Bilag F Opdatering af sortiment og indeksregulering af priser Rammeaftale 09.01 Fødevarer og drikkevarer - Totalleverandører Side 1 af 81
Indholdsfortegnelse 1. Udgåede varer... 3 2. Substitution af varer... 4 2.1. Betingelser for substitution... 4 2.2. Virkning af substitution... 5 3. Indeksregulering af Priser... 6 3.1. Generel prisregulering... 6 3.2. Prisreguleringen foregår som følger:... 7 3.3. Ekstraordinære reguleringer... 7 2
1. Udgåede varer Leverandøren skal med et skriftligt varsel på mindst 30 Dage, så vidt muligt og med respekt for forsyningssituationen, underrette SKI om varer, som udgår fuldstændigt af produktion, og / eller som ikke længere udbydes til salg på markedet, og som Leverandøren derfor ophører med at levere og distribuere i Danmark. Sådanne varer udgår af det obligatoriske sortiment (Bilag E) når Leverandøren ophører med at levere og distribuere varerne i Danmark, dog tidligst ved varslets udløb. Leverandøren opdaterer bilag E i overensstemmelse med varernes udgang. Begrænsningen af varesortimentet skal således angives i Leverandørens E-kataloger m.v., der skal opdateres i det omfang, hvor deres indhold påvirkes af opdateringen. Der skal således til enhver tid være overensstemmelse mellem Rammeaftalens sortiment på www.ski.dk og de respektive Leverandørers E-kataloger. Indtil en vare måtte være udgået af sortimentet under Rammeaftalen efter denne bestemmelse, har Leverandøren leveringspligt af denne vare overfor Kunder. Rammeaftalen gælder uændret for de varer, der ikke er udgået. 3
2. Substitution af varer 2.1. Betingelser for substitution En vare, som udgår af bilag E, men hvor udgangen ikke skyldes grundene i punkt 1, skal af Leverandøren substitueres med en anden vare (herefter "Den substituerende vare"). Følgende betingelser skal være opfyldt: I. Den substituerende vare skal som minimum opfylde de for den substituerede vare gældende krav i bilag E, og dermed være af samme art (eksempelvis banan; eller hakket oksekød), have samme kvalitet (eksempelvis klasse 1; eller 8 12 % fedtindhold) og høre under samme CPV kode, som den substituerede vare; II. Den substituerende vare skal tilbydes til den samme pris, som den vare den substituerer; Alle ændringer af varer, som opdateres løbende i Leverandørens egne systemer, betragtes som substitution; herunder ændring af varenummer, næringsindhold, pakningsform (eks. i plast eller pap), pakningsstørrelse (eks. 20 kg. i stedet for 25 kg. bagekartofler) o. lign. Alle ændringer på varer skal indrapporteres til SKI jf. bilag G. På forlangende fra SKI skal Leverandøren dokumentere, at den substituerende vare overholder betingelserne i I II. Leverandøren skal med skriftligt varsel på mindst 30 Dage underrette SKI om varer, som skal substitueres indenfor Leverandørens obligatoriske sortiment. En vare kan dog ikke udgå af bilag E, før Leverandøren har foretaget substitutionen af varen i overensstemmelse med nærværende bilag. I varslet skal Leverandøren angive, hvilken vare den udgåede vare substitueres med, samt hvorvidt den substituerende vare opfylder betingelserne i I II. 4
Substitution kan udelukkende gennemføres for varer i bilag E pr. følgende datoer i Rammeaftalens løbetid: - Pr. hver d. 1. januar. - Pr. hver d. 1. april. - Pr. hver d. 1. juli - Pr. hver d. 1. oktober. Dog vil den første substitution ikke kunne finde sted før 1. oktober 2012. 2.2. Virkning af substitution Efter opdatering i Leverandørens systemer indgår den substituerende vare i bilag E på den varelinje, hvor den udgåede vare var anført i bilaget. Prisen for den substituerende vare fastsættes til den i henhold til Rammeaftalen gældende pris for den udgåede vare. Leverandøren skal informere Kunderne om substitutionen og opdatere Kundernes individuelle varekurve / varekataloger herefter, når Kunderne har disse hos Leverandøren. Parterne sørger for opdatering af SKIs E-katalog i overensstemmelse hermed jf. bilag G. Herudover gælder Rammeaftalen uændret efter substitution af en vare. Såfremt det efterfølgende måtte vise sig, at den substituerende vare ikke opfylder betingelserne i punkt 2.1. skal Leverandøren inden for en frist på 5 Arbejdsdage tilbyde en anden substituerende vare, som opfylder betingelserne i punkt 2.1. Såfremt Leverandøren ændrer i antal enheder pr. mindste salgsenhed til levering, fx fra en pakke Roastbeef med 70 stk. til en pakke med 90 stk., må Kunden prismæssigt ikke blive stillet ringere målt på pris pr. tilbudt enhed. 5
3. Indeksregulering af Priser 3.1. Generel prisregulering Det for indeksregulering gældende prisindeks (herefter Prisindekset) er Danmarks Statistiks Pris 11: Prisindeks for indenlandsk vareforsyning og findes på www.dst.dk. For Leverandørens priser i bilag E gælder generelt at de tilbudte priser for samtlige varer skal være faste for en periode på 3 måneder ad gangen i Rammeaftaleperioden. Herefter skal priserne under de enkelte varegrupper reguleres 4 gange årligt; en gang pr. kvartal og gældende fra den 1. i hver måned. Priserne reguleres i opad- eller nedadgående retning på grundlag af den forholdsmæssige ændring (delta ændring) i Prisindekset jf. punkt 3.2. Første gang med virkning 1. oktober 2012. Undtaget herfor er dog prisreguleringer indenfor varegrupperne (02), (04), (07) og (08), som indeksreguleres løbende én gang pr. md. i aftaleperioden i opadgående- eller nedadgående retning på grundlag af den forholdsmæssige ændring i Prisindekset jf. punkt 3.2. Første gang med virkning 1. august 2012. Prisregulering efter DS pris 11 - prisindeks for indenlandsk vareforsyning jf. bilag E Varegruppe Varegruppe 02, 04, 07, 08 03, 09, 10, 11. 12, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 25 & 47 Prisreguleringsdatoer Første gang 1. august 2011. Herefter d. 1. i hver måned Første gang 1. oktober 2012. Herefter d. 1. i hver 3. måned NB: Offentliggørelse af indekstal: Hver måned den 15. eller første hverdag herefter kl. 9.00 i efterfølgende måned. Fx offentliggøres januar-indekset den 15. februar. 6
3.2. Prisreguleringen foregår som følger: 1. Alle løbende prisindekseringer sker således; at (i) al information vedr. de indeksregulerede varer skal være SKI i hænde, senest 7 dage inden varerne skal kunne handles til de indeksregulerede priser (eksempelvis den 24. hvis måneden har 31 dage), og at (ii) varernes startdato (datoen, hvor varerne kan handles til den indeksregulerede pris) er den er den 1. i den efterfølgende måned fra opdateringsdatoen. 2. Ved prisregulering hver måned gælder, at forskellen i Prisindekset løbende angives i % for hver prisindeksering efter følgende formel: (indekstal måned n - indekstal måned m) /indekstal måned m. Det vil for prisopdateringen, eksempelvis for august måned, sige: August: (indekstal juli (år 1) indekstal juni (år 1)) / indekstal juni (år 1) 3. Ved prisregulering hver 3 måned gælder, at forskellen i Prisindekset løbende angives i % for hver prisindeksering efter følgende formel: (indekstal måned n - indekstal måned m) /indekstal måned m. Det vil for prisopdateringen sige: Oktober: (indekstal september indekstal juni) / indekstal juni Januar: (indekstal december indekstal september) / indekstal september April: (indekstal marts indekstal december) / indekstal december Juli: (indekstal juni indekstal marts) / indekstal marts 4. Ved manglende indsendelse af prisindekseringer jf. punkt 1,(i) ovenfor, eller umiddelbart efter enhver prisindeksering, som Leverandøren foretager i SKIs E- katalog, bliver Leverandøren af SKI adviseret om at indsende de regulerede priser, eller om at rette eventuelle fejlagtigheder i det opdaterede og indsendte materiale i forhold til SKI s validering heraf. 5. Har Leverandøren ikke indsendt de indekserede priser, eller retter og opdaterer Leverandøren ikke eventuelle adviserede fejl, mere end 5 Arbejdsdage inden reguleringens startdato for hver indeksreguleringsperiode, bliver SKIs E-katalog utilgængeliggjort for Kunder, indtil korrekt opdatering har fundet sted. 6. Kunder er ikke forpligtet til at betale tilsendte fakturaer fra Leverandøren før prisbeløbene på disse stemmer overens med ordredagens prisindekserede pris. 3.3. Ekstraordinære reguleringer Ekstraordinære prisstigninger eller prisfald på de nævnte varegrupper, som sker ud over indekset, kan udelukkende accepteres ved udefrakommende og for Leverandøren ikke hverken afhjælpbare eller forudsebare begivenheder, som betyder at priserne i markedet generelt stiger eller falder ekstraordinært kraftigt indenfor en pågældende varegruppe. Eksempler på gyldige grunde for prisstigninger eller prisfald ud over indekset kan være (i), naturkatastrofer, (ii), svigtende høstudbytte grundet tørke eller (iii), svinepest. 7
Leverandøren er forpligtet til uden ugrundet ophold at underrette SKI om forhold som kan medføre ekstraordinære prisstigninger eller prisfald, så snart forholdet er Leverandøren bekendt. Der skal foreligge en konkret vurdering af hvert enkelt tilfælde og en tilhørende accept fra SKI af en ekstraordinær prisændring eller et prisfald ud over indeks, førend denne/dette kan fortages. Leverandøren er forpligtet til at anmode SKI om at nedregulere eller opregulere prisen til niveauet før den ekstraordinære prisstigning tillagt evt. indeksering umiddelbart efter forholdets ophør og senest 6 måneder efter Leverandørens underretning herom. Ved ændringer af danske lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter reguleres priserne med den økonomiske nettokonsekvens heraf i opadgående eller nedadgående retning, således at Leverandøren stilles uændret. Det er Leverandørens ansvar at foranledige prisreguleringerne i forhold til afgifterne og at dokumentere deres relevans overfor SKI. 8