Referat. Bornholms Forsyning A/S Bestyrelsesmøde nr. 35 Den 05. februar 2014 kl Mødested: Industrivej 1 A, Rønne.

Transkript

1 Bornholms Forsyning A/S Referat Bestyrelsesmøde nr. 35 Den 05. februar 2014 kl Mødested: Industrivej 1 A, Rønne Medlemmer: René Nordin Bloch - (Formand) Carsten Scheibye - (næstformand) Linda Kofoed Persson Kirstine van Sabben Bjarne Westerdahl Carsten Raad Petersen Henry Bech Fraværende: Kirstine van Sabben afbud Carsten Scheibye afbud Linda Kofoed Persson afbud Bemærkninger til dagsordenen: Indholdsfortegnelse: 1. Ejerstrategi for Bornholms Forsyning Administration af ny offentlighedslov Gensidig orientering... 5

2 Bornholms Forsyning A/S Ejerstrategi for Bornholms Forsyning Sagsbeskrivelse Bornholms Regionskommune har den 19. december 2013 behandlet og godkendt en ejerstrategi for virksomheden, den nye ejerstrategi tager sit udgangspunkt i det oplæg som blev præsenteret bestyrelsen på bestyrelsesmødet i november Overordnet er selskabers kernefunktion: at drive vand- og spildevandsforsyningsaktivitet i henhold til lovgivningen herom, herunder vand-, varme- og spildevandsforsyningsaktivitet af høj sundheds- og miljømæssig kvalitet, der tager hensyn til forsyningssikkerhed og naturen, og som drives på en økonomisk effektiv måde, der er gennemsigtig og til gavn for alle forbrugere i selskabets forsyningsområde. Ejeren beskriver ejer strategiens formål således; ( Citat KB møde 19 /12-13 pkt. 18) Ud over den indflydelse kommunen som ejer udøver på generalforsamlinger og via bestyrelsesrepræsentation er det hensigtsmæssigt for kommunen at have et instrument, der kan medvirke til at sikre varetagelsen af sin ejers interesser i selskabet, dvs. fastholdelse og udvikling af kommunens økonomiske værdier og danne det fornødne grundlag for justeringer. Herudover skal ejer strategien sikre opbakning til kommunens deltagelse i selskabet og sikre politisk indflydelse med aktiviteterne i forhold til de holdninger, som kommunen som sådan har, sikring af sammenhæng mellem selskabets virksomhed og kommunens politikker og strategier, og i øvrigt skal strategien understøtte, at selskabet loyalt efterlever de særlige roller og pligter, de er tiltænkt. Regionskommunen vil derfor bl.a. med ejer strategien medvirke til, at selskabets ledelse også varetager kommunes interesser bedst muligt og sikrer en hensigtsmæssig og afbalanceret udvikling af selskabet på kort og langt sigt til gavn for brugerne og det bornholmske samfund. I ejer strategien er der formuleret forventninger til de økonomiske aktiviteter, selskabet skal præstere, ligesom der er bl.a. er angivet mål for miljø, sociale hensyn, arealanvendelse m.v. Ejer strategien er et vigtigt, supplerende element i udøvelsen af et aktivt ejerskab. Et aktivt ejerskab og god selskabsledelse forudsætter til stadighed et godt, konstruktivt og positivt samarbejde mellem selskabets ledelse og ejeren, og det forudsættes, at regionskommunen og selskabet sikrer dette. Parterne er derfor gensidigt forpligtet til løbende at informere hinanden åbent om forhold, der må antages at have interesse for den anden part. Fra begge parters side tilstræbes det at informere hinanden så tidligt som muligt ud fra et princip om ingen overraskelser. Generelle forventninger til selskabet Selskabet skal løbende bidrage til at fremme og understøtte Regionskommmunens til enhver tid gældende visioner og tværgående politikker i det omfang, de er relevante for selskabet. For nuværende er regionskommunens visioner bl.a. udtrykt i Brigth Green Island strategien. Selskaberne skal vægte forsyningssikkerhed og fremtidssikring af anlæg højt samtidig med, at de økonomiske værdier i selskaberne bevares og udbygges, og borgere og virksomheder sikres konkurrencedygtige priser. For at sikre sidstnævnte forudsættes det, at selskaberne løbende har fokus på effektiviseringer.

3 Bornholms Forsyning A/S En række forhold, der anses for at være af væsentlig betydning, skal forelægges ejeren, inden selskabets bestyrelse træffer beslutning herom. Det drejer sig bl.a. anliggender som indebærer ny eller forandret selskabsstruktur, indgåelse af langsigtede kontrakter / aftaler der forpligter selskabet med mere end 20 % af balancesummen samt beslutninger om frasalg af selskabets aktiver, opkøb eller andre væsentlige ændringer i selskabet samt påbegyndelse af væsentlige, nye aktiviteter/forretningsområder skal forinden forelægges kommunalbestyrelsen. Ejeren finder at det nævnte er ikke i strid med det såkaldte armslængdeprincip, hvorefter selskabets bestyrelse og ejer efter loven varetager forskellige opgaver - bestyrelsen den overordnede ledelse af selskabet, mens ejeren udøver sin direkte ejer indflydelse på generalforsamlinger, herunder eventuelt ekstraordinære. Revision Ejer strategien skal revurderes af kommunalbestyrelsen hver 2 år. Kommunalbestyrelsen i Bornholms Regionskommune kan til enhver tid foretage ændringer eller justeringer i ejer strategien efter forudgående dialog med selskabet. Kommunalbestyrelsen, godkendte den 19. december 2013: Ejer strategien med flg. ændringer: 1. at der i ejer strategien for Bornholms Forsyning øverst side 2 efter nedestående teksten: gennem optimal udnyttelse af sine faciliteter at være en central medspiller i løsningen af øens opgaver og understøtte udviklingen af det bornholmske samfund samt være i dialog med de relevante parter indenfor forsyningsområdet om tilpasning af forsyningsvirksomhed til det bornholmske samfunds behov Tilføjes: Herunder arbejde aktivt med at skabe og udvikle partnerskaber indenfor energiområdet, på Bornholm. Selskabet skal arbejde aktivt for at koordinere energiaktørerne og understøtte samarbejdet i f.eks. Energi Udvikling Bornholm. 2. at der indføjes i ejer strategien: At selskabet skal have et passende antal lærlingepladser eller praktikpladser og andre uddannelsespladser inden for de områder selskabet naturligt beskæftiger sig med. 3. at ejer strategien konsekvensrettes i forlængelse af Kommunalbestyrelsens beslutning om sociale klausuler, på Kommunalbestyrelsesmødet den 19. december Indstilling Direktøren indstiller At bestyrelsen drøfter den nye ejer strategi. Bilag Rev. 18. nov. 2013: Ejerstrategi for Bornholms Forsyning (DOCX) Bestyrelsen, den 05. februar 2014:Strategien blev drøftet, bestyrelsen ønsker at bestyrelsesformanden og direktøren udarbejder en pro aktiv handlingsplan på grundlag af ejerstrategien

4 Bornholms Forsyning A/S Administration af ny offentlighedslov Den nye offentlighedslov træder i kraft den 1. januar Loven indeholder en række udvidelser af retten til aktindsigt. Bl.a. udvides lovens anvendelsesområde til som udgangspunkt også at omfatte selskaber, hvor det offentlige ejer mere end 75 pct. af ejerandelene, og at dette indebærer, at offentlighedsloven med nogle få undtagelser fremover vil omfatte de kommunalt ejede aktieselskaber. Tilbage i 2010 kunne man søge om at blive undtaget fra Offentlighedsloven. Bornholms Forsyning drøftede muligheden og valgte at give adgang for aktindsigt i varmeselskabet således at de tre kerneområder blev ligestillet, hvilket også var med til at forenkle virksomhedens procedure. Udgangspunktet efter den nye offentlighedslov er, at de offentligt ejede aktieselskaber nu pr automatik er omfattet af offentlighedsloven, og der vil opstå situationer hvor der skal tages hensyn til selskabernes konkurrencemæssige interesser hvilket tilgodeses via undtagelsesbestemmelserne i offentlighedsloven. Det skal bemærkes, at visse af reglerne i den nye offentlighedslov ikke skal anvendelse af selskaberne det drejer sig f.eks. om dataudtræk, retten til indsigt i databeskrivelsen, journalisering, postlister og aktiv information samt notatpligt. Efter den nye offentlighedslovs 30 er der adgang til at til at undtage oplysninger med henblik at beskytte bl.a. selskabers konkurrencemæssige interesser oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende, for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning, at anmodningen om aktindsigt ikke kan imødekommes. Konklusionen er at Bornholms Forsyning forsætter uændret med at give aktindsigt efter lovgivningen, Hvilket er samstemmende med Bornholms regionskommunes ønsker Indstilling Direktøren indstiller At bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bilag Ingen Bestyrelsen, den 05. februar 2014: Taget til efterretning

5 Bornholms Forsyning A/S Gensidig orientering Sagsbeskrivelse Bestyrelsen og direktøren orienterer om selskabets relevante forhold. Forbruger klagesag om måling af vandforbrug i Nexø (forbruger fik ikke medhold) Borgermøde i Nordlandhallen søndag d. 9 / om fjernvarme projekt Allinge Borgermøde i Årsdale - Svaneke Listed d. 23/3 26/3 og 3/4 Årsberetning bestilt. Reklame spot for fjernvarme i januar TV2/Bornholm (udsendt) Ny bestyrelse og suppleanter til den ordinære generalforsamling. Ansøgning til Strategisk energiplanlægning godkendt. Se link Ændring af spildevands betalingsvedtægt godkendt jf. indførelsen af trappemodel Henvendelse fra BRK om situationen på Danish Crown. Møde d. 20. januar Flis leverance udbudt og kontraker indgået 6 leverandører Ny mødedato for næste bestyrelsesmøde 18. april. (påske) Bestyrelsen, den 05. februar 2014: Taget til efterretning. Nyt møde tidspunkt den 22. april Mødet hævet kl