Velkommen til informationsmøde

Transkript

1 Velkommen til informationsmøde Rammeaftale Servere Tirsdag den 22. oktober 2013

2 Agenda Velkomst og praktiske informationer v. Udbudskonsulent Steffen Bang-Møller Udbud Servere v. Udbudskonsulent Steffen Bang-Møller Udfyldelse af tilbudslisterne v. Udbudskonsulent Steffen Bang-Møller Udbudsprocessen v. Udbudskonsulent Steffen Bang-Møller PAUSE Sådan byder du ind på rammeaftalen/ethics v/ Carsten Pedersen (inno:vasion) Sådan afgiver du bud ved E-auktionen/ETHICS v/ Carsten Pedersen (inno:vasion) Tidsplanen og spørgsmål v. Udbudskonsulent Steffen Bang-Møller Tak for i dag! Hent dagens præsentation på ski.dk

3 Praktiske informationer Dette er et informationsmøde; Og der vil derfor ikke være mulighed for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Mødet bliver båndet Dette gøres for at efterleve ligebehandlingsprincippet Ikke en del af udbudsmaterialet Mødet og optagelsen er ikke en del af udbudsmaterialet skulle der være uoverensstemmelser mellem det der bliver sagt i dag og det der står i udbudsmaterialet, er det til en hver tid udbudsmaterialet der er gældende.

4 Udbud Servere

5 5 Kundernes fokus Forudsætningen fra kundernes side har været at sikre kompatibilitet til eksisterende it-miljø Aftalens produkter skal følge med den teknologiske udvikling Anskaffelser på rammeaftalen skal være nemt

6 Proces forud for offentliggørelsen af udbudsmaterialet Udbudsmateriale og udbudsdesign udarbejdet i samarbejde med en kommunal projektgruppe. Teknisk dialog med markedet Udbudsmateriale sendt i høring hos kommunerne Krav justeret ud fra teknisk dialog og kommunal høring Kommunal tilslutning

7 Tilslutning og forventet volumen Spørgsmål Svar Tilsluttede kommuner 65 kommuner (svarende til ca. 70 % af befolkningsgrundlaget) + 2 ikke-kommunale kunder Forudgående bindende forpligtelse. Forventet volumen i aftaleperioden Oplysninger om tilsluttede kunder Yderligere tilslutninger? DKK Bilag I til Aftalen mellem SKI og Leverandøren. Kontaktoplysninger, Kundernes it-miljø, tiltrædelsestidspunkt, samlet forbrug Link til Kundeliste Ingen yderligere kommunale kunder kan tilslutte sig. Selvejende uddannelsesinstitutioner kan tilslutte sig helt frem til rammeaftalens ikrafttrædelsestidspunkt.

8 8 Forpligtelsen Aftageforpligtelse når kundens indkøbsbehov kan opfyldes af rammeaftalens sortiment Ingen aftaleforpligtelse hvis rammeaftalens produkter er teknisk uforenelige eller kun med uforholdsmæssige store tekniske vanskeligheder kan anvendes i kundens it-miljø. (For nærmere om betingelserne herfor se afsnit 3.1 i Rammeaftalen mellem Kunden og Leverandøren). Kunden forpligter sig ikke til at aftage en bestemt volumen i rammeaftalens varighed. SKI faciliterer samarbejdet omkring aftalerne

9 Udbuddets indhold - overblik Spørgsmål Antal aftaler Antal leverandører Svar 1 rammeaftale 1 leverandør/kontraktpart Udvælgelseskriterier Tilbudsgiver skal have en egenkapital på minimum 20 mio. DKK i det seneste disponible regnskabsår Tilbudsgiver skal have en soliditetsgrad på minimum 10 % i det seneste disponible regnskabsår Tildelingskriterium Laveste pris Tildelingsmodel Rammeaftalens varighed Ingen (hverken direkte tildeling eller miniudbud) Bestilling foretages ved direkte træk på rammeaftalen hos den tilbudsgiver som bliver tildelt udbuddet. F.eks. via telefon, mail eller web. 3 år. Obs. Hver kunde har mulighed for at opsige rammeaftalen med seks måneders varsel, dog tidligst til udløb af rammeaftalens 2. år

10 Sortiment - overblik

11 Sortiment: Servere 3 kategorier: Avanceret servere Medium servere Basis servere Kategorierne adskiller sig bl.a. på følgende parametre: Antal cpu er, Antal kerner pr. cpu Skalering Krav til hyporvisor-kompatibilitet. I alt 7 forskellige serverkonfigurationer For hver af de syv serverkonfigurationer skal leverandøren tilbyde 4 servere med forskellig teknisk beskaffenhed. Dvs. der skal tilbydes i alt 28 servere (7x4) Kun racks og blades Tilkøbsmuligheder til alle serverkonfigurationer F.eks. ekstra ram og cpu

12 Sortiment: Bladechassis og Tilbehør Bladechassis Chassis til de tilbudte bladeservere Tilbehør til chassis erne (f.eks. switch) Tilbehør En begrænset udvalg af tilbehør F.eks. HDD, RAM, Netkort, DAS-løsninger, rackskabe mv.

13 Sortiment: Serviceydelser Serviceaftaler 3 år med 4 t reaktionstid og driftstid 8-17 man-fre Option: 1 eller 2 år ekstra Option: 2 timers reaktionstid i stedet for 4 timer Option: 24/7 driftstid alle dage i stedet for 8-17 man-fre Option: Genetableringstid på 10 driftstimer (i stedet for 27 driftstimer) Konsulentydelser på timebasis. Fysisk installation/montering Installation og konfiguration Avanceret købsrådgivning (fx design af løsninger) Uddannelse af driftspersonale

14 Udfyldelse af tilbudslisterne

15 15 Tilbudslisterne Vær opmærksom på at der er 4 tilbudslister! Læs vejledningen inden udfyldelse Alle varelinjer er obligatoriske og skal udfyldes Alle gule felter skal udfyldes. Vejledning Særlige ting leverandørerne skal være opmærksom på i forbindelse med udfyldelse at tilbudslisten Hver tilbudsliste skal udfyldes med servere af samme fabrikat. Vægtningen er alene et evalueringsscenarieforbrug RAM: Antal ram pr. modul + pris for ram-modul Chassis: Antal slots pr. chassis + pris for chassis Diske: Antal TB + pris for disk Link til tilbudsliste 1 ud af 4

16 16 De tilbudte priser Skal være inklusiv alle omkostninger forbundet med varen og levering af varen, såsom udgifter til administration, fakturering, forsikring, transport, og andre leveringsomkostninger. Leverandøren kan således ikke efterfølgende i forbindelse med en konkret leverance kræve særskilt afregning for eksempelvis leveringsomkostninger. Priserne vil blive reguleret halv-årligt ud fra følgende model: 1. Fast reduceringssats på 4%, samt 2. Udviklingen i enten dollar- eller eurokursen (leverandøren vælger) NB. Såfremt SKI initierer en produktudskiftning kan leverandøren hæve prisen for den substituerede vare, dog maksimalt til sin initial pris.

17 Udbudsprocessen

18 24. oktober Udbudsprocessen Offentlig udbud med e-auktion inden tildeling Udbud offentliggøres Tilbudsfrist: Afgivelse af fuldstændigt tilbud Invitation til deltagelse i E-auktion Afholdelse af E-auktion Tildeling af kontrakt Spm/svar Tilbudsevaluering 1 uge 14/10 18/11 kl.14 29/11 (forventet) 6/11 og 9/11 (forventet) 3/1-14 (forventet)

19 E-auktionen Informationer om E-auktionen fremgår af udbudsbetingelserne E-auktionen gennemføres med henblik på at finde den ene leverandør, som skal tildeles af rammeaftalen. E-auktionen vedrører kun priserne i tilbudslisterne. Øvrige dele af tilbudsgivers tilbud kan ikke ændres.

20 24. oktober Gennemførsel af E-auktion Startbud Den tilbudsgiver som har afgivet det fuldstændige tilbud med den laveste samlede vægtede tilbudssum udgør startbuddet. Afgivelse af bud Summen af de vægtede tilbudssummer fra de fire tilbudslister (bilag B.1-B.4) Ved ethvert bud skal tilbudslisterne vedhæftes det nye bud Mindsteudsving for afgivelse af nyt bud Det til enhver tid laveste bud vil være synligt (anonymt) for de øvrige tilbudsgivere. Alle tilbudsgivere vil kunne se sin egen aktuelle placering undervejs i E- auktionen. Budsafgivelse vil blive demonstreret senere. Afslutning E-auktionen afsluttes på e-auktionens 2. dag kl Ingen fristforlængelse Den tilbudsgiver der har afgivet det laveste på e-auktionens 2. dag kl tildeles kontrakten

21 Om muligheden for at byde ind som konsortium Mindre virksomheder har mulighed for at byde ind på udbuddene som konsortier, når udbuddenes mindstekrav til økonomisk formåen er større, end hvad den enkelte deltagende virksomhed selv ville kunne honorere I et konsortium kan deltagerne drage nytte af hinandens omsætning

22 Hvad er et konsortium? Et konsortium er en sammenslutning af flere virksomheder, som går sammen om at afgive tilbud på en rammeaftale Deltagerne i et konsortium hæfter solidarisk og der skal af deltagerne vælges en fuldmægtig i konsortiet der tegner rettigheder og pligter overfor SKI En hovedleverandørs anvendelse af underleverandør(er) er som udgangspunkt ikke et konsortium. Hovedleverandøren hæfter derfor alene i forhold til rammeaftalen, og underleverandørens eventuelle manglende efterlevelse af deres forpligtelser er således alene hovedleverandørens problem.

23 Vejledning til konsortiedannelse Se vejledning om konsortiedannelse via følgende link: s/generelle_publikationer/vejledning_til_ konsortiedannelse.pdf

24 Aftale- og bilagsstruktur Aftalen (mellem SKI og leverandøren) med underbilag Bilag I: Bilag II Bilag III Bilag IV Bilag V Bilag VI 24. oktober Kundeliste Rapportering Substitution og Prisregulering E-katalog CSR Konsortiedeltagere Bilag VII Rammeaftalen (mellem Kunden og Leverandøren) med underbilag Bilag A.1 Bilag A.2 Bilag B.1 Tilbudsliste 1 Bilag B.2 Tilbudsliste 2 Bilag B.3 Tilbudsliste 3 Generelle mindstekrav Mindstekrav for miljø, energi og arbejdsmiljø Bilag B.4 Tilbudsliste 4 Bilag C Tilslutningsaftale for selvejende uddannelsesinstitutioner

25 PAUSE

26 Sådan byder du ind på rammeaftalen/ethics v/ Carsten Pedersen (inno:vasion) Sådan afgiver du bud ved E- auktionen/ethics v/ Carsten Pedersen (inno:vasion)

27 Tidsplan og spørgsmål

28 Tidsplan Udbud offentliggøres Tilbudsfrist E-Auktion Tildeling 14. oktober 18. november 6. december 9. december (forventet dato) 3. januar 2014 (forventet dato) Ikrafttrædelse 5. februar 2014

29 Spørgsmål til udbudsmaterialet i tilbudsfasen og ETHICS Generelle tekniske spørgsmål vedr. ETHICS til: Kundeservice (tlf: , kundeservice@ski.dk) Spørgsmål til selve udbudsmaterialet stilles skriftligt via ETHICS Spørgsmål anonymiseres og spørgsmål/svar offentliggøres løbende i ETHICS Spørgefrist den 5. november 2013 jf. udbudsbetingelserne

30 TAK FOR I DAG OG GOD ARBEJDSLYST!