FORRETNINGSUDVALGSMØDE (2012-2015) Forretningsudvalgsmøde nr. 3 afholdt den 17. januar 2013 kl. 09.00 på Forbundskontoret. Deltagere: Preben Jacobsen Carsten Bjørk Olsen Ole Michél Thorben Meldgaard Frede Kristensen Knud Arne Sebens Peter Rønning-Bæk Lis Kock Conni Jensen Mogens Ginnerup-Nielsen Hans Preisler (referent) Afbud: Ingen. Dagsorden: 1. Til beslutning: 1. Godkendelse af dagsorden. 2. Godkendelse af referat fra sidste møde. 3. Budgetkontrol. pr. 31. december 2012. Bilag A (fremsendes senere) 4. Kollektiv brandforsikring. Hvad skal det koste. 5. Fremtiden 6. Skattesag beskatning af andelsbevis. 7. Konflikt mellem vedtægt og praksis. OM 8. Hoste foreningernes arkiv, ny hjemmeside. Hvad skal det koste. 9. Vurdering via ny hjemmeside + arkiv. Hvad skal det koste. 10. Bestyrelseshåndbog på nettet. 11. Indsatsområder 2013. Kloakering Ulovligt byggeri. 12. Indsatsområder kontoret: Promovering af administrationsservicen - Elektronisk arkivering Dele af arkiv flyttes i kælder. 13. Kurser: Konflikt kursus- Kredsbestyrelseskursus (udvalg). 14. Diskussion vedr. vurdering: Vurdering i egen H/F- Håndtering af skjulte fejl og mangler- Sikre korrekt fradrag - Dataliste fra sælger. 15. HF Skjoldhøj 1
2. Til orientering: 1. Nyt fra nedsatte udvalg a. Infoudvalg (Kursuskatalog, superbrugere) b. Kongresudvalg c. Konsulentudvalg d. Redaktionsudvalg e. Spildevandsudvalg f. Anlægsudvalg g. Købs- og Salgsudvalget 2. 1. Prisudvalget. 2. Administrationsordningen. 3. Retssager. 4. Forbundets hjemmeside. (Bestyrelseshåndbog m.m.) 5. Internationalt og Nordisk samarbejde. 6. Københavns Kommune. 7. Rødovre Kommune. 8. Ålborg Kommune. (Kloakering) 9. Aarhus kommune. (Kloakering) Bilag K 10. Berthelsens Fonden. 11. Holbæk Kommune. 12. Franske Haver. 13. Ringe Kreds. 14. Vandlidende haver. 15. Korsør. 16. Nyvang. 17. Vennelyst. 18. Kloaklån i forbindelse med vurdering Kollektiv individuel. Opfølgning 19. Barselshjælp til nye kredse. Bilag REFERAT 1. Til beslutning: 1. Godkendelse af dagsorden. Frede Kristensen ønskede nyt punkt tilføjet: 1.15 HF Skjoldhøj. Godkendt. 2. Godkendelse af referat fra sidste møde. Godkendt 3. Budgetkontrol. pr. 31. december 2012. Bilag A Budgetkontrol pr. 31. december 2012 taget til efterretning. 2
Budget for 2013 omdelt og gennemgået. Årets budgetunderskud andrager 172.210 kr. Indtægter fra kursusvirksomhed 50.000 kr. indlægges. Det foreløbige budget 2013 er i h.t. kongresbeslutning fremlagt i og godkendt af Hovedbestyrelsen. Dette budgetforslag afviger fra det forrige på mindre punkter, men vurderes at være mere retvisende. FU indstiller budgetforslaget til godkendelse i Hovedbestyrelsen. 4. Kollektiv brandforsikring. Hvad skal det koste. Tilbud fra forsikringsselskabet afventes. Der afholdes møde i næste uge. 5. Fremtiden FU drøftede fremtiden. 6. Skattesag beskatning af andelsbevis. Udskrift af Dombogen i sagen om privat sagsøger mod Skatteministeriet vedrørende beskatning af overskud fra overdragelse af andelsbeviser i kolonihaver omdelt. Sagsøger tabte sagen. Problemet er, at overdragelse af andelsbeviser ved kolonihaver ikke er omtalt i loven. Der er således ikke hjemmel til at fritage overskud fra overdragelse af andelsbeviser i kolonihaver for beskatning. Sagen er anket. Sagen har stor principiel betydning for andelshaverne i Kolonihaveforbundet, selvom nærværende sagsøger ikke er medlem af Kolonihaveforbundet. Det drøftedes om Kolonihaveforbundet derfor havde interesse i at deltage som biintervent. FU godkendte at Kolonihaveforbundet kunne deltage i ankesagen som biintervent. Skriftlig aftale herom indgås med advokat E. Kramme. 7. Konflikt mellem vedtægt og praksis. OM Mail af 3. januar 2013 fra Ole Michél omdelt. Sagen drejer sig om konflikt mellem vedtagelse og praksis omkring adskillelse af bestyrelser og vurderingsudvalg, således der ikke må være personsammenhæng. Også set i relation til forsikrings-bestemmelserne som det fremgår af vores forsikring med Codan. Ole foreslår der informeres omkring denne problematik snarest muligt set i lyset af, der afholdes mange generalforsamlinger de næste måneder. FU tilsluttede sig, der bringes et indlæg herom i Havebladet. FU finder det nyttigt at habilitetsspørgsmål udredes. Procedurer omkring valg til kredsbestyrelser drøftet. 8. Hoste foreningernes arkiv, ny hjemmeside. Hvad skal det koste. Foreningerne tilbydes plads på den nye hjemmeside med egen side omkring deres arkiver m.v. FU godkendte, at der opkræves gebyr herfor fra start. Pris og principper drøftes når projektet er færdiggjort. 9. Vurdering via ny hjemmeside + arkiv. Hvad skal det koste. Foreningerne tilbydes plads i den nye hjemmeside med egen side omkring deres vurderinger m.v. FU godkendte, at der opkræves gebyr herfor fra start. Pris og principper drøftes når projektet er færdiggjort. 3
10. Bestyrelseshåndbog på nettet. Drøftet. FU vedtager at bestyrelseshåndbogen på nettet ikke er relevant, og at projektet derfor ikke gennemføres, idet alle relevante oplysninger og data til fulde allerede ligger på hjemmesiden. 11. Indsatsområder 2013. Kloakering Ulovligt byggeri. Preben Jacobsen orienterede. Der afholdes møde den 29. ds. med formanden for Teknisk udvalg i Aarhus kommune. Rapport vedrørende Undersøgelse af hjælpemuligheder for grundejere ved spildevandsrensning i det åbne land modtaget. Der står intet om kolonihaver i denne Rapport. Der rettes henvendelse til Ministeren for FødevareErhverv samt Miljøministeren. Vedrørende ulovligt byggeri omtalte Preben Jacobsen retssagen i Aalborg, hvor Aalborg Kommune er involveret. Der falder dom i sagen den 30.01.2013. Det er bydende nødvendigt at kommunerne involverer sig i disse sager og påtager sig deres ansvar i forhold til byggelovgivningen. Københavns Kommune ønsker alle ulovlige byggerier lovliggjort inden 2015. Borgmester Pia Allerslev er tilskrevet herom, men der er ikke p.t. modtaget svar som lovet senest 15.01.2013. Borgmesteren rykkes. Forbundet deltager gerne i et konstruktivt samarbejde i dette ressourcekrævende arbejde. 12. Indsatsområder kontoret: Promovering af administrationsservicen - Elektronisk arkivering Dele af arkiv flyttes i kælder. Preben Jacobsen orienterede. Arbejdet vedrørende nyt Haveblad optages når Hjemme-siden er implementeret. Projektet gennemføres indenfor rammerne af en begrænset økonomi. 13. Kurser: Konflikt kursus- Kredsbestyrelseskursus (udvalg). Kursus i konflikthåndtering, indhold, form og struktur, drøftet. Markedet for udbudte kurser i konflikthåndtering undersøges. Valg af kursusleder drøftet, kompetence og erfaring. Kursuskatalog udarbejdes. Kredsbestyrelseskursus. Udvalg nedsættes. Ole Michél påtager sig opgaven som formand. Udvalgets sammensætning drøftes på næste FU. 14. Diskussion vedr. vurdering: Vurdering i egen H/F- Håndtering af skjulte fejl og mangler- Sikre korrekt fradrag - Dataliste fra sælger. FU anbefaler, at man anvender et andet udvalg end ens eget, hvis der kan være tale om inhabilitet ved vurdering af have i egen forening. Dataliste udarbejdes af sælger med supplement fra foreningen Det kunne overvejes om man kan kombinere vurderings-udvalg i disse situationer med f.eks. et lokalt og to udefrakommende medlemmer. Forslag herom forelægges på næste FU møde. Det er nødvendigt at troværdigheden bevares, det bør der strammes op på. Infoudvalget strammer op omkring dette på fremtidige kurser. 15. HJ Skjoldhøj. Frede Kristensen orienterede om problemerne vedrørende manglende kontingentindbetaling. Der er sendt rykkere, men det er unødigt svært at få kontakt med foreningen og kassereren. Der er indkaldt til møde, hvor foreningen udeblev. Restancen sendes derfor til 4
incasso og foreningens medlemmer orienteres ved brev fra Aarhus Kredsen om problemerne. 2. Til orientering: 1. Nyt fra nedsatte udvalg a. Infoudvalg (Kursuskatalog, superbrugere) Carsten B. Olsen orienterede om, at det kniber med tilmeldinger på kassererkurset (p.t. kun 4 tilmeldt ud af 12 pladser). Kurset gennemføres under hensyn til, at der er behov for kursus for nye kasserere. Jurakursus i Glostrup (p.t. kun 9 tilmeldt ud af 25 pladser). Det afventes om flere melder til, inden der tages beslutning om afholdelse. Kursusoversigt bringes i Havebladet, hvor der gøres opmærksom på, at kurserne alene er for tillidsvalgte. Vurderingskurserne er derimod fuldt bookede i både Herning og Kolding. Kurset i Esbjerg er flyttet til Kolding. b. Kongresudvalg Hotel fundet. Der er dog ikke indgået kontrakt endnu. c. Konsulentudvalg Næste møde afholdes i februar. Hans P. tager kontakt til Ole S. d. Redaktionsudvalg Intet p.t. e. Spildevandsudvalg Møde planlægges den 23.02.2013 f. Anlægsudvalg Intet p.t. g. Købs- og Salgsudvalget Intet p.t. Der indkaldes til møde. 2. 1. Prisudvalget. Der samarbejdes med kommunerne. 2. Administrationsordningen. Det undersøges om flere vil deltage i ordningen, eventuelt bringes notits herom i 5
Havebladet. Øges antallet af foreninger, der ønsker at deltage, kan det blive nødvendigt med ansættelse af HK hjælp til administration af sagerne. 3. Retssager. Der er faldet dom i byretssagen i Strandparken Korsør. Forbundet afholder udgifter til salær på ca. 26.000 kr. samt 50 % af øvrige afholdte udgifter indtil nu. FU har tidligere besluttet at dommen ikke skal ankes.. Spørgsmålet om sagsomkostningerne er kæret. Der afholdes ekstraordinær generalforsamling den 24.01.13. I Rødovre er Pilemosen meldt ind i Forbundet. Der falder dom i Aalborgsagen 30.01.2013. En række Højesteretssager er berammet til efteråret. 4. Forbundets hjemmeside. (Bestyrelseshåndbog m.m.) Udføres ikke jfr. Punkt 1.12. 5. Internationalt og Nordisk samarbejde. Preben Jacobsen orienterede. Internationalt samarbejde drøftet. Vi har glæde af især det bilaterale arbejde i højere grad end det egentlige samarbejde i det Internationale Kolonihaveforbund. Der afholdes møde i Luxemborg i marts og i Berlin til august 2013. Intet p.t. om det nordiske samarbejde. 6. Københavns Kommune. Jfr. Punkt 1.11. 7. Rødovre Kommune. HF Pilemosen genindmeldt i Kolonihaveforbundet jfr. Punkt 1.11.. 8. Ålborg Kommune. (Kloakering) Drøftet jfr. Punkt 1.11. 9. Aarhus kommune. (Kloakering) Bilag K Drøftet jfr. Punkt 1.11 10. Berthelsens Fonden. Tilbagemeldingerne om Berthelsens huse viser, at mange ikke er vedligeholdte, ligesom der er nogle med ulovlige tilbygninger. Det overvejes om Forbundet bør indføre administrationsordning til dækning af administrationsudgifter til ordningen. 11. Holbæk Kommune. Forbundet savner tilbagemelding fra kommunen vedrørende ulovligt byggeri i haveforeningerne. Vedrørende overtagelse/indmeldelse af haveforeningerne i Holbæk, der p.t. ikke er medlemmer, har Forbundet meddelt kommunen, at man ikke ønsker at overtage haverne ved Ladegårdsalléen. Forbundet følger op på sagen overfor Holbæk Kommune vedrørende de resterende foreninger i Tølløse, samt de foreninger, der skal have fornyet deres kontrakter. 6
12. Franske Haver. Der er aftalt nyt møde i By og Havn. Udspillet fra selskabet ser lovende ud. 13. Ringe Kreds. Der er indkaldt til stiftende generalforsamling den 04.02.2013. 14. Vandlidende haver. P.t. verserer en sag i Aarhus vedrørende vandlidende haver. Der er aftalt møde med kommunens planchef Schou den 30.01.2013. Det kan blive nødvendigt i yderste konsekvens, at nedlægge haver, der er meget vandlidende, hvis man ikke kan finde en teknisk løsning på aflastning af overfladevandet indenfor de mulige økonomiske rammer. 15. Korsør. Jfr. Punkt 2.2.3. 16. Nyvang. Preben Jacobsen orienterede. Forbundet har ikke andel i sagen. 17. Vennelyst. Dom faldet i sagen. Forbundet og Kredsen har afholdt sagsomkostningerne. Der er søgt 3. instans bevilling. 18. Kloaklån i forbindelse med vurdering Kollektiv individuel. Opfølgning Evt. lån til kloakudgifter drøftet. Sagen fremsendes til advokat E. Kramme. 19. Barselshjælp til nye kredse. Bilag Vejledning udarbejdet. Genoptages på næste møde. Næste møde afholdes torsdag den 14. marts 2013 klokken 09.00 på Forbundskonteret. 7