Afdelingsmøde afd. 3 Højtoft, den 20. april 2017 Deltagere: 9 beboere fra 7 husstande. Fra boligforeningens organisationsbestyrelse deltog: Formand Hans Chr. Nielsen (HCN) Lars Johansen Kjeld Nielsen Fra administrationen deltog Torben Leen (TOL), og Hans H. Appel (HHA) ref. Afdelingsformand Susanne Bergstedt (SB) bød velkommen. Herefter gik man over til behandling af dagsorden. Dagsorden: 1. Valg af dirigent HCN blev foreslået og valgt som dirigent startede med at konstatere mødets lovlighed og gennemgå dagsorden, som der ikke var kommentarer til fra forsamlingen. 2. Afdelingsbestyrelsens årsberetning SB gav årsberetning, der bestod af en gennemgang af årets vigtigste begivenheder i afdelingen: 25. april 2016 begyndte firma Rationel med at udskifte alle hoveddøre. Det tog en uges tid. 1. juni 2016: Kliplev VVS efterisolerede alle varmerør i kælder de fleste fik det gjort. 7. juni 2016: der blev afholdt møde, hvor det blev besluttet at indstille til ekstra afdelingsmøde, at der skulle laves efterisolering. 16. juni 2016: Næsten alle de nye hoveddøre var forkert installeret der skete udskiftning. 23. august 2016: der blev holdt ekstra afdelingsmøde angående hulmursisolering. Det blev godkendt, og vi kunne gå videre med dette projekt. 15. oktober 2016: 3 afdelingsbestyrelsesmedlemmer var på grundkursus for afd.bestyrelser. 1
24. oktober 2016: Witas begyndte arbejdet med hulmursisolering af vores boliger. Det tog en uges tid. De har lavet et godt stykke arbejde, der har forbedret vores boliger. De kommer om et års tid og kontrollerer isoleringen. 1. november 2016: der blev afholdt fællesmøde med de andre medlemmer af afdelingsbestyrelser. 3. november 2016: vi måtte igen i år sende en seddel rundt, da der igen var observeret at haveaffald bliver smidt bag ved hallen. Det er nu blevet ordnet og ser fint ud. 12. november 2016: 2 medlemmer af afdelingsbestyrelsen tog igen på kursus denne gang i økonomi. 17. november 2016: efter at have sendt mangelliste rundt vedr. hulmursisolering kunne vi konstatere, at der ikke var mange fejl det var dejligt. 22. november 2016: Der blev foretaget imprægnering af gavlender i særligt udsatte boliger. 2. december 2016: Udover begivenheder fra 2016 blev omtalt passerede ting i det nye år. Der var ikke kommentarer til beretningen, som blev godt modtaget af forsamlingen. Beretning er godkendt. 3. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for 2018 samt forelæggelse af regnskab 2016 HHA fremlagde regnskab og budget med følgende bemærkninger: Regnskab 2016 Årets resultat er et overskud på kr. 27.359. Udgifter og indtægter blev gennemgået og diskuteret, hvis der var spørgsmål hertil. Under almindelig vedligeholdelse var bl.a. medtaget maling af lysninger mv ved de nye hoveddøre med kr. 9.200. Selve udskiftning af dørene var placeret under hovedistandsættelse med tkr. 154. Renter af mellemregning med hovedforening har kunnet gives med 1,25% Budget 2018 Der sker en fremskrivning af de forskellige udgiftsposter. Administrationsbidraget er fastsat til kr. 4.260 som sidste år. Huslejestigningen bliver på 1,0% 2
Budgettet for 2018 er godkendt, regnskabet taget til efterretning. 4. Indkomne forslag 4.a: Afdelingsbestyrelsen foreslår ny tekst i hus- og havereglement SB gennemgik det med varsling til mødet udsendte bilag med forslag til den nye tekst. Forslaget er vedtaget. 4.b: Afdelingsbestyrelsen foreslår fornyelse af hæk SB gennemgik det udsendte bilag. Herunder var der dialog om de høje træer i haver, som kan udgøre en potentiel risiko for skade på anden mands ejendom. Der arbejdes videre med fornyelse af hæk. Der skal dog ske fornyet behandling på beboermøde før en fornyelse med huslejestigning kan sættes i værk. Vedr. de store træer langs hallen blev vedtaget, at der arbejdes videre med en nedtagning af disse. 4.c: Beboer foreslår ny loftsluge og stige Forslagsstiller gennemgik det udsendte bilag, og der var herunder dialog om den økonomiske konsekvens af forslaget. 3
De loftsluger, som har et problem, vil blive skiftet. TOL sørger for det videre. 5. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer for 2 år På valg var: Bjørg Martha Selland, som ikke ønskede genvalg. Susanne Bergstedt, som var villig til genvalg. Nyvalgt blev Dorthe Jepsen, Højtoft 1 Genvalgt blev Susanne Bergstedt, Højtoft 19 Herefter består afdelingsbestyrelsen af: Susanne Bergstedt, Højtoft 19 valgperiode 2017-19 Dorthe Jepsen, Højtoft 1 valgperiode 2017-19 Lise Boisen, Højtoft 8 valgperiode 2016-18 Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand. 6. Valg af 2 suppleanter Valgt blev: Klaus Rheder, Højtoft 6 René Cordsen, Højtoft 19 1. suppleant 2. suppleant 7. Eventuelt Der blev fremført følgende: 4
Nr. 4: Der anvendes gift ved ukrudtsbekæmpelse, og det er ikke særlig rart for mennesker og dyr. Det bør overvejes. Hvilket bestyrelsen må gøre. Herefter afsluttedes mødet formanden bad forsamlingen huske på den årlige generalforsamling, der afholdes den 17. maj. Afdelingsmødet, den 20. april 2017 Dirigent Formand 5