VIBORG KOMMUNE [PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRING] Viborg Kommunes overordnede regelsæt for økonomistyring.

2012 VIBORG KOMMUNE [PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRING] Viborg Kommunes overordnede regelsæt for økonomistyring.

Indholdsfortegnelse. Afsnit 1 GENERELT side 3 1.1 Lovgrundlag side 3 1.2 Formål side 3 1.3 Bilag side 3 1.4 Gyldighedsområde side 3 2 AJOURFØRING side 3 2.1 Selve regelsættet side 3 2.2 Bilag til regelsættet side 4 2.3 Revision side 4 3 ANSVAR OG KOMPETENCE side 4 3.1 Overordnet ansvars- og kompetencefordeling side 4 3.2 Udpegning af budgetansvarlige side 4 3.2.1 Ledelsestilsyn side 4 3.3 Anvisning, attestation og underskriftskompetence side 4 3.3.1 Ansvar for attestation side 5 3.3.2 Ansvar ved anvisning (budgetansvar ledelsestilsyn) side 5 3.3.3 Anlægsarbejder side 5 3.3.4 Underskriftskompetence side 5 3.4 Økonomiske dispositioner svig side 6 4 ØKONOMISTYRING side 6 4.1 Formål udgangspunkt side 6 4.2 Myndighed side 6 4.3 Driftsbevillinger side 6 4.4 Anlægsbevillinger side 7 5 SAMSPILLET MELLEM DET ENKELTE UDVALG OG INSTITUTIONER M.M. UNDER UDVALGETS ANSVARSOMRÅDE. side 7 5.1 Byrådets styring side 7 5.2 Organisering af Økonomistaben side 7 5.3 Ledelsestilsyn side 8 6 BUDGET side 8 6.1 Budgetlægning side 8 6.2 Tids- og aktivitetsplan side 8 6.3 Overførselsadgang side 8 7 REGNSKAB side 9 7.1 Årsregnskab side 9 7.2 Tids- og aktivitetsplan side 9 7.3 Halvårsregnskab side 9 7.4 Anlægsregnskaber side 9 8 BOGFØRING side 10 8.1 Grundlaget generelt side 10 8.2 Bogføringsgrundlaget specifikt side 10 8.3 Bogføringsproces side 10 8.4 Arkivering og genfinding side 10 8.5 Interne kontroller side 10 9 KASSEVIRKSOMHED,FINANSIEL POLITIK side 10 9.1 Overordnet side 10 9.2 Modtagelse af værdiforsendelser side 11 side 1

9.3 Betalingsformidling side 11 9.4 Kreditkort side 11 9.5 Kontokort side 11 9.6 Netbank side 12 9.7 Forskudskasser kontooprettelse og udstedelse af hævekort side 12 9.8 Leverandørregister side 12 9.9 Kassefunktion side 12 9.10 Mellemregningskonti og statuskonti i øvrigt side 12 9.11 Finansiel politik side 13 9.12 Leasingpolitik side 13 10 DEBITORPLEJE side 13 11 TRANSPORTER, GARANTIFORPLIGTELSER OG EVENTUALRETTIGHEDER, SIKKERHEDSSTILLELSE, OPBEVARING OG REGISTRERING AF MIDLER side 13 11.1 Transporter side 13 11.2 Garantiforpligtelser og eventualrettigheder side 13 11.3 Sikkerhedsstillelse side 13 11.4 Opbevaring og registrering af midler side 13 12 ANVENDELSE AF IT-SYSTEMER side 13 12.1 Generelt side 13 12.2 Styring af IT ind- og udbetalingssystemer side 13 12.3 Systemansvarlig side 14 12.4 NemKonto side 14 12.5 Interne kontrolforanstaltninger side 14 13 INDKØBSPOLITIK side 14 14 FORSIKRINGSPOLITIK side 14 side 2

1 GENERELT. 1.1 Lovgrundlag. Principper for økonomistyring er Viborg Kommunes overordnede regelsæt for økonomistyring. Regelsættet er den praktiske udmøntning af styrelseslovens 42, stk. 7 om at, Kommunalbestyrelsen fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles den kommunale revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft. men det er også en del af grundlaget for Økonomiudvalgets indsigt i og ansvar for - kommunens økonomiske forhold jfr. kravene i den kommunale styrelseslov og Viborg Kommunes styrelsesvedtægt. 1.2 Formål. Formålet med regelsættet er at sikre: Effektiv styring af Viborg Kommunes økonomi. Korrekt og effektiv administration af kommunens kasse- og regnskabsvæsen. Præcisering af budgetansvar og økonomisk ledelsestilsyn. Tilstrækkelige interne kontroller, som tager udgangspunkt i en afvejning mellem væsentlighed og risiko. Regelsættet tager udgangspunkt i Viborg Kommunes overordnede organisation, med udstrakt delegering af kompetence og ansvar til de enkelte chefer og ledere og skal derfor utvetydigt beskrive ansvar og kompetence for så vidt gælder kasse- og regnskabsvæsen. Regelsættet tager endvidere udgangspunkt i Viborg Kommunes ledelsesgrundlag. 1.3 Bilag. Uddybende bilag i mere detaljeret grad beskriver hvorledes det overordnede regelsæt udmøntes i praksis. 1.4 Gyldighedsområde. Gyldighedsområdet er hele Viborg Kommunes virksomhed herunder også eksterne institutioner (og eksterne virksomheder) hvor regnskabsfunktionen varetages af Viborg Kommune. 2 AJOURFØRING. 2.1 Selve regelsættet. Dette regelsæt skal afspejle Viborg Kommunes politiske beslutninger omkring den økonomiske styring og der er derfor fastsat følgende ansvarsfordeling for vedligeholdelse og ajourføring. Byrådet godkender Principper for økonomistyring. Økonomidirektøren er ansvarlig for at vedligeholde reglerne. Økonomidirektøren er endvidere ansvarlig for i form af bilag - at fastlægge regler og mindstekrav til kontrolforanstaltninger på områder af principiel betydning. side 3

Redaktionelle ændringer, som ikke ændrer de grundlæggende principper i regelsættet, kan foretages af Økonomidirektøren. Ændringer som naturligt afspejler konsekvensen af politiske beslutninger kan ligeledes ændres af Økonomidirektøren. Såfremt der er tale om reelle ændringer, er Økonomidirektøren ansvarlig for at disse gennem direktionen forelægges Økonomiudvalget og Byrådet til godkendelse. Økonomidirektøren har ansvaret for at der tages initiativ til, at ajourføringer i regelsættet og tilhørende bilag, formidles til relevante parter i organisationen. Økonomidirektøren er ansvarlig for at regelsættet med tilhørende bilag er tilgængelig for brugerne. Regelsættet vil som minimum være tilgængeligt på Viborg Kommunes intranet. Budgetansvarlige for de enkelte aktivitetsområder/afdelinger har ansvaret for udarbejdelse af uddybende bestemmelser i form af forretningsgangsbeskrivelser m.v. og skal kontrollere, at de fastsatte forretningsgange og kontrolforanstaltninger efterleves og vedligeholdes. 2.2 Bilag til regelsættet. På en række områder forudsætter regulativet, at der udarbejdes detailregler i form af bilag. Ajourføring af bilag godkendes af Økonomidirektøren. 2.3 Revision Kommunens revision skal have tilsendt regulativet - og løbende ændringer til regulativet - samt bilag inden de sættes i kraft. 3 ANSVAR OG KOMPETENCE 3.1 Overordnet ansvars- og kompetencefordeling. Den Kommunale styrelseslov. Viborg Kommunes styrelsesvedtægt. 3.2 Udpegning af budgetansvarlige. Direktionen i Viborg Kommune har ansvaret for, at der udpeges hvilke af kommunens ansatte der er budgetansvarlige. Til hver enkelt konto i Viborg Kommunes økonomisystem knyttes elektronisk en budgetansvarlig. 3.2.1 Ledelsestilsyn. Som budgetansvarlig er man forpligtet til at udføre et aktivt ledelsestilsyn. Ledelsestilsynet omfatter både løbende budgetkontrol (herunder anvisning) og afprøvning af rigtigheden af selve bogføringen. Opgaven er nærmere beskrevet i afsnit 5.3. Til toppen. 3.3 Anvisning, attestation og underskriftskompetence. Anvisning foregår som integreret anvisning i form at et aktivt økonomisk ledelsestilsyn jfr. afsnit 3.2.1. Anvisningskompetencen er tillagt de budgetansvarlige. Ingen kan uanset beløbsstørrelse - hverken anvise eller attestere udbetalinger til sig selv. Den budgetansvarlige leder udpeger en eller flere ansatte medarbejdere til at attestere bilag indenfor eget ansvarsområde. side 4

I Viborg Kommunes økonomisystem sker der elektronisk attestation på det enkelte bilag og med den enkeltes unikke brugeridentifikation. Attestationsprocessen i Viborg Kommunes økonomisystem kan være opdelt i to arbejdsgange hhv. varemodtagelse og kontering. Disse 2 arbejdsgange kan udføres af såvel en som af to forskellige personer. Fælles for processen er, at de hver i sær er en forudsætning for, at der kan finde betaling sted for leverancen og der efterlades i begge situationer et utvetydigt revisionsspor i økonomisystemet. 3.3.1 Ansvar for attestation. Den budgetansvarlige leder udpeger jfr. afsnit 3.3 en eller flere ansatte medarbejdere til at attestere bilag Den der attesterer et bilag påtager sig ansvaret for: At kommunen har leveret eller modtaget den omhandlede ydelse eller vare, herunder kontrolleret at kvalitet, mængde, priser, rabatter, betalingsvilkår m.v. er som aftalt, samt sikret at indtægt eller udgift har hjemmel i gyldig beslutning og i øvrigt er i overensstemmelse med gældende forretningsgang for området. At hvis der er tale om en faktura denne opfylder standardbestemmelserne for fakturaindhold NEMhandel/Moderniseringsstyrelsen). At bilaget er forsynet med korrekt registreringskontonummer samt konteret i det rigtige regnskabsår. At attestationen i øvrigt finder sted i overensstemmelse med de nærmere regler i bilag for anvisning og attestation. 3.3.2 Ansvar ved anvisning (budgetansvar - ledelsestilsyn). Direktionen i Viborg Kommune er jfr. afsnit 3.2 bemyndiget til at udpege budgetansvarlige som samtidig bemyndiges til at anvise via ledelsestilsynsrapport. Ved anvisning påtager den anvisningsberettigede sig ansvaret for: At indtægten eller udgiften har hjemmel i gyldig beslutning og i øvrigt er i overensstemmelse med gældende forretningsgang indenfor området. At bilaget har hjemmel i bevilling /budget) At attestationsreglerne er overholdt. Vejledning for området kan findes i bilaget for anvisning og attestation. Den anvisningsberettigede har i øvrigt ansvaret for, at de attestationsbemyndigede ansatte gøres bekendt med gældende regler for Principper for Økonomistyring i almindelighed og for attestation i særdeleshed. 3.3.3 Anlægsarbejder. Reglerne for anvisning og attestation (Afsnit 3.3.1 og.3.3.2) finder også anvendelse i forbindelse med anlægsarbejder. Bevillingsreglerne for anlægsarbejder findes i afsnit 6.1 i Budget- og regnskabssystem for kommuner. 3.3.4 Underskriftkompetence. Tegningsberettigede i forbindelse med køb, salg og pantsætning af kommunens ejendom fastlægges jfr. 32 i den Kommunale Styrelseslov. side 5

3.4 Økonomiske dispositioner svig. Den påhviler den budgetansvarlige at føre tilsyn med at reglerne i Viborg Kommunes Principper for Økonomistyring med bilag for eget område overholdes mistanke om svig eller konstateret svig afrapporteres øjeblikkeligt til den budgetansvarliges chef. 4 ØKONOMISTYRING. 4.1 Formål udgangspunkt. Hovedmålet for den økonomiske politik for Viborg Kommune er, at der skabes grundlag for den nødvendige økonomiske frihed og handlekraft til at realisere den politiske vision for Viborg Kommune. Som redskaber til at gennemføre denne politik er dels de vedtagne budgetter, dels økonomistyringen på baggrund af budgetterne. 4.2 Myndighed. Byrådet er den øverste myndighed i den kommunale organisation og som følge heraf ligger (styrelseslovens 40) bevillingsmyndigheden hos Byrådet. Dette indebærer bl.a. at foranstaltninger, der ikke er bevilget i forbindelse med vedtagelsen af årsbudgettet, ikke må iværksættes, før Byrådet har meddelt den. Dog kan tiltag, der er påbudt ved lov eller lignende, påbegyndes uden Byrådets godkendelse, men bevillingen skal indhentes snarest muligt. 4.3 Driftsbevillinger. En samlet ramme for hvert politikområde. Bevillingsniveauet er fastsat til en nettobevilling pr. politikområde. Indenfor rammerne af denne nettobevilling har det respektive udvalg den fulde dispositionsfrihed med respekt for forudsætningerne i budgettet. Det indebærer, at der kan foretages omplaceringer mellem de enkelte institutioner indenfor politikområdet, ligesom der kan foretages omplaceringer mellem løn og andre udgifter. Det enkelte politikområde udgør således en stor pose penge, hvilket giver mulighed for, at udvalgene kan delegere den økonomiske kompetence til lederne af institutioner m.v. i form af en række mindre pengeposer. Omplaceringer inden for eller mellem bevillinger. I forbindelse med vedtagelsen af årsbudgettet har Byrådet samtidig bemyndiget udvalgene til at administrere de opgaver, der er henlagt til udvalget, inden for de rammer, der er fastsat i driftsbudgettet. Det betyder, at udvalgene skal tilrettelægge en økonomisk styring der tilgodeser, at eventuelle merudgifter/mindreindtægter på et område kan finansieres af mindreudgifter/merindtægter inden for samme bevilling, d.v.s. politikområde. For at sikre, at den samlede finansielle stilling, som er besluttet fastlagt i budgettet, kan opretholdes, må eventuelle ønsker om merudgifter som udgangspunkt finansieres med mindreudgifter inden for samme politikområde. Og hvis dette ikke kan gennemføres må udvalget pege på mindreudgifter inden for andre af udvalgets politikområder (hvis udvalget har ansvaret for mere end et politikområde), således at disse ændringer ikke påvirker kassebeholdningens størrelse. Ønsker om flytninger af beløb mellem 2 politikområder - og dermed bevillinger skal godkendes af Økonomiudvalget. Det samme gælder ønsker om flytninger mellem serviceudgifter og udgifter til indkomstoverførsler. Overførsel mellem årene. Som udgangspunkt bortfalder driftsbevillingerne fra budgettets vedtagelse ved udløbet af regnskabsåret. Men for at kunne gennemføre en mere hensigtsmæssig økonomisk disponering i udvalgene gives mulighed for, at udvalgene kan søge bevilling ved byrådsbeslutning til at overføre såvel mindre udgifter som merudgifter til efterfølgende år. side 6

Tillægsbevillinger med kasseforbrug. Hvis det ikke er muligt at finansiere et udvalgs ønske om tillægsbevilling med en tilsvarende kompenserende bevilling fra en andet politikområde kan det som sidste mulighed blive nødvendigt at søge bevilling ved byrådsbeslutning til finansiering ved forbrug af kassebeholdningen. Budgetopfølgning. For til stadighed at sikre kommunens økonomiske balance er det vigtigt, at alle udvalg på de samme tidspunkter - Tidsplan for budgetopfølgning - af året fremlægger en vurdering af det forventede regnskabsresultat for året med angivelse af såvel forventede mer- som mindreudgifter, således der overordnet og samlet kan ske en vurdering af finansieringsmulighederne inden for årsbudgettet. 4.4 Anlægsbevillinger. Et anlægsarbejde må først sættes i gang, når der er truffet beslutning om anlægsbevilling i Byrådet på et specifikt projekt. Finansieringen af et anlægsprojekt tager normalt afsæt i et rådighedsbeløb, som er optaget i det godkendte budget evt. inkl. overslagsår hvis projektet strækker sig over flere år. Reglerne omkring anlægsbevillinger findes i afsnit 6.1 Budget- og regnskabssystem for kommuner. I forbindelse med ansøgning om anlægsbevilling skal udvalget redegøre for, i hvilket omfang anlægsprojektet medfører afledte driftsudgifter/- indtægter, og hvorledes udvalget vil foreslå disse finansieret. 5. SAMSPILLET MELLEM DET ENKELTE UDVALG OG INSTITUTIONER M.M. UNDER UDVALGETS ANSVARSOMRÅDE. 5.1 Byrådets styring. Byrådets bevillinger til de enkelte politikområder følges op med en tilsvarende videre delegation af bevillingerne til de enkelte institutioner, afdelinger, forvaltninger og andre naturlige enheder. Disse decentrale enheder sammenfattes i det følgende under benævnelsen institutioner. Denne videre delegation er i overensstemmelse med ledelsesgrundlaget for Viborg Kommune, hvor der lægges afgørende vægt på central styring decentral ledelse. De enkelte udvalg har kompetencen til at fastsætte de konkrete regler for den økonomiske decentralisering ud fra følgende hovedprincipper: 1. Én pose penge til den enkelte institution, d.v.s. ingen adskillelse mellem løn og andre udgifter. Og posen gøres op netto. 2. Der anvendes lønsumsstyring. 3. Der er overførselsadgang mellem årene for såvel mer- som mindreudgifter. Lønsumsstyring indebærer, at den budgetansvarlige, f.eks. institutionslederen, har ansvaret for overholdelse af lønsummen i modsætning til at overholde en given personalenormering. Derved opnås en højere fleksibilitet i forbindelse med bl.a. sammensætningen af personalet, ligesom der er frihed til at løse problemer i forbindelse med eksempelvis længerevarende sygdom på forskellig vis. Den enkelte institution vil i disse tilfælde modtage dagpengerefusion, og afhængig af den konkrete situation kan institutionen vælge at ansætte en vikar, at fordele merarbejdet på allerede ansatte medarbejdere eller helt/delvis undlade disse tiltage, hvis arbejdssituationen og den økonomiske situation for institutionen tilsiger dette. 5.2 Organisering af Økonomistaben. Den fælles stabsfunktion økonomistaben har overfor direktionen ansvaret for det strategiske og sammenfattende økonomiarbejde. Dette indebærer især et overordnet ansvar for sammenhængen mellem budgetlægning og budgetopfølgning samt økonomisk ledelsesinformation til hele organisationen. side 7

5.3 Ledelsestilsyn. Den budgetansvarliges ansvar - ledelsestilsyn: Den budgetansvarlige skal gennemføre det nødvendige ledelsestilsyn. Ledelsestilsynet skal udføres kontinuerligt, således at der til stadighed er overblik over den økonomiske udvikling inden for ansvarsområdet. Ledelsestilsynet består bl.a. af: Sikring af, at der ikke disponeres ud over det korrigerede budget. Budgetopfølgning Kontrol med bogføringer Kontrol med statusafstemninger Tilsyn med de decentrale institutioner samt med selvejende institutioner med driftsoverenskomst Dokumentation af det gennemførte ledelsestilsyn. Sikring af, at kommunens retningslinier for bogføring m.v. overholdes. Ledelsestilsynet gennemføres via facilitet i kommunens økonomisystem, hvor der genereres dynamisk ledelsestilsynsrapport på Prisme Portal. At ledelsestilsynsrapporten er dynamisk skal forstås, at man kan følge forbruget helt fra øverste niveau ned til den enkelte faktura eller budgetindberetning. Det er på denne dynamiske ledelsestilsynsrapport, at den budgetansvarlige skal foretage anvisning der henvises til afsnit 3.3.2.vedrørende ansvar ved anvisning. Anvisning af ledelsestilsynet skal ske senest den 20. i hver måned. Via ledelsestilsynsrapporten kan den budgetansvarlige foretage stikprøvekontrol samtidig med varetagelsen af ledelsestilsynsopgaven. Der henvises til afsnit 8.5 vedr. retningslinjer for kontroller. Den budgetansvarlige dokumenterer det gennemførte ledelsestilsyn elektronisk i økonomisystemet. Ledelsestilsynet kan ikke uddelegeres. Ledelsestilsynsrapporten kan på anfordring stilles til rådighed for andre end de budgetansvarlige. Vejledning til økonomisk ledelsestilsyn i Prisme Portal. 6. BUDGET. 6.1 Budgetlægning. Reglerne for udarbejdelse af hvert års budget findes Budget- og regnskabssystem for kommuner. 6.2 Tids- og aktivitetsplan. Økonomidirektøren er ansvarlig for, at der hvert år udarbejdes en tids- og aktivitetsplan for det kommende års budgetprocedure. Tids- og aktivitetsplanen skal godkendes af Økonomiudvalget. 6.3 Overførselsadgang. Rammerne for fastsættelse af overførselsadgang er besluttet i Økonomiudvalget. side 8

Alle overførsler fra ét budgetår til et andet skal godkendes af Byrådet i form af en tillægsbevilling. Opgørelse af den enkelte institutions overskud/underskud foretages af Økonomistaben i samarbejde med fagforvaltning og institution umiddelbart efter afslutningen af regnskabsårets supplementsperiode. 7. REGNSKAB 7.1 Årsregnskab. Kravene til regnskabsaflæggelsen er fastlagt af Økonomi- og indenrigsministeriet og fremgår af Kapitel 7 i Budget og regnskabssystem for kommuner. Årsregnskabet skal bl.a. indeholde: Opfølgning på mål, serviceniveau, særlige resultatkrav og indsatsområder samt rammer på de forskellige politikområder. Regnskabsopgørelse, balance, finansieringsoversigt og noter. Anvendt regnskabspraksis. Her til kommer yderligere en række obligatoriske oversigter og redegørelser jfr. afsnit 7.2 i Budget og regnskabssystem for kommuner. I forbindelse med regnskabsaflæggelsen udarbejdes der opgørelser over bevillingsmæssige overførsler af mer- eller mindreforbrug til efterfølgende regnskabsår. Årsregnskabet gøres tilgængeligt på www.viborg.dk 7.2 Tids- og aktivitetsplan. Økonomidirektøren er ansvarlig for, at der inden den 1. december udarbejdes en detaljeret Tids- og aktivitetsplan for den kommende regnskabsaflæggelse. 7.3 Halvårsregnskab. Kravene til aflæggelse af et halvårsregnskab er fastlagt af Økonomi- og indenrigsministeriet og fremgår af Afsnit 7.7. i Budget og regnskabssystem for kommuner. Halvårsregnskabet skal indeholde en række oversigter, der bl.a. tjener som grundlag for vurderingen af det forventede årsregnskab set i forhold til årsbudgettet eksempelvis: En regnskabsopgørelse, der i en kortfattet form viser kommunens udgifter og indtægter og giver en overordnet præsentation af halvårsregnskabet opgjort pr. 30. juni og det forventede årsresultat sammenholdt med det budgetterede. En regnskabsoversigt, der viser det forventede årsregnskab på bevillingsniveau. 7.4 Anlægsregnskaber. Der aflægges anlægsregnskaber for alle anlægsprojekter. Anlægsregnskaberne skal aflægges hurtigst muligt efter anlægsprojektet er afsluttet dog senest i forbindelse med regnskabsafslutningen. Økonomistaben er ansvarlig for udarbejdelse af retningslinjer for aflæggelse af anlægsregnskab. Den budgetansvarlige har ansvaret for at regnskabet aflægges. side 9

8 BOGFØRING. 8.1 Grundlaget - generelt. Kommunen skal følge god bogføringsskik og målet med bogføringen er at sikre en fuldstændig, nøjagtigt og rettidig registrering af alle transaktioner. Kommunens regnskab føres efter transaktionsprincippet, hvilket betyder, at bilag bogføres i det regnskabsår, hvori varen/tjenesteydelsen er leveret/modtaget. Bogføringssystemet skal sikre transaktionssporet (sammenhængen mellem de enkelte transaktioner og årsregnskabet) og kontrolsporet (dokumentation for den enkelte postering). 8.2 Bogføringsgrundlaget - specifikt. Bogføring finder sted på baggrund af elektroniske regnskabsbilag som er kontrollerede jfr. afsnit 3. 8.3 Bogføringsproces. Kommunens regnskabsføring (bogføring) skal ske løbende, dels af hensyn til mulighederne for effektiv budgetopfølgning, dels af hensyn til overholdelse af betalingsfrister m.m. Specielt for kontante transaktioner gælder, at bogføring skal finde sted samtidig med, at transaktionen effektueres. Bogføring skal som hovedregel finde sted decentralt - ved kilden d.v.s. i den enhed, som har disponeret. 8.4 Arkivering og genfinding. Al bilagsdokumentation opbevares i elektronisk form. Såfremt et regnskabsbilag (og underbilag) er indscannet, kan originalmaterialet principielt destrueres dette gælder også eventuelle underbilag til regnskabsbilagene. Såfremt regnskabsbilag og underbilag fortsat er papirbaserede, har den budgetansvarlige ansvaret for, at bilagsmaterialet opbevares forsvarligt og på en sådan måde, at genfinding er mulig, samt at kassation finder sted i overensstemmelse med Arkivloven, Statens Arkiver. 8.5 Interne kontroller. Den interne kontrol indgår som en naturlig del af det løbende ledelsestilsyn. Ledelsestilsynet er henført til den budgetansvarlige. Al intern kontrol skal finde sted med udgangspunkt i, at der skal være funktionsadskillelse mellem det udførende personale og det kontrollerende personale. Den interne kontrol omfatter tilsyn med at kommunens retningslinier for bogføring overholdes d.v.s. tilsyn med såvel bogføringstransaktioner som afstemninger af statuskonti. Tilsynet kan ske ved f.eks. udtagelse af et antal stikprøver. Specielt for personale, som gennem deres stilling eller funktion har særlige muligheder for at udøve svig, skal der tages initiativ til, at dette personale sikres mod uberettiget mistanke. Denne sikring kan f.eks. finde sted gennem udvidede kvalitetskontroller. Uanset beløbsstørrelse må ingen foretage udbetalinger til sig selv. Økonomistaben er ansvarlig for, at der udarbejdes retningslinjer for gennemførelse af interne kontroller. side 10

9 KASSEVIRKSOMHED, FINANSIEL POLITIK. 9.1 Overordnet. Ved kassevirksomhed forstås økonomiske transaktioner via pengeinstitutter herunder også kreditkort, samt kontante ind- og udbetalinger ved kommunens kontant kasser. Ved Finansiel Politik forstås styring af såvel låneportefølje som styring af likvide aktiver. 9.2 Modtagelse af værdiforsendelser. Værdiforsendelser skal oplistes dagligt på postindgangslister der underskrives af 2 personer. 9.3 Betalingsformidling. Økonomistaben er ansvarlig for kommunens løbende betalingsformidling. Bankkonti som skal anvendes indenfor kommunens virke må kun oprettes af Økonomistaben og skal oprettes under Viborg Kommunes cvr.nr. 29189846. Økonomidirektøren er bemyndiget til at oprette og ophæve konti i pengeinstitutter opgaven kan delegeres til andre ansatte efter økonomidirektørens vurdering. Økonomistaben udarbejder bilag til Principper for Økonomistyring samt forretningsgange på området. Ingen person må have eneprokura til kommunens konti i pengeinstitutter eller til IT-systemer til betalingsformidling. Undtaget her fra er IT-systemer med automatisk bogføring i økonomisystemet. Undtaget er endvidere konti hvorfra eventuel hævning (overførsel) kun kan finde sted til anden konto registreret under Viborg Kommunes cvr.nr. og som er underlagt prokura ud fra princippet 2 i forening. Alle ind- og udbetalinger skal principielt bogføres forinden eller senest i umiddelbar forlængelse af at de effektueres. Såfremt ind- eller udbetalinger ikke umiddelbart kan endelig bogføres, f.eks. på grund af manglende eller utilstrækkelig identifikation, skal beløbet midlertidigt bogføres på mellemregningskonto. Det påhviler den budgetansvarlige at sikre, at mellemregningsforholdet hurtigst muligt udlignes. 9.4 Kreditkort. I Viborg Kommune anvendes følgende korttyper: MasterCard Corporate Virtuelt Kan anvendes til at betale for varer og tjenesteydelser ved køb på internettet I Danmark og I udlandet hos de betalingsmodtagere, der tager imod MasterCard. Der er tale om en virtuelt kort der udleveres intet fysisk kort der udstedes alene kortnummer, udløbsdato og CVC-kode. MasterCard Corporate Card Kan anvendes som betalingskort og hævekort i Danmark og i udlandet. Betaling af varer og tjenesteydelser hos de betalingsmodtagere, der tager i mod MasterCard eller andre kort, der er tilsluttet MasterCard-systemet. Kortet kan bruges til at hæve kontanter i pengeautomater, der er tilsluttet MasterCard. Kortet kan endvidere anvendelse til at betale for varer og tjenesteydelser ved køb på internettet. Der udstedes et fysisk kort med pinkode. VISA/Dankort Kan anvendes som betalingskort og hævekort i Danmark og i udlandet. Kortet kan bruges til at hæve kontanter i pengeautomater herunder også udenlandsk valuta (i udlandet). Kortet kan endvidere anvendes til at betaling varer og tjenesteydelser ved køb på internettet. Der udstedes et fysisk kort med pinkode. side 11

Bilag med uddybende retningslinjer for erhvervelse og anvendelse af kreditkort 9.5 Kontokort. Den enkelte forvaltning kan beslutte, at institutioner og afdelinger kan tilslutte sig kontokortordninger for indkøb af varer til kommunale formål. Anmodning om udstedelse af kontokort skal i hvert enkelt tilfælde godkendes af direktøren eller en af direktøren udpeget person. Kontokortordningen skal oprettes i kommunens og institutionens/afdelingens navn. Lederen af institutionen/afdelingen har ansvaret for anvendelse og opbevaring af kontokortet. Lederen af institutionen/afdelingen har endvidere ansvaret for, at anvendelse af kontokortet finder sted med respekt for eventuelle indkøbsaftaler. Den enkelte forvaltningschef kan beslutte, om der skal fastsættes beløbsgrænse for enkeltstående kontokortkøb. 9.6 Netbank. Ansatte der afstemmer institutioners bankkonti kan få adgang til kontokig i netbank. Adgangen gives til konti inden for eget bogføringsområde. Der gives ikke adgang til flytning/overførsel af beløb. Kun personale ansat i Økonomistaben har adgang til at foretage flytninger mellem konti. Adgang til kontokig fås ved leders henvendelse til Økonomistaben. Det påhviler enhver leder at meddele Økonomistaben såfremt en ansat, der har adgang til kontokig, fratræder sin stilling. 9.7 Forskudskasser kontooprettelse og udstedelse af hævekort. Der vil normalt kunne oprettes bankkonto under Viborg Kommunes cvr.nr. til brug for administration af forskudskasser. Og i tilknytning der til vil der kunne oprettes hævekort eller anden korttype med hævefunktionalitet i nødvendigt omfang. Det udbetalte forskud optages i Viborg Kommune statusbalance men de oprettede konti optages ikke i Viborg Kommunes statusbalance idet der ikke finder bogføring af omsætningen på kontiene sted. Kontiene anvendes alene til at institutionerne dels kan opbevare forskudsbeløbene forsvarligt, dels til at Viborg Kommune løbende kan udbetale til institutioner ved overførsel direkte til bankkonto. Økonomistaben vedligeholder oplistning over disse bankkonti. Forudsætningerne for forskudskasser samt anvendelse af forskudskasserne er beskrevet i bilag. 9.8 Leverandørregister. Økonomistaben vedligeholder leverandørregister til brug for kommunens udbetalingssystem. 9.9 Kassefunktion. Der er kassefunktion i Borgerservice. Funktionaliteten i kassefunktionen beskrives i bilag. 9.10 Mellemregningskonti og statuskonti i øvrigt. Samtlige kommunens mellemregningskonti og statuskonti i øvrigt skal afstemmes regelmæssigt, idet afstemningsintervallerne fastlægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. side 12

For hver mellemregningskonto eller statuskonto i øvrigt, skal der være udpeget en person, som er ansvarlig for den løbende afstemning. Økonomistaben udarbejder og vedligeholder oversigt over samtlige statuskonti, afstemningsinterval, afstemningsansvarlig. De budgetansvarlige har indenfor eget område ansvaret for, at føre tilsyn med at afstemningerne udføres og at fejl og differencer rettes. 9.11 Finansiel politik. Viborg Kommunes finansielle politik er beskrevet i bilag. Den finansielle politik omfatter både gældsplejepolitik og investeringspolitik 9.12 Leasingpolitik. Viborg Kommune anvender leasing som supplement til kontantindkøb. Leasingaftaler indgås kun, såfremt kommunen kan opnå en klar fordel herved. Viborg Kommunes leasingpolitik er beskrevet i bilag. Leasingaftaler indgås via Økonomistaben. 10 DEBITORPLEJE. Kommunens fordringer registreres elektronisk i debitorsystem, som er godkendt af Økonomistaben. Der kan principielt ikke etableres debitorforhold som ikke registreres i dette godkendte system. Indbetaling skal som hovedregel ske elektronisk ved tilmelding til betalingsservice eller ved anvendelse af FI-kort. Anvendelse af debitorsystem er detaljeret beskrevet i bilag. 11 TRANSPORTER, GARANTIFORPLIGTELSER OG EVENTUALRETTIGHEDER, SIKKERHEDSSTILLELSE, OPBEVARING OG REGISTRERING AF MIDLER. 11.1 Transporter. Kun Økonomistaben må indgå aftaler om transport af fordringer d.v.s. overdragelse af tilgodehavendet til 3. mand, til hvem betalingen skal for at have frigørende virkning. Aftaler om transporter skal koordineres med den person, som har budget ansvaret for det aktivitetsområde, der er omfattet af aftalen. 11.2 Garantiforpligtelser og eventualrettigheder. Økonomistaben foretager registrering af alle kommunens garantiforpligtelser og eventualrettigheder. 11.3 Sikkerhedsstillelse. Økonomistaben foretager registrering af al sikkerhedsstillelse. side 13

11.4. Opbevaring og registrering af midler. For at sikre beboere og ansatte er udarbejdet bilag med detaljeret beskrivelse af fremgangsmåde ved omgang med beboermidler. 12 ANVENDELSE AF IT-SYSTEMER. 12.1. Generelt. Al anvendelse af IT-systemer til understøttelse af budgettering, ind- og udbetalinger, samt kasse og regnskabsfunktioner skal ske indenfor rammerne af Viborg Kommunes IT-sikkerhedspolitik. 12.2. Styring af IT ind- og udbetalingssystemer. Tilslutning af IT-systemer, som skal kobles til Viborg Kommunes økonomisystem må kun finde sted på baggrund af accept i Økonomistaben. Økonomistaben fører fortegnelse over de systemer, der er godkendt at håndtere økonomiske transaktioner. 12.3. Systemansvarlig. Til alle IT-systemer der generere registreringer af økonomiske transaktioner skal der udpeges en (navngivet)systemejer. Systemejeren skal normalt udpeges forud for igangsætning af driften af nye ITsystemer. Systemejeren skal noteres på samme liste som nævnt under 12.2. De systemansvarlige har ansvaret for datakvaliteten og for at tilrettelægge forretningsgange for anvendelse af systemerne. De systemansvarlige har ansvaret for tildeling af brugerrettigheder til systemerne fortegnelse over systemansvarlige findes som bilag under IT-sikkerhedspolitik. 12.4 NemKonto. Udbetalinger skal som hovedregel ske ved overførsel til NemKonto. 12.5. Interne kontrolforanstaltninger. Det er systemejerens ansvar, at der udarbejdes kontrolforanstaltninger. Systemejeren forestår udarbejdelsen af de fornødne kontrolforanstaltninger i forbindelse med databehandlingen under hensyntagen til væsentlighed og risiko. Hovedreglen er, at kontrollerne udføres ved stikprøver. Det påhviler systemejeren at tilrettelægge en forretningsgang, der sikrer korrekt håndtering af ind- og udbetalinger. 13 INDKØBSPOLITIK. Iflg. styrelsesvedtægtens 11 skal Økonomiudvalget fastsætte regler om samordning af Kommunens indkøbsfunktioner. Viborg Kommunes indkøbsfunktioner er beskrevet i Viborg Kommunes indkøbspolitik. 14 FORSIKRINGSPOLITIK. Viborg Kommunes forsikringspolitik. side 14