Nem og overskuelig aftalebog

Nem og overskuelig aftalebog

Kom godt i gang med TDjournal/TDadmin aftalebogen. Dette introduktionshæfte beskriver, hvordan du nemt og hurtigt kommer i gang med at bruge aftalebogen, og hvordan du løser de daglige arbejdsopgaver. For at hjælpe dig i den første fase efter opstart, kan denne kom godt i gang med aftalebogen, bruges som opslag i den kommende tid. Aftalebogen giver hurtigt et overblik over dagens patienter og gør dagens arbejde nemmere. Den er opbygget efter samme principper som kalenderen fra Microsoft Outlook. Der er mulighed, ligesom mange andre steder i programmet, for at højreklikke og derfor ved færre klik at nå sit mål. Når klinikken vælger at bruge aftalebogen, kan dette deles op i 2 faser. Opsætning af stamdata og den daglig brug af aftalebogen. Nedenfor er en guide til opsætningen, samt gode råd og tips til den daglige brug. I kan læse mere om A-Data, skrive ris eller ros på www.a-data.dk

Indhold Kom godt i gang med TDadmin aftalebogen.... 2 Opsætning af stamdata... 5 Opsætning af brugere... 5 Opsætning af stamdata for aftalebogen... 6 Oversigt aftalebogen.... 8 Udskrift af dagseddel (rubrik 1)... 8 Opsætning booking (rubrik 1)... 9 Mindre navigation samt tilpasning af visninger i aftalebogen (Rubrik 2)... 13 Rubrik 3... 14 Aktuel patient (Rubrik 4)... 15 Kalenderoversigten (Rubrik 5)... 15 Valg af behandler (Rubrik 6)... 16 Aktuel patient (Rubrik 7 + 8)... 16 Booking i aftalebogen... 16 Højreklik i aftalebogen på en celle hvor der IKKE er en aftale... 17 Ny aftale (1)... 17 Nyt notat (2)... 18 Find patient (3)... 19 Find ledig tid (4)... 19 Venteliste (5)... 23 Højreklik i aftalebogen på en celle hvor der ER en aftale... 23 Klip (1)... 24 Kopier (2)... 24 Ring op (3)... 24 Mødestatus (4)... 25 Højreklik i aftalebogen når en patient er sat som aktuel patient... 25 Opret tid i aftalebogen... 25 Opret tid fra Patientbillede.... 26 Oprette en aftale et resumé... 28

Afsluttende bemærkning... 30 Alfabetisk indeks A-Å... 31

Opsætning af stamdata Opsætning af brugere Menuen Kartoteker Brugere Fanen Booking Booking Fanen er drejet 90 grader for læsevenlighedens skyld. For at behandleren kan benytte aftalebogen, er det nødvendigt at markere dette. Derefter vælges om behandleren ønsker at benytte klinikkens åbningstider (se nedenstående billede for nærmere beskrivelse). Åbningstider Hvis behandleren ikke benytter klinikkens åbningstider, indsættes de i stedet under Åbningstider. Behandleren har mulighed for at have skiftende arbejdstider i lige og ulige uger. Udfyld blot rubrikkerne for lige og ulige uger. Hvis arbejdsugerne er identiske afhængige af ugerne, markeres 5

Ulig uger samme som lige uger. Nederst på siden vælges det interval, som ønskes, at en celle i aftalebogen skal repræsentere. Øvrige Behandlingen som behandleren bruger oftest, angives som Standard reservationsbehandling. Desuden er der mulighed for at angive om lørdage skal vises i aftalebogen dette aktiveres ved at markere Vis lørdage. Opsætning af stamdata for aftalebogen Menuen Indstillinger Opsætning af aftalebog Åbningstider 6

Klinikkens åbningstider indtastes som ønsket. Behandlerne får samme åbningstider, hvis de vælger at bruge klinikkens opsætning. Her indtastes klinikkens generelle åbningstider. Klinikken har mulighed for at have skiftende åbningstider i lige og ulige uger. Udfyld blot rubrikkerne for lige og ulige uger. Hvis arbejdsugerne er identiske, markeres Ulige uger samme som lige uger. Nederst på siden vælges det interval, som ønskes, at en celle i aftalebogen skal repræsentere. Standardbehandling Behandlingen som klinikken bruger oftest, angives som Standard reservationsbehandling. Hvis behandlere benytter klinikopsætning, vil de som standard benytte denne standardbehandling ved oprettelse af tider. Desuden er der mulighed for at angive om lørdage skal vises i aftalebogen dette aktiveres ved at markere Vis lørdage. 7

Oversigt aftalebogen. Aftalebogen er blevet opdelt i felter. I de følgende afsnit vil hver felt blive beskrevet. Udskrift af dagseddel (rubrik 1) Der er forskellige muligheder for udskrift af dagseddel. Hvis der trykkes på printerikonet længst til venstre, bliver der dannet en print screen udskrift. Dvs. man får en udskrift af det man ser på skærmen. 8

Printerikonet til højre har mere funktionalitet. Her er muligheder for at udskrive for én eller alle behandlere. Desuden foreligger muligheden for at vælge en periode til udskrivning af dagsedler. Husk at markere den dag som skal udskrives. Dvs. venstreklik på én af cellerne på den ønskede dag. Eksempel på udskrift af dagseddel Opsætning booking (rubrik 1) Aftalebogens udseende kan ændres efter behov. Ikonet nedenstående funktioner tilpasses: åbner opsætningen hvor 9

Timeslot indhold (1) Indholdet af cellerne i aftalebogen styres af Timeslot. Der er forskellige standard visningsmuligheder så som [Fornavn], [Efternavn], hvilket viser fornavn og efternavn. Hvis den rette visningsmulighed ikke forefindes, vælges [Valgfri]. Dernæst trykkes på knappen til højre Setup. Herefter er der mulighed for at højreklikke i skrivefeltet, og indsætte den ønskede information. Bemærk at det er tilladt at bruge tegn eller mellemrum imellem de indsatte felter, hvis man ønsker en separator. 10

Ikke arbejdstid (2) Definerer farven i aftalebogen udenfor åbningstiden. Angiv standard visning (3) Standardvisningen af dagene i aftalebogen, kan markeres på forskellige måder. Dvs. hvis (5 dage) vælges, vises dagen i dage + 4 dage frem. Visningen kan samtidig ændres via ikonerne som vist i Rubrik 2. Patient præference / Frie patient tider (4) Visningen af patientens mødepræferencer, i aftalebogen, til eller fravælges, hvorefter der er mulighed for at angive hvilken farve, præferencerne skal vises med. Hvis Vis farve patientpræferencer er aktiveret, vises patienters mødepræferencer i aftalebogen ved enten at højreklikke i patientbilledet Åben aftalebog, eller højreklikke på den aktive patient (Rubrik 7) og vælge Aktuel patient. Herefter er det nemmere at overskue hvilke dage patient og behandler er ledige. 11

Toolbar opsætning (5) Der er ikke den store forskel omkring visningen af toolbar. Hvis funktionen er aktiveret, er der mere plads omkring værktøjslinjen i aftalebogen. "Vis toolbar "Vis ikke toolbar" Timeslot farver (6) Celler kan vises med forskellige farveopsætning. Der er 2 muligheder: 1. Behandlingsfarve i venstre side, mødestatusfarve som baggrund. a. Hvis behandlingsfarven ikke er en vigtig del af, at danne sig overblik over aftalerne, men i stedet vigtigere at få information om at patienten er kommet, vælges denne funktion. Behandlingen vises i venstre side af aftalen. 2. Mødestatusfarve i venstre side, behandlingsfarve som baggrund. a. Hvis behandlingsfarven er vigtig i hverdagen, for at danne overblikket over hvilke behandlinger som skal foretages, vælges denne funktion. Reminder vises i venstre side af aftalen. 12

Behl. farve i venstreside, mødestatusfarve som baggrund Mødestatusfarve i venstre side, behandlingsfarve som baggrund Mindre navigation samt tilpasning af visninger i aftalebogen (Rubrik 2) Ikonet I dag bruges til, at komme hurtigt tilbage til dags dato. Ved tryk på ikonet, vises dags dato som den første dag. Pilene bruges til at bladre i aftalebogen. Ved tryk på én af pilene flyttes henholdsvis en uge frem eller en uge tilbage. Det er ligesom når man bladrer i de gamle papiraftalebøger. Visninger i aftalebogen : Viser én dag i aftalebogen, standard er dags dato. Ved tryk på piletasterne på tastaturet, flyttes enten frem eller tilbage imellem dagene. : Viser 5 dage (arbejdsugen) startende fra mandag til fredag. 13

: Viser 5 dage startende fra dags dato. Dvs. hvis dagen i dag er en onsdag, vises onsdag til tirsdag. Hvis man har valgt at få vist lørdage, bliver 6 dage vist. Dvs. fra onsdag til tirsdag inkl. lørdag. : Viser én uge med lodret dagsvisning i stedet for standard vandret visning. : Viser én måned hvor dags dato bliver placeret i midten. Dvs. man ser halvdelen af dagene før dags dato og halvdelen af dagen efter dags dato. Rubrik 3 : Har samme funktion som Toolbar opsætning (5). Dvs. det er formatvisningen som ændres. Ved klik på pilen op, vises flere tider pr. dag. "Vis toolbar "Vis ikke toolbar" 14

Aktuel patient (Rubrik 4) Når aftalebogen åbnes, trækkes patienten med fra patientbilledet ind i venstre side af aftalebogen. Når man højreklikker på patienten, er der mulighed for at patienten gøres til aktuel patient. Feltet overstående angiver, hvem der er den aktuelle patient. Ikonerne til venstre for aktuel patient, aktiverer/deaktiverer visningen af patientens mødepræferencer. Kalenderoversigten (Rubrik 5) I venstre side af aftalebogen vises oversigt over indeværende måned og den efterfølgende måned. Det er nemt at skifte dato i kalenderen og navigere. Ved at klikke på pilene, før og efter måneden september 2011, rykkes en måned tilbage eller frem. Når højrekliksfunktionen benyttes, vises en oversigt hvor fra der kan navigeres. De grønne pile indikerer, at der navigeres x måneder frem fra dags dato, uanset hvilken dato der vises i aftalebogen. De blå pile indikerer at, der navigeres x måneder frem ud fra den dato som er aktuel i aftalebogen. Hvis datoen i dag er den 20/12 og aftalebogen viser datoen 6/2 længst til venstre, og man vælger blå pil 3 måneder frem, vil datoen flyttes frem til 6/5. 15

Valg af behandler (Rubrik 6) De behandlere der i opsætning er sat til at benytte booking, bliver vist i venstre side. For at få vist én eller flere behandlere, sættes en markering til venstre for behandleren. Hvis to behandlere markeres, vises begge behandlere i aftalebogen. Det er derfor hurtigt at danne sig et overblik over flere behandlere på en gang. Aktuel patient (Rubrik 7 + 8) I venstre side af aftalebogen vises patienten fra patientbilledet. Når denne markeres som aktuel patient (højreklik på patienten, i venstre side af aftalebogen, og vælg Aktuel patient ) vises informationer omkring patienten nederst. Informationerne vises også ved at klikke på patientens aftale i aftalebogen. Når musen holdes hen patientoplysninger, vises tilkaldenotatet som udfyldt under tilkaldeopsætningen på patienten. Booking i aftalebogen Ligesom, mange andre steder, i TDadmin, TDjournal og TDfinans, er der muligheder for at højreklikke. Efterfølgende afsnit beskriver funktionerne ved højreklik: 16

Højreklik i aftalebogen på en celle hvor der IKKE er en aftale Ny aftale (1) For at oprette en aftale i aftalebogen, markeres det ønskede tidspunkt med et venstreklik, og herefter højreklikkes og vælges Ny aftale. Når dette er gjort, kaldes Vælg patient billedet, hvor patienten findes. 17

Det er også muligt at dobbeltklikke på den ønskede tid i kalenderen, hvorefter samme mønster følges. Når en tid er oprettet i aftalebogen, kan denne flyttes på mange måder. Én måde er at trække i tiden. Dvs. hvis tiden ønskes flyttet fra en dag til en anden, holdes venstre museknap nede på tiden og herefter trækkes tiden over til en anden dag. Bemærk at træk af tider kun kan lade sig gøre, indenfor viste dage i aftalebogen. Herefter fremkommer et billede, hvor flytningen af tiden bekræftes. Klippe og kopiere beskrives senere. Nyt notat (2) Notater bruges til at foretage en hurtig spærring i aftalebogen. Dvs. hvis klinikken har behov for at spærre i forbindelse med et konsulentbesøg, eller skal på kursus eller så gøres det med et notat. Notater oprettes ved at markere det ønskede tidspunkt med et venstreklik, derefter højreklikkes og der vælges Nyt notat. 18

Find patient (3) Når aftalebogen er åben, og man ønsker at søge efter en anden patient end den aktuelle, højreklikkes på én af cellerne og Find patient vælges. Herefter åbnes Vælg patient hvor kriterier for søgning, indtastes. Find ledig tid (4) I aftalebogen findes en avanceret søgefunktion, som afhjælper klinikken, når patienten skal have en ny tid. Der er mulighed for at definere patientmødepræferencer, filter, periode samt behandler og varighed. 19

sat vandret for læsevenligheden) (Bemærk at fanerne er lodret på skærmen, men er Behandler og varighed Når der højreklikkes på én af cellerne og vælges Find ledig tid, åbnes Vælg patient til indtastning af patientens navn mv. Når dette er indtastet, åbnes Find ledig tid billedet: Pat. mødepræf. Mødepræferencer under Find ledig tid, har samme funktionalitet som mødepræferencer på patientbilledet. Der tages udgangspunkt i præferencerne fra patientbilledet. Fordelen ved at mødepræferencer også forefindes under Find ledig tid, er at disse netop kan ændres ved Find ledig tid, i stedet for at søgningen skal lukkes ned, og startes forfra efter præferencer er ændret fra patientbilledet. Hvis præferencerne ændres under Find ledig tid, og gemmes, bliver disse samtidig opdateret på patientbilledet. 20

Filter Filter bruges på samme måde som fanen Pat. Mødepræf.. Dog opdateres patientens mødepræferencer, på patientbilledet, ikke, filteret er kun gældende for denne søgning. Der tages ej heller udgangspunkt i nuværende mødepræferencer. 21

Periode Der er mulighed for at definere perioden for søgningen. Når alle faner er defineret, (hvis ikke de defineres, tages udgangspunkt i en standardperiode og standard mødepræferencer) trykkes herefter på søg. Nedenstående billede fremkommer, hvor der skal foretages valg: 22

Venteliste (5) De patienter som er tilføjet på ventelisten, (tilføjes på fanen Venteliste i højre side) kan vælges når en celle markeres med venstreklik, højreklik derefter og vælg venteliste og til sidste vælg patienten. Når patienten vælges under venteliste, åbnes Ny tid billedet hvor behandling mv. vælges. Patienten er nu tilføjet aftalebogen og fjernet fra ventelisten. Hvis der opstår et hul i aftalebogen, ved at en tid bliver slettet eller meldt afbud til, fremkommer en besked om, at der er patienter på ventelisten. Højreklik i aftalebogen på en celle hvor der ER en aftale 23

Klip (1) Ved højreklik på aftalen, kan tiden klippes. Dette bruges til at flytte aftalen fra en dag til en anden. For at flytte aftalen, klippes aftalen først. Derefter indsættes denne, ved at markere den ønskede dag og tid og, til sidst, højreklikke og vælge Sæt ind. Man kan med fordel angive mødestatus, inden tiden klippes, da loggen bliver opdateret mht. at patienten eksempelvis har meldt afbud. Marker tid, højreklik og klip Marker ny tid med venstreklik, herefter højreklik --> Sæt ind Kopier (2) Tider kan kopieres fra en dag til en anden. Hvis dette ønskes, markeres tiden med venstreklik og derefter højreklikkes og vælges Kopier. Når dette er gjort, indsættes denne på ønskede dag og tid. Det gøres ved at markere cellen med et venstreklik, og derefter højreklikke og vælge Sæt ind. Der oprettes en tid identisk med den kopierede, med forskellen i tid og dag. Marker tid, højreklik og kopier Marker ny tid med venstreklik, herefter højreklik --> Sæt ind Ring op (3) Når patienten er sat op på patientbilledet med privatnummer og mobilnummer, er det muligt i aftalebogen at højreklikke på patienten og vælge Ring op. Herefter fremkommer muligheden for at vælge privat eller mobil. Bemærk at klinikken skal være i besiddelse af et IP-telefonianlæg fra A-Data. Løsningen mht. at ringe op, er ikke fuldt ud implementeret endnu. 24

Mødestatus (4) En tid kan have forskellige mødestatusser. De mest anvendte er Er kommet og Klar til regning. Nedenstående beskriver de forskellige statusser, bemærk at farven på den beskrivende tekst, er den samme som vises på aftalen : For at give en aftale en mødestatus, højreklikkes på aftalen og der vælges Mødestatus og dernæst den ønskede mødestatus. Det er mest almindeligt at dette gøres fra receptionen, hvorefter klinikken får besked om dette. Når receptionen har angivet mødestatussen, ændres farven også på klinikken dog først efter 15 sekunder. Statussen Udeblevet kan kun vælges når tiden er overskredet, det er jo svært at vide om en patient er udeblevet før det er sket. Bemærk at når mødestatusserne Afbud, Afbud (patient ringer selv) eller Klinikkens afbud vælges, forsvinder tiden fra aftalebogen. Den kan dog findes igen i højre side under fanen Dagens aftaler. Som nævnt er mødestatussen Er kommet den mest anvendte. Derfor forefindes den på et højere niveau end under mødestatus. Når der højreklikkes på tiden vil denne mødestatus forekomme øverst under Sæt ind. Højreklik i aftalebogen når en patient er sat som aktuel patient Der er en lille forskel, når man højreklikker i aftalebogen og en patient er sat som aktuel patient. Ny aftale, Find ledig tid og Patient aftaler er nu patientrelateret. Dvs. den patient som er sat til aktuel patient, vil tilføjes efter funktionen. Når man opretter en ny tid, vil der stå Ny aftale, Edith Madsen, da denne patient er aktuel patient. Det er derfor hurtigere at oprette en tid, finde en tid eller få åbnet patient aftaler for denne patient. Opret tid i aftalebogen Som beskrevet i tidligere afsnit, er det muligt at markere dag og tidspunkt med et venstreklik, dernæst højreklikke og vælge Ny aftale, for at oprette en ny tid i aftalebogen. Der er også en anden måde at gøre det på. Dobbeltklik (med venstre museknap) på den ønskede tid. Vælg patient billedet fremkommer, hvor der søges efter patienten. Herefter fremkommer Ny tid billedet, hvor 25

behandling, varighed, egen kommentar og tilkaldeoplysninger udfyldes (beskrevet i tidligere afsnit). Ved tryk på Opret bliver tiden dannet på den ønskede tid. Det er desuden muligt at åbne aftalebogen med patientens mødepræferencer. Højreklik på Tider på patientbilledet og vælg Åben aftalebog. Herefter åbnes aftalebogen med de behandlere som er knyttet til behandleren, og der vises farvemarkeringer for patientens mødepræferencer. Bemærk at patientens mødepræferencer kun vises, hvis de er aktiveret under opsætning af aftalebogen (se evt. afsnittet Opsætning booking (rubrik 1 ). Opret tid fra Patientbillede. Der er mulighed for at oprette tider via patientbilledet. Dette gøres ved at åbne patientbilledet og hente den aktuelle patient frem. Midt på siden vises patientens tider. 26

Tider billedet viser 5 fremtidige tide og 2 forrige. Vær dog opmærksom på at dette er afhængigt af skærmopløsningen på jeres computer. Hvis der er angivet en mindre skærmopløsning (800 X 600), vil der ikke blive vist så mange tider. Højreklik på Tider og vælg Patientens tider. Herefter fremkommer billedet Tider i aftalebogen, hvor tider oprettes mv. Billedet beskrives nedenstående: Ny tid Ved tryk på Ny fremkommer Rediger tid billedet, hvor detaljer omkring den nye tid udfyldes. 27

Tryk Gem for at oprette den nye tid. Ret Ved tryk på Ret, kaldes Rediger tider billedet (samme billede som ved Ny) hvor den markerede tid rettes efter ønske. Slet Ved tryk på Slet, slettes den markerede tid. Mødekort Ved tryk på Mødekort, udskrives mødekort. Husk at markere et flueben i Mødekort på tiden, for at få tiderne udskrevet. Bemærk at det kun er fremtidige tider som udskrives. Oprette en aftale et resumé Kom-godt-i gang med aftalebogen indeholder mere end man lige regner med. Her følger et lille resumé over det vigtigste oprettelse og flytning af en aftale. Oprettelse af tid For at oprette en aftale i aftalebogen, markeres det ønskede tidspunkt med et venstreklik, og herefter højreklikkes og vælges Ny aftale. Når dette er gjort, kaldes Vælg patient billedet, hvor patienten findes. For at oprette en tid via patientbilledet, højreklikkes på Tider på patientbilledet hvor der vælges Patientens tider. Herefter åbnes patientens tider, hvor ny aftale oprettes, når der trykkes på knappen Ny. Flytning af tid Man kan med fordel angive mødestatus, inden tiden flyttes, da loggen bliver opdateret mht. at patienten eksempelvis har meldt afbud. 28

Der er mulighed for at flytte en tid på følgende måder: Træk tiden fra én dag til en anden. Hold venstre museknap ned på tiden og træk den til den ønskede dag og slip knappen. Klippe: Ved højreklik på aftalen, kan tiden klippes. Derefter indsættes denne ved, at markere den ønskede dag og tid og, til sidst, højreklikke og vælge Sæt ind. Kopiere: Højreklik på aftalen og vælg Kopiere. Derefter indsættes denne ved, at markere den ønskede dag og tid og, til sidst, højreklikke og vælge Sæt ind. Bemærk når en tid bliver kopieret, bliver den oprindelige tid ikke slettet. Patientbilledet: På patientbilledet højreklikkes på Tider. Marker den tid som skal flyttes. Tryk herefter på Ret hvor datoen og klokkeslættet ændres til det ønskede. 29

Afsluttende bemærkning Vi håber du har haft nytte af denne kom godt i gang manual, til både opslag, men også til udvidelse af din horisont indenfor TDadmin aftalebog. Hvis du har problemer eller har spørgsmål, så tøv ikke med at ringe til os på 36 34 01 00 eller skrive en e-mail: info@a-data.dk. 30

Alfabetisk indeks A-Å Aktuel patient... 15; 16 Dagseddel, udskrift... 8 Find ledig tid Behandler og varighed... 20 Filter... 21 Patientens mødepræferencer... 20 Periode... 22 Find patient... 19 Kalenderoversigten... 15 Klip tid... 24 Kopier tid... 24 Mødekort... 28 Mødestatus... 25 Navigation i aftalebogen... 13 Ny aftale... 17; 26 Nyt notat... 18 Oprette en aftale - et resume Flytning af tid... 28 Oprettelse af tid... 28 Opsætning af aftalebogen Standardbehandling... 7 Åbningstider... 6 Opsætning af brugere Bookinginfo... 5 Øvrige... 6 Åbningstider... 5 Opsætning booking Angiv standardvisning... 11 Ikke arbejdstid... 11 Patientpræference/frie patienttider... 11 'Timeslot' farver... 12 'Timeslot' indhold... 10 Toolbaropsætning... 12 Rette tid... 28 Ring op... 24 Slet tid... 28 Venteliste... 23 Åbne aftalebog m/pat. mødepræf.... 26 31