Tabulex Forvaltning Vejledning til forvaltningsbrugere 24. november 2015
Indhold Indledning... 3 Hvad er Tabulex Forvaltning?... 3 Log ind... 3 Min Side... 4 Beskeder... 4 Mine beskeder... 4 Mine fora... 5 Kommunikation... 6 Nyheder... 6 Fora... 8 Opsætning... 9 Brugere... 9 Opret bruger... 10 De forskellige roller... 11 Log ind på egne institutioner... 14 Support... 14 Side 2 af 14
Indledning Hvad er Tabulex Forvaltning? Tabulex Forvaltning er forvaltningens adgang til at kommunikere med kommunens daginstitutioner, dagplejere og legestuegrupper. I Tabulex Forvaltning har man mulighed for at oprette nye brugere, tildele rettigheder, sende nyheder ud til de institutioner man har rettigheder til, oprette fora på tværs af institutionerne samt mulighed for at logge ind i de institutioner man er bruger på. Når man logger ind i de enkelte institutioner/grupper, har man blandt andet mulighed for at kunne trække lister og statistik for den enkelte institution/gruppe. Log ind Åbn en internetbrowser og indtast adressen forvaltning.borneweb.dk i browserens adresselinje. Indtast det udleverede Tabulex Login, i login-boksen. Har du adgang til fanen Opsætning, kan du ændre dit Tabulex Login ved at trykke Rediger, ud for dit eget navn. Ellers kan du få en forvaltnings administrator til at ændre dette. Dit Tabulex Login er gennemgående for alle programmerne og du benytter derfor samme login uanset om du logger ind i Tabulex Børn eller i Tabulex Forvaltning. Side 3 af 14
Min Side Fanen Min Side, er din private opstartsside for Tabulex Forvaltning. Min side fungerer som overblik over de institutioner du er bruger på og kan logge ind i, samt overblik over hvilke fora du er tilknyttet på forvaltningsniveau. Beskeder Under menupunktet Beskeder har du adgang til dine private beskeder, på de institutioner du er bruger på. Du kan også se de fora du er tilknyttet som forvalter. Mine beskeder Ved at trykke på Mine beskeder kan du se en oversigt over de institutioner du er bruger på, samt se om der er nye private beskeder fra de enkelte institutioner eller legestuegrupper. Beskeder kan modtages fra både forældre og personale. Bemærk: For at kunne modtage privatbeskeder fra forældre og medarbejdere skal funktionen Privatbeskeder være slået til af IST. Funktionen er ikke slået til som standard. Tal med jeres IST Konsulent, om fordele og ulemper ved denne funktion. Side 4 af 14
Nye beskeder er markeret med et nyt-ikon ud for institutionens navn. Læs beskederne ved at trykke Gå til ud for institutionens navn. Institutionen åbner i et nyt vindue. Ved at logge ind på de enkelte institutioner, har du blandt andet mulighed for at trække lister og statistik for den enkelte institution/dagplejegruppe, se ferielister eller se børnenes stamkort. Du kan nemt lukke vinduet ned på krydset i højre hjørne og logge ind på en anden institution herefter. Mine fora Nye indlæg i de enkelte fora er markeret med et brev-ikon på forsiden. Se indlæggene i dine forvaltningsfora ved at trykke på de enkelte fora. Se seneste indlæg ved at trykke på det seneste indlæg. Du kan nu læse alle indlæg i forummet, oprette et nyt indlæg samt vedhæfte en fil til dit indlæg. Hvis du vil vedhæfte en fil, kan du med fordel vedhæfte den som pdf, så du er sikker på at vedhæftningen kan åbnes på alle computere, tablets og telefoner. Tryk Gem for at sende dit indlæg til brugerne. Har du brug for at vedhæfte faste dokumenter til dit forum f.eks. årshjul, information om pædagogiske værktøjer eller lign., kan du vedhæfte dokumenterne via Vedhæft til forum. Hvis du er tilknyttet lokale fora, oprettet af institutionerne, skal du logge ind på de enkelte institutioner for at se dine institutionsfora. Side 5 af 14
Kommunikation I fanen Kommunikation, har du mulighed for at oprette nyheder til de institutionerne du har rettigheder til, samt at administrere forvaltningens fora. Nyheder Under menupunktet Nyheder, ses et samlet overblik over nyheder opretter af Forvaltningen. Opret en ny nyhed ved at trykke på Opret nyhed og udfylde felterne i nyhedsskabelonen. Der kan både vedhæftes billede og fil til nyheden. Hvis du vil vedhæfte en fil, kan du med fordel vedhæfte den som pdf, så du er sikker på at vedhæftningen kan åbnes på alle computere, tablets og telefoner. Modtagere Tag stilling til hvem der skal modtage din nyhed og vælg via modtager-boksene nederst. Det er vigtigt at du som minimum tager stilling til hvilke roller og institutioner der skal modtage din nyhed. Tryk på Gem når du er færdig. Side 6 af 14
Du kan kun oprette nyheder til de institutioner du har rettigheder til, via Tabulex Forvaltning. Institutionens personale kan finde nyheden under Min Side Nyt fra forvaltningen. Forældre kan finde nyheden under fanen Beskeder Nyt fra forvaltningen. Personale og forældre bliver ikke adviseret om nyt fra Forvaltningen, via deres E-mail adresse. Nye nyheder er markeret med et nyt-ikon ud for Nyt fra forvaltningen. Har du brug for at vedhæfte faste dokumenter til forældre og personaler, kan du vedhæfte dokumenterne via Vedhæft under Dokumenter. Institutionens personale kan se de vedhæftede dokumenter under Min Side Nyt fra forvaltningen. Side 7 af 14
Forældre kan finde nyheden under fanen Beskeder Nyt fra forvaltningen. Både forældre og personaler kan se de vedhæftede dokumenter uanset om du opretter en nyhed eller ej. Fora Her kan du oprette fora på tværs af institutionerne eller legestuegrupperne. Du kan kun oprette fora til de institutioner du forvalter, via Tabulex Forvaltning. Tryk på Opret Angiv en titel og tilknyt de enkelte institutioner eller dagplejegrupper. Ud for de enkelte institutioner, kan du vælge hvilke forvaltere der skal være tilknyttet. Det er institutionens administrator der selv tilknytter deltagere til forvaltningsforummet. Institutionens administrator benytter knappen Admin og menupunktet Fora i Tabulex Børn i det enkelte program. Side 8 af 14
Opsætning Brugere Her har du mulighed for at oprette og administrere brugere både i Forvaltning og i de enkelte institutioner og legestuegrupper. Brugere kan oprettes med forskellige roller. Hvilken rolle brugeren skal have, afhænger af arbejdsområder. Side 9 af 14
Opret bruger Tryk på Opret bruger, indskriv brugerens personnummer og tryk på Find. Tildel et brugernavn og kodeord under Brugeroplysninger. Tilknyt brugeren til de institutioner som brugeren skal kunne logge ind og/eller til de institutioner som brugeren skal kommunikere til, via Tabulex Forvaltning Tryk på Tilføj og vælg institution fra listen. Skal brugeren have rettigheder til Tabulex Forvaltning, skal institutionen Forvaltning vælges. Når institutionen er valgt, tryk Tilføj. For hver institution du vælger at tilknytte brugeren til, skal du udfylde detaljer om brugerens profil på netop denne institution. For en bruger der skal være forvalter og kommunikere til en eller flere institutioner, ser det således ud. Side 10 af 14
Under Institutioner kan man tildele de institutioner brugeren har rettighed til kommunikere til. Tildel Rolle som administrator eller almindelig bruger og indskriv evt. titel. Sæt flueben i Forvaltning og tryk Opret. For en medarbejder der skal være bruger en institution, og skal kunne logge ind i denne, ser det således ud. Vælg en af de afdelinger der er oprettet på institutionen, indskriv evt. titel og tildel rolle som administrator eller almindelig bruger. Skal medarbejderen være bruger pås flere institutioner, tryk på Tilføj og gentag. Tryk Opret når du er færdig. De forskellige roller Når du skal oprette nye brugere skal du tage stilling til hvad de forskellige brugere skal have adgang til. Følgende er en beskrivelse af de forskellige roller og hvor de afviger fra hinanden. Side 11 af 14
1. Med adgang til Tabulex Børn 1. Administrator 2. Uden adgang til Tabulex Børn A.Forvaltningsbruger Opret bruger 2. Almindelig bruger 1. Med adgang til Tabulex Børn 2. Uden adgang til Tabulex Børn 1. Administrator B. Institutionsbruger 2. Almindelig bruger A.1.1. Administrator i Tabulex Forvaltning. Rettigheder til alle institutioner. Brugeradgang til alle institutioner. Brugeren har en forvaltningsprofil til alle institutioner, er oprettet som administrator på de enkelte institutioner og kan logge ind som administrator på alle institutioner. Brugeren kan oprette nye forvaltningsbrugere og nye institutionsbrugere. Brugeren kan oprette nyheder og fora til alle institutioner og kan logge ind i alle institutioner. Kommunens kontaktperson til IST, kommunens systemadministrator eller IT kontaktperson er ofte oprettet med denne rolle. A.1.1. Administrator i Tabulex Forvaltning. Kommunikation til alle institutioner. Adgang til en eller flere institutioner. Brugeren har en forvaltningsprofil til alle institutioner og kan logge ind i en eller flere institutioner. Brugeren kan oprette nye forvaltningsbrugere og oprette nye institutionsbrugere. Kan oprette nyheder og fora til alle institutioner. Kan logge ind i en eller flere institutioner. Administrativt personale på et område, er ofte oprettet med denne profil. Er man f.eks. administrativ medarbejder i Dagplejen, har man brug for at kunne logge ind i dagplejegrupperne, men ikke i daginstitutionerne. Dagplejekonsulenter/dagplejepædagoger er ofte oprettet med denne rolle. Side 12 af 14
A.1.2. Administrator i Tabulex Forvaltning. Kommunikation til alle institutioner. Ingen adgang til institutioner. Brugeren har en forvaltningsprofil til alle institutioner men har ikke adgang til at logge ind i en eller flere institutioner. Brugeren kan oprette nye forvaltningsbrugere og oprette nye institutionsbrugere. Kan oprette nyheder og fora til alle institutioner. Kan ikke logge ind i en eller flere institutioner. Administrativt personale på forvaltningen, er ofte oprettet med denne rolle. A.2.1. Almindelig bruger i Tabulex Forvaltning. Kommunikation til de institutioner man forvalter. Adgang til en eller flere institutioner. Brugeren har en almindelig brugerprofil i Forvaltning, til en eller flere institutioner og har adgang til at logge ind i en eller flere institutioner. Brugeren kan ikke oprette nye forvaltnings- eller institutionsbrugere. Kan oprette nyheder og fora til de institutioner brugeren er tilknyttet som forvaltningsbruger og har adgang til at logge ind i en eller flere institutioner. Dagplejekonsulenter/dagplejepædagoger er ofte oprettet med denne rolle. A.2.2. Almindelig bruger i Tabulex Forvaltning. Kommunikation til de institutioner man forvalter. Uden adgang til institutioner. Brugeren har en almindelig brugerprofil i Forvaltning til en eller flere institutioner, men har ikke adgang til at logge ind i en eller flere institutioner. Brugeren kan ikke oprette nye forvaltnings- eller institutionsbrugere. Brugeren kan kun oprette nyheder og fora til de institutioner brugeren er tilknyttet som forvaltningsbruger. Administrativt personale på forvaltningen, er ofte oprettet med denne rolle. B.1. Administrator i Tabulex Børn Brugeren er oprettet som administrator på den enkelte institution. Brugeren har ikke adgang til Tabulex Forvaltning. Brugeren kan oprette og redigere i basisopsætningen af det enkelte program under knappen Admin. Brugeren har adgang til alle funktioner i institutionens program. Lederen eller souschefen i den enkelte institution er ofte oprettet med denne rolle. B.2. Almindelig bruger i Tabulex Børn Brugeren er oprettes som almindelig bruger i den enkelte institution. Brugeren har ikke adgang til Tabulex Forvaltning. Brugeren har ikke adgang til basisopsætning af programmet under knappen Admin. Har adgang til alle hverdagens funktioner i institutionens program. Den almindelige pædagog uden administrativt ansvar i den enkelte institution, er ofte oprettet med denne rolle. Side 13 af 14
Log ind på egne institutioner Er du oprettet som bruger på enkelte institutioner/legestuegrupper, kan du via hurtigknappen Log ind på, gå direkte til dine institutioner. Ved at logge ind på de enkelte institutioner, har du blandt andet mulighed for at trække lister og statistik for den enkelte institution/dagplejegruppe, se ferielister eller se børnenes stamkort. Institutionerne åbner i et nyt vindue. Du kan nemt lukke vinduet ned på krydset i højre hjørne (ikke på Log ud-knappen) og logge ind på en anden institution herefter. Support Har du brug for hjælp, kan du kontakte Tabulex Dagtilbud på dagtilbud@tabulex.dk eller på telefon nr. 4676 1957. Vi har åben mandag-fredag kl. 8.00-17.00. Side 14 af 14