Hovedudvalg Den 27. august 2018 Tidspunkt: 09:00-11:00 Sted: Rådhuset, Mødelokale 2 Deltagere: Henning Haahr, Jette Lorenzen, Karsten Poulsen, Morten Møller, Anne Stenbæk, Ole Stounbjerg, Lone Bay, Torben B. Nielsen, Rikke Liboriussen, Jonas T. Sørensen, Jette Harlund, Viki Kjær Madsen, Thomas Jørgensen, Bodil Jeppesen Afbud: Hanne Fleron, Lene Bertram Fischer
Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 1 Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af referat fra sidste møde... 2 2. Godkendelse af dagsorden... 3 3. Status på arbejdsmiljøarbejdet... 4 4. Overordnet retningslinje vedr. forebyggelse og håndtering af digital chikane... 8 5. Status på Økonomi m.v.... 11 6. Input til temaer til Hovedudvalgets 12-12 seminar... 13 7. Kommissorium for fornyelse af personalepolitikken... 15 8. Justering af Områdeudvalg for teknisk område... 17 9. Opfølgning på forretningsorden for Hovedudvalget... 18 10. Fastlæggelse af datoer for Hovedudvalgsmøder 2019... 19 11. Eventuelt... 20 Underskriftsark... 21 Samlet bilagsliste... i
Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 2 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Doknr.:727-2017-159646 Sagsnr.: 727-2017-20903 Åbent Fmd. init.: Til beslutning. Der afsættes 2 minutter til punktet. https://hr.odder.dk/media/9439/samlet_referat hovedudvalg_280 518.pdf Beslutning fra Hovedudvalg den 27. august 2018: Afbud: Hanne Fleron, Lene Bertram Fischer Godkendt
Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 3 2. Godkendelse af dagsorden Doknr.:727-2017-159648 Sagsnr.: 727-2017-20903 Åbent Fmd. init.: Til beslutning. Der afsættes 2 minutter til punktet Beslutning fra Hovedudvalg den 27. august 2018: Afbud: Hanne Fleron, Lene Bertram Fischer Godkendt
Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 4 3. Status på arbejdsmiljøarbejdet Doknr.:727-2017-159651 Sagsnr.: 727-2017-20903 Åbent Fmd. init.: Til information og drøftelse Der afsættes 10 minutter til punktet. Baggrund for sagen Hovedudvalget drøfter status på arbejdsmiljøarbejdet generelt. Sygefravær Samlet set ligger sygefraværet i perioden januar-juli 2018 under niveauet for fraværet i tilsvarende periode i 2017. Det er både korttids- og langtidsfraværet der er på et lavere niveau end i 2017. I forhold til sidste opgørelse bemærkes særligt, at sygefraværet på dagtilbudsområdet nu er lavere end for samme periode sidste år, hvor det i opgørelsen til og med april måned lå betragteligt højere. Det skyldes særligt et lavere niveau i langtidsfraværet. Den grafiske fremstilling af udviklingen i sygefraværet er vedlagt som bilag. Besøg af Arbejdstilsynet Arbejdstilsynet har i maj og juni gennemført besøg i Parkvejens skole, Vennelund, Tandplejen, Jobcenter, Rådhus (ekskl. Jobcenter). Besøget i Vennelund blev afsluttet ved første besøg, mens der de øvrige steder har været genbesøg med henblik på at gennemføre medarbejderinterviews. På Parkvejens skole og Vennelund har besøgene resulteret i grønne smileys uden yderligere bemærkninger. Besøget i Tandplejen har medført en vejledning vedr. psykisk arbejdsmiljø samt et rådgivningspåbud vedr. indeklima. Rådgivningspåbud medfører, at man skal indgå aftale med en autoriseret arbejdsmiljørådgiver, der som minimum skal godkende den løsning der etableres på problemet. Der er indgået aftale med Arbejdsmiljøcentret, som Odder Kommune har en generel samarbejdsaftale med. Derudover er Teknik & Miljø og VitaPark involveret i at finde den konkrete løsning på indeklimaproblemet. På Rådhuset har besøget resulteret i et påbud vedr. arbejdsmængde og tidspres i IT & Indkøb samt en vejledning vedr. arbejdsmængde og tidspres i Teknik & Miljø. Besøget i Jobcentret er endnu ikke afsluttet, men der er på baggrund af de besøg, der er gennemført indtil videre givet påbud om unødig støj i Sekretariatet og i Integrationsteamet samt påbud om at sikre kontorerne i Sygedagpengeteamet mod udefra kommende fugt.
Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 5 Interne audits Der er gennemført intern audit på følgende arbejdspladser i første halvår: Vestskolen, afdeling Skovbakken Vejledning og Mestring (opfølgningsaudit) Hundslund Skole og Børnehus Dagplejen Odder by Træning og Rehabilitering Vennelund Ledelse & Udvikling har på baggrund af besøgene udarbejdet halvårsrapport, som beskriver de generelle tendenser og vurdering auditørerne har bemærket i forbindelse med audit. Halvårsrapporten er vedlagt som bilag. Status på sundhedsordningen Arbejdsmiljø-/sundhedsgruppen afholder møde den 16. august, hvor nye ansøgninger til ordningen behandles. Den endelige status på ordningen gives til Hovedudvalget på mødet. Status på anvendelse af psykologordning Der har samlet set været 33 sager om psykologbistand hos Falck Healthcare i første halvår 2018. De fordeler sig med 17 arbejdsrelaterede sager og 16 privatrelaterede sager. Der er tale om et markant større antal privatrelaterede sager end vi har set i tidligere år, hvor antallet for hele året har ligget på ca. 14-18 sager.
Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 6 Knap halvdelen af de arbejdsrelaterede sager vedr. stress. Derudover omhandler fire sager voldsomme hændelse, fire omhandler ansættelsesforholdet, en vedrører samarbejdsforhold og en øvrige udfordringer i forhold til at håndtere arbejdet (funktionsproblemer). Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter status på arbejdsmiljøarbejdet. Bilag Udvikling i sygefravær januar-juli 2018 727-2018-100768 Halvårsrapport vedr. interne audits i første halvår 2018 727-2018-79879 Beslutning fra Hovedudvalg den 27. august 2018: Afbud: Hanne Fleron, Lene Bertram Fischer Vi har p.t samlet set fem åbne påbud.. Der arbejdes alle steder med planer for efterkommelse af de enkelte påbud, og de forventes lukket efter planen. I forhold til Sundhedsordningen er der siden sidste møde behandlet ansøgninger fra Tandplejen og Teknik & Miljø og begge ansøgninger er godkendt. Der er fortsat midler i puljen og da arbejdsmiljø- /sundhedsgruppen først mødes næste gang i november måned er det
Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 7 aftalt at ansøgninger der ønskes behandlet inden behandles over mail af gruppen. I forhold til psykologordning blev der spurgt til rammen for, hvad ordningen dækker af privatrelaterede sager og hvorvidt der er tolkningsligheder. Det fremgår af serviceaftalen med Falck Healthcare dækker ordningen ansattes implicering i alvorlig hændelse i fritiden Skilsmisse, ulykke, egen og medlemmer af husstandens alvorlige sygdom samt dødsfald i nærmeste familie. I tvivlstilfælde kan HR teamet kontaktes.
Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 8 4. Overordnet retningslinje vedr. forebyggelse og håndtering af digital chikane Doknr.:727-2018-92826 Sagsnr.: 727-2018-10631 Åbent Fmd. init.: Punktet er til beslutning. Der afsættes 20 minutter til punktet. Baggrund for sagen Hovedudvalget besluttede på deres møde den 28. maj 2018, at der skal udarbejdes en fælles overordnet retningslinje for forebyggelse og håndtering af digital chikane overfor Odder Kommunes ansatte. Ledelse & Udvikling har på den baggrund udarbejdet et udkast til retningslinjen til endelig vedtagelse i Hovedudvalget. Forebyggelse og håndtering af digital chikane er et fælles anliggende. Udkastet til retningslinjen beskriver således en definition af digital chikane og Odder Kommunes holdning til digital chikane. Derudover er roller og ansvar hos ledere og medarbejdere og i MED-systemet beskrevet. Den overordnede retningslinje sætter dermed en ramme for arbejdet, men det er afgørende, at de enkelte arbejdsplader udarbejder konkrete handleplaner, således at man lokalt forholder sit til, hvordan man konkret forebygger og handler på digital chikane på den enkelte arbejdsplads. Den overordnede retningslinje indeholder derfor også inspiration til, hvad den lokale handleplan kan indeholde. Under de lokale MED-udvalgs rolle og ansvar er beskrevet, at man bl.a. skal drøfte holdninger til medarbejdernes synlighed på Odder Kommunes hjemmesider og sociale medier i form af billeder, efternavn, kontaktoplysninger m.v. Det vil dog være relevant, at Hovedudvalget forholder sig til, om vi skal have en fælles kommunal holdninger hertil. Det er vigtigt at understrege, at selvom retningslinjen indeholder en definition af digital chikane, så kan der være tilfælde, hvor medarbejdere eller ledere, kan blive påvirket f.eks. at opslag på sociale medier, som udtrykker negative holdninger til vores arbejdspladser eller ansatte, selvom det ikke kan defineres som decideret chikane. Derfor er dialogen på den enkelte arbejdsplads helt afgørende. Digital chikane er stadig et relativt nyt felt, og derfor skal vi i organisationen hjælpe hinanden med håndteringen heraf. I udkastet til retningslinje lægges der derfor også op til, at der oprettes en fælles mail-adresse, som administreres af Ledelse & Udvikling, og hvor tilfælde af digital chikane skal meldes ind. Formålet er at opsamle viden om omfanget og karakteren af digital chikane med henblik på at kunne vurdere om der fremadrettet er behov for fælles tiltag til forebyggelse og håndtering af sager om digital chikane. Ledelse & Udvikling kan endvidere bistå med
Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 9 rådgivning både i forhold til arbejdsmiljøperspektivet og i forhold til mulighederne for f.eks. at få fjernet et opslag fra sociale medier. Retningslinjen indeholder endelig en række gode råd til færden på de sociale medier. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter udkastet til retningslinje med henblik på endelig vedtagelse. Hovedudvalget bedes herunder drøfte følgende spørgsmål: Ønsker Hovedudvalget, at der oprettes en fælles mailadresse, hvor digital chikane skal indberettes? Ønsker Hovedudvalget at have en generel holdning til, om der er billeder af ledere og medarbejdere på vores egne hjemmesider, eller er det op til de lokale MED-udvalg at beslutte? Bilag Odder Kommunes retningslinje i forhold til digital chikane 727-2018-87096 Beslutning fra Hovedudvalg den 27. august 2018: Afbud: Hanne Fleron, Lene Bertram Fischer Hovedudvalget vedtog retningslinjen med den bemærkning, at det skrives ind, at den evalueres ultimo 2019. Hovedudvalget besluttede samtidig, at der oprettes en fælles mail, hvor hændelser omkring digital chikane indberettes. Mailen er tilgængelig for HR og Kommunikationsteamet i Ledelse & Udvikling, og har alene til formål at følge udviklingen i digital chikane. Opfølgning og håndtering af de konkrete sager skal ske på den enkelte arbejdsplads. Hovedudvalg og Områdeudvalg får til hvert møde status på antallet af sager vedr. digital chikane. Hovedudvalg og Områdeudvalg er ikke sagsbehandlende i forhold til de enkelte sager, men skal løbende drøfte om der er behov for særlige fælles indsatser. Hovedudvalget besluttede endelig, at det er op til de lokale MED-udvalg at drøfte tilgængeligheden i forhold til mail, billeder m.v. på vores hjemmeside. Der skal være fokus på åbenhed således at vi er tilgængelige for vores borgere, men vi har forskellige vilkår og vi kommunikerer med borgere på forskellige platforme, og derfor er det vigtigt, at man grundigt drøfter det lokalt. Herunder skal der også tages hensyn til GDPR, som kan betyde, at kommunikation med borgere ikke kan foregå via mail af sikkrehedshensyn.
Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 10
Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 11 5. Status på Økonomi m.v. Doknr.:727-2018-100659 Sagsnr.: 727-2017-20903 Åbent Fmd. init.: Punktet er til information og drøftelse Der afsættes 25 minutter til punktet. Baggrund for sagen Direktionen orienterer om den generelle status på økonomi samt øvrige aktuelle emner af relevans for Hovedudvalget, herunder Opfølgning på 2018 Status på budgetproces 2019 Ledelseskommissionens anbefalinger Beslutning fra Hovedudvalg den 27. august 2018: Afbud: Hanne Fleron, Lene Bertram Fischer Kommunaldirektøren orienterede om den aktuelle økonomiske situation. Der er en udfordring i forhold til det specialiserede socialområde og beskæftigelsesområdet, som betyder et øget forbrug på 30 mio. kr. i forhold til det budgetterede. Der arbejdes allerede på flere måder med at afhjælpe dette bl.a. større samarbejde mellem myndighed og udfører i samarbejde med borgerne. Der arbejdes endvidere på en samlet plan, der skal nedbringe udgifterne og sikre at vi kan skabe det nødvendige råderum til anlægsudgifter. Effektiviseringssporet har medført, at vi har en god kassebeholdning og det er forventningen, at vi også fortsætter effektiviseringssporet efter 2020. Det blev bemærket fra medarbejdersiden, at det vil være sårbart at fortsætte effektiviseringssporet. Der blev opfordret til, at man drøfter i Hovedudvalget om der kan findes andre veje og samtidig kigge på, hvad der har virket og skabt særlige resultater i effektiviseringsarbejdet. En drøftelse af effektiviseringsarbejdet skal ske på baggrund af input/oplæg fra effektiviseringsstyregruppen. Der er jf. årshjulet aftalt fællesmøde mellem Hovedudvalget og effektiviseringsstyregruppen i forbindelse med Hoveudvalgsmødet i oktober. Det blev bemærket, at effektiviseringsarbejdet, og den måde vi arbejder med det på også er en kulturændring, og vi skal derfor også have tålmodighed og vedholdenhed.
Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 12
Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 13 6. Input til temaer til Hovedudvalgets 12-12 seminar Doknr.:727-2018-101040 Sagsnr.: 727-2018-1974 Åbent Fmd. init.: Punktet er til information og drøftelse. Der afsættes 20 minutter til punktet. Baggrund for sagen Hovedudvalget afholder 12-12 seminar den 20-21. september. I årshjulet er beskrevet at et af temaerne for seminaret kan være rekruttering og kompetenceudvikling. Hovedudvalget giver input til øvrige temaer for seminaret samt afviklingsformer. Formand og næstformand fastlægger herefter det endelige program bistået af Ledelse & Udvikling. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter ønsker til temaer for det kommende 12-12 seminar. Udvalget drøfter samtidig, hvordan temaerne kan afvikles bedst så der skabes ejerskab og engagement i hele Hovedudvalget. Afviklingsform på mødet: de første 10 minutter drøftes ønsker til temaer og afviklingsform i grupper af 3, hvorefter der samles op i plenum. Beslutning fra Hovedudvalg den 27. august 2018: Afbud: Hanne Fleron, Lene Bertram Fischer Der blev drøftet følgende forslag til temaer: Ledelseskommissionens anbefalinger om forenkling af MED-systemet koblet med den nylige rapport fra FTF med indspil om offentlig styring og ledelse. Robuste fællesskaber, som vi har haft fat i tidligere og social kapital (arbejdsmiljømålene) Rekrutteringsudfordring koblet med kompetenceudvikling (målrettet i forhold til, hvor vi kan se udfordringerne). Der var endvidere et ønske om at starte seminaret med et tilbageblik på sidste seminar/temadag og HU s arbejde i perioden.
Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 14
Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 15 7. Kommissorium for fornyelse af personalepolitikken Doknr.:727-2018-92221 Sagsnr.: 727-2018-9107 Åbent Fmd. init.: Punktet er til beslutning. Der afsættes 15 minutter til punktet. Baggrund for sagen Hovedudvalget besluttede på mødet i april 2018 at nedsætte en arbejdsgruppe, der skulle arbejde med forslag til udvikling af en overordnet personalepolitik for Odder Kommune. Arbejdsgruppen består af: Kommunaldirektør Henning Haahr (Formand) Direktør for Børn, Unge og Kultur Karsten Poulsen Social- og Borgerservicechef Britta Kempel Skoleleder Erik Mønster Fællestillidsrepræsentant for DLF Torben Nielsen Fællestillidsrepræsentant for BUPL Lone Bay Tillidsrepræsentant for AC Jette Harlund Arbejdsmiljørepræsentant Lene Fischer Chefkonsulent Ulla Salling Arbejdsgruppen har afholdt to møder, som bl.a. har resulteret i vedlagte kommissorium, som drøftes med henblik på endelig godkendelse af Hovedudvalget. Det er arbejdsgruppens opfattelse, at der ikke blot skal udarbejdes en overordnet personalepolitik, forstået som et enkelt dokument, men at der udvikles og arbejdes med et fælles personalepolitisk værdisæt, som understøttes af en række delpolitikker, fælles aftaler og retningslinjer. Arbejdsgruppen foreslår derfor en proces i to faser, hvor der i fase et udarbejdet et personalepolitisk værdisæt for Odder Kommune, I fase to gennemgås nuværende delpolitikker, aftaler og retningslinjer og det vurderes, om de skal fastholdes, udvikles eller udgå, når de spejles op mod de fælles værdier. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter kommissorium for fornyelse af personalepolitikken. Bilag Kommissorium for fornyelse af personalepolitikken 727-2018-72399 Beslutning fra Hovedudvalg den 27. august 2018: Afbud: Hanne Fleron, Lene Bertram Fischer
Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 16 Kommissoriet blev godkendt. Det betyder, at der arbejdes i to faser med udviklingen af personalepolitikken: Fase 1, hvor der udarbejdes et personalepolitisk værdisæt. Fase 2, hvor eksisterende politikker og retningslinjer gennemgås med henblik på vurdering af om de skal bevares, udvikles eller udgå. Hovedudvalget tager særskilt stilling til, hvordan arbejdet i fase 2 organiseres, når fase 1 er afsluttet.
Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 17 8. Justering af Områdeudvalg for teknisk område Doknr.:727-2018-92250 Sagsnr.: 727-2018-1974 Åbent Fmd. init.: Punktet er til beslutning. Der afsættes 5 minutter til punktet Baggrund for sagen Som følge af samling af pedelfunktionerne og sammenlægning med det hidtidige Vej og Park til det nye Fælles Drift og Service, har Områdeudvalget for det tekniske område drøftet ønske om tilpasning udvalgets sammensætning. Områdeudvalget ønsker, for at sikre den bredest mulige repræsentation, at udvide antallet af medlemmer i Områdeudvalget for det tekniske område med en medarbejderrepræsentant (TR), en arbejdsmiljørepræsentant samt en teamkoordinator for pedelområdet. Herefter vil udvalget bestå af tre ledelsesrepræsentanter og seks medarbejderrepræsentanter. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter tilpasningen af Områdeudvalget for det tekniske område med henblik på godkendelse. Beslutning fra Hovedudvalg den 27. august 2018: Afbud: Hanne Fleron, Lene Bertram Fischer Forslaget blev godkendt.
Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 18 9. Opfølgning på forretningsorden for Hovedudvalget Doknr.:727-2018-92340 Sagsnr.: 727-2018-1974 Åbent Fmd. init.: Punktet er til beslutning. Der afsættes 10 minutter til punktet Baggrund for sagen Hovedudvalget følger en gang årligt op på forretningsordenen for udvalget og drøfter eventuelle behov for justeringer. Opfølgningen sker jf. århjulet i tredje kvartal hvert år. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter forretningsordenen og beslutter om der er behov for justeringer heraf. Bilag Forretningsorden for Hovedudvalget 2017 - godkendt 09.10.2017 727-2017-140735 Beslutning fra Hovedudvalg den 27. august 2018: Afbud: Hanne Fleron, Lene Bertram Fischer Det er beskrevet i forretningsordenen, at der er et fast punkt om evaluering og punkter til næste møde. Dette har ikke systematisk været sat på dagsordenen, men det sker fremadrettet. Der blev ikke besluttet justeringer af forretningsordenen.
Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 19 10. Fastlæggelse af datoer for Hovedudvalgsmøder 2019 Doknr.:727-2018-92343 Sagsnr.: 727-2018-1974 Åbent Fmd. init.: Punktet er til beslutning. Der afsættes 3 minutter til punktet Baggrund for sagen Hovedudvalget fastlægger møderrække for 2019. Under forudsætning af, at antallet af møder fastholdes på seks foreslås følgende mødedatoer: Mandag den 25. februar Mandag den 8. april Mandag den 3. juni Mandag den 26. august Torsdag den 19. september (Temadag) Mandag den 28. oktober Mandag den 2. december Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget fastlægger mødedatoerne for 2019, herunder også antallet af møder. Beslutning fra Hovedudvalg den 27. august 2018: Afbud: Hanne Fleron, Lene Bertram Fischer Godkendt
Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 20 11. Eventuelt Doknr.:727-2017-159652 Sagsnr.: 727-2017-20903 Åbent Fmd. init.: Beslutning fra Hovedudvalg den 27. august 2018: Afbud: Hanne Fleron, Lene Bertram Fischer Planlægning af julemødet den 29. november. Tema: En kommune i udvikling. Morten står for planlægningen.
Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 21 Underskriftsark Henning Haahr Jette Lorenzen Karsten Poulsen Morten Møller Anne Stenbæk Ole Stounbjerg Lone Bay Torben B. Nielsen Rikke Liboriussen Jonas T. Sørensen Jette Harlund Viki Kjær Madsen Thomas Jørgensen Bodil Jeppesen Hanne Fleron Lene Bertram Fischer
Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side i Samlet bilagsliste 3 727-2018-100768 3 727-2018-79879 4 727-2018-87096 7 727-2018-72399 9 727-2017-140735 Status på arbejdsmiljøarbejdet Udvikling i sygefravær januar-juli 2018 Status på arbejdsmiljøarbejdet Halvårsrapport vedr. interne audits i første halvår 2018 Overordnet retningslinje vedr. forebyggelse og håndtering af digital chikane Odder Kommunes retningslinje i forhold til digital chikane Kommissorium for fornyelse af personalepolitikken Kommissorium for fornyelse af personalepolitikken Opfølgning på forretningsorden for Hovedudvalget Forretningsorden for Hovedudvalget 2017 - godkendt 09.10.2017