Nordiske Studier i Leksikografi 13 (København 2015) Brug af stilark Vi vil gerne have at alle forfattere benytter den Word-fil som redaktionen har udarbejdet og sendt ud, både forfattere og redaktører har på denne måde mulighed for at spare tid. Word-filen er nemlig på forhånd sat op som en skabelon, dvs. at den er formateret med de rette margener og typografier. Man behøver altså ikke at bruge tid på at indstille margener, skriftstørrelse o.l. Meningen er altså at man skriver sin artikel i den vedhæftede Word-fil man skal ikke selv oprette en Word-fil. Se nærmere nedenfor, afsnit 2. Skabelonfilen er udarbejdet i Word til Windows (Office 2010) og er også afprøvet i Word til Mac. 1. Download af Word-fil og oprettelse af eget arbejdsdokument Word-filen skal gemmes på ens computer. Vi anbefaler også at man er omhyggelig med back-up o.l., og at man fx tager en kopi af den tilsendte Word-fil, navngiver den korrekt og arbejder i den. Man vil da have sin arbejdsfil og derudover også den originale, tilsendte Word-fil som sikkerhed og reference hvis man bliver i tvivl om noget eller noget går galt. Download og oprettelse af en arbejdskopi med korrekt navn kan gøres på flere måder og vil se forskelligt ud afhængig af software her vises en af dem som eksempel:
- Højreklik på Word-filen i e-mailprogrammet. - Tryk på Gem som - Vælg et passende sted (mappe) på computeren. Opret herefter en kopi af Word-filen og gør den til arbejdsdokument med korrekt filnavn. Det kan gøres på flere måder, men kan fx gøres på følgende måde: - Åbn Word-filen i den mappe hvor den er blevet lagt. - Klik på fanen Filer øverst til venstre (se nedenfor). - Klik på Gem som. - Giv herefter filen det rigtige navn (NSL13 [forfatternavn]) i feltet Filnavn. - Man kan herefter begynde at arbejde med artiklen.
2. Arbejde med Word-filen og skabelontypografierne - Åbn Word-filen. - Alle de typografier som kan bruges, er aktiveret og eksemplificeret i Word-filen. Det er en god idé at begynde med at orientere sig i Word-filen og danne sig et overblik over typografierne. Eksempelteksten rummer også yderligere information og vejledning, fx om litteraturhenvisninger, aflevering m.m. Denne tekst findes også i den medsendte pdf. - Man skal kun benytte de typografier som tilbydes i typografi-bjælken øverst til højre på fanen Startside (se illustrationen). Og det er strengt forbudt (!) at ændre i de typografier der findes. Alle tilgængelige typografier bliver synlige når man klikker på den lille nedadvendte pil med streg over, til højre for de umiddelbart synlige typografiknapper. - Når man trykker på en af typografiknapperne, vil den tekst man har skrevet eller skal til at skrive, automatisk blive formateret med korrekt skriftstørrelse, linjeafstand, evt. indryk osv. Har man trykket forkert, eller ønsker man at ændre (fx fra 2Overskrift til 3Overskrift), kan man uden videre gøre det ved at trykke på den ønskede knap. - Når man skriver, behøver man kun at stille sig ved afslutningen af det foregående afsnit, trykke på Retur og herefter vælge den ønskede typografi. Ofte behøver man slet ikke at vælge, for rækkefølgen af typografier er også delvis kodet ind. Hvis man trykker på Retur efter fx BrødTUdenIndryk (Brødtekst uden indtryk), vil næste afsnit automatisk være BrødTMedIndryk (Brødtekst med indryk), og efter Citat, Figurtekst og Tabeltekst følger automatisk BrødTUdenIndryk (Brødtekst uden indryk). Men i visse tilfælde vil det automatiske valg ikke være det man har brug for, og i de tilfælde må man så finde den rigtige typografi i typografibjælken øverst (jf. ovenfor). Fx følges BrødTMedIndryk (Brødtekst med indryk) af samme afsnit, dvs.
BrødTMedIndryk her vil man undertiden have brug for at skifte til en anden typografi, fx Citat eller en af de tre overskrifter. - Alle typografier er på forhånd kodet med afstand. Normalt vil man altså ikke have brug for at indsætte blanke linjer. Når man fx vælger 2Overskrift efter BrødTMedIndryk (brødtekst med indryk), vil der automatisk blive indsat korrekt afstand mellem brødteksten og den efterfølgende overskrift. I enkelte tilfælde kan man dog komme ud for at to afsnit kommer til at støde sammen. Der findes derfor også en typografi der hedder BlankLinje. Man gør da det samme som ved valg af øvrige typografier: Man stiller sig da ved afslutningen af det afsnit som skal følges af blank linje, trykker Retur og vælger typografien BlankLinje. Man kan fx også få brug for en blank linje ved indsættelse af en tabel eller figur. - De indledende typografier i dokumentet er på forhånd sat op (fra Titel til Overskrift 1), og overskrifterne i det afsluttende litteraturhenvisningsafsnit er også på forhånd sat op. Hvis der ikke henvises til ordbøger i den pågældende artikel, skal man blot slette overskrifterne Ordbøger og Anden Litteratur (LittAnden), og indsætte BlankLinje efter overskriften Litteratur. - OBS: Navnene i typografibjælken er forkortet så meget som muligt for at navnene kan være umiddelbart synlige (fx Brødtekst med indtryk > BrødTMedIndryk). Ved at føre musen hen over den enkelte typografi-knap, dukker evt. skjult tekst frem (mouse-over). - Hvis brugen af Word-filen og skabelontypografierne giver alvorlige problemer, bedes man henvende sig til redaktionen som herefter vil give nye instrukser. NSL13-redaktionen/juli 2015 Oversigt over typografier: 1Overskrift = overskrift niveau 1. Nummerering er obligatorisk, jf. formatet i Word-filen. 2Overskrift = overskrift niveau 2. Nummerering er obligatorisk, jf. formatet i Word-filen. 3Overskrift = overskrift niveau 3. Nummerering er obligatorisk, jf. formatet i Word-filen. BlankLinje = blank linje. BrødTMedIndryk = brødtekst med indryk. BrødTUdenIndryk = brødtekst uden indryk. Citat = længere citat som selvstændigt afsnit uden anførselstegn eller anden, længere eksempeltekst. FigurHer = markering af hvor der skal indsættes en figur/et billede. Hvis man indsætter figuren i selve Word-filen, kan man slette markeringen. Bemærk at billedfiler (også) skal sendes separat som jpg-filer i mindst 300 dpi. FigurTekst = forklarende tekst til figurer. Fodnote = fodnote. ForfInfo = information om forfatteren (forfatterne) til sidst i artiklen, se model i Word-filen.
ForfNavn = navn på forfatteren (forfatterne). Er markeret på forhånd i Word-filen, og skal blot udfyldes med korrekt(e) navn(e). Kilde = litteraturreference i litteraturlisten. Se formater for forskellige typer i Word-filen. LittAnden = overskrift i litteraturlisten. Er fortrykt i Word-filen. Anvendes hvis der samtidig angives referencer til ordbøger i litteraturlisten; hvis dette ikke er tilfældet, slettes både overskriften Ordbøger og Anden litteratur i litteraturlisten. Ordbøger = overskrift i litteraturlisten. Er fortrykt i Word-filen. Anvendes hvis der angives referencer til ordbøger i litteraturlisten; hvis dette ikke er tilfældet, slettes både overskriften Ordbøger og Anden litteratur i litteraturlisten. Summary = resumé på engelsk. TabelHer = markering af hvor der skal indsættes en tabel. Hvis man indsætter tabellen i selve Word-filen, kan man slette markeringen. Det kan være en god idé samtidig at sende tabellen i en separat Word-fil, især ved store tabeller. TabelTekst = forklarende tekst til figurer. Titel = titel på artiklen. Er markeret på forhånd i Word-filen.