Forskerparken 10 DK-5230 Odense M Referat 12. styregruppemøde for national implementering af telemedicinsk sårvurdering Tidspunkt: Mandag den 23. november 2015 fra klokken 10.00-13.00 Telefon 6543 2030 mbk@medcom.dk www.medcom.dk Dato 23-11-2015 Vor ref. MBK Sted: Deltagere: Sundheds- og Ældreministeriet Mødelokale 1.24 Holbergsgade 6, 1057 København K Formand Nanna Skovgaard, Sundheds- og Ældreministeriet Susanne Duus, Digitaliseringsstyrelsen Martin Thor Hansen, Danske Regioner Judith Lørup Rindum, for kommuner og Region Hovedstaden Britta Ravn, for kommuner og Region Midtjylland Michael Bjørn Kraft, for kommuner og Region Sjælland Susanne Pedersen, Region Syddanmark Lars Hulbæk, MedCom Dorthe Skou Lassen, MedCom Mie Borch Dahl Kristensen, MedCom (referent) Fraværende: Esben Dalsgaard, National Sundheds-It Aleksander Bjerrum, ALB, Danske Regioner Poul Erik Kristensen, Kommunernes Landsforening Charlotte Buch Gøthgen, for kommuner og Region Nordjylland Karen von Påhlmann, for kommuner og Region Nordjylland (da video ikke fungerede)
Referat: 1. Velkomst og meddelelser Desværre virker videoopkobling ikke via pc og mulighed for deltagelse af video må udgå. Britta deltager via mødetelefon. Der er til morgen et par afbud pga. sygdom og vejrforhold. 2. Status på udbredelse Drøftelse - status på udbredelse Der foreligger fortsat ikke korrekte statistikker for oktober måned. MedCom afventer oktobertallene men fremsender status, så snart statistikkerne foreligger. Drøftelse - status i Region Sjælland Michael melder, at alle 17 kommuner ud fra et praktisk formål er klar (undervisning og sårkurser er gennemført) og har været det siden maj. 12 ud af 17 kommuner er i gang. Michael melder, at man har over 200 patienter kørende i regionen. Man er fulde af fortrøstning. 3. Den ny sikkerhedsarkitektur for sårjournalen med tilknyttet national føderationsservice Esben, som skulle have deltaget i stedet for Birgitte, er blevet syg, og deltager ikke i mødet men har informeret Dorthe. Esben bekræfter, hvad der står på dagsordenen. Den nationale føderationsløsning ligger på test- og produktionsmiljø på NSP en. Region Midtjylland har testet op mod testmiljøet (passiv scenarie), og det er gået godt. Der er enkelte små tekniske finesser, som skal justeres. Endelig knapintegration mellem EPJ/EOJ og Pleje.net med samtidig brug af national føderationsservice sker reelt først, når hver enkel region eller kommune (eller anden part) vælger at integrere til egen løsning Der er kontekstbevarelse mellem EOJ/EPJ og opslag i pleje.net via knapløsningen. Det afventes, at Dansk Telemedicin bliver endeligt klar. Der er på nuværende tidspunkt ikke hul igennem til Dansk Telemedicin. Når der er gennemført test mellem Dansk Telemedicin, NSP en og A-data, så orienteres it-arkitekturrådene i KL og Danske Regioner. Der er løbende dialog mellem Dansk Telemedicin og lægesystemet A-data (aktiv scenarie). MedCom har på fredag telefonmøde med Region Midtjylland, Globeteam, Lakeside og Dansk Telemedicin med henblik på at koordinere kommende test, opsamle erfaringer fra foreløbige test, samt sikre fremskridt. Generelt er der tale om en langt mere gradvis og kompleks proces sammenlignet med, hvad aktørerne havde forventet. Vi bevæger os stille og roligt i den rigtige retning. Drøftelse: Almen praksis og udgifter ifm. ibrugtagning af den nationale føderationsløsning Den nationale føderationsløsning er et tilbud til regioner, kommuner og almen praksis. Der vil være udgifter forbundet med ibrugtagning, men dette er der ikke taget yderligere stilling til. Der er tale om et tilbud. Drøftelse: Grundig dokumentation af den nationale føderationsløsning Der er brug for grundig dokumentation af testen af den nationale føderationsløsning. Det bør fremgå tydeligt, at der foretages tests, som sikrer os, at løsningen virker hos Dansk Telemedicin og NSP en (det pointeres igen, at dette er en simpel teknisk afprøvning). Der udestår 2
fortsat en opgave for regioner og kommuner, som kan vælge at bruge løsningen lokalt eller afvente, at der kommer henholdsvis fælles regional og fælles kommunal føderationsløsninger. En opgave, som kan være forbundet med en omkostning. Drøftelse: Sikkerhed Britta efterspørger materiale i form af en sikkerhedsvurdering af Pleje.net. Er sikkerhed af Pleje.net vurderet ved kontraktgivning? Der er overodnet tale om to spor i den sikkerhedsløsning, som er ved at blive testet: 1) National Føderationsservice og 2) Sikkerhedsløft. Sikkerhedsløftet følger med føderationsløsningen. Der bør være fælles interesse i at komme op på et højere sikkerhedsniveau via Nem-Id/Nem-Login (autentifikationsniveau 3). Lars minder om, at det hele startede med, at brugerne havde to ønsker til videreudvikling: 1) Mindre dobbeltregistrering og 2) single sign-on. Et sikkerhedsløft er en bonus, der følger med opfyldelse af disse to ønsker. Drøftelse: Roadmap for NSP en NSI er i gang med at samle input ind fra alle parter til en roadmap for NSP en. MedCom har mindet om, at føderationsløsningen for telesårjournalen skal med ind i denne roadmap som en opgave, der skal prioriteres. Det er bestemt positivt, hvis føderationsløsningen bliver den del af denne roadmap. Styregruppen godkender status med påmindelse om, at det er afgørende, at der er en relativt deltaljeret dokumentation, som kan bæres videre i den regionale og kommunale kontekst. Styregruppen godkender indstilling om, at der udarbejdes em afslutningssrapport for testforløbet. Afslutningsrapporten rundsendes til styregruppen. 4. Orientering læsevejledning til den godkendte business case (BC3) Drøftelser: Sammenhæng mellem overskrift og indhold Styregruppen mener ikke, at der er sammenhæng mellem overskrift ( Læsevejledning ) og indhold. Overskrift kunne med fordel erstattes med Styregruppens bemærkninger til business casen. Teksten kan virke noget indforstået, og det kan være svært for en læser uden forudsætninger at kunne følge argumentationen. Styregruppen mener, at der er vigtige budskaber i teksten (problemer med systemunderstøttelsen på uddata, herunder parameteren helingstid), som ikke skal udelades. Mere skarpe formuleringer og andet ordvalg kan muligvis løse problemet. Pointen med dokumentet er at synliggøre, at business casen ikke kan anvendes af hver mand. Styregruppen kan ikke godkende dokumentet. Indhold og format bevares i overordnede træk. Overskrift ændres til Styregruppens bemærkninger til business casen. Ordvalg og formuleringer gøres skarpere. Mulig struktur: Baggrund, forbehold for datagrundlag, konsekvenser. 5. CIMT evalueringsrapport - den nye version MedCom har haft en løbende dialog med CIMT op til mødet i dag. CIMT har desuden sendt supplerende bemærkninger til styregruppen. CIMT er ikke inviteret i dag, da det ikke vurderedes formålstjenende. CIMT har haft en work around og forsøgt at håndtere styregruppens 3
konkrete bemærkninger fra sidste styregruppemøde, hvilket primært relaterede sig til inklusion af resultaterne fra Region Syddanmark og brugen af MAST-evalueringskoncept. På sidste styregruppemøde besluttede styregruppen, at problematikkerne i det første udkast af evalueringen kunne håndteres ved konkrete ændringer. I forlængelse af beslutningen på sidste styregruppemøde om at tilrette eksisterende evalueringsrapport fra CIMT aftales det, at der på dagens møde fokuseres på ønsker om yderligere tilretning, samt forslag om konkrete ændringsformuleringer. Disse kan sendes til MedCom og CIMT. En ændring i selve evalueringskonceptet og grundstrukturen i rapporten ikke er mulig indenfor de eksisterende ressourcerammer. Der er stadig tale om en lang og teksttung evalueringsrapport, hvorfor det anbefales, at der laves en pixi-udgave/brochure. Drøftelse: Evalueringskonceptet Britta er af den opfattelse, at man ikke har beskrevet og forholdt sig til forskelle inden for kompetenceudvikling og organisering og betydningen af dette for implementering. Britta mener fortsat, at det, der er lavet, er en MAST-rapport om brugen af telemedicin men ikke en evaluering af implementeringsprocessen. Det, at man ikke tager udgangspunkt i organisatoriske forskelle i regionerne, er et valg, man har taget, og evalueringen er i henhold til kontrakten. Udgangspunktet er en kvalitativ evaluering af organisatoriske forandringer via spørgeskemaer (418 besvarelser), 8 fokusgruppeinterviews, interview af projektlederne og ikke kortlægning af implementeringsmodeller anvendt af de 5 regioner og samarbejdskommuner. Drøftelse: Håndtering af resultaterne fra Region Syddanmark Styregruppen havde på sidste styregruppemøde et ønske om, at resultaterne fra Region Syddanmark skulle flyttes til bilag. Britta mener fortsat, at resultaterne fra Region Syddanmark fylder meget, og at der ikke er sket tilstrækkelig omskrivning. CIMT kunne ikke stå inde for, at resultaterne helt blev fjernet fra rapporten, da dette for læsere kunne virke som om, at vigtige resultater forsøgtes holdt skjult. CIMT har derfor indarbejdet resultaterne på en nedtonet måde samt inkluderet resultaterne fra Sjælland. Et issue på sidste styregruppemøde var desuden, at det ikke i tilstrækkelig synlig grad fremgik, at der var taget aktion med hensyn til inklusion af diabetiske fodsår. Dette er nu nævnt både i læsevejledning og i rapporten (x7). Det bør fremgå tydeligere, at der ikke var tilstrækkelig data til at kunne evaluere på de kliniske effekter. Drøftelse: CIMTs anbefalinger Susanne mener, at anbefalingerne politiserer. Der er tale om emner/problematikker, som er generelle, og som man gennem hele forløbet har været klar over/bekendt med, og som man har arbejdet meget med. Der er tale om gode anbefalinger, men som man ved ikke kan lade sig gøre i virkeligheden. Der er imidlertid ikke ønske om, at CIMT ændrer disse anbefalinger. Faktum er, at man på nogle punkter ikke har kunnet levere det ønskede fx pga. utilstrækkelig data. Sådan er det! Hvis man i alle projekter skulle vente på, at data var klar, så ville sådanne processer trække meget ud. Drøftelse: Pixi-udgave I flere større projekter har man løst problematikken med at have en omfattende og teksttung evalueringsrapport ved at lægge en kortfattet brochure ovenpå (fx KIH, TeleCare Nord). 4
Styregruppen beslutter, at dette ligeledes ville være en god idé for sårprojektet. Der er formentlig tale om en overskuelig omkostning for noget, der er læseligt for en bredere gruppe (KIH-brochuren kostede omkring 50.000 kr.). Styregruppen foretrækker, at der hyres eksterne kommunikationsfolk til at varetage opgaven. I regionerne anvendes Morsing PR, som har fint kendskab til området. Det vil være svært at nå at få en sådan pixi-udgave i hus inden årets udgang. Styregruppen kunne ikke godkende den nye version af evalueringsrapporten. Der er brug for endnu en opsamling af konkrete, skriftlige bemærkninger. Styregruppen sender konkrete, skriftlige bemærkninger til MedCom (eventuelt med CC til Mette fra CIMT (mette.bog@rsyd.dk)) senest den 1. december. Herefter har CIMT en uge til at inkorporere ønsker. Styregruppen godkender, at der udarbejdes en kortfattet version af evalueringsrapporten med hjælp fra eksterne kommunikationsfolk. 6. Statusorientering på arbejdet med fremadrettede indikatorer En del af projektaflevering er, at der udarbejdes forslag om indikatorer. Denne opgave skal ikke lægges over til forretningsstyregruppen men skal ske inden årets udgang. Drøftelse: Brug af sundheds-it-indikatorer Styregruppen drøfter, hvorvidt man kunne antage et mere strategisk sigte end det, der hidtil har været i spil, ved at sammentænke de fremadrettede indikatorer med sundheds-itindikatorer, der skal drives på landsplan. Der er enighed om, at der er brug for, at der fokuseres på forslag til indikatorer specifikt i forhold til telemedicinsk sårvurdering. Drøftelse: Fremadrettede indikatorer - udbredelsesgrad Det er nødvendigt, at der følges op på, hvorvidt udbredelsesgraden på 68% i 2017 nås. Der har været kritik af den monitoreringsmetode, som har været anvendt i projektet. Dette er primært relateret til nævneren (måltallet). Noget tyder på, at flere og flere ikke kan leve op til disse måltal ift. venøse bensår, fordi kommunerne hjemtager sårbehandlingsopgaven. Styregruppen skal tage stilling til, om vi skal måle udbredelsesgrad, som vi gør det nu, eller om denne skal måles på anden vis. Da der fortsat ikke er forslag til bedre måder at måle udbredelse på, er det mest realistiske scenarie, at vi fortsætter med det nuværende måltal, men at vi anbefaler den kommende forretningsstyregruppe, at man én gang årligt kvalificerer dette måltal ved fx at arrangere en tælleuge. Dorthe holdt torsdag møde med en mindre gruppe, som har udtrykt ønske om at koordinere indikatorarbejdet. Der deltog klinikere og projektledere. Her foreslog man, at man holdt det helt simpelt ved ikke at holde antallet af tværsektorielle sår op imod usikre måltal, men ved blot at tælle antallet af sår både monosektorielt og tværsektorielt. Dette vil være problematisk, idet vi ikke vil vide, om vi når de 68%. Det blev også foreslået, at man fulgte med i anvendelsesgraden (hvor meget anvendes Pleje.net af brugere), og der var ligeledes forslag til kliniske indikatorer. Drøftelse: Fremadrettede indikatorer - kliniske Der er et stort ønske om monitorering af kliniske indikatorer blandt klinikerne. Der er gab mellem kliniske indikatorer og udbredelsesrelaterede indikatorer, og det kan være svært at få 5
disse to til at gå hånd-i-hånd. Et realistisk scenarie er, at styregruppen kommer i hus med simple udbredelsesindikatorer, mens der afleveres en beskrivelse af mulige kliniske indikatorer til den kommende nationale brugergruppe og forretningsstyregruppe. Disse må så forholde sig til, om monitorering af kliniske indikatorer kan prioriteres inden for det økonomiske budget. Drøftelse: Korrigerende handlinger Implementeringsansvar og ansvar for korrigerende handlinger ligger i de lokale styregrupper. Hvis nødvendigt kan problemer ende med at blive løftet op som på almindelig vis. Drøftelse: Fremadrettet rapportering Styregruppen kender ikke det endelige setup i den fællesoffentlige systemforvaltning, men man vil skulle tage stilling til, hvem den fremadrettede rapportering om udbredelsesgrad skal ske til. Dette vil formentlig være forretningsstyregruppen. Øvrigt I Region Sjælland har man to forskellige ting i fokus: 1) KPI - giver det en effekt? og 2) Resultat - hvor mange kommuner/sår? I Region Hovedstaden kører i løbet af 2016 et arbejde omkring indikatorer. Resultater og erfaringer formidles gerne ved ultimo 2016. I Hovedstaden man søgt om og fået et gevinstrealiseringsprojekt ind i sundhedsaftalen, således at man har fået stillet penge til rådighed til bl.a. en implementeringskoordinator, som tager ud til kommunerne og sørger for, at gejsten opretholdes. Styregruppen beslutter, at udbredelse fortsat monitoreres ved brug af det eksisterende måltal. Styregruppen beslutter, at der ved projektaflevering skal følge en anbefaling om, at måltallet bør kvalificeres én gang årligt fx ved at arrangere en tælleuge. Styregruppen beslutter, at der ikke arbejdes videre med at kortlægge kliniske indikatorer, men at der udarbejdes et dokument med en beskrivelse af mulige kliniske indikatorer, som kan afleveres til en kommende forretningsstyregruppe. 7. Overgang til fælles offentlig systemforvaltning De tilbageværende centrale dele i projektet stopper ved udgangen af året. Etableringen af den fælles offentlige systemforvaltning er endnu ikke helt klar til januar, hvorfor vi må læne os op ad det fælles regionale setup. En helt central ting er, at styregruppen skal finde ud af, hvem der skal udgøre hhv. forretningsstyregruppen og brugergruppen efter nytår. For forretningsstyregruppen er der to modeller: 1) Styregruppen fortsætter som forretningsstyregruppe 2) Der foretages en ny udpegning sammensat på en måde, som vi regner med kan leve op til kravene i den fælles offentlige systemforvaltning. Følger man RSI-modellen er formanden for brugergruppen repræsenteret i denne gruppe for at sikre en direkte forbindelse mellem de to grupper. Styregruppen er tilfreds med transitionsdokumentet. Det rammer det, der er efterlyst. Drøftelse: Forretningsstyregruppe 6
Styregruppen beslutter, at det vil være fordelagtigt at foretage en ny udpegning. Vigtigt i forhold til udpegningen er, at der udpeges en forretningsstyregruppe (med en forståelse for sundhedsaftalerne og vilkårene) og ikke en it-styregruppe. Repræsentanterne bør have erfaring med systemforvaltning. I forhold til udpegningen er det vigtigt at tydeliggøre, at det er denne ledelseskraft, der ønskes af repræsentanterne. Styregruppen beslutter, at der i forretningsstyregruppen bør sidde én kommunal og én regional repræsentant for hver region. Formand og næstformand bør vælges på første møde i forretningsstyregruppen. Posterne fordeles på en regional og en kommunal repræsentant. Forretningsstyregruppens budgetansvarsområde og afgrænsning i forhold til den fællesoffentlige systemforvaltningsstyregruppe skal præciseres. Drøftelse: Brugergruppe Repræsentanterne i denne gruppe bør være klinikere, som er vant til at anvende arbejdsredskabet i en klinik hverdag. Dette forudsætter ikke nødvendigvis, at det er klinikergruppens medlemmer, som danner brugergruppen, men man kan med fordel tage afsæt i den eksisterende klinikergruppe. Drøftelse: Kommissorier Kommissorier uddybes/tilrettes og kopieres ud i et selvstændigt dokument, som kan anvendes i forbindelse med udpegningen. Styregruppen vurderer, at grupperne kan sammensættes i løbet af en måneds tid. Konkrete ønsker til transitionsdokumentet: Omformulering: Udviklingsønsker bør samles og prioriteres lokalt, inden disse indsendes til brugergruppen. Styregruppen beslutter, at der udpeges en ny forretningsstyregruppe, som sammensættes af: o Én kommunal og én regional repræsentant fra hver region o Én repræsentant fra NSI o Én repræsentant fra systemforvalter o Formanden for brugergruppen Styregruppen godkender, at der skal etableres en brugergruppe bestående af klinikere. Der kan tages udgangspunkt i eksisterende repræsentanter i klinikergruppen eller lokalt udpeges nye repræsentanter Styregruppen godkender transitionsdokumentet med de tilretninger/præciseringer, der kan foretages efter mødet (sammensætning af forretningsstyregruppe mv.). Styregruppen godkender de oplistede udeståender, som overdrages til den kommende forretningsstyregruppe ved projektets afslutning. 8. Budgetstatus Budgetstatus godkendes uden bemærkninger. 7
9. Evt. Styregruppen afslutter sit arbejde d. 31. december 2015, idet aftalte notater fremsendes som aftalt på dagens møde (tilrettet transitionsdokument, udbredelses statistikker, ny version af evalueringsrapport, afslutningsnotat på test af den nye sikkerhedsarkitektur med mulighed for fødereret brugeradgang). Formanden takker for samarbejdet og styregruppens indsats. 8