelse af overordnet personalepolitik Doknr.:727-2018-39277 Sagsnr.: 727-2018-1974 Punktet er til beslutning. Der afsættes 15 minutter til punktet Baggrund for sagen Hovedudvalget har modtaget et forslag fra en medarbejder om at drøfte muligheden for at udarbejde en pårørendepolitik baggrunden herfor og selve forslaget er vedlagt som bilag. Formand og næstformand har drøftet henvendelsen og er enige om, at den giver anledning til at foreslå Hovedudvalget, at der nu tages fat på arbejdet med at udarbejde en overordnet personalepolitik. Formand og næstformand foreslår således, at der nedsættes en arbejdsgruppe, der tager fat på opgaven. Kommunaldirektøren er formand for arbejdsgruppen. Derudover udpeges yderligere to ledelsesrepræsentanter samt fire medarbejderrepræsentanter til arbejdsgruppen. Gruppen bistås af Ledelse & Udvikling. Arbejdsgruppens første opgave er at udarbejde et kommissorium for opgaven. Der er vedlagt et helt overordnet forslag til en procesplan for udarbejdelsen af en overordnet personalepolitik. Den skitserede proces tager ikke for nuværende højde for implementering af politikken og stillingtagen til nuværende delpolitikker og retningslinjer. Dette skal beskrives nærmere i kommissoriet. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter forslaget med henblik på endelig beslutning. Bilag pårørende_i_arbejde 727-2018-39253 Forslag til proces for udarbejdelse af overordet personalepolitik 727-2018-37525 Der var enighed om, at de problemstillinger, der er beskrevet omkring det at være pårørende er relevante og meget aktuelle, og er et vigtigt
Hovedudvalg, den 9. april 2018 Side 15 indspark til et kommende arbejde med en fælles overordnet personalepolitik. Det blev drøftet, at det også vil være relevant at drøfte det i Strategisk Lederforum, for også at kunne de drøfte de muligheder, der er lovgivningsmæssigt i forhold til at være pårørende. Hovedudvalget nedsatte en arbejdsgruppe til at varetage arbejdet med formulering af en overordnet personalepolitik. Fra medarbejdersiden deltager: Jette Harlund, Torben Nielsen, Lene Bertram Fischer og Lone Bay. Fra ledersiden deltager: Henning Haahr og Karsten Poulsen - herudover vælges to virksomhedsledere. Fra Ledelse & Udvikling deltager Ulla Salling. Gruppen udarbejder kommissorium for arbejdet som behandles HU på maj-mødet.
Hovedudvalg, den 9. april 2018 Side 16 12. Temadrøftelser om Robuste fællesskaber og sammenhængskraft i MED-systemet Doknr.:727-2018-39313 Sagsnr.: 727-2018-1974 Punktet er til mulig beslutning Der afsættes 2 timer til punktet Der lægges op til at dele af drøftelsen foregår i mindre grupper. Baggrund for sagen Hovedudvalget har på deres temamøde i september 2017 udvalgt robuste fællesskaber som et af de temaer udvalget vil sætte særligt fokus på i 2018-2019. Robuste fællesskaber indgår desuden som en del af arbejdsmiljømålene, som Hovedudvalget vedtog i 2017. Strategiske Lederforum har endvidere på deres seminar i februar 2018 arbejde med robuste fællesskaber som en af vores strategiske udfordringer. Hovedudvalget besluttede desuden på temadagen, at vi i vores arbejde skal have fokus på sammenhængskraften i MED-systemet og i organisationen som helhed. Temadrøftelsen har til formål af klarlægge en fælles definition og arbejde med et fælles sprog om, hvad vi forstår ved robusthed og robuste fællesskaber. Drøftelsen kan endvidere munde ud i en beslutning om, hvordan vi skal arbejde med robuste fællesskaber sammen i MED-systemet. I drøftelsen skal der samtidig indgå overvejelser om, hvordan arbejdet med robuste fællesskaber kan bidrage til at styrke sammenhængskraften i MED-systemet eller hvordan en stærk sammenhængskraft kan bidrage til at udvikle robuste fællesskaber. Temadrøftelsen indledes med et oplæg fra Henning Haahr, Anne Stenbæk og Ole Stounbjerg med afsæt i deres arbejde med robuste fællesskaber på lederseminaret. Hovedudvalget drøftede i 3 mindre grupper forståelsen af robuste fællesskaber og hvordan vi kan adressere handlinger til at udvikle robuste fællesskaber på Individ, Gruppe, Ledelses og Organisationsniveau (IGLO).
Hovedudvalg, den 9. april 2018 Side 17 På baggrund af gruppedrøftelserne sammenskriver Ledelse & Udvikling de tre IGLO modeller til næste møde.
Hovedudvalg, den 9. april 2018 Side 18 13. Eventuelt Doknr.:727-2017-159637 Sagsnr.: 727-2017-20903 Der blev spurgt til status i forhold til forberedelse af evt. konflikt. Der er lavet aftale med de relevante faglige organisationer i forhold til nødberedskab. Ledelse & Udvikling har udarbejdet et overbliksnotat, som fremsendes til Hovedudvalget efterfølgende. Der har hidtil været en aftale med brandvæsnet om, at de rykker ud ved aktivering af overfaldsalarmer, tyverialarmer og nødkald. Der er en udfordring med, at brandvæsnet i kraft af den nye selskabsdannelse ikke må løse den typer opgaver. Odder Kommune ønsker at hjemtage opgaven så den løses af Fælles drift og Service, men indtil da vil G4S være de udførende. De har ikke nødvendigvis biler i Odder, og derfor kan responstinden være op til ½ time. Derfor skal det drøftes, hvornår man i overfaldssituationer i stedet skal kontakte politiet. Punktet drøftes også med Strategisk Lederforum på kommende møde.
Hovedudvalg, den 9. april 2018 Side 19 14. Evaluering af mødet, 9. april 2018 Doknr.:727-2018-38789 Sagsnr.: 727-2017-20903 Der afsættes 10 minutter til punktet Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget evaluerer mødet, herunder mødeformen i forhold til om det har levet op til udvalgets aftaler om åben dialog og variation i mødeform. Der var lige knap tid nok til formøde for medarbejdersiden, men der var også opmærksomhed på at arbejde med en effektiv tidsudnyttelse. Det fungerede godt med temadrøftelse i mindre grupper. I øvrigt et effektivt møde, hvor vi nåede det vi skulle.
Hovedudvalg, den 9. april 2018 Side 20 Underskriftsark Henning Haahr Jette Lorenzen Karsten Poulsen Morten Møller Anne Stenbæk Ole Stounbjerg Lone Bay Torben B. Nielsen Rikke Liboriussen Jonas T. Sørensen Jette Harlund Viki Kjær Madsen Thomas Jørgensen Bodil Jeppesen Hanne Fleron Lene Bertram Fischer
Hovedudvalg, den 9. april 2018 Side i Samlet bilagsliste 4 727-2018-38788 4 727-2018-38787 4 727-2018-38773 5 727-2018-552 5 727-2017-129565 11 727-2018-39253 11 727-2018-37525 Status på arbejdsmiljøarbejdet Brev fra ligestillingsministeren og beskæftigelsesministeren til ledere af virksomheder og offentlige institutioner i Danmark Status på arbejdsmiljøarbejdet Brev til kommunerne vedr. seksuel chikane Status på arbejdsmiljøarbejdet Sygefravær januar-februar 2018 Årshjul og fokusområder for Hovedudvalget Hovedudvalget - kerneopgave og fokusområder 2018-2019 (version 2) Årshjul og fokusområder for Hovedudvalget Årshjul for Hovedudvalget 2018-2019 Forslag om udarbejdelse af overordnet personalepolitik pårørende_i_arbejde Forslag om udarbejdelse af overordnet personalepolitik Forslag til proces for udarbejdelse af overordet personalepolitik