Eksterne Sundhedsinstitutioners import af sundhedsenheder til SOR Vedrører Sundhedsvæsenets organisationsregister, SOR version 1.2.1 30. januar 2009.
Indhold 1 Introduktion 1 2 Forudsætninger 1 2.1 SKS-SHAK hierarki 2 2.2 Oprettelse af enheder (OE) og hierarki 2 2.3 Alle OE arver fra parent enhed (tidligere SI adressen). Der er felter til import af OE adresser. Tilføjelse/oprettelse af enheders EDI typer 2 2.4 Retur data fra SOR 3 3 Felter der endnu ikke er taget i anvendelse 3 4 Oprettelse af Sundhedsinstitution 3 5 Stamdata online 4 6 Bilag 4
1 Introduktion Denne vejledning beskriver hvorledes data skal leveres til SST fra de offentlige sygehuse der selv levere deres organisationsstruktur til SOR. Inden ibrugtagning af SOR version 1.2.1, er der to processer, der begge beriger SOR med data. De to processer er: A) import af offentlige sygehuse der selv levere deres organisationsstruktur til SOR, som denne vejledning om handler B) en automatisk konvertering af primært data fra Sygehus-afdelingsklassifikation og partnerskabstabel. Proces A afvikles før B. De enheder der er indlæst ved import (A), bliver fra sorteret i B, således at der ikke forekommer redundant information. Frasorteringen sker på basis af SKS kode. Kort beskrivelse af proces A: 1. Sygehus (her efter kaldet dataleverandøren) levere CSV fil i et format angivet af SST 2. Dataleverandøren angiver SKS-SHAK koder for levering 3. SST importer data til SOR 4. SST kan, hvis dataleverandøren ønsker det, returnere data med information om SOR ID for gennemførte enheder, fejlstatus og webservice besked for fejlede enheder. Bemærkning til punkt 2. Dataleverandøren angiver sin fire cifret SKS-SHAK kode. Det er på basis af den fire cifret kode (Sygehusniveau) at man frasorterer dataleverandørens enheder i automatisk konvertering (B). Det er dataleverandørens ansvar at SKS-SHAK kode er korrekte. Selve dataformatet og feltbeskrivelser findes i det vedlagte bilagsmateriale. Se afsnit Bilag. 2 Forudsætninger Det anbefales at kende SOR beskrivelse: http://www.sst.dk/upload/informatik_og_sundhedsdata/sundhedsinformatik/klassifikationer/sorv1.pdf Hvilke krav der er til data for at enhederne kan oprettes i SOR. 1. Sundhedsinstitution (SI), niveau 2 i SOR hierarkiet, skal være oprettet inden import (kan oprettes af DOKU, SST); for mere information se afsnit 4 Oprettelse af Sundhedsinstitution 2. Enhedens postadresse (hvis ikke angivet, nedarves enhedsadresse fra overordnet enhed) 3. Enhedens besøgsadresse (hvis ikke angivet nedarves postadressen) 4. Enhedens aktivitetsadresse (hvis ikke angivet nedarves besøgsadressen) 5. Lokationsnummer skal være valid og findes i partnerskabstabellen. 6. Kun aktive lokationsnumre kan overføres til SOR 7. Specialer der kan i SOR angives op til 8 specialer, ét hovedspeciale og 7 specialer. 1
8. Behandling af indkomne data fra dataleverandøren. 1. Dataleverandørens data motages af SST og indlæses til staging området (DB2) 2. Oprettelsen af enhederne i SOR skal ske fra staging tabeller via SOR webservice. 2.1 SKS-SHAK hierarki Træstrukturen i SKS-SHAK databasen skal konverteres således den hierarkiske struktur bevares i forbindelse med indlæsningen i SOR. Sygehusene fra sygehus-afdelingsklassifikationen (4 cifret SKS-SHAK kode) oprettes først som SORenheder (SI eller OE) under den IE eller SI de hører under. Derefter oprettes enheder med SKS-SHAK koder med 6 cifre i SOR som OE. De enkelte 6-cifrede koder placeres under den SI/OE, den deler de første 4 cifre med. Derefter oprettes enheder med 7 cifre (SKS-SHAK koder) i SOR som OE. De 7-cifrede placeres under den OE med 6 cifre den deler cifre med. For Grønland og Færøerne: Den 7-cifrede SKS-SHAK kode oprettes under den enhed den deler de første 4 cifre med. Bemærk at der i SOR træet kan forekomme enheder uden SKS-SHAK kode mellem hhv. 4 og 6, og 6 og 7- cifrede koder. 2.2 Oprettelse af enheder (OE) og hierarki Alle relevante sundhedsinstitutioner (SI) skal være oprettet inden import, og deres SOR ID skal kendes og anvendes i det indleverede import materiale. INSTITUTION_CODE skal angives for institutionen første niveau. Disse enheder skal der ikke angives en CUST_ID_PARENT (se senere). INSTITUTION_CODE er importens absolutte moder (SI), og det er et valid SOR ID, af en eksisterende og aktiv SOR enhed. Dataleverandøren skal angive om enheder i den samlede leverance oprettes hierarkisk ud fra enten SKS hierarkiet eller ud fra andet hierarki (se næste punkt) Hvis leverandøren vil anvende et andet hierarki, skal de to felter: CUST_ID og CUST_ID_PARENT anvendes. Hvor CUST_ID er enhedens nøgle, og CUST_ID_PARENT er dens umiddelbart overordnede. Alle CUST_ID der har angivet en INSTITUTION_CODE, har ikke angivet en CUST_ID_PARENT. Alle CUST_ID der har angivet en CUST_ID_PARENT, har ikke angivet en INSTITUTION_CODE. Vælger man at importere ud fra SKS hierarkiet, skal CUST_ID og CUST_ID_PARENT ikke angives. Se afsnit bilag for eksempler. 2.3 Alle OE arver fra parent enhed (tidligere SI adressen). Der er felter til import af OE adresser. Tilføjelse/oprettelse af enheders EDI typer OE der har et lokationsnummer (EAN) kan modtage kendte EDI typer. Disse EDI-typer kan ved import angives i en separat tabel, se bilag Excel ark "3. OE_EDI-typer". Der skal hægtes en nøgle (identifikation) til moder tabellen, dvs ark 3. ORGANIZATIONAL_UNIT. Her gælder følgende regler: Hvis CUST_ID er angivet er det den der anvendes. Er CUST_ID ikke angivet er det SHAK_CODE der anvendes. 2
2.4 Retur data fra SOR Efter import kan SST returnere et udtræk, med SOR ID, og fejlmeddelelse for ikke importerede enheder. Retur format er CSV. Enhed er importeret og er tildelt SOR ID Enhed forsøgt importeret med fejl. Fejl fra webservice er returneret Enhed er ikke importeret. Årsag: enheden har ingen valid overordnet som er oprettet i SOR Enheder der fejler under import til SOR. De kan efterfølgende håndteres manuelt, via SOR webgrænseflade, af dataleverandøren. 3 Felter der endnu ikke er taget i anvendelse Et sæt af felter er i skrivende stund endnu ikke implementeret i SOR. Grundet er række ændringsforslag fra eksterne bruger, er ikke alle felter klar til anvendelse i SOR. Vi har valgt at medtage disse felter i det materiale dataleverandøren leverer til import. De er ikke obligatoriske, så data kan rapporteres som "null", eller man kan rapportere det man ønsker overført når felterne er implementeret i SOR. Følgende felter afventer implementering: FROM_DATE: i dag sættes denne dato 7 dage frem i fht oprettelsestidspunktet. Der er ønske om at kunne sætte FROM_DATE til en dato før oprettelse. GEOGRAPHICAL_PARENT_CODE: Geografiske mors SOR-ID. Se opslagsdata (Excelark: "{S}GEOGRAPHICAL_TYPE"). Når man angiver et SOR-ID til GEOGRAPHICAL_PARENT_CODE, skal GEOGRAPHICAL_TYPE sættes til 3("Anden geografisk mor"). SOR_ID af den geografiske kendes kan ikke forventes kendt ved import. Der kan så blive nogle problemer med hønen og ægget hvis den geografiske parent endnu ikke er oprettet som organisatorisk enhed, men det kan eventuelt løses ved at gennemløbe importfilen to gange. Problematikken omkring geografiske mors eksistens. Det kan være tilfælde hvor GEOGRAPHICAL_PARENT_CODE endnu ikke er oprettet, hvorfor en senere kørsel opdatering kan løse problemet. Eksempelvis, kan man, mig bekendt, have en GEOGRAPHICAL_PARENT_CODE, som tilhører et andet SOR træ. Den sikreste metode er derfor, at køre den af to omgang. Anden kørsel sker efter alle importerede enheder er indlæst. Dog vil det være nemmere at opdatere dem manuelt. GEOGRAPHICAL_TYPE: Geografiske type kode angiver. EAN_LOCATION_CODE_ADMIN: Hvilken administrator må opdatere EAN-lokationnr. APOTEKSNR: Feltet kommer fra partnerskabstabellen. Hvis apoteksnr anvendes, gælder følgende regler: det enten være en OE under et sygehus, og selve OE type skal være af typen "sygehusapotek"; eller det skal være en SI af type "apotek eller en OE under en SI af typen apotek". 4 Oprettelse af Sundhedsinstitution Sundhedsinstitutionen skal være oprettet i god tid inden de underlæggende enheder oprettes ved import. Årsagen er at man skal knytte enhederne til en eksisterende og kendt SOR enhed. Denne SI har ingen 3
restriktioner mht. SKS-SHAK kode. De eneste vi i denne forbindelse ønsker er at en gældende SI er oprettet med et signende navn og SOR ID. Oprettelse af SI kan ske på én af to måder: 1. Kontakt DOKU, SST Anne Reuss og angiv: SI navn, adresse, INSTITUTION_TYPE (hospital) og et telefon nr. 2. Eller angive SI i en CSV-fil se vedlagt fil. Bemærk INSTITUTION_TYPE vil altid være 11000075005 for hospitaler. Se bilag Excel ark "2. INSTITUTION" for mulige felter. 5 Stamdata online Da det må forventes at være løbende ændringer i stamdata, har vi skabt en webside, hvor I kan se aktuelle opslagsdata. Det betyder at opslagsdata i Excel filen fremover kun er et snapshot af data. Benyt derfor følgende URL til jeres mapping af opslagsdata ved SOR importen: http://sordemo.sundhedsstyrelsen.dsdn.dk/lookupdata/ 6 Bilag Beskrivelse af felter og data typer, samt opslagsdata. Se vedlagt fil: T_SOR_Import_af_eksterne_SundhedInst_OE.xls Vedlagt eksempel på CSV-fil med SI enheds data: SOR_Import_SI_sample.csv Vedlagt eksempel på CSV-fil med OE enheds data: SOR_Import_OE_sample.csv Vedlagt eksempel på CSV-fil med EDItyper for enhed: SOR_Import_OE_EDItypes_sample.csv 1) Ved levering af data, venligst angiv anvendt tegnsæt. 2) Det kan anbefales altid at angive eksakte felt navn i første række af csv-filen.. 3) Hvis anden rækkefølge af kolonnen end dem angivet i T_SOR_Import_af_eksterne_SundhedInst_OE.xls, eller kolonner udelades, så skal feltnavne angives i første række af csv-filen. 4