Booking introduktion Alle andelshavere har, ved køb af andelsbevis fået retten til, hvert år at modtage et antal klip til booking. Der er tre typer af andelshavere, faste, split og frie. Faste kan kun placere deres i den på andelsbeviset angivne lejlighed, og de forhåndsplaceres et helt bookingår ad gangen, når bookingåret åbnes. Split placerer ⅔ af deres efter ovenstående princip, og ⅓ efter nedenstående princip. Fries klip kan placeres i alle ledige lejligheder op til 52 (53) uger frem. Booking i frie og split lejligheder er sæsonopdelt, sæsonerne kan ses i bookingsystemet i Funktioner/Booking og i Funktioner/Bookingoversigt Er vist som antal klip brugt h.h.v. L, M, H. Alt booking af lejligheder foregår online i Coracãos booking system. Den tilgåes fra hjemmesiden coracaobooking.dk og man logger ind med ens brugernavn og adgangskode modtaget ved køb af andelsbevis. Der kan anvendes computer og tablet på siden. Bookingsystemet fungerer dårligt med nogle ældre styresystemer og browsere på såvel computer som tablet. Anvend derfor altid nye OG opdaterede styresystemer OG browsere OG programmer. Desuden er det vigtigt med et opdateret antivirus program på computer og tablet. Bedst mulig internet forbindelse anbefales. Alle frie og split lejligheder, som er markeret ledige, kan bookes med frie klip. I de mest eftertragtede uger er det mere end 50 andelshavere, som forsøger at booke samtidig. Der er 15-17 lejligheder til rådighed, så nogle kan i denne situation, ikke få sit booking ønske opfyldt. Der er to indgangsvinkler til booking. Enten kan man vælge lejlighed (Booking - lejlighed) og se hvilke uger den er ledig. Eller man kan vælge uge (Booking - uge) og se hvilke lejligheder der er ledige i den pågældende uge. HUSK AT SKRIVE REJSE INFO TIL SÓNIA. Dette er meget vigtigt, for at dagligdagen kan fungere. Dette gøres i Funktioner/Mine bookinger og så klikke på den enkelte booking linie, hvorefter felterne kan udfyldes. Dette skal gøres senest 5 dage før ankomst. Udfyldelse af rejse info til Sónia: 1. I skal indskrive ankomstdato og -tid og afrejsedato og -tid og antal personer. 2. Hvis I ikke kommer, skal I sætte kryds i feltet bytteforum eller markere NU- status, så Sonia ikke spilder sin tid på at gøre en lejlighed klar, som ikke skal bruges. 1
3. Hvis I er i samme lejlighed flere uger i træk skal I huske at bruge funktionen "kopier til efterfølgende uger". Ellers tror systemet (og Sonia), at I rejser om lørdagen efter første uge. 4. Skriv navne ind i feltet og et telefonnummer, hvis det ikke er jer selv. Er det jer selv, henter systemet automatisk jeres nummer. 5. Kommer I flere så skriv alle navne ind adskilt af kommaer, så Sonia har en chance for at se, hvor mange der skal gøres klar til. 6. Hvis man ikke selv bor i lejligheden skal man skrive navn(e) og et telefonnummer på de, der bor der. Vejledningsvideoer til bookingsystemet findes under menuen Vejledning Har du problemer med booking, som ikke kan afhjælpes ved at læse instruktioner og gennemse videoer, venligst kontakt: Vibeke Björk, 001: Tlf.: +45 20 23 80 15 Mail: vibekebj@hotmail.com Eller Susanne Kam Kristensen, 004 Tlf.: +45 61 79 42 76 Mail: susanne@nbgal.dk Informationer om ankomst, afrejse o.m.a. Se Coracão s ABC på: http://coracaodoalgarve.dk/wordpress/ 2
Generelle bookingregler Lørdag er skiftedag, man skal være ude senest kl. 10.00 på afrejsedagen og kan komme ind fra kl. 14 på ankomstdagen. Hvis anden ankomst og/eller afrejsedag anvendes, vil man få tilsvarende færre dage i lejligheden. Dette skal angives i bookingsystemet til info for Sonia. Rengøringen i alle skifte lejligheder foregår om lørdagen. Rengøring i beboede lejligheder uden skift, tilbydes om fredagen, og dette skal meddeles til Sonia på seddel i receptionen senest tirsdag. Regler for aflevering af lejlighed, klapvogn m.v. se Coracão s ABC på: http://coracaodoalgarve.dk/wordpress/ Booking info til Sónia skal tilføjes i bookingsystemet senest 5 dag før ankomst. Andelshavere kan i Køb/salg/bytte og Bytteforum indbyrdes bytte, købe og sælge klip og bookinger i lejligheder. Et klip må maks koster 300 kr Se sepparat beskrivelse af Køb/salg/bytte og Bytteforum. Betegnelse i booking oversigten Et tal - andelshavernr, som har booket BF-tal - lejligheden sat på Bytteforum af den pågældende andelshaver Ledig - lejligheden kan bookes Ombyg - reparation eller ombygning igang NU-tal - lejlighed ikke i brug, ikke tilgængelig E - et værelses lejlighed T1 - to værelses lejlighed T2 - tre værelses lejlighed godkendt som to værelses lejlighed L, M, H = lavsæson, mellemsæson, højsæson Forbrugsbetaling afregnes ugevis. En uge i E = 1 forbrugsenhed En uge i T = 2 forbrugsenheder Booking af ekstrasenge, klapvogn, høj stol osv foregår på skemaerne på opslagstavlen i receptionen. Alle disse effekter skal leveres tilbage til depot ved afrejse. Manglende tilbagelevering tæller som manglende oprydning ved aflevering. Man skal ved ankomst selv skrive sig på skemaerne eller tage kontakt til en andelshaver på Coracao og få sig skrevet på. Det er vigtigt at andelshavere, der sender familie eller venner til Coracao, husker at informere dem om husreglerne. Således at de på forhånd er indstillet på, at der er regler for 3
f.eks. rygning, glas omkring poolen, aflevering af lejlighed, sengetøj og mange andre ting, send gerne Coracão s ABC til dem. Hvis lejligheder ved afrejse ikke afleveres opryddet m.m., som foreskrevet, vil der blive sendt en regning på 500- til den ansvarlige andelshaver. Hvis bestyrelsen godkender det, tilføjes denne tekst senere, ligeledes ændres 12 uger til 16 uger i den øvrige tekst. Skifte af lejlighed. Fra 12 uger til og med mandag før ankomst, kan lejligheden skiftes(byttes) med anden lejlighed. Der kan skiftes til alle ledige lejligheder, som bruger samme antal klip eller flere. Både frie, split og faste andelshavere kan bruge funktionen. Bookingregler faste andelshavere og split andelshaveres faste klip Hvert år primo december åbnes et nyt bookingår (kalenderår)som starter ca 57 uger fremme. Andelshaverne i hver enkelt lejlighed aftaler selv indbyrdes, hvordan klippene fordeles indbyrdes og hen over året, og meddeler dette til den lokale booking administratoren. Hvis intet meddeles eller enighed ikke kan opnås, genererer systemet selv en bookingplan, med udgangspunkt i tildeling af 3 uger ad gangen pr. andel. Andelshaverne aftaler selv vilkårene for senere bytning af uger, og meddeler bytninger til den lokale booking administratoren. Skriftlige aftaler om booking- og byttevilkår skal godkendes af bestyrelsen. Faste andelshaveres klip forhåndsplaceres hvert år i deres respektive lejlighed, og kan ikke flyttes fra denne eller annulleres. Booking af andre lejligheder kan gøres ved via bytteforum at bytte egen lejlighed for klip eller en booking i anden lejlighed. Ved modtagelsen af frie klip gælder reglerne for disse ved anvendelse. Split andelshavere følger ovenstående principper mht. booking af deres faste uger. Fri klip ugernes placering i splitlejlighederne afgøres af en 3 årig rulleplan, så de fordeles jævnt hen over året og jævnt imellem lejlighederne. Split andelshavernes anvendelse af frie klip følger regler for frie andelshaveres klip. Bookingregler frie andelshavere og split andelshaveres frie klip i alle lejligheder Hver søndag aften kl. 20.00 åbnes der for booking i en ny uge 52 uger fremme. Der kan bookes i alle uger 1-52 uger frem. Hvis en lejlighed er ledig i 2 fortløbende uger, kan disse bookes samtidig ved at markere et afkrydsningsfelt. 4
To gange om året kan der bookes en bonus uge, dvs. at der kan bookes 52 og 53 uger frem i samme lejlighed. Hvis denne booking afmeldes, afmeldes begge uger samtidig. Afmeldes en booking inden 12 uger før ankomst, frigives klippene igen. Fra 12 uger til og med tirsdag før ankomst, kan lejligheden lægges på Køb/salg/bytte. Bliver lejligheden ikke overdraget til en anden andelshaver, har man tabt sine klip, men man betaler ikke forbrug. Ved bytte af klip for booking i en fast lejlighed eller ved køb af en fast lejlighedsbooking, gælder reglerne for faste lejligheder, se ovenfor. Til rådighed 39 h.h.v. 13 klip pr. år for frie h.h.v. split andelshavere. Sæsonopdeling lavsæson(l) mellemsæson(m) højsæson(h) 2020 U 49-52, 1-4 Resten U12-15, 26-31, 40-45 Et (E) værelses 1 klip/uge. 3 klip/uge. 4 klip/uge To (T) værelses 2 klip/uge. 6 klip/uge. 8 klip/uge I højsæsonerne kan man højest anvende 24 klip. Bytteforum og Køb/salg/bytte Bytteforum (BF) og Køb/salg/bytte bruges til at bytte, købe og sælge klip og/eller bookinger andelshaverne imellem. Dette kan gøres både indenfor de enkelte andelshavergrupper og andelshavergrupperne imellem. Dvs. har man brug for flere lejligheder i samme uge, end man kan booke, eller har ønsker om flere eller færre uger, end man har til rådighed, kan BF ofte være en hjælp. For alle anmodninger gælder, jo før den bliver lagt på BF, jo større er chancen for at få den opfyldt. På Køb/salg/bytte tilkendegiver man ens ønske(r) ved at trykke på Opret ny tekst, udfylde BF vinduets forskellige felter og trykke Gem. Knappen Opret ny tekst findes under hovedmenuen Funktioner/Nyheder og køb/salg//køb/salg/bytte. Det er vigtigt også at skrive i tekst feltet, idet afkrydsningsfelterne ikke dækker alle kombinationer af bytte og/eller køb og/eller salg. Desuden skal kontaktoplysninger angives, hvis de til selskabet oplyste ikke gælder for denne anmodning. Ønskes en booket lejlighed lagt på Bytteforum, vælges bookinglinien i Mine bookinger. Herefter markeres Bytteforum feltet, tekstlinien udfyldes med anmodningens art og kontaktoplysninger og der trykkes Gem. Årstal, uge nr. og lejligheds nr. er altid forvalgt. En booket lejlighed kan også lægges på Bytteforum ved at vælge Opret ny tekst under Køb/salg/bytte fanen. Alle BF anmodning vises på siden Funktioner/Nyheder og køb/salg//køb/salg/bytte. 5
Bookede lejligheder, som er sat til salg eller bytte på Bytteforum, kan vises som printversion ved at trykke på knappen Bytteforum oversigt (PDF), denne knap findes på siderne Funktioner/Bookingoversigt. Desuden vises bookede lejligheder, som er sat til salg eller bytte på BF, på Booking oversigt med betegnelsen BF-xxx. Ved at holde musen hen over feltet, vises et vindue med den indtastede information. Samme princip gælder på siden Funktioner/Booking, når afkrydsningsfeltet Bytteforum er markeret. Venligst se også instruktionsvideo. En BF anmodning kan altid redigeres eller slettes på et senere tidspunkt. Booking byttet eller købt i en fast lejlighed kan ikke senere annuleres uanset tidspunkt, men kan sættes på Bytteforum. Anmodninger relateret til en bestemt uge, slettes af administrator, når den er udløbet. Overførsel af klip eller bookinger til anden andelshaver Klip overføres imellem andelshavere på siden Funktioner/Stamdata andelshaver. Vælg menuen Klip, udfyld felterne nederst og tryk Overfør til anden andelshaver. Lejligheder overføres imellem andelshavere på siden Funktioner/Mine bookinger, vælg lejlighedslinien,der ønskes overført, tryk på knappen Overfør booking og vælg den andelshaver, som bookingen ønskes overført til og tryk OK Solgte/ købte klip afregnes indbyrdes med maks 300 kr pr klip. Den andelshaver der køber et klip, får et klip tilført sin klipkonto, den andelshaver der sælger et klip for det fratrukket sin klipkonto. Dertil kommer ved året afslutning afregning af forbrugsbetaling for den andelshaver der overtager klippet. Det bliver således den andelshaver, som bruger klippet, der får opgørelsen for forbrug m.v. når kalenderåret er omme, og enten får penge tilbage eller skal betale mere, alt efter hvad der er indbetalt og hvad årets forbrug og udgifter viser. 6
EPI bilbooking Der er fælles for Coracão, Casa d'arte og Casa Livramento lavet en prisaftale med biludlejningsfirmaet EPI. Det har resulteret i, at vi har indbygget mulighed for at sende en forespørgsel til EPI her fra booking systemet. I billedet, hvor man opretter sin lejlighedsbooking, findes en knap "Reserver bil hos EPI", der aktiverer et nyt vindue til indtastning af de resterende oplysninger til EPI. Datoer, navn, telefonnummer og emailadresse bliver automatisk ført over fra booking billedet og til bilreserverings billedet. Der kan også bookes bil efterfølgende, ved at gå ind i Mine bookinger, vælge en booking linie, hvorefter knappen Reserver bil hos EPI er på vinduet Rediger min booking. De øvrige oplysninger, som afhentnings/afleverings sted, tidspunkt, flynummer (hvis haves) og ønsket bilgruppe, indtastes, og der kan nu blive sendt en email til EPI med forespørgslen. EPI kvitterer efterfølgende på forespørgslen, oplyser prisen og bekræfter bookingen. Der skal ikke betales noget forud, hverken depositum eller hele billejen, men der afregnes ved afhentning af bilen. Den modtagne kvittering med bekræftelse er dokumentation nok ved afhentning af bilen. I selve billedet, hvor man indtaster billeje oplysninger, er der også en knap, hvormed man kan få vist et skema over vores priser på de enkelte bilgrupper i de forskellige sæsoner. Bemærk at vores aftale indholder et tilbud om en gratis upgrade fra gruppe A til gruppe C i perioder uden for højsæsonen. Der findes en vejlednings video i "Vejledning" menuen, der viser hvordan bil reservationen foregår. 7