Onboarding-Modulet Det handler her om onboarding-modulet (lilla pil) og det at sikre en god intro for nye medarbejdere fra det øjeblik kontrakten er underskrevet, og indtil de er godt kørt ind efter 3-6 måneder. Men inden vi kan komme i gang med at onboarde medarbejdere, skal vi lige have sat systemet op, som vi ønsker det og det sker fra tandhjulet (rød pil). Opsætning af mit onboarding-forløb Der er mulighed for at køre med et samlet og ensartet setup for hele organisationen eller man kan køre med lidt forskelligt setup fra afdeling til afdeling. Vælger man det sidste, kan man vælge afdelingen ved grøn pil. Ellers kører det bare ensartet for hele organisationen. Man kan også sætte nogle bestemte personer på, som altid skal agere i dette onboarding-system (og man kan altid føje til og ændre). Det kunne være: en medarbejder/leder fra HR, IT, Økonomi o.l., som jo inden den nye person starter skal have oprettet vedkommende i systemerne. Når disse er sat på her, så kan de altid gå ind og klikke JA til fx oprettet med mail og koder (fra IT) eller i Lønsystemet (fra Økonomi). Den nærmeste leder, som sætter det hele i gang på den givne person, føjes altid automatisk til denne gruppe.
Nu skal vi til at se nærmere på de konkrete tjeklister og spørgerammer, man ønsker at gøre brug af i onboarding-forløbet, men inden da skal bare lige nævnes, at ved den stiplede grønne pil kan man sætte et udvalg af onboarding-spørgsmålene fra spørgerammerne ind eller man kan vælge dem alle og det betyder, at de valgte spørgsmål danner basis for den samlede onboarding-score, som fremkommer til sidst som et samlet tal på onboardingforløbet: fx 4,56. Det tal er udtryk for, hvor godt denne onboarding er lykkedes. Nederst på samme side skal du tage stilling til: Hvilke dage skal der ske noget (gul pil) Hvor mange dage skal der afsættes til at afslutte det, som skal ske (rød pil) og her kan man sætte langt flere indsatstidspunkter, fx dag 30, dag 75 (kort før de 3 mdr.s prøvetid er slut Og hvad kalder vi denne del af processen (grøn pil) Men nu skal vi se på tjeklister og spørgerammer (gul pile 2 figurerer ovenfor):
Her har du mulighed for at oprette en helt ny spørgeramme/tjekliste fra grunden (rød pil) eller redigere i de spørgerammer, der ligger: Fx 14 dages samtalens spørgeramme (lilla pil) eller 60 dages samtalens, eller hvilke intervaller, I vil køre med. Det fremkommer, når du har opsat disse intervaller (se lige ovenfor) Tjekliste til alle de enkeltopgaver, der skal huskes inden den nye medarbejder ankommer og de første dage/uger derefter. Her kan man også lave tjeklister for forskellige grupper af medarbejdere, som man så vælger, når man skal onboarde en fra denne gruppe, fx Administrative folk, elektrikere, montører, ledere. Osv. Tjeklisterne er normalt formet som huskelister, som svares med JA/NEJ. Bemærk, at systemet er sat op, så tjeklisterne skal udfyldes fra begge sider: Både den faglige ansvarlige for IT, økonomi o.l. og af den onboardede selv. Fx Har fået Telefon IT siger JA, men den onboardede siger NEJ. Så giver systemet straks en besked på dashboardet og fortæller, at der er 1 mismatch.
Det vil sige lederen eller afdelingen (fx IT) siger JA til at den nye medarbejder er oprettet med mail i systemet. Og når så medarbejderen ankommer, så svarer han NEJ, for han har ikke fået sin mailkonto Så er der et mismatch, som systemet straks registrerer (se nedenfor). Spørgerammerne, dag 7, 14 eller hvad man ønsker bygges op som scorespørgsmål 1-6, men også med kommentarmulighed. For hver gruppe (overskrift) kan du tilføje nye spørgsmål ved at trække dem på plads. Klik på kassen (rød pil) Du kan søge et allerede eksisterende spørgsmål frem og vælge det eller oprette et nyt spørgsmål ved klik på Opret nyt (rød pil). Når du opretter et nyt spørgsmål, skal du først vælge hvilken svarmulighed der skal være på spørgsmålet - se herunder: Du har mulighed for at skrive spørgsmålet på flere sprog (røde pil) efter hvor mange sprog, jeres organisation har oprettet. Det er også her du kan sætte en hjælpetekst ind. Klik på opret (blå pil) og træk det derefter over i spørgsmålsgruppen.
Hvis du vil redigere et spørgsmål, klikker du igen på kassen (rød pil) og derefter den lille blyant ud for spørgsmålet. Her skal du først acceptere advarslen (blå pil) før du kan få lov: OBS! Hvis du ændrer betydningen af et spørgsmål, vil alle historiske data (svar, score, statistik mv) være ubrugelig. Desuden ændrer du også teksten på dette spørgsmål i andre afdelingers spørgeramme, hvis de også har brugt netop dette spørgsmål. Så pas på! Ønsker du at ændre spørgsmålet til noget nyt, bedes du derfor oprette et nyt i stedet for og herefter slette dette spørgsmål. Der er mulighed for at se tidligere version (gul pil) Når man er færdig med sin Tjekliste og sine spørgerammer husk at publicere! Nu er selve opsætningen færdig.