Side 1008 Referat nr. 212 Hobro, den 06-09-2018 REFERAT Bestyrelsesmøde mandag den 27. august 2018 Deltagere i mødet: Mads Gammelmark (MGM) Ole Bech (OBE) Didde Lykke Hansen (DLH) Anders Kjær (AK) Afbud: Henrik Kruse (HK) John Jensen (JOJ) Følgende punkter blev behandlet på mødet i overensstemmelse med den fremsendte dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 23. maj 2018 3. Orientering om afdelingernes budgetter 2019 4. Styringsdialog og dialogforummøde 5. Tagrenovering, Arden 6. Salg af grundareal ved Hohøje 7. Personalehåndbog 8. Nybyggeri, Arden 9. Mageskifte, afdeling 30 Adelgade 73 10. Forbrugsregnskab 11. Beretning fra administrationen 12. Persondataforordning 13. Lokaler til Beboerservice 14. Eventuelt
Side 1009 1. Godkendelse af dagsorden Beslutning Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 23. maj 2018 Referatet blev godkendt og underskrevet. 3. Orientering om afdelingernes budgetter 2019 Der var udleveret budgetoversigt over alle afdelinger, hvoraf det fremgik, at ingen afdelinger skulle have huslejestigning. Det blev besluttet, at dispositionsfonden giver et tilskud til afd. 32 Amerikavej på kr. 75.000 for at undgå huslejestigning. Ligeledes får afd. 42 Skivevej et driftstilskud på kr. 15.000. 4. Styringsdialog og dialogforummøde Det blev besluttet, at AK deltager i styringsdialogmøde, samt at MG, OB og AK deltager i dialogforummøde. De emner, Boligforeningen ønsker at drøfte på dialogforummøde er nybyggeri og renovering. 5. Tagrenovering, Arden Driftsafdelingen har sammen med beboerrepræsentanterne udarbejdet et forslag til tagrenovering på adresserne; (Arden) Kløvermarken 10-18, Myhlenbergvej 16B-H, (Astrup) Nyvej, Torvegade 1A-5B samt 2, 4 og 6, (Rostrup) Møllevænget 30 B, (Valsgård) Frisdalvej 2, (Vebbestrup) Mølleparken 3-15 og Mølleparken 1A, B og C, svarende til 68 boliger. Tagene som er lavet i perioden 1981 til 1999 er alle udført i eternit, enkelte med asbest. Gennem længere tid har der været problemer med utætte tage, som kan forårsage fugtskader i konstruktionerne og i værste fald skimmelsvamp. Projektet er nærmere beskrevet i hoslagte folder jf. bilag nr. 3. Økonomi De samlede udgifter anslås til mellem kr. mio. 18.5 19.8, og foreslås finansieres som følgende: - Henlæggelse til vedligehold kr. mio. 3.5 - Tilskud fra Trækningsret eller dispositionsfond kr. mio. 2.5 - Lån kr. mio. 12.5 13.8 Ovenstående vil give en huslejestigning på mellem 4,0 4,4 % svarende til kr. 31-34 pr. m² pr. år for alle lejemål i afdelingen. Lejeforhøjelsen foreslås fordelt således at den samlede leje på de enkelte boliger opretholdes. Det begrundes med at tidligere sporadiske tagrenoveringer er blevet dækket af afdelingens fælles drift. Derfor vurderes også denne renovering at skulle ses som en samlet renovering for afdelingen, og dermed også at ville medføre den samme relative forøgelse af brugsværdien i afdelingen.
Direktøren indstiller Side 1010 - At bestyrelsen godkender projektet - At trækningsretten eller dispositionsfonden bidrager med kr. 2.5 mio. - At der anvendes kr. 3.5 mio. af afdelingens henlæggelser - At der optages et lån på maks. kr. 13.8 mio. - At huslejen stiger for alle lejemål i afdelingen med mellem 4 4,4 % - At projektet skal godkendes på kommende afdelingsmøde - Indstillingen blev godkendt. 6. Salg af grundareal ved Hohøje Naboen til afdeling 28 Hohøje 242, ansøger om erhvervelse af en del af afdelingens grønne område, med henblik på at udvide egen matrikel Hohøje 128, jf. bilag 4. Det blev besluttet ikke at sælge grunden. 7. Personalehåndbog Grundet den nye persondataforordning samt at forsikringsselskabet stiller krav om en politik for brug af IT-systemer, for at kunne tilbyde en Cyber Risk forsikring, er der et behov for en fornyelse af eksisterende personalehåndbog. Som inspiration har udvalget (2 fra administrationen, 2 fra beboerservice og direktør) kigget på andre boligforeningers personalehåndbøger, samt indhentet tekstforslag fra foreningens IT-databehandler og forsikringsmægler. Direktøren Indstiller - At personalehåndbogen udgave nr. 2, den 27.06.2018 godkendes, jf. bilag nr. 5 Bestyrelsen valgte at følge direktørens indstilling, dog med følgende ændringer: - Tilføjelse til rygepolitikken: medarbejderne må kun ryge i selvbetalte pauser. DLH stemte imod skærpelsen af rygepolitikken. - Under gaveregulativ: Organisationsbestyrelsen: der blev tilføjet konfirmation (egne børn eller hjemmeboende delebørn ) samt afskedsgave, når et bestyrelsesmedlem ikke genvælges eller stopper efter eget ønske. 8. Nybyggeri, Arden Vi er blevet kontaktet af vores samarbejdspartner Kuben, vedr. et evt. nybyggeri i Arden, jf. vedhæftede bilag nr. 6 og 7 Krogh Madsen Arkitekter har lavet et skitseforslag (situationsplan), med 10 dobbelthuse i én etage på mellem 90 og 110 m² med integrerede carporte.
Økonomi På nuværende niveau er der ikke afholdt udgifter til projektet. Side 1011 Direktøren indstiller - At det drøftes og afklares om der er et behov for flere boliger i Arden, samt om Kommunen skal ansøges om et tilsagn til at opføre et byggeri i Arden. Bestyrelsen er positiv indstillet overfor nybyggeri i Arden. Det blev besluttet, at AK skal forhøre sig hos Kommunen, om vi skal ansøge. 9. Mageskifte, afdeling 30 Adelgade 73 Bygge og Finans har rettet henvendelse, vedr. etablering af 20 parkeringspladser på matrikel 83d, jf. bilag 8. Bygge og finans ønsker rådighed over 20 indhegnede p-pladser i forbindelse med udlejning deres lejemål (Netto). Derfor ønsker de at inddrage parkeringspladsen matrikel 83d samt en del af vores matrikel 85l. Der vil blive opsat et 2,5 meter højt stålhegn som omkranser p- pladsen bl.a. foran vores bygning Adelgade 73 A-B Økonomi Bygge og finans er ikke fremkommet med et økonomisk udspil. Direktøren indstiller - At det drøftes hvilke konsekvenser, det vil kunne få at opsætte et 2,5 meter højt hegn tæt på vores bygning Adelgade 73 A-B - At det drøftes om et mageskifte kunne komme på tale, såfremt afdelingen tilbydes matrikel 85o jf. bilag 8 Beslutning Det blev besluttet, at formand og direktør blev bemyndiget til at forhandle et mageskifte, hvor afdelingen skal tilbydes matrikel nr. 85 o som et mageskifte. Samt at afdelingen får etableret parkeringspladser på matrikel 85 o og 85 m med plads til ca. 4 biler. 10. Forbrugsregnskab Administrationen arbejder på at forenkle og digitalisere processen. : I administrationen bruges der en del tid på udarbejdelse af varme og vandregnskaber. Vi har derfor undersøgt om der kunne være basis for at effektivisere arbejdsgangen. : En gang årligt udarbejdes en opgørelse over varmeforbruget. I de afdelinger hvor lejerne modtager varme fra boligforeningen, hyre boligforeningen et selskab til at aflæse og udarbejde forbrugsregnskabet. Det vil i praksis sige, at Hobro Boligforening afregner direkte med forsyningsselskabet, og efterfølgende afkræver den enkelte lejer. Konkret udarbejder Hobro Boligforening varmeregnskab for i alt 26 afdelinger (afd. 1,2,3,4,6,7,8,9,10,12,13,15,16,17,22,23,24,26,29,30,31,32,34,40,42,44).
Side 1012 Formålet med et digitalt system er bl.a. at målerne ude i boligerne kan fjernaflæses uden der kræves adgang til lejemålet, samt at der kan forventes en besparelse på udarbejdelse af det årlige forbrugsregnskab på ca. 50 %. Et digitalt system, giver desuden mulighed for at opsætte en digital fugtmåler, der vejleder beboerne om et godt indeklima. Ligeledes er det muligt at opsætte en digital røgalarm med driftssikkerhed da den overvåges af aflæsningsfirmaet. Lovgrundlag: Det er lovpligtigt at for alle ejendomme at måle varmeforbruget. Ligeledes har Energi Effektivitets Direktivet i EU vedtaget at det er obligatorisk for alle ejendomme at måle mængden af vand, der opvarmes og anvendes til varmt brugsvand 1. Økonomi: Jf. bilag B Direktøren indstiller at bestyrelsen drøfter - om vi skal udskifte de nuværende målere til digitale fjernaflæsningsmålere (varme) - om vi skal installere varmtvandsmåler (varmt vand) - om vi skal installere vandmåler (koldt vand) - om vi skal installere fugtmåler - om vi skal installere røgalarm - om dispositionsfonden skal give et tilskud - Bestyrelsen besluttede at udskifte målerne til digitale fjernaflæsningsmålere (varme) - Det blev besluttet ikke at udskifte varmtvandsmålere og vandmålere (koldt vand) - Det blev besluttet at installere fugtmålere og røgalarmer - Det blev besluttet at dispositionsfonden vil yde et tilskud til udskiftning til digitale målere. Når administrationen har udarbejdet et samlet tilbud for alle afdelinger, tages endelig stilling til tilskuddets størrelse. 11. Beretning fra administrationen Strategisk samarbejde Der orienteres om dialog med Aars Boligforening. Boligselskabet af 2014 foretager afstemning på afdelingsmødet den 27. august 2018, om hvorvidt de ønsker at skifte administrator/boligforening. Der bliver undersøgt muligheder for et strategisk samarbejde med Boligselskabet Nordjylland. Drift/udvikling Der blev orienteret om status af køb af el gennem Proforsyning. Der blev orienteret om forsikringspræmie og skadesudvikling. Der blev orienteret om status på molokker. Der blev orienteret om status på rammeaftale på maler m.m. 1 Varmekontrol / ista, Bekendtgørelse nr. 563, 6, stk. 3
Der blev orienteret om, at træffetid med en vicevært i administrationen mellem kl. 15 og 17 er ophørt. Digitaliseringsplanen Der blev orienteret om status om digitaliseringsplanen, herunder: - I-syn, som forventes opstartet primo 2019 - I-opgave som forventes opstartet primo 2019 Side 1013 BL og andet netværk. Der blev orienteret om at MG, OB og AK deltager i BL s weekendkonference for 6. og 10. kreds. AK orienterede om BL s forvaltningskonference. Bygge og renoveringssager Bestyrelsen har fået udleveret en statusoversigt over byggesager, den blev gennemgået. Texaco-grunden: der blev orienteret om, at udviklingsselskabet har meldt tilbage om, at Kommunen ikke ønsker at opføre byggeri, hvorfor sagen pt er i bero. Afd. 9, Morellgade: vi afventer Landsbyggefondens besigtigelse. Afd. 31, Morellgade: Der er udarbejdet skitseforslag med forskellige vinduestyper. Det blev besluttet at vælge et hvidt træ/alu sprosse vindue med 6 felter. Nybyggeri Ølsvej: Der blev orienteret om, at sagen skal behandles på byrådsmøde den 30. august 2018 med ny lokalplan, hvor der er 8 ugers høringsfrist. Status i forhold til byggeriet er, at der forhandles grundpris med kommunen. Byggeriet forventes at kunne blive familieboliger på mellem 85-105 m 2. Huslejen forventes i gennemsnit at blive ca. 8.000 kr./md. Det undersøges, om boligerne kan opføres uden fjernvarme med henblik på at sikre en billig drift, da der er tale om lavenergi byggeri. Økonomi Der var udarbejdet en budgetkontrol for Hovedforeningen for 1. halvår 2018. Bankforretning/Kapitalforvaltning: Der orienteres om, at vi har modtaget et tilbud på udbuddet på bankforretningen. Der forventes en afklaring ultimo 2018. Kapitalforvaltningens afkast for 1. halvår: Jutlander afkast -0,35% kr. -136.011,- PP Capital afkast 0,64% kr. 218.097,- Personale Der blev orienteret om personalesager, herunder fravær. Der blev orienteret om, at administrationen deltog i KTP s webbolig kundemøde. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.
Side 1014 12.Persondataforordning : Der er monteret et nyt adgangskontrolsystem i administrationen og beboerservice. Det sikrer et overblik over hvilke personer, der har adgang til diverse områder. Direktøren indstiller, - at dispositionsfonden giver et tilskud svarende til den samlede udgift som forventes at udgøre ca. kr. 65.000 100.000,- Bestyrelsen godkendte indstillingen. 13.Lokaler til Beboerservice : I forlængelse af beslutning fra bestyrelsesmøde nr. 209, er der udarbejdet forslag til fremtidig placering af bygning til beboerservice. Der er udarbejdet 5 forslag: - Smedevej 14, hvor vi lejer os ind - Købe Smedevej 14 - Bygge en ny bygning - Leje Smedevej 24 - Indrette Sdr. Alle 5 Det blev vedtaget at indrette Sdr. Allé 5 med plads til velfærdsfaciliteter, kontorfaciliteter mv. Samtidig udarbejdes et nyt projektforslag til lager- og garagefaciliteter, evt. placeret i Stoldal. Det blev besluttet at opsige lejemålet Smedevej 14, med brugsret indtil 1/12.2019. Det blev besluttet, at huslejen til Sdr. Allé 5 årligt skal udgøre 90.000 kr. + forbrug. Det betales af afdeling 90. Det blev ligeledes besluttet, at dispositionsfonden yder et opstartstilskud på 90.000 kr. i år 2018 og 90.000 kr. i år 2019, som et tilskud til huslejen i afdeling 90. Dette sker som led i at effektivisere beboerservice, så alle viceværter bliver samlet. 14.Eventuelt Ingen emner blev behandlet under eventuelt. Forevist bestyrelsen den 2018 Mads Gammelmark Ole Bech Henrik Kruse John Jensen Didde Lykke Hansen