SOLRØD KOMMUNE JOB- OG SOCIALCENTERET NOTAT Emne: Til: Bemærkninger til revision 2017 på Social-, sundheds- og fritidsudvalgets område Byråd Dato: 1. august 2018 Sagsbeh.: Maibritt Kuszon Sagsnr.: Hermed fremsendes Job- og Socialcenterets bemærkninger til revision 2017. Det er bemærkninger, der knytter sig til de temaer i revisionens bemærkning vedrørende løbende revision af sociale og beskæftigelsesrettede udgifter omfattet af statsrefusion. Job- og socialcenteret bemærkninger er som følger: 1. Revision af personsager 2. Opfølgning på revisionsbemærkning 1 fra 2016 manglende kvalitet i sagsbehandling: a) Individuelle kontaktforløb b) Min plan c) Økonomisk opfølgning d) Sygedagpenge 3. Integration 4. Fejlkontering af ledighedsydelse omfattet af refusionsreformen 5. Fejlkontering af drifts- og mentorudgifter i forbindelse med ressource- og jobafklaringsforløb 6. Ledelsestilsyn 7. Manglende kvalitetssikring af refusionsopgørelse vedrørende sociale ydelser og integration (afventer) Bemærkning 1: Revision af personsager Sammenfattende beskriver revisionen at fejlprocenten er kritisk høj, at en væsentlig del af manglende blev konstateret i tidligere år og henstiller, at kvalitets af sags administrationen højnes væsentligt. Bemærkningerne er samling af bemærkningerne under bemærkninger 2 og 3, og gennemgås under disse. Administrations indledende bemærkning er, at der er sket væsentlige forbedringer omkring de punkter der fremgik i forbindelse med revision 2016, men at revisionens metodiske tilgang ikke tydeliggør dette. Revisionen påpeger, at deres rolle er at finde fejl ikke konstatere hvad vi gør rigtigt. Mundtligt er fra revisionen tilkendegivet, at der er stor aktivitet i sagerne / omkring borgerne og gode resultater (borgerne kommer i job), men at dette sker på bekostning af formalia. C:\Users\aj\Desktop\Bemærkninger til revision 2017 på Social-, sundheds- og fritidsudvalgets område.docx
Bemærkning 2: Opfølgning på revisionsbemærkning nr. 1 fra 2016 manglende kvalitet i sagsbehandling: a. Opfølgning i de individuelle kontaktforløb Revisionen bemærker, at der på flere områder er en hyppigere opfølgningsfrekvens, men at der fortsat er mangler i forhold overholdelse af rettidighed. Alle sagerne som revisionen har gennemgået er også gennemgået af administrationen. Der er manglende rettighed jf. lovgivning, men der er stor aktivitet herunder mødeaktivitet i sagerne fra både sagsbehandler og øvrige involverede (virksomhedskonsulent, misbrugsbehandler, mf.). De manglende rettidigheder der er konstateret, skyldes: at samtaler desværre ikke registreres korrekt (skal registreres som det der hedder en nulstillende samtale) og at der i flere tilfælde, faktisk er afholdt en del flere samtaler end loven forskriver. at der ved øvrige overskridelser er tale om: o o Sygdom hos borger eller sagsbehandler Ferie hos sagsbehandler hvor afholdelse af samtale med anden sagsbehandler eller to samtaler meget tæt på hinanden ikke gav mening. Medarbejderne har krav på 3 ugers ferie, og der må kun være 28 dage mellem samtalerne før de ikke er rettidige. Det meget stramme regelsæt omkring rettidighed i samtaler er et af de punkter der i økonomiforhandlingerne / ny beskæftigelsesreform er lagt op til, at skulle revideres. Den administrative indsats skærpes naturligvis. b. Min plan Revisionen bemærker, at der fortsat er væsentlige mangler ift. anvendelse af Min plan. I forhold til 2016 kan vi dog konstatere, at Min Plan bliver opdateret, men der fortsat er udfordringer i forhold forældede oplysning og at planen først bliver opdateret i umiddelbar forlængelse af afgivelse af tilbud og ikke før afgivelse af tilbud. Alle sagerne som revisionen har gennemgået er også gennemgået af administrationen. Sidste år var fejlene omkring min plan, at den ikke blev opdateret. I år er fejlene delt i tre: Min plan bliver nu opdateret for tit. Dette skyldes, at både sagsbehandlere, virksomhedskonsulenter og vores eget beskæftigelsescenter opdaterer ved kontakt med borgeren. Den er opdateret, men indeholder fortsat også gamle oplysninger sidst i planen der er tale manglende indsigt i optimal brug af min plan. Dette vil der naturligvis blive fulgt op på. Min plan bliver ikke opdateret forud for igangsættelse af tilbud men er oprettet 2-5 dage efter tilbuddet er startet. Dette skyldes: o At der faktisk handles på virksomhedsefterspørgsler samme dag som de modtages og administrationen laves de efterfølgende dage. Dette er også bemærket af revisionen ift. papirer fra virksomheder er oprettet bagud. Konsekvens er, at, at vi ikke længere igangsætter tilbud fra dag til dag, men der nu går op til 5 dage fra aftalen indgås til praktikken igangsættes. o Til dels manglende opmærksomhed på at opdatere forud for, at tilbuddet igangsættes. Opmærksomheden skærpes omkring dette 2
c. Økonomisk opfølgning Revisionen skriver, at vi i forbindelse med vores opfølgning på området har konstateret, at der på flere områder er en hyppigere opfølgning frekvens, men at der fortsat er mangler i forhold til overholdelse af rettidighed i forbindelse med økonomisk opfølgning Der er foretaget de økonomiske opfølgninger der skal, men ikke rettidigt. Dette skyldes to forhold: Tilrettelæggelse af arbejdet med 3 måneders interval der gør, at 3. mdr. fristen bliver overskredet. Kontrollen iværksættes nu med 2½ mdr. interval. En medarbejder der ikke har udført kontrollerne, og ikke meldt dette til leder trods skriftlig instruks. Medarbejderen er nu afskediget. Administrationen sætter naturligvis fokus på overholdelse af rettidighed, og er i indledende proces ift. systemkøb der kan automatisere denne opfølgning. d. Sygedagpenge - 7 uarbejdsdygtighed Revisionen har bemærket, at der fortsat er mangler i forhold til kvaliteten af sagsbehandlingen på området i de løbende vurderinger af uarbejdsdygtighed i henhold til sygedagpengelovens 7. Der er arbejdet med kvalificering af, 7 vurderinger. Revisionen bemærker denne gang, at det er den samme formulering der nogle gange gentages i i 7 vurderingerne, og de derfor ikke grundet dette kan vurdere, om der er taget en ny individuel vurdering. Administrationen bemærker, at det sker genbrug af skrevne vurderinger såfremt der ikke er ændringer i tilstanden eller progression i forhold til behandlings eller udviklingsmuligheder. Administrationen ønsker også at bemærke, at kvalitative vurdereringer og beskrivelser altid kan diskuteres ift. hensigtsmæssig omfang af administration. Revisionens betragtning tages selvfølgelig til efterretning, og der arbejdes videre med 7 vurderingerne. Bemærkning 3: Integration Revisionen konstatere væsentlige mangler i forhold til kvaliteten i sagsbehandlingen. Bemærkningerne ift. integration vedrører min plan og økonomisk opfølgning er inkl. i ovenstående bemærkning 2. Herudover udestår indholdet i opfølgningen, integrationskontrakten, manglende kvalitativ begrundelse for kategorisering (jobparat eller aktivitetsparat) og brug af 225 timers reglen. Som nævnt ovenfor, kan de kvalitative vurdereringer og beskrivelser altid diskuteres ift. hensigtsmæssig omfang af administration. At revisionen bemærker at kategoriseringen er kvalitativ utilfredsstillende beskrevet i sagerne betyder ikke, at der ikke arbejdes med denne. Dette ses i følgende (integrationsydelse de første 3 år af ophold): I juli 2016 havde Solrød kommune 5 jobparate og 104 aktivitetsparate flygtninge. I juni 2018 havde Solrød 25 jobparate og 6 aktivitetsparate flygtninge. Ligeledes er effekten af indsatsen trods udfordringer med formalia meget høj. Fald i antallet af borgere på integrationsydelse fra juli 2016 til juni 2018 i Solrød er 62% For hele Region Sjælland er faldet 2% 3
Bemærkning 4: Fejlkontering af ledighedsydelse omfattet af refusionsreformen Revisionen har konstateret, at udgifter til ledighedsydelse for personer omfattet af refusionsreformen fejlagtigt var konteret på grupperinger omfattet af den gamle refusionsordning. Korrekt og berettiget bemærkning. Der er tale om en fejlopsætning af fagsystem ved implementering af ny refusionsreform 2016. Fejl er rettet, og forholdene er berigtiget ift. restafregning for 2017. De mange løbende reformer og lovændringer, der medfører ændringer i ydelses- og økonomisystemerne, betyder forhøjet risici for fejl på området. Job og Socialcenteret har sammen med Økonomiafdelingen afholdt halv temadag med fokus på forebyggelse af fejl ved identifikation af fejlrisici. Flere indsatser er iværksat i fælleskab herunder flere kontroller. Bemærkning 5: Fejlkontering af drifts- og mentorudgifter i forbindelse med ressourceog jobafklaringsforløb Revisionen har konstateret fejlkontering af udgifter ifm. ressourceforløb og jobafklaringsforløb der har betydning for hjemtag af for lidt refusion Administrations bemærkninger: Korrekt og berettiget bemærkning. Der er tale om fejl som opstår, når borgerne er i gang med en aktivitet eller har tilknyttet en mentor og samtidig flytter fra en ydelse (sygedagpenge eller kontanthjælp) til en anden (jobafklaringsforløb eller ressourceforløb). Fejl er rettet og nye procedurer tilrettelagt ifm. ydelsesskrifte. Forholdene er berigtiget ift. restafregning for 2017 samt tidligere år. De mange løbende reformer og lovændringer, der medfører ændringer i ydelses- og økonomisystemerne, betyder forhøjet risici for fejl på området. Job og Socialcenteret har sammen med Økonomiafdelingen afholdt halv temadag med fokus på forebyggelse af fejl ved identifikation af fejlrisici. Flere indsatser er iværksat i fælleskab herunder flere kontroller. Bemærkning 6: Ledelsestilsyn Revisionen har konstateret, at der ikke er foretaget ledelsestilsyn på alle områder. Det var ikke gennemført ledelsestilsyn på følgende områder: Jobafklaring, revalidering, kontaktydelse og fleksjob. Administrations bemærkninger: Der er foretaget ledelsestilsyn på områderne disse er ikke dokumenteret. Særligt vedrørende kontantydelse er at bemærke, at der i 2017 var 3 sager. Vedrørende jobafklaringsforløbene forelægges alle i rehabiliteringsteamet, hvor der altid er en leder til stede som læser og gennemgår sagen. Administrationen tager bemærkning til efterretning og sikrer dokumentation. Bemærkning 7: Manglende kvalitetssikring af refusionsopgørelserne vedrørende sociale ydelser og integration Revisionen har konstateret, at det fremsendte materiale vedrørende berigtigelser for tidligere år ikke var kvalitetssikret i tilstrækkeligt omfang. Revisionen henstiller til, at der foretages og dokumenteres en endelig beregning og kvalitetssikring af berigtigelserne, samt at der udarbejdes procedure for kvalitetssikring af refusionsopgørelserne samt eventuelle berigtigelser. 4
Administrations bemærkninger: Der har siden 2010 været en række større og mindre reformer på beskæftigelsesområdet, der bl.a. har ændret markant på de refusionsvilkårene. Administrationen valgte derfor i slutningen af 2016 at indgå aftale med revisionsfirmaet BDO om at gennemføre en analyse af kommunens hjemtagelse af statsrefusion og tilskud i perioden 2013-2016. For at sikre at eventuelle tilgodehavender vedrørende 2013 ikke blev forældet, blev analysearbejdet delt i 2 delanalyser. En delanalyse for perioden 2013, der indgik i regnskab 2016 og en delanalyse for 2014-2016. Resultaterne af delanalysen for 2014-2016 er medtaget i berigtigelserne i regnskab 2017. Sideløbende med BDOs analysearbejde gennemgik administrationen selv områderne Fleksjob- og ledighedsydelse og ressourceforløb. Det blev i samspil med BDO sikret, at berigtigelsen af refusion kun skete en gang. Samlet set er der en berigtigelse på i alt 7.418.508 mio. kr. Administrationen fremsendte hele analyserapporten fra BDO og ca. 40 dokumentationsfiler til gennemgang af Deloitte den 14. januar 2018. I løbet af den efterfølgende uge blev der yderligere fremsendt en række dokumentationsfiler fra kommunens egen gennemgang af områderne fleksjob- og ledighedsydelse og ressourceforløb. I løbet af januar 2017 havde administrationen kontakt med Deloitte, som ikke gav udtryk for nogen problematik i forhold til dokumentationens omfang, form og format, hvilket først skete umiddelbart før den endelige restrefusion skulle indsendes til STAR i maj 2018. Administrationen har på baggrund af revisionens bemærkninger foretaget fornyet gennemgang af berigtigelserne og konstateret, at der samlet set er berigtiget 222.771 kr. for meget, der tilbagebetales i forbindelse med endelig restrefusion for 2018. Administrationen vil i forbindelse med revisionsbesøget i uge 44 drøfte dokumentationen for denne berigtigelse, således at berigtigelserne fremadrettet udarbejdes, så de kan opfylde revisionens krav til omfang, form og format. 5