Campus Bornholm. Referat fra bestyrelsesmøde den 29. marts 2011

Referat fra bestyrelsesmøde den 29. marts 2011 Deltagere: Fraværende med afbud: Jeppe Kofod Ingolf Lind-Holm Roar Bendtsen Schou Michael Dam Karen Bladt Nils Pedersen Jonna Nielsen Einar Carstensen Christian Jeppesen Klaus Holm Carl-Jørgen Bindslev Henrik Kofoed Svendsen Lisbeth Severin Benjamin Truels Hansen Rasmus Kjellberg Mads Kofod Lars Goldschmidt Steen Colberg Jensen Kirsa Ahlebæk Winni Grosbøll Fraværende uden afbud: Observatør.: Referent: Christian Christiansen Lis Rasmussen

Bestyrelsesmøde den 29. marts 2011 Tid: Tirsdag, den 29. marts 2011 kl. 15.00-17.00 Sted: Hoffmann Kursuscenter, Ndr. Kystvej, 3700 Rønne Med følgende dagsorden: 1. Regnskab 2010 2. Godkendelse af dagsorden 3. Punkter til eventuelt 4. Meddelelser fra formanden 5. Meddelelser fra direktør 6. Meddelelser fra bestyrelsesmedlemmer 7. Fremtidig ledelsesstruktur Campus Bornholm 8. Resultatlønkontrakt direktør 9. Eventuelt Punkt 01 Regnskab og revisionsprotokollat 2010 Regnskab 2010 udviser et overskud på kr. 1.043.761 På grund af tidspunktet for godkendelsen af fusionen ultimo august 2010, blev det besluttet at fortsætte bogføringen og at afslutte regnskaberne for 2010 indenfor de 3 institutioners hidtidige systemmæssige rammer og først ved udarbejdelsen af årsrapporten at konsolidere de 3 regnskaber i et samlet regnskab for Campus Bornholm. Nedenstående skema viser udviklingen i årets resultat fra 2009 til 2010 for de 3 tidligere institutioner: Resultat 2009 Resultat 2010 Bornholms Erhvervsskole 103.516 1.041.672 Bornholms Gymnasium 890.390 329.029 VUC Bornholm 475.012-326.940 I alt Campus Bornholm 1.468.918 1.043.761 Medio 2010 blev der udmeldt en generel dispositionsbegrænsning på 1 % af de statslige tilskud, dertil kom der en indgangstilskudsreduktion på barselsfonden. Undervisningsministeriet gjorde det frivilligt for institutionerne, om de ville indarbejde dispositions-begrænsningerne i 2010 eller i 2011. Campus Bornholm har valgt at indarbejde dispositionsbegrænsningerne i regnskabet for 2010. Beløbet udgør kr. 1.568.000.

Campus Bornholms samlede omsætning var i 2010 kr. 153.077.396. Campus Bornholm har i 2010 samlet haft 1.536 årselever/årskursister mod 1.546 i 2009. Der henvises til årsrapporten, hvor der er en oversigt fordelt ud på uddannelsesområder. Ultimo har Campus Bornholm en balancesum på kr. 143.020.427 og en egenkapital på kr. 41.768.530. I forbindelse med udarbejdelsen af den fælles åbningsbalance var det nødvendigt at foretage en række regnskabsmæssige korrektioner for at sikre et ensartet regnskabspraksis for alle tre institutioner. Det skete blandt andet som nedskrivninger af anlægsaktiver, reguleringer af feriepengeforpligtelsen og hensættelse til skyldig løn. For Bornholms Gymnasium betød det, at der i status skete reguleringer via egenkapitalen for kr. 886.000, for VUC Bornholm var reguleringen på kr. 790.000, og for Bornholms Erhvervsskole var reguleringen på kr. 79.000. Det er tilfredsstillende, at Campus Bornholm samlet set har et positivt resultat, men det er ledelsens vurdering, at der resultatmæssigt skal arbejdes målrettet på sikring af større økonomisk råderum givet de driftsmæssige - og finansielle risici Campus Bornholm opererer under. Dette vil være et fokusområde på alle områder i Campus Bornholm. Beslutning Statsautoriseret revisor Jens Otto Sonne fremlagde regnskab og revisionsprotokollat for 2010 Årsregnskab og revisionsprotokollat blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen. Punkt 02 Godkendelse af referat fra forrige møde (31. januar 2011) samt denne dagsorden Beslutning Referat fra forrige møde samt denne dagsorden blev godkendt uden bemærkninger. Punkt 03 Punkter til eventuelt Beslutning Carl-Jørgen Bindslev: Samarbejde med øen Australien.

Punkt 04 Meddelelser fra formanden Formanden orienterede om møde den 14. marts 2011 med direktør, borgmester og Steen Ebdrup vedrørende fremtidigt samarbejde med 10. klasses center. Formanden orienterede om forretningsudvalgsmøde, hvor dagsorden til dette møde blev udarbejdet. Klaus Holm spurgte til posten som næstformand i bestyrelsen og fremførte ønske om skift mellem arbejdstager og arbejdsgiversiden. Udpegningen til denne bestyrelse er vedtægtsbestemt, som det ligeledes fremgår af sammenlægningsredegørelsen. Emnet kan eventuelt tages op som tema ved denne bestyrelses afsluttende funktionsperiode. Punkt 05 Meddelelser fra direktør Tilbagemelding vedrørende sag meldt til Arbejdstilsynet Arbejdstilsynet har besøgt skolen den 21/3. Ved mødet deltog 2 repræsentanter fra Arbejdstilsynet og repræsentanter for ledelsen og medarbejderne samt den daglige sikkerhedsleder. Skolen udleverede en omfattende dokumentation for arbejdsmiljøarbejdet på den tidligere erhvervsskoledel til deltagerne. Arbejdstilsynet udtrykte tilfredshed med mødets forløb og oplyste, at skolen vil modtage en tilbagemelding omkring besøget. Skolens ledelse har gennem en årrække haft et stort fokus på at etablere et godt arbejdsmiljø og har gennem en række målrettede tiltag søgt at skabe demokratiske strukturer som grundlag for et godt samarbejde og dialog med medarbejderne omkring indsatser, der kan styrke det fysiske og psykiske arbejdsmiljø. Der har været gennemført en Arbejdspladsvurdering (APV) i 2008 og en Medarbejdertrivselsundersøgelse (MTU) i 2009. Der er udarbejdet handlingsplaner ud fra de to undersøgelser, som har været drøftet i Samarbejdsudvalget. Samarbejdsudvalget har iværksat en række handlinger ud fra drøftelserne. I 2009 er der gennemført trivselsseminarer i alle teams, og de enkelte teams har udarbejdet handlingsplaner, der er iværksat. Ledelsen har ligeledes gennemført et trivselsseminar og endelig var temaet ved den årlige strategidag i 2009 for hele skolen, trivsel. I perioden har der endvidere været et stærkt fokus på at styrke samarbejdet i de demokratiske organer. Det er sikkerhedsorganisationen, herunder sikkerhedsrepræsentanter, samarbejdsudvalget, tillidsrepræsentanterne og ledelsen. Der er et relativt lavt sygefravær på tidligere erhvervsskoledelen i 2010

på 3,4 %. Personaleomsætningen på Uddannelsesforbundets område er på niveau med personaleomsætningen generelt på hele skolen (15,9 %). Der har været en relativ stor udskiftning af mellemlederne på grunduddannelserne. På de enkelte indgange har der været 3-4 nye ledere siden 2005. Det har gjort det vanskeligt at skabe kontinuitet i effektiv personaleledelse og planlægning af hverdagen. Der har i 2009 været 3 medarbejdere, der har henvendt sig til Falck Healthcare med angivelse i stress. Så vidt vi er orienteret via sygefraværssamtalerne har kun en person angivet arbejdspladsen som eneårsag til stress. Der har i 2011 været to medarbejdere i Bil, fly og andre transportmidler, der har været sygemeldt på grund af stress. Begge medarbejdere er tilbage i arbejde på delvise raskmeldinger. Ved de stressrelaterede sygdomstilfælde har der hovedsageligt været tale om personlige og private forhold. Der har været 2 tilfælde af arbejdsrelaterede stresssygemeldinger i 2009 og 2010, samt en i 2011. Der har været gjort et stort arbejde for at få de pågældende tilbage i job ved at bruge sygefraværssamtalerne aktivt, ved praktik i eget job, ved at samarbejde med kommunen og delvise raskmeldinger. Således er alle stresssygemeldte vendt tilbage til deres job via en delvis raskmelding i kortere eller længere tid. Vedrørende de arbejdsrelaterede forhold har der især været tale om relationer internt i teamet samt manglende logistik omkring dagligdagen (uklare meldinger om arbejdsbelastning, skema mv.). På Campus Bornholm ønsker vi ikke, at medarbejderne får stress på grund af arbejdet. Derfor er trivsel fortsat et stort fokusområde for ledelsen. I forbindelse med Ole Hejlskov Nielsen s skrivelse til bestyrelsen har skolen bedt Ole Hejlskov Nielsen om at dokumentere og underbygge udsagnene i en mail af 4/2-2011. Der er rykket for svar igen den 24/2-2011, men der er dags dato ikke modtaget svar. Direktør gav en mundtlig redegørelse på sagen og oplyste at der har været en drøftelse med Arbejdstilsynet den 21/3. Der er aftalt et nyt møde med tillidsrepræsentanterne, hvor ledelsen ikke er til stede, således at sagen bliver behandlet fyldestgørende. Direktør oplyste, at han ikke tolererer hvis arbejdspladsen er årsag til stress. Brev uden datering og underskrift blev udleveret på mødet. Bestyrelsen udtrykte ønske om at en sag bliver behandlet i de demokratiske organer på skolen før den ender i bestyrelsen og omtalte forskellene på ledelsesanliggende og bestyrelsesanliggende. Bestyrelsen omtalte stor lederudskiftning på eud området og store udfordringer af ledelsesmæssig karakter. Direktør vil give en redegørelse på det kommende møde. Forretningsgrundlag vedrørende Campus Bornholm generelt.

På sidste bestyrelsesmøde blev der rejst spørgsmål om baggrunden for beregningerne, der førte til lukning af TUC uddannelsen. Foranlediget af dette er administrationen nu gået i gang med at udarbejde egentlige regnskabsmodeller for de uddannelser der hører under Campus for bedre at kunne vurdere rentabiliteten i de enkelte uddannelser samt ikke mindst og kunne foretage korrigerende handlinger, hvis et område eller en uddannelse udvikler sig i en uheldig retning. I forbindelse med etableringen af den nye organisationsplan for hele Campusområdet vil ressortcheferne for de enkelte uddannelser som en af de første opgaver tage fat på udarbejdelsen af uddannelsesspecifikke regnskaber inden for hvert af deres ressortområder. Direktør oplyste at det forventes at modelregnskabet er på plads omkring sommerferien, og at der kan udarbejdes uddannelsesregnskaber i andet halvår. fra fundraising arbejdsgruppen. Gruppen (Jeppe Kofod, Lars Goldschmidt samt Mads Kofod) har holdt et møde den 1. februar, hvor det blev besluttet at arbejde videre med firmaet Red A, som var velkvalificerede til opgaven. På et møde med Red A måtte de melde forfald på opgaven pga. andre presserende opgaver, men pegede samtidig på en anden mulighed, som vi nu forfølger. Det er forventningen, at arbejdet er godt i gang inden sommerferien, og der gives en afrapportering til næste bestyrelsesmøde Direktør orienterede om arbejde, som foreligger netop nu med udformning af ansøgning. Der er møde i arbejdsgruppen i København den 30/3 med den nye mulighed som blev forelagt af firmaet Red A ved forrige møde. fra arbejdsgruppen Bornholms Akademi Der har været afholdt møder, hvor forretningsgangen og tidsplanen er besluttet. Arbejdet er godt i gang og tidsplanen forventes at holde. Det betyder, at arbejdsgruppen aflever sin rapport medio juni i år, og at en fusion kan realiseres, så snart bestyrelserne godkender det. Direktør oplyste at der er møde i arbejdsgruppen den 30/3, hvor der blandt andet skal ses på juridiske muligheder eller begrænsninger. Om kort tid forventes der et skriftligt oplæg til bestyrelsen. Ansættelse af leder for de gymnasiale uddannelser. Stillingen som Uddannelseschef for det gymnasiale område blev slået op i februar. Det var 14 ansøgere, hvoraf 5 gik videre til samtaler. Valget faldt på Søs Haugaard, som er cand.mag. i Engelsk med Teatervidenskab som sidefag. Søs arbejder i dag som ekstern lektor på Københavns Universitet på 10. år, men underviser sideløbende på ad

hoc basis på et engelsk universitet samt RUC. Søs, der starter i sit nye job den 1. april, har været til introduktion på såvel det almene gymnasium som erhvervsgymnasiet og HF. Hun er blevet godt modtaget alle steder, og vi er sikre på vi har fundet en dygtig og kompetent chef for området. Direktør gav en kort mundtlig orientering om ansættelsesprocessen og oplyste at Søs Haugaard allerede har deltaget i flere indledende møder på skolen. Handlingsplan for øget gennemførelse af erhvervsuddannelserne 2011 Campus Bornholm skal årligt indrapportere sin Handlingsplan for fastholdelse på erhvervsuddannelsesområdet til Undervisningsministeriet. Dette års handlingsplan er nu fremsendt til Undervisningsministeriet og fokus er på tre indsatsområder kort beskrevet nedenfor. 1. Nye veje til fastholdelse og samarbejde om eleverne 2. Forøgelse af antallet af praktikpladser 3. Udvikling af erhvervsuddannelserne så de kan fastholde og tiltrække flere unge. Handlingsplanen sigter overordnet på at Campus Bornholm bliver den centrale drivkraft, der gør det muligt for Bornholm at blive det første sted i landet, der når målsætningen om, at 95 procent af en ungdomsårgang får en uddannelse. Direktør gav en kort orientering om handlingsplanen som er indsendt til ministeriet efter underskrevet af bestyrelsesformand. Direktør gav en uddybende orientering omkring de 3 indsatsområder. Budgetoverslag 2012-2014 (BILAG VEDLAGT) Med udgangspunkt i budget 2011 er der udarbejdet overslagsbudgetter for årene 2012-2014. Det er forudsat i beregningerne, at aktivitetsniveauet fastholdes uændret i overslagsårene. Taxametertilskuddene er fremskrevet i forhold den til den procentuelle udvikling i taksterne, som fremgår af finansloven for 2011. Derefter er tilskuddene pris- og lønreguleret (PL) med 1,1 pct. om året, hvilket svarer til Finansministeriets forventninger til den generelle PL-udvikling. Flerårsaftalen for de erhvervsrettede ungdomsuddannelser udløber med udgangen af 2012. Derfor er der i overslagsårene 2013 og 2014 indregnet markante reduktioner i taksterne. Desuden bortfalder det særlige kvalitets- og udviklingstilskud til udvikling af nye undervisningstilbud for både bogligt stærke og svage elever på kr. 725.000 med udgangen af 2012. Det forventes dog, at der, i et vist omfang, tilbageføres at en del af disse midler i forbindelse med finanslovsforhandlingerne for 2013.

De gældende regler i forbindelse med fusioner betyder, at fire år efter fusionens godkendelse bortfalder en del af de tidligere institutioners grundtilskud. For Campus Bornholm betyder dette fra 2014 et fald i grundtilskuddet på kr. 1,4 mio. Der er indregnet en lønstigning på 1,7% for hver af overslagsårene, svarende til lønstigningen i den netop indgående overenskomst 2011. Øvrige driftsomkostninger er PL-reguleret med 1,1%. Der forventes samme investeringsniveau i alle overslagsårene, således at afskrivninger fastholdes fra 2011 til 2014. Faldet i de finansielle omkostninger, skyldes at der i overslagsårene ikke er indregnet optagelse af nye realkreditlån. Direktør gav ligeledes en kort mundtlig orientering om budgetoverslag og oplyste blandt andet at det særlige fusionstilskud bortfalder i 2013, men også at der efterfølgende vil ske forhandlinger med ministeriet. Budgetopfølgning Regnskab for perioden 1. januar til 28. februar 2011 udviser et overskud på kr. 2.700.000, som fordeler sig på følgende måde mellem de 2 hovedområder: Undervisning: 3.064.000 kr. Fællesomkostninger: - 364.000 kr. Der er generelt en god sammenhæng mellem budget og regnskab på skoleniveau. Der er dog en række udfordringer på nogle uddannelsesområder: Der har indenfor håndværksuddannelserne været en større søgning på grundforløbene Produktion og Udvikling og Bil, Fly og andre Transportmidler, som dog modsvares af et fald på de 2 grundforløb indenfor byggeklyngen. Den faldende tilgang af nye elever på Erhvervsgymnasiet til august 2011 Det nye regelsæt på voksenuddannelserne med større deltagerbetaling kan få betydning for tilgangen af kursister på både den almene og erhvervsrettede voksenuddannelse. Det faldende elevtal på Sprogskolen Kort mundtlig orientering om budgetopfølgning fra direktør. Revisionserklæring fra uafhængig revisor vedr. IT-center Fyns ydelser til de tilsluttede undervisningsinstitutioner i 2010 (BILAG VEDLAGT) Campus Bornholm indgår i et administrativt fællesskab i forbindelse med IT håndteringen på Bornholms Gymnasium og VUC, nemlig IT- Center Fyn. Der bliver i den forbindelse udarbejdet en revisorerklæring som her viser at det bliver drevet forsvarligt.

Direktør orienterede om en meget flot revisorerklæring. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Punkt 06 Meddelelser fra bestyrelsesmedlemmer Elevrepræsentant Benjamin Truels Hansen fremlagde resultatet på den elevtilfredshedsundersøgelse, der er gennemført vedrørende nuværende elevers holdning omkring Campus Bornholm. Mange af de adspurgte elever har svaret ved ikke, hvilket må formodes at for mange af de nuværende elever er Campus Bornholm ikke en realitet, da de ikke selv bliver elever der, men kun et forstyrrende element nu i deres dagligdag på skolen. Det er vigtigt at brande uddannelserne, og enighed om at elever er de bedste til at markedsføre. Punkt 07 Fremtidig ledelsesstruktur Campus Bornholm Bilag: Organigram Direktør fremlagde oplæg til fremtidig ledelsesstruktur på Campus Bornholm og orienterede om de ændringer der er sket siden forrige møde, hvor 1. udkast blev fremlagt. Der har været et massivt ønske fra HF om at få en særskilt uddannelsesleder for dette område. Det er besluttet at fremlægge forslag for bestyrelsen om ansættelse af en særskilt uddannelsesleder for HF området med ca. 50 % undervisningsforpligtelse foreløbig for et år, for at styrke dette område, som er inde en positiv udvikling. Den fysiske placering af HF blev drøftet fordi der kunne være et rationale i at flytte HF til Merkurvej og Sprogskolen til Krystalgade. Direktør sagde, at det skal være økonomisk neutralt, før det er interessant. Der skal foretages en grundig analyse af muligheden. Det er for tidligt at sige om det er muligt. Direktør sagde endvidere at der mangler en HR chef, men som der ikke er råd til pt. Direktør varetager selv opgaven som HR chef. Lisbeth Severin henviste til at 2 lederstillinger (fra samme institution) var afklaret af bestyrelsen i forbindelse med fusionen, hvorfor de stillinger ikke

er opslået. Har fået oplyst at en 3. leder fra én af institutionerne ligeledes havde fået tilbuddet men afslået. Lisbeth Severin udtrykte ønske om at uddannelseschef for de gymnasiale uddannelser bør være rektor. Henrik Kofoed Svendsen udtrykte det samme ønske. Carl Jørgen Bindslev gjorde opmærksom på at man kun kan være rektor, hvis man er den øverste leder. Derfor vil det blive afslag fra ministeriet, hvis uddannelseschef søgers ændret til rektor. Henrik Kofoed Svendsen gav udtryk for en rigtig god proces om behandlingen af organigram i LSU og HSU og gjorde opmærksom på, at udviklingsarbejdet børe være ting, der varetages af uddannelseschefer. Christian Christiansen udtrykte glæde over at der ansættes HF leder, og sagde samtidig at synergien af det vil være fælles VUC og HF. Christian Christiansen gjorde opmærksom på, at et VUC også omfatter HF aktiviteter og ikke kun de aktiviteter der i organigrammet står anført under Voksen Uddannelses Center i Området for erhvervsuddannelser og voksenog efteruddannelser. Formanden oplyste at hvis fusionen med akademiet kommer på plads vil der også ligge en stor arbejdsopgave for udviklingslederen indenfor dette område. Beslutning Bestyrelsen godkendte organigrammet. Punkt 08 orientering/drøft else Resultatlønskontrakt direktør (BILAG) Der er indgået resultatlønskontrakt med direktør Mads Kofod gældende fra 1. februar 2011 til 31. juli 2011. I kontrakten er der lagt vægt resultater indenfor områderne: mere fleksibel anvendelse af lærerressourcer, mindske elevfrafaldet, sikre rekruttering og korrekt studievalg for eleverne, sikre højt fagligt niveau, styre en ny organisations- og ledelsesstruktur på plads samt formulering og implementering af ny strategi, påbegyndelse af arbejdet med at skabe finansiering til Campus-byggeriet og endelig skabe nye samarbejdsrelationer til potentielle deltagere i Campus. Formand fremlagde resultatlønkontrakt for direktør, som er udarbejdet i forhold til bestemmelser fra ministeriet om resultatlønkontrakter. Henrik Kofoed Svendsen udtrykte ønske om lidt mere fokus på de ansattes sygefravær, kvalitet i undervisningen, ligesom der blev udtrykt ønske om at bestyrelsen enkeltvis kunne følge en

gymnasieunderviser en dag, hvilket bestyrelsen kvitterede for. Ønske om mere effektive udmeldinger om lærerfastholdelse. Resultatlønkontrakter på Campus Bornholm følger skoleåret, hvorfor denne kun har en 6 måneders horisont. Det vil være muligt at resultatlønkontrakter følger kalenderåret, hvilket eventuelt bør overvejes. Beslutning Bestyrelsen godkendte resultatlønkontrakt, som formanden efterfølgende underskrev. Resultatlønkontrakten offentliggøres på skolens hjemmeside. Punkt 09 Eventuelt Carl Jørgen Bindslev: Som det vist er alle bekendt er den nye hurtigfærge Leonora Christina bygget i Australien. Den australske ambassade har udtrykt ønske om forskellige events på Bornholm hvor der også kan indgå uddannelse. Formanden orienterede om oplægget til et spændende seminar fredag den 1. april og lørdag den 2. april. Strategiplan for Campus Bornholm 2011-2015 udsendes til bestyrelses snarest efter bestyrelsesmødets afslutning dags dato.