EPJ - ALT ÈT STED Udgivet september 2009 af: Region Nordjylland Niels Bohrs Vej 30 9220 Aalborg Tlf. 25 46 21 03 www.epj.rn.dk

www.epj.rn.dk

2 EPJ - ALT ÈT STED Udgivet september 2009 af: Region Nordjylland Niels Bohrs Vej 30 9220 Aalborg Tlf. 25 46 21 03 www.epj.rn.dk Redaktion, tekst & foto: Kommunikations- og pr-konsulent Thomas Nordlund Ansvarshavende: Direktør og EPJ-styregruppeformand Dorte Stigaard Layout: Prinfo Aalborg Tryk: Vester Kopi

3 INDHOLD FÆLLES EPJ-LØSNING EN VÆSENTLIG BRIK I DET STORE PUSLESPIL........................ 4 V/ Dorte Stigaard, direktør og EPJ-styregruppeformand. EPJ ER VEJEN FREM........................................................................................... 6 Læs om Infektionsmedicinsk Afdelings første erfaringer med den nye elektroniske patientjournal (EPJ). EPJ FORDRER UDDANNELSE, NYE ARBEJDSGANGE OG OMSTILLINGSPARATHED........ 10 V/ Uffe Niebuhr, Cheflæge og formand for klinisk følgegruppe. EPJ GIVER ADGANG TIL CENTRALE PATIENTDATA OVERALT................................... 12 Med EPJ får du som kliniker overblik over centrale patientdata via én brugerflade. Overalt. 24 timer i døgnet. EPJ VIL OPTIMERE ARBEJDSMILJØET..................................................................... 14 Regionshusets afdeling for HR-Arbejdsmiljø og MEDindflydelse tilbyder sparring i forbindelse med nye arbejdsbetingelser. VIDEN SKAL SAMLES, FØR DEN KAN DELES........................................................... 16 EPJ er meget andet end bits and bytes. Mød pigerne der vil fylde EPJ med værdi. SÅDAN ORGANISERES EPJ................................................................................... 20 Organiseringen af EPJ-projektet er inspireret af projektmodellen Prince 2 for at give medarbejderne størst mulig indflydelse. UDRULNINGSPLAN HVORNÅR KOMMER EPJ TIL MIG?........................................... 22 EPJ udrulles i etaper over de næste 4-6 år. Få her en fornemmelse af projektets forskellige faser. PROFESSIONEL KOMMUNIKATION VIL BINDE PROJEKTET SAMMEN......................... 23 Hjemmeside dedikeret EPJ byder på artikler, film, ordbog og opdateret projektstatus. Byd selv ind med forslag til indhold.

4 Fælles EPJ-løsning en væsentlig brik i det store puslespil Ingenting kommer af ingenting undtagen lommeuld, sagde Storm P. Det gælder også her vi får ikke gevinsterne, hvis ikke vi i fællesskab smøger ærmerne op og hjælper hinanden på tværs af klinikere, ledelse, IT-afdeling og leverandør. V/ DORTE STIGA ARD, DIREK TØR OG EPJ-ST YREGRUPPEFORMAND Forventningerne og kravene til sygehusene og personalet er store, meget store og kommer fra mange sider lige fra patienter og pårørende til samarbejdspartnere og politikere. For at kunne levere den bedst mulige patientbehandling inden for den økonomi og de ressourcer, der er til rådighed, arbejdes der kontinuerligt med at skabe de bedst mulige rammer og med udviklings- og forandringsprojekter, både på tværs af regionen og på det enkelte sygehus og den enkelte afdeling: Organisationsudvikling, kompetenceudvikling, opgaveglidning, LEAN, Den Danske Kvalitetsmodel og PRI for blot at nævne nogle af brikkerne i puslespillet. Elektronisk Patient Journal, EPJ, er også en meget væsentlig brik i puslespillet. Sygehus Thy-Mors samt de afdelinger i Aalborg, Himmerland og Frederikshavn, der igennem nogle år har haft en EPJ, har oplevet, hvordan EPJ er yderligere et bidrag til at gøre hverdagen nemmere for personalet og patientforløbet mere sammenhængende og effektivt. Efter at have taget luft ind i et stykke tid er vi nu i Region Nordjylland ved at være klar til over de næste år at indføre en ny, fælles EPJ på tværs af alle regionens sygehuse og sygehusafdelinger og vel at mærke en EPJ, der fra den første dag er en

5 struktureret elektronisk journal med historiske patientoplysninger hentet fra nogle af de allerede kendte puslespilbrikker nemlig IT-systemer som f.eks. patientsystem, laboratoriesystem, medicinsystem og røntgensystem og flere kommer til hen ad vejen. Mens opgaven med den nye EPJ hidtil mest har været IT-afdelingens i samarbejde med leverandøren for at få lavet det tekniske fundament, er ledelser og personale på sygehusene fremadrettet helt afgørende for at få det rigtige sundhedsfaglige indhold ind i EPJ en og for at få tilrettelagt arbejdsgangene på en måde, der på én og samme tid bedst muligt understøtter det kliniske arbejde og sikrer, at vi kan få de fordele for både personale, patienter og Region Nordjylland, der er angivet i den såkaldte business case. Mange har efterspurgt mere information om vores fælles EPJ-projekt. I styregruppen har vi været enige om, at vi helst ikke vil sælge varm luft i metermål; vi har derfor afventet pilotprojektet på Infektionsmedicinsk Afdeling på Aalborg Sygehus, som blev sat i gang før sommerferien. Men nu kommer informationen så bl.a. i form af denne folder, der er ment som en introduktion til, hvad vores fremtidige fælles EPJ er for en størrelse og giver nogle bud på både de udfordringer og gevinster, der venter forude. Ingenting kommer af ingenting undtagen lommeuld, sagde Storm P. Det gælder også her vi får ikke gevinsterne, hvis ikke vi i fællesskab smøger ærmerne op og hjælper hinanden på tværs af klinikere, ledelse, IT-afdeling og leverandør. Med håb om et godt samarbejde på tværs! Dorte Stigaard Direktør og EPJ-styregruppeformand EPJ vil ifølge business case give MERE SIKKERHED I BEHANDLINGEN Læs hele business casen på www.epj.rn.dk

6 EPJ er vejen frem Når klinikerne på Infektionsmedicinsk Afdeling i Medicinerhuset sætter ord på den første måned med EPJ i sin første udgave, er udvalget af plusord betragteligt. EPJ er landet. På begge ben. Afdelingssygeplejerske Jytta Mølgaard Højsleth og sygeplejerske Maiken Ville er begejstrede for EPJ.

7 EPJ vil ifølge business case give V/ THOMAS NORDLUND, KOMMUNIK ATIONSKONSULENT 25. maj 2009 gik starten til en ny epoke i nordjysk sundhedsvæsen. Som første afdeling implementerede Infektionsmedicinsk Afdeling på Aalborg Sygehus Region Nordjyllands nye elektroniske patientjournal. Den EPJ, der over de næste år vil blive det digitale omdrejningspunkt for alle behandlergrupper og sekretærer på samtlige regionens sygehuse. Langt større værdi end forventet, virkelig intuitiv brugerflade, simpelthen så nemt at bruge, lettere samarbejde, mere kvalitet i lægekonferencen, hurtigere adgang til journalen, ingen kø ved journalen, ingen tidskrævende transport af papirjournal, ingen sammenblanding af patienters data, alle data ét sted, bedre forløbsplanlægning, andre afdelinger må ikke være bekymrede for det her er karakteristiske udsagn, når reservelæge Søren Dinesen Østergaard og sygeplejerskerne Jytta Mølgaard Højsleth og Maiken Ville sætter ord på deres første måned med EPJ. Ifølge overlæge Gitte Pedersen taler hun dog bredt på vegne af lægegruppen, når hun siger, at EPJ kan blive endnu bedre. Men alle er enige om én ting EPJ er vejen frem. Region Nordjyllands EPJ-løsning leveres som et lego-sæt med flere og flere funktionaliteter, der bygges på hen ad vejen. Derudover er den som noget unikt i landet en såkaldt integrationsløsning, idet den er sammensat af tidligere udrullede og kendte datasystemer, der smelter sammen til den helhed, der udgør Region Nordjyllands EPJ. OPTIMERET ADMINISTRATION Læs hele business casen på www.epj.rn.dk Overblik De første 2 leverancer udgøres af en såkaldt Viewer en række oversigtsbilleder, der viser data fra de 5 mest centrale digitale patientdatasystemer. Via nogle få overskuelige skærmbilleder giver EPJ overblik over svar fra undersøgelser inden for biokemi, mikrobiologi, røntgen samt medicinordinationer og kontaktoplysninger og notater fra patientsystemet. Herudover gives diagnose og kontaktoplysninger samt notater fra somatikkens patientadministrative system (s-pas eller AS/400). Når alle EPJs 6 delleverancer med tiden er på plads i EPJ vil klinikerne også kunne inddatere direkte i EPJ, hvor de stadig i dag skal vejen omkring de enkelte støttesystemer. Men overblikket er etableret via Vieweren og det giver mange fordele for den tværfaglige behandlergruppe på Infektionsmedicinsk Afdeling. Optimeret videndeling Søren tilhører den yngste generation af reservelæger på afdelingen og er ikke i tvivl om, at EPJ allerede efter en måneds brug har givet værdi for ham og kollegerne.

8 Han ser EPJs sammenstilling af centrale patientdata som det store scoop ved den første leverance af EPJ. Han er ikke sikker på, at der er blevet færre klik siden EPJ, men til gengæld får man, som han udtrykker det, bang for the buck, hver eneste gang, man klikker. Kvaliteten af konferencerne er ifølge reservelægen også klart blevet optimeret. Hvor der før var en læge, der refererede en patientproblematik alene ud fra sine papirnotater projiceres EPJ nu op på en storskærm, så alle konferencedeltagere får den fulde visuelle information og kan diskutere på baggrund af de fælles data. Det er ifølge Søren ikke urealistisk, at der på den konto allerede er blevet stillet andre og mere korrekte diagnoser, fordi alle konferencedeltagerne på én gang nu har alt materiale tilgængeligt. Han nævner da også EPJs grafiske fremstillinger som noget, der øger muligheden for at stille en korrekt diagnose. EPJ laver automatisk en del grafer og kurver ud fra de værdier, der tastes ind i systemet. På den måde kan man nemmere få en fornemmelse af de mønstre, fx i forbindelse med vekslende temperaturer, der kan indikere en bestemt infektionssygdom. Sygeplejegruppen er de mest uforbeholdne fans af den nye EPJ. Som afdelingssygeplejerske Jytta Mølgaard Højsleth udtrykker det på vegne af gruppen der vil lyde et ramaskrig, hvis EPJ nogensinde forsvinder fra Infektionsmedicinsk Afdeling igen! Hun har som en af flere repræsentanter for afdelingens sygeplejegruppe medvirket under opsætningen af brugerfladen i EPJ og har været inddraget i projektet fra start. Hun har dog, indtil maj i år, kun kendt EPJ fra tegnebrættet og fra nogle få timers undervisning i brug af systemet, men oplevelsen har været positiv fra dag ét. Ifølge afdelingssygeplejersken skal en stor del af æren for den succesfulde implementering tilskrives det store og konstante in house support team fra CSC og IT-afdelingen. Her i de første uger har vi været mandsopdækket af supportere, der har hjulpet os i gang og båret os gennem begyndervanskelighederne. Et eksempel man roligt kan bruge til efterfølgelse på regionens øvrige afdelinger. Ifølge sygeplejerske Maiken Wille giver EPJ hurtigt og nemt det forventede overblik over alle patientens data via ét login i EPJ, og hun kan på ét og samme login flytte sig fra den ene patient til den anden ved et enkelt dobbeltklik. Det sparer tid. EPJ sparer os for transporttiden ned i ambulatoriet nogle gange flere lange gåture om dagen eller i arkivet efter en journal, når patienten kommer ind eller ringer. Og så risikerer vi ikke længere at sammenblande data fra forskellige patienter, da vi nu kun har ét system åbent. Det giver en god sikkerhed. Plads til forbedring Overlæge Gitte Pedersen deltog i 2007 som repræsentant for lægegruppen under opsætningen af de skærmbilleder i EPJs brugerflade, som viser patientens forskellige data. Hun er enig med kollega Søren i, at især konferencerne er blevet styrket efter implementeringen af EPJ. EPJs mulighed for at eksponere patientens vitale værdier, samt muligheden for altid at have alle notater tilgængelige, får også lovord med på vejen, men hun mener stadig, EPJ kan blive bedre. Jeg mener klart, EPJ er vejen frem, men generelt er hastigheden i EPJ stadig for lav. Det kræver for mange klik og tager for lang tid at hente de data, især lægerne gør brug af. Samtidig bør omfanget af de data, der hentes ind i EPJ fra støt-

9 tesystemerne øges, så vi i EPJ får det fulde overblik og kan se alle patientens data. I dag ser vi i EPJ kun et udsnit og tvinges derfor oftest til at gå direkte ind i støttesystemerne Gitte Pedersen ønsker sig dog ikke tilbage til tiden før og mener, at EPJ er vejen frem. Sund skepsis skal styrke udviklingen af EPJ Anne-Marie Falch har siden projektets start i 2006 været administrativ projektleder for EPJ og har overvejende fået positiv respons i forbindelse med den første implementering. Alligevel vedkender hun sig, at EPJ kan blive endnu bedre. EPJ er ikke nogen revolution, men en evolution. Vi udvikler løbende på systemet på baggrund af de tilbagemeldinger, vi får fra klinikerne, så alle bits og bytes føjer sig i forhold til den virkelighed, EPJ skal bruges i. Derudover har vi allerede flere delleverancer af EPJ i støbeskeen, som alle vil gøre systemet funktionelt, men allerede nu er det min fornemmelse at selv skeptikerne ikke ønsker sig tilbage til tiden før EPJ. Det er jo i sig selv en meget håndfast og indiskutabel succes. Patientens data deles via EPJ på storskærm under lægekonference på Infektionsmedicinsk Afdeling på Aalborg Sygehus.

10 EPJ - den lille evolution Jeg har med egne øjne set vores EPJ og potentialet er allerede i sin første udgave stort. En udgave, der vil blive udbygget med mange gode relevante funktioner hen ad vejen. V/ UFFE NIEBUHR, CENTERCHEF, MEDLEM AF DEN REGIONALE EPJ ST YREGRUPPE OG FORMAND FOR KLINISK FØLGEGRUPPE Vi har som klinikere, repræsenteret af Infektionsmedicinsk Afdeling, været med til at designe brugerfladen i EPJ, så den viser de data, de fleste har brug for i det daglige arbejde. Nu skal vi i gang med at finde og udvælge indhold, der yderligere kan styrke den kliniske værdi af EPJ. I forbindelse med at fylde sundhedsfagligt indhold ind i EPJ så det bedst understøtter vores arbejde er der tale om flere centrale opgaver: EPJ vil ifølge business case give HURTIGERE ADGANG TIL DATA Læs hele business casen på www.epj.rn.dk Analyse af nuværende arbejdsgange og standardisering af arbejdsprocesser. Derudover skal de mest hensigtsmæssige patientforløb beskrives, og der vil være nye undervisningstiltag, når systemerne skal tillæres. Opgaverne er mange, men spændende, fordi de er med til at definere vores fremtidige arbejdsplads. Opgaverne vil blive tillagt alle personalegrupper, da det sundhedsfaglige indhold er relevant for alle, der har patientrelaterede opgaver. Nu kommer turen så til en række øvrige pilotafdelinger. Også her skal læger, sygeplejersker og andre være med til at beslutte, hvordan vores hverdag skal se ud. Vi skal, som sagt, i gang med at analysere vores arbejdsgange, så vi kan fylde endnu mere værdi ind i EPJ. Der er nemlig ikke blot tale om at sætte strøm til det papir, vi har i forvejen. Vi skal derimod gentænke alt, hvad vi gør. En verden af muligheder er ved at åbne sig. Vi skal også uddanne os via den undervisning, vi snart bliver tilbudt, således at, så mange af os som muligt kan benytte systemet uden at skulle bruge for meget af vore mere it-mindede kollegers energi.

11 Og så skal vi huske at passe på hinanden under processen også når vi naturligt bliver stressede og utrygge ved alt det nye og ved at vi skal ændre vores indbyrdes roller det bliver nemlig også en del af EPJ. Det bliver helt afgørende at ledelserne på alle niveauer i organisationen optræder som positive rollemodeller og som konstruktive ambassadører for projektet. Beslutningen om implementering af EPJ er for længst taget og siden bakket op politisk. Derfor er det afgørende at skue fremad. Jeg har med egne øjne set vores EPJ, og potentialet er allerede i sin første udgave stort. En udgave, der vil blive udbygget med mange gode, relevante funktioner hen ad vejen.

12 Nem adgang til alle data EPJ implementeres i etaper fra afdeling til afdeling over de næste 6 år. Ca. 6000 behandlere med patientkontakt vil i fremtiden komme til at benytte Region Nordjyllands EPJ. Læs her om forskellen på før og efter EPJ. V/ THOMAS NORDLUND, KOMMUNIK ATIONSKONSULENT Som en nævneværdig forskel på fortid og fremtid får du, med EPJ, som behandler overblik over alle centrale patientdata via ét login i ét system, hvor du før måtte åbne op til 7 forskellige samt diverse papirjournaler før overblikket var på plads. Alle centrale data vil således være tilgængelige 24 timer i døgnet uafhængigt af afdeling, speciale, sygehus eller sektor. Herudover barsler regionen med nyt bookingssystem i 2011, der vil supplere og optimere nytteværdien af EPJ. Overordnet er EPJ led i en koncernstrategi på sundhedsområdet, der gerne skal resultere i mere fælles og sammenhængende IT EPJ vil ifølge business case give NEMMERE ADGANG TIL DATA Læs hele business casen på www.epj.rn.dk på tværs af afdeling, sygehus og sektor. Og på sigt på tværs af regions- og landegrænser. EPJ giver et bredt spekter af fordele. Nogle af de fordele, som allerede ses i første version, kan du se eksempler på her. OPTIMAL BEHANDLING Modtagelse Sammenstilling af data giver uafhængigt af tid og sted hurtigt overblik over alle centrale informationer vedrørende patienten. Der kræves blot adgang til en pc. Ambulatoriebesøg Personalet skal ikke længere fysisk hente journalen. I forbindelse med ambulatoriebesøg kan data tilgås direkte i EPJ, uden at klinikeren skal fremsøge og hente en journal et andet sted, fx på en anden afdeling, hvor patienten er indlagt. Måling og registrering af vitale værdier Blodtryk og temperatur tages på patienten om eftermiddagen og noteres direkte i systemet. På flere afdelinger skriver nattevagten manuelt dataene ind på en kurve med EPJ tegnes kurverne automatisk, hvorved der spares en tidskrævende arbejdsgang. De vitale værdier er øjeblikkeligt tilgængelige for alle, overalt. Konferencer Alle læger ser patientens data på storskærm med deres egne øjne og ufortolket. Det er således ikke kun den vagthavende læge, der ser og mundtligt viderebringer resultater. 10 sæt øjne ser bedre end ét.

13 Styrket læring Lægegerningen er en læreproces for de yngre læger, og EPJ giver en væsentlig kvalitetssikring i kraft af, at der kommer flere øjne på de samme data det giver en mere kvalificeret dialog på baggrund af alle tilgængelige data og optimerer indlæringsprocessen. Tilsyn Tilkaldte speciallæger fra andre afdelinger har med EPJ mulighed for at slå data på patienten op med akutadgang og læse svar på undersøgelse, notater og lignende. På sigt vil Sygehus Thy/Mors og det psykiatriske område også indgå i projektet. Stuegang Sammenstillingen af data, fx infektionsparametre sammenstillet med temperatur og medicin, giver mulighed for at se den hele patient. Minimering af utilsigtede hændelser kan være et resultat af det større overblik. OFFICIEL DEFINITION PÅ EPJ: EPJ henvender sig specielt til det sundhedsfaglige personale som et IT-redskab, der omfatter sundhedsinformationer knyttet til hver patient og lagret i et system, der er specifikt designet til at støtte sundhedspersonalet gennem tilgængelige, komplette og præcise data, alarmer, påmindelser, klinisk beslutningsstøtte samt kobling til medicinsk viden og øvrige hjælpeværktøjer. Kilde: Sundhedsministeriets strategirapport Handlingsplan for Elektroniske Patientjournaler. Citatet finder du blandt mange andre i den elektroniske EPJ Ordbog på www.epj.rn.dk OPTIMERET PATIENTSIKKERHED EPJ forventes at reducere utilsigtede hændelser, og der bliver med Sundhedsfagligt Indhold (SFI) indbygget beslutningsstøtte, best practice og standardprocedure, tjekpunkter, advarsler og påmindelser, der støtter sikkerheden i behandlingen. SAMMENSTILLING AF DATA GIVER OVERBLIK EPJ er ikke blot endnu et it-system, men sammenstiller forskellige typer af patientdata i samme skærmbillede i forhold til specifikke kliniske arbejdsgange fx stuegang så klinikeren bedre kan danne sig et helhedsbillede og drage konklusioner på baggrund af både tal, tekst og grafik. FÆLLES JOURNAL EPJ forventes at lette det daglige arbejde, herunder forskellige faggruppers samarbejde omkring patienten, via samme journal. OPTIMERET DIAGNOSTIK OG PLEJE Journalen er aldrig længere borte end den nærmeste (bærbare) pc. Et faktum, der forventes at optimere kvaliteten i behandlingen via mere tilgængelige patientdata. Når klinikeren har udført en handling i patientforløbet, dokumenterer man i samme arbejdsgang de oplysninger, der siden i ufortolket form kan genbruges af andre relevante behandlere og sekretærer.

14 EPJ vil optimere arbejdsmiljøet Arbejdsmiljøchef Birte Roest og fysioterapeut Torben Andersen er ansat som arbejdsmiljøkonsulenter i Region Nordjyllands afdeling for HR-Arbejdsmiljø og MEDindflydelse. De forventer begge, EPJ vil optimere arbejdsmiljøet, men opfordrer alle til at lave de APV er og arbejdsgangsanalyser, der kan optimere arbejdsmiljøet. I sidste ende for patientens skyld. V/ THOMAS NORDLUND, KOMMUNIK ATIONSKONSULENT I forbindelse med EPJ optræder Birte Roest og Torben Andersen som støttefunktion og sparringspartner for den lokale sikkerhedsleder på den enkelte sygehusafdeling. De forventer begge, at EPJ vil betyde en lettelse af arbejdsgangene på tværs af sygehusafdelinger, når den de næste år implementeres på tværs af afdelinger. Men som bekendt er der slanger i de fleste paradiser og HR-Arbejdsmiljø og MEDindflydelses fornemste opgave er at hjælpe den lokale sikkerhedsleder med at likvidere så mange som muligt af dem på forhånd. Ansvaret og initiativet er dog afdelingens eget. Midlet er ergonomisk know-how og års erfaring på tværs af regionens sygehuse og afdelinger.

15 Èn af de væsentligste opgaver i forbindelse med EPJ er at sikre, at afdelingen er forberedt til at få flere computere. Her er arbejdsgangsanalyser ifølge Torben et centralt begreb. I forbindelse med indførelsen af EPJ kigger vi på de konsekvenser, et øget antal pc er vil have for både det fysiske og det psykiske arbejdsmiljø. Her er det vigtigt, at de fysiske rammer er gearet til, at der kommer flere pc er i miljøet. Er der overhovedet borde og siddepladser nok, de steder computerne forventes at blive brugt? Er bordene fx udformet, så de tilbyder den optimale synsafstand og yder den støtte, der er påkrævet, når arbejdstiden ved computeren øges fra 1 time om dagen til måske 2, 3 eller flere timer? Og hvordan bliver arbejdsstillingen i forhold til den transportable computer, som bliver et mere og mere centralt redskab, fx ved stuegang? Stresser det klinikerne, at de skal tillære sig nye arbejdsgange? Og at de skal ændre roller indbyrdes? Når disse og mange andre spørgsmål skal stilles og besvares, optræder Birte og Torben som eksterne konsulenter, men det er den lokale sikkerhedsleder, der bestemmer omfanget af en eventuel inddragelse. Birte pointerer, at fysiske skader også kan være symptomer på psykiske arbejdsbetingelser. Ømme nakker, der egentlig er en fysisk gene, kan sagtens være et symptom på noget psykisk. Fx utilfredshed med, at man føler der bliver trukketnoget nyt ned over hovedet på én, eller stress over en øget afhængighed af et nyt digitalt system, der i perioder kan svigte. Derfor er det vigtigt, at den lokale sikkerhedsleder via arbejdsgangsanalyser og samtaler med medarbejderne får dannet sig et helhedsbillede af arbejdssituationen. Hjælp til selvhjælp Ifølge Torben står de lokale sikkerhedsledere for alt det udførende arbejde lokalt. Sikkerhedslederne har en værdifuld erfaring på tværs af afdelinger inden for den pågældende sektor og kan bære sine erfaringer videre til de næste afdelinger, der skal implementere noget nyt, fx EPJ. Afdelingen for HR-Arbejdsmiljø og MEDindflydelse tilbyder til gengæld erfaring på tværs af sektorer og tilbyder, hvad han kalder hjælp til selvhjælp : fx sparring på konkrete problemstillinger, der kan være nye for den pågældende afdeling, men som er kendte fra en anden sektor. Erfaring og støtte er centrale begreber, og arbejdsmiljøkonsulenterne opfordrer sygehusene til at henvende sig, hvis de har brug for sparring fx i forbindelse med indførelsen af EPJ som man ved kommer inden for de næste år og som man derfor stadig har mulighed for at forberede sig på i god tid. EPJ vil ifølge Torben optimere arbejdsmiljøet. Det er klart vores indtryk, at EPJ vil bedre arbejdsmiljøet gennem en mindskelse af dobbeltindtastninger og lettere adgang til patientdata endda med tiden på tværs af afdelinger. Og hvis systemerne kører optimalt, og afdelingerne får indrettet sig ergonomisk rigtigt i forhold til arbejdsstillinger, vil EPJ give en klar arbejdsmiljøforbedring. Derudover slipper klinikerne for lange fristile i papirjournalen, som de heller ikke mere skal bevæge sig fysisk rundt efter, og de kan via nogle få klik dokumentere forskelligt via en forskreven tekst. Det er da smart. Også arbejdsmiljømæssigt.

16 Viden skal samles, før den kan deles Før EPJ for alvor vil give klinikerne på regionens sygehuse nytteværdi, skal systemet fyldes med skemaer til klinisk dokumentation og instrukser og retningslinjer for optimal behandling. Det skal optimere kvaliteten af behandling og pleje. V/ THOMAS NORDLUND, KOMMUNIK ATIONSKONSULENT Den kliniske viden, der i dag findes i forskellige systemer i papirform samt i klinikernes hukommelse skal over de næste år indsamles og struktureres, så den kan indgå som en del af det digitale EPJ-univers, der har taget sin spæde begyndelse på Infektionsmedicinsk Afdeling maj 2009. Arbejdet med at indbygge Sundhedsfagligt Indhold (SFI) i EPJ vil bringe læger og sygeplejerskers erfaringer og viden i centrum. Projektet vil trække på både mentale, økonomiske og tidsmæssige ressourcer og kræve tværregional organisering og samarbejde. Til gengæld vil EPJ fyldt med SFI give klinikerne et stærkt redskab, der kan understøtte og lette deres daglige arbejde, minimere risikoen for fejl og optimere kvaliteten i behandlerrollens forskellige aspekter. SFI-koordinatorerne Berit Fabricius og Jette Nielsen har fået til opgave at støtte personalet på regionens sygehuse og sektorer i deres arbejde med SFI og koor-

17 EPJ vil ifølge business case give OPTIMERET FORSKNING Læs hele business casen på www.epj.rn.dk dinere samarbejdet mellem klinikere og it-folk. Ifølge Berit hersker der en forvirring omkring begrebet SundhedsFagligt Indhold. Derfor lægger hun altid ud med en forklaring, når hun møder nye projektdeltagere og journalister. Begrebet SundhedsFagligt Indhold er desværre en smule misvisende, idet SFI ikke kun handler om selve indholdet, hvad navnet ellers kunne forlede til at tro. SFI handler også om den digitale visning og strukturering af den viden, der i EPJ skal understøtte klinikere i deres arbejde med pleje og behandling af patienterne. Herunder hvorledes klinikere skal dokumentere i journalen. Gammel vin på nye flasker Berit pointerer, at der i forbindelse med SFI ikke som sådan er tale om ny viden, men om en ny strukturering og en konvertering af velkendte procedurer til digital brug i EPJ. Selve indholdet findes allerede i dag som instrukser og retningslinjer for optimal behandling i papirform og i instrukssystemet, retningslinjer for klinisk dokumentation og i hukommelsen hos de erfarne klinikere. SFI handler om at formalisere denne viden oversætte den simpelthen til en elektronisk form eller et digitalt sprog om du vil, der understøtter klinikerens arbejde, så det daglige arbejde bliver nemmere og mindsker risikoen for fejl. Det er sådan lidt á la; Berit Fabricius (tv.) og Jette Nielsen skal støtte sygehusene i arbejdet med at indsamle og strukturere den viden, der allerede findes i form af procedurer og retningslinier for korrekt behandling, så de i digital form kan indgå i EPJ.

18 EPJ vil ifølge business case give OPTIMERET ØKONOMISSTYRING papirviden møder moderne elektronik og et nyt og tredje univers af muligheder opstår. Berit nævner mobiltelefonen som et eksempel på en kendt teknologi, der kan understøtte vores hverdag i dag med elektroniske alarmer og påmindelser om fødselsdage eller om mælken, vi skal huske at købe ind på vej hjem fra arbejde. SFI er ifølge SFI-koordinatorerne i princippet det samme. Jette er uddannet sygeplejerske og supplerer med et eksempel fra den kliniske hverdag. Tager du en diagnose som Læs hele business casen på www.epj.rn.dk fx apopleksi er der en række helt faste instrukser og retningslinjer for optimal behandling. Der skal ske dét og dét i en bestemt rækkefølge og på nogle helt bestemte tidspunkter. Her kan SFI hjælpe klinikeren og understøtte det kliniske arbejde ved at præsentere retningslinjerne i form af en digital opgaveliste, fx med påmindelser om at udføre forskellige handlinger, som er vigtige for behandlingens kvalitet. Det kunne være fx måling af bestemte værdier på bestemte tidspunkter eller ordination af en CT-scanning.

19 Ifølge Berit er visualiseringer også en af landvindingerne i forbindelse med SFI. EPJ-systemets hjælp til klinikeren kunne også være den, at viden, der tidligere kun fandtes dokumenteret i tekst- eller talform fx temperaturmålinger nu også automatisk oversættes til grafer på skærmen. Det kan give klinikeren en hel anden oplevelse af dataene og fx afsløre mønstre, der indikerer, at patienten fejler noget andet end først antaget. SFI-projektet er klinikernes projekt Ifølge SFI-koordinatorerne er det kun fantasien, der sætter grænsen for, hvad SFI kan bruges til i fremtidens EPJ. Men det er de enkelte arbejdsgrupper, både tværregionale, men også på de enkelte afdelinger, der fra efteråret og i årene frem vil komme til at definere hvilken SFI, der skal puttes i EPJ og i hvilken form. Jette Nielsen understreger derfor, at ejerskabet ligger hos klinikerne, og at det er vigtigt, at de stiller deres viden til rådighed og deltager aktivt i projektet. Det er jo ikke på den måde Berits og mit projekt. Det er klinikernes. De er jo de eneste, der ved hvilken viden, de vil have ind i EPJ, og hvordan den skal præsenteres, når de ønsker at læse patientens journal. Vi er blot tovholdere, der kan optræde som koordinerende bindeled og hjælpe til med, at EPJ og det SFI, der skal i EPJ en, bliver et fælles projekt. Det er også vigtigt, at repræsentanterne for klinikerne på nogle områder kan blive enige på tværs af specialer, sektorer og sygehuse, således at genkendelighed og dermed sikkerhed for patienten bliver optimal. Berit er ikke i tvivl om nytteværdien af en fælles journal og en ensartet høj kvalitet. Det er jo som udgangspunkt hensigtsmæssigt, at den samme diagnose behandles på den optimale måde overalt, og at dokumentationen i journalen er genkendelig og anvendelig på tværs af afdelinger i regionen. Her ligger der også en udfordring for klinikerne, der skal finde konsensus omkring standarder for klinisk praksis og klinisk dokumentation. Efterfølgende kan vi i samarbejde med klinikerne få defineret, hvorledes EPJ skal understøtte den ønskede praksis. Hermed kan implementering af EPJ bidrage til, at man som patient får den samme behandling i Aalborg som i Thy-Mors og vice versa, og at de relevante patientoplysninger præsenteres for klinikerne i EPJ til gavn for kvaliteten og patientsikkerheden i behandling og pleje. Regionens klinikere skal i arbejdet med SFI blandt andet definere følgende skabeloner til EPJ, så klinikernes viden kan indbygges i EPJ i digital form: Journalstruktur hvordan organiseres informationer under faneblade Dokumentationsskemaer til notater og resultater Kliniske oversigter med sammenstilling af patientoplysninger Standardplaner med oversigt over aktiviteter i forhold til diagnosen Dokumentskabeloner, fx for en hvordan en epikrise skal se ud Der arbejdes på nuværende tidspunkt med færdiggørelsen af en implementeringsplan for første del af SFI-projektet. SFI-koordinatorerne vil fra efteråret sammen med resten af EPJ-projektet orientere sygehusene nærmere i forbindelse med nedsættelsen af tværregionale og lokale arbejdsgrupper, der skal løfte opgaven med at indbygge SFI i EPJ.

20 Sådan organiseres EPJ-projektet på sygehusene V/ ANNE-MARIE FALCH, ADMINISTR ATIV EPJ PROJEK TLEDER EPJ involverer mere end 10 forskellige faggrupper, og organiseringen tager udgangspunkt i den dybest mulige forankring i de klinikergrupper, der skal benytte systemet i praksis. EPJ vil ifølge business case give MERE SAMMEN- HÆNGENDE PATIENTFORLØB Klinikerne er bredt repræsenteret i Klinisk Følgegruppe, der er referencegruppe til organisationen i EPJ-hovedprojektet. Følgegruppen er med på sidelinjen i forbindelse med udvikling og pilotimplementering. Den er ligeledes referencegruppe i relation til SFI-organisationen (se s. 12). Klinisk følgegruppe er således klinikernes repræsentanter og kan kontaktes i forbindelse med spørgsmål eller i forbindelse med input og idéer i relation til EPJ. Formand for Klinisk Følgegruppe er centerchef Uffe Niebuhr, der også er medlem af den regionale epj styregruppe. Læs hele business casen på www.epj.rn.dk Ved opstart af implementering etableres der en EPJ-implementeringsstyregruppe på hvert sygehus. Implementeringsstyregruppen fungerer som lokal styregruppe under implementeringen på sygehuset. Implementeringsstyregruppen handler og tager beslutninger i forhold til EPJ business casen for projektet. I EPJ-implementeringsstyregruppen kan bemandingen tilpasses det aktuelle behov. På det enkelte sygehus vil EPJ-implementeringsstyregruppen kunne nedsætte projektarbejdsgrupper i forbindelse med implementering på de enkelte afdelinger. EPJ-projektlederen fra IT-afdelingen er den ansvarlige projektleder for det enkelte sygehus.