EVALUERINGSRAPPORT DOSECAN GULDBORGSUND KOMMUNE APRIL 2016 RAPPORT ER UDARBEJDET AF KVALITETESMEDARBEJDER LOTTE HJORT POULSEN
Indhold Indledning...3 Projektorganisering...3 Metode/implementering...3 Tidsplan...3 Dosecan i tal...4 Aktuel udfordring...5 Hypotese...5 Borger...6 Personale...7 Ledelsesopbakning...8 Teknik...8 Samarbejde med privat firma...9 Medieomtale...9 Samarbejdsparter...9 Økonomistuderende...9 Generel læring af projektet/ perspektiver fra projektet...10 Opsummering...10 Litteraturliste...12
Indledning Sundhed og Omsorg har i 2015 implementeret Dosecan i alle de udekørende grupper i hjemmeplejen. Målsætning var: - At gøre borgerne selvhjulpen i forhold til egen medicinering - At styrke den rehabiliterende indsats - At øge sikkerheden i forhold til korrekt medicinering - At reducere udgifterne til medicingivning Der blev indkøbt 100 Dosecan på baggrund af en rundspørge i distrikterne om, hvor mange borgere, der potentielt ville kunne anvende Dosecan. Denne evalueringsrapport er opbygget med beskrivelse af kerneområder fra projektet, efterfulgt af en række anbefalinger. Der er inddraget data fra spørgeskema-undersøgelse blandt medarbejdere, borgere og projektlederes dataindsamling fra projektet. Projektorganisering Projektet blev organiseret med en fuldtidsansat projektleder og en distriktsleder som projektejer. Ledergruppen i Sundhed og Omsorg har fungeret som styregruppe. Metode/implementering I implementeringen er der taget afsæt i domino metoden, som betyder, at der kobles en gruppe på ad gangen, og der har således været mulighed for at vurdere, hvordan projektet forløb og lave justeringer undervejs, inden den næste gruppe kobles på projektet. Anbefalinger I forhold til dette projekt og lignende projekter, hvor det ikke er nødvendigt at rulle ud i hele organisationen på en gang, vurderes det som en egnet metode, fordi der kan justeres undervejs. Tidsplan Der var afsat 6 måneder til projektet, der viste sig hurtigt at være for kort tid, da der ved opstart var tekniske udfordringer, som betød forsinkelse, og selve implementeringen har taget længere tid end forventet. Der er fra projektets start ikke taget stilling til, hvordan projektet skal overgå til drift. Dette er gjort efter projektet har kørt i 1 år. Projektet har kørt i alt i 1½ år. Anbefalinger At der ved lignende projekter allerede fra start laves en plan for, hvordan projektet skal overgå til drift. 3
Dosecan i tal Antal afprøvet Dosecan i hele projektforløbet i 2015 113 Antal Dosecan i drift 60 Antal borgere der har haft Dosecan, men ikke kan betjene Dosecan 24 Antal borgere der klarer sig selv efter at have haft Dosecan i en periode 24 Antal borgere der har haft Dosecan, men som er afsluttet pga. flytning eller andet 5 Akutte opgaver med Dosecan i tal Gennemsnitligt antal alarmopkald pr. Dosecan på et år, af en varighed på ca. 10 9 minutter Gennemsnitligt antal akutbesøg pr. Dosecan på et år af ca. 30 minutters varighed 1 Disse beregninger er lavet på baggrund af de 113 Dosecan der har været afprøvet. Udgifter i kroner Indkøb af 100 Dosecan incl. 3 års abonnement 450.000 Telefoner i alt 18 stk. af 2295,00 kr. stykket 41.310 Cover til telefoner 2701 Højtaler 10 stk. 632 USB stik og Jack stik 10 stk. 3552 Løn til projektleder (9. mdr. fuldtid, fordelt på 1½ år) 295.908 Kørsel 6889 Udgifter i alt 800.992 Alle udgifter er uden moms og er finansieret af ældrepuljemidler. Hvad er sparet i projektet Gennemsnitligt antal sparet besøg pr. Dosecan pr. dag på et år 2 stk. Besparelse i kr. på et år pr. Dosecan med 2 sparet daglige besøg 24.076 Besparelse på de 24 borger der nu klare sig selv 577.824 Besparelse i kr. på 60 Dosecan et helt år 1.444.560 Besparelse i alt 2.022.384 Alle tal er opgjort i februar 2016 4
Ved opstart af projektet var en forventning om 2.200.000 kr. pr. år fra 2016. I besparelsen er ikke medregnet sparet vejtid, som vurderes kan variere væsentligt. I udgifterne er ikke medregnet akut opgaver med Dosecan. Den reale besparelse vil først vise sig, når de 60 Dosecan har været i drift et helt år. Dosecan er opstartet løbende i 2015, så besparelsen forventes at vise sig i 2016. Aktuel udfordring Ved opgørelsen i februar 2016, var der 40 Dosecan der ikke var i drift, hvilket betyder der lige nu er en aktuel udgift. Udgifter til en Dosecan der ikke er i drift i 3 år 4500 Udgifter til 40 Dosecan der ikke er i drift i 3 år 540.000 Besparelses potentiale på 40 Dosecan i 3 år 2.889.120 Ledergruppen i Sundhed og Omsorg, arbejder aktuelt på at alle 100 Dosecan skal i drift. Der er udarbejdet procedure på Dosecan, hvor ansvaret for at Dosecan kommer i drift er et fællesanliggende mellem myndigheden, hjemmeplejen og sygeplejen. Der startes endvidere op med Dosecan, hos borgere der er på midlertidig døgnophold eller rehabiliterings ophold. Hypotese Her en beregning på, hvad den forventede besparelse ville være med 100 Dosecan i drift i 3 år, og hvor det antages, at Dosecan og telefoner med videre har en levetid på 3 år. Beregningerne er baseret på, at hver Dosecan gennemsnitlig er opsat hos 2 forskellige borgere på et år og der er afsat ½ time til opsætning af Dosecan samt borgeren gennemsnitlig får 10 minutters ekstra besøg pr. dag i 14 dage i forbindelse med oplæring. Udgifter i kroner Indkøb af 100 Dosecan incl. 3 års abonnement 450.000 Telefoner med tilbehør 44.011 Højtaler, USB Stik, Jack stik (tilbehør til Dosecan) 4184 Personale udgifter pr. år på en Dosecan 2247 Personale udgifter pr. år på 100 Dosecan 224.700 Personale udgifter på 3 år med 100 Dosecan 674.100 Udgifter i alt til indkøb og personale i 3 år 1.172.295 5
Besparelses potentiale Besparelse pr. Dosecan på 1 år 24.076 Besparelse på 100 Dosecan på 1 år 2.407.600 Besparelse på 100 Dosecan i 3 år 7.222.000 Forventet besparelse med 100 Dosecan i drift på 3 år 6.049.705 Borger Der er 113 borgere der i projekt perioden har haft Dosecan i aldersgruppen fra 50 år til 98 år. Det er borgere, der forinden har fået hjælp til medicingivning fra under 1 måned til 5 år. Blandt borgerne er der en overordnet tilfredshed med Dosecan, og en oplevelse af at Dosecan er let anvendelig. Borgerne oplever, at have fået tilstrækkelig tid til oplæring. Ca. halvdelen af borgerne oplever, at have fået en mere fleksibel hverdag - dette til trods for at alle ikke har fået eller ikke kan huske, de har fået informationer om Dosecan s mobile funktion. Ca. halvdelen af borgerne oplever, at Dosecan hjælper dem til at huske medicinen, hvilket må betragtes som en lille del når et af målene var øget medicinsikkerhed. Der har i projektet ikke være muligt at lave en valid registrering af, hvor meget medicin der ikke var taget. Enkelte gange er det indberettet som en utilsigtet hændelse, andre gange kan der findes et journal notat om borger ikke har fået sin medicin. I personalets vurdering af kvaliteten og sikkerheden af Dosecan, siger 54 % at Dosecan kun i nogen grad har øget sikkerheden. Ca. halvdelen af borgerne beskriver en bekymring, om eksempelvis tidlig opsporing af sygdomme ikke sker, når hjemmeplejens personale ikke kommer dagligt, og opleves dermed som en kvalitets forringelse. Generelt har der været en bekymring for Dosecan blandt borgerne. Det vurderes, det skyldes manglede kendskab til Dosecan og bekymring for at miste de daglige besøg fra hjemmeplejen. Til håndtering af den modstand, der har været fra borgerne, har det været en stor støtte for personalet, at der politisk har været taget stilling til, at Dosecan ikke er frivilligt for borgene, men det servicetilbud der er, hvis borgeren kan betjene Dosecan. Nogle borgere har oplevet, at det ikke har givet mening at skulle have Dosecan, bl.a. i forhold til at træne og opnå nye færdigheder - med det mål at blive mere selvhjulpen (Kristiansen og Nielsen, 2015). Borgere med demens, nedsat syn og hørelse har haft særligt svært ved at anvende Dosecan. Firmaet Dosesystem har forbedret lyden, og det er nu muligt at koble højtaler 6
på Dosecan, hvilket har betydet, at flere borgere med nedsat hørelse kan anvende Dosecan. Anbefalinger At personalet hjælper borgere med kontakt til frivillige, som måske kan erstatte det tab borgerne oplever ved ikke længere at have daglige besøg af hjemmeplejen. At der forsat er fokus på kvalitet og sikkerhed i forhold til medicinering, det kunne være en opgave der lå i både de lokale og det centrale kvalitetsudvalget. Det kunne ligeledes være et område det tænkes ind i de kommende telemedicinske løsninger med virtuel kommunikation. At der ved indførelse af lignende kommunale tiltag, tages stilling til, om det er frivilligt for borgeren eller om det er det service tilbud der er i Guldborgsund Kommune, hvis borgeren kan anvende det. Personale Gruppeleder og 5 medarbejdere pr. gruppe, har deltaget i en spørgeskema-undersøgelse i forhold til implementeringen. Spørgeskemaet blev sendt ud til 112 ledere og medarbejdere, der var en svarprocent på 54 %. Hovedpointerne fra undersøgelsen er: Information, implementering og oplæring af medarbejdere, forløb tilfredsstillende og har givet en tryghed i forhold til at kunne anvende Dosecan. Der opleves mangel på skriftlig materiale, der understøtter projektet i form af procedure, visitationskriterier med videre. Disse har været tilgængelige i grupperne i papirformat, men har ikke været tydelig nok. Det efterlyste materiale er nu tilgængeligt i KVAS. Det har vist sig svært med sidemandsoplæring intern i grupperne, når projektet har kørt et stykke tid sidemandsoplæringer har fundet sted i begrænset omfang. Der er udsendt nyhedsbreve hver 2. til 3. måned til distriktsleder og gruppeledere, der skulle distribuere det til medarbejderne. Der er en stor del af medarbejderne, der ikke har set eller er bekendt med nyhedsbrevet. Hvor i denne arbejdsgang, det ikke har virket, er ukendt, eller om informationen om Dosecan er druknet i en mængde andre informationer. Der har blandt personalet været en stor bekymring/modstand for Dosecan. Det går bl.a. på, det er synd for borgerne at blive pålagt at skulle have Dosecan. Personalet oplever, at det ikke giver mening, når det der kun spares 5 minutter pr. besøg, og der ses begrænset kobling i forhold til, at Dosecan er et led i rehabilitering. Noget af modstanden er reduceret i takt med Dosecan har fungeret hos borgere, hvor personalet ikke forventede succes. 7
Anbefalinger Det anbefales, at der ved projektets opstart er en plan for, hvordan modstand forsøges forebygges, og en plan B som kan tages i anvendelse, hvis modstanden får betydning for om projektet kan nå målene. Ved lignende projekter anbefales det at diverse skriftligt materiale er tilgængeligt på KVAS, måske i en særlig projekt- mappe. Nyheder om projektet vurderes at være væsentlig, så medarbejderne oplever at være informeret men om det skal formidles på anden vis end nyhedsbrev må overvejes. At der ved lignende projekter er et skriftlig arbejdsfordeling mellem projektledelse og gruppeleder, og derved er klarhed over hvem der eksempelvis er ansvarlig for sidemandsoplæring. Ledelsesopbakning I undersøgelsen blandt medarbejderne svarer 40 %, at de har oplevet deres leder har bakket op om projektet. Det må betragtes som en relativ lille ledelsesopbakning til et politisk vedtaget projekt. At ledelsesopbakning har stor betydning for, hvordan implementeringen forløber, er også projektleders erfaring Anbefalinger At gruppeleder deltager sammen med medarbejderne ved introduktion og oplæring, og derved selv har et godt kendskab til projektet. At gruppeleder indgår i løsningen af diverse problemer, der opstår i et projekt som dette. At planlægger har en stor rolle ved lignende projekter, da de ofte har et meget stort kendskab til gruppen og borgerne, hvilket er til stor hjælp i projekter som dette. At der ved lignende projekter etableres en følge gruppe med både ledelse - og medarbejder- repræsentanter, for at sikre et større ejerskab af projektet, samt for at følge gruppen kan bidrage til at italesætte projektet. Teknik Teknikken har haft en stor rolle i projektet, og der har vist sig en del udfordringer. Ved projektets opstart viste det sig at de smartphones, der allerede var i anvendelse ikke kunne anvendes som backup telefon. Problemet blev løst ved, at nogle nyere allerede indkøbte smartphone blev taget i brug. Der har i hele projektet og er forsat, problemer med opkoblingen til backup telefonerne slår fra, og dermed modtages alarmer ikke. Det har indtil nu ikke været muligt at løse problemstillingen. Derfor har det været nødvendigt at indføre en ekstra arbejdsgang for at have den størst mulige sikkerhed. Aktuelt at Guldborgsund Kommunes IT afdeling koblet på og forsøger at løse problemstillingen. 8
Anbefalinger Det anbefales i lignende velfærdsteknologiske projekter, at der er en fast tilknyttet medarbejder med tekniske kompetencer, som kan vurdere produktet inden en investering og være teknisk support i projektet. Samarbejde med privat firma Guldborgsund Kommune var den første kommune, der startede med Dosecan i hjemmeplejen. Det har betydet, at Guldborgsund Kommune har haft stor indflydelse på udviklingen af Dosecan. Det har også betydet, at Guldborgsund Kommune har taget en del af de tekniske problemer, der har været med produktet, og det har helt klart givet mere arbejde og frustration blandt medarbejderne. Anbefalinger Der er en vurdering af fordele og ulemper ved at købe et helt nyt produkt. Medieomtale Ved opstart af projektet var der en del interesse fra medier både lokalt og nationalt. Der har været artikler i den lokale ugeavis, Folketidende, Sygeplejersken, Børsen, Frederiksborg Amts Avis og Ingeniøren Der var omtale på følgende hjemmesider KL og DenOffentlige.dk Der blev produceret en lille film i samarbejde mellem Kommunikations-afdelingen, projektleder og en borger. Filmen var en demonstration af, hvordan Dosecan virker. Filmen blev produceret med det formål, at skulle vises til politikkerne i Guldborgsund Kommune. Den er efterfølgende også anvendt i undervisningen af personale og til undervisning på den lokale SOSU skolen. Samarbejdsparter Guldborgsund Kommune har i projektet haft sparring med Aabenraa Kommune, som var den første kommune, der startede Dosecan op på et plejecenter. Der har løbende været kontakt til andre kommuner, som overvejer at købe Dosecan, disse kommuner har været interesseret i Guldborgsund Kommunes erfaringer. Projektleder har været på SOSU skolen i Nykøbing F og informere om projektet, og har deltaget i Ældrerådet/ældresagens tema eftermiddag om sikker medicinering. Økonomistuderende En gruppe studerende fra Københavns Universitet, Økonomisk institut, har udarbejdet en opgave med data fra Dosecan projektet. Opgaven var en del af kurset Produktivitetspolitik på kandidatdelen i Økonomi på Københavns universitet. 9
I denne evalueringsrapport er inddraget data fra opgaven, helt præcist deres spørgeskemaundersøgelse lavet blandt borger, der har Dosecan(Kristiansen og Nielsen, 2015). Generel læring af projektet/ perspektiver fra projektet Niveauet i forhold til IT kompetencer Der er i Guldborgsund Kommune en strategi i forhold til velfærdsteknologi og telemedicin, som betyder at det kommer til at fylde meget i medarbejdernes daglige arbejde. Projektet har vist, at der blandt medarbejderne er meget stort niveau-forskel i IT og teknologiske kompetencer. Der anbefales derfor, at være et opmærksomheds punkt i kommende velfærdsteknologiske projekter, samt fokus på om der specifikt er behov for at udvikle medarbejdernes IT kompetencer. Dokumentation Der er en generel usikkerhed i forhold til dokumentationen og systematikken i det, i forhold kvalitet og sikkerheden for borgeren. Det er et område der aktuelt arbejdes med via KVAS. Dosisdispensering Anvendelsen af dosisdispensering til borgere i et medicinsk stabilt forløb er brugt i Guldborgsund Kommune længe, ikke desto mindre er der indtil flere borgere(medicinske stabile), der har været inkluderet i projektet der får deres medicin dispenseret af kommunens personale. Der vurderes et potentiale for at flere borgere kan komme på dosisdispensering, og derved frigive resurser til andre opgaver. Distriktsleder og gruppeleder er informeret om potentialet for flere borgere kan overgå til dosisdispensering, og lederne arbejder kontinuerligt videre i samarbejde med SSA og sygeplejersker på at flere borgere kan overgå til dosisdispensering. Opsummering Har projektet nået målsætningen? I forhold til at gøre borgerne selvhjulpen ved egen medicinering, er 21% af de inkluderet borgere blevet helt selvhjulpne og 53 % er blevet selvhjulpen med Dosecan. Det betyder, at 74 % af de inkluderede borgere, er mere selvhjulpen end inden projektet. Dosecan vurderes at have styrket den rehabiliterende indsats, i og med at 74 % af borgerne er blevet mere selvhjulpen end inden projektet. Det skal dog bemærkes at nogle af de inkluderet borgere har modtaget hjælp til medicingivning i 5 år, men via træning/ rehabilitering med Dosecan varetager de nu selv medicinering. Der vurderes således et potentiale for flere borgere kan klare flere ting selv via rehabilitering. 10
I forhold til at Dosecan skulle give en større sikkerhed for korrekt medicinering, er det ca. halvdelen af borgerne og personalet der oplever at sikkerheden og kvalitet er øget med Dosecan. Der er således forsat en udfordring i forhold til at sikre korrekt medicinering, så det anbefales at der forsat arbejdes med det i kommunen. Der er sket en reduktion i udgifterne til medicingivning, på 2.022.383 kr.(se økonomi afsnit). Det er dog ikke alle de 60 Dosecan, der har været i drift i et helt år, da opstart er sket løbende i 2015. Besparelsen vil således først vise sig 2016. Der blev ved projektets opstart vurderet at 100 borgere ville kunne anvende Dosecan og besparelses potentialet var således 2.200.000 kr. Det har på nuværende tidspunkt ikke været muligt at få alle de 100 Dosecan i drift, hvilket bl.a. skyldes personalet har fundet det ganske vanskeligt at finde egnede borgere. Fremadrettet bliver det en fælles opgave mellem udfører delen og myndigheden. Der er også aktuelle planer om borgere, der er på midlertidig døgnophold og rehabilitering skal starte op med Dosecan der - som et led i den rehabiliterende indsats. Så forhåbentlig vil de 100 Dosecan være i drift i løbet af 2016, men en fælles indsats fra personalet i Sundhed og Omsorg 11
Litteraturliste Kristensen Caroline Tøxen og Nielsen Henriette Nylander(2015)Den helt rigtige dosis, Produktivitetspotentialet ved implementering af Dosecan i hjemmepleje og plejecentrene. 12