STADEHOLDER PÅ FOLKEMØDET 2014 VILKÅR OG BETINGELSER Denne vejledning henvender sig til arrangører, der lejer et kommunalt ejet event-areal (omtalt som stadeholdere) i Allinge under Folkemødet 2014.
Som arrangør og stadeholder på et folkemøde er der mange ting, som I skal tage højde for i forbindelse med planlægningen og afviklingen af jeres aktiviteter. Vi opfordrer derfor til, at I gennemgår denne vejledning nøje, så jeres deltagelse i Folkemødet 2014 kommer til at forløbe sådan, som I ønsker det. Folkemødets sekretariat kan kontaktes på folkemoedet@brk.dk eller 5692 1308. Vores arbejdspres stiger naturligvis i takt med, at Folkemødet rykker tættere på, hvorfor vi anmoder om, at I gennemgår vores hjemmeside og evt. udsendt materiale, inden I ringer/skriver til os. I det følgende gennemgås: 1 Overordnede krav til Folkemødets stadeholdere 2 Anvendelse af arealet: 2.1 Telte 2.2 Alternative eventrammer og byggetilladelse 2.3 Gas og grill 2.4 Musik 2.5 Mad og drikke 3 Øvrig central information som kan have betydning for jeres planlægning og afvikling: 3.1 El-pakker 3.2 Internetadgang 3.3 Varelevering 3.4 Vagtordning 3.5 Bagageopbevaring i Nordlandshallen 3.6 Depot opbevaring 3.7 Catering 3.8 Renovation 3.9 Vand 3.10 Aflevering af arealet 3.11 Overtrædelse af vilkår og betingelser
1 Overordnede krav til Folkemødets stadeholdere Nedenstående regler skal overholdes af alle stadeholdere på Folkemødet 2014. Brud på reglerne vil medføre sanktioner i grove tilfælde kan udelukkelse fra deltagelse i næste års folkemøde komme på tale. Under Folkemødet 2014 skal stadeholderen afholde mindst en event om dagen i alle festivalens fire dage På denne måde ønsker vi at sikre, at aktiviteterne er nogenlunde jævnt fordelt over dagene, samt at der ikke er telte, der næsten udelukkende fungerer som udstillingsstande eller står tomme hen. Alle events skal overholde Folkemødets principper: Events skal være åbne for alle Events skal være gratis Events skal være af samfundsrelevans Events skal afholdes inden for en radius af 500 meter fra Allinge Havn Events skal afholdes uden for de tidspunkter, hvor Folketingets partier råder over hovedscenen på Cirkuspladsen FOLKEMØDET 2014 TORSDAG 12. JUNI FREDAG 13. JUNI LØRDAG 14. JUNI SØNDAG 15. JUNI Åben for events KL. 11:00-11:30 Socialistisk Folkeparti Dansk Folkeparti Konservative Åben for events KL. 14:00-14:30 Åbning af Folkemødet Socialdemokratiet Venstre Officiel afslutning Åben for events KL. 17:00-17:30 Radikale Venstre Enhedslisten Liberal Alliance Åben for events Alle events skal registreres i det officielle program for Folkemødet 2014 Registreringen af events åbner i februar 2014. Hold øje med Folkemødets nyhedsbrev. Ved optag af events i programavis og app, via programsystemet på folkemødet.dk, må der ikke reklameres for underholdning eller for uddeling af gratis mad/drikke.
Arealet skal benyttes under hele Folkemødet 2014. Det vil sige, at telte og lignende mindst skal være åbne og bemandede inden for minimumsåbningstiden: Torsdag 12. juni kl. 15-19 Fredag 13. juni kl. 9-19 Lørdag 14. juni 9-19 Søndag 15. juni kl. 9-14 Det er ikke tilladt at sælge mad, drikke eller andet se også afsnit 2.5 Folkemødet indgår aftaler med en række restauratører o.lign., som sælger mad og drikke fra særlige madboder. 2 Anvendelse af arealet De fleste stadeholdere sætter et telt op på de lejede arealer, men I kan også vælge alternative eventrammer: En campingvogn, en bjælkehytte, en tipi eller noget helt fjerde. Vær opmærksom på, at særlige opsætninger kan kræve en byggetilladelse. Både telte og alternative eventrammer skal overholde brandmyndighedernes krav. Forud for åbningen af Folkemødet 2014 vil brandmyndigheden syne hele festivalområdet og her skal I kunne fremvise dokumentation for, at jeres telt/alternative eventramme er brandgodkendt. Synet bliver foretaget i perioden onsdag 11. juni kl. 12.00 til torsdag 12. juni kl. 12.00. Lejer bedes være til stede eller give mulighed for kontakt (efterlad f.eks. mobilnummer ved teltet). Brandmyndigheden vil desuden foretage kontrolbesøg under afviklingen af Folkemødet. Arealet er ikke klargjort ud over almindelig renholdelse. I må derfor forvente, at arealerne kan have en ujævn overflade afhængig af hvor i festivalområdet jeres areal er placeret. 2.1 Telte Vi anbefaler, at I lejer telt hos Folkemødets samarbejdspartner Team Bornholm. Det sikrer, at alle nødvendige godkendelser er på plads, og at der er foretaget den nødvendige koordinering i forbindelse med opstilling og nedtagning. Team Bornholm kontaktes på på tlf. 56 95 85 66 eller info@teambornholm.dk. Det er også tilladt at medbringe eget telt eller at leje telt hos en anden udlejer. Hvis I vælger dette, skal I selv sikre: at jeres telt er forsvarligt sikret ift. vind og vejr med betonklodser, da der ikke må slås pløkker i asfalten. I skal selv på forhånd sikre jer, at I har det fornødne sikringsmateriale til rådighed at jeres telt er forsikret at teltdugen er lavet af brandhæmmende materiale. Dokumentation for dette skal kunne fremvises på stedet af stadeholder i forbindelse med syn og i forbindelse med evt. kontrolbesøg at forankringen af jeres telt holdes inden for det lejede areal at I på forhånd har aftalt tid for opstilling og nedtagning af teltet med Folkemødets tekniske
koordinator Kell Hansen, kell.hansen@brk.dk, tlf. 3018 1972 Af hensyn til sikkerhed og publikums-fremkommelighed er det meget vigtigt, at I ikke breder jer ud over det lejede areal. I må derfor ikke opstille stole, cafeborde og lignende uden for de lejede areal, der spærrer vejen. I praksis tillades mindre overskridelser, såfremt anvendelsen ikke er permanent og ikke generer naboer på pladsen, publikum eller kompromitterer sikkerheden. Folkemødets sekretariat kan dog til enhver tid indskærpe brugen af arealet og kan ved alvorlige overtrædelser bortvise lejer. 2.2 Alternative eventrammer og byggetilladelse: I skal søge om midlertidig byggetilladelse, hvis I ønsker at opsætte: Scener med overdækning uanset arealets størrelse Scener uden overdækning med et areal på over 35 m² Scener med en højde på over 1 m, uanset om de er overdækkede eller ej Mobile scener Telte til over 150 personer Tribuner og podier, som er over 0,3 m høje målt fra terræn Storskærme, store stilladser, master til lyd- og lysanlæg og andre store midlertidige konstruktioner I skal ikke søge om midlertidig byggetilladelse, hvis I ønsker at opsætte: Scener uden overdækning med et areal under 35 m2, og en højde på under 1 m (målt fra terræn) Telte til under 150 personer Almindelige lastvognspåhængs- og sættevogne, som er indregistrerede og kortvarigt bliver brugt som scene Skal der søges om midlertidig byggetilladelse for jeres telt eller anden konstruktion, skal I senest 15. marts kontakte Folkemødets tekniske koordinator Kell Hansen, kell.hansen@brk.dk, tlf. 3018 1972 Se mere om midlertidige byggetilladelser på www.kortlink.dk/d7f4 2.3 Gas og grill Hvis I planlægger brug af gasblus eller grill, skulle dette have været anført under bemærkninger, da I ansøgte om leje af kommunalt eventareal. Det er dog frem til 15. marts muligt at søge om tilladelse om brug af åben ild per e-mail til folkemoedet@brk.dk Telte med gas vil blive afmærket med et skilt, der oplyser gas i teltet eller på det lejede areal. Teltholdere, der benytter gas eller grillkul, har ansvar for, at de gasinstallationer, der er på area-
let, er godkendt af en autoriseret VVS installatør, og at dette er markeret med en label. Herudover skal der på det lejede areal forefindes 1 stk. brandtæppe. I få tilfælde kan dette købes af brandmyndigheden ved brandsyn. Der må være 1 stk. 10 kg gasflaske pr. opvarmningssted i teltet og kun én 10 kg gasflaske som reserve pr. telt (ikke pr. opvarmningssted). Der vil på nærmere definerede indhegnede områder blive mulighed for at opbevare ekstra gasflasker i mindre omfang. Disse indhegnede områder vil blive åbnet på passende tidspunkter af brandmænd, der er på døgnvagt i festivalområdet. Der må ikke opbevares gasflasker andre steder end i de indhegnede områder, hverken i biler, i telte eller lignende. Det er strengt forbudt at anvende anden form for åben ild end grill og gas f.eks. i form af et ildsted på festivalarealerne. I øvrigt henvises til Tekniske forskrifter for forsamlingstelte, selskabshuse, salgsområder og campingområder, der ikke er omfattet af campingreglementet, Beredskabsstyrelsen af d. 18.10.2005. Spørgsmål og aftaler vedrørende opbevaring af gas skal rettes til Folkemødets tekniske koordinator Kell Hansen, kell.hansen@brk.dk, tlf. 3018 1972 2.4 Musik Det er som udgangspunkt ikke tilladt at spille forstærket musik i eventområdet i dagtimerne ind til kl. 19 af hensyn til de øvrige events. Efter kl. 19 må der spilles musik udendørs og i telte frem til kl. 24.00 torsdag og frem til kl. 02.00 fredag og lørdag. Større musikarrangementer skal meddeles til Folkemødets sekretariat og Bornholms Politi på 5690 1448 Hvis I planlægger at spille musik eller høre radio i jeres telt eller i forbindelse med jeres events, bør I ansøge KODA før arrangementet afholdes, så I undgår at blive overrasket af en uforudset regning. 2.5 Mad, drikke og merchandice Det er ikke tilladt at sælge noget fra teltene. Overtrædelse kan i grove tilfælde medføre udelukkelse fra det kommende folkemøde. Vi opfordrer desuden til, at evt. gratis uddeling af mad, drikke og merchandice holdes på et minimum f.eks kun smagsprøver på mad og ikke hele måltider.
3 Øvrig nyttig information I areallejen er inkluderet gratis WiFi-internetforbindelse, renovation, den generelle vagtordning samt administrationsomkostninger. Udgiften er momsfri. 3.1 El-pakker I har i forbindelse lejeaftalen valgt en el-pakke, der ikke er medtaget i areallejen, da de opkræves direkte af el-leverandøren Knudsker El. El-pakke A 2.200 kr. 230 V stik Kan f.eks. trække én mobiloplader, én lyskæde og en kaffemaskine El-pakke B 5.400 kr. 400 V. (maks. 32 amp.) Kan f.eks. trække ét lydanlæg, 1 fladskærm, 1 lyskæde, 2 kaffemaskiner, 1 køleskab og en lille ovn eller kogeplade El-pakke C 10.450 kr. + evt. omkostninger ved individuel løsning 400 V (maks. 63 amp.). F.eks. til et stort lysanlæg, et lydanlæg eller et køkken I skal selv medbringe de nødvendige forlængerledninger. Spørgsmål om el-pakkerne stilles til Folkemødets leverandør, Knudsker El på fm2014@knudsker-el.dk eller telefon 5695 6858 Har I et behov, der overstiger indholdet i el-pakke C, skal dette aftales direkte med Knudsker El. 3.2 Internetadgang Der er gratis WiFi-internetforbindelse på festivalpladsen. Dog fungerer forbindelsen dårligt i Kirkegade. Det er muligt at tilkøbe yderligere internetfaciliteter (kablet internetadgang) i visse områder. Prisen for en kablet adgang er 5.500 kr. Hvis I ønsker kablet adgang, men ikke har bestilt i forbindelse med jeres arealansøgning, skal I kontakte kell.hansen@brk.dk inden 1. april.
Kablet internet kan fortrinsvis tilkøbes i følgende områder: Cirkuspladsen Kampeløkken Havn Dele af ydermolen (mod nord) Indermolen Kæmpestrandens nordlige side Der kan evt. efter behov etableres kablede forbindelser på øvrige arealer, men dette beror på en konkret vurdering. Hvis I planlægger selv at livestreame jeres events, skal I senest den 1. april give os besked om dette på folkemoedet@brk.dk. Vi kan ikke på forhånd garantere, at der er kapacitet på netværket til, at alle, der ønsker det, kan livestreame. 3.3 Varelevering I år vil festivalområdet være lukket for trafik under Folkemødets afvikling. Dog kan varer og lignende køres ind i området i tidsrummet kl. 5.00 til kl. 9.00. Uden for dette tidsrum kan politiet undtagelsesvis kontaktes på 2020 1448 mhp. en særaftale. 3.4 Vagtordning Selv om der er vagtmandskab til stede i festivalområdet i aften- og nattetimerne, opfordrer vi til, at teltene tømmes for genstande af værdi, når de er ubemandede. Bemærk, at ansvaret for jeres telt og tingene i teltet til enhver tid er jeres. 3.5 Bagageopbevaring i Nordlandshallen Nordlandshallen tilbyder opbevaring af bagage og lignende under Folkemødet. Der håndteres ikke kufferter og lignende enkeltvis, men det er muligt at leje et stykke af hal-gulvet, hvor grupper kan have bagage stående. Priser: 4 m2 pris 500,00 kr., 5 m2 pris 600,00 kr., 7 m2 pris 700,00 kr. Der er ingen forsikring, som dækker skader, tyveri mm. og afleveringen af bagage sker således på eget ansvar. Bagagen vil være under opsyn. Kontaktperson: Brian Arvidsen, mobil 20 46 12 17 3.6 Depot-opbevaring Folkemødets sekretariat forventer at tilbyde en ordning for opbevaring af mindre grej, papirmaterialer og lignende for stadeholdere. Den konkrete løsning vil blive meldt ud i et nyhedsbrev i løbet af foråret.
3.7 Catering Hvis I har brug for forplejning til medarbejdere i boden, foreslår vi, at I forudbestiller via Folkemødets madboder. Yderligere information om denne mulighed vil blive meldt ud i et nyhedsbrev i løbet af foråret. 3.8 Renovation Et omfattende affaldssystem er på plads under Folkemødet. Der bliver opstillet ca. 50 affaldscontainer-stationer alle med mulighed for sortering. De største stationer bliver markeret på pladskortet. Som stadeholder er I forpligtet til enten at: levere affald til en af disse affalds-stationer og sortere i de relevante beholdere sætte affald (sorteret eller usorteret) udenfor teltet i en sort affaldspose. Affaldet bliver herefter hentet af Bornholms Fælleskommunale Affaldsbortskaffelse BOFA 3.9 Vand Der er vandhaner forskellige steder i festivalområdet, hvor det er muligt at afhente vand i mindre omfang. Ved overdragelse af arealet udleves oversigtskort med oplysninger om vandhanernes placering. 3.10 Aflevering af arealet Nedpakning på arealet må påbegyndes søndag kl. 14 og skal senest være afsluttet søndag kl. 21.00. Dog skal stadeholdere i Kirkegade og Kirkepladsen have ryddet deres areal senest kl. 18.00. Alt affald samles i sorte sække eller afleveres i affaldsstationerne se også pkt. 3.8. I tilfælde, hvor der er uforholdsmæssigt meget efterladt affald, kan I blive opkrævet for rydning af dette. 3.11 Overtrædelse af vilkår og betingelser Grove overtrædelser af de ovenfor angivne krav og retningslinjer kan medføre udelukkelse fra næste års folkemøde. i Vigtige deadlines 15. marts Byggetilladelse afsnit 2.2 Tilladelse om brug af åben ild afsnit 2.3 1. april Etablering af kablet internet adgang afsnit 3.2 Orientering af livestreaming afsnit 3.2