UDBUDSBETINGELSER Ny version 04.10.2017 Offentligt udbud Indkøb af forsikringsmæglerydelser til Region Syddanmark Side 1 af 19
Indholdsfortegnelse 1 Udbuddet og udbuddets omfang... 3 2 Ordregivers kontaktoplysninger... 4 3 Udbudsmateriale... 4 4 Tidsplan... 5 5 Yderligere informationer og spørgsmål... 6 6 Betingelser for deltagelse (udelukkelse og egnethed)... 6 7 Afgivelsen af tilbud... 11 8 Prisoplysning... 13 9 Alternative tilbud... 13 10 Kontrakten... 13 11 Virksomhedsoverdragelse... 14 12 Kontrolbud... 15 13 Tildelingskriterium... 15 14 Udgår... 15 15 Grundlag for udelukkelse af Tilbudsgivere... 15 16 Fortrolighed... 15 17 Orientering om resultatet af udbudsforretningen... 16 18 Ordregivers forbehold... 16 19 Tjekliste for Tilbudsgiver... 17 Bilag: Udbudsbilag 1: Standardformular for det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Udbudsbilag 2: Kvittering for modtagelse ved personlig aflevering af tilbud Side 2 af 19
1 Udbuddet og udbuddets omfang 1.1 Generelt Disse udbudsbetingelser gælder for Region Syddanmarks udbud af en rammeaftale vedrørende løbende levering af forsikringsmæglerydelser, jf. pkt. 1.3, efter Udbudsloven 1 i henhold til udbudsbekendtgørelse offentliggjort i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver økonomisk aktør kan afgive tilbud. Udbudsmaterialet offentliggøres på Ordregivers hjemmeside. Således kan udbudsmaterialet, herunder evt. rettelsesblade, downloades fra https://regionsyddanmark.dk/wm218399. 1.2 Ordregiver Ordregiver i forbindelse med nærværende udbud er: Region Syddanmark Damhaven 12 7100 Vejle 1.3 Den udbudte genstand og omfang Udbuddet vedrører Ordregivers indkøb af forsikringsmæglerydelser, herunder Sagsbehandling af den enkelte skadessag Rådgivning af Ordregiver Udarbejdelse af statistikker Udarbejdelse af årsrapporter og aktuarrapporter IT-adgang for indberetning af skader Beregning af præmier Kontrol af forsikringspolicer Gennemførelse af udbud for Ordregiver, såfremt Ordregiver vurderer, at der skal foretages udbud ved tegning af eksterne forsikringer Kravspecifikationen, jf. Kontraktbilag 2, indeholder en uddybende beskrivelse af de udbudte ydelser. Forventet ydelsesomfang vedrørende den udbudte kontrakt fremgår af Kontraktbilag 3. De angivne estimater og forventede omfang er alene udtryk for Ordregivers forventninger til forbruget af de ydelser, der er omfattet af den udbudte kontrakt. Ordregiver forpligter sig således ikke til at aftage en bestemt mængde af ydelser eller at indkøbe for et bestemt beløb på baggrund af rammeaftalen. Det faktiske forbrug kan med andre ord vise sig at være højere eller lavere end, hvad estimaterne angiver. 1 Jf. Lov nr. 1564 af 15. december 2015, der gennemfører Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24 EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud Side 3 af 19
2 Ordregivers kontaktoplysninger Følgende afdeling og person er ansvarlig for udbuddets gennemførelse og kan således kontaktes i overensstemmelse med nedenstående forskrifter, såfremt Tilbudsgiver måtte have spørgsmål mv.: Region Syddanmark Regnskab og Finans Damhaven 12 7100 Vejle Kontaktperson: Forsikringsmedarbejder Christina Velsted E-mail: christina.valsted@rsyd.dk Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedr. nærværende udbud: "Udbud af forsikringsmæglerydelser. " Alle henvendelser vedrørende dette udbud skal foregå på dansk via ovennævnte kontaktperson og være skriftlig. 3 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet består udover af udbudsbekendtgørelsen af følgende dokumenter: Nærværende udbudsbetingelser med følgende bilag: o Udbudsbilag 1: Standardformular for det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) o Udbudsbilag 2: Kvittering for modtagelse ved personlig aflevering af tilbud Udkast til Kontrakt o Kontraktbilag 1: Evt. rettelsesblade samt spørgsmål og svar til udbudsmaterialet (NB! Dette dokument oprettes først, når/hvis der under udbudsprocessen foreligger svar på spørgsmål samt rettelsesblade) o Kontraktbilag 2: Kravspecifikation Underbilag 2a: Oversigt over selvforsikrede og eksternt forsikrede områder Underbilag 2b: Oversigt over Kundens bygninger og løsøre med en værdi på minimum 100.000 danske kroner. Underbilag 2c: Oversigt over Kundens bilpark o Kontraktbilag 3: Tilbudsskema o Kontraktbilag 6: Erklæring om fælles befuldmægtiget og solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse o Kontraktbilag 7: Støtteerklæring o Kontraktbilag 9: Arbejdsklausul o Kontraktbilag 10: Arbejdsmiljø o Kontraktbilag 12 Databehandleraftale (inkl. underbilag) Tilbudsgiver bedes kontrollere, at Tilbudsgiver via Ordregivers har downloadet det fulde udbudsmateriale i henhold til ovennævnte oversigt. Side 4 af 19
I udbudsmaterialet indgår evt. rettelsesblade samt spørgsmål og svar. Disse vil løbende blive offentliggjort på den under pkt. 1.1 angivne hjemmeside i overensstemmelse med den angivne tidsplan jf. pkt. 4. 4 Tidsplan Udbuddet forventes gennemført i henhold til følgende tidsplan: 05.09.2017 Dato for elektronisk afsendelse af udbudsbekendtgørelse til EUtidende. 26.10.2017 Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål, der stilles efter denne frist, vil alene blive besvaret, såfremt det er muligt, jf. pkt. 5.1. 03.11.2017 kl. 13.00 Til og med dette tidspunkt kan der ske offentliggørelse af eventuelle supplerende oplysninger og supplerende dokumenter, herunder spørgsmål og svar mm., på Ordregivers Såfremt der måtte opstå behov for at offentliggøre yderligere oplysninger efter dette tidspunkt, vil tilbudsfristen blive forlænget. Tilbudsgiver opfordres til at holde sig orienteret på hjemmesiden indtil tilbudsfristens udløb. 09.11.2017, kl. 14.00 Uge 45 2017 Uge 45-47 2017 Frist for modtagelse af tilbud Gennemgang af tilbud Indhentning af dokumentation for de oplysninger, som fremgår af pkt. 6, fra den Tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele Kontrakten. 24.11.2017 Forventet tilkendegivelse om tildeling af kontrakt henholdsvis afslag til Tilbudsgivere (start på standstill-perioden). Uge 49 2017 Forventet kontraktindgåelse 01.01.2018 Forventet kontraktstart 01.05.2018 Vedståelsesfrist Side 5 af 19
5 Yderligere informationer og spørgsmål 5.1 Skriftlige spørgsmål Ordregiver opfordrer Tilbudsgiver til at stille opklarende spørgsmål, såfremt Tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav, kontraktvilkår eller udbudsmaterialet i øvrigt. Såfremt Tilbudsgiver finder, at der er væsentlige uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, opfordres Tilbudsgiver til hurtigst muligt at gøre Ordregiver opmærksom herpå, og Ordregiver vil i så fald overveje at ændre det pågældende forhold, såfremt det er muligt inden for de udbudsretlige rammer. Udkast til Kontrakt, som er en del af udbudsmaterialet, vil være gældende for udførelsen af opgaven og vil regulere det efterfølgende kontraktforhold mellem Ordregiver og den vindende Tilbudsgiver. Tilbudsgiver opfordres derfor til at gennemlæse kontrakten nøje og til at stille spørgsmål, såfremt Tilbudsgiver finder anledning hertil. Ordregiver ser gerne, at spørgsmål opstilles på listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Spørgsmål sendes til Ordregiver pr. e-mail, idet spørgsmål skal sendes til den i pkt. 2 anførte kontaktperson. Spørgsmål, der er Ordregivers kontaktperson i hænde inden den i tidsplanen anførte frist for spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. pkt. 4, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, kan alene forventes at blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare spørgsmålene senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, kan ikke forventes at ville blive besvaret. Bemærk følgende: Såfremt der måtte opstå behov for at offentliggøre yderligere oplysninger senere end 6 dage før tilbudsfristen, vil tilbudsfristen blive forlænget. Tilbudsgiver opfordres til at holde sig orienteret på hjemmesiden,, indtil tilbudsfristens udløb. Alle spørgsmål vil sammen med svarene på disse i overensstemmelse med fristerne i tidsplanen, jf. pkt. 4, blive offentliggjort i anonymiseret form på den under pkt. 1.1 angivne hjemmeside. Dette vil så vidt muligt ske løbende. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet. Tilbudsgiver opfordres således til at holde sig orienteret om dette udbud på hjemmesiden. 5.2 Informationsmøde Der vil ikke blive afholdt informationsmøde. 6 Betingelser for deltagelse (udelukkelse og egnethed) 6.1 Generelt Tilbudsgiver skal som en del af tilbuddet fremsende Udbudsbilag 1, Standardformular for det fælles europæiske udbudsdokument (herefter benævnt ESPD ) 2 i udfyldt stand. Dette dokument 2 Jf. Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) 2016/7 af 5. januar 2016 om en standardformular for det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Side 6 af 19
er et foreløbigt bevis for, at Tilbudsgiver ikke er omfattet af en af de udelukkelsesgrunde, som gælder for dette udbud, og at Tilbudsgiver opfylder eventuelle mindstekrav til egnethed og formåen. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at indhente supplerende oplysninger m.v. ESPD er udarbejdet af Europa-Kommissionen og kan udelukkende åbnes via Kommissionens https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/welcome. ESPD åbnes på følgende måde: ESPD downloades fra Ordregivers og gemmes på Tilbudsgivers pc; Hjemmesiden https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/welcome åbnes; Klik på "Dansk" for at få ESPD vist på dansk; Klik på "Jeg er en økonomisk aktør"; Klik på "Importere ESPD"; Find det gemte ESPD på pc'en ved at klikke på "Gennemse"; Klik på pilen i boksen ud for "Vælg et land" og klik på det land, Tilbudsgiver er fra; Klik på "Næste". ESPD vil komme frem, og Tilbudsgiver skal herefter udfylde det i henhold til anvisningerne i nærværende udbudsbetingelser samt i ESPD. 6.2 Udfyldelse af ESPD samt minimumskrav 6.2.1 Oplysninger om udbudsproceduren og den ordregivende myndighed (ESPD del I) ESPD del I indeholder alene Ordregivers oplysninger om udbuddet og skal således ikke udfyldes af Tilbudsgiver. 6.2.2 Oplysninger om den økonomiske aktør, dvs. Tilbudsgiver (ESPD del II) ESPD del II skal udfyldes af Tilbudsgiver i henhold til nedenstående: ESPD del II A udfyldes af Tilbudsgiver. Da der ikke er tale om en reserveret kontrakt, skal spørgsmålet herom ikke besvares. Da Danmark ikke har en "officiel liste over godkendte økonomiske aktører" el. lign., som er relevant for den udbudte kontrakt, kan danske tilbudsgivere svare "ikke relevant" til dette spørgsmål. ESPD del II B udfyldes af Tilbudsgiver. Dog kan fødested og fødselsdato udelades. Her skal Tilbudsgiver angive oplysninger om den eller de personer, der er beføjet til at repræsentere Tilbudsgiver i forbindelse med udbuddet. Hensigten med dette felt er således, at Tilbudsgiver angiver den eller de personer, der kan binde virksomheden. ESPD del II C udfyldes af Tilbudsgiver. ESPD del II D skal ikke udfyldes. Side 7 af 19
6.2.3 Udelukkelsesgrunde (ESPD del III) ESPD del III A, B og C udfyldes af Tilbudsgiver. ESPD del III D skal ikke udfyldes. Det bemærkes, at de udelukkelsesgrunde, som finder anvendelse i nærværende udbud, er de grunde, der nævnes i ESPD del III. Såfremt Tilbudsgiver svarer "ja" til et eller flere punkter i ESPD del III, er Tilbudsgiver således omfattet af en udelukkelsesgrund, og tilbuddet vil derfor som udgangspunkt ikke komme i betragtning. Dog bemærkes, at en Tilbudsgiver, der har ubetalt forfalden gæld til offentlige myndigheder vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger, alene vil blive udelukket på denne baggrund, hvis denne gæld er på 100.000 kr. eller derover. De obligatoriske udelukkelsesgrunde omfatter eksempelvis de tilfælde, hvor Tilbudsgiver har endelig dom eller vedtaget bødeforlæg for deltagelse i kriminel organisation, bestikkelse, svig, terrorhandlinger eller handlinger med forbindelse til terror, hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme, samt børnearbejde og andre former for menneskehandel. Det samme gælder, hvis en person, der er medlem af Tilbudsgivers bestyrelse, direktion eller tilsynsråd er dømt eller har vedtaget bødeforlæg for sådanne aktiviteter, eller hvis en person med beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger i Tilbudsgivers bestyrelse, direktion eller tilsynsråd er dømt eller har vedtaget bødeforlæg for sådanne aktiviteter. Disse udelukkelsesgrunde gælder i 4 år fra datoen for dommen eller bødeforlægget. Såfremt Tilbudsgiver er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene, men har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at Tilbudsgiver til trods herfor er pålidelig, jf. Udbudslovens 138, vil tilbuddet dog alligevel blive taget i betragtning. Der henvises herudover til Udbudslovens bestemmelser (i 135-137) for den endelige og fuldstændige ordlyd af de bestemmelser, der ligger til grund for de udelukkelsesgrunde, der er angivet i ESPD. De frivillige udelukkelsesgrunde i 137 er alene gældende i det omfang, dette fremgår af ESPD. 6.2.4 Udvælgelseskriterier, herunder minimumskrav til egnethed og formåen (ESPD del IV) Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav for at få sit tilbud taget i betragtning: Det er et minimumskrav, at Tilbudsgiver har relevant erfaring i form af mindst 1 sammenlignelig reference inden for de seneste 3 år. En reference anses for sammenlignelig, når den vedrører levering af forsikringsmæglerydelser til en privat eller offentlig virksomhed med minimum 7.000 ansatte. I ESPD del IV skal Tilbudsgiver angive oplysninger vedrørende ovenstående minimumskrav. 6.2.5 Afslutning af ESPD Følgende gælder herudover: ESPD del V skal ikke udfyldes, da der ikke er prækvalifikation i nærværende udbud. Tilbudsgiver behøver ikke at underskrive ESPD i del VI. Side 8 af 19
Når ESPD er færdigudfyldt printes det og sendes som en del af tilbuddet. 6.3 Særligt vedrørende konsortier Såfremt Tilbudsgiver udgør en sammenslutning af virksomheder (dvs. hvor flere virksomheder byder sammen som konsortium), skal særskilt ESPD fremsendes for hver enkelt virksomhed i sammenslutningen. I disse tilfælde skal de i sammenslutningen deltagende virksomheder i deres ESPD del II A svare ja til spørgsmålet, Deltager den økonomiske aktør i udbudsproceduren sammen med andre?. Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige form, men der skal iblandt sammenslutningens virksomheder udpeges en fælles befuldmægtiget, der tegner alle virksomheder i sammenslutningen. Endvidere skal virksomhederne i sammenslutningen hæfte solidarisk, direkte og ubetinget for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten. Sammenslutningen skal som en del af sit tilbud fremsende udfyldt Kontraktbilag 6 (Erklæring om fælles befuldmægtiget og solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse). 6.4 Særligt vedrørende tilfælde hvor Tilbudsgiver baserer sig på andres formåen Tilbudsgiver kan basere sig på andre virksomheders tekniske og faglige formåen. Dette kan ske, hvor Tilbudsgiver ikke på egen hånd kan overholde Ordregivers minimumskrav til egnethed/formåen, og hvor lovgivningen i øvrigt ikke hindrer, at man kan basere sig på andres formåen. I disse tilfælde skal Tilbudsgiver i ESPD del II C ( Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet ) svare ja. Baserer Tilbudsgiver sig således på en anden virksomheds tekniske og faglige formåen, skal Tilbudsgiver sammen med sit tilbud fremlægge støtteerklæringer eller anden dokumentation, der godtgør, at Tilbudsgiveren faktisk råder over den nødvendige tekniske og faglige formåen. Den fremsendte støtteerklæring eller dokumentation skal samlet dokumentere følgende: at der forligger en juridisk bindende aftale mellem Tilbudsgiveren og den virksomhed, som Tilbudsgiveren baserer sig på, og at den juridiske bindende aftale medfører, at den virksomhed, som Tilbudsgiveren baserer sig på, stiller sin tekniske og faglige formåen til rådighed for kontraktens opfyldelse. Den støttende virksomhed skal i den forbindelse oplyse, hvilken konkret teknisk og faglig formåen, der stilles til rådighed i forbindelse med kontraktens opfyldelse. Det anbefales, at Tilbudsgiver ved fremsendelse af støtteerklæring anvender formularen i Kontraktbilag 7 (Støtteerklæring), da opbygningen af denne overholder de krav, som Ordregiver stiller til en sådan erklæring. Herudover skal tilbuddet indeholde et udfyldt ESPD for Tilbudsgiveren selv, samt et separat udfyldt ESPD for hver af de virksomheder, som Tilbudsgiver baserer sig på. Der skal ikke fremsendes et ESPD for underleverandører, hvis kapacitet Tilbudsgiver ikke baserer sig på. Side 9 af 19
6.5 Dokumentation fra den vindende Tilbudsgiver Bemærk at Ordregiver forud for tildeling af kontrakt er forpligtet til at kræve, at den Tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten, fremlægger endelig dokumentation for oplysninger, der er afgivet i ESPD (jf. Udbudslovens 152-155). Denne dokumentation skal være Ordregiver i hænde senest 18 dage efter, at den pågældende Tilbudsgiver har modtaget anmodning herom. Det samme gælder for de virksomheder, som den vindende tilbudsgiver måtte basere sit tilbud på, jf. pkt. 6.4. Fristen vil alene blive forlænget af Ordregiver i særlige tilfælde. Ordregiver vil i sin anmodning om dokumentation fra den vindende tilbudsgiver oplyse, hvilke dokumenter der skal fremsendes. I det følgende fremgår, hvilken dokumentation Tilbudsgiver kan forvente, at Ordregiver vil anmode den vindende tilbudsgiver om. 6.5.1 Dokumentation vedr. udelukkelsesgrundene For danske virksomheders vedkommende vil der blive anmodet om en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen som dokumentation for, at den vindende tilbudsgiver ikke er omfattet af en udelukkelsesgrund, jf. Udbudslovens 153. Serviceattest kan rekvireres her: https://indberet.virk.dk/myndigheder/stat/erst/anmod_om_serviceattest Serviceattesten må være op til 6 måneder gammel målt fra Ordregivers anmodningstidspunkt. Bemærk følgende: Erhvervsstyrelsen skal i forbindelse med udstedelse af serviceattest indhente en straffeattest fra Kriminalregisteret for samtlige medlemmer af virksomhedens bestyrelse og direktion mm. Erhvervsstyrelsen kan kun indhente sådanne straffeattester med de pågældende personers samtykke og har derfor behov for en samtykkeerklæring. Disse personer skal endvidere afgive en tro- og loveerklæring vedr. de strafbare forhold, som straffeattesten indhentet af Erhvervsstyrelsen ikke omfatter. Samtykke- og tro- og loveerklæringerne er gyldige i et år, og Tilbudsgiver opfordres derfor til allerede nu at indhente dem fra bestyrelses- og direktionsmedlemmer, så fristen for indhentelse af serviceattest, jf. pkt. 6.5, kan overholdes. Link til skabelon for samtykke- og tro- og loveerklæring findes på ovennævnte hjemmeside. Bemærk yderligere: Den, der anmoder om serviceattesten, skal have fuldmagt fra virksomheden til på vegne af virksomheden at give samtykke til, at Erhvervsstyrelsen indhenter strafoplysninger om virksomheden, og afgive erklæring om, hvorvidt virksomheden inden for de seneste fire år er dømt eller har vedtaget bødeforlæg for ét eller flere forhold indeholdt i Udbudslovens 135. Særligt danske tilbudsgivere med bestyrelses- eller direktionsmedlemmer i udlandet: Erhvervsstyrelsen vil indhente danske straffeattester for udenlandske ledelsesmedlemmer, hvilket betyder, at der i forbindelse med rekvirering af serviceattest skal uploades kopi af ID samt samtykke- og tro- og love-erklæringer for udenlandske personer i virksomhedens bestyrelse og direktion mm. Ordregiver kan desuden kræve, at Tilbudsgiver fremlægger dokumentation fra andre lande, hvis dette vurderes relevant, herunder fra ledelsesmedlemmets hjemland. Udsteder det pågældende land ikke straffeattester, eller dækker disse ikke alle de relevante tilfælde (jf. ESPD del III A), kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love afgivet over for en offentlig myndighed i det pågældende land. Side 10 af 19
Særligt udenlandske tilbudsgivere: Er Tilbudsgiver ikke fra Danmark, og udsteder Tilbudsgivers hjemland ikke de relevante certifikater eller dokumenter, eller dækker disse ikke alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love afgivet over for en offentlig myndighed i det pågældende land. 6.5.2 Dokumentation vedr. minimumskrav Ordregiver forventer at anmode den vindende Tilbudsgiver om nedenstående dokumentation for overholdelse af minimumskravet, jf. pkt. 6.2.4: Referenceliste Som dokumentation for Tilbudsgiverens relevante erfaring skal den vindende Tilbudsgiver fremsende underskrevet referenceliste (indeholdende bl.a. navn på kontaktpersoner og disse personers kontaktoplysninger), hvorefter Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de anførte referencer med henblik på bekræftelse af oplysningernes rigtighed. 7 Afgivelsen af tilbud 7.1 Sprog Tilbud skal affattes på dansk. Dokumentation, som kun den vindende Tilbudsgiver skal fremsende i henhold til pkt. 6.5, kan endvidere fremsendes på engelsk, tysk, svensk eller norsk. Ordregiver kan dog anmode om oversættelse af denne dokumentation til engelsk. Dette skal i givet fald ske for Tilbudsgivers regning. 7.2 Form Tilbuddet skal indeholde de dokumenter og oplysninger, der anmodes om i udbudsmaterialet. Der henvises i den forbindelse til tjeklisten i pkt. 19.2. Der skal afleveres følgende eksemplarer af tilbuddet: 1 originaleksemplar i papirformat indeholdende det samlede tilbud med bilag. Dette eksemplar bedes mærket original. Herudover ser Ordregiver gerne, at tilbuddet også afleveres i følgende yderligere eksemplarer: 2 papir-eksemplarer mærket kopi indeholdende kopi af det samlede tilbud med bilag. 1 eksemplar på ikke-skrivebeskyttet USB-nøgle indeholdende det samlede tilbud med bilag. Udfyldt Kravspecifikation (Kontraktbilag 2) samt tilbudsskema (Kontraktbilag 3) bedes fremsendt i det format, som Ordregiver har offentliggjort dokumenterne i. Ordregiver ser gerne, at fremsendte papirversioner af tilbuddet inkl. bilag er samlet i mapper, og at dokumenterne er indsat i den rækkefølge, der fremgår af tjeklisten, jf. pkt. 19.2. Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi af det fulde tilbud i indhold er identisk med originaleksemplaret af tilbuddet. I tilfælde af modstrid mellem dokumenterne vil det være den Side 11 af 19
underskrevne, originale papirversion, der har forrang. Såfremt et dokument ved en fejl ikke er indeholdt i den originale papirversion, men findes i den elektroniske kopi, betragtes dette ikke som modstrid, og Ordregiver forbeholder sig i den situation ret til at tage den elektroniske version i betragtning. Tilbuddet skal afleveres i lukket emballage, og kuverten/pakken indeholdende det samlede tilbudsmateriale (original, kopier samt USB mm) mærkes tydeligt med følgende tekst: Tilbud vedrørende: Forsikringsmæglerydelser Sagsnr.: 17/24405 Ordregivers kontaktperson: Christina Valsted FORTROLIGT Må ikke poståbnes 7.3 Frist for aflevering af tilbud og afleveringsadresse Tilbud skal fremsendes eller afleveres personligt til følgende adresse: Region Syddanmark Damhaven 12 7100 Vejle Att.: Receptionen Tilbud skal være modtaget på ovennævnte adresse senest på den i tidsplanen, jf. pkt. 4, angivne tilbudsfrist. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive udelukket fra vurdering. Det er Tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Tilbud kan ikke afgives pr. e-mail. Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud. Efter Tilbudsgivers anmodning udsteder Ordregiver kvittering for, at tilbuddet er afleveret på ovenstående adresse. I så fald bedes Tilbudsgiver ved afleveringen medbringe kvitteringsformularen, jf. Udbudsbilag 2, som herefter udfyldes af Ordregiver. Kvittering er ikke samtidig en accept af, at tilbuddet er konditionsmæssigt. 7.4 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i sin helhed indtil den i tidsplanen, jf. pkt. 4, angivne dato. Side 12 af 19
7.5 Omkostninger i forbindelse med udbudsforretningen Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler Tilbudsgiver. Modtagne tilbud returneres ikke af Ordregiver. 8 Prisoplysning Priser på de i Kontraktbilag 3 anførte ydelser skal opgives i danske kroner, ekskl. moms, men inkl. evt. øvrige afgifter og told. Kontraktbilag 3 skal i øvrigt udfyldes i overensstemmelse med anvisningerne i bilaget. Det betyder bl.a. at alle prisfelter skal udfyldes med en pris, for at tilbuddet kan blive taget i betragtning. 9 Alternative tilbud Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 10 Kontrakten 10.1 Generelt Kontrakt vil blive indgået på baggrund af det til udbudsmaterialet vedlagte Udkast til kontrakt. 10.2 Kontraktform Den udbudte kontrakt, er at betragte som en rammeaftale i henhold til Udbudslovens 24, nr. 30). En rammeaftale indebærer, at Ordregiveren har adgang til, fra gang til gang, efterhånden som et konkret behov opstår at foretage indkøb af ydelser under rammeaftalen. 10.3 Opdeling af kontrakten De udbudte ydelser udbydes på én samlet kontrakt. Ordregiver har valgt ikke at opdele kontrakten i henhold til Udbudslovens 49, idet det vurderes, at der er en sådan naturlig sammenhæng mellem de udbudte ydelser, at de mest hensigtsmæssigt varetages af samme leverandør. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på dele af kontrakten. Der skal derimod afgives tilbud på alle positioner inden for kontrakten. 10.4 Kontraktperiode Kontrakten er gældende i 2 år fra kontraktstart i henhold til tidsplanen, jf. pkt. 4. Kunden kan dog vælge at forlænge Kontrakten 2 gange, hver gang med op til 12 måneder. Side 13 af 19
10.5 Udgår 10.6 Antal leverandører Kontrakten, der vil blive indgået på baggrund af dette udbud, agtes indgået med én leverandør. Ordregiver agter således, at indgå kontrakt med den Tilbudsgiver, der afgiver det bedste tilbud i henhold til tildelingskriteriet, jf. pkt. 13. 10.7 Særlige vilkår I henhold til udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2.2 gælder der særlige vilkår for opfyldelse af kontrakten. 10.7.1 Arbejdsmiljø Leverandøren skal gøre sig bekendt med Kundens arbejdsmiljøpolitik, jf. udkast til kontrakt pkt. 8.4 og Kontraktbilag 10, og søge at leve op til målsætningerne heri i forbindelse med udførelsen af Kontrakten. Leverandøren skal, ved dennes færden hos Kunden, i øvrigt efterleve Kundens retningslinjer og politikker for personalets adfærd, herunder ryge- og alkoholpolitik. 10.7.2 Arbejdsklausul Leverandøren skal sikre, at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører, som medvirker til at opfylde Kontrakten i Danmark, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår i henhold til udkast til kontrakt pkt. 8.3 og kontraktbilag 9. 10.7.3 Socialt ansvar Der stilles i kontrakten krav om, at leverandørens ydelser skal leveres med respekt for nationale og internationale love og regler vedrørende menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og antikorruption. Der henvises herudover til udkast til kontrakt pkt. 19. 10.7.4 Udgår 10.7.5 Databehandleraftale Den vindende tilbudsgiver vil skulle behandle personoplysninger på Ordregivers vegne. Jf. kontrakten skal der derfor underskrives en databehandleraftale i medfør af persondatalovgivningen. Der henvises herudover til udkast til kontrakt pkt. 18, samt Kontraktbilag 12. 11 Virksomhedsoverdragelse Der er ikke forudsat overdragelse af medarbejdere eller materiel fra Kundens tidligere leverandør i forbindelse med indgåelse af kontrakten. Side 14 af 19
12 Kontrolbud Ordregiver afgiver ikke kontrolbud i forbindelse med nærværende udbud. 13 Tildelingskriterium Identificering af det økonomiske mest fordelagtige tilbud vil ske ved anvendelse af tildelingskriteriet Pris, idet Ordregiver agter at indgå kontrakt med den Tilbudsgiver, der afgiver tilbud med den laveste pris, jf. Kontraktbilag 3, det vil sige den laveste samlede tilbudspris (pr. år). 14 Udgår 15 Grundlag for udelukkelse af Tilbudsgivere 15.1 Generelt Ordregiver anbefaler, at Tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsmaterialet og udarbejder sit tilbud i overensstemmelse hermed. Ordregiver vil som udgangspunkt være forpligtet til at se bort fra et tilbud, som ikke nøje overholder forskrifterne i udbudsmaterialet. Det er som udgangspunkt ikke lovligt for Ordregiver at tillade Tilbudsgiver at korrigere et fejlbehæftet tilbud, efter at tilbuddet er indleveret, idet dette kun lader sig gøre inden for de snævre rammer, der følger af Udbudslovens 159, stk. 5. 15.2 Forbehold Der kan ikke tages forbehold over for bestemmelserne i udkast til kontrakt, ligesom der ikke kan tages forbehold over for mindstekrav. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold over for udbuddets grundlæggende elementer. Ordregiver er endvidere berettiget til at afvise tilbud med forbehold over for ikkegrundlæggende elementer i udbuddet. Ordregiver fraråder Tilbudsgiver at vedlægge eller henvise til Tilbudsgiverens almindelige salgs- og leveringsbetingelser eller lignende. Sådanne salgs- og leveringsbetingelser vil typisk indeholde bestemmelser, der reelt indebærer et forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, således at Ordregiver er forpligtet til at kassere det pågældende tilbud. 16 Fortrolighed Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men Ordregivers fortrolighedstilsagn viger i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. Side 15 af 19
Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i dette udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivning om aktindsigt. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen af omfanget af ret til aktindsigt, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, opfordres Tilbudsgiver til at angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. Anmodes Ordregiver om aktindsigt, vil Tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden Ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt. Tilbudsgiver bedes være opmærksom på, at særligt Tilbudsgivers samlede tilbudspriser, kan være underlagt aktindsigt i medfør af Offentlighedsloven. Herudover gælder i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud, at i hvert fald den vindende tilbudsgivers samlede tilbudspriser typisk vil skulle offentliggøres i forbindelse med orienteringen om resultatet af udbudsforretningen, jf. pkt. 17. 17 Orientering om resultatet af udbudsforretningen Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige Tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilken Tilbudsgiver Ordregiver har til hensigt at indgå kontrakt med. Denne meddelelse sendes pr. e-mail til den af Tilbudsgiver i ESPD angivne e-mailadresse for Tilbudsgivers kontaktperson. Bemærk at meddelelsen kun sendes elektronisk. Kontrakt forventes herefter indgået med den vindende Tilbudsgiver efter udløbet af standstillperioden. Kontraktindgåelse forudsætter dog, at den vindende Tilbudsgiver indenfor den af Ordregiver fastsatte frist har fremlagt den fornødne dokumentation for egnethed, jf. Udbudslovens 151 og ovenfor pkt. 6. Meddelelse til den vindende Tilbudsgiver om, at Tilbudsgivers tilbud er det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med Tilbudsgiveren. Endelig og bindende kontrakt anses således ikke for indgået, før kontrakt er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter, ligesom Ordregiver ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt. 18 Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig ret til at annullere udbuddet og eventuelt at gennemføre et nyt udbud, såfremt dette ikke sker på usagligt grundlag. Side 16 af 19
19 Tjekliste for Tilbudsgiver 19.1 Generelt Tilbudsgiver skal som led i tilbuddet fremsende de oplysninger og dokumenter i den form (jf. pkt. 7.2) der kræves af Ordregiver i henhold til nærværende udbudsbetingelser. Det bemærkes, at Tilbudsgiver selv skal påse, at tilbuddet indeholder de nødvendige oplysninger og dokumentation mv. Om tilbud, som afviger fra udbudsmaterialet, henvises til pkt. 15. 19.2 Tjekliste Nedenfor ses en tjekliste. Tjeklisten indeholder en oversigt, dels over hvilke dokumenter, der indgår i udbuddet, dels over hvilke dokumenter, der skal returneres som en del af tilbuddet.-- Dokument (dvs. nærværende dokument) Indhold Rammerne for udbuddet Hvor findes bilaget? Skal bilaget eller andre dokumenter sendes med som en del af tilbuddet (i udfyldt stand)? Nej Yderligere beskrivelse Udbudsbilag 1 Standardformular for det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Side 17 af 19 Ja Bemærk at der med tilbuddet også vil skulle sendes særskilt ESPD for hver enkelt deltager i et evt. konsortium og for hver enkelt virksomhed, som Tilbudsgiver måtte basere Pkt. 6.2.5
sit tilbud på. Udbudsbilag 2 Kvittering for modtagelse af tilbud Det er frivilligt for Tilbudsgiver at benytte dette Pkt. 7.3 Udkast til kontrakt De kontraktmæssige rammer Nej Pkt. 10 Kontraktbilag 1 Evt. rettelsesblade samt spørgsmål og svar til udbudsmaterialet, når/hvis der foreligger svar på spørgsmål og/eller rettelsesblade Nej Pkt. 5 Kontraktbilag 2 Kravspecifikation Ja Pkt. 7.2, 13 og 15 Kontraktbilag 3 Tilbudsskema, dvs. Tilbudsgivers priser Ja Pkt. 7.2, 8 og 13 Kontraktbilag 6 Erklæring om fælles befuldmægtiget og solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse Ja, hvis relevant Pkt. 6.3 Kontraktbilag 7 Støtteerklæring Ja, hvis relevant Pkt. 6.4 Kontraktbilag 9 Krav vedr. arbejdsvilkår Nej Pkt. 10.7.2 Kontraktbilag 10 Ordregivers arbejdsmiljøpolitik Nej Pkt. 10.7.1 Kontraktbilag 12 Krav i forbindelse med behandling af Side 18 af 19 Nej Pkt. 10.7.5
data Side 19 af 19