Den Digitale Strategi styring og organisering

Den Digitale Strategi for Herning Kommune 2013-2017 Version 1.3 Den 22 august 2013 Den Digitale Strategi styring og organisering

Den Digitale Strategi styring og organisering 1. Indledning...3 2. Fælles værdier, visioner og målsætninger...3 Vision og værdier omsat til målsætninger...4 Fra vision, værdier og mål til lokal udmøntning inden for de enkelte forvaltninger...5 3. Fagområder...5 4. IT-styring og organisering...5 Styregruppen for Digital Forvaltning...6 Systemejer...9 Superbrugere...10 Uddannelse...10 Koncern IT...10 5. IT-arkitektur...11 Forpligtende, offentlige fællesskaber...11 Forpligtende fællesskaber...11 Åbne IT-standarder skal medvirke til at sikre sammenhænge mellem IT-systemer...11 Herning Kommunes egne initiativer...12 Fremtidens borgere og medarbejdere...12 En sammenhængende IT-arkitektur...12 6. Kompetencer...13 IT brugerkompetencer...13 IT-tekniske kompetencer...14 Forretningsstrategiske kompetencer og styringskompetencer...14 7. IT-sikkerhed...14 Ansvarsfordelinger og organisering i relation til IT Sikkerhed...15 8. Økonomi...15 Bilag:...20 2

1. Indledning Hermed fremlægges Den Digitale Strategi for Herning Kommune for perioden 2013-17. Den Digitale Strategi skal sætte rammerne for den måde, digitalisering understøtter forretningen. IT er i dag vævet ind i alle arbejdsprocesser og ligger som en skjult forudsætning i alle de beslutninger, vi tager. Den Digitale Strategi favner hele Herning Kommune og dermed hele digitaliseringen fra Det fælles Offentlige og fælles Kommunale samt de Obligatoriske Selvbetjeningsløsninger (de 4 bølger). Med Den Digitale Strategi ønsker vi at sætte fokus i de næste år (2013 2017) på både den borgerrettede og virksomhedsrettede samt den medarbejderrettede effekt. Effektivitetsforbedringer og kvalitetsløft er i fokus. Kanal Strategien og Den Digitale Strategi har en gensidige forudsætning De konkrete mål i Kanal Strategien skal understøttes af Den Digitale Strategi. Den Digitale Strategi og velfærdsteknologien har fælles referenceramme, hvilket skal give mulighed for at udnytte ny teknologi til begge områder. Den Digitale Strategi skal understøtte Direktionens Strategiske Indsatsplan. Den Digitale Strategi blev godkendt på direktionsmøde den 22. august 2013. 2. Fælles værdier, visioner og målsætninger Den Digitale Strategi tager afsæt i Herning Kommunes vision og værdier: Herning Kommunes vision: Kommunen, hvor borgeren sættes i centrum gennem åbenhed, nærhed og en levende demokratisk dialog, og Kommunen, der udfolder sig livligt og dynamisk som et regionalt kraftcenter, der tør gå nye veje Den effektive kommune, som er kendetegnet ved udvikling, sikker drift, høj grad af fleksibilitet og et fokus på menneskelige værdier. Herning Kommunes 4 værdier: Økonomisk sans, Udfoldelsesfrihed, God dømmekraft og Professionalisme. 3

Vision og værdier omsat til målsætninger Indadtil: Det er et mål, at udvikling af nye IT-løsninger har et forretningsorienteret afsæt med fokus på brugernes behov uanset, om der er tale om borgere eller virksomheder eller medarbejdere. Det er væsentligt for Herning Kommune at arbejde omkostningseffektivt, og IT skal bruges som ét af redskaberne til at gøre Herning Kommunes forretning bedre og mere effektiv. Det er et mål, at vi udnytter IT-løsninger optimalt. Det kræver digital ledelse, uddannelse af medarbejdere og innovative processer. Det er et mål, at vores IT skal opfattes som stabilt og professionelt af både borgere, virksomheder og medarbejdere. Vi har derfor udpeget 4 målområder, som vil være væsentlige for de næste 4 års udvikling: At borgere og virksomheder oplever, at såvel selvbetjeningsløsninger som infosøgning via hjemmesiden er lettilgængelig. At medarbejdere oplever, at vore fag systemer giver et optimalt arbejdsflow. At IT understøtter kommunikation og viden deling mellem kolleger. At IT er med til at realisere administrative gevinster og dermed mere effektive processer over for borgere, virksomheder og medarbejdere. At der skal være fokus på at mindske den digitale ulighed på borgerniveau. Udadtil: Det er generelt et mål at udnytte tidens teknologiske muligheder og udnytte potentiale i den eksternt drevne, teknologiske udvikling: Nationalt vedtagne åbne standarder, Deltagelse i borger.dk, Nem ID Digital Post Obligatoriske selvbetjeningsløsninger Fælles Offentlige og Fælles Kommunale Digitaliseringsprojekter Sociale medier 4

Fra vision, værdier og mål til lokal udmøntning inden for de enkelte forvaltninger De enkelte forvaltninger involveres på denne baggrund i at udpege og prioritere egne ITbehov i forhold til følgende tre områder: 1) Servicering af borgere og virksomheder 2) Den digitale arbejdsplads 3) Modernisering af it-systemer og arkitektur Ovenstående skal ses i koncernperspektiv. 3. Fagområder Herning Kommunes fagområder har hver deres behov for IT-mæssig understøttelse af deres forretningsområde. Det er forvaltningernes opgave at udarbejde målsætninger og handleplaner på ITområdet. Den Digitale Strategi udgør rammen for forvaltningernes handleplaner. Alle øvrige IT-strategier fra de enkelte forvaltninger såsom IT Driftcenter for Børn og Læring (DBL-IT) og IT & Medie Dagtilbud er således en del af den Digitale Strategi. 4. IT-styring og organisering IT-styring er lederskab med fokus rettet mod, hvordan IT påvirker en organisations strategier, strukturer, systemer, bemanding og arbejdsgange. Det er direktionen, der har det overordnede ansvar for IT-styringen i Herning Kommune. Nedenstående grafik viser, hvordan Styregruppen for Digital Forvaltning samler arbejdsgrupper, projekter og programmer og sikrer koordinationen i kommunen på dette område. Hver enkelt forvaltning har en organisering, der tilgodeser såvel den daglige drift gennem en superbrugerorganisation som den overordnede strategiske planlægning gennem strategiske handleplaner. 5

Styregruppen for Digital Forvaltning Til at understøtte direktionen er Styregruppen for Digital Forvaltning nedsat. Den er bindeleddet mellem topledelsen, it-planlægningsfunktionerne, der er placeret i de enkelte serviceområder, samt Koncern IT, der håndterer driften af IT i Herning Kommune. I denne styregruppe koordineres projekter, opgaver og initiativer på IT-området i Herning Kommune, og den strategiske planlægning er funderet her. Styregruppen er funderet på et kommissorium, som er vedtaget af direktionen. Styregruppen sikrer med repræsentation fra de 5 forvaltninger, at der er kompetencer fra alle relevante områder, og at kommunikationen tilbage til forvaltningerne kan foregå. I forbindelse med digitaliseringer er der nedsat en programledelse, som sammen med projektledere og andre kompetencer har til formål at få overblik over digitaliseringsprojekterne og få skabt fremdrift i projekterne. Alle IT-projekter skal præsenteres for Styregruppen for Digital Forvaltning med det formål at sikre koordinationen af IT-relaterede projekter i kommunen og sikre, at alle relevante parter er inddraget. Hvis et IT-projekt kræver understøttelse af fælles servicefunktioner som fx serverkraft og/eller proces-konsulenter/projektleder fra Koncern IT, er det vigtigt, at Koncern IT bliver inddraget fra starten i et projekt. 6

Også derfor er det vigtigt at sikre god kommunikation og koordination omkring projekter. I forbindelse med digitaliseringsprojekter tilbyder Koncern IT følgende kompetencer: Projektledere Proces-konsulenter System-arkitektur Formålet med disse kompetencer er at understøtte den enkelte forvaltning med udarbejdelse af Business Case incl. nuværende og fremtidige processer og samtidigt effektivisere sammen med forvaltningerne. Formålet er at finde de nødvendige gevinster, som der forventes at ville være i forbindelse med digitalisering. Styregruppen er nedsat med ledelsesmæssige kompetencer, der skal sikre, at beslutningerne på IT-området altid har en reference til de faglige strategier. Det er vigtigt for styregruppen at fastholde, at der er en tydelig sammenhæng mellem de faglige mål og de mål, der sættes på IT-området. IT vil altid være et middel til at opnå de faglige målsætninger, og aldrig et mål i sig selv. I projektindstillinger, som skal forelægges styregruppen, vil der derfor altid være argumenteret i henhold til de faglige mål. Koncern IT er som udgangspunkt med fra start i alle IT-projekter. Den digitale styregruppe skal være overbliksskabende med ansvar for: - At sikre processer, der stimulerer udvikling i vækstlagene (= inden for hvert enkelt borgerrettet og virksomhedsrettet fagområde), med årlig indkaldelse af forventede it-udviklingsbehov inden for de enkelte serviceområder. Eksempelvis bør der opstilles standardformularer til, hvilke punkter, man som fagområde skal tage stilling til, for eksempel: Hvad er fagområdernes behov for IT udvikling på 1-årigt og flerårigt sigt? Hvilke krav stiller det til investering i software og hardware? Hvem forventes at være brugere? Hvad er den forventede forretningsmæssige værdi? Hvilke udviklings- og implementeringsressourcer kan området selv stille med? Har fagområderne ønsker til udvikling af tværgående IT-løsninger? Har fagområderne ønsker til integration til tværgående IT-løsninger? Forventede investering fordelt på udvikling og drift. Det enkelte fagområdes egen forretningsstrategi og målsætninger ligger til grund for krav til IT-udvikling. 7

At sikre facilitering af, at nye IT-behov og IT-muligheder formidles systematisk mellem henholdsvis IT-drift, den digitale styregruppe og de enkelte serviceområder. At skabe en gennemskuelig beslutningsproces, herunder Retningslinjer for beslutningskompetence i den digitale styregruppe, herunder muligheden for at tilknytte faste og ad hoc-arbejdsgrupper Principiel omkostningsfordelingsnøgle Langsigtet planlægningshorisont med opdeling af økonomisk ramme fordelt på områderne: 1) digitalisering i forhold til borgerrettet og virksomhedsrettet service, 2) udvikling af en IT-understøttet arbejdsplads for ansatte samt - At sikre sammenhængen mellem de valgte planlægningsperspektiver og til den vedtagne digitale strategi. - At revurdere den digitale strategis retning regelmæssigt hvert 2. år. Definitionen af hvornår et projekt er et projekt: Når det er et lovkrav Når det er et tværgående projekt Når det er komplekst Procesmæssigt Organisatorisk Systemmæssigt Når det er over DKK. 500.000 Når der er start/slut Når der er et ressource-behov over 300 timer Når et eller flere af ovenstående kriterier er opfyldt, er det at betragte som et projekt og dermed en del af projekt-porteføljen. Definitionen af, hvornår et projekt er vigtigt: Når det er et lovkrav Når det er borger- og/eller virksomheds-rettet Når det er en gevinst for forretningen (forvaltning og/eller Herning Kommune) Når der er en forventet økonomisk gevinst (effektivisering) 8

Vurderingen sker ud fra en skala fra 1 5, hvor 5 er bedste score. Denne vurdering foretages i de enkelte forvaltninger og præsenteres i den digitale styregruppe. Det er vigtigt, at den måde vi finansierer udvikling af IT-baserede projekter på, både sikrer en fleksibel mulighed for nyudvikling og samtidig gør det med respekt for vores værdier om økonomisk ansvarlighed. Styregruppen for Digital Forvaltning træffer beslutning om investeringer i IT i Herning Kommune på baggrund af projektansøgninger, der er dokumenteret i en projektindstilling. En skabelon for projektindstilling er vedlagt i bilag 3. Når projekter er vedtaget, skal de registreres i Herning Kommunes projekthåndteringsværktøj. Fordelingen mellem central og decentral finansiering af konkrete udviklingstiltag fastlægges i Styregruppen for Digital Forvaltning. Balancen skal afspejle, hvem der har gevinsten ved investeringen. I det tilfælde, hvor der ikke er nogen klar besparelse ved et IT-projekt, tager Styregruppen for Digital Forvaltning stilling til fordelingen af omkostninger. Systemejer Alle systemer har en systemejer. Systemejerens rolle er at sikre, at IT går hånd i hånd med opgaveløsningen, således at vi har de IT-redskaber, der bedst muligt understøtter løsningen af opgaverne i forvaltningerne. Bilag 2 dokumenterer hvem, der er systemejere på Herning Kommunes systemer, og bilag 3 skitserer de opgaver, en systemejer har ansvaret for. Koncern IT fungerer som sparringspartner for systemejerne og hjælper med at varetage denne opgave i det omfang, der måtte være behov for det. Ved etablering af nye projekter eller systemer sikrer Styregruppen for Digital Forvaltning, at der er den fornødne organisering bag investeringen i form af en systemejer og projektledelse, og at omkostningerne er rimelige i forhold til de gevinster, der er anført jf. Herning Kommunes værdier. Det vil være ansøgerens opgave at beskrive en hensigtsmæssig organisering bag projektet i den projektindstilling, som er en del af kommunens projektkoncept. Koncern IT skal være med fra start. For yderligere dokumentation henvises til Herning Kommunes projekt model. 9

For at sikre at de enkelte områder er tilstrækkeligt kompetente på IT-området, kan Styregruppen for Digital Forvaltning tage initiativ til arrangementer, fora mv., der skal styrke IT-kompetencen bredt i forvaltningerne. Superbrugere Hver enkelt forvaltning vedligeholder en superbrugerorganisation. Superbrugerorganisationen bidrager til, at vores udnyttelse af IT-baserede hjælpemidler er så god som mulig. Superbrugerorganisationen sikrer ligeledes, at kommunikationen til den enkelte bruger foregår så effektivt som muligt. Der vedligeholdes en liste over superbrugere på hvert område, således at brugere og koncern IT Service Desk nemt kan finde den relevante superbruger. En nærmere definition på superbrugerens rolle vil være at finde i de aftaler, forvaltningen har truffet med deres superbrugergruppe. Superbrugerne udpeges af forvaltningerne selv, og mødes regelmæssigt til arrangementer og lignende. Koordinationsopgaven til fælles og orientering/undervisning samt gennemførelse af disse arrangementer varetages af Koncern IT. Uddannelse Uddannelse af brugerne i IT-relaterede emner koordineres af HR-Udvikling. HR-Udvikling tager på eget initiativ eller på opfordring fra brugere eller systemejer skridt til at etablere uddannelsestilbud. Løbende uddannelse i vores systemer er en vigtig brik i at sikre gode arbejdsvilkår for vores medarbejdere. Vedrørende digitaliseringsprojekterne udarbejdes en uddannelsesplan vedrørende Digital Ledelse og Innovation. Disse kurser skal alle igennem i Herning Kommune. Det er systemejerens ansvar at sikre, at brugerne af systemet er kvalificerede til opgaven, og at der er mulighed for videre uddannelse i relevant omfang. Koncern IT Koncern IT er delt i to funktioner, en driftsfunktion og en udviklingsfunktion. Driftsfunktionen varetager driften af vores systemer samt opretholder en servicedesk, hvor brugerne kan henvende sig med spørgsmål og problemer. Udviklingsfunktionen leverer projektledelsesbistand og andre kompetencer, f.eks. proceskonsulenter til de projekter, som forvaltningerne ikke selv håndterer. Derudover varetager udviklingsafdelingen IT-planlægningsopgaver. 10

5. IT-arkitektur Formålet med etablering af en fællesoffentlig IT-arkitektur er at skabe større sammenhæng mellem det offentliges IT-systemer og de lokale kommunale systemer. Forpligtende, offentlige fællesskaber Digitaliseringsindsatsen koordineres i forpligtende, offentlige fællesskaber med det formål, at offentlige IT-systemer kan tale sammen og synergieffekter opnås. For at sikre sammenhæng og for at kunne prioritere digitaliseringsindsatsen bedre vil flere beslutninger fremover blive truffet i forpligtende fællesskaber, der indgås mellem kommunerne, staten og regionerne. Forpligtende fællesskaber Udgangspunktet for samarbejder om digitalisering er de såkaldte digitaliseringsbestyrelser inden for definerede domæneområder. Et eksempel på en domænebestyrelse er sundhedsområdet. Domænebestyrelserne har ansvaret for at fremsætte forslag til tværgående digitaliseringsprojekter inden for deres område. Endvidere findes der en tværgående styregruppe (STS), der har ansvar for at koordinere tværoffentlige digitaliseringsinitiativer på tværs af domænestrategierne. Det er vigtigt, at Herning Kommune bidrager til det fællesoffentlige samarbejde ved at vi stiller os til rådighed i et vist omfang for herved at sikre indflydelse på udviklingen. Åbne IT-standarder skal medvirke til at sikre sammenhænge mellem ITsystemer Et stærkere samarbejde handler om at sikre, at de offentlige IT-systemer kan tale samme sprog. Folketinget har derfor besluttet, at der skal anvendes obligatoriske åbne standarder for software i det offentlige. Det første sæt af obligatoriske åbne standarder er gældende fra 1. januar 2008. Herning Kommune bakker op omkring det fælles offentlige samarbejde om udarbejdelse af åbne standarder for software, som skal være styrende for markedets IT-løsninger. Herning Kommune vil derfor anvende de standarder, der udformes i fællesoffentligt regi, herunder indarbejde krav om overholdelse af OIO-standarderne 1 i aftaler/kontrakter med leverandører. 1 Offentlig Information Online. Standarderne skal sætte flere IT-leverandører i stand til at udvikle og vedligeholde kommunale IT-løsninger på sigt ud fra principperne i den såkaldte service orienterede arkitektur (SOA) og herved skabe fri konkurrence med lavere omkostninger til følge. 11

Endvidere foregår der i KL-regi et arbejde med at formulere standarder for opgaveløsning og IT (arbejdsgangsbanken). Vi vil følge KL-standarderne i det omfang, det er hensigtsmæssigt og nyttigt i forhold til forretningen. Herning Kommunes egne initiativer De fælles initiativer skal skabe en bedre offentlig opgaveløsning. Herning Kommune skal imidlertid fortsat kunne vælge sine egne ledelsesformer, sine egne arbejdsgange og sin egen IT, der hvor det er nødvendigt for at nå de lokale, politiske mål. Endvidere er det Herning Kommunes opgave at sikrer sammenhænge mellem de Fælles Offentlige og Fælles Kommunale systemer og egne systemer Fremtidens borgere og medarbejdere Den generation, der er født efter 1982, har aldrig levet uden computere, mobiltelefoner og andre nye teknologier. De er med andre ord født med teknologien, mens de ældre generationer har skullet vænne sig til og omstille sig til den nye teknologi. Nutidens unge forventer, at de kan få fat i information og kommunikere hvor og hvornår, de har lyst. De foretrækker den teknologi, der er ved hånden, når et behov opstår. Det er med andre ord ikke nok at understøtte en form for teknologi, men i højere grad udvikle konvergerende systemer, der er uafhængige af platform. Anvendelse af Web 2.0 software som Wikipedia, Flickr, webblogs, Twitter, Facebook og YouTube, der alle er brugerdrevede og sætter brugeren i centrum, er for mange en naturlig del af hverdagen og anvendes i stor grad af unge. Men også hos den lidt ældre generation anvendes disse teknologier i stigende grad. Der sker således en tendens til ændring i kommunikationsformer set i forhold til, hvad vi som offentlig myndighed hidtil har været vant til. Der ligger derfor en række udfordringer i at skabe og understøtte de nye kommunikationsformer, som vi er på vej over i. Digitaliseringsstrategien er første skridt mod at åbne de digitale kanaler i større omfang til Herning Kommune. En sammenhængende IT-arkitektur Det grundlæggende, strategiske princip i dag for Herning Kommunes IT-arkitektur er, at den skal være standardiseret, integreret og fleksibel og baseret på de facto standarder og Best Practice. Herning Kommunes IT platform holdes konsekvent på et niveau både teknologisk og funktionsmæssigt, så den til en hver tid vil kunne understøtte kommunens digitale udvikling. 12

Den fremtidige IT-arkitektur skal effektivt understøtte Herning Kommunes forretningsstrategiske målsætninger mht. øget omstillingsparathed, effektivisering af processer og ikke mindst være i sammenhæng med den fælles offentlige IT-arkitektur. 6. Kompetencer Det er i bilag 4 beskrevet, hvilke kernekompetencer, som skal besiddes og udvikles indenfor serviceområderne samt på institutionsniveau, samt hvilke der skal ligge i Koncern IT. Superbrugerorganisationen er en vigtig spiller på banen sammen med ITstrategigrupperne i de enkelte områder samt Koncern IT s driftsorganisation. Med opdelingen i bilag 4 er det forsøgt at finde en hensigtsmæssig balance mellem at have de relevante resurser så tæt på den enkelte bruger samtidig med, at ønsket om at samle resurserne i rimelige størrelser er tilgodeset. Der skal altid være et hensigtsmæssigt forhold mellem størrelsen af en supportorganisation og det behov, der er for denne. Det er Koncern IT s opgave løbende at vurdere, hvilke kompetenceområder, der eventuelt kan forankres i et strategisk samarbejde med andre parter, outsources eller efter behov kan købes som konsulentydelser. Overordnet kan der skelnes mellem tre forskellige typer af kompetencer: Effektiv anvendelse, drift og vedligeholdelse af eksisterende it-systemer. Udvikling, implementering og tilpasning af it-systemer. Planlægning af overordnede retningslinjer samt kobling til fagområdernes forretningsstrategi. IT brugerkompetencer Den største udfordring (målt i resurser) ligger formentlig i opbygning og udvikling af brugerkompetencer generelt samt effektiv anvendelse af forvaltningernes fagsystemer - både i forhold til at sikre sig en effektiv IT-anvendelse, men også for at sikre, at gevinsterne høstes i et bredere perspektiv og for at undgå sub-optimering. En målrettet opbygning og udvikling af brugerkompetencer giver ideelt set både mere kvalitet i itanvendelsen og mindre træk på brugersupport (Service Desk, superbrugere og sidemandsvejledning). Denne kompetence besiddes dels i Koncern IT, dels i kredsen af superbrugere. 13

IT-tekniske kompetencer Det er vigtigt at sikre, at der også i fremtiden er adgang til IT-tekniske kernekompetencer, blandt andet således at relationerne til leverandører og samarbejdspartnere kan håndteres. Har vi lagt den tekniske side af driften af IT-systemerne ud til eksterne leverandører, skal vi ikke besidde meget dyb værktøjsspecifik viden, men vi skal stadig have ITarkitekturmæssige kompetencer, der gør det muligt at planlægge, hvorledes teknologien og de tekniske resurser anvendes og udvikles optimalt. Ud over den driftsmæssige kompetence bør den udviklingsmæssige kompetence beskrives. Herning Kommune anvender kun i begrænset omfang de udviklingsmæssige kompetencer vi har, idet driftsopgaverne lægger beslag på næsten alle resurser. Denne kompetence besiddes i Koncern IT. Forretningsstrategiske kompetencer og styringskompetencer Sikring af, at organisationen kan få de IT-løsninger, som bedst muligt understøtter forretningen og arbejdsprocesserne, hænger tæt sammen med forretningsmæssige og styringsmæssige kompetencer. Disse kompetencer omfatter identifikation af nye muligheder, udarbejdelse af kravspecifikationer, evaluering og styring af leverandørernes løsninger, kontraktstyring samt ændringsstyring. Denne kompetence besiddes i de enkelte serviceområders IT-strategiske grupper samt i Koncern IT. HR-Udvikling har til opgave løbende at forholde sig til Herning Kommunes kompetenceniveau og løbende tilbyde undervisning og kompetenceløft, hvor HR skønner, der er behov for det. Dialogen med superbrugerorganisationen og Koncern IT er vigtig her, og der bør etableres et samarbejde mellem parterne med henblik på løbende at drøfte uddannelsesbehovet. 7. IT-sikkerhed Udgangspunktet for IT-sikkerhedsarbejdet er risikostyring. Det er den for ledelsen acceptable risiko, der knytter sig til kommunens anvendelse af informationer og informationssystemer, som skal være styrende for tilrettelæggelsen af ITsikkerhedsarbejdet. Herning Kommunen ønsker snarest at implementere den de facto på dette område som en metode til vurdering af risici. 14

Arbejdet vil involvere alle væsentlige interessenter, herunder den øverste ledelse og systemejerne. I sikkerhedshåndbogen vil det være dokumenteret, hvordan det enkelte serviceområde organiserer sig med henblik på at sikre en effektiv organisation bag valg og vedligehold af sikkerhedsniveau. Ansvarsfordelinger og organisering i relation til IT Sikkerhed IT-sikkerhed er et ledelsesansvar, hvilket indebærer, at serviceområdet skal have ITsikkerhed som et punkt i sin overordnede ledelse af kommunens, virksomheder, institutioner med mere. Internt i den enkelte forvaltning bør ledelsen udpege en IT-sikkerhedsansvarlig, som har til opgave at koordinere en løbende proces med risiko- og omkostningsvurdering, som skal sikre, at ledelsen har det fornødne grundlag for at vurdere behovet for nye sikkerhedstiltag. 8. Økonomi Økonomi er et redskab til at stimulere til hensigtsmæssig adfærd. Den måde vi finansierer vores IT-udvikling og -drift på, er et væsentligt styringsinstrument til at fremme netop de projekter, der giver den største værdi i organisationen. Normalt vil der være et fagligt eller et kvalitetsmæssigt incitament til et udviklingstiltag. Men der kan naturligvis også være andre forhold, der er bestemmende for, om et projekt skal gennemføres. Eksempelvis kan ny lovgivning definere en ny virkelighed for os, som vi er nødt til at reagere på, men økonomien er helt klart ét af de perspektiver, vi anvender i vores prioriteringer. For at imødekomme krav om udvikling udefra eller for at tilgodese egne ønsker om udvikling afsættes der fra IT-investeringspuljen et fast årligt beløb i en udviklingspulje, der administreres af styregruppen for digital forvaltning. Retningslinjer for omkostningsfordeling Med hensyn til finansiering af IT-udvikling bør der tages udgangspunkt i en omkostningsfordelingsnøgle, der motiverer til it-udvikling fra de enkelte serviceområder. Hvis der ikke også er et økonomisk incitament til at udvikle vores it og den måde vi arbejder på, vil vi ikke kunne opretholde et tilstrækkelig højt udviklingstempo. 15

På den anden side er de økonomiske rammer også begrænsede. Det betyder, at vi er nødt til at lade en del af den gevinst, man får ved digitalisering, gå tilbage til itinvesteringspuljen, således at vi kan igangsætte endnu flere initiativer. Det er en væsentlig prioritet at have en robust investeringspulje, ikke mindst set i lyset af, at eksterne kravstillere fra eksempelvis ministerier eller leverandører, lægger beslag på de it-udviklingsmidler, man har lokalt. Med denne strategi lægger vi op til to principper i Herning Kommune: Effektiviseringsprincippet og Udviklingsprincippet. Formålet med de to principper er at stimulere til hensigtsmæssig udvikling af IT i tilknytning til vores forretning inden for de rammer, vi har til rådighed. For at sikre forankring og legitimitet er der behov for stor åbenhed og synlighed om de principper, der anvendes for styring af dette område. Der er åbenhed om de midler, der er til rådighed for investering i nye projekter, og Styregruppen for Digital Forvaltning prioriterer de midler, der er til disposition. Effektiviseringsprincippet og Udviklingsprincippet tages i anvendelse af Styregruppen for Digital Forvaltning, når puljen forvaltes. Effektiviserings-princippet Det er vigtigt, at vi har procedurer, der sikrer, at vi effektiviserer ved hjælp af IT. Princippet, vi anvender her, er, at er der en gevinst ved effektivisering, tilfalder en stor del af gevinsten den, der effektiviserer sit arbejde. Dette princip træder især i anvendelse, hvor vi kan identificere et område, hvor vi med fordel kan anvende ny teknologi. Området forventes at kunne opnå en gevinst ved at rationalisere nogle arbejdsgange og lade it klare noget af det arbejde, vi ellers skulle bruge arbejdskraft til. Ofte er der en investering i ét år og en gevinst i de følgende år. Fagområdet forventes enten selv at kunne finansiere investeringen, eller alternativt at ansøge den fælles udviklingspulje om et beløb til etableringen af funktionen. I det tilfælde, hvor fællesskabet finansierer udviklingen gennem tilskud fra den fælles udviklingspulje, er det rimelig,t at der betales en del af det høstede overskud til den fælles investeringspulje med det formål, at puljen kan bruge midlerne til at støtte andre projekter. Det tilbageførte beløb vil således gå til finansiering af andre udviklingsprojekter. 16

Man skal maksimalt betale det investerede beløb til den fælles pulje. Der er således ikke tale om en permanent tilbagebetalingsordning, blot en tilbagebetaling af det investerede beløb. Eksempel: Forvaltning X skal have et nyt administrativt system, som de gerne vil have integreret med ESDH. De betaler selv for grundsystemet, men overtaler Styregruppen for Digital Forvaltning til at betale for integrationen til ESDH, fordi de siger at hele organisationen nyder gavn af dette. Systemet koster en mio. kr. og integrationen 600.000 kr. Det anslås, at systemet vil kunne give årlige besparelser på 200.000 i egen forvaltning og yderligere 200.000 i de øvrige forvaltninger tilsammen pga. den bedre information. Der er simpelthen kortere sagsbehandlingstid, fordi oplysningerne kun ligger ét sted fremover, hvor man tidligere skulle kigge i to systemer. I år 0 er der naturligvis ingen besparelser, men det er der i årene 1 og frem. Forvaltningen lægger derfor 100.000 om året i den fælles kasse, hvilket de øvrige områder tilsammen også gør. Det besluttes at gøre dette i 3 år, idet systemet herefter forventes at være afskrevet. Der vil til den tid være tilbagebetalt 600.000 til den fælles kasse, hvilket er 50 % af den opnåede gevinst i perioden. Udviklings-princippet Det er vigtigt, at vi også åbner for mulighed for at etablere nye løsninger, der ikke automatisk finansieres ved hjælp af besparelser på driften. Der kan være tale om en serviceforbedring, som er værd at betale for. 17

Incitamentet til at løfte byrden og sikre en bedre service er værdifuld for Herning Kommune. Gør vi ikke dette, vil vi langsomt stagnere som virksomhed. Vi kan stimulere til denne adfærd ved at betale alle eller dele af udviklingsomkostningerne fra en fælles udviklingspulje. Puljens formål og ansøgningsprocedurer skal lægges åbent frem, og der skal være fuld åbenhed om tildelingsprincipperne. Eksempel: Borgerservice skal have levere en mere præcis service over for borgeren på pensionsområdet og har derfor brug for at kunne trække på oplysninger om borgerens formueforhold. Der kan tilkøbes et modul for ½ mio. kr., som giver overblik over borgerens formueforhold. Det er en lettelse for borgeren ikke at skulle hente en underskrevet erklæring fra banken, men sagsbehandlingen i borgerservice er den samme. Der er derfor ingen gevinster for andre end borgeren. Borgerservice anmoder derfor om at få investeringen på ½ mio. kr. betalt. Driften sørger de selv for. Om ansøgningerne Når et projekt fødes er der altid lavet et grundigt forarbejde, og det er dokumenteret i et indstillingsdokument med tilhørende bilag. Herning Kommunes projekthåndbog rummer dokumentskabeloner til dette. Som en del af dette er der beskrevet både omkostninger og gevinster ved etablering af et projekt. På baggrund af serviceområdernes it-udviklingsplaner og it-strategiens bilag om fælles udviklingsinitiativer samt de løbende ansøgninger, disponerer Styregruppen for Digital Forvaltning over anvendelsen af udviklingspuljen. Puljen rummer midler fra investeringsoversigten, og kan således ikke anvendes til drift, men udelukkende udviklingstiltag. Inden der angives en ansøgning til den centrale udviklingspulje, er der som nævnt udarbejdet et budget som et led i etableringen af projektet. 18

Budgettet viser udviklings- eller etableringsomkostningerne, idet der ikke gives tilskud til driften af en løsning. Denne del af omkostningen bør bæres af bestilleren selv. Er der tale om lokal drift af løsningen i Herning Kommunes IT-afdeling, skal der også betales for etablering her, og dette noteres også i ansøgningen. Koncern IT skal kontaktes hver gang og i god tid inden projektetablering, så spørgsmål om etablering, drift og it-arkitektur kan afklares. Styregruppen for Digital Forvaltning vurderer ansøgningen på nærmeste ordinære møde. Der er normalt møde hver måned i styregruppen, dog ikke i juli. Hver dagsorden følges af et bilag, der dokumenterer indestående på udviklingspuljen samt prioriterede og uprioriterede ønsker. Hvad angår driften af IT i Koncern IT og i resten af organisationen henvises til skemaet i bilag 5, der beskriver økonomi og opgaver samt ansvarsdeling mellem IT, forvaltninger og afdelinger ved finansiering af it i Herning Kommune. 19

Bilag: Bilag 1: Kommissorium for Styregruppen for digital forvaltning Bilag 2: Liste over systemer og system ejere i Herning Kommune Bilag 3: System ejers ansvarsområder Bilag 4: Beskrivelse af IT Relaterede kompetencer Bilag 5: Økonomi og finansiering it og enheder Bilag 6: Driftcenter for Børn og Læring - IT Strategi Bilag 7: IT & Medie Dagtilbud strategi 20