Til medlemmerne af HSU HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Øst Sagsbehandler: HSU-sekretariatet Stine Vestergaard HSU-sekretariatet@adm.aau.dk Dato: 15-02-2019 Sagsnr.: 2019-232-00033 Referat af møde i Hovedsamarbejdsudvalget onsdag den 13. februar 2019, kl. 10.00-12.30, Frederik Bajers Vej 7 A1-112 (Loungen) Videokonferenceanlæg nr. 7505001 Medlemmer Til stede Afbud Suppleant fremmødt Suppleant Per Michael Johansen (PMJ) Inger Askehave (IA) Antonino Castrone (AC) Henrik Pedersen (HP) Mogens Rysholt Poulsen (MRP) Henrik Halkier (HH) Anette Terkelsen (JS) Rasmus Antoft (RA) Søren Kristiansen (SK) Lars Hvilsted Rasmussen (LHR) Jeppe Emmersen (JE) Lotte Brunø (LB) Lis Carlsen (LC) Jesper Lindgaard Christensen (JLC) Jørgen Stamhus (JS) Klaus Kjær (KK) Jens Kirk (JK) Jeanne Strunck (JS) Birthe Kennedy (BK) Finn Büttner (FIB) Meg Duroux (MD) Louiza Bohn Thomsen (LBT) Lars Rosgaard Jensen (LRJ) Thomas Lykke Andersen Ole Busck (OB) Anne Bisgaard Pors (ABP) Morten Denaa (MD) Administrativt personale: HR-chef Henrik H. Søndergaard (HHS), Stine Vestergaard (SV) (ref.) Desuden deltog: Gitte Hartung vedr. pkt. 6. 1. Godkendelse af dagsorden / formand, Per Michael Johansen ABP fremlagde ønske om, at der blev afsat mere tid til drøftelse af besparelsesprocessen, og at der fremadrettet bliver allokeret mere tid til de enkelte punkter fremfor til eventuelt. Udvalget godkendte dagsordenen. 2. Orientering om besparelsesrunde / Per Michael Johansen PMJ gennemgik det fremsendte notat og supplerede med, at TECH har valgt at fremskynde deres proces, således at overleveringen af påtænkte afskedigelser finder sted i uge 7 i stedet for i uge 9. PMJ orienterede efterfølgende om seneste status på besparelsesprocessen. Alle områder er blevet orienteret om omfanget af afskedigelserne og HSU blev i fortrolighed orienteret om det samlede antal påtænkte afskedigelser, herunder på TECH. Partshøringsprocessen er afsluttet på ENG og SUND, men er forsat under behandling på HUM og SAMF. De sidste meddelelser til RAR skal fremsendes i de kommende uger, og meddelelserne vil efterfølgende blive fremsendt som orientering til de berørte FSU og SU. Side 1 af 5
JK efterspurgte den samlede effekt af besparelsesrunden, herunder effekten af nedsat tid, stillingsudløb og adjunkter som ikke er blevet lektorer. JLC fremsatte en bagudrettet, aktuel, og fremadrettet kommentar. Mange medarbejdere er overraskede over omfanget af afskedigelser. Fortrolighed er i mange sammenhænge nødvendig og skal overholdes, men set i bakspejlet havde flere formentligt søgt om en frivillig fratrædelsesordning, eller på anden vis anvendt afværgeforanstaltningerne, såfremt et ca. antal var meldt ud tidligere. Aktuelt pågår partshøringerne. JLC appellerede til, at det ikke er en skinproces, men at nye forhold som afdækkes i partshøringerne overvejes seriøst ift. endelig beslutning. Endelig pegede JLC på, at besparelserne har været nødvendiggjort af omprioriteringsbidrag, dimensioneringer, også af udenlandske studerende, men også den interne budgetmodel. HHS orienterede om, at de første personer har henvendt sig til Ballisager ift. et outplacement forløb. Der er ligeledes flere områder som har aftalt fælles opfølgningsmøder i samarbejde med Ballisager. ABP gjorde opmærksom på, at et antal medarbejdere har haft svært ved at få kontakt til Ballisager. Medarbejderne har forsøgt at komme igennem pr. telefon uden held, og enkelte er blevet lovet, at Ballisager ville ringe tilbage, hvilket ikke har været tilfældet. HHS lovede straks at gøre Ballisager opmærksom på dette. APB orienterede om, at flere tillidsrepræsentanter har bemærket, at det er en stor gruppe medarbejdere i det ældre segment, som er blevet berørt af besparelsesprocessen. Medarbejdersiden ønsker at reagere på denne observation, og vil derfor gerne have emnet på det næste HSU møde. LRJ opfordrede til, at man ligeledes anvender drøftelsen proaktivt og hermed drøfter, hvordan vi fremadrettet kan kompetenceudvikle det ældre segment bedst muligt. HHS supplerede med, at der har været fokus på at undgå aldersdiskrimination i udvælgelsesprocessen. Emnet har ligeledes været drøftet i HAMiU og ULD. LHR anerkender, at det er en ulykkelig situation for alle de berørte medarbejdere. Det er dog vigtigt, at der ikke er mistillid i mellem medarbejdersiden og ledelsessiden i situationer som denne. PMJ ytrede tillid til at ledelsessiden har foretaget personaletilpasningerne i forhold til de aftalte kriterier. Der kan dog forekomme fejlvurderinger, og såfremt dette er tilfældet, vil beslutningerne revurderes. Dekanerne bekræfter, at man kigger alle partshøringer igennem med høj seriøsitet. ABP mener ikke, at der er mangel på tillid, men gjorde opmærksom på, at medarbejdersiden har pligt til at viderebringe informationer. Dette betyder ikke, at der er mistillid til ledelsessiden. Afslutningsvis opfordrede medarbejdersiden til, at man fremadrettet i højere grad også præsenteres for processen i ledelsessporet, således at medarbejdersiden er orienteret om, hvilke handlinger der fortages hvornår og af hvem. HSU tog orienteringen til efterretning og havde en drøftelse af processen. 3. Orientering fra rektoratet / formand, Per Michael Johansen Bilag 3.1: Orientering fra rektoratet PMJ opridsede de skriftlige punkter og bad HSU kommentere og stille opklarende spørgsmål til det fremsendte materiale. ABP kommenterede på organisationsændringen på HUM og SAMF. Det har været svært for medarbejderne ikke at kæde ændringen sammen med besparelserne. ABP opfordrer til, at man er meget tydelig i kommunikationen ift. hvorfor man foretager ændringen, og hvorfor det ikke har en sammenhæng til besparelsesprocessen. Ligeledes efterspørger mange medarbejdere en procesplan for ændringen. PMJ anerkender, at det er et kedeligt sammenfald og tog ABP s opfordring til efterretning. RA anerkender ligeledes det uheldige sammenfald, men forklarede at de ikke ønskede at udskyde ændringen yderligere. RA og HH tog ønsket om en procesplan til efterretning, hvorefter HH kort gennemgik den kommende proces. Side 2 af 5
JK kommenterede, at medarbejdersiden oplever at samarbejdsaftalens 3, stk. 2 bliver tolket meget løst. Ændringen burde være meddelt FSU på et tidligere tidspunkt. Medarbejdersiden ønsker at drøfte, hvordan vi tolker på begreberne rettidig og relevant information. Dette drøftes på et møde mellem FTR og rektor. JLC spurgte ind til bestyrelsens reaktioner på besparelserne. PMJ svarede, at de har fået en orientering i december måned, og at de har næste møde i uge 9. De har ikke behandlet emnet imellem de to møder. 4. Orientering fra medarbejdersiden / næstformand, Anne B. Pors Medarbejdersiden berettede, at flere har spurgt ind til, hvorfor de endnu ikke har hørt noget om TAPlønforhandlingerne. Medarbejdersiden fremlagde ønske om, at HSU følger op på budgetprocessen på alle møder i 2019. Medarbejdersiden ønsker tidplanen og hovedtallene fremlagt, således de løbende kan følge med i processen. Afslutningsvis gjorde ABP opmærksom på, at søgefunktionen i AAU håndbogen fortsat ikke fungerer optimalt. Tillidsrepræsentanterne har svært ved at fremsøge relevante dokumenter. Håndbogen burde indeholde tags, som gjorde det nemmere at søge dokumenter frem. JLC supplerede med info om at en ny lokallønsaftale for EST er underskrevet 3.januar efter en længere møderække. 5. Orientering fra HSU-sekretariatet / HR-afdelingen, Henrik H. Søndergaard HHS orienterede om, at det kun er en lille formalitet som skal på plads før TR-aftalen er godkendt og publiceres i AAU-håndbogen. HHS svarede på medarbejdersidens kommentar om manglende information ang. TAP-lønforhandlingen. HRafdelingen arbejder på at materialet kommer ud ultimo marts med henblik på forhandlinger de første 3 uger af maj. Ligeledes er alle FTR inviteret til en snak om lønforhandlingsprocessen. Processen har været udskudt, fordi universitetet ikke ønsker at køre lønforhandlinger samtidigt med en afskedigelsesproces. HHS informerede om, at HR-afdelingen er blevet bedt om, at komme med modeller til fælles honorering af studieledere og studienævnsformand. HUM og SAMF har opsagt deres tidligere aftaler, og HR-afdelingen arbejder på at have forslag til nye aftaler klar inden for opsigelsesvarslet på 3 måneder. Der er indkaldt til dialogmøde om aftalen. IA informerede kort udvalget om baggrunden for at direktionen ønsker en ny fælles aftale. 6. Orientering om planlægning af budgetprocessen for 2020 /Økonomiafdelingen, Gitte Hartung GHA gennemgik budgetprocessen for 2020 og supplerede med, at der efter vintertællingen kommer en ny prognose for 2019. Prognosen for indeværende år har ikke tidligere været anvendt til at kigge på de kommende år. Dette vil vi dog forsøge at gøre fremadrettet, således vi efter vintertællingen i 2019 ligeledes kigger på effekten for 2020 og 2021. Der skal inden sommerferien leveres materiale til alle hovedområder på det økonomiske råderum for overslagsårene. Vi har tidligere haft udfordringer med grunddata, hvilket har besværliggjort udarbejdelse af prognosen. Fremadrettet vil økonomiafdelingen supplere allerede eksisterende rapportering med Machine Learning og Side 3 af 5
kunstig intelligens i forhold til prognoserne og andre relevante dataområder, samt sikre et fælles ansvar for at data opdateres. I maj måned skal direktionen fastlægge FS-bidrag, FU-bidrag, M2-prisen samt finansiering af AAU Innovation. Dette er store beslutninger, som skal foretages på et tidligt tidspunkt i processen. Det er dog vigtigt, at denne beslutning foretages på et tidligt tidspunkt, således at rektor og dekanerne kan fastlægge deres resultatmål og investeringsramme for de kommende år. Det kan være nødvendigt at justere M2-prisen på et senere tidspunkt. Inden sommerferien orienteres HSU omkring den økonomiske situation inden budgetprocessen påbegyndes i efteråret. Herefter kører processen efter fastlagte årshjul i efteråret. LRJ spurgte ind til, hvad der gøres anerledes fremadrettet, for at undgå økonomiske problemer opdages sent i processen. GHA kommenterede, at økonomipartnerne fremadrettet arbejder mere ind i overslagsårene. Ligeledes kigger vi på resultatmål, og håber at de fremadrettet kan laves for mere end et år af gangen. Slutteligt skal der arbejdes med de økonomiske råderum for periode 2020-2022 inden sommerferien HSU tog orienteringen til efterretning. 7. Status fra Udvalget for Ligestilling og Diversitet / Lars Hvilsted Rasmussen Bilag 7.1: Prioritering af ULD s handlinger Bilag 7.2: Strategisk handleplan for ligestilling og diversitet på AAU LHR orienterede om ULD s implementeringsplan. Handlingsplanen skal implementeres gradvist og ULD har derfor udvalgt 10 handlinger, som de vil fokusere på i 2019. LHR gennemgik handlingerne. HSU tog orienteringen til efterretning. 8. Godkendelse af indstilling om opsigelse og fornyelse af div. poltikker og retningslinjer / HR-afdelingen, Henrik H. Søndergaard Bilag 8.1: Aftale 1.13 Introduktion af nye medarbejdere Bilag 8.2: Aftale 1.22 Politik for håndtering af konflikter Bilag 8.3: Aftale 1.20 Retningslinjer for håndtering af konflikter Bilag 8.4: Procedure for håndtering af konflikter Bilag 8.5: Procedure for håndtering af krænkende adfærd over for medarbejdere Bilag 8.6: Aftale 1.25 Alkoholpolitik Bilag 8.7: Udkast til regler for medarbejderes brug af alkohol Bilag 8.8: Aftale 1.34 Retningslinjer for modtagelse af gaver Bilag 8.9: Udkast til regler for modtagelse af gaver Bilag 8.10: Aftale 2.33 Retningslinjer for rokering, jobbytte og jobrotation HSU godkendte opsigelse og fornyelse af de fremsendte poltikker og retningslinjer. De nye dokumenter publiceres i AAU håndbogen og fremsendes til alle tjenestesteder. 9. Drøftelse af behov for tvungen ferie mellem jul og nytår / næstformand, Anne B. Pors Medarbejdersiden fremlagde ønske om, at dagene mellem jul og nytår ændres til lav-service dage. Tvungen ferie kan have uheldige konsekvenser, fx for medarbejdere som ikke har optjent ferie eller medarbejdere som ønsker at arbejde på disse dage. Ledelsessiden anerkendte medarbejdersidens ønske men lagde vægt på, at såfremt dagene ændres til at være lav-servicedage, vil der være funktioner som IT-support, varme o.l. som skal oppebæres. Dette vil betyde at driftsomkostningerne øges, selvom størstedelen af medarbejderne forsat holder ferie i perioden. Ledelsessiden ønsker derfor at fastholde nuværende praksis, dvs. tvungen ferie mellem jul og nytår. Side 4 af 5
HSU drøftede behovet og tog til efterretning, at AAU holder ferielukket mellem jul og nytår i 2019. 10. Eventuelt LRJ opfordrede til, at PPU hurtigst muligt behandler retningslinjer for tilrettelæggelsen af undervisning uden for normal arbejdstid. HSU tog orienteringen til efterretning og opfordringen videregives til PPU. Side 5 af 5