Til medlemmerne af FSA HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø

Til medlemmerne af FSA HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler: Tanja Busk Sloth Telefon: 9940 38 90 E-mail: tbs@adm.aau.dk Dato: 24-01-2017 Dagsorden for møde i Fælles Samarbejds og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) i Fællesservice, onsdag den 11. januar 2017 kl. 09.30-11.30, Fredrik Bajers Vej 5, lokale 207, videokonference: 650630@v.aau.dk Der serveres kaffe, te, vand og frugt til mødet. 1. Godkendelse af dagsorden /Antonino Castrone (9.30) 2. Godkendelse af referat / Antonino Castrone (9.35) Bilag 2.1: Forhåndsgodkendt referat, FSA-møde 14.12.16, bilag 2.2: Forhåndsgodkendt referat, FSA-møde d. 10.10.16 og bilag 2.3: Forhåndsgodkendt referat, ekstraordinært FSA-møde 27.10.16 3. Ledelsens informationspligt, orientering fra HR og efterfølgende drøftelse/tanja Busk (9.40) 4. Beslutning ift. at præcisere eller udelade indholdet i forretningsordenens 13 Uoverensstemmelse (Udskudt fra oktober-møde) / Antonino Castrone (9.55) 5. Orientering fra underudvalg ift. procedure og principper for uddeling af kompetencefondsmidler i Fælles Service /Henrik Søndergaard & Flemming Pedersen (10.05) Bilag 5.1: Kommissorium for underudvalg, kompetencefondsmidler Bilag 5.2: Procedure og principper for udmøntning af kompetencefondsmidler. 6. Status på Runderinger i Fælles Service/Tanja Busk (10.15) Bilag 6.1: APV-årshjul 7. Drøftelse angående proces i forbindelse med afskedigelser i Fælles Service / Antonino Castrone (10.25) Bilag 7.1: Tidslinje over proces 8. Evaluering af FSAs arbejde og fastlæggelse af mødeplan for det kommende år/evaluering af årshjul / Antonino Castrone (11.00) Bilag 8.1: Model for evaluering af samarbejdsform, HSU Kommende møder, 2017 16. marts kl. 13.00 15.00 14. juni kl. 13.00-15.00 3. oktober kl. 13.00 15.00 1

HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler: Tanja Busk Sloth Telefon: 9940 38 90 E-mail: tbs@adm.aau.dk Dato: 04-01-2017 Referat for ekstraordinært møde i Fælles Samarbejds og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) i Fællesservice, onsdag d. 14. december 2016 kl. 14.45-16.15, Fredrik Bajers Vej 7F, ADM F3-42-FB7F Medlemmer Til stede Afbud Suppleant Suppleant fremmødt Antonino Castrone (AC) Louise Danielsen (LD) Bo Hovgaard Thomasen Kaj Zacho Nedergaard (KN) Helle Kjær (HK) Bente Siggaard Andersen Kim Kristensen (KK) Per Knudsen Finn Büttner (FB) Birthe Riis Kennedy Ole Garsdal Hansen (OH) Morten Denaa Anna Marie Svendstrup (AS) Lotte Stehouwer Øgaard Lone Vestergaard (LV) x Henrik Søndergaard (HHS) Martin Vive Ivø (MVI) (video) Administrativt personale: Tanja Busk Sloth (TBS) (ref.) Desuden deltog: Peter Bjørn Bjerre (Økomicentret), Stine Nysum og Rikke Krøger (HR-afdelingen) 1. Velkommen (AC) Udvalget havde indledende en dialog om timingen af denne type møder angående budget for Fælles Service. Der blev fremstillet ønske om, at behandle kommende års budget i kvartalsmødet inden årsskifte. Det blev derfor besluttet at udvalget ved kommende ordinære møde 11. januar 2016, drøfter om årshjulet ændres og punktet flyttes. Universitetsdirektøren orienterede om, at to medarbejdere fra AAU Language and Communication Services (LACS) forventes at blive flyttet fra Institut for Kultur og Globale Studier til AAU-Kommunikation. Årsagen hertil skulle findes i, at LACS løser mange opgaver for AAU-kommunikation og Fælles Service. De berørte medarbejdere var blevet orienteret. Universitetsdirektøren orienterede herefter om, at Campus Service påtænkte at udlicitere dele af rengøringen. Det omfattede den interne rengøring, som udgør ca. halvdelen af rengøringen på AAU. Beregninger viste, at der kunne spares ca. 6 mio årligt ved en udlicitering. 54 rengøringsassister ville i den forbindelse, forventeligt, skulle virksomhedsoverdrages. De berørte rengøringsassister blev orienteret d. 13. december og øvrige medarbejdere i CAS blev orienteret d. 14. december. Der havde været overvejelser ift. hvilket niveau drøftelserne skulle foregå. Valget var faldet på det lokale SA, hvor den berørte medarbejdergruppe har sin ansættelse. SA var blevet præsenteret for fire scenarier ift. organisering og økonomiske gevinster. HSU var ligeledes orienteret. Udvalget tog orienteringen til efterretning. 1

Medarbejdersiden kunne supplere med at, den information de i CAS havde modtaget var, at overdragelsen ville blive ske i august 2017, men at virksomhedsoverdragelsen indbefatter, at de berørte medarbejdere har samme løn- og ansættelsesvilkår frem til foråret 2018. Udvalget havde efterfølgende en dialog om, hvad begrundelsen var for en påtænkt udlicitering, hvor universitetsdirektørens begrundede det med, at der var potentiale for at finde besparelser uden at det ville have betydning for kvaliteten. Der var herefter en dialog om, hvordan SA i Fælles Service oplevede, at informationspligten ift. skriftlighed og betydningen af at det skal være en drøftelse blev fortolket forskelligartet, hvor udvalget i højere grad ønskede, at dette blev klarere, så udvalg og medarbejdergruppe havde lettere ved at forstå formål med og gevinster ved ændringerne. På baggrund af tidligere henvendelse fra et lokalt SA blev det besluttet at bringe punktet op til drøftelse ved kommende ordinære møde; hvor bør Uoverensstemmelser om fortolkningen af og påstande om brud på aftalens bestemmelser( 14 i Samarbejdsaftalen), (fra SA) behandles. Formålet er at tydeliggøre, om disse uoverensstemmelser bør behandles på niveauet over, eller altid i HAMiU/HSU-regi. 2. og 3: Orientering om Fælles Services budget 2017/2018 og efterfølgende drøftelse /Peter Bjørn Bjerre, Økonomi Center Fælles Service Bilag 3.1: Fælles Services budget 2017 og Bilag 4.1: Fælles Services budget 2017 Specialkonsulent Peter Bjørn Bjerre fremlagde en oversigt over Fælles Services budgetter for 2017 og 2018. Punkterne 2 og 3 blev behandlet samlet. Oversigten viste budget for 2016, 2017, 2018 set ift. forbrug på drift, projekter, puljer, aktiviteter m.m. fordelt på afdelinger og for Fælles Service samlet. Herudover blev resultatet af besparelsesrunden fremlagt. Konklusionen var, at der forventeligt er et budget i balance frem til 2018. Medarbejdersiden ønskede, om man til næste budget-drøftelse kunne få et mere detaljeret overblik over hhv. løn og driftsdelen. Økonomicentret tog det til efterretning og det blev besluttet at arbejde det ind i årshjulet til beskrivelse af punktet. Besparelsesrunden resulterede i 19 uansøgte afskedigelser. Nogle afdelinger havde besparelser på over det forventede andre lidt under. Universitetsdirektøren uddybede, at man nogle steder ville se nyoprettede stillinger. FS ansætter således ikke i de nedlagte stillinger, og det er nøje vurderet, at de afskedigede medarbejdere ikke burde have været overført til de ny stillinger. Medarbejdersiden efterspurgte, at afdelinger kunne bruge sparede beløb på vakancer til at honorere medarbejdere, der tog de ekstra arbejdsgaver, i de tilfælde at vakancer ikke blev dækket af vikarer. Universitetsdirektøren svarede, at der ikke var en struktureret proces for den type vederlag udenfor forhandlingsrunden, men at det var en del af ledelsesretten at disponere midlerne, som lederen vurderer bedst. 3. Sprogpraktik for flygtninge på AAU/Stine Damborg Nysum, HR-afdelingen HR-afdelingen orienterede udvalget om, at AAU var blevet opfordret, af Aalborg Kommune, til at tage imod 12 praktikanter, som skulle indgå på arbejdspladsen som del af en sprogpraktik. Foreløbigt havde Campus Service, TEKNAT/SUND fakultetskontoret og Institut for Kultur og Globale Studier meldt, at de var klar til at modtage praktikanter. En del af aftalen omfattede, at kommunen tilbød økonomisk kompensation ift. mentorstøtte lokalt. Universitetsdirektøren uddybede, at AAU som statslig institution her har et særligt ansvar. Aht gode forløb er det vigtigt, som kommunen også agter, at forsøge at matche praktikanterne, så der bliver taget højde for faglig baggrund og uddannelsesniveau. 2

Der var fra medarbejdersiden erfaringer med lignende forløb, som havde været tidskrævende, men udvalget var positivt indstillet over for initiativet. Udvalget tog orienteringen til efterretning, da de oplevede, at det gav mening at give praktikanterne et indblik i arbejdsmiljø og kultur på en dansk arbejdsplads og særligt på en arbejdsplads som AAU, med internationale medarbejdere og studerende. 4. Evt. Udvalget havde afslutningsvist en drøftelse omhandlende Fælles Services lokale Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalgs håndtering af samarbejdsaftalens bestemmelser angående ledelsens informationspligt. Medarbejdersiden oplevede, at emner som i denne kontekst burde foregå som drøftelser blev givet som orienteringer og på et for sent tidspunkt. Udvalget mente, at det kunne være et udtryk for, at det for ledelse og udvalg generelt ikke var tydeligt, hvordan de på dette niveau skulle agere i disse processer. Udvalget ønskede, at HR-afdelingen kommer med et forslag til, hvordan Fælles Service SA/FSA kunne imødekomme det behov der var for klarere rammer omkring disse processer. Formålet skulle være at give SA bedre forudsætninger for at have drøftelser på et kvalificeret grundlag og hjælpe til at tydeliggøre mening og formål for den øvrige medarbejdergruppe. HR-afdelingen kommer med oplæg i denne forbindelse, ved næste ordinære møde d. 11. januar 2017. 3

HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler: Tanja Busk Sloth Telefon: 9940 38 90 E-mail: tbs@adm.aau.dk Dato: 10-11-2016 Sagsnr.: 2016-234-00009 Forhåndsgodkendt referat for ekstraordinært møde i Fælles Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg, Fælles Service, torsdag d. 27. oktober 2016 kl. 11.00 13-00, Fredrik Bajers Vej 5, lokale 207 Medlemmer Til stede Afbud Suppleant Suppleant fremmødt Antonino Castrone (AC) Louise Danielsen (LD) Bo Hovgaard Thomasen (BT) Kirsten Birk Wogensen Kaj Zacho Nedergaard (KN) Helle Kjær (HK) Bente Siggaard Andersen Kim Kristensen (KK) Per Knudsen Finn Büttner (FB) Birthe Riis Kennedy Ole Garsdal Hansen (OH) Morten Denaa Anna Marie Svendstrup (AS) Lotte Stehouwer Øgaard Lone Vestergaard (LV) x Henrik Søndergaard (HHS) Martin Vive Ivø (MVI) (video) Administrativt personale: Tanja Busk Sloth (TBS) (ref.) Desuden deltog: Camilla Skjødt Jakobsen (CSJ) 1. Godkendelse af dagsorden Universitetsdirektøren indledte med at følge op på to punkter omhandlende Fælles Service budget, 2017 og uddybende talmateriale på besparelseskrav i Campus Service (CAS). Universitetsdirektøren informerede om at det er et længerevarende arbejde at udarbejde budget for 2017 og 2018, da det er påvirkeligt af mange ubekendte faktorer. Dog var vurderingen at der var balance i budgettet. Udvalget efterspurgte i denne forbindelse et vurderet budget for 2018, som universitetsdirektøren oplyste ville blive sendt snarest muligt. Der havde tidligere fra medarbejdersiden været ønske om at se detaljer vedrørende besparelseskrav i relation til antal medarbejdere og lønbudget i afdelingerne, særligt ift. CAS. Oversigten blev delt ud på mødet. Universitetsdirektøren opsummerede at CAS hverken lå højst eller lavest i denne fordeling. Udvalget tog orienteringen til efterretning. Side 1 af 3

I forhold til dagsordenen ønskede medarbejdersiden at have en overordnet drøftelse af processen omkring besparelserne i FS. Det blev besluttet at bringe dette op som selvstændigt punkt på et udvidet ordinært møde i første kvartal 2017. Medarbejdersiden havde kommentar til formuleringen omhandlende det fremviste talmateriale i referat fra ekstraordinært FSA-møde d. 28. september, punkt 1: Drøftelse af den økonomiske situation i FS. Det blev besluttet at lade udvalget kommentere skriftligt på passagen. 2. Orientering om resultatet af afværgeforanstaltningsperioden, samt omfanget nødvendige besparelser på lønbudgettet - både samlet og fordelt pr. afdeling. /Antonino Castrone Bilag 2.1: Resultatet af afværgeforanstaltningsperioden i AAU Fælles Service Universitetsdirektøren gennemgik bilag med afdelingsvis oversigt over oprindeligt besparelseskrav på lønomkostninger, besparelse opnået via afværgeforanstaltninger og manglende besparelser. Det fremgik her at der efter afværgeforanstaltningsperioden er indgået aftale om 6 frivillige fratrædelser og en aftale om nedgang i tid er fundet besparelser på 8 mio. fundet, hvorved 11 ½ mio. kr. skal findes via uansøgte afskedigelser. Udvalget havde efterfølgende en drøftelse omhandlende dialogen i de lokale SA. Medarbejdersiden oplevede, at det havde været forskelle i hvor høj grad udvalgene var blevet involveret og informeret i processen angående ansøgninger og afslag på frivillige fratrædelsesordninger. Der havde ligeledes været forskelle i, hvordan man lokalt havde håndteret processen omkring udvælgelseskriterier. Udvalget drøftede ligeledes tillidsrepræsentanternes rolle i processen. HR-afdelingen oplyste at TR havde fået en særlig orientering fordi de er vigtige aktører i hele processen og at omdrejningspunktet for involvering af medarbejdersiden i afskedigelser grundet institutionens forhold er samarbejdsudvalgene, herunder FSA. 3. Drøftelse af procesplan ifm. afskedigelser i Fælles Service /HR-afdelingen Bilag 3.1: Procesplan for afskedigelser i AAU Fælles Service På baggrund af indledende drøftelse og orientering om behøvet for at finde de resterende besparelser, fremlagde HR-afdelingen forslag til procesplan for afskedigelser begrundet i besparelser i Fælles Service Udvalget havde en drøftelse angående formen på processen omkring indkaldelse til møder vedr. påtænkt uansøgt afsked. Fremfor en fælles model i FS ønskede FSA, at beslutningen tages i SA. Baggrunden for beslutningen var, at der afdelingsvist er store forskelle på hvordan man bedst dæmper utrygheden forbundet med overleveringen og skaber fortrolige rum, både ved besked og det opfølgende overleveringsmøde, som afholdes samme dag. Udvalget besluttede at foreslå en model for overlevering og en fælles linje om timing af hensyn til bla. TR., men at lade det endeligt være op til den lokale leder i drøftelse med sit SA.På baggrund af drøftelsen besluttede universitetsdirektøren, at HR laver retningslinje for at afpasse tidspunkt for overlevering suppleret med gode råd til hvordan processen kan foregå. Udvalget drøftede muligheden for at forkorte processen og fremrykke tidspunktet hvorfra FS-lederne har mulighed for at kontakte HR-afdelingen med henblik på hvilke medarbejdere de overvejer at afskedige. Ledelsessidens oplevelse var, at de fleste på dette tidspunkt havde nået overvejelserne om hvilke funktioner der ville rammes og der ikke var noget til hinder for at igangsætte processen tidligere. HR-afdelingen gjorde opmærksom på, at det ville give kortere tid til at sagsbehandle, rådgive og hjælpe lederne i beslutningsprocessen og udarbejde begrundelser i afskedigelsesbreve. Universitetsdirektøren besluttede at fremrykke den fremadrettede proces, således at fristen for at orientere HR-afdelingen om navnene på de medarbejdere som ledelsen påtænker at afskedige rykkes fra 10. til 4. november. Det betyder, at Kvalificering af udvælgelse samt udarbejdelse af partshøringsbreve sker i perioden 7.- 11. november (tidligere 11. 18. november) og overlevering af breve vedr. påtænkte uansøgte afskedigelser i uge 46 (tidligere 21. 23. november). Side 2 af 3

HR-afdelingen tog dette til efterretning og udarbejder ny procesplan og orienterer FS-lederne om den nye tidsplan. 4. Drøftelse vedr. orientering af medarbejdere i Fælles Service om resultatet / HR-afdelingen Udvalget drøftede på hvilke tidspunkter hhv. SA og medarbejdere skulle orienteres om den videre proces. Der blev fra medarbejderrepræsentanterne gjort opmærksom på at medarbejderne havde vist interesse for at kende tidspunktet for besked om mulig indkaldelse til samtale vedr. påtænkt afskedigelse. Et andet hensyn skulle ses ift. SA og deres mulighed for at behandle de informationer de fik fra FSA. Med opbakning fra udvalget besluttede universitetsdirektøren derfor at holde fast i udkastet til procesplan og orientere lokale SA med FSAs reviderede bilag omhandlende procesplan og overblik over situation efter afværgeforanstaltninger. 5. Drøftelse af håndtering af opsagte medarbejdere (jf. ref. af 28. sept.) / HR-afdelingen o Herunder mulighed for outplacement HR-afdelingen orienterede om, at postkort med orientering om mulighed for psykologisk rådgivning v. Dansk Krisekorps bliver sendt til ledere til brug ved afskedigelsessamtaler. Der var herudover indgået samarbejde med Mercuri Urval om outplacement, i form af to grundpakker til afskedigede medarbejdere; den ene omfattede tilbud om at indgå i en fælles gruppe suppleret med 3-4 individuelle møder og den anden fem individuelle møder og en personlighedsanalyse. Udgifter til disse forløb tages fra universitetets egenkapital. Udvalget så positivt på tilbuddene, men opfordrede til at man i samarbejde med HR kunne lave aftaler om lignende tilbud i tilfælde af, at medarbejderen ikke oplevede pakkerne relevante ift. deres specifikke situation. Udvalget drøftede herefter muligheden for at omplacere internt i FS. Ledelsessiden kommenterede, at der lå forpligtigelser om at lade afskedigede medarbejdere gå til jobsamtale, men mente ikke at udsigterne til en egentlig intern omplacering var gode set ift. det kvalificerede ansættelsesstop. Udvalget drøftede ligeledes, hvordan personalepolitikken omhandlende omplacering skulle tolkes. Universitetsdirektøren kommenterede, at emnet måtte rejses i HSU, såfremt dette var et behov. 6. Drøftelse vedr. håndtering af tilbageværende medarbejdere (jf. ref. af 28. sept.) / HR-afdelingen En drøftelse omhandlende håndtering af de tilbageværende medarbejdere og forholdet til samarbejdspartnere blev drøftet. Udvalget var enige i, at det måtte være op til lederen og SA at drøfte den konkrete opfølgning, men ville opfordre til, at ledelsen i sin udmelding informerede om, hvad man ønskede at melde ud på kort sigt ift. konkrete ændringer i funktioner eller opgavebortfald. 7. Evt. Præcisering af udvælgelseskriterier /HR-afdelingen Bilag 7.1: Udvælgelseskriterier for afskedigelser i AAU Fælles Service HR-afdelingen orienterede om, at man efter afværgeforanstaltningsperioden nu ikke længere drøfter udvælgelseskriterierne, men at man tager udgangspunkt i at de er fastlagt, hvilket fremgår af formuleringen, hvor der ligeledes er tilføjet at de skal fortolkes ud fra en helhedsvurdering. Udvalget havde en drøftelse ift. hvornår kommende års kommende års budget burde behandles ift. godkendelse i december, set ift. årshjulet. Inden næste ordinære møde ønskede udvalget af afdække praksis for behandling af budget for 2017, både ift. formulering af punktet og i hvilket kvartal det behandles på dette niveau. Side 3 af 3

HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler: Tanja Busk Sloth Telefon: 9940 38 90 E-mail: tbs@adm.aau.dk Dato: 20-10-2016 Sagsnr.: 2016-234-00008 Forhåndsgodkendt referat for møde i Fælles Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg, Fælles Service, mandag d. 10. oktober 2016 kl. 12.30-14.30, Fredrik Bajers Vej 5, lokale 207 Medlemmer Til stede Afbud Suppleant Suppleant fremmødt Antonino Castrone (AC) Louise Danielsen (LD) Bo Hovgaard Thomasen Kaj Zacho Nedergaard (KN) Helle Kjær (HK) Bente Siggaard Andersen Kim Kristensen (KIK) Per Knudsen Finn Büttner (FB) Birthe Riis Kennedy Ole Garsdal Hansen (OH) Morten Denaa Anna Marie Svendstrup (AS) Lotte Stehouwer Øgaard Lone Vestergaard (LV) x Henrik Søndergaard (HHS) Martin Vive Ivø (MVI) (video) Administrativt personale: Tanja Busk Sloth (TBS) (ref.) Desuden deltog: arbejdsmiljøspecialist Svend Ole Hosbond (SH), under pkt. 4 og økonomicenterleder Michael Sandersen (MS) under punkt 6 og 7 1. Godkendelse af dagsorden (12.30) Dagsorden blev godkendt. 2. Godkendelse af referater (12.35) Ordinært møde d. 10.06.16 Referatet blev godkendt Ekstraordinært møde d. 21.09.16 Referatet blev godkendt Ekstraordinært møde d. 28.09.16 Referatet blev godkendt med ændringerne: Medarbejderrepræsentanterne syntes der var behov for, vedr. punkt 1 at beskrive de udleverede bilag som talmateriale fremfor budget. Side 1 af 3

Et ønske var herudover, at der i referatet tilføjes, at medarbejderrepræsentanterne på mødet den 28.september ønskede at udvide rammen for frivillige fratrædelsesordninger til også at gælde medarbejdere med under 9 års anciennitet, et ønske som blev imødekommet. 3. Orientering, sagsfremstillingsskabelon/tanja Busk Sloth (12.40) Bilag 3.1: Sagsfremstilling, sådan Udvalgssekretær Tanja Sloth orienterede om, hvorfor og hvordan sagsfremstillinger bør bruges og laves i FSA-regi. En nærmere beskrivelse findes i bilag. Det blev fra udvalget bemærket, at man bør bestræbe sig på at lave korte og overskuelige sagsfremstillinger. Udvalget tog orienteringen til efterretning 4. Orientering om beredskab i Fælles Service/ Svend Ole Hosbond, Campus Service (orientering fra S.O) Bilag 4.1: Beredskab - beskrivelse af aktuel status SOHP orienterede om, at man i Campus Service i øjeblikket gennemgår alle bygninger på AAU med skabelon for, hvad der, ift. beredskab, bør være synligt og tilgængeligt. Den største udfordring identificeret var kommunikation. Han kunne derfor informere om, at der i Campus Service og Arbejdsmiljøsektionen er fokus på brugerinformation som sker via forskellige veje, herunder lovpligtig arbejdsmiljøuddannelse, dialog med 1. årsstuderende, den nye hjemmeside arbejdsmiljoe.aau.dk, informationsmøder for bygningsbrugere m.m. Udvalget tog orienteringen til efterretning og tilkendegav, at de syntes at det højnede fokus på emnet, var relevant. 5. Orientering om brugen af psykisk beredskab / HR-afdelingen (13.00) Bilag 5.1: Psykologisk rådgivning første halvår 2016 Udvalget blev orienteret om brugen af psykisk beredskab i fællesservice ud fra en halvårlig status fra HR.. HHS beskrev at der tidligere på året blev skiftet leverandør, men at skriftet ikke havde haft betydning for den oplevede kvalitet eller brugen af tilbuddet. De foreløbige tilbagemeldinger var, at antallet af henvendelser havde været stabilt, ligesom temaerne for henvendelserne havde været de samme over tid. En helårsstatus hvor flere faktorer var inddraget, ville blive givet i starten af 2017. HR-afdelingen overvejede at opdele TAP-gruppen yderligere i AC og øvrige, såfremt hensyn til anonymitet ikke overskrides. HHS orienterede i øvrigt om at HR-afdelingen vedvarende har haft et tæt samarbejde og også i forbindelse med den økonomiske situation i FS som beredskabet er orienteret om. Udvalget drøftede herefter hvilke muligheder der var ift. en mere uddybende analyse i forbindelse med en helårsstatus. De ønskede her at se en fordeling på hovedområder, da nuværende fordeling antydede at TAPområdet var overrepræsenteret. Udvalget drøftede at samme ulighed sås i sygefraværsstatistikken, hvor fraværet var højere på tap-områder, men at man gerne i udvalget ville arbejde mere proaktivt mod at udligne disse forskelle. Medarbejderrepræsentanterne frembragte i øvrigt en bekymring ift., at mange medarbejdere ikke ønskede at henvende sig, da de var bange for konsekvenserne hvis deres arbejdsplads fik kendskab til det. Henvendelserne var i øjeblikket rettet mod frygten for ikke at blive set som tilpas robust og derfor udsatte i en eventuel fyringssituation. De oplevede i øvrigt at det i de tilfælde, hvor afsættet for henvendelsen var samarbejdsproblemer med ledelsen, ikke var hensigtsmæssigt at involvere ledelsen i forløbet. Ledelsesrepræsentanterne noterede sig dette synspunkt men fortalte at de også så tilbuddet som et ledelsesværktøj og indimellem opfordrede medarbejdere til at involvere ledelsen i forløbet. Udvalget tog orienteringen til efterretning 6. Drøftelse: Den økonomiske situation i Fælles Service/Antonino Castrone & Michael Sandersen (13.15) Bilag 7.1 Fælles Service, budget 2017 og 7.2: 2.periode af 2016 Side 2 af 3

Udvalget valgte at behandle punkt 6 og 7 samlet, da drøftelsen relaterede sig til de frembragte tal og pointer ift. budget og periodeopfølgning. MS præsenterede udvalget for talmateriale udarbejdet som del af årshjulets punkter; Fælles Service budget for 2017 samt 2. periode 2016. Grundet den økonomiske situation i FS havde udvalget haft mulighed for at ønske uddybende materiale. Præsentationen indeholdt derfor ligeledes materiale omhandlende, FS-afdelingernes investeringer og udgifter ift. løn, husleje og øvrige driftsudgifter, opgørelse af Fællesområdets egenkapital, ved udgangen af 2015 og forventet egenkapital ved udgangen af 2016 Overordnede betragtninger var, at der i regnskabet var indregnet vakancer ud fra erfaring med, at ledige stillinger sjældent overlappede med ansættelsens ophør, ligesom der var givet ekstra penge til afdelingerne i løbet af året. MS orienterede endvidere om, at der stadig mangler besparelser på 8,5 mio. kr. ud over lønbesparelserne. Der var en forhandlingsproces i de enkelte afdelinger ift. at identificere, hvor disse midler skulle findes. Medarbejderrepræsentanterne kommenterede, at det kunne være svært for medarbejderne at forstå AAUs økonomiske model, hvor hvert hovedområde fungerede som sluttede kredsløb, hvor der altså kunne være overskud det ene sted, men behov for at afskedige i det andet. Udvalget havde følgende en drøftelse, hvor medarbejderrepræsentanterne var bekymrede for, hvordan besparelserne skulle opleves for de særlige områder det ville ramme hårdt for 2. år i træk. Udvalget drøftede efterfølgende, at der var uklarhed, om hvordan en medarbejders løn indgik i besparelsen. Opfattelsen var, at en stilling var fastsat til 500 t.kr., men det var en forkert opfattelse. Det er den enkelte medarbejders faktiske løn som tæller med i besparelsen for den respektive afdeling. Det vil derfor være svært at ramme det eksakte beløb som skal spares i afdelingerne. Universitetsdirektøren uddybede, at det var de færreste der ville spare det præcise beløb, men at det var en præmis der var taget højde for. Medarbejderrepræsentanterne frembragte et ønske om at man centralt formidlede på hvilke ydelser, aktiviteter og services besparelserne ville have betydning for kvalitet eller kvantitet Det blev fra ledelsesrepræsentanterne ytret ønske om at denne del forblev en del af afdelingsledelsens ansvar, hvor man ikke forud for en eventuel periode med behov for at fastlægge udvælgelseskriterier for personalereduktioner, ønsker at sætte objektive mål for ændrede forhold/kompetencer knyttet til opgaveløsningen. Ledelsesrepræsentanterne medgiver at den efterfølgende åbenhed og kommunikation om besparelsernes betydning er væsentlig at kommunikere og områdecheferne tager synspunktet til efterretning. Der blev fra medarbejderrepræsentanter ligeledes ytret ønske om at kunne få et økonomisk overblik der strakte sig længere ud i fremtiden. MS vurdering var, at besparelserne ville føre til holdbare budgetter, men at den slags beregninger ofte er forbundet med stor usikkerhed, hvor der stadig arbejdes på at afstemme budgettet for 2017. 7. Status på budget 2017, 2. periodeopfølgning /Michael Sandersen, Økonomiafdelingen (13.35) Punktet blev behandlet under punkt 6. 8. Kompetencefondsmidler i Fælles Service. Hvilken model vælger udvalget ift. uddeling af midler / HRafdelingen (13.50) Bilag 8.1: Opstilling af muligheder for udmøntningen af midler fra Kompetencefonden under FSA. Det blev besluttet at sende punktet i høring 9. Beslutning ift. at præcisere eller udelade indholdet i forretningsordenens 13 Uoverensstemmelse /Antonino Castrone (14.10) Det blev besluttet at udsætte punktet til næste FSA møde d. 11. januar Side 3 af 3

Punkt: Type: Sagsnr: Drøftelse Kan frit distribueres Skriv sagsnr Dato: 04-01-2017 Sagsfremstilling til møde i FSA 3. Ledelsens informationspligt, orientering fra HR og efterfølgende drøftelse Anledning: FSA havde på forrige møde, 14.12.16 en drøftelse omhandlende Fælles Services lokale Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalgs håndtering af samarbejdsaftalens bestemmelser angående ledelsens informationspligt. Udvalget ønskede, at HR-afdelingen kom med et forslag til, hvordan Fælles Service SA/FSA kunne imødekomme det behov der var for klarere rammer omkring de processer der knytter sig til ledelsens informationspligt. Formålet skulle være at give SA bedre forudsætninger for at have drøftelser på et kvalificeret grundlag og hjælpe til at tydeliggøre mening og formål for den øvrige medarbejdergruppe. Bilag: - Sagsfremstilling: Indstilling: Sagsbehandler: Af initiativer som referer til det efterspurgte kan nævnes - Kurser i samarbejdsaftalen, som udbydes i efteråret 2016. Kurset afholdes af HRafdelingens jurister. Målgruppen er TR og leder. - Udvalgssekretærnetværk: HR-afdelingen afholdte i november sit første netværksmøde for udvalgssekretærer. Netværket arbejder med forskellige tematikker. Et sådant kan være rådgivning i forbindelse med de bestemmelser der knytter sig til informationspligt. HR-afdelingen sendte herudover i december Notat om ledelsens informationspligt til samtlige AAU-ledere med personaleansvar. Der indstilles til at FSA tager HR-afdelingens orientering til efterretning og har en efterfølgende drøftelse om hvorvidt disse forslag matcher det efterspurgte eller om udvalget har andre løsningsforslag. Tanja Busk 04-01-2017

Punkt: Type: Sagsnr: Beslutningstagning Kan frit distribueres Skriv sagsnr Dato: 30-09-2016 Sagsfremstilling til møde i FSA 4. indhold i forretningsordenens 13, uoverensstemmelser Anledning: Lokale SA henvender fra tid til anden med spørgsmål om fortolkning af FSAs forretningsorden, da de i mange tilfælde har brugt denne som udgangspunkt for formulering i lokale forretningsordner. FSAs sekretær har i denne forbindelse modtaget en konkret henvendelse. Spørgsmålet relaterer sig til 13 angående uoverensstemmelser i fortolkningen af forretningsordenen. Spørgsmålet er, hvorvidt FSA, bør behandle SAs mulige uoverensstemmelser i tolkningen af deres forretningsordenen. Samarbejdsaftalen siger, at uoverensstemmelse i fortolkninger af samarbejdsaftalen kan kræves behandlet i hovedsamarbejdsudvalg. Men FSA kan selvfølgelig have et andet ønske. Bilag: - Sagsfremstilling: Spørgsmålet er, hvorvidt FSA, bør behandle SAs mulige uoverensstemmelser i tolkningen af deres forretningsorden eller disse spørgsmål bør afgøres i enten HSU eller HAMiU. FSAs formulering: 13 Uoverensstemmelse Uoverensstemmelser om fortolkningen af og påstande om brud på forretningsordenen kan af hver af parterne kræves behandlet i universitetets centrale udvalg for samarbejde og arbejdsmiljø. Opnås der ikke enighed her, forelægges uoverensstemmelsen for Samarbejdsnævnet. Indstilling: Samarbejdsaftalens formulering 14. Uoverensstemmelse Uoverensstemmelser om fortolkningen af og påstande om brud på aftalens bestemmelser kan af hver af parterne i samarbejdsudvalget kræves behandlet i et eventuelt hovedsamarbejdsudvalg. Opnås der ikke enighed i hovedsamarbejdsudvalget, forelægges uoverensstemmelsen til afgørelse i Samarbejdsnævnet Der indstilles til at FSA beslutter hvorvidt udvalget ønsker at: 1. Slette paragraffen fra forretningsordenen, hvorved der henvises til Samarbejdsaftalen (og er det en opgave for HSU). 2. Præcisere hvilke spørgsmål der bør behandles i HAMiU og hvilke der skal behandles HAMiU 3. Udstikke en retningslinje for, på hvilket niveau SAs uoverensstemmelser bør behandles(eksempelvis i HSU og/eller HAMiU, at udvalgene selv tager sig af tvisterne eller andet) 4. Ikke ændre noget og derved lade de lokale SA selv bestemme

HR-afdelingen Sagsbehandler: Tanja Busk Sloth, HR-afdelingen/Arbejdsmiljøsektionen 04-01-2017 1

Punkt: Type: Sagsnr: Beslutningstagning Kan frit distribueres Skriv sagsnr Dato: 04-01-2017 Sagsfremstilling til møde i FSA 5. Orientering fra underudvalg ift. procedure og principper for uddeling af kompetencefondsmidler i Fælles Service Anledning: Bilag: Sagsfremstilling: FSA har til opgave at udmønte midler fra kompetencefonden. Et underudvalg er i den forbindelse blevet oprettet. Bilag 5.1: Kommissorium for underudvalg, kompetencefondsmidler Bilag 5.2: Procedure og principper for udmøntning af kompetencefondsmidler. FSA underudvalg, som behandler ansøgninger og står for udmøntning af kompetencefondsmidler havde første møde d. 19.12.16. Procedure for behandling af ansøgninger og principperne for uddeling af kompetencefondsmidler blev her formuleret. Resultatet af mødet er hhv. et kommissorium som danner udgangspunkt for underudvalgets opgaver og en tekst der er målrettet medarbejdere, der ønsker at søge. Indstilling: Sagsbehandler: Der indstilles til at FSA orienteres og vedtager de principper of procedurer som underudvalget har fremlagt. Tanja Busk 04-01-2017

4. januar 2017 Bilag 5.1: Kommissorium for Underudvalg, udmøntning af kompetencefondsmidler Fælles Service, Aalborg Universitet Forankring De lokale underudvalg er nedsat af Fælles Services Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) og følger udvalgets valgperiode. Sammensætning Underudvalget er sammensat af en ledelsesrepræsentant og to medarbejderrepræsentanter og supporteres af udvalgssekretæren, for nuværende hhv. Henrik Søndergaard, Bo Hovgaard Thomasen og Finn Büttner. Formål og opgaver Underudvalget udmønter kompetencefondsmidler ud fra følgende principper: 1. AAUs kompetencestrategi/viden for verden 2. Fælles Services strategiske indsatsområder, institutionens behov, herunder lokale indsatsområder 3. Individuel kompetenceudvikling, som ikke umiddelbart kan henføres til institutionsspecifikke behov. Dog udmøntes maksimalt 1/3 af midlerne til aktiviteter knyttet til individuel kompetenceudvikling som ikke kan henføres til institutionsspecifikke behov. Der er intet loft for hvor meget medarbejderen kan søge, dog skal der som minimum søges for 5000 kr. Ansøger har ligeledes mulighed for at søge delvis finansiering, hvor de kompetencefondsmidlerne udgør en del af det samlede beløb. Dette skal dog noteres i ansøgningsskemaet. Der tages herudover hensyn til en rimelig fordeling ift. den generelle medarbejdersammensætning i Fælles Service, herunder organisatorisk placering. Ansøgningsproceduren er bestemt ud fra AAUs overordnede vejledning i håndbogen. Møder Der afholdes tre møder årligt i forbindelse med ansøgningsfrister, som for 2017 er: 1. marts 1. september 1. december Bilag 5.1: Kommissorium for Underudvalg, udmøntning af kompetencefondsmidler Side 1 af 1

Bilag 5.2: Procedure og principper for uddeling af kompetencefondsmidler i Fælles Service Kompetencefonden støtter individuelle udviklingsforløb for ansatte i staten. Hvert år udmeldes en ramme fra Kompetencefonden og iht. beslutning i HSU, fordeles midlerne forholdsmæssigt til hovedområderne, herunder til udmøntning i Fælles Service. Ansøgningerne til disse midler behandles af et underudvalg under Fælles Service Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg (FSA). Principper for fordeling FSA har besluttet, at kriterierne for udmøntningen af kompetencefondsmidler er nedenævnte i prioriteret rækkefølge: 1. AAUs kompetencestrategi/viden for verden 2. Fælles Services strategiske indsatsområder, institutionens behov, herunder lokale indsatsområder 3. Individuel kompetenceudvikling, som ikke umiddelbart kan henføres til institutionsspecifikke behov. Dog udmøntes maksimalt 1/3 af midlerne til aktiviteter knyttet til individuel kompetenceudvikling, som ikke kan henføres til institutionsspecifikke behov. Der tages herudover hensyn til en rimelig fordeling ift. den generelle medarbejdersammensætning i Fælles Service, herunder organisatorisk placering. Ansøgningsprocedure Der er ansøgningsfrist tre gange årligt - 1. marts - 1. september - 1. december Ansøgningsproceduren og anden information om kompetencefondsmidler findes i håndbogen. Ansøgningen sendes til udvalgssekretær Tanja Busk Sloth på tbs@adm.aau.dk. Du får svar senest tre uger efter ansøgningsfrist. Udvalget behandler din ansøgning hurtigst muligt efter ansøgningsfrist og giver svar når processen er afsluttet. Du kan søge midler for minimum 5000 kr. Der er som udgangspunkt ikke et loft for, hvor meget der kan søges. medarbejderen bør dog vide, at midlerne søges fordelt ud fra de ovenfor beskrevne hensyn. Du kan søge om delvis finansiering, hvor du selv eller afdelingen finansierer det resterende beløb. Du kan i ansøgningen notere det beløb du søger og uddybe hvordan det resterende beløb finansieres. Det er dog Bilag 5.2: Procedure og principper for uddeling af kompetencefondsmidler i Fælles Service 1

vigtigt, at du er præcis i det beløb du søger underudvalget kan ikke i sin vurdering justere til det beløb de har mulighed for at tilbyde. Bilag 5.2: Procedure og principper for uddeling af kompetencefondsmidler i Fælles Service 2

Punkt: Type: Sagsnr: Orientering Kan frit distribueres Skriv sagsnr Dato: 04-01-2017 Sagsfremstilling til møde i FSA 6. Status, runderinger i Fælles Service Anledning: Bilag: Sagsfremstilling: AAU startede i november første fase i APC-cyklussen 2. år. Runderingsfasen løber frem mod udgangen af januar. Arbejdsmiljøsektionen har tilbudt at hjælpe enhederne via et opstartsmøde, som har til hensigt at hjælpe SA i retning af at planlægge og give støtte i processen. 6.1: APV-cyklus Alle enheder i FS er blevet bedt om at give en status på, hvor langt de er i APV-forløbet. Overordnet er tilbagemeldingerne, at enhederne er startet enten ved at have planlagt runderinger i januar, eller har aftalt opstarts-møde med Arbejdsmiljøsektionen. Ingen enheder har altså på nuværende tidspunkt gennemført runderinger og forhold knyttet til arbejdsmiljøet, som burde behandles på FS-niveau er derfor endnu ikke identificeret. Status ift. hvornår runderingerne er planlagt er: - Rektorsekretariatet og ITS har opstartsmøder med Arbejdsmiljøsektionen (AMS) i starten af januar, hvor rektorsekretariatet har planlagt at afholde runderinger medio januar. AUB har aftalt opstartmøde priomo februar - HR-afdelingen og Campus Service har afholdt opstartsmøde med AMS i december og planlægger at lave runderinger hhv. primo februar og januar. HR-afdelingen følger den dialogbaserede tilgang, mens CAS afdækker det fysiske arbejdsmiljø via runderinger, ud fra tjeklistetilgangen, mens det psykiske arbejdsmiljø afdækkes via spørgeskemaundersøgelse bestående af de centralt formulerede fem spørgsmål suppleret med et mindre antal mere specifikke spørgsmål. Resultaterne af denne undersøgelse vil blive drøftet både i CAS-SA og på afdelingsniveau mellem leder og medarbejdere med henblik på at fastlægge handlinger for det kommende år til at øge trivslen. Indstilling: Sagsbehandler: Der indstilles til at FSA tager orienteringen til efterretning. Tanja Busk 04-01-2017

APV-proces 2016-2017 Centralt spørgeskema Kick-off møde AMiU + AMS Runderinger Ajourføre handlingsplaner Arbejdsmiljødrøftelse Ajourføre handlingsplaner Institutsparring ajourføre handlingsplaner planlægge, søge løsninger og udføre handlinger - løbende som del af det almindelige arbejdsmiljøarbejde 30. september 2017 1. juni 2017 31. maj 2017 1. marts 2017 31.januar 2017 1. december 2016 1.november 2016 Kick-off-møde i hvert institut og afdeling med deltagelse af arbejdsmiljøsektionen (AMS). AMS tager initiativ til mødet. Formålet er at lægge grunden til en APV-proces, som inddrager erfaringerne fra den foregående proces, således at APV-arbejdet gives et kvalitativt løft. Der lægges op til, at AMS følger APV-arbejdet i hvert institut og afdeling tættere med fokus på efter behov at bidrage med faglige input til alle faser i processen medvirke til synlighed og gennemsigtighed, jf. AAU s arbejdsmiljøpolitik bidrage til at processen holdes så enkel og overskuelig som muligt, men fører til mærkbare resultater. Hvert institut og afdeling (med selvstændig ledelse) gennemfører årligt en RUNDERING med inddragelse af relevante medarbejdere. Arbejdsmiljøgruppen går en runde på arbejdspladsen og observerer og taler med kollegerne om udfordringer og problemer i arbejdsmiljøet. Under runderingen berøres følgende emner: - oplæring, instruktion, tilsyn - ergonomi - indeklima - kemi - biologi - risiko for ulykker - psykisk arbejdsmiljø - sygefravær Hjælpeskema fra AMS kan anvendes. Kortlægningsskemaer i Rambøll APV kan anvendes. Problemer, der er konstateret i runderingerne, bearbejdes med det formål at identificere problemer, som kan løses straks og/eller vurderes at være alvorlige og/eller vurderes at berøre mange Arbejdet med løsningen af disse problemer prioriteres under forudsætning af, at det vurderes realistisk at gøre noget ved dem. Arbejdet med øvrige problemer nedprioriteres eller udskydes til 2017-2018. For de prioriterede problemer udarbejdes handleplaner dog ikke for problemer, som kan løses straks uden handleplan. Handleplanerne dokumenteres i Rambøll APV og gennemgås på et AMiU-møde eller tilsvarende med deltagelse af AMS. På samme tid sender AMS et centralt spørgeskema med trivselsspørgsmål til alle. Hvert institut og afdeling (med selvstændig ledelse) gennemfører den obligatoriske, årlige ARBEJDSMILJØDRØFTELSE. Dette sker på et AMiU-møde eller tilsvarende med deltagelse af AMS. Emner: 1. Arbejdsmiljøets tilstand det seneste år 2. Arbejdsmiljøets tilstand netop nu 3. Hvordan skal arbejdsmiljøet være om et år? 4. Hvordan har vi arbejdet med arbejdsmiljøet, og hvordan vil vi organisere det fremover? 5. Har vi de nødvendige kompetencer til det fremtidige arbejdsmiljøarbejde? Input til arbejdsmiljødrøftelsen: - handlingsplanerne - AMG's lokalkendskab - generelle træk fra MUS - sygefraværsstatistik - centralt spørgeskema Arbejdsmiljødrøftelsen munder ud beslutninger om, hvordan arbejdsmiljøet skal være fremover. De initiativer, som I vil sætte i værk, beskrives i konkrete handleplaner. Handleplaner af denne type er ikke nødvendigvis problemløsende, men kan meget vel være forebyggende eller udviklende. Af samme grund behøver de ikke at blive dokumenteret i Rambøll APV, men sørg alligevel for passende dokumentation, bl.a. for efterfølgende at kunne forholde sig til målopfyldelse, ressourceforbrug og opnåede resultater. Forbered desuden en formidling af jeres planer og initiativer, bl.a. til HAMiU og til jeres sparringspartner ved institutsparring. Institutter og afdelinger mødes parvis til INSTITUTSPARRING. Om formiddagen i det ene institut/afdeling, om eftermiddagen i det andet institut/afdeling. - lokale handleplaner - lokale arbejdsmiljøproblemer - tjek af ny lovgivning - ulykker og nærved-ulykker - de største risici lokalt - AAU's arbejdsmiljøpolitik - vores største succeser med arbejdsmiljøet og arbejdsmiljøarbejdet. - vores største fiaskoer med arbejdsmiljøet og arbejdsmiljøarbejdet. Lærings- og inspirationspunkter fra institutsparring, f.eks. best practice om initiativer, metoder og løsninger fastholdes i egne notater, fotos eller på anden måde. Anvendelsen overvejes i forbindelse med planlægningen af den næste APV-cyklus. 7. oktober 2016

Punkt: Type: Sagsnr: Drøftelse Kan frit distribueres Skriv sagsnr Dato: 04-01-2017 Sagsfremstilling til møde i FSA 7. Drøftelse angående proces i forbindelse med afskedigelser i Fælles Service Anledning: Det blev på ekstraordinært møde d. 27.10.16 besluttet at have en overordnet drøftelse angående processen knyttet til afskedigelser i Fælles Service. Bilag: - Sagsfremstilling: - Indstilling: Sagsbehandler: Der indstilles til at FSA drøfter processen, herunder faserne i procesplanen (fremlagt på ekstraordinært møde d. 21.09.16) Tanja Busk 04-01-2017

Bilag 7.1 D R Ø F T E L S E : P R O C E S I F O R B I N D E L S E M E D A F S K E D I G E L S E R I F Æ L L E S S E R V I C E

21. SEPTEMBER 28. SEPTEMBER 27. OKTOBER Møder i FSA Orientering om den økonomiske situation og drøftelse Udkast til procesplan, afværgeforanstaltninger (frivillige fratrædelsesordninger, kval. ansættelsesstop m.m.), udvælgelseskriterier Uddybende materiale: den økonomiske situation Drøftelse af procesplan og afværgeforanstaltninger, herunder medarbejderorientering om frivillige fratrædelsesordninger og seniorordninger (ORDINÆRT FSA-MØDE 10. OKTOBER) Fælles Service budget for 2017 samt 2. periode 2016 Resultat af afværgeforanstaltninger + orientering til medarbejdere Procesplan ifm. afskedigelser i FS Håndtering af opsagte og tilbageværende medarbejdere INDDRAGELSE AF FSA (FRA 21. SEPTEMBER) AFVÆRGEFORANGSPERIODE (30. SEPTEMBER - 18. OKTOBER) PROCES I FORBINDELSE MED UANSØGTE AFSKEDIGELSER (NOVEMBER/DECEMBER): Udvælgelse af medarbejdere (Frem til 4. november) Kvalificering af udvælgelse + partshøringsbreve "Påtænkt uansøgt afsked" (7.- 11. november) Overlevering af breve vedr. påtænkte uansøgte afskedigelser (uge 46) Partshøringsperiode (uge 46-48) Afgørelse om opsigelse (uge 48 og 49) Opsigelse (uge 48 og 49) Eventuelle forhandlinger efter opsigelse Relevante drøftelser i SA (efter afsluttet processen)

Punkt: Type: Sagsnr: Drøftelse Kan frit distribueres Skriv sagsnr Dato: 04-01-2017 Sagsfremstilling til møde i FSA 8. Evaluering af FSAs arbejde og fastlæggelse af mødeplan for det kommende år/evaluering af årshjul Anledning: Bilag: Sagsfremstilling: Som en del af årshjulet er der afsat tid til at evaluere FSAs arbejde på første møde i det nye år. Bilag 8.1: Model for evaluering af samarbejdsform, HSU Til evaluering af FSAs samarbejde og samarbejdsform kan der tages fat i mange elementer. Udgangspunktet for drøftelsen vil være det oplæg som i 2016 blev brugt på HSU. Denne fælles drøftelse tager afsæt i 3 områder om hhv. det gode samarbejde, de rigtige emner og de gode rammer og former. Men der vil være mulighed for at bringe andre tematikker op på mødet. Årshjulet vil i denne forbindelse også blive behandlet. I bilag 8.1 findes forklaringsmodellerne for de tre udvalgte tematikker, men overordnet er ønsket at drøfte de opstillede spørgsmål her: Det gode samarbejde Hvad vil det sige, at have et godt samarbejde i FSA? Hvad skal der til? 1. Samarbejde mellem (og evt. indbyrdes på) medarbejder- og ledelsesside? 2. Samarbejde mellem formandskab og udvalget? 3. Samarbejde med lokale SA De rigtige emner Kommer FSA rundt om de emner, som der skal til for at FSA er velfungerende? 1. Bliver de rigtige emner sat på dagsorden? 2. Er der særlige emner, som FSA i 2017/2018 år bør prioritere? (eksempelvis ift. årshjul) De gode rammer og former Hvad skal der til for at få et velfungerende FSA? 1. Forberedelse? (Formandskab, sekretariat, medarbejderside, ledelsesside, egen forberedelse ) 2. Mødedagen? (Formandskab, sekretariat, medarbejderside, ledelsesside, egen forberedelse ) 3. Efter mødet? (Formandskab, sekretariat, medarbejderside, ledelsesside, egen forberedelse ) 4. Mellem møderne? Årshjulet 1. Bliver møderne holdt på de rigtige tidspunkter 2. Svarer indholdet/overskrifterne i årshjulet til hvad der er aktuelt

HR-afdelingen Indstilling: Sagsbehandler: Der indstilles til at FSA har en fælles drøftelse og evaluerer på eget samarbejde med fokus på indholdet i 2017s møder. Tanja Busk 04-01-2017 1

Bilag 8.1: Model for evaluering af samarbejde og samarbejdsform, HSU Til evaluering af hovedsamarbejdsudvalgets samarbejde og samarbejdsform kan der tages fat i mange hjørner af udvalgets arbejde. HR-afdelingen foreslår, at evalueringen tager udgangspunkt i en fælles drøftelse af følgende 3 områder om hhv. det gode samarbejde, de rigtige emner og de gode rammer og former. Det tilrådes, at der anvendes ca. 10 min pr. område og at drøftelserne drejer sig om, hvad udvalget gerne vil fastholde samt hvad udvalget gerne vil afvikle og eventuelt erstatte det afviklede med. Det gode samarbejde I samarbejdsaftalen redegøres for formål og rammer for SU-arbejdet således: 1. Formål Et velfungerende og løsningsorienteret lokalt samarbejde er afgørende for at opnå gode statslige arbejdspladser, der har fokus på kerneopgaven og er præget af kvalitet i opgavevaretagelsen, trivsel, fornyelse og effektivitet. Et godt lokalt samarbejde er et dialogforum, hvor beslutninger og nye ideer kan drøftes og udvikles mellem ledelse og medarbejdere. Ledelsen har ansvaret for, at arbejdspladsen udvikler sig og lever op til omgivelsernes krav og forventninger. Ledelse og medarbejdere skal i samarbejde føre arbejdspladsens strategi og mål ud i livet. Formålet med samarbejdsaftalen er at fremme et konstruktivt lokalt samarbejde baseret på tillid og dialog. Aftalen fastlægger rammer for samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere med henblik på at involvere medarbejderne i arbejdet med arbejdspladsens mål og strategi. Aftalen skal skabe det bedst mulige afsæt for, at samarbejdsudvalget med udgangspunkt i de konkrete udfordringer, behov og vilkår beskæftiger sig med det, der er relevant for den enkelte arbejdsplads og dens fremtid. Et tillidsfuldt samarbejde mellem ledelse og medarbejderrepræsentanter forudsætter, at de varetager deres funktion i gensidig respekt for hinandens roller og holder hinanden orienteret om væsentlige forhold af betydning for arbejdspladsen for at bidrage positivt til arbejdspladsens udvikling. 2. Rammerne for samarbejdsudvalgets arbejde Aftalen fastlægger rammerne for, hvordan samarbejdsudvalget skal samarbejde om arbejds- og personaleforhold, som hører under arbejdsgiverens ledelsesret. Forhold, der er reguleret af kollektive overenskomster og aftaler, herunder løn- og ansættelsesvilkår, henhører således ikke under samarbejdsudvalget. Udvalgets medarbejderrepræsentanter skal tage udgangspunkt i medarbejdergruppernes fælles interesser om arbejdspladsens forhold. Samarbejdsudvalget skal jævnligt evaluere sit arbejde med henblik på at sikre, at samarbejdet kvalificeres og målrettes. Evaluering Hvad vil det sige, at have et godt samarbejde i HSU? Hvad skal der til? 1. Samarbejde mellem (og evt. indbyrdes på) A- og B-side? 2. Samarbejde mellem formandskab og udvalget? 3. Samarbejde med underudvalg (PPU) 1

De rigtige emner Samarbejdsudvalgets opgaver sammensættes ud fra en række opgaver fastlagt i samarbejdsaftalen ( 5) samt de opgaver, som udvalget vurderer til at være af særlig betydning for arbejdspladsen. Vedr. HSU s opgaver henvises her til 4 i samarbejdsaftalen: Samarbejdsudvalget behandler relevante emner inden for arbejds- og personaleforhold, der har betydning for arbejdspladsen. Det er op til det enkelte samarbejdsudvalg at vurdere, hvilke emner der er særligt relevante, for at der er en strategisk sammenhæng mellem samarbejdsudvalgets arbejde og institutionens mål. Det kan fx være: 1. Arbejds- og personaleforhold 2. Tillid, samarbejde og trivsel 3. Omstilling på arbejdspladsen Evaluering Kommer HSU rundt om de emner, som der skal til for at HSU er velfungerende? 1. Bliver de rigtige emner sat på dagsorden? 2. Er der særlige emner, som HSU i 2016/2017 år bør prioritere? De gode rammer og former HSU s forretningsorden er den vedtagne standardforretningsorden for SU ved AAU fra 12. februar 2014, som fastsætter en minimumsforretningsorden for alle SU er på AAU og er udvalgets nedskrevne praksis. HRafdelingen kan dog meddele, at HSU siden revisionen af denne aftale har aftalt en anden procedure vedr. godkendelse og udsendelse af referat. (Senest 5 hverdage efter mødet sendes referatet til udvalgsmedlemmernes kommentering og senest 10 hverdage efter mødet godkendes og offentliggøres referatet). Evaluering Hvad skal der til for at få et velfungerende HSU? 1. Forberedelse? (Formandskab, sekretariat, A-side, B-side, egen forberedelse ) 2. Mødedagen? (Formandskab, sekretariat, A-side, B-side, egen forberedelse ) 3. Efter mødet? (Formandskab, sekretariat, A-side, B-side, egen forberedelse ) 4. Mellem møderne? 2