Referat Bestyrelsesmøde, nr. 07/2018 Mødedato: Mandag den 5. november 2018. Mødested: Fornæs Renseanlæg. Mødedeltagere: Bestyrelse - Bente Hedegaard (formand) - Benny Hammer (næstformand) - Kasper Bjerregaard (Pkt. 07.1 07.4) - Steen Jensen - Ulf Harbo (Pkt. 07.1 07.3) - Bjarne Bøhl Pedersen - Max Varnum Pedersen. - Brian Pedersen - Jess K Oredsen Øvrige - Kitsie Lund (adm. chef), pkt. 07.1 07.3 - Palle Lyngsø Mikkelsen (direktør) Afbud: Ingen Dagsorden 07.1 Strategisk udvikling 07.2 Anlægsplan 2019 07.3 Budget og takster 2019 07.4 Orienteringssager til eventuel drøftelse 07.5 Meddelelser fra formanden 07.6 Underskrivelse af referat fra sidste møde 07.7 Eventuelt 1
07.1 Strategisk udvikling Udvikling af samarbejder mellem Syddjurs Spildevandvand og AquaDjurs Under mottoet samarbejder, hvor det giver mening har Syddjurs Spildevand og AquaDjurs tværgående samarbejder på række områder; lige fra fælles spildevandshåndtering til håndtering af administrative opgaver etc. Formandskabet bestående af formand, næstformand og direktør for de to selskaber afholder faste dialogmøder, med efterfølgende orientering af respektive bestyrelser. På dialogmøde afholdt den 17.10.2018 blev det besluttet, at afdække muligheder for intensivering af samarbejdet. Der belyses overordnet 3 scenarier forud for næste dialogmøde: - Scenarie I To spildevandsselskaber og nuværende samarbejdsmodel. - Scenarie II: To spildevandsselskaber kombineret med et tværgående selskab. - Scenarie III: Et tværkommunalt spildevandsselskab. Dialogmøde formandskab, afholdt den 17. oktober 2018; opsamling. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og debatterer holdninger til en yderligere udvikling af samarbejdet. En enig bestyrelse i AquaDjurs bakker op om en intensivering af samarbejdet mellem Syddjurs Spildevand og AquaDjurs. 07.2 Anlægsplan 2019 Bestyrelsen godkender anlægsplanens hovedelementer med tilhørende budgetrammer for det kommende år, senest en måned før regnskabsårets udløb. Herunder dispositionsplanen for den kommende 4 års periode. Investeringsrammerne for anlægsplan 2019 og budgetårene er fastlagt med afsæt i langtidsbudgettet og herunder takst- og investeringsstrategien for henholdsvis spildevand og vand. Der vil på mødet blive givet en orientering omkring selskabets kommende anlægsplaner for henholdsvis spildevand og vand. Spildevand 2
Budgetgrundlaget for AquaDjurs spildevand indeholder investeringer på DKK. 27,5 mio. i 2019. I anlægsplanen er indarbejdet en re-prioritering af spildevandsplanens fokusområder, jf. drøftelserne på dialogmødet med Miljø- Teknikudvalget den 18.9.2018. Fokusområderne er realisering af udviklingsplan Fornæs Renseanlæg, sanerings- og klimaprojekter i Trustrup, Vejlby (Allingåbro) og Auning samt reinvesteringer i eksisterende hoved- og detailkloak: - Renseanlæg og pumpestationer DKK. 14,2 mio. - Sanering og klimaprojekter DKK. 5,0 mio. - Vedligehold og reinvesteringer hovedkloak DKK. 7,9 mio. - Materiel DKK. 0,4 mio. Med reference til langtidsbudgettet påregnes der ikke optaget langfristet lånefinansiering i 2019. Planlagte tiltag i forbindelse med udviklingsplan Fornæs finansieres delvist ved brug af selskabets byggekredit. Dispositionsplanen for den kommende 4 års periode indeholder investeringer på DKK. 102,5 mio. Centrale elementer heri er bl.a. realisering af en bassinplan for tilløbssystemet til Fornæs Renseanlæg samt udrulning af en hot spot strategi i forhold til vedligehold og reinvesteringer i eksisterende hoved- og detailkloak. Vand Budgetgrundlaget for AquaDjurs vand indeholder investeringer på DKK. 0,75 mio. i 2019. Fokus er relateret til strukturplanen og herunder implementering af den etablerede sektionering med sektionsovervågning samt udskiftning af vandmålere og almindeligt vedligehold. Med reference til langtidsbudgettet påregnes der ikke optaget langfristet lånefinansiering i 2019. Ingen. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter sagen samt godkender anlægsplanens budgetrammer 2019 for AquaDjurs spildevand og vand, idet der i øvrigt henvises til dagsordenens punkt 07.3. Bestyrelsen godkendte anlægsplanens budgetrammer 2019 for AquaDjurs spildevand og vand samt tog orienteringen omkring dispositionsplanen for den kommende 4 års periode til efterretning. 07.3 Budget og takster 2019 3
Bestyrelsen godkender en gang årligt budgettet for det kommende år, kombineret med fastlæggelse af takster og bidrag, dvs. anlægs- og driftsbidrag for henholdsvis levering af vand samt for håndtering af spildevand inden for selskabets forsyningsområder. Norddjurs Kommune skal som myndighed efterfølgende godkende, at taksterne er lovligt fastsatte i henhold til de udmeldte indtægtsrammer fra Forsyningssekretariatet og selskabets betalingsvedtægt. Til brug i forbindelse med fastlæggelse og illustration af budget- og takststrategien anvender AquaDjurs en langtidsbudgetmodel. Modellen indeholder relevante parametre og herunder en kobling til de økonomiske rammer med tilhørende centrale effektiviseringskrav. Budgetmodellen er i samarbejde med selskabets revisor ajourført i forhold til udviklingen over det seneste år samt de fremadrettede forventninger. AquaDjurs er et non profitselskab hvilket betyder, at der over tid skal være balance mellem indtægter og udgifter. Bestyrelsen besluttede på sidste bestyrelsesmøde, at fastholde den nuværende takststrategi for både spildevand og vandforsyning. Dette betyder et uændret takstniveau, hvilket er i harmoni med strategiplanen for AquaDjurs omkring attraktive og stabile takster. Spildevand Med reference til selskabets takststrategi, og herunder langtidsbudgettet fastholdes den variable spildevandstakst på 26,00 kr. pr. kubikmeter i 2019 (trin 1), mens det faste bidrag indekseres og udgør 622,75 kr. pr. år. Dette kombineret med en differentieret takstmodel den såkaldte trappemodel betyder, at den variable spildevandstakst bliver 20,80 kr. for trin 2 (forbrug mellem 500 og 20.000 kubikmeter), og 10,40 kr. pr. kubikmeter for trin 3 (forbrug større end 20.000). For spildevand med anden sammensætning end normalt husspildevand betales et særbidrag relateret til koncentrationer højere end de nationalt fastlagte grænseværdier til organisk stof (COD), kvælstof (N) og fosfor (P). Særbidragssatserne er genberegnet og justeret på basis af udledninger i 2017, og er fastsat til: COD 2,00 kr. pr. kg., N 4,00 kr. pr. kg. og P 30,00 kr. pr. kg. Budget 2019 indeholder anlægsinvesteringer på DKK. 27,5 mio. samt distributions-, produktions- og administrationsudgifter på DKK. 26,6 mio., excl. DKK. 1,0 mio. til budgetværn. Anførte beløb er excl. moms. Der budgetteres i 2019 med et negativt årsresultat, hvilket harmonerer med bestyrelsens tidligere beslutning i forhold til takststrategi og herunder beskatningsmæssige forhold. 4
Der er reelt tale om et fald i taksten for spildevand, da den variable takst for tredje år i træk ikke pristalsreguleres. Der er i samme periode indfaset en fuld trappemodel for større vandforbrugere. Vand AquaDjurs er fra 2018 overgået til køb af vand fra Vandsam, og de eksisterende vandværker er nedlagt. Med reference til selskabets takststrategi, og herunder langtidsbudgettet fastholdes den variable vandstakst på 7,00 kr. pr. kubikmeter i 2019, mens det faste bidrag indekseres og udgør 463,- kr. pr. år. Budget 2019 indeholder anlægsinvesteringer på DKK. 0,75 mio. samt distributions-, produktions- og administrationsudgifter på DKK. 1,67 mio. Der budgetteres med et negativt årsresultat i 2019. Anførte beløb er excl. moms. Der er reelt tale om et fald i taksten for vand, da den variable takst i lighed med sidste år ikke pristalsreguleres. I tilknytning til taksten bemærkes, at prisen for indkøb af vand hos Vandsam udgør 6,00 kr. pr. kubikmeter. Slam og fedt Det nye mekaniske forbehandlingsanlæg, der aktuelt er under opførelse på Fornæs renseanlæg, er forberedt for modtagelse og behandling af septisk slam fra hele Djursland. Slammet køres i dag til deponi hos Reno Djurs. Det nye anlæg forventes taget i brug i 2. halvår 2019. Takst for modtagelse af slam og fedt fastholdes med pristalsregulering og udgør i 2019 147,39 kr. pr. m3. Beløb excl. moms. Langtidsbudget AquaDjurs spildevand og vand. Graf dateret henholdsvis 31.10.2018 og 24.08.2018 udarbejdet i samarbejde med revisionsfirmaet EY. Særbidragstakst for 2019. Notat udarbejdet af Krüger Veolia, dateret den 19.10.2018. Budget 2019, spildevand og vand. Dateret den 31.10.2018. Det indstilles at bestyrelsen kvalificerer sagen og godkender budget og takster for 2019. De variable takster for spildevand og vand fastholdes uden reguleringer. Tilslutningsbidrag og takster for slam og fedt pristalsreguleres, mens særbidragssatser justeres til 2019 niveauer. Bestyrelsen godkendte budget og takster for 2019. 5
07.4 Orienteringssager til eventuel drøftelse 07.4.1 Ressourcer og bemanding Bestyrelsen er på mødet i juni orienteret om ressourcesituationen i selskabets økonomifunktion, hvor en medarbejder er på orlov til medio december 2018. I umiddelbar forlængelse heraf går en medarbejder på barsel. Der gives en kort orientering om planerne i forhold til håndtering af situationen. I samarbejde med Ungeindsatsen i Norddjurs Kommune tilknyttes en medarbejder i et samfundstjenestes forløb hos AquaDjurs fra ultimo 2018. 07.4.2 Restancer, køb af fordringer Som led i oprydning efter det kuldsejlede inddrivelsessystem EFI, tilbyder Gældsstyrelsen at købe tvivlsomme fordringer, der vedrører småbeløb samt beløb fra personer uden betalingsevne. Bestyrelsen har på bestyrelsesmødet den 19.6.2018 bemyndiget formand og direktør til at indgå en aftale med Skatteministeriet om en ekstraordinær afskrivning af grå fordringer. Gældsstyrelsen har efterfølgende tilbudt at købe fordringerne til en samlet endelig købesum på DKK. 232.542,74. Værdien af det afskrevne beløb er opgjort til DKK. 438.230,10 (excl. påløbne inddrivelsesrenter). AquaDjurs har i årsregnskabet hensat DKK. 426.000 til imødegåelse af tab på debitorer. 07.4.3 Kvartalsrapport 03/2018 Kvartalsrapport 03/2018 der omfatter 3. kvartal 2018, er under udarbejdelse og vil være tilgængelig i Dropbox i løbet af de kommende uger. Der er en positiv budgetafvigelse, grundet øgede indtægter og mindre forbrug end budgetteret. 07.4.4 Samrensning Jf. tidligere orientering har AquaDjurs siden ultimo juni måned 2018 periodisk modtaget og behandlet spildevand fra virksomheden Lallemand. Der vil på mødet blive givet en kort statusorientering. 07.4.5 Strategisk analyse fra 2017 I samarbejde med Aarhus Vand, Favrskov Forsyning, Randers Spildevand, Samsø Spildevand, Syddjurs Spildevand og AquaDjurs blev der i 2017 gennemført en strategisk analyse (en robusthedsanalyse). Analysen tager afsæt i en række tendenser og trends, der er definerende for udviklingen i forsyningssektoren. Analysen fremstiller et billede af selskabernes individuelle udfordringer og muligheder. Med reference til sagen bilag, vil der på mødet blive givet en kort orientering om analysen. 6
07.4.6 Tekniske anlæg Vandforsyning Vandsam: Anlægget er sat i drift, og AquaDjurs bidrager med administrativ assistance, drift etc. mod betaling. Der henvises i øvrigt til selskabets hjemmeside: www.vandsam.com. Vand AquaDjurs: Der er dialog med nogle almene vandværker omkring øget samarbejde og/eller overdragelse. Der vil på mødet blive givet en kort statusorientering. Spildevandsforsyning Udviklingsplan Fornæs Renseanlæg Realisering af udviklingsplan Fornæs forløber planmæssigt: - Anlæg for sol og vind er sat i drift. - Anlægsarbejder for renovering af hovedpumpestation Åstrup Mark pågår med forventet afslutning januar 2019. - Anlægsarbejder for den nye mekaniske forbehandling pågår med forventet idriftsættelse medio 2019. Kontrahering på el-arbejder pågår, mens øvrig kontrahering er afsluttet. - Forundersøgelser i forbindelse med en samlet bassinplan for tilløbssystemet til Fornæs Renseanlæg er igangsat. Hovedkloaker - Anlægsarbejder for sanering og separering i Vivild og Gjesing er afsluttet. - Forundersøgelser og planlægning for sanering og separering af hovedkloaksystemet i Trustrup incl. Vejlby (Allingåbro) er igangsat. Der er ultimo oktober måned indgået aftale med en teknisk rådgiver på baggrund af et udbud. - Fase 1 analyser for udpegning af hotspots i hovedledningssystemet til brug for planlægning af TVinspektioner samt efterfølgende ajourføring af investeringsprognoser pågår. Pkt. 07.4.5 Strategisk analyse AquaDjurs. Udarbejdet af Pluss, dateret maj 2017. Det indstilles, at bestyrelsen kvalificerer orienteringerne og tager dem til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringerne til efterretning. 7
07.5 Meddelelser fra formanden Mundtlig orientering fra formanden omkring følgende: Dialogmøde med Syddjurs Spildevand. Nyt, siden sidste bestyrelsesmøde. Ingen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 07.6 Underskrivelse af referater Referat fra bestyrelsesmøde den 6.9.2018 er udsendt i forlængelse af bestyrelsesmødet. Der er ikke indkommet bemærkninger, og referatet skal underskrives. Bestyrelsen underskrev mødereferatet fra bestyrelsesmøde afholdt den 6.9.2018. 07.7 Eventuelt Forslag til temaer på kommende bestyrelsesmøder Bestyrelsen opfordres til at komme med forslag til temaer til kommende bestyrelsesmøder. Bruttoliste: Indkøbsfællesskab Shared, spildevandsstrukturanalyse 2016, udviklingsplan Fornæs Renseanlæg, vandforsyning i AquaDjurs, bestyrelsens sammensætning og størrelse. Kommende møder - Bestyrelsesmøde / nytårskur: Onsdag den 9.1.2019, kl. 15. - Dialogmøde Vandcenter Djurs (formandskab): 25.2. eller 4.3. 2019, kl. 15. 8