CHEFGRUPPEN Ullasvej 23 3700 Rønne Tlf.: 56 92 10 17 Fax: 56 92 00 01 E-mail: direktionsmoeder@brk.dk 10.1.2012 Referat, møde nr. 69. Chefgruppens møde den 10.1.2012 kl. 8.30-10.30, mødelokale C, Ullasvej 23, Rønne Fraværende: Henrik Eybye Nielsen, Vibeke Juel Blem Indholdsfortegnelse: 1. Godkendelse af dagsorden og referat (B) 2. Status for etablering af BRK ejendomsservice (O) v/ Jørgen Dreyer 3. Samling af administrationen (O) v/martin Petersen og Kenth Ferning 4. Budgetvejledning 2013 (D) v/ Søren Lenau 5. Forretningsgange vedrørende ændret anvendelse af Ejendomme (D) v/ Søren Lenau 6. Regler og retningslinjer for brug af foto (B) v/ Claus Munk 7. Mulighed for at søge tilskud til forsøgsprojekter i landdistrikter (D/B) v/ Kenth Ferning 8. Gensidig orientering (O) 9. Evt. J.nr.: B = beslutnings- eller godkendelsespunkt O = orienteringspunkt D = drøftelse
Side 2/6 1. Godkendelse af dagsorden og referat (B) Dagsorden godkendt. Referatet godkendt med en enkelt præcisering. 2. Status for etablering af BRK ejendomsservice (O) Der vil blive givet en status for etablering af BRK Ejendomsservice. Ann Juul Nielsen og Steen Pedersen deltager under behandlingen af punktet. Områdechef for Teknik & Miljø indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Status og plan for etablering af ejendomsservice. Chefgruppen modtog en orientering om status for etablering af BRK Ejendomsservice; driftsleder samt driftskoordinatorer er ansat. 2012 forventes at blive et intensivt implementeringsår, hvorefter de store linjer forventes at være på plads efter 1. kvartal 2013. Derefter forudses behov for justeringer, fx tilpasning af materiel og biler, at ansatte med flere arbejdssteder får nedbragt antallet af disse osv. Vedr. høringsprocessen vil der blive sendt et svar til alle, der har bidraget med høringssvar, og høringssvarene vil blive lagt på Dragenettet. Der har været afholdt informationsmøder, men de, der har spørgsmål, er stadig velkomne til at henvende sig. Derudover drøftede chefgruppen en række økonomiske aspekter og besluttede, at der skal udarbejdes en mere præcis beskrivelse af overførslen af budgetter samt hvordan anlæg skal håndteres, ikke mindst i overgangsperioden. Denne beskrivelse vil blive forelagt chefgruppen ultimo januar. 3. Samling af administrationen (O) Chefgruppen vil modtage en orientering om status. Kommunaldirektøren indstiller, at orienteringen tages til efterretning.
Side 3/6 Udbudsmodellen er fastlagt, idet der er valgt EU-udbud med prækvalifikation. Senest den 10. februar 2012 skal der være valgt fem udbydere, der skal i konkurrence om byggeprojektet. Den 20. april vil totalrådgiver være valgt. Derefter foregår projektering frem til 1. september 2012. Målet er ibrugtagning ultimo 2013. Arbejdsgrupperne skal have den detaljerede tidsplan, der nu foreligger, med i deres arbejde. Det er konstateret, at der ikke har været tilstrækkelig kommunikation, hvorfor der vil blive prioriteret midler til dette. Der vil i uge 3 blive afholdt et ekstraordinært møde i MED-Hovedudvalget, hvor ad hoc MED-udvalgets rolle i forhold til organisationsdelen vil blive drøftet. Kommunaldirektøren vil ligeledes i uge 3 udsende et nyhedsbrev vedr. organisationsprocessen. Forløbet for organisationsprocessen vil generelt være, som der hidtil har været lagt op til, og arbejdsgrupperne skal fortsatte deres arbejde med de kommissorier, de har. Chefgruppen tog orienteringen til efterretning. 4. Budgetvejledning 2013 (D) Resumé Budgetprocessen og dermed budgetvejledningen tilrettelægges af ØKE. For budgetprocessen 2013 sker dette på ØKE mødet den 18. januar 2012. Forud for dette ønskes vejledningen drøftet i chefgruppen Jf. styrelsesloven er det Økonomi- og Erhvervsudvalget, som tilrettelægger budgetprocessen, herunder godkender aktiviteter, forudsætninger og krav til udvalgenes bidrag frem til budgetvedtagelsen. Disse er beskrevet i Budgetvejledning 2013, vedlagt som bilag (fremsendes fredag). Budgetvejledningen beskriver den politiske behandling af mål og økonomi for 2012, herunder de politiske aktiviteter og roller, der er gennem budgetprocessen. Fra et administrativt synspunkt består vejledningen ud over den politisk del af en administrativ del. Den administrative udmøntning vil særskilt komme til behandling i chefgruppen - antageligt den 17. januar ØA indstiller Budgetvejledningen 2013 til drøftelse.
Side 4/6 Budgetvejledning 2013. Chefgruppen drøftede budgetvejledningen. Den væsentligste ændring er, at budgetseminar 1 ikke kommer til at omhandle mål, men resultaterne af BDOs screeningsrapport samt at arbejdet med hvilke områder, der skal have særligt fokus i budget 2013, igangsættes af kommunalbestyrelsen, hvor det tidligere har været fagudvalgene. Den administrative budgetvejledning behandles på chefgruppens næste møde. 5. Forretningsgange vedrørende ændret anvendelse af Ejendomme (D) Resumé På Økonomi- og Erhvervsudvalgets (ØKE) møde 14. september 2011 blev der tiltrådt en række initiativer for at effektivisere ejendomsformidlingen. På ØKE den 18. januar er der en opfølgning på disse punkter. Den 1. september overtog ØA formelt ansvaret for køb/salg af ejendomme i BRK. Det har afstedkommet initiativer til driftsmæssig effektivisering. På ØKE den 18. januar vil det være en opfølgning på det arbejde, der er igangsat. Herudover er der planlagt en drøftelse af justering af forretningsgange og økonomisk håndtering af ejendomme, der ikke anvendes længere. Der planlægges udsendt et notat herom fra ØA til chefgruppen senest mandag. ØA indstiller punktet til drøftelse. Notat: Forretningsgang omkring tomme bygninger. Chefgruppen drøftede punktet. Det skal beskrives yderligere i notatet, hvad der skal ske budgetmæssigt, når bygningen er solgt. 6. Regler og retningslinjer for brug af foto (B)
Side 5/6 Jf. tidligere drøftelse i chefgruppen er emnet sat på til beslutning. Der er sket følgende ændringer jf. tidligere drøftelse: Vær opmærksom på, at ejerskabet for billeder der bliver lagt ud på f.eks. Facebook eller YouTube overgår fra BRK til det aktuelle medie/portal. Dette på både Fototilladelsen og Regler og Retningslinjer for brug af foto. Tidligere fremstilling: De sociale medier gør meget ofte brug af billedmateriale og der findes ikke i BRK regler for, hvordan vi bruger fotos af borgere (både børn og voksne) eller en fælles tilladelse. Hidtil har det i store træk været sådan, at den enkelte virksomhed eller afdeling selv har administreret fototilladelser og selv opbevaret de tilladelser, der er givet - nogle ligger i FICS og andre tilladelser sidder i mapper eller ligger i skuffer, uden at BRK derved har et samlet overblik. PAS har udarbejdet et udkast til "Regler og retningslinjer for brug af fotos i Bornholms Regionskommune". Derefter har Lene Elleby Pedersen fra dagtilbudsområdet, Lars Chr. Kofoed fra skoleområdet samt chefjurist Klaus Josefsen godkendt det. Samtidig med retningslinjerne er der lavet et skema/blanket til brug for afgivelse af fototilladelse. Her har arkivleder Anette Eriksen været inde i billedet, og hun har sammen med KL oprettet et helt nyt journalnummer, som kommer med i den næste opdatering KL udsender. Det kommer til at betyde, at alle tilladelser fremover bliver journaliseret i FICS og kommunen derved får et samlet overblik og vi alle let kan finde en given tilladelse - uanset hvor i organisationen vi sidder. Tilladelsen er forsøgt lavet så enkel og let at administrere som muligt. PAS indstiller at reglerne vedtages. Udkast - Regler og retningslinjer for brug af foto Udkast - Fototilladelse Chefgruppen godkendte reglerne for brug af fotos.
Side 6/6 Jf. chefgruppens beslutning på mødet den 13.12.2011, pkt. 5, vil der blive udarbejdet en folder, der særskilt beskriver de regler, der gælder for mediernes adfærd under besøg på BRKs virksomheder. 7. Mulighed for at søge tilskud til forsøgsprojekter i landdistrikter (D/B) Bornholms Regionskommune har mulighed for at søge tilskud til forsøgsprojekter i landdistrikter jf. vedlagte bilag. Kriterier mm. for tildeling af tilskud kan ses af bilaget. Ansøgningsfristen er den 20. januar 2012. Kommunaldirektøren indstiller, at chefgruppen drøfter, hvorvidt BRK skal søge tilskud og i givet fald til hvilket forsøgsprojekt. Orientering til kommunerne om ansøgningsmulighed. Chefgruppen drøftede forskellige forslag til projekter og besluttede, at de fremkomne ideer skal beskrives, hvorefter de sendes til ØA senest fredag den 13.1.2012. ØA færdiggør ansøgningen, evt. i samarbejde med RU. 8. Gensidig orientering (O) Intet. 9. Evt. Intet.