LUDUS Helpdesk T +45 3614 7070 sc-ludus@dxc.com CSC Scandihealth A/S - en del af DXC Technology P.O. Pedersens Vej 2 8200 Aarhus N T +45 3614 4000 Tips & Tricks nr. 68 Prøvebeviser for gymnasiale fag V02 Den 17. oktober 2012 www.dxc.technology www.dxc.technology/ludus CVR 25 46 93 64 Copyright 2017 DXC Technology. All rights reserved.
Indholdsfortegnelse 1. Generere prøvebeviser for enkeltfagskursister... 4 1.1 Vis prøvebeviser... 6 1.2 Udskriv prøvebeviser... 9 1.3 Registrer udskrevne prøvebeviser... 10 1.4 Slet et genereret og udskrevet prøvebevis... 11 1.5 Generer prøvebevis til fuldtidskursister, som afbryder uddannelsen... 11 Side 2 af 13
Prøvebeviser for gymnasiale fag V02 Nedenfor finder du en vejledning i, hvordan du genererer prøvebeviser til kursister, der har opnået en karakter i et eller flere gymnasiale fag (stx, stx-e, stk, gsk, 2hf og hf-e). Der kan foretages masse-generering af prøvebeviser for karakterer givet fra og med august 2011. Generering af enkelte prøvebeviser via kursistens HF-eksamensprotokol/STX-karakterprotokol kan foretages for alle fagkoder hørende til gymnasiereformen af 2005. Der kan kun genereres prøvebeviser for kursister, hvor karaktererne ikke har markering i medtages på kursistens HF-eksamensprotokol/STX-karakterprotokol. Prøvebeviser, som er genereret efter denne vejledning, vil blive indsendt til Eksamensdatabasen med næste indberetning. Side 3 af 13
1. Generere prøvebeviser for enkeltfagskursister Når der er registreret karakterer efter gennemført eksamen for enkeltfagskursister, kan der genereres prøvebeviser via System >> Generer prøvebeviser til gymnasiale fag Udstedelsesdato Angiv den dato, der skal anvendes som udstedelsesdato for prøvebeviserne. Når der efterfølgende udskrives prøvebeviser, er det denne dato, der vil blive udskrevet som udstedelsesdato. Feltet er som standard udfyldt med dags dato. Du kan afgrænse genereringen af prøvebeviser til kun at omfatte udvalgte hold eller kursister ved at udfylde et eller flere af følgende felter: Institution: Holdid: Holdstart: Fagkode: Kursistnr.: Hvis du vil generere prøvebeviser til kursister fra en given institution, vælger du én af institutionerne i listen. Udpeger et enkelt hold, der skal genereres prøvebeviser for. Afgrænser genereringen til kun at omfatte hold med den givne holdstart. Afgrænser genereringen til kun at omfatte karakterer i et enkelt fag. Du kan benytte Vis muligheder-knappen til at udpege en enkelt fagkode. Hvis du har brug for at generere prøvebeviser til et enkelt fag, kan du benytte dig af muligheden for at angive de første to tegn i fagkoden efterfulgt af et %-tegn (fx 53%). Dette vil afgrænse genereringen af prøvebeviser til kun at omfatte karakterer givet i fag, hvis fagkode begynder med 53. Du kan generere prøvebevis for en enkelt kursist ved at indtaste kursistens kursistnummer. Du kan benytte Vis muligheder-knappen for at fremsøge en enkelt kursist. Side 4 af 13
Kursisttype: Terminer: Du SKAL vælge en kursistype. Du kan benytte Vis muligheder-knappen for at udpege kursisttypen. Du SKAL vælge en eller flere terminer, som ligger til grund for de prøvebeviser, der vil blive genereret. Du kan markere alle terminer ved at klikke på Vælg alle-knappen. Du fjerner markeringerne ved alle terminer igen ved at klikke på Vælg ingen-knappen. Når du har indtastet den ønskede afgrænsning, klikkes på OK. Der kvitteres for genereringen af prøvebeviser med angivelse af det antal prøvebeviser, der er blevet oprettet. Klik på Luk for at lukke kvitteringsvinduet. Klik på Annuller for at lukke vinduet Generer prøvebeviser til gymnasiale fag. Der kan som tidligere nævnt kun genereres prøvebeviser for kursister, hvor karaktererne ikke har markering i medtages på kursistens HF-eksamensprotokol/STX-karakterprotokol. Der genereres et prøvebevis for hvert fag, som opfylder kriterierne til den ønskede afgrænsning. Hvis et fag består af flere prøveformer, genereres de samlet på ét prøvebevis. Når der er registreret karakterer efter gennemført eksamen for enkeltfagskursister, kan der genereres prøvebeviser via System >> Generer prøvebeviser til gymnasiale fag Når prøvebeviset er genereret, fremgår det af kursistens protokol, som du ser via Kursist >> Prøver >> HF-eksamensprotokol /STX-karakterprotokol. Side 5 af 13
For enkeltfagskursister, der har fået udstedt et fuldt bevis, kan der genereres prøvebeviser for de karakterer, som ikke indgår på beviset. Dvs. de karakterer, der ikke er markeret som medtages i kursistens HF-eksamensprotokol/STX-karakterprotokol. Prøvebeviserne genereres på baggrund af de karakterer, der er opnået i en given termin. Såfremt en kursist tidligere har fået udleveret et prøvebevis i et givet fag, vil systemet ikke generere et nyt prøvebevis, heller ikke selvom der er ændret i karaktererne. For at få et nyt prøvebevis udstedt, skal du slette det pågældende prøvebevis, så der kan udstedes et nyt. Læs mere herom i afsnittet Slet et genereret og udskrevet prøvebevis. Der kan kun genereres prøvebeviser for gymnasiale fag efter ny bekendtgørelse (fra efter bekendtgørelserne vedtaget 15. december 2004). Fag på gammel bekendtgørelse (kan kendes på fagkoder, som ikke ender på X, Y eller Z) skal som hidtil udskrives med de hidtidige rapporter, som nu er placeret i rapport-mappen Udgået >> Beviser mm under Filer >> Udskriv. 1.1 Vis prøvebeviser Når prøvebeviserne er genereret, kan du fremsøge dem via System >> Vis prøvebeviser til gymnasiale fag Side 6 af 13
Vinduet indeholder en oversigt over prøvebeviser genereret for gymnasiale fag. Oversigten indeholder desuden oplysninger om, hvilke prøvebeviser der er markeret udskrevet, samt hvilke prøvebeviser der er indberettet til Eksamensdatabasen. Du kan afgrænse indholdet af vinduets liste over prøvebeviser ved at udfylde et eller flere af følgende felter: Institution: Terminer: Ikke-udskrevne Udskrevne og indberettede Udskrevne, men ikke indberettede Status ikke OK Her kan du vælge hvilken institution, du vil se prøvebeviser for. Her kan du vælge hvilken termin, du vil se prøvebeviser for. Når vinduet åbnes, vil dette felt på forhånd være sat til seneste termin på genererede prøvebeviser. Du kan også vælge Alle og få vist prøvebeviser fra alle terminer bemærk, at dette kan tage adskillige minutter. Sæt markering i dette felt, hvis du vil se prøvebeviser, der endnu ikke er udskrevet. Når du åbner vinduet, vil dette felt på forhånd være markeret, da det normalt vil være de ikke-udskrevne prøvebeviser, du har brug for at få vist i listen - enten i forbindelse med en kontrol af prøvebeviserne inden de udskrives, eller i forbindelse med registrering af, at prøvebeviserne er udskrevet. Sæt markering i dette felt, hvis du vil se prøvebeviser, der er markeret udskrevet og indberettet til Eksamensdatabasen. Sæt markering i dette felt, hvis du vil se prøvebeviser, der er markeret udskrevet, men endnu ikke er indberettet til Eksamensdatabasen. Sæt mærke her for at finde beviser, der ikke er OK. Se evt. meddelelser om bevise i kolonnen Status. Det kan evt. dreje sig om prøvebeviser, hvor karakterer nu indgår i eksamensbeviset. Hvis du ikke har sat kryds i et af ovenstående markerings-felter, vil listen ikke indeholde prøvebeviser. Hvis du sætter kryds i alle felter, vil listen indeholde samtlige prøvebeviser på den angivne institution og termin. Husk at klikke på Søg-knappen, hvis du ændrer på markeringerne og ønsker en ny visning. Listen over prøvebeviser indeholder oplysninger om Personnr. Kursistens personnummer Side 7 af 13
Efternavn Fornavn Fagkode Fag Niveau Udstedelsesdato Termin Bruger Udsk. Indb. Kar. mdt. Kar. skr. Årskar. mdt. Årskar. skr. EXDBFeedSystemId Institution Kursistens efternavn Kursistens fornavn Fagkoden, som identificerer prøvebevisets faglige indhold Fagnavnet, der vil blive udskrevet på prøvebeviset Niveauet for prøvebevisets faglige indhold. Indeholder A, B eller C Datoen som prøvebeviset er blevet genereret til Terminen for den seneste termin til karaktererne. For årskarakterer findes termin ud fra undervisningsperiodens slutdato. Initialer på den bruger som har genereret prøvebeviser. Denne oplysning kan være nyttig at sortere på, hvis du fx i forbindelse med udskrivning har behov for at udvælge de prøvebeviser, der er genereret af en given bruger. Viser om prøvebeviset er markeret udskrevet (markeringen skal sættes manuelt fra dette vindue). Indeholder Ja eller Nej. Viser om prøvebeviset er indberettet til Eksamensdatabasen. Indeholder Ja eller Nej. Indeholder karakteren for den mundtlige prøve. Hvis der findes flere karakterer til den samme fagkode, anvendes karakteren fra den seneste aflagte termin. Her vises også karakteren fra en mundtlig flerfaglig prøve. Indeholder karakteren for den skriftlige prøve. Hvis der findes flere karakterer til den samme fagkode, anvendes karakteren fra den seneste aflagte termin. Her vises også karakteren fra en skriftlig flerfaglig prøve. Indeholder karakteren for den mundtlige årskarakter. Hvis der er aflagt flere karakterer til den samme fagkode, anvendes karakteren fra den seneste aflagte termin. Indeholder karakteren for den skriftlige årskarakter. Hvis der er aflagt flere karakterer til den samme fagkode, anvendes karakteren fra den seneste aflagte termin. Viser en unik nøgle, der medsendes til Eksamensdatabasen. I LUDUS kan der kun være ét prøvebevis pr. personnummer pr. fagkode. Terminskoden og bevistypen er medtaget i nøglen. Ligesom der vises pb: som beskriver, at der er tale om et prøvebevis. Viser institutionsnummeret fra prøvebeviset. Fra listen over prøvebeviser kan du navigere videre til Kursist-vinduet ved at dobbelt-klikke på en af listens prøvebeviser. Hvis du har behov for at se indholdet af et enkelt prøvebevis, kan du benytte dig af LUDUS's generelle udskriftsfunktionalitet og knytte rapporten Prøvebevis for gymnasiale fag [S].rpt til vinduet Prøvebevis. Side 8 af 13
Når denne tilknytning er etableret, kan du udskrive et enkelt prøvebevis ved at markere denne i listen og klikke på print-ikonet i værktøjslinjen. Når prøvebeviserne er udskrevet, kan du registrere dette. Læs mere herom i afsnittet Registrer udskrevne prøvebeviser. 1.2 Udskriv prøvebeviser Når prøvebeviserne er genereret, kan disse udskrives med rapporten Prøvebevis for gymnasiale fag [S].rpt med nedenstående parametervalg: Rapporten anvendes til alle gymnasiale fag (stx, stx-e, stk, gsk, 2hf og hf-e) og erstatter alle tidligere anvendte prøvebevis-rapporter. Udskrift af prøvebeviser, der ikke allerede er udskrevet: Proevebevis udskrevet <> X Udskrift af prøvebeviser til én eller flere terminskoder ad gangen: Proevebevis terminkode er en af 1112 1201 Udskrift af prøvebeviser til én eller flere kursister ad gangen: Proevebevis personnummer er en af <personnummer 1> <personnummer 2> Udskrift af prøvebeviser til ét eller flere fag ad gangen: Proevebevis fagkode er en af 52XXZ 67YZZ Udskrift af prøvebeviser til én bestemt udstedelsesdato Proevebevis udstedelsesdato = 21-12-11 Udskrift af prøvebeviser udstedt af én bestemt bruger Proevebevis brugerid = <brugerid 1> Bemærk at alle de forskellige parametervalg kan kombineres, så du får valgt præcist de prøvebeviser, du har brug for at udskrive. Inden rapporten udskrives, skal du tage stilling til følgende prompts: Side 9 af 13
Udskriv pr. udstedelsesdato eller pr. fagkode Underskriverens navn Underskriver Skole-kursus Kopi Her vælger du, om der skal udskrives prøvebeviser pr. udstedelsesdato eller pr. fagkode. Her kan du ændre på underskrivers navn, hvis du ved næste prompt vælger en anden underskriver end rektor/forstander. Her kan du ændre underskrivers titel, hvis ikke rektor/forstander skal underskrive prøvebeviset. Her vælger du, om der skal stå Skole eller Kursus på prøvebeviset. Her kan du vælge, om der skal stå Kopi på prøvebevisets forside og bagside. Når prøvebeviserne er udskrevet, anbefales det, at der sættes markering i udskrevet (Udsk.) i listen over prøvebeviser via System >> Vis prøvebeviser til gymnasiale fag... som beskrives i afsnittet Registrer udskrevne prøvebeviser. 1.3 Registrer udskrevne prøvebeviser For at sikre, at prøvebeviserne kun bliver udskrevet én gang, kan du registrere de prøvebeviser, som er udskrevet. Dette gør du via System >> Vis prøvebeviser til gymnasiale fag Marker de prøvebeviser i listen, som du har udskrevet og vælg Funktioner >> Markér som udskrevet. Hvis du har sat markering ved Ikke-udskrevne i rammen Vis prøvebeviser, fjernes de prøvebeviser, som du netop markerede som udskrevet fra listen. Du kan fremsøge dem i listen igen ved at sætte markering ved Udskrevne, men ikke indberettede og klikke på Søg-knappen. Hvis du fejlagtig får sat en udskrevet-markering på et forkert prøvebevis, kan du fjerne den igen ved at markere linjen med prøvebeviset og vælge Funktioner >> Markér som Ikke-udskrevet. Hvis et eller flere af de udpegede prøvebeviser er markeret som udskrevet, fjernes disse markeringer, ellers foretages intet. Hvis du har udpeget et eller flere prøvebeviser, som er indberettet til Eksamensdatabasen, vises menupunktet Markér som Ikke-udskrevet med grå skrift og kan ikke vælges. Du kan i stedet slette prøvebeviset og generere et nyt. Læs nærmere herom i afsnittet Slet et genereret og udskrevet prøvebevis. Ovenstående procedure med generering af prøvebevis, efterfølgende udskrivning og tilføjelse af udskrevet-markering kan gennemføres for et enkelt hold ad gangen således, at prøvebeviser kan udskrives i takt med, at eksaminerne afsluttes. Såfremt der tidligere er blevet genereret et prøvebevis til en kursist i et givet fag på terminen, vil systemet ikke generere et nyt prøvebevis - heller ikke selvom der er ændret i Side 10 af 13
karaktererne. Hvis der er behov for at generere et nyt prøvebevis til kursisten, skal det allerede genererede prøvebevis slettes, hvorefter der kan genereres et nyt. Læs nærmere herom i afsnittet Slet et genereret og udskrevet prøvebevis. Hvis prøvebeviserne genereres og udskrives ad flere omgange, kan det være relevant at afslutte skoleåret med at lade systemet generere prøvebeviser for samtlige hold. Dette vil sikre, at der ikke glemmes generering af enkelte prøvebeviser og vil ikke føre til, at der genereres for mange prøvebeviser. 1.4 Slet et genereret og udskrevet prøvebevis Hvis du har genereret og udskrevet et prøvebevis, som er behæftet med fejl eller som ikke skal udleveres, kan du slette det igen. Det gør du via System >> Vis prøvebeviser til gymnasiale fag Fremsøg det berørte prøvebevis via søgekriterierne. Marker prøvebeviset, som du ønsker at slette og vælg Funktioner >> Slet prøvebeviser Du får en advarsel om, at du er ved at slette et eller flere prøvebeviser. Klik Ja/Yes. Hvis du sletter et prøvebevis, der er indberettet til Eksamensdatabasen, vil den næste indberetning til Eksamensdatabasen indeholde en annullering af det prøvebevis, du har slettet. 1.5 Generer prøvebevis til fuldtidskursister, som afbryder uddannelsen Hvis en fuldtidskursist afbryder sin uddannelse, kan du generere prøvebeviset via Kursist >> Prøver >> HF-eksamensprotokol /STX-karakterprotokol. Da karaktererne i kursistens protokol er givet i en fuldtidsuddannelse (kursisttype 3, 7 eller 9) er karaktererne markeret Medtages. Før der kan genereres et prøvebevis på karaktererne, skal protokollinjerne markeres Medtages ikke. Du markerer de protokollinjer, som du ønsker at generere prøvebeviser for og vælger Funktioner >> Medtages ikke. Side 11 af 13
Protokollinjerne er nu markeret Nej ved Medtages. Du kan nu markere de protokollinjer, du ønsker at generere et prøvebevis for og vælge Funktioner >> Generer prøvebeviser. Der gives en kvittering for oprettede prøvebeviser. Der oprettes otte prøvebeviser for kursisten - et prøvebevis for hvert fag. Består et fag af flere prøveformer, genereres de samlet på ét prøvebevis. Ved indsendelse til Eksamensdatabasen, vil der også bliver indberettet et prøvebevis pr. fag for kursisten. De otte prøvebeviser kan udskrives samlet på rapporten Prøvebevis for gymnasiale fag [S].rpt som beskrevet på næste side. Bemærk at udstedelsesdatoen altid sættes til dags dato, når genereringen af prøvebeviser foretages fra kursistens HF-eksamensprotokol/STX-karakterprotokol. Ønsker du en anden udstedelsesdato på prøvebeviset, skal det genereres via System >> Generer prøvebeviser til gymnasiale fag som beskrevet i afsnittet Generer prøvebeviser for enkeltfagskursister. Klik på - knappen i værktøjslinjen. Vinduet bliver derved opdateret med Prøvebevis dato. Side 12 af 13
Hvis du har benyttet dig af LUDUS's generelle udskriftsfunktionalitet og knyttet rapporten Prøvebevis for gymnasiale fag [S].rpt til vinduet HF-eksamensprotokol/STX-karakterprotokol, kan du nu klikke på printikonet i værktøjslinjen og få udskrevet prøvebeviset. Hvis du ikke har tilknyttet rapporten til HF-eksamensprotokol-/STX-karakterprotokol-vinduet, kan du følge vejledningen i afsnittet Udskriv prøvebeviser. Side 13 af 13