18. marts 2007 Referat fra generalforsamlingen 28. februar 2007 1. MØDEDELTAGERE Fra bestyrelsen deltog: Susan Madsen, Enghaverne 11 (Formand) David Cooper, Teglmarken 40 (Næstformand) Jens Arne Holm, Enghaverne 29, (Kasserer) Lisbeth Nielsen, Teglbrændervej 16 (Sekretær) Christian Rubin, Teglmarken 38 Karsten Veggerby, Enghaverne 58 Paw Brøns, Sønderkær 44 Peter Nielsen, Enghaverne 31 I alt var der mødt 35 stemmeberettigede og enkelte uden stemmeret. 2. DAGSORDEN I henhold til indkaldelse til generalforsamling af 5. februar 2007 med følgende punkter: 1. Valg af dirigent. 2. Sekretæren fremlægger protokollen. 3. Formanden aflægger beretning. 4. Kassereren fremlægger det reviderede regnskab til godkendelse. 5. Godkendelse af kontingent og budget. 6. Valg af bestyrelse og suppleanter, følgende områder er på valg: Enghaverne: Jens Arne Holm, valg for 2 år, genopstiller. Rækkehusene: Christian Rubin, valg for 2 år, genopstiller ikke. Rækkehusene: Susan Madsen (indtrådt efter Jesper Myrthue), valg for 2 år, genopstiller ikke. Teglbrændervej: Lisbeth Nielsen, valg for 2 år, genopstiller. 7. Valg af revisorer og suppleanter. Revisor Kaj Vestergaard valg for 2 år, genopstiller. Revisorsuppleant : Jørgen Fischer, valg for 2 år, genopstiller. 8. Valg af udvalg og suppleanter. Bestyrelsessuppleant valg for 2 år. 9. Indkomne forslag. 10. Eventuelt. 3. REFERAT Formanden indledte med at byde velkommen og præsenterede bestyrelsen og gik derefter over til pkt. 1 på dagsordenen valg af dirigent. Referat af generalforsamlingen 2007 1
PKT 1. Bestyrelsen foreslog Lars Gylling, som blev valgt til dirigent. Dirigenten konstaterede at indkaldelsen er sket i.h.t. gældende vedtægter og erklærede generalforsamlingen for beslutningsdygtig. PKT 2. Sekretæren fremlagde protokollen til gennmsyn for interesserede. PKT 3. Formanden aflagde beretning: Formandens Beretning 2007 Min beretning vil være en nogenlunde kronologisk gennemgang af året der gik, i håbet om på den måde at få det meste med! Bestyrelsen konstituerede sig den 2 MAR med fordeling af posterne, som jeg netop har gennemgået i min indledning til generalforsamlingen. Bestyrelsen valgte i f.m. konstitueringen, at betale Christina, den tidligere kasserer, et mindre beløb for at køre en del af regnskabet, da det var lidt tvivlsomt, om Jens Arnes grundet sit arbejde havde tid til det store arbejde, det er at holde styr på foreningens penge. Bestyrelsen var hurtigt enig om, at den vigtigste opgave for det kommende år var, at få brugt de kr. 100.000,- som var bevilget af generalforsamlingen 2006 til forskønnelse af området, på den mest hensigtsmæssige måde. Vi valgte derfor at indkalde til Beboermøde 27 APR, for at få grundejernes input til, hvad der kunne gøres for at forskønne området. Vi fik mange gode ideer at arbejde videre med. Både forslag om fældning og nyplantning samt indkøb af bænke og skraldespande til området. Da sommeren ikke er velegnet til nyplantning, men mere til maling, legeplads og nye bænke - valgte vi at lave en Områdedag den 10 JUN. En dag som ikke kun skulle være arbejde, men også hygge for hele familien og med en mulighed for at nyde lidt samvær med naboen. Vi var heldigvis forgyldt med godt vejr og ca. 50 voksne hjælpere, som gav en hånd med alt fra maling, samling af bænke, legestativ og fodboldmål samt opsætning af skraldespande og meget andet. Børnene så også ud til at nyde Hoppeborgene og den gratis Sluch-Ice. En rigtig hyggelig dag som jeg tror alle nød. På baggrund af de sidst par års opfordringer fra Generalforsamlingen til bestyrelsen om at holde en fest sammen, valgte Bestyrelsen den 16 JUN at tage ud og bowle sammen og derefter spise lidt god mad. Begrundelsen for ikke at gøre det i januar måned, som det har været kutyme, var hurtigere at skabe nogle sociale værdier sammen, så vores bestyrelsesarbejde ikke kun var baseret på kedelige møder og arbejdsdage, men også på noget socialt. Vi havde en rigtig hyggelig aften og jeg tror personligt, at det bl.a. har været med til at skabe det gode samarbejde, som jeg føler, vi har haft i det forgangne år med vores i alt - 14 aftenmøder og 6 beboeraktiviteter. Referat af generalforsamlingen 2007 2
Sankt Hans den 23 JUN bød også på stor deltagelse fra grundejerne. Utrolig mange mennesker kom til området ved beboerhuset og så bålet blive tændt. En god tradition, som jeg tror mange sætter pris på. I månederne JUL og AUG var der ingen Bestyrelsesmøder og meget lidt bestyrelsesarbejde pga sommerferie. Dog fik vi pludselig en henvendelse fra Lederen i Børnehaven, om at de gerne ville have, at vi begyndte at betale for vores renovation ved Beboerhuset. Det har åbenbart været en udgift, som Børnehaven hidtil bare har dækket, men som nu, pga deres beskæringer i budgettet, ikke har råd til at løfte mere. Vi prøvede at få kommunen til at dække udgiften, da det er deres hus, men det lykkes ikke og vi har derfor fået denne ekstraudgift på vores budget. Hen over sommeren lykkes det endelig, efter flere års arbejde og pres på kommunen, at få asfalteret meget af Ringvejen rundt om Teglmarken. Desværre ikke hele vejen rundt, men så må der arbejdes på at få det sidste stykke ordnet i løbet af de næste par år. Et møde med Kommunes Landskabsarkitekt og gartner blev også gennemført i løbet af sommeren, hvor vi forsøgte at få afklaret, hvad der er Grundejerforeningens ansvar og ikke mindst hvad der er kommunens ansvar. Det er ikke så let at få Kommunen til at påtage sig mere ansvar end det som de allerede gør. Det kræver et konstant og vedholdent pres, opringninger til mange forskellige kontorer og ikke mindst møder med forskellige mennesker. Bestyrelsen har grundet de mange andre tiltag, som vi har haft gang i, nok ikke haft overskud til at holde fast i de forskellige kontakter ved kommunen. Efter Sommerferien gik vi så i gang med at planlægge på fældning, beskæring og nyplantning. Bestyrelsen nedsatte et Grønt udvalg, med et par stykker fra Bestyrelsen og en enkelt beboer med Grønne fingre og interesse i planter. Det Grønne udvalg tog kontakt til en Anlægsgartner, som de mødtes med og gennemgik området. De blev enige om, hvad der skulle fældes og hvor der skulle plantes noget nyt. Teglmarken blev inddelt i områder og man valgte at fokusere på Legepladsen og skråningen ned mod andedammen i første omgang. 11 NOV blev der så indkaldt til Busk-rydder-dag. Desværre var der kun én beboer, der den dag havde fundet tid i sin kalender til at møde op. Vi nåede dog en del, især fordi vores entreprenør Peter, hurtigt fik fat i sin søn og svigersøn, som kunne køre de store maskiner og på den måde, fik vi hevet en masse rødder op og kørt store læs med buske og grene ned til Flis-maskinen. Vi nåede dog ikke alt det, som vi havde planlagt og blev derfor enige om, at vi på trods af julemånedens travlhed, ville gøre et forsøg mere og indkaldte derfor den 9 DEC igen til en Busk-rydder-dag. Denne gang med lidt mere succes hvad angår hjælpere ca. 10 personer mødte op. Vi nåede det, vi havde planlagt og lidt til, men grundet den megen regn var jorden for blød til, at vi med maskinerne kunne rive rødderne op. Det må vente til foråret så derfor vil området stadig synes lidt rodet, hvilket selvfølgelig er beklageligt. En ny tradition blev forhåbentlig født i DEC 2006 Teglmarkens eget Juletræ med lys på!! Den 30 NOV var det tid til Tænd Juletræet. Glögg og æbleskiver blev serveret og igen oplevede Bestyrelsen god tilslutning, hvilket vi selvfølgelig var glade for. Referat af generalforsamlingen 2007 3
De 2 andre julearrangementer Julebingo og Juletræsfesten blev desværre ikke gennemført. Bestyrelsen havde simpelthen ikke ressourcer til at tage sig af disse arrangementer og der var ingen beboere, der reagerede på vores opfordring i det 4. Nyhedsbrev op at stå for gennemførelsen af arrangementerne. Det er bl.a. på den baggrund, at denne Bestyrelse opfordre til, at der igen bliver valgt medlemmer til et aktivitetsudvalg. Vi føler, at det er vigtigt, at Bestyrelsen primært kan koncentrere sig om bestyrelsesarbejde og have et udvalg der støtter og gennemføre arrangementer. Dette var egentlig hvad året 2006 bød på, men vi har jo også nået lidt i løbet af januar, nemlig en renovering af festsalen her i Beboerhuset. I DEC 2006 så vi nemlig en økonomisk mulighed for at giver festlokalet et løft. Så selvom det først kommer til at figurere på næste års budget, vil jeg gerne nævne det her, da det er en beslutning, som er truffet af denne bestyrelse. Vi har prøvet at kommunikere til jer via Nyhedsbreve og håber, at det har været tilfredsstillende. Desuden har vi arbejdet på at få vores hjemmeside til at fungere. Om det i fremtiden bliver den primære kommunikationsform skal være usagt, men det er da en mulighed, som vi arbejder med. Dette var en kort status på året der gik. Et år som jeg synes har været præget af meget arbejde og mange synlige resultater. Resultater som kun var mulige, fordi økonomien var til stede og fordi grundejere og bestyrelsen i fællesskab har været villige til at tage fat og gøre en forskel for området. Vi er i Bestyrelsen enige om, at de fleste af vores mål for 2006 er nået. Vi har dog stadig mange ideer og tanker for, hvad der ville være godt for området. - Vi vil gerne fortsætte med forskønnelse af det grønne område. - Vi vil gerne fortsætte med at investere i legepladsen, så det kan blive et rigtig hyggeligt familieområde - Vi vil gerne fortsætte med at gøre Beboerhuset attraktivt for udlejning. - Vi vil gerne fortsætte med at fastholde Kommunen i dens forpligtelser i vores Område. - Vi vil gerne fortsætte arbejdet med at skaffe bedre parkering ved Børnehaven/Beboerhuset. - Vi vil gerne fortsætte med at få TEGLMARKENS hjemmeside gjort interessant og brugervenlig Inden jeg slutter denne Beretning, vil jeg gerne rette en stor TAK, til alle de beboer som har hjulpet bestyrelsen i det forgangne år. En helt særlig TAK, vil jeg gerne rette til Ole Rishøj (bed Ole om at rejse sig op) - fordi du har hjulpet os godt i gang med hjemmesiden på den nye adresse, og at vi forhåbentlig også fremover kan udnytte dine evner inden for IT. Også en helt særlig TAK til Grethe vores udlejer (Grethe bedes rejse sig op), som altid evner at holde Bestyrelsen i ørerne i forhold til Beboerhuset, som hun også med fast hånd udlejer året rundt. Referat af generalforsamlingen 2007 4
Det har været en fornøjelse at få lov til at være formand i en så kreativ og aktiv bestyrelse som har haft de økonomiske rammer til at gøre noget ved tingene. Så jeg ønsker foreningen og ikke mindst bestyrelsen alt mulig held og lykke med de fremtidige projekter, for jeg ved at der stadig er mange gode ideer og tanker for området, som vi stadig gerne ønsker at få jeres hjælp og opbakning til at gennemføre. Spørgsmål til beretningen: Lars Gylling spurgte til betaling for renovation. Formanden forklarede at vi tidligere var fælles med børnehaven og at de har hidtil betalt for renovationen. Når børnehaven er i huset lejer de sig ind, og det er derfor berettiget, at vi selv betaler for vores del af renovationen. PKT 4. Kassereren fremlagde driftsregnskab og forklarede hvad pengen på de enkelte poster er gået til: Sidste år havde vi afskrevet tab at kontingent, men det kom ind via fogedretten og figurerer som indtægt. Vedligehold af sportsplads og legeplads beløb sig til i alt godt 86.000 kr. som dækker; klatreplatform, andre legeredskaber, sand ol, samt fodboldmål og stenmel til petanquebanen. Vedlighold af området dækker; bænke, maling, fliser, affaldsstativer, beplantning på skrænterne og ved legepladsen. Omkostninger til sjov og balade ved områdedagen, samt pizza til de hårdtarbejdende ved buskrydderdagene beløb sig til i alt ca. 13.000 kr. Advokatomkostninger dækker bistand ved udlæg for manglende betaling af kontingent. Bogføringsassistence var nødvendigt som hjælp og back-up, da kassereren pga. sit militærarbejde, risikerede at blive udsendt. Bestyrelsen har været på ryste-sammen-tur og har haft småudgifter til forplejning ved møder. Bespisning på generalforsamling blev meget billigt da bestyrelsesmedlem David selv kokkererede. Udgifter til beboermøder har været kaffe og kage, varekøb til områdedagen, æbleskiver, glögg og sodavand til juletræstænding. Referat af generalforsamlingen 2007 5
Spørgsmål til regnskabet: En deltager ville høre hvad resultatet var uden henlæggelser og mente at det var ukorrekt at føre henlæggelser på regnskabet. En anden deltager mente, at det var helt i overenstemmelse med god regnskabsskik. Bestyrelsen har forsøgt at overskueliggøre henlæggelser på en ny måde. De har altid befundet sig i regnskabet, men bestyrelsen vil gerne have dem til kun at fremgå af balancen. Derfor var de flyttet lidt i forhold til tidligere, men det findes stadig forvirrende. Bestyrelsen bestræber sig på at gøre regnskabet mere overskueligt fremover. Kassereren fremlagde derefter driftsregnskab for beboerhus: Der har været færre udlejninger af beboerhuset og derfor også mindre indtægt end budgetteret. Som noget nyt figurere posten renovation, idet børnehaven ikke længere betaler for den del af renovationen, der vedrører beboerhuset. Vi er tilmeldt renovation ugentligt hos Vibrog Renovation I/S. Refusion af varme/el dækker dagplejemødrenes brug af huset. Reparationer dækker nødlys og stolerygge. Nyanskaffelser og renovering: Køleskab og microovn, udvidelse af el i køkken, kraftstik i salen til brug af udstyr der trækker mere end 10A, udvendig stik til bl.a. juletræ. Spørgsmål til regnskab for beboerhus: Jørgen Fischer spørger til henlæggelse til beboerhuset. Jens Arne forklarede at der er overført 104.600 kr. til 2007 (og at de allerede er brugt til maling, nyt linoleum og nyt gulvtæppe i salen). Kassereren redegjorde for balancen og regnskabet blev derefter godkendt. PKT 5. Kassereren gennemgik budgettet. Vi budgettere med underskud på ca. 90.000 kr. idet der er rigeligt i kassen som bestyrelsen vil tære på i 2007. Bestyrelsen har stillet forlag om, at dagsleje af beboerhuset stiger fra 900 kr. til 1000 kr. for bedre at balancerer driftsbudgettet. Budgettet blev herefter godkendt. Referat af generalforsamlingen 2007 6
PKT 6. Valg af bestyrelse: Enghaverne: Jens Arne Holm, Enghaverne 29, genopstillede. Ingen modkandidat, genvalgt Rækkehusene: Susan Madsen, genopstillede ikke. Forsamlingen foreslog Søren Thinggaard, Teglmarken 155. Ingen modkandidat, valgt. Teglbrændervej: Lisbeth Nielsen, Teglbrændervej 16, genopstillede. Ingen modkandidat, genvalgt. Rækkehusene, Christian Rubin, genopstillede ikke. Da der i flere omgange ikke var nogen kandidater, indvilgede Christian i, at tage en tørn mere. Christian Rubin, Teglmarken 38, genvalgt. PKT 7. Valg af revisor og suppleant: revisor på valg: Kaj Vestergaard Sørensen, Teglbrændervej 10, genopstillede. Ingen modkandidat, genvalgt. Revisorsuppleant: Jørgen Fischer, Sønderkær 31, valgt for 2 år. PKT 8. Valg af bestyrelsessuppleant: 2. suppleant. Forslag: Peter Mortensen, Enghaverne 46, valgt for 2 år. Bestyrelsen havde stillet forslag om at genoplive aktivitetsudvalget. Der var ingen der meldte sig og der er derfor ingen aktivitetsudvalg. PKT 9. Indkomne forslag: ingen. PKT 10. Eventuelt: Vita Fischer spurgte hvordan det er med at lave arrangementer i dagtimerne i beboerhuset. Hun blev opfordret til at sende en ansøgning til den ny bestyrelse. Ib Rohde foreslog at vi genindfører at vi får gule ærter til generalforsamlingen. Det er bestyrelsen der suverænt bestemmer menuen, så vi får se næste år. En deltager foreslog at man sørger for at der bliver dannet vejlaug på alle veje. Nogle af vejene er meget nedslidte og når der trænger til ny asfalt, kan der være problemer med at få folk til at betale, hvis ikke der er et vejlaug. Referat af generalforsamlingen 2007 7
En deltager oplyser, at man skal huske at tinglyse på alle grunde, at der er medlemskab af vejlaug. Jørgen Fischer oplyser, at man kan lave fællesvejlaug på en vej og få vejlån i banken. Kun kommunen kan, efter vejsyn, tvinge grundejerne til at betale for reparation af vejen. Connie Larsen har kigget på Teglmarkens hjemmeside, og spørger hvad det betyder med afstemning om vejlaug. Webmaster Ole Rishøj forklarer, at det er for at vise en funktionalitet på hjemmesiden. Connie Larsen efterlyser, at der ligger flere nye ting på hejmmesiden, f.eks referater. Bestyrelsen lover at lægge sig i selen for at gøre mere ud af hjemmesiden. Et par deltagere roste bestyrelsen for dens arbejde. Susan Madsen opfordrede alle der ligger inde med gamle billeder fra områdets start, til at henvende sig til bestyrelsen. Billederne vil blive scannet og lagt på hjemmesiden. Herefter erklærede dirigenten generalforsamlingen for afsluttet og takkede for god ro og orden. En del havde tilmeldt sig spisning og gik ombord i David s rigtig gode ungarske gulyassuppe. Lars Gylling Lisbeth Nielsen Karsten Veggerby Dirigent Formand Næstformand Søren Thinggaard Jens Arne Holm Peter Nielsen Sekretær Kasserer David Cooper Paw Brøns Christian Rubin Referat af generalforsamlingen 2007 8