Slagelse sygehus flow Storyboard LS3 24. 25. marts 2015
Hvem er vi? Anne Sofie Malmberg: afdelingssygeplejerske lungemedicinsk afsnit Anders Reenberg: Regionshuset Annette Lindholm: ledende oversygeplejerske medicinsk afdeling Torben Vilhelm Stjernebjerg: overlæge lungemedicinsk afsnit Thor Brygge: Ledende overlæge medicinsk afdeling Henrik Ømark: Ledende overlæge akutafdelingen Jette Jensen: Ledende oversygeplejerske akutafdelingen Carina Holm Lindberg: kvalitets- og udviklingssygeplejerske akutafdelingen Birgitte Larnkjær: afdelingssygeplejerske akutafdelingen Line Rosell Walker: overlæge kirurgisk afdeling Sabina Annika Lund: souschef kirurgisk afdeling Helle Auerbach: ledende oversygeplejerske neurologisk afdeling Jytte Strange: Klinisk udviklingssygeplejerske neurologisk afdeling Bente Stounberg: ledende lægesekretær Sandy Bobak-Clausen: afdelingsradiograf Jonna Bryld: ledende oversygeplejerske radiologisk afdeling Susanne Reimer: ledende lægesekretær Karen Marie Lyng: kvalitetschef Pia Bakkegaard: projektleder, kvalitetskonsulent 2
koordinatorer Har ansat 6 flowkoordinatorer og den sidste starter 1. maj Akutafdelingens afdelingssygeplejerske er deres nærmeste chef Vi arbejder bl.a. med: Roller og kommunikation Samarbejdsflader Håndtering af overbelægningssituationer Besøg på afsnit Det gode patientforløb Tests Louise Silja og Kristina
Vores flaskehalse: blodprøvesvar Blodprøver der er bestilt til runden kl. 7.30 tages først i tidsrummet 8.45-10.25 på ort. kir. Ventetid på blodprøvesvar udskyder beslutninger Der er lavet aftaler om, at lab. tager udskrivningspatienter først og prøven bestilles som snarest
Andre identificerede flaskehalse: Lånesenge giver anledning til uhensigtsmæssig forskydning i arbejdsgange Manglende FMK afstemning forsinker udskrivelse Derudover arbejdes der med afdelingsspecifikke flaskehalse
KPI er (key performance indicator) på tavlerne: Akutafdelingen: max 4 timer til behandlingsplan Neurologisk afdeling: Udskrivningsdato Lungemedicinsk afsnit: antal udskrivelser om ugen samt patientoplevet kvalitet Kirurgisk afdeling: Den gode udskrivelse
Målsætning: Resultatindikatorer Antal dage med belægningsprocent > 100 % skal reduceres med mindst 25 % inden 31. december 2015 Antal dage mellem overnattende patienter på gangen skal være mindst 50 dage inden 31. december 2015 Gennemsnitlig indlæggelsestid fastholdes eller reduceres målt fra 1. januar 2014 Genindlæggelser reduceres med 10 % inden 31. december 2015 målt fra 1. januar 2014
Målsætning: Procesindikatorer Alle sengeafsnit afholder morgenmøder og deltager på kapacitetskonferencen hver dag målt fra 1. december 2014 Sengeafdelinger har en forudsigelighed af gårsdagens plan for udskrivelser på 75 % inden 1. september 2015 85 % af alle indlagte patienter, skal indenfor 1 time være tilset af en speciallæge på akutafdelingen (baseline ukendt og målet kan derfor blive ændret) 80 % af indlagte patienter på akutafdelingen har en behandlingsplan indenfor 4 timer inden 1. september 2015 (baseline ukendt og målet kan derfor blive ændret) Ventetid (fra patienten er meldt klar til det faktisk sker) på overflytning/ udskrivelser fra akutafdelingen nedsættes med 50 % (baseline ukendt) inden 31. december 2015 Øge udskrivningsgrad fra akutafdelingen (dvs. indenfor 24 timer) fra nuværende 50 % til 55 % inden august 2015 Alle afdelinger skal inden 31. august 2015 have arbejdet med og løst mindst et flaskehalsproblem.
Testet skema til morgenmøder patientflow, dagligt morgenmøde på sengeafdeling. Uge: år: Afsnit: Normerede antal sengepladser: Estimeret udskrivelser Faktiske udskrivelser Indlagte patienter på afsnittet kl. 9 Mandag Indlæggelser/ overflytninger: Forventet i dette døgn Udskrivelser kl. 9-11 Udskrivelser kl. 11-13 Udskrivelser kl. 13-15 Udskrivelser kl. 15-22 Udskrivelser kl. 22-9 er med et udskrivningstidspunkt, en udskrivningsdato eller pt. der ikke kan sættes en dato på /ud af alle indlagte pt. opgjort kl. 14 Udskrivelser kl. 9-11 Udskrivelser kl. 11-13 Udskrivelser kl. 13-15 Udskrivelser kl. 15-22 Udskrivelser kl. 22-9 Bemærkninger: Fx isolerede pt., mors Pt. på orlov Pt. indlagt fra andre afsnit (låneseng) Faktiske indlæggelser Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag Mandag: Tirsdag: Onsdag: Torsdag: Fredag: Weekend: Flaskehalse/antal patienter i lånesenge: Flaskehalse/antal patienter i lånesenge: Flaskehalse/antal patienter i lånesenge: Flaskehalse/antal patienter i lånesenge: Flaskehalse/antal patienter i lånesenge: Flaskehalse/antal patienter i lånesenge: Antal patienter på gangen i nat: Antal patienter på gangen i nat: Antal patienter på gangen i nat: Antal patienter på gangen i nat: Antal patienter på gangen i nat: Antal patienter på gangen i weekenden om natten:
Dette har vi lært skaber et mere sikkert patientflow Alle indlæggelser, overflytninger og udskrivelser går gennem en person flowkoordinatoren. Giver overblik og arbejdsro i sengeafsnit Kapacitetskonferencen bruges også til at drøfte vanskelige patientforløb igennem, hvilket understøtter læring på tværs og giver et fælles mindset i huset
Dette har vi lært skaber et mere sikkert patientflow Høj faglighed Effektive undersøgelsesforløb Daglig tydelig ledelse Få overgange Undgå lånesenge Godt arbejdsmiljø Serviceafdelinger i spil i projektet
Indlæggelser og genindlæggelser Indlæggelser pr. måned Genindlæggelser indenfor 30 dage Ingen forbedringer på disse data genindlæggelser skal reduceres med 10 %
Forudsigelighed på udskrivelser Lungemedicinsk afsnit Ustabil Proces proces med stor med variation stor variation
Stillingtagen til udskrivelse på ort. kir Viser proces med stor forbedring Ort. pæd. kir afdeling som har en god proces
Hvad har overrasket os? At vi har mange flaskehalse At flaskehalse ofte har mange berøringsflader Hvor afgørende ledelsesinvolvering er At alt i organisationen afhænger af hinanden og at alle er vigtige At lånesenge kan give meget uhensigtsmæssige patientforløb. Før dette projekt var begrebet lånesenge ukendt for os At vi stadig mangler elektroniske overblikstavler i flere afsnit
Hvad har overrasket os? At datafangst er en stor udfordring: - på sygehusniveau - på afsnitsniveau - vi har brugt og bruger stadig tid på at få tilpasset Excelark til kapacitetskonferencen
Hvad har overrasket os? Sygehus: Slagelse Dato: januar 2015 Da indikatorerne ikke var givet på forhånd, krævede det et stort arbejde i styregruppen at få en målsætning vi var tilfredse med. Mål - Specifikt, målbart, ambitiøst, realistisk og tidsafgrænset! Hvad ønsker I at opnå? At nedbringe ventetiden på diagnostik og behandling At den rigtige patient er i den rigtige seng - på det rigtige tidspunkt med korrekt behandlerteam At skabe overblik over forløb for den enkelte patient Sengekapacitet på afsnitsniveau svarer til behovet. Ingen overnattende patienter på gangene om natten Hvilket problem skal det løse? At sygehusets ressourcer anvendes ineffektivt Utilstrækkelig koordination af patientforløb og ressourcer på tværs Spild, fx i patientforløb og arbejdsgange Lokal overbelægning og patienter på gangene i udvalgte afsnit. Utilstrækkeligt indblik i patientflowet og dermed uhensigtsmæssig drift Manglende dynamik ift. svingende patientflow Hvordan ved I, at forandringen er en forbedring? Resultatindikatorer o Antal dage med belægningsprocent > 100 % skal reduceres med mindst 25 % inden 31. december 2015 o Antal dage mellem overnattende patienter på gangen skal være mindst 50 dage inden 31. december 2015 o Gennemsnitlig indlæggelsestid fastholdes eller reduceres målt fra 1. januar 2014 o Genindlæggelser reduceres med 10 % inden 31. december 2015 målt fra 1. januar 2014 Procesindikatorer o Alle sengeafsnit afholder (kapacitets)tavlemøder og deltager på kapacitetskonferencen hver dag målt fra 1. december 2014 o Sengeafdelinger har en forudsigelighed af gårsdagens plan for udskrivelser på 75 % inden 1. september 2015 o 85 % af alle indlagte patienter, skal indenfor 1 time være tilset af en speciallæge på akutafdelingen (baseline ukendt og målet kan derfor blive ændret) o 80 % af indlagte patienter på akutafdelingen har en behandlingsplan indenfor 4 timer inden 1. september 2015 (baseline ukendt og målet kan derfor blive ændret) o Ventetid (fra patienten er meldt klar til det faktisk sker) på overflytning/udskrivelser fra akutafdelingen nedsættes med 50 % (baseline ukendt) inden 31. december 2015 o Øge udskrivningsgrad fra akutafdelingen (dvs. indenfor 24 timer) fra nuværende 50 % til 60 % inden august 2015 o Alle afdelinger skal inden 31. august 2015 have arbejdet med og løst mindst et flaskehalsproblem. Hvor skal data komme fra? o Primært fra eksisterende datakilder og fra lokale optællinger i det omfang data ikke findes i eksisterende datakilder Andre måder hvorpå vi vil afgøre effekten af vores indsats? o ens oplevelser af ventetid er forbedret i LUP 2015 fra LUP 2014 o Medarbejdertilfredshed (måling af psykisk arbejdsmiljø) forbedres eller fastholdes fra 2014 til 2015 o Reduktion af antal patienter, der venter på udskrivelse/eller overflytning (numerisk mål fastsættes efter udarbejdelse af baseline) o Kun 1 flyt pr. patient. HVIS der kan etableres en nem datafangst skal formuleringen suppleres med: uden lægelig indikation/ faglig begrundelse. o Reduktion af aysninger fra OP numerisk mål fastsættes ud fra baseline o og patientsikkerhed forbindes via sikkerhedsbriefings - afventer at disse to indsatsområder integreres i praksis før stillingtagen til målformulering. Hvem skal bruge data og hvor ofte? o Kapacitetsdata skal være tilgængelige hver dag ved kapacitetskonference, og opdateres i løbet af døgnet af flowkoordinator o Egne data præsenteres på afdeling/afsnit ved tavlemøder o Arbejdsgruppen vurderer resultat- og procesindikatorer ugentligt o Styregruppe og projektet får rapport hver måned o Data skal vises ved fejring/ i nyhedsbreve og bringes i pressen, når der er vigtige gennembrud/gode historier Hvilke forandringer vil I afprøve for at opnå jeres forbedring? Test: Tavlemøder og kapacitetskonferencen, flowkoordinatorernes arbejdsgang, Imatis (hvad skal på tavlerne). Task: Arbejde med flaskehalse, arbejde med værktøjerne i projektet, data til klinikere, hvilepladser etableres og akutpakker indføres. Hvor vil I starte? Vi har været i gang siden april 2014 og har en udrulningsplan, der er fulgt.
Tiltag: synlighed for patienter og pårørende Poster som skal hænge på alle afsnit
Pressen marts 2015
Udrulning til Næstved Sygehus
De tre vigtigste spørgsmål vi kommer til LS3 for at få svar på: Hvilke tiltag kan optimere overgange (praktiserende læge, hjemmeplejen) Metoder til at inddrage patienter og pårørende (dog ikke smiley-standere) Spredning til andet sygehus
Kontakt Navn Telefonnummer mailadresse Torben Vilhelm Stjernebjerg 23 48 97 38 tstj@regionsjaelland.dk Anne Sofie Malmberg 29 60 61 94 anmm@regionsjaelland.dk Thor Brygge 20 37 16 21 thbr@regionsjaelland.dk Henrik Ømark 40 44 93 73 hope@regionsjaelland.dk Jette Jensen 24 59 49 26 jjne@regionsjaelland.dk Carina Holm Lindberg 23 74 35 91 chli@regionsjaelland.dk Birgitte Larnkjær 29 46 45 23 blaj@regionsjaelland.dk Line Rosell Walker 20 58 43 73 lrw@regionsjaelland.dk Sabina Annika Lund 29 2 563 19 sabl@regionsjaelland.dk Jytte Strange 58 55 32 82 jys@regionsjaelland.dk Bente Stounberg 21 64 61 81 bsto@regionsjaelland.dk Sandy Bobak-Clausen 20 52 39 84 sanbo@regionsjaelland.dk Jonna Bryld 56 51 20 00 jbry@regionsjaelland.dk Susanne Reimer 21 74 10 35 srei@regionsjaelland.dk Helle Auerbach 24 47 89 04 haue@regionsjaelland.dk Annette Lindholm 29 61 00 36 alnd@regionsjaelland.dk Karen Marie Lyng 24 98 43 26 kmly@regionsjaelland.dk Pia Bakkegaard 40 15 01 11 pbhs@regionsjaelland