Økonomiforvaltningen Center for økonomi & HR NOTAT Budgetnotat vedrørende flerårig effektiviseringsstrategi for Københavns Kommune. Baggrund Københavns Kommune vil i de kommende år stå overfor en række udfordringer, som lægger pres på kommunens serviceudgifter. Det skyldes bl.a. den demografiske udvikling, genopretningsaftalen mellem regeringen og Dansk Folkeparti som indebærer nulvækst i den offentlige sektor samt en forventning om fortsat stram styring af kommunernes økonomi i de kommende år. Dertil kommer, at Københavns Kommune - i lighed med landets øvrige kommuner - i de kommende år kan forvente at stå overfor en stor rekrutteringsudfordring på især de borgernære områder. Denne udfordring kan delvist imødekommes ved bl.a. at effektivisere arbejdsgange og udnytte nye teknologier, således at behovet for arbejdskraft sænkes. 03-09-2010 Sagsnr. 2010-55058 Dokumentnr. 2010-551391 Sagsbehandler Annegrete Vallgårda Indhold En flerårig effektiviseringsstrategi skaber rammerne for et systematisk og fortløbende arbejde med at sikre den mest effektive ressourceudnyttelse i kommunens opgaveløsning. Samtidig vil den flerårige plan for arbejdet med effektiviseringer gøre det muligt at skabe en tæt kobling til arbejdet med en ny administrationsplan. Til budget 2011 har forvaltningernes til sammen udarbejdet effektiviseringsforslag med et samlet potentiale på 250 mio. kr. i 2011. Heraf vedrører 50 mio. kr. tværgående forslag og 200 mio. kr. vedrører forvaltningsspecifikke områder. Denne model foreslås videreført til budget 2012, 2013 og 2014. Måltal for effektiviseringer Der fastlægges et samlet måltal på minimum 750 mio. kr. for effektiviseringerne i 2012-2014 fordelt med 250 mio. kr. pr. år, jf. tabel 1. Måltallet består af en tværgående del på 50 mio. kr. samt en forvaltningsspecifik del på 200 mio. kr. Måltallet for de forvaltningsspecifikke forslag fordeles mellem kommunens syv forvaltningerne ud fra deres respektive andel af serviceudgifterne i vedtaget budget fra året før, jf. bilag 1. Tabel 1. Måltal for effektiviseringer i 2012-2014 (mio. kr., løbende p/l) 2012 2013 2014 Tværgående måltal -50-50 -50 Forvaltningsspecifikt måltal -200-200 -200 Samlet effektivisering -250-500 -750
Såfremt der ikke tilvejebringes tværgående effektiviseringer for 50 mio. kr., vil det forvaltningsspecifikke måltal stige tilsvarende. Eventuelle stigende profiler i overslagsårene på vedtagne effektiviseringsforslag tilskrives de relevante fagudvalg og vil sænke måltallet for det pågældende udvalg de følgende år. Definition af effektiviseringer Effektiviseringer kan omfatte nye og innovative metoder og organisering inden for forvaltningsspecifikke eller tværgående områder. Det kan f.eks. være optimering af arbejds- og sagsgange, sammenlægning af funktioner, konkurrenceudsættelse af opgaver, implementering af ny teknologi mv. De tværgående og forvaltningsspecifikke effektiviseringsforslag kan både omfatte administrative og borgernære områder, hvor opgaveløsningen eller organiseringen kan ske med bedre ressourceudnyttelse. En effektivisering indebærer, at der er tale om en varig driftsreduktion. Initiativer der øger indtægterne gennem takstforhøjelser mv. må ikke indgå som effektiviseringsforslag. Desuden må der ikke udarbejdes forvaltningsspecifikke forslag som har service- eller udgiftsmæssige konsekvenser for opgaveløsningen i andre forvaltninger uden, at den berørte forvaltning har godkendt forslaget. I fordelingen af potentialet i de tværgående effektiviseringsforslag vil der blive taget højde for effektiviseringer, som udvalgene har realiseret på det givne område de seneste to år. Realiseringen af effektiviseringen skal dokumenteres af forvaltningen via en beslutning i fagudvalget, hvor konsekvenserne er indarbejdet i budgettet året før eller to år før budgetåret. For effektiviseringer til budget 2012 skal effektiviseringen således dokumenteres via en beslutning, hvor konsekvenserne er indarbejdet i budget 2010 eller budget 2011. Investeringspulje I nogle tilfælde vil permanente effektiviseringsgevinster forudsætte en initialinvestering. Der afsættes derfor en pulje på 50 mio. kr. årligt til investeringer i 2012-2014 - heraf er 10 mio. kr. driftsmidler og 40 mio. kr. anlægsmidler. Økonomiudvalget vil i forbindelse med fremlæggelse af forslagene træffe beslutning om fordeling af investeringspulje det pågældende år. Inddragelse af medarbejderne og præmiering af bedste forslag For at skabe forankring af nye metoder til effektiv ressourceudnyttelse er det afgørende, at kommunens medarbejdere centralt såvel som decentralt inddrages i arbejdet med udformning af nye effektiviseringsforslag. Side 2 af 7
En undersøgelse foretaget af Gallup for Berlingske Tidende i begyndelsen af april 2010 viste, at halvdelen af dem der arbejder med at servicere borgerne ikke mener, at den offentlige sektor er effektiv. Det peger i retning af, at der decentralt vil være mange ideer til mulige effektiviseringer. For at øge incitamentet til at foreslå effektiviseringer også i kommunens decentrale enheder, udloddes der hvert år præmier til de enheder, der bidrager med de bedste effektiviseringsforslag inden for eget område. Præmierne gives efter kriterier om effektiviseringspotentialet størrelse set i forhold til implementeringsomkostninger og realiserbarhed. Præmierne kan f.eks. være en gave til medarbejderne, der har relevans for deres arbejdsfunktion, en gave til arbejdspladsen eller et engangsløntillæg. Udgifterne hertil afholdes inden for forvaltningernes rammer. Effektiviseringer i et flerårigt perspektiv Mange effektiviseringsforslag af både forvaltningsspecifik og tværgående karakter vil have et stigende potentiale eller vil først have økonomisk effekt i budgetoverslagsårene. De stigende profiler i budgetoverslagsårene fra de effektiviseringsforslag, der vedtages til budgetåret, skal derfor som udgangspunkt ikke disponeres under budgetforhandlingerne. Disse udisponerede midler skal i stedet indgå i de følgende års prioriteringsrum. Organisering Den eksisterende styregruppe for effektiviseringsstrategien fortsætter med at koordinere arbejdet med effektiviseringsforslagene og har ansvar for udarbejdelsen af tværgående effektiviseringsforslag for i alt 50 mio. kr. til budgettet. I styregruppen vil alle forvaltninger og Koncernservice være repræsenteret på kontorchef- eller direktørniveau. De økonomiske konsekvenser Budgettemaet har først økonomiske konsekvenser fra budget 2012 og frem. De samlede økonomiske konsekvenser for kommunens serviceudgifter fremgår af tabel 2. Tabel 2. Måltal for effektiviseringer i 2012-2014 1.000 kr. løbende p/l 2011 2012 2013 2014 Serviceudgifter: - Tværgående måltal 0-50.000-50.000-50.000 - Forvaltningsspecifikt måltal 0-200.000-200.000-200.000 Udgiftsreduktioner i alt 0-250.000-250.000-250.000 Side 3 af 7
De økonomiske konsekvenser for de enkelte udvalg afhænger af fordelingen af måltallet for de forvaltningsspecifikke effektiviseringer samt hvilke tværgående forslag, som udarbejdes. Fordeling af potentialet i de enkelte tværgående effektiviseringsforslag beror på en konkret vurdering af den enkelte forvaltnings udgiftsniveau inden for forslagets område. Der tages dermed hensyn til, at nogle forvaltninger har effektiviseret mere end andre gennem de seneste år. Af tabel tre fremgår de samlede udgifter til investeringspuljen. Tabel 3. Anlægsudgifter og serviceudgifter til investeringspulje 1.000 kr. løbende p/l 2011 2012 2013 2014 Anlæg: - Investeringspulje til effektiviseringer 0 40.000 40.000 40.000 Anlægsudgifter i alt 0 40.000 40.000 40.000 Serviceudgifter: - Investeringspulje til effektiviseringer 0 10.000 10.000 10.000 Serviceudgifter i alt 0 10.000 10.000 10.000 Procesplan for effektiviseringsstrategi i 2012-2014 September- januar to år før budgetåret Januar året før budgetåret Maj året før budgetåret Juni året før budgetåret September året før budgetåret Der udarbejdes tværgående effektiviseringsforslag. Nøgle til fordeling af måltal udarbejdes af Økonomiforvaltningen i samarbejde med de øvrige forvaltninger. Måltal fordeles mellem forvaltningerne i indkaldelsescirkulæret. Eventuelle færdige tværgående forslag fremlægges med IC. Forvaltningerne fremsender budgetbidrag inkl. forvaltningsspecifikke effektiviseringsforslag svarende til deres andel af måltallet. Effektiviseringsforslag forelægges ØU Effektiviseringsforslag indgår i budgetforhandlingerne. Side 4 af 7
Der vil løbende blive holdt møder i styregruppen for effektiviseringsstrategien lige som 7-dir.kredsen og økonomikredsen vil blive orienteret om arbejdet med både forvaltningsspecifikke og tværgående effektiviseringsforslag. Flere forvaltninger/udvalg? Korrektionerne af udvalgenes rammer som følge af både forvaltningsspecifikke og tværgående effektiviseringsforslag vil ske i forbindelsen med vedtagelsen af de konkrete forslag. Det er således ikke på nuværende tidspunkt muligt at vurdere fordelingen mellem udvalgene. Side 5 af 7
Bilag 1. Fordelingsnøgle vedr. serviceudgifter Baggrund I forbindelse med vedtagelsen af en effektiviseringsstrategi for perioden 2012-2014 fastlægges et måltal for, hvor meget forvaltningerne skal effektivisere for hvert år. Måltallet fordeles mellem forvaltningerne på baggrund af deres andel af kommunens serviceudgifter. Nedenfor beskrives principperne for udarbejdelsen af serviceudgiftsnøglen. Principper for serviceudgiftsnøglen Udgangspunktet for fordelingsnøglen er forvaltningernes serviceudgifter i vedtaget budget fra det seneste vedtagne budget. Det vil sige, at serviceudgifterne i vedtaget budget 2011 danner baggrund for fordeling af måltal til budget 2012. Fordelingsnøglen vil blive fremlagt i indkaldelsescirkulæret for budget 2012. På enkelte områder har serviceudgifterne en karakter, som betyder, at den enkelte forvaltning ikke har mulighed for at styre udgifterne og dermed planlægge udgiftsreduktioner gennem effektiviseringer. Desuden findes der bl.a. under Økonomiudvalget en række tværgående puljer, som vedrører alle forvaltninger. Disse typer af udgifter skal der derfor korrigeres for, når fordelingsnøglen udarbejdes. Nedenstående er principper for hvilke områder, som trækkes ud af fordelingsnøglen. 1. Volumen på minimum 20 mio. kr. Københavns Kommunes serviceudgifter er mere på end 20 mia. kr. i alt. For at korrektioner i fordelingsnøglen skal have en væsentlig betydning for det samlede resultat, skal der være tale om områder, som har et samlet økonomisk volumen på minimum 20 mio. kr. 2. Ustyrbare områder En del af kommunens serviceudgifter går til at dække områder, hvor kommunen ikke selv udfører opgaven og heller ikke har mulighed for at styre efterspørgslen. Disse områder trækkes ud af fordelingsnøglen. Områder hvor kommunen enten selv udfører opgaven og dermed kan styre udgiftsniveauet pr. leveret enhed, eller hvor kommunen har indflydelse på efterspørgslen vil ikke blive trukket ud af fordelingsnøglen. Eksempler på ustyrbare områder, som trækkes ud af fordelingsnøglen, er den aktivitetsbestemte medfinansiering af sundhedsvæsenet samt forvaltningernes udgifter til tjenestemandspensioner og barsel. 3. Puljer under ØU I ØU s rammer er der afsat en række tværgående puljer, som er afsat til alle forvaltningerne. Det drejer sig om puljen til uforudsete Side 6 af 7
udgifter, servicebufferpuljen og pulje reserveret til skattesanktion. Disse puljer trækkes ud af fordelingsnøglen. Derudover afsættes der nogle gange puljer i ØU s rammer i det vedtagne budget, hvor udførelsen af aktiviteten/udgiften vedrører et eller flere af de andre udvalg (eksempelvis pulje reserveret til særligt dyre enkeltsager). Disse puljer vil også blive trukket ud af fordelingsnøglen. 4. Koncernenheder Serviceudgifter i kommunens koncernenheder (Københavns Ejendomme, Koncernservice, Københavns Borgerservice og Beredskabskommissionen) indgår ikke i fordelingsnøglen, da disse enheder er underlagt særskilte effektiviseringskrav. Proces Den konkrete fordelingsnøgle udarbejdes af Økonomiforvaltningen i samarbejde med de øvrige forvaltninger og forelægges Økonomiudvalget i forbindelse med indkaldelsescirkulæret. Side 7 af 7