Hvidovre, den 09.06.2011 LLR/SA Referat Den 7. juni 2011 HVIDOVREBO Mødeart: Generalforsamling Mødested: Afdeling: Lille Friheden Mødetid kl. 19.00 Aktivitetssal 1-3 Deltagere: Der var 49 lejemål repræsenteret. Fra administrationen: Lone Lund-Rasmussen, Teit Svanholm og Jack Karoliussen Dagsorden: 1. Valg af dirigent. 2. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning for 2010. 3. Endelig godkendelse af årsregnskab for 2010, med tilhørende revisions beretning, samt forelæggelse af budget 2012. 4. Indkomne forslag. Der er modtaget 2 forslag. 5. Valg af organisationsbestyrelsesformand: Georg Jensen, modtager genvalg. 5.a. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer: Christel Halberg er på valg, modtager genvalg. Kjeld Nielsen genopstiller ikke. 6. Valg af suppleanter Kjeld Nielsen opstiller. 7. Valg af revisor. 8. Tilladelse til at forhandle grundkøb med Hvidovre kommune m.v. for opførelse af almene boliger i Hvidovre kommune. 9. Eventuelt. Georg Jensen bød velkommen og foreslog Søren Bokelund som dirigent. 1. Valg af dirigent Søren Bokelund blev valgt som dirigent. 1
Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet med annoncering i Hvidovre Avis den 4. maj 2011. Indkaldelse er samtidig uddelt til samtlige lejere. Forslagene er sammen med dagsordenen omdelt den 31. maj 2011, hvilket ligeledes er rettidigt i henhold til vedtægterne. Regnskaber 2010 og budget 2012 er ligeledes lagt på hjemmesiden rettidigt. I den endelige dagsorden er der desværre en fejl. Under punkt 5, Valg af bestyrelsesmedlemmer, skal der stå valg af 2 bestyrelsesmedlemmer, hvilket også fremgår af den 1. indkaldelse. Generalforsamlingen tog dette til efterretning. 2. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning for 2010 OB vil aflægge beretning, der dækker tidsrummet fra sidste generalforsamling til dato. Der er sket meget i det forløbne år. Vi har, måtte sige farvel til Ulrik Jansen, og Kurt Pedersen trak sig fra bestyrelsen. Tommy Gjøl valgte også at trække sig, så derfor måtte vi for første gang i HVIDOVREBO s historie tage begge suppleanter ind. Der er arbejdet videre, og det er gået meget godt Administrationen FA09 er kommet på plads i Stationsparken i Glostrup. Alle medlemmer er blevet kontaktet vedrørende medlemskab, og man skulle melde tilbage, hvis man ønskede at beholde sine medlemsrettigheder. Det har ikke været helt let for Administrationen, hvilket har medført, at man til tider ikke har givet den service vi forventer at få. De beboere, der har følt, at de har været udsat for dette, beklager vi over for. Vi i organisationsbestyrelsen er meget opmærksomme på den service, der tilbydes dem, der henvender sig. Vi kan oplyse, at der arbejdes målbevidst på, at 2
betjeningen af beboerne bliver ligeså god som altid. - Der vil komme en tilfredshedsundersøgelse i løbet af 2011, som skulle gøre at vi bliver bedre. Det er en løbende proces, og vi ønsker afgjort ikke utilfredse beboere. OB er af den opfattelse, at der arbejdes hårdt i FA09 for at det skal fungere, og vi tror som sagt på projektet. Vi er bundet kontraktligt i 5 år, og nu er der gået 3 år og vi er kommet langt og vil blive ved med løbende evaluere, om det går som vi forventer. Vi har afholdt en tema-weekend,, hvor vi havde en foredragsholder til at hjælpe med at få fastlagt, hvor de forskellige arbejdsopgaver ligger. Det har givet os alle et godt input at arbejde videre med. På andendagen fik vi gennemgået de nye udlejningsregler, principperne for budgetter og regnskab samt E-flyt. Alt i alt en god og udbytterig week-end. Udlejning Vi vil ikke komme ind på udlejningen i de enkelte afdelinger vedrørende antal af fraflytninger, men vi kan oplyse, at vi ikke har problemer med at leje vores boliger ud. Afdelingerne Vi vil nu komme ind på de forskellige boligafdelinger. Afdeling 1 I afdelingen går alt stille og rolig en hyggelig afdeling. Afdeling 2 Afdelingen har haft en brand hvor det kunne være gået meget værre end det gjorde takket værre en vågen varmemester derfor en stor tak til Buller. Afdeling 3 Der er kommet en ny legeplads op, og vi håber alle er glade for den. Ellers er afdeling 3 en problemfri afdeling, der fremstår velholdt. 3
Afdeling 4 Der er kommet ny afdelingsbestyrelse til og vi håber at de får løst deres problemer omkring ubudne gæster. Beboerne gav en tilkendegivelse på det ekstraordinære møde om, at afdelingsbestyrelsen skal arbejde videre med en løsning på problemet. Det er narkomaner og 2.generationsindvandrere, der tager ophold og laver hærværk i afdelingen, hvilket skaber utryghed blandt beboerne og ejendomsfunktionærerne. Så det bliver et emne som tages op på beboermødet. Afdeling 5 Afdelingen har godkendt forslaget omkring finansieringsformen og Bent Nygård Sørensen fik opgaven, så de er i gang med at isolerer facaden og sætte nye altaner op. Det bliver godt, når de er færdige. Vi håber, at alle bliver glade for det, men det er en hård proces for alle beboerne. Afdeling 6 Administrationen og teknikere har arbejdet på et projekt og med økonomien i forbindelse med en tagrenovering. Projektet har været forelagt, og blev vedtaget på et beboermøde. Projektet vil snarest gå i gang. Svend Christensen er stoppet efter mange år som varmemester i afd. 6. Beboerne gør selv et stort arbejde for at forskønne afdelingen, der bestemt er en gåtur værd. Afdeling 7 Der ikke meget at sige i denne afd. Der er styre på det meste. Ellers fremstår afdelingen utroligt flot. Afdeling 8 Afdelingen fremstår flot og indbydende. 4
Der er sagt farvel til Bent Løve efter 30 år i HVIDOVREBO, og Frands Sarauw er kommet til. Han gør et godt stykke arbejde for at afdelingen skal står flot. Afdeling 9 Det er en stille og rolig afdeling uden problemer. Generelt Der vil blive indførte E- flyt hos varmemestrene den digitale verden har også her holdt sit indtog. Det er også nødvendigt i vore dage. Det vil sige, at når man flytter, laves flytterapporten på stedet, så man kender prisen på det som skal laves. Nu er alle afdelingsbestyrelserne udstyret med computere, adgangskoder o.s.v., så de kan følge med i budgetter o.l. Det kræves at alle afdelinger og organisationsbestyrelsen offentliggør referater fra deres møder og sender dem til FA09, som lægger dem på vores hjemmeside, så alle kan se dem. Formanden har personligt været rundt i alle afdelinger og har ved selvsyn konstateret, at vores ejendomsfunktionærer gør et kæmpe arbejde for at holde dem i orden. OB vil derfor gerne her takke vores flittige og vellidte funktionærer for deres indsats. Vi vil også gerne takke afdelingsbestyrelserne for deres frivillige arbejde i beboernes interesse. Der er meget nyt, der skal tages stilling til, men de klarer det godt. Tak for det! Vi vil også gerne takke administrationen, der, trods de forandringer de har været udsat for, gør et godt stykke arbejde, og til slut tak til OB for det fine samarbejde og den gode ånd, der hersker i bestyrelsen. Beretningen stilles herved til generalforsamlingens disposition. Beretningen blev taget til efterretning. 5
3. Endelig godkendelse af årsregnskab for 2010, med tilhørende revisions beretning, samt forelæggelse af budget 2012 Teit Svanholm gennemgik foreningens regnskab. Der er et overskud på kr. 222.000, hvilket er kr. 100.000 mindre end budgetteret. Revisionsudgiften er faktisk faldet, men den er stadig højere end FA09 finder nødvendigt. FA09 vil arbejde videre med dette. Bestyrelseshonorar er i overensstemmelse med de lovgivningsmæssige krav. Fremover vil bestyrelsesudgiften blive yderligere specificeret, således at for eksempel indkøb af computere står for sig selv. Generelt kan det oplyses, at de afdelinger der har underskud. Det skyldes typisk overskridelser på konto 114 og 115. Dette vil på de kommende budgetmøder blive drøftet med de enkelte afdelingsbestyrelser. Afdeling 1: Afdelingen har et overskud på 75.821, svarende til ca. 6 %. Årsagen til overskuddet skyldes primært lavere ydelser til lån til forbedringsarbejder (konto 125) og højere renteindtægter (konto 202) end budgetteret. Afdeling 2: Afdelingen har et underskud på 139.836, svarende til ca. 2,5 %. Årsagen til underskuddet skyldes primært store overskridelser på udgifter til renholdelse (konto 114) og almindelig vedligeholdelse (konto 115), som delvist opvejes af lavere ydelser til lån til forbedringsarbejder (konto 125) og mindre afskrivninger (konto 126) Afdeling 3: Afdelingen har et overskud på 69.708, svarende til ca. 2,5 %. Årsagen til overskuddet skyldes primært besparelse på vand (konto 107) og el (konto 111) samt renteindtægter (konto 202) 6
Afdeling 4: Afdelingen har et underskud på 76.697, svarende til ca. 1,5 %. Årsagen til underskuddet skyldes primært udgifter til renholdelse (konto 114) og større afskrivninger (konto 126), som delvist modsvares af lave ydelser til lån til forbedringsarbejder (konto 125) Afdeling 5: Afdelingen har et underskud på 46.352, svarende til 3 %. Årsagen til underskuddet skyldes primært udgifter til almindelig vedligeholdelse (konto 115). Afdeling 6: Afdelingen har et meget lille underskud på 8.421, til trods for store udgifter til vand (konto 107), renholdelse (konto 114) og almindelig vedligeholdelse (konto 115). Dette modsvares dog af store ekstraordinære indtægter (konto 206), som hovedsagelig består af rettelser fra tidligere år. Afdeling 7: Afdelingen har et lille overskud på 26.882, svarende til ca. 0,5 %. Årsagen til overskuddet skyldes primært mindre ydelser til lån til forbedringsarbejder (konto 125) og til afskrivninger (konto 126) samt renteindtægter (konto 202), hvilket delvist modsvares af udgifter til vand (konto 107) og almindelig vedligeholdelse (konto 115). Afdeling 8: Afdelingen har et underskud på 347.127, svarende til ca. 6,5 %. Årsagen til underskuddet skyldes primært vand (konto 107), almindelig vedligeholdelse (konto 115) samt det forhold at der ikke var tilstrækkelig henlagt midler til at dække udgifterne til planlagt vedligeholdelse (konto 116). Afdeling 9: Afdelingen har et overskud på 287.091, svarende til ca. 11 %. Årsagen til overskuddet skyldes primært en ekstraordinær indtægt (konto 206) refusion af ejendomsskatter. Dette modsvares dog delvist af årets ejendomsskatter (konto 106), vand (konto 107) og almindelig vedligeholdelse (konto 115). 7
Budget 2012 Det samlede administrationshonorar for 2012 bliver kr. 3.045 inkl. moms. D.v.s. at uden moms er honoraret fortsat under kr. 2.500 pr. lejemål. Der blev stillet spørgsmål til, hvorfor der skal indbetales til arbejdskapitalen. Dette er en aftale med Hvidovre kommune og Landsbyggefonden for at sikre HVIDOVREBO s fortsatte selvstændighed. Kravet fra myndighederne kom umiddelbart før HVIDOVREBO s indtræden i FA09. Arbejdskapitalen er en boligorganisations stødpude, såfremt der sker noget uforudset i organisationen. Dispositionsfonden bruges typisk til hjæl til nødlidende afdelinger. Generalforsamlingen tog budgettet til efterretning. 4. Indkomne forslag. 4.1. Lars Klitgaard begrundede forslaget vedrørende problematikken om digitalt TV og foreslog, at der blev nedsat en gruppe med repræsentanter fra samtlige afdelinger. Gruppen kunne så undersøge, hvilke muligheder der er for de enkelte afdelinger og priserne. Efter en kort diskussion besluttede generalforsamlingen, at de enkelte afdelingsbestyrelser finder en repræsentant til gruppen. Ligeledes vil OB udpege en repræsentant. Gruppens indstilling forelægges OB. Såfremt gruppen får behov for uvildig teknisk bistand, kontaktes FA09. Forslaget blev herefter godkendt af generalforsamlingen. 4.2. Georg Jensen overtog hvervet som dirigent. Søren Bokelund begrundede forslaget som skulle deles i to. Første forslag var at opsige administrationeaftalen for at lægge pres på administrationen. 8
Andet forslag var at lave en tilfredshedsundersøgelse, som skal indgå i valg af nyt administrationsselskab. Der var flere der i forbindelse med problematikken omkring de nye ventelisteregler havde fået dårlig telefonisk betjening. Ligeledes blev man lovet svar på mails indenfor 3-5 dage. Dette blev ikke overholdt. Lone Lund-Rasmussen orienterede om, at FA09 havde noteret problemet, hvorfor alle udlejningsmedarbejdere i april 2011 havde været på et service- og kommunikationskursus. De beboere, der har haft mailproblemer blev bedt om at kontakte Lone Lund-Rasmussen, evt. på mail llr@fa2009.dk. Der kommer en tilfredshedsundersøgelse for samtlige nyindflyttere, der på mail skal vurdere både udlejning og ejendomsmestre. Der kommer en tilfredshedsundersøgelse for afdelingsbestyrelserne i løbet af efteråret. Efter yderligere drøftelse blev forslag et sendt til afstemning. Forslaget blev nedstemt. Søren Bokelund trak herefter forslag to, da han blev oplyst om, at der også ville blive iværksat en tilfredshedsundersøgelse for samtlige beboere. Søren Bokelund vil blive inddraget i udarbejdelsen af spørgsmålene. Flere tilkendegav, at det er vigtigt at få identificeret problemerne, således at administrationen kan ændre forretningsgange/procedurer. Lone Lund-Rasmussen orienterede afslutningsvis om, at ventelisten ville blive tilgængelig på nettet i løbet af sommeren. ---000--- 9
Inden man begyndte punkt 5 havde Flemming Schou bedt om ordet. Flemming Schou opfordrede Karl Peter Blikdorf til at udtræde af OB og lade yngre kræfter komme til. Finn Halberg meddelte, at han var enig i forslaget og fandt, at det også kunne begrundes med manglende samarbejdsevne hos Karl Peter Blikdorf. Direkte adspurgt tilsluttede Georg Jensen sig forslaget på vegne af organisationsbestyrelsen. Herefter meddelte Karl Peter Blikdorf at han trak sig fra organisationsbestyrelsen. Dirigenten konstaterede herefter, at der under punkt 5 a skulle vælges 2 bestyrelsesmedlemmer for 2 år og 1 bestyrelsesmedlem i stedet for Karl Peter Blikdorf i hans resterende valgperiode, det vil sige for 1 år. 5. Valg af organisationsbestyrelsesformand: Georg Jensen, modtager genvalg. Georg Jensen blev genvalgt for 2 år. 5.a. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer: Christel Halberg er på valg, modtager genvalg. Kjeld Nielsen genopstiller ikke. Christen Halberg og Kurt Petersen blev valgt for 2 år. Jan Rasmussen blev valgt for 1 år. 6. Valg af suppleanter Følgende stillede op: Kjeld Nielsen Nina Haugaard Sørensen Lasse Paulsen Der blev afholdt skriftlig afstemning: Nina Haugaard Sørensen blev valgt som 1. suppleant Kjeld Nielsen blev valgt som 2. suppleant. 10
7. Valg af revisor Revisor blev genvalgt, idet man forudsatte, at FA09 kunne få honoraret reduceret yderligere. 8. General tilladelse til at forhandle grundkøb med Hvidovre kommune m.v. for opførelse af almene boliger i Hvidovre kommune Lone Lund-Rasmussen orienterede om, at en generel tilladelse ville betyde, at forslaget ikke som hidtil ville være et fast punkt på dagsordenen. Enhver kan fremover stille forslag om at trække bemyndigelsen tilbage. Såfremt OB ønsker at opføre boliger i en anden by, vi dette skulle forelægges generalforsamlingen. Generalforsamlingen godkendte forslaget. 9. Eventuelt Flemming Schou foreslog, at ejendomsfunktionærernes tillidsmand deltog i OBmøderne. Georg Jensen meddelte, at dette ikke kunne lade sig gøre, idet OB ofte netop drøftede forhold i OB, hvor ejendomsfunktionærerne ville være inhabile, og tillidsmanden derfor ikke kan deltage i. Georg Jensen formand Søren Bokelund dirigent 11