Referat netværksmøde for e-dok nøglepersoner, HEV 18. Nov 2014
Dagsorden 1. Indsamling af ønsker til e-dok. Afd bør samle op ift egne kommentarer til e-dok 2. Merete Jensen, tværfaglig e-dok koordinator fortæller om, hvordan vi får besked ifm revision af dokumenter og lokale tilføjelser 3. Indsætte link til andre dokumenter + lokale tilføjelser sammen med linket. 4. Diverse informationsmail fra regionen 5. Læsekvittering fjernelse af fratrådte personer 6. Hvor mange møder skal vi planlægge i 2015? 7. Eventuelt Kl 13.30 fælles møde med kvalitetkoordinatorerne
1. Indsamling af ønsker til e-dok. Afd bør samle op ift egne kommentarer til e-dok Eksempler på udsagn: Oplæring: Man kan ikke gemme et enkelt dokument i gemte søgninger. Egne favoritter er for svære at oprette. Det må kunne gøres bedre. Begynderkursus for nye e-dok nøglepersoner Afdelingens valg: ked af at nummereringssystemet ikke bruges længere - gjorde det nemt at søge præcist. dokumenter til læsekvittering er ikke altid relevante. Efterhånden tror jeg vi som brugere er bevidste om at kigge i e-dok ved arbejdsrelaterede spørgsmål - ergo er det formentlig ikke nødvendigt med de mange dokumenter til læsekvittering? Ref.: Hav opmærksomhed på de kommentarer I har fået fra egen afdeling og følg op på dem. Der er kommet en del ønsker med gennemgående temaer: - søgefunktionen er svær - ønske om mere undervisning/ viden om e-dok. - opmærksomhedspkt. på læsekvitteringsgrupperne -> evt. færre gr., større gr., rydde op i nuværende gr. Øvrige ønsker: En top 20 på egne søgte dokumenter App-version til Iphone, Ipad: apps er ved at blive testet Papirkopilog på HEV: er på forbedringslisten. Ønske om funktionalitet til at abonnere på emner/mapper, ikke på samlingen.
2. Merete Jensen fortæller om hvordan vi får besked ifm revision af dokumenter og lokale tilføjelser hvornår kommer der besked via Min side hvornår kommer der besked via mail hvem får mail. F.eks når regionale dokumenter revideres, kommer der så mail til alle dokumentkoordinatorer på de afdelinger dokumentet gælder for? Hvordan får man besked om ændringer i lokale tilføjelser? Hvem får besked om ændringer i lokale tilføjelser Hvordan og hvilken besked får man når pullede dokumenter revideres?
Netværksmøde 18.11.14 Revision af dokumenter og lokale tilføjelser 5
Hvornår kommer der besked via Min side? Der kommer besked via Min side, når systemet kræver en handling af en bestemt person. Min side kan betragtes som en obligatorisk to do liste. F.eks. når et dokument sendes til godkendelse. Til gengæld oprettes der ikke opgave på Min side, hvis et dokument afvises. Der adviseres i dette tilfælde pr. mail.
Hvornår kommer der besked via mail? - Hvem får mail. F.eks. Når regionale dokumenter revideres, kommer der så mail til alle dokumentkoordinatorer på de afdelinger dokumentet gælder for? Alle dokumentkoordinatorer på samtlige "Gældende for/gjort gældende for"-niveauer adviseres via mail ved genudgivelse. Der adviseres via mail, hver gang der oprettes en opgave på Min side - og derudover også i forbindelse med abonnement og genudgivning af distribuerede dokumenter, samt ved afvisning af godkendelse/distribution.
Hvordan får man besked om ændringer i lokale tilføjelser? - Hvem får besked om ændringer i lokale tilføjelser? Der er ingen advisering i forbindelse med ændringer i lokale tilføjelser. Dog adviseres der som normalt, når en lokal tilføjelse skal godkendes. Ingen får besked om ændringer i lokale tilføjelser.
Hvordan og hvilken besked får man når pullede dokumenter revideres? Hvis et pull'et dokument efterfølgende bliver push'et, vil der blive udsendt distributionsadvis - selvom dokumentet reelt allerede er gældende for pågældende afdeling. Dermed vil den røde advarselstekst blive vist, indtil distributionen accepteres. Et pull'et dokument, der efterfølgende bliver push'et, kan fravælges som om, det er pull'et. Der skal således ikke angives årsag. Et push'et dokument kan til gengæld ikke pull'es.
Direkte publicerede dokumenter Måden hvorpå et dokument er publiceret, har stor betydning for hvilke opgaver der sættes i gang. Hvis et dokument er direkte publiceret betyder det: Ingen mailadvisering Ingen opgave på Min side Knappen til `Distribution er synlig på dokumentet (via redigeringsdelen `Redaktørmiljøet og `Eksterne udgivere )
Supplerende informationer Første version er som beskrevet i på vej visning under Hjælp, dvs. ved første version vil et dokument ikke gælde for en medarbejder i en afdeling, før ens ledelse har accepteret dokumentet. Anden og senere versioner Ved anden version vil dokumentet ved publicering lægge sig på den tidligere versions plads (det gamle dokument bliver nu arkiveret) i alle de hospitaler og afdelinger, der hidtil har godkendt det (dvs. på én gang). Dokumentet er accepteret (fordi det ligger der i forvejen). Der udsendes meddelelse på én gang til alle de dokumentkoordinatorer, hvis afdeling dokumentet gælder for. Men der kommer ingen opgave på Min side, da distributionen jo ER accepteret. I adviseringen står der blandt andet, at man bør tage stilling til sine lokale tilføjelser. Undtagelser Lige nu kan man blive lidt forvirret over, hvornår dokumenterne kommer gennem hjulet eller ej. Tidligere publicerede dokumenter, der ved ny version for første gang skal gennem clinical governance, skubbes ud niveau for niveau. Hvis vi på regionalt niveau har anvendt akutpublicering (hvilket vi helst ikke skal gøre mere!) og valgt Alle i Gældende for, sker der ingen advisering. Så skal dokumentkoordinatorerne selv være opsøgende. Der adviseres heller ikke, hvis man anvender Direkte publicering. Det er netop formålet med denne funktion.
3. Indsætte link til andre dokumenter + lokale tilføjelser sammen med linket. (1) Vær opmærksom på at et link kan indeholde lokale tilføjelser 1.6.3.1. Interne beredskabshændelser, HEV (link taget fra systeminfo mens jeg er logget på => lokale tilføjelser vises) 1.6.3.1. Interne beredskabshændelser, HEV (linket taget fra systeminfo uden at være logget på => lokale tilføjelser vises ikke)
3. Indsætte link til andre dokumenter + lokale tilføjelser sammen med linket. (2) I redaktørmiljøet via kæde-ikonet: Der kommer de lokale tilføjelser med, som gælder for den afdeling der er Gældende for når du fremsøger dokumentet.
4. Diverse informationsmail fra regionen Der implementeres LibreOffice til alle brugere i regionen, samt opgraderes til Microsoft Office 2010 for administrative (ESDH-)brugere. I den forbindelse har flere stillet spørgsmål vedrørende samspillet med e-dok og de nye OpenOffice programmer fra LibreOffice. Spørgsmål og svar: Kan jeg kopiere fra LibreOffice til e-dok? Ja, kopiering fra LibreOffice til e-dok virker bedre end fra Word. Kan jeg eksportere fra e-dok, når man ikke længere har Excel? Eksport fra e-dok til LibreOffice virker på nøjagtig samme måde, som når der eksporteres til Microsoft Excel. De angivne kolonner fra e-dok eksporteres fint med over i Libre s version af Excel. Kan jeg åbne vedhæftede dokumenter i Microsoft Office formater? Libre Office kan sagtens åbne word dokumenter og filer. Kan jeg sende link til dokument? Ja, send link til dokument, samt de funktioner der ligger i e-dok og blandt andet afsender mailadviseringer virker også som det skal. Ref.: Det giver problemer at sende link til dokumenter via Libre. Symfoni arbejder på det og det vil blive løst. Formater tekst: indsæt fra word: Benyt i stedet: Indsæt som ikkeformateret tekst ikonet.
Forbedringspakken okt 2014 Abonnementsadvisering nu med ændringskommentaren i selve mailen Når der udsendes reviderede dokumenter, vil de, der abonnerer på dokumentet, modtage advisering inkl. ændringskommentar i selve mailen.
Forbedringspakken okt 2014 Læsekvitteringspakken indeholder en lang række forbedringer, bl.a.: I redaktørmiljøet kan man tilføje kolonne Læsekvitteringsgrupper Større mulighed for at sortere og filtrere lister Man kan fjerne en bruger fra alle læsekvitteringsgrupper på én gang og læsekvitteringerne gøres historiske Man kan udsende/genudsende læsekvitteringer til publicerede dokumenter Ved genudsendelse af læsekvittering til personer, der har ulæste læsekvitteringer liggende, går ny læsekvittering til nyeste udgave af dokumentet (dvs. at den gamle ulæste læsekvittering erstattes af en læsekvittering til den nyeste version af dokumentet) Man kan vælge, at der til bestemte versioner af et dokument ikke skal udsendes læsekvittering Større mulighed for exceludtræk Massepåsættelse af nye grupper på mange dokumenter Redaktørerne vil som noget nyt få læseadgang til at se de oprettede læsekvitteringsgrupper i opsætningsmodulet. Bemærk, at nogle af funktionerne alene kan udføres af dokumentkoordinator.
5. Læsekvittering - fjernelse af fratrådte personer Hvordan kan man fjerne en tidligere medarbejder fra listen over brugere under læsekvittering i redaktørmiljøet Ref.: Tidligere medarbejdere kan ikke fjernes. Merete Jensen, RM undersøger det. At søge en person frem ved læsekvittering: stå på alle, klik bruger og filtre på navn
6. Hvor mange møder skal vi planlægge i 2015? Vi plejer at have 4 møder om året, skal vi fortsætte med det? E-Dok skrivestue er der behov for det igen? Kontakt mig ved behov, så kan jeg evt komme forbi. Ref.: Der indkaldes til 2 møder årligt. Ønske om skrivestue, hvis der er store versionsændringer. Er der ønske om support/hjælp til e-dok kommer Dorthe Hansen gerne ud send gerne en mødekalenderbooking.
Fælles-delen Både for kvalitetskoordinatorer og e-dok nøglepersoner Hvor mange HEV-Fælles dokumenter, der mangler at komme gennem distributionsprocessen (ca. 275. Ved ikke hvor mange, der bliver arkiveret! (link-dokumenter)) Inf fra Bente vedr placering af dokumenter, der gælder for flere hospitaler (gyn/obs, rtg, TA HEM) Ref: den regionale e-dok styregruppe har besluttet, at det bliver muligt at placere dokumenter, der gælder for flere hospitaler/hospitalsafdelinger på regionalt noveau Inf fra regional styregruppe vedr håb om færre dokumenter samlet i regionen. Ref: der har været et ønske i den regionale styregruppe, om at nedbringe antallet af e-dok dokumenter. Det ønske er blevet revurderet til at ønske, at der er de relevante e-dok dokumenter, der findes. BO fortæller om kvalitetschefernes arbejde med at gennemlæse regionale retningslinjer for at se på om vi stiller for store krav til os selv og dokumentationen Ref: alle regionale dokumenter, der knytter an til DDKM er blevet gennemgået. Den tilsvarende øvelse vil blive gennemført for HEV-Fælles dokumenterne.
Næste møde: onsdag d. 25. marts 2015, kl. 12.30 14.00. Auditoriet i Herning