Hillerød Kommune Familie & Sundhed Ydelseskatalog og omkostningsbestemte takster for Hillerød Kommunes lokale indsatser for familier, børn og unge jf. Serviceloven Vejledning til beregning af takster På de følgende sider gennemgås den beregningsmodel, der er anvendt af Familie og Sundhed til fastlæggelse af taksterne på de lokale tilbud efter Serviceloven. Beregningsmetoden er anvendt i Hillerød Kommune siden 2004, hvor 1. generation af Omkostningsbestemte takster og ydelseskataloger blev produceret. Formålet var på det tidspunkt at skabe gennemsigtighed i taksterne på egne tilbud, så de kan sammenlignes med eksterne leverandørers priser at stille et styringsværktøj til rådighed for Familie og Sundhed, der kan anvendes til målretning og prioritering af de lokale ydelser if. til de væsentligste behov i Hillerød Kommune at skabe en gennemsigtighed if. til det enkelte tilbuds organisering og deraf afledte prisdannelse, der kan anvendes af de lokale ledere til at optimere deres organisation. Den anvendte model er derfor relativ detaljeret, idet den skal kunne understøtte de tre mål, og dermed ikke blot skal kunne angive taksten for ydelserne, men også være præcis if. til det faglige og ressourcemæssige grundlag taksten baserer sig på. I det følgende er beregningsarkene bag Familiecentrets ydelseskatalog anvendt som eksempel på metoden. Ydelseskatalog beregningsskema A Beregningsskema A anvendes til at beregne den gennemsnitlige ATA (ansigt-til-ansigt) tid for enheden, teamet eller den særlige faggruppe, hvis ydelser beregnes. ATA tiden angiver de timer og den procent af bruttoarbejdstiden, medarbejderen anvender overfor brugerne af tilbuddet. Vejledning til beregning af takster, 12. oktober 2007, side 1
ATA timerne / ATA procenten er dermed udtryk for, i hvor høj grad de ansatte medarbejdere bruger deres tid sammen med de brugere, der er visiteret til tilbuddet, Der er ikke altid en entydig sammenhæng mellem en høj ATA tid og høj kvalitet. På nogle arbejdsområder bidrager fx koordination og dokumentation i høj grad til kvaliteten af tilbuddet, og en meget høj ATA tid vil på sådanne arbejdsområder ikke være udtryk for høj kvalitet. Hvorvidt en bestemt ATA tid er udryk for god kvalitet kan derfor ikke vurderes uafhængigt af det faglige indhold af ydelserne. Men der kan være god grund til at se nøje på sin organisering, hvis ATA tiden er under 45 % i en leverandørorganisation på det sociale område. ATA tiden anvendes endvidere som grundlag for at beregne taksterne i tilbuddet. En lav ATA tid vil altid betyde en relativ høj timepris. Den konkrete beregning Beregningen foretages i 3 trin 1. Beregning af nettotid/ fremmødetid 2. Beregning af sagstid 3. Beregning af ATA tid Ad 1. For at beregne nettotiden fratrækkes der fra bruttoarbejdstiden den tid, der medgår til ferier, feriefridage, gennemsnitlige sygeperioder m.m. Fra nettotiden fratrækkes den frokostpause, der er aftalt, hvorefter vi kan opgøre fremmødetiden; den arbejdstid, der til rådighed for en gennemsnitlig fuldtidsansat. Ad 2. Fra fremmødetiden ønsker vi at beregne den tid der er til rådighed for at arbejde med de opgaver, der er visiteret til eller bestilt i organisationen. Det gøres ved at fratrække den organisatoriske tid (O), som er den tid, der for den enkelte medarbejder medgår til at drive organisationen. Der kan være tale om personalemøder af generelt indhold, efteruddannelse, supervision, generelle koordinerende opgaver m.m. Resultatet heraf er sagstid, som altså er den arbejdstid, der kan anvendes på de opgaver organisationen skal løse. I andre organisationer kaldes denne effektiv tid, fakturerbar tid o. lign. Ad 3. Fra sagstiden fratrækkes nu den sagstid (S), hvor der ikke er direkte kontakt med brugeren. Det kan være tid til dokumentation og journalskrivning, koordinering, transport til brugeren o. lign. Resultatet heraf er ATA tiden. Vejledning til beregning af takster, 12. oktober 2007, side 2
Ydelseskatalog Beregningsskema A Nettotid (standard) Timeanvendelse i FC pr. heltidsnormering (klientrettet) Timer % Bruttoårsnorm 1924 100% Forklaring af opgørelse Ferie (5 uger) -185 5 feriefridage -37 8,6 skæve helligdage -63 Sygdom mv. (1 uge) -37 Fremmøde 1602 83% Frokost (2½ timer ugentligt) -110 Nettotimer 1492 78% Sagstidsberegning Nettotid 1492 O Afdelingsmøder -3 Der er deltagelse i hvert 2. møde, dvs. to møder pr. år a 1,5 timer O Supervision og anden kval. -30 3 timer pr. mdr. I 10 mdr O Koordinerende / samarbejdsmøder -88 2 timer pr uge O Visitation -33 time hver 14. dag for halvdelen af 1,5 medarbejderne O Hillerød Kommune info (½ time ugentligt) -33 Læsning af generelle informails, intranet 1,5 m.m. Sagstimer 1316 68% Ata-tidsberegning Sagstid 1316 S Koordination i sager -44 1 time pr uge S Dokumentation -132 3 timer pr uge journalskrivning S Transport -44 1 time om ugen til Transport S Andet sagsrelateret arbejde -44 1 en time pr uge til praktisk forberedelse S Telefonisk koordinering -66 1,5 time om ugen til Telefonsamtaler A Ata-tid 986 51% Ydelseskatalog beregningsskema B Beregningsskema B anvendes til at beregne den gennemsnitlige ATA timepris og den gennemsnitlige sagstimepris tid for enheden, teamet eller den særlige faggruppe, hvis ydelser vi beregner. Principperne for beregningerne af timepriserne skal sikre, at timepriserne belastes af de gennemsnitlige, faktiske og langsigtede omkostninger til at drive tilbuddet. Vejledning til beregning af takster, 12. oktober 2007, side 3
Det betyder, at såvel de direkte omkostninger, der medgår til ydelsen (arbejdskraft, materialer m.m.), som de indirekte (rådhusbetjening, overordnet ledelse, HR omkostninger m.m.) indregnes. Der arbejdes med 4 niveauer af overheads: OH4 er de lokale overhedomkostninger i det enkelte tilbud, herunder udgifter til ledelse, husleje, driftsomkostninger m.m. OH3 er tilbuddets andel af omkostningerne til driften af Familie og Sundhed, herunder udgifter til ledelse, central administration, udvikling m.m. OH2 er tilbuddets andel af Børn og Kultur. OH1 er tilbuddets andel af den centrale Hillerød Kommune organisation, herunder rådhusdrift, IT m.m. For alle OH-omkostninger gælder det, at de nedbrydes til timepriser, således at de, når de gennemsnitlige medarbejdertimepriser kendes, kan tillægges disse for at beregne en omkostningspris for en ATA time. Den konkrete beregning Beregningen foretages i 3 trin 1. Beregning af OH 4 2. Beregning af Beregning af brutto ATA timepris 3. Beregning af omkostningsbaserede timepriser AD 1. Beregningen af OH 4 foretages ved at omkostningerne til ledelse, lokal administration, driftsbudget, omkostninger til bygninger summeres. Ledelsestid fastlægges konkret ud fra en opgørelse af fordelingen af ledelsens tid mellem behandlingsarbejde og ledelsesarbejde Driftsomkostningerne fremgår af tilbuddets budgetter og regnskaber Huslejen fremgår af evt. huslejekontrakt. Er der tale om en kommunal bygning beregnes en huslejeudgift på kr. 700 pr. kvm. De summerede overheadomkostninger deles med medarbejderantallet, hvilket resulterer i et OH 4 pr. gennemsnitlig fuldtidsmedarbejder. Ad. 2. Beregningen af brutto ATA timeprisen foretages ved at den gennemsnitlige løn for medarbejderne deles med de den ATA time norm, der blev beregnet i skema A. Ad 3. Beregningen af den omkostningsbestemte timepris foretages ved at brutto ATA timeprisen lægges sammen med overheads 4 til 1. OH 4 pr. time beregnes ved, at OH 4 pr. ansat deles med den ATA time norm, der blev beregnet i skema A. OH 3 pr. time findes ved, at overheadomkostningerne i Familie og Sundhed deles med medarbejdernormeringen og derefter med den ATA time norm, der blev beregnet i skema A. OH 2 er en centralt fastlagt time pris, der lægges til den summerede omkostningsbestemte timepris. OH 1 er en centralt fastlagt time pris, der lægges til den summerede omkostningsbestemte timepris. Vejledning til beregning af takster, 12. oktober 2007, side 4
Ydelseskatalog Beregningsskema B TIMEPRIS ATA & OH4 OH 4 - Administrative omk. I FC Timer pr uge Uger pr. år Timer pr. år Kr. i alt Administrativ støtte (BRUTTO timer) 43,00 52 2236,00 450221,62 Ledelse Gert Rasmussen (BRUTTO timer) 30,00 52 1560,00 457115,68 Driftsomkostninger (kontorhold, lokal uddannelse m.m.) 387570,00 do bygning 21840,00 Bygning (300 kvm a 700 kr p.a.) 300 700,00 210000,00 I alt 1526747,30 Antal normeringer (klientrettede) i 2003: 6,09 Behandlingsrettet personale 5,90 Leders medvirken i behandlingsarbejdet 0,19 7 t uge brutto OH 4 pr. ansat 250.697 Årstimer ATA tid 986 Løn FC gennemsnit Gennemsnitsløn basismedarbejder 387.400 Gennemsnitsløn pædagogisk - psykologisk personale 449.929 Lederløn 563.776 Timepris Eksl. OH Inkl OH 4 Inkl OH 3 Inkl OH 2 Inkl OH 1 Pris for en basistime 392,90 647,16 664,45 669,56 697,70 Pris for en specialisttime 456,32 710,57 727,86 732,98 761,12 Overhead Omk/År pr ansat - Pæd - Psyk Omk/ time OH 4 pr. time 250.697 254,26 OH administrative omkostninger i FC OH 3 pr. time 0,0500 2011716,00 17.048 17,29 OH af andel af F&S OH 2 pr. time 0,0072 710,57 5,12 OH af andel af B&K Vejledning til beregning af takster, 12. oktober 2007, side 5
Ydelseskatalog beregningsskema C Beregningsskema C anvendes til at beregne den gennemsnitlige stykpris, for de ydelser tilbuddet leverer. Stykprisen beregnes ud fra den gennemsnitlige ATA tid, der medgår til at producere den beskrevne ydelsestype. Der er netop tale om en gennemsnitlig tidsanvendelse, estimeret gennem tidsregistrering, faglige standarder m.m. Den gennemsnitlige tidsangivelse er et styringsparameter både if. til taksten, if. til visitationen og også if. til tilbuddets ledelse. Det er dog vigtigt at den konkrete leverance af ydelsen aftales gennem samarbejdet mellem leverandør, bruger, og den visiterende myndighed, således at leverancen konkret afspejler dette. Fx vil det være sådan, at unge der har fået visiterede en ydelse bestående af 10 samtaler á 1 time, ikke alle vi få 10 times samtale. Nogle vil få 10, andre måske 11, andre måske 8. Det er med andre ord vigtigt at fastholde at ydelsesdefinitionerne bygger på tilbuddets faglige standarder, men ikke erstatter det faglige skøn i den konkrete leverance af ydelsen. Den konkrete beregning Beregningen tager udgangspunkt i en kort faglig beskrivelse, der bl.a. indeholder den gennemsnitlige tidsforbrug pr. ydelse og det gennemsnitlige antal medarbejdere, der medvirker til leverancen. Endvidere angives den tidsperiode ydelsen visiteres i, og som dermed også angiver evaluerings- og revisiteringsfrekvensen. Der angives et samlet antal ATA timer for ydelsen og det gennemsnitlige medarbejdertræk i hver sin kolonne. Fra beregningsskema B overføres den gennemsnitlige ATA timepris (eller sagstimepris, der hvor det er relevant). Der overføres timepriser for såvel den interne afregningspris (der kun er tillagt OH4 tilbuddets egne overheadomkostninger), som for den eksterne afregningspris (konkurrenceprisen), som indeholder alle 4 overheads. Der beregnes herefter en intern og en ekstern pris for den beskrevne ydelse. Vejledning til beregning af takster, 12. oktober 2007, side 6
Ydelseskatalog beregningsskema C FC Ydelseskatalog Priser i dkr. ATA timer Medarbej derfaktor Pris pr time (ink OH4) Pris pr time (ink OH 1-4) Pris pr. bestilt ydelse intern Pris pr. bestilt ydelse ekstern 1. Telefonrådgivning Familiecentret yder telefonrådgivning til borgere og samarbejdspartnere i en time dagligt i 52 uger 2. Rådgivning 2 samtaler, familieorienteret rådgivning mhp at afhjælpe vanskeligheder i familien, hj. Servicelovens 11 3, Udvidet rådgivning Korte familiesamtaleforløb, op til 10 samtaler. Ydes efter servicelovens 11, visiteres sammen med Familierådgivningen (aktuelt Alexandra T.) 260 1,0 711 761 184749 197891 2 1,0 711 761 1421 1522 8 1,0 711 761 5685 6089 4. Behandling Målrette indsats if. til barn, unge forældre eller familien som helhed. Indeholder elementer af undersøgelse, vurdering og intervention. 5.a Individuel behandling af børn og unge 5.a.i. Individuel Behandling i forbindelse med kriser. 6 behandingstimer behandling ved kriser o. og 2 timer til netværksarbejde. lign. 5.a.ii. Længerevarende terapeutiske forløb Længevarende terapeutisk forløb. 12 samtaler med barnet og 4 timer til samarbejde med forældre og netværk. Revisiteres efter 12 samtaler. 8 1,0 711 761 5685 6089 16 1,0 711 761 11369 12178 5.a.iii. Behandling af unge Individuelt for løb for unge a 12 samtaler a en time. 2 timers paralle samtaler med forældre/ familie. Revisiteres efter 12 smataler 14 1,0 711 761 9948 10656 5.b Forældrebehandling 5.b.i. Forløb for foældre Behandling i forbindelse med kriser m.m.. 6 i kriser o. lign. behandingstimer og 2 timer til netværkskoordinering 5.b.ii. Længerevarende behandlingsforløb Længevarende behandlings forløb. 12 samtaler med én medarbeder og 2 timer til netværksmøder o. lign. 8 1,0 711 761 5685 6089 14 1,0 711 761 9948 10656 5.c Familiebehandling 5.c.i Samtaleforløb Samtaleforløb ifm. Begrænsede problemstillinger. 6 sessioner af 1½ time og 2 timer til netværksmøde el. lign. 5.c.ii Samtaleforløb og Familieaktiviteter Samtaleforløb evt. kombineret med aktivitet og videooptagelser. 12 sessioner a 1½ time med deltagelse af 2 medarbejdere. 2 time rtil netværksmøde el. lign. 11 2,0 711 761 15633 16745 20 2,0 711 761 28423 30445 Vejledning til beregning af takster, 12. oktober 2007, side 7