Inspirationsnotat nr. 7 til arbejdet i MED-Hovedudvalg 17. juni 2008 Vejledning om procedureretningslinie for omstilling, herunder udbud og udlicitering Denne vejledning og tilhørende forslag til procedureretningslinie for udbud, udlicitering og intern omstilling er udarbejdet i henhold til MED-rammeaftalens 8, stk. 3. I henhold til MED-rammeaftalens 8, stk 3. skal der aftales retningslinier for proceduren for drøftelse af større rationaliserings- og omstillingsprojekter, herunder udbud og udlicitering. Sidst i vejledningen er vist et eksempel på en retningslinie, som er bygget op efter den generelle skabelon for retningslinier. Anbefalinger I alle kommuner og regioner bør der aftales en procedureretningslinie for udbud, udlicitering og kommunalt samarbejde ELLER en procedureretningslinie, der samtidig dækker både intern omstilling OG udlicitering m.v. En række af de krav, der er indeholdt i regler om servicestrategi og udbudspolitik (se inspirationsnotat nr. 5) kan indgå i retningslinien. En generel procedureretningslinie kan eventuelt blive suppleret med en retningslinie for hvert enkelt større omstillingsprojekt. Her kan arbejds- og tidsplanen for MED-organisationens inddragelse blive konkretiseret yderligere i forhold til den aktuelle tids- og aktivitetsplan for omstillingsprocessen. Det anbefales at retningslinien gennem definitioner af begreberne præciserer hvad der forstås ved omstilling. Det kan fx være begreber som: Hvad forstås ved omstilling? Ved omstilling menes organisatoriske ændringer samt rationaliserings- eller effektiviseringstiltag, der kan få betydning for medarbejdernes arbejds- og personalemæssige forhold. Det kan eksempelvis være i forbindelse med udbud/udlicitering, privatisering samt ved udmøntning af aftale- eller lovbestemt opgaveflytning mellem offentlige myn-
digheder, selskabsdannelse, indførelse af nye interne styreformer og/eller intern omorganisering. En omstilling kan omfatte en intern omlægning/omstilling på den enkelte afdeling/institution, en omstilling der også omfatter omlægninger mellem flere afdelinger/institutioner eller en omstilling, der kan betyde en omlægning mellem kommunen/regionens egne arbejdspladser og eksterne arbejdspladser. Tilsvarende kan beslutning om en omstilling træffes af en afdelingsleder, en administrativ leder med kompetence på institutions- eller forvaltningsniveau eller som en beslutning på politisk niveau. Hvad forstås ved større rationaliserings- og omstillingsprojekter? Ved større omstillinger menes alle former for ledelsesmæssige og/eller budgetmæssige omlægninger af kommunens/regionens arbejdspladser, der direkte eller indirekte kan betyde væsentlige ændringer for en eller flere medarbejderes lønog arbejdsforhold, herunder for medarbejdere, der direkte er involveret i opgavevaretagelsen for kommunen/regionen, men er ansat hos en ekstern samarbejdspartner. Ved eksterne samarbejdspartnere menes selvejende institutioner, private eller offentlige leverandører, samt selskaber, interessentskaber o.a., hvor kommunen/regionen deltager som medejer, såvel aftale- eller kontraktmæssigt bundet til kommunen/regionen gennem en (kontrakt)periode som leverandører, der kun lejlighedsvis er tilknyttet, eksempelvis ved køb af håndværkerydelser. En aftale fastsætter en opgave- og ansvarsfordeling mellem kommunen/regionen og en (eller flere) eksterne samarbejdspartnere. En aftale kan være såvel indkøbs- og servicekontrakter med eksterne leverandører, aftaler om partnerskaber i kontaktmæssig eller institutionel form (selskabsdannelse) som samarbejdsaftaler med én eller flere eksterne samarbejdspartnere. Kommunen har en forhandlingspligt For ansatte, der har risiko for enten at blive afskediget eller virksomhedsoverdraget i forbindelse med en omstilling skal kommunen/regionen indlede forhandlinger med de berørte medarbejderes faglige organisationer under hensyn til eventuelle aftaler om trygheds- og løngarantier samt under hensyn til de aftale- og lovgivningsmæssige vilkår i øvrigt. Resultatet af forhandlingerne fremlægges inden overdragelsen/afskedigelsen for relevante MED-udvalg. For medarbejdere, der fortsat er udpeget til overdragelse eller afskedigelse iværksættes foranstaltninger på deres nuværende arbejdsplads, der kan ruste medarbejderne til jobskifte. Disse foranstaltninger iværksættes på baggrund af behandling i MED-udvalget og efter forhandling med organisationen. Behandling i relevante MED-udvalg før beslutning om en omstilling Behandling i relevante MED-udvalg under en omstilling Behandling i relevante MED-udvalg efter beslutning om en omstilling 2
Udkast til retningslinie vedr. inspirationsnotat nr. 7. Retningslinien bygger på den vejledende skabelon. Procedureretningslinie for omstilling, herunder udbud og udlicitering Hvad er retningsliniens dækningsområde og sammenhæng? Retningslinien gælde for hele MED-strukturen og skal ses sammen med kommunens MED-aftale og personalepolitik samt retningslinierne for trygheds-, løn- og arbejdsforhold m.v. Hvad forstås ved omstilling? Ved omstilling menes organisatoriske ændringer samt rationaliserings- eller effektiviseringstiltag, der kan få betydning for medarbejdernes arbejds- og personalemæssige forhold. Hvad er formålet? Formålet med denne retningslinie er gennem medindflydelse og medbestemmelse at kvalificere kommunens/regionens omstilling, herunder udbud og udlicitering, der i øvrigt gennemføres i henhold til kommunen/ regionens politikker. Er der særlige mål med retningslinien? Retningslinien skal sikre attraktive, bæredygtige arbejdspladser med fokus på at rekruttere, fastholde og udvikle medarbejderne, både hos kommunen selv og hos aftalepartnere. Hvem skal inddrages? Retningslinien er gældende for relevante MED-udvalg, eller alternativt det personalemøde, der omfatter de arbejdspladser, der direkte eller indirekte er berørt af omstillingen. Det relevante niveau vil afhænge af omfanget af aftalen/kontrakten samt den valgte dækning på det pågældende niveau i MED-strukturen. Endvidere skal der ske aftalemæssig inddragelse af de faglige organisationer. Hvad sker som følge af retningslinjen? Behandling i relevante MED-udvalg før beslutning om en omstilling Følgende spørgsmål skal som minimum drøftes i relevante MED-udvalg på baggrund af en redegørelse fra ledelsen inden endelig beslutning om omstilling. Redegørelse skal være skriftlig, hvis medlemmerne af udvalget ønsker det. Redegørelsen skal præsenteres senest 14 dage før drøftelsen i relevante MED-udvalg og skal indeholde: Målsætningerne med den ønskede omstilling Hvilke redskaber vil eventuelt indgå i det videre arbejde, herunder anvendelsen af udbud. Hvordan, hvor og hvornår vil der blive truffet endelig beslutning? Hvordan vil ledelsen sikre, at medarbejdernes synspunkter indgår i grundlaget for at træffe beslutning? Behandling i relevante MED-udvalg under en omstilling Relevante MED-udvalg drøfter det videre arbejde på baggrund af en redegørelse fra 3
ledelsen. Redegørelse skal være skriftlig, hvis medlemmerne af udvalget ønsker det. Redegørelsen skal præsenteres senest 14 dage før drøftelsen i relevante MED-udvalg, og skal som minimum afklare hvordan følgende vil indgå i det videre arbejde: Information til alle berørte medarbejdere, herunder medarbejdere på andre arbejdspladser i kommunen/regionen samt medarbejderen på eksterne arbejdspladser berørt? Udarbejdelsen af eventuelt udbudsmateriale, herunder hvordan medinddragelse i udarbejdelsen vil ske? Anvendelsen af kontrolbud i forbindelse med et eventuelt udbud, herunder medinddragelse i udarbejdelsen? Håndtering af eventuelt valg af leverandør, herunder rammer for medinddragelse i forbindelse med dette valg? Hvordan vil medarbejderrepræsentanter og/eller MED-udvalg samt eventuelt organisationsrepræsentanter i øvrigt blive inddraget i arbejdet, herunder nedsættelse af ad. Hoc. projektgruppe i henhold til MED-aftalen og/eller deltagelse i en projektgruppe nedsat af kommunen/regionen? Hvordan vil alle de berørte medarbejdere løbende blive inddraget i arbejdet, herunder hvordan vil ledelsen sikre, at dette sker? Hvilke uddannelsesmæssige og kompetenceudviklingsmæssige initiativer er der brug for, såvel for ledelse, projektgruppe som medarbejderrepræsentanter og øvrige involverede medarbejdere i forbindelse med gennemførelsen af et udbud? Hvordan er der sikret den fornødne tid til arbejdet også til deltagelsen for medarbejderrepræsentanterne? Hvordan indgår sikring af medarbejdernes løn- og ansættelses- og arbejdsmiljøforhold i henhold til kommunens/regionens udbudspolitik, personalepolitik m.v. i det videre arbejde? Er der særlige hensyn i forhold til denne opgave? Hvilke særlige krav vil endvidere blive stillet til eventuelle samarbejdspartnere, og hvordan vil de blive fastlagt som del af det videre arbejde? Behandling i relevante MED-udvalg efter beslutning om en omstilling Inden en kontraktperiodes start skal relevante MED-udvalg på baggrund af en redegørelse fra ledelsen drøfte rammer for samarbejdet i kontrakt/samarbejdsperioden. Redegørelse skal være skriftlig, hvis medlemmerne af udvalget ønsker det. Redegørelsen skal præsenteres senest 14 dage før drøftelsen i relevante MED-udvalg, og drøftelsen skal ske på et tidspunkt, hvor det fortsat er muligt at ændre samarbejdsrelationerne på de relevante punkter. Redegørelsen skal som minimum behandle følgende spørgsmål: Hvordan vil et eventuelt udbud blive evalueret, og hvilken rolle vil MEDudvalget have i denne evaluering? Skal der oprettes et særligt kontaktudvalg inden for rammerne af kommunen/kommunen/regionens MED-aftale og med status som et lokalt MEDudvalg? Skal der være mulighed for, at medarbejderrepræsentanter for de pågældende samarbejdspartnere kan deltage i de eksisterende, relevante MED-udvalg? Er der i øvrigt behov for ændringer i MED-strukturen. (Det er ledelsens ansvar, at MED-strukturen til en hver tid afspejler den reelle beslutningsstruktur i kommunen/kommunen/regionen på alle beslutningsniveauer)? Hvordan kan arbejdsgiverne samarbejde om arbejdsmiljøforhold, herunder om der skal opbygges en fælles sikkerhedsorganisation? Skal der oprettes fagligt netværk og fagligt samarbejde, og skal der etableres særlig mulighed for kontakt og information mellem tillidsrepræsentanter i 4
kommunen/kommunen/regionen og tillidsrepræsentanter hos samarbejdspartnerne? Hvilke relevante MED-udvalg skal forinden genudbud eller forlængelse af en kontrakt og eventuel omstilling/udbud af nye opgaver inddrages på samme vilkår som ved 1.gangsudbud af nuværende opgaver? (Relevante MED-udvalg kan her være de udvalg, der dækker de arbejdspladser, der alternativt ville kunne varetage de pågældende opgaver, samt de arbejdspladser, der direkte eller indirekte vil blive berørt af et nyt udbud). Særlige forhold om tidsmæssige rammer for indholdet i retningslinjen. Er der krav til formidling, opfølgning, evaluering, revision m.v.? Evaluering og ændring HovedMED-udvalget evaluerer alle større omstillingsprojekter, herunder alle aftaler og kontrakter med eksterne samarbejdspartnere. Det skal ske efter ønske hos udvalgsdeltagerne, men dog mindst som del af en årlig samlet evaluering. Evalueringen skal bl.a. belyse, hvordan de lokale drøftelser lever op til de overordnede mål i retningslinien. Relevante MED-udvalg deltager i den evaluering, der for hvert større omstillingsprojekt igangsættes. I evalueringen skal indgå en måling af medarbejdertilfredshed og ændringer heri i forbindelse med omstillingen, herunder en vurdering af forløbet og af inddragelsen i processen. Krav til evalueringen skal indgå i alle aftaler med eksterne samarbejdspartnere. Konklusioner fra den årlige evaluering forelægges kommunalbestyrelsen/regionsudvalget til orientering. Ændring eller ophævelse af denne retningslinie følger MED-aftalens bestemmelser for retningslinier. 5