Sagsnr.: 2014/0004936 Dato: 23. juni 2014 Titel: Overblik over opgaver - organisation og styring Sagsbehandler: Pia Lægaard Andersen, Direktionskonsulent 1. Indledning Dette notat har til formål at skabe et overblik over det videre arbejde med udvikling af Halsnæs Kommunes organisation og styring. Arbejdet kan opdeles i 5 hovedtemaer, som dog er indbyrdes afhængige: Organisation Styring Ledelse Kulturændring Kommunikation I det nedenstående udfoldes kort elementerne i de 5 hovedtemaer, hvorefter der sidst i dokumentet opstilles et forslag til plan for det videre arbejde. 2. Organisation 2.1. Organisationsændring Den overordnede organisering af kommunens områder er nu besluttet og udmeldt. Tilbage står arbejdet med at organisere hvert enkelt område og implementere den nye organisering. Dertil kommer de mere praktiske opgaver i forhold til områdernes og medarbejdernes fysiske placering på rådhuset, samt tilretning af skilte, IT-systemer mm. 2.2. Støttefunktionerne i koncernen I forbindelse med den overordnede organisering af kommunens områder er det besluttet at kigge på fordelingen af opgaver mellem støttefunktioner og områder/virksomheder. Udgangspunktet er, at opgaver omkring økonomi, personale, IT mm. løses bedst og mest effektivt, når de placeres centralt i en støttefunktion, men at der kan være særlige forhold på fagområderne, der taler for, at visse opgaver løses på området/virksomheden. I forbindelse med sommeropgaven laver chefen et oplæg til, hvilke af de opgaver der i dag varetages af stabsmedarbejdere lokalt på området, der placeres mest hensigtsmæssigt hhv. i støttefunktioner og lokalt på områderne. På baggrund af drøftelser i chefgruppen og direktionen udarbejdes principper for snitfladerne mellem områder og støttefunktioner, der beskriver hvilke opgaver områderne selv løser, og hvilke opgaver der løftes af støttefunktionerne. Principperne kan få konsekvenser for konkrete stabsmedarbejderes organisatoriske placering. Med udgangspunkt i principper for snitflader mellem områder og støttefunktioner kigges efterfølgende på snitfladerne mellem virksomhederne og støttefunktionerne. Disse drøftes på Lederforum, i chefgruppen og i direktionen. 1
2.3. Borgerforløb de 1 % Chefgruppen og direktionen identificerer og igangsætter tværgående borgerforløb, f.eks. med udgangspunkt i de 1% dyreste borgere. Formålet er at skabe en bedre service for den enkelte borger samtidig med at kommunens udgifter reduceres. 2.4. Afklaring om fælles visitation Chefgruppen drøfter formål, muligheder og perspektiver i forhold til at etablere en fælles visitation. 2.5. Etablering af Ejendomscenter Chefgruppen drøfter formål, muligheder og perspektiver i forhold til at etablere et ejendomscenter. 2.6. Afklaring af om Straks-svar skal samles i Borgerservice Chefgruppen drøfter formål, muligheder og perspektiver i forhold til at samle straks-svar i Borgerservice. 2.7. Strukturer løbende videndeling Chefgruppen drøfter rammer for løbende videndeling og sammenhænge på tværs af koncernen i forhold til opgaver, der varetages i et samarbejde mellem støttefunktioner og henholdsvis områder og virksomheder - f.eks. etablering af netværk eller ad hoc grupper omkring økonomi, kommunikation, sagsfremstilling, IT mm. 3. Styring Det er politiske besluttet, at kommunens indsatser styres og prioriteres med udgangspunkt i 3 brændende platforme med hver en tilhørende fortælling og nogle effektmål. Den indholdsmæssige politiske retning er dermed på plads for de kommende år. Det er nu organisationens opgave at tilrettelægge et årshjul for styring, at beskrive styringskæden samt at udarbejde de relevante styringsdokumenter. Dette materiale skal understøtte organisationen i at arbejde i den politisk besluttede retning blandt andet med afsæt i det politisk besluttede budget. Disse elementer behandles i chefgruppen og på lederforum, hvorefter de fremlægges til orientering for byrådet. På den længere bane ønsker chefgruppen at forenkle det eksisterende styringsunivers at forenkle antallet, længden og kompleksiteten af organisationens allerede eksisterende styringsdokumenter. Dette arbejde vil foregå løbende efterhånden som de eksisterende styringsdokumenter, f.eks. politikker, skal revurderes. 2
Der eksisterer et politisk ønske om at gennemføre en visionsproces for at sikre retningen på kommunens indsatser i de kommende 5-10 år. Denne planlægges senere og forventes at indgå i årsplanen for 2015. 4. Ledelse 4.1. Udvikling af koncernledelse Koncernledelsen udvikles både i håndteringen af de daglige ledelsesopgaver og i takt med, at direktionen, chefgruppen og Lederforum på deres møder arbejder med bl.a. temaerne omkring organisation og styring. Koncernledelsen udvikles i takt med at direktører, chefer og ledere udfordrer hinanden og bliver udfordret af medarbejderne i forhold til at holde fokus på helheden og sammenhænge på tværs. Indledningsvist kan der dog være et behov for en drøftelse af roller særligt rollefordelingen mellem direktionen og chefgruppen er under udvikling i forhold til tidligere. 4.2. Ledelsesgrundlag Kommunens ledelsesgrundlag reformuleres så det beskriver og understøtter den ønskede koncernledelse og den nye organisering. I denne sammenhæng tages blandt andet stilling til ledelsesprincipper, ledelsesansvar, udvikling af ledelse, hvad ledere måles på mm. 5. Kulturændring Overordnet set ønskes en kulturændring, hvor det er naturligt at tænke på helhed og sammenhænge på tværs af organisationen til gavn for borgeren. Der ønskes en kultur, hvor ledere tør lede, og medarbejdere tør tage ansvar og gå nye fælles veje - i en koncern, som hurtigt omstiller sig til at imødekomme fremtidige udfordringer og udnytte nye potentialer. En kulturændring kan ikke besluttes fra den ene dag til den anden, men sker løbende når medarbejderne oplever, at ledelsen agerer på en måde som understøtter den nye ønskede kultur. Et fælles sprog om centrale temaer kan understøtte en kulturændring og en fælles retning. I denne sammenhæng kan det være relevant at arbejde med organisationens servicekultur hvad mener vi, når vi siger service? Hvad er god service?. En sådan indsats planlægges senere og kan evt. indgå i årsplan for 2015 6. Kommunikation 6.1. Intern kommunikation Chefgruppen har allerede med inddragelse af Lederforum igangsat arbejdet med at tilrettelægge organisationens interne kommunikation. I denne sammenhæng tages stilling til hvad, hvornår, hvordan, hvorfor og til hvem der kommunikeres. 3
7. Overblik over opgaver - organisation og styring Sommer Juni-august September Oktober Prioriteres efter budget Organisering Organisering af områder inkl. medarbejderes placering Fysisk placering Praktiske ændringer Støttefunktioner Afklaring - stabsmedarbejderes placering mellem områder og støttefunktioner Principper for støttefunktioner Virksomhederne og støttefunktionerne Borgerforløb - de 1% Borgerforløb - de 1% Fælles visitation Fælles visitation Ejendomscenter Ejendomscenter "Straks-svar" "Straks-svar" Strukturer - løbende videndeling Strukturer - løbende videndeling Styring Politisk proces Styringskæde beskrives Styringsdokumenter udarbejdes Årshjul fastsættes Implementering af styring Politik-skabelon Løbende forenkling af styringsdokumenter Visionsproces? evt. tilpasse årshjul Udvikling af koncernledelse Løbende Roller i direktion og chefgruppe Løbende Ledelsesgrundlag Rammer for ledelsesprincipper Formulering af ledelsesgrundlag Kulturændring Løbende Løbende Løbende Fokus på servicekultur Intern kommunikation Drøftelser i chefgruppen