Til: Center for Skoler og Institutioner Sagsid: 82.07.00-P20-3-15 Notat Evaluering af projektet Ny skolestruktur Ombygninger. Processen Kommunalbestyrelsen vedtog den 24. november 2014 en ny skolestruktur for Ballerup Kommunes skoler. Den ny struktur trådte i kraft i august 2015, ved start af skoleåret 2015/16. Fysisk omfattede den ny struktur en rokade af specialklasser og enkelte ordinære klasser mellem skolerne, interne rokeringer på skolerne samt en del bygningsmæssige tilpasninger for at imødekomme de nye behov. I perioden ultimo januar til primo marts 2015 blev der afholdt møder med de implicerede skoler, med henblik på afdækning af de lokale behov for bygningsmæssige ombygninger og tilpasninger af udearealer. Under denne proces blev der udarbejdet skitseprojekter med tilhørende økonomiske overslag. Prissætningen blev, som følge af den korte proces, gennemført på et løst grundlag med mange forudsætninger. Dette blev forelagt og godkendt i Børne- og Skoleudvalget den 7. april 2015. Den 27. april 2015 bevilgede Kommunalbestyrelsen 19,5 mio. kr. til gennemførelse af projektet. Allerede under den politiske behandling i april 2015 igangsatte man udarbejdelsen af udbudsmateriale på de arbejder, der ikke krævede ingeniørbistand. Center for Ejendomme stod selv for udbudsmaterialet på de indvendige arbejder, mens der blev anvendt rådgivende ingeniør til udbud af konstruktioner, installationer og lysgårde. Tidspunktet for indhentning af priser hos håndværkerne var meget uheldig, idet hovedparten havde afsat ressourcerne i sommerferien til andre Side 1
opgaver. Der lå derfor et stort arbejde i at skaffe tilbudsgivere til alle entrepriserne. Ligeledes var tidspunktet uhensigtsmæssigt i forhold til at bestille materialer til levering inden ferien. Inventar til fysiklokaler, loftplader, facadepartier, vinduer og døre blev indkøbt som bygherreleverance for betids levering. For at smidiggøre myndighedsbehandlingen blev der afholdt formøde med Center for Miljø & Teknik, Team BYG, dels for at varsle de kommende ansøgninger om byggetilladelser, og dels for at identificere særlige opmærksomhedspunkter i forhold til brandkrav, flugtveje, ventilation m.m. Ansøgningerne blev fremsendt ultimo april, og byggetilladelserne blev modtaget løbende i perioden juni-september. Ved renoveringsprojekter opstår ofte tekniske udfordringer, i forhold til de eksisterende bygningsdele, som betyder større udskiftninger og udbedringer af installationer og konstruktioner. Dette forhold udfordrede også økonomien og tidsplanen for projektet. Endvidere vil der altid være detaljer, som ikke er prioriteret i projektet og som efterfølgende synes oplagt at medtage dette forhold har også givet anledning til projektmæssige justeringer i tæt samarbejde med skolernes brugere. Der er i Center for ejendomme løbende gjort overvejelser om ikke at igangsætte del-arbejder, og alle arbejder er gennemført efter overvejelser om konsekvenserne ved at undlade eller udsætte. Vil skolen kunne fungere? Vil det være muligt at udføre på et senere tidspunkt? Økonomi Ved kalkulationen af prisen til anlægsbevillingen indgik et meget lille beløb til rådgivning. Under projekteringen blev det tydeligt, at rådgiveropgaven var væsentlig større end antaget, da det ikke havde været muligt at foretage de nødvendige forundersøgelser. Der dukkede mange uforudsigelige bygningsmæssige ting op, som måtte løses på stedet under udførelsen. Materialeanalyser af overfladerne på skolerne påviste forekomster af farlige stoffer (asbest, pcb, bly). Dette udløste krav om supplerende arbejdsmiljøforanstaltninger og affaldshåndtering, for arbejder vedrørende vægge, gulve, lofter vinduer m.v., hvilket har været en væsentlig faktor, der har været med til at forlænge projektet tidsmæssigt og fordyre projektet. På grund af særlige flugtvejsforhold på nogle af skolerne og eksisterende konstruktioner, der viste sig ikke at leve op til de nutidige brandkrav, blev der blev anvendt en brandrådgiver til at afklare de nødvendige tiltag for at kunne opnå en byggetilladelse og overholde lovgivningen. Flytteudgifterne, som var meget svære at estimere ved prissætning af projektet, har været meget undervurderet. Efter aftale med styregruppen Side 2
blev det meldt ud til skolerne, at de kunne få den hjælp de havde behov for til ned- og udpakning m.v. Der har ligeledes været behov for at opmagasinere mindre mængder inventar af logistiske årsager. Nogle flytninger har taget uforholdsmæssigt meget tid, da skolerne ikke havde udarbejdet møbleringsplaner. Dette medførte flere steder at møblerne blev flyttet flere gange end nødvendigt. Der er samtidig ryddet en del op på de respektive skoler, og der er tilkøbt containerkørsler og tømninger. Udgiften til flytning af Interaktive White Boards (IWB) er samlet set blevet en del større end forudsat. Skovlunde Skole - Nord Den største andel af skolestrukturprojektet lå på Skovlunde Skole - Nord, hvor der indgik mange ombygninger og renoveringer både indvendigt og udvendigt. Allerede inden sommerferien rømmede skolen fløj 1, hvor Ordblindeinstituttet skulle flytte ind, således at ombygningerne kunne igangsættes. Det store omfang af forskelligartede opgaver på skolen og det store tidspres gjorde, at det ikke var muligt at udbyde projektet samlet i en hovedentreprise, men det var nødvendigt at udbyde opgaverne i dele, efterhånden som opgaverne blev klare og afgrænsede. I flere tilfælde blev arbejder udført som tillægsarbejder, hvor disse under andre omstændigheder ville have været udbudt i konkurrence til flere håndværkere. Hjemkundskab Skitseprojektet omfattede fjernelse af BFO ens depot i gangarealet, og retablering af dette på et areal af hjemkundskabslokalet. Dette indgreb gjorde det umuligt at anvende hjemkundskabslokalet som tidligere. Sammenholdt med at overflader og det faste inventar var meget nedslidt, blev det vurderet mest hensigtsmæssigt at udskifte det faste inventar og gulvbelægning, og gennem en ommøblering sikre at der blev plads til det nødvendige antal elever. Arbejdet kunne dog ikke nås færdiggjort inden skolestart. Lysgårde og svalegang Med udgangspunkt i ønsket om mere lys og åbenhed i underetagen af fløj 5 på Skovlunde Skole - Nord, var der i skitseprojektet indregnet to lysgårde i skolegården samt etablering af udgange med trapper til terræn fra klasselokaler mod den nye legeplads mod øst. Både lysgårde og trapper skulle projekteres for at blive prissat i konkurrence. Etablering af huller i facaden for vindue- og dørpartier skulle logistisk udføres på et hensigtsmæssigt tidspunkt, samtidig med at øvrige arbejder i området pågik. Side 3
For at sikre, at vinduer og døre til de planlagte huller kunne leveres og monteres inden skolestart, var det nødvendigt at ordre elementerne som bygherreleverance, hvilket under normale omstændigheder ikke er hensigtsmæssigt pga. ansvarsforhold omkring opmåling o.l. På trods af en tilpasning af løsningen, i tæt samarbejde med skolen, hvor de mange separate trapper ud for hver klasselokale blev erstattet med en svalegang, viste løsningen sig samlet set at være væsentlig dyrere end den overslagspris, der var indeholdt i overslaget. Det skal ses i sammenhæng med flere af de delelementer og koordineringsovervejelser løsningen bestod af: Etablering af huller i ydervægge som indeholdte miljøfarlige stoffer Tidspunktet for hultagning fra stillads i forhold til arbejder på udearealet Ordre på dørproduktion betids for levering og montering inden skolestart Prissætning og gennemførelse af flytning af radiator for dørhuller samt flytning af kabelbakke, med el og it, fra facadevæg til væg mod gangareal Økonomistyring hvor projektering, prissætning og gennemførsel skete parallelt Hvis etableringen af døre og svalegang blev udsat, ville arbejdet blive umuliggjort, idet der var planlagt og disponeret ny legeplads samme sted. Legeplads Legepladsen og udearealet på østsiden af Skovlunde Skole - Nord var omfattende og efter aftale med skolen og BFO en blev der udarbejdet en helhedsplan for legeområderne på skolen, for at give overblikket til at prioritere ønskerne til østsiden. Ved nærmere gennemgang af arealet, der tidligere ikke blev brugt af skole eller BFO, blev det konstateret, at havemure og terræntrapper var sikkerhedsmæssigt uforsvarlige, og krævede en omfattende udskiftning. Et projekt for dette blev udarbejdet og prissat, og er nu gennemført. Dette er finansieret over bygningsvedligeholdelsen 2015, da arbejdet er af vedligeholdelsesmæssig karakter. Gennemførelsen af udearealet og legepladsen har således afventet denne renovering. Udearealet og legepladsen er netop færdiggjort. Denne del finansieres over projektet, Renovering af belægninger og legepladser på skoler 2015. Toiletter Behovet for supplerende toiletter på Skovlunde Skole - Nord blev påpeget tidligt i processen. Under gennemgangen af projektet med skolen, efter projektet var politisk godkendt, viste behovet sig at være endnu større. Toiletter er komplicerede at udføre, idet der er mange fag involveret og opgaven blev derfor gennemført som en selvstændig sag, der kørte Side 4
sideløbende med de øvrige arbejder. Det var en stor opgave at finde pladsen i de eksisterende rammer, så projekteringen blev først færdig på et sent tidspunkt i forløbet. Opgaven blev konkurrenceudsat på timepris, og gennemført billigst muligt i regning. Toiletterne var derfor ikke færdige, da skolen vendte tilbage efter sommerferien. Der var forudsat etableret to supplerende toiletter, og der er udført fire nye mens to eksisterende toiletter er gennemrenoveret, hvilket har presset byggesagens omfang yderligere. Solafskærmning I projektet nævnes det, at der skal findes en løsning omkring solafskærmning på østfacaden af fløj 5. Der er dog ikke afsat midler til dette. I forsommeren indgik man en aftale med GATE 21 om at deltage i et projekt omkring indeklima på skoler. Dette projekt indeholder vurdering af alle aspekterne for indeklima i forhold til fløj 5 og kommer med løsningsforslag til eventuelle problematikker. I eftersommeren blev projektdelen omkring solafskærmning igangsat, og i samarbejde med skolen fandt man en løsning, der blev prissat og igangsat. De indvendige elektroniske dele er monteret, men desværre er der leveringstid på den udvendige dug, som leveres og monteres mellem jul og nytår. Solafskærmningen er en stor ekstraomkostning for projektet. Hvad lykkedes? Tidligt i processen blev det varslet, at der ville foregå arbejder efter skolestart, dog primært udvendige arbejder. Succeskriteriet for projektet var derfor, at de respektive skoler kunne ibrugtage klasselokalerne ved skolestart. Dette lykkedes på alle skolerne, dog med mindre mangler. Måløvhøj Skole - Østerhøj Tilbuddet lå under prisoverslaget og slutsummen endte under overslaget. Projektet blev afsluttet til tiden, dog med få misforståelser omkring afsluttende rengøring og udpakning. Baltorpskolen - Grantoften Tilbuddet lå over prisoverslaget, og slutsummen er endt en del over overslaget. Årsagen er primært den nye belysning og brandkrav. Projektet blev afsluttet til tiden med få mangler. Ønsket om supplerende belysning i specialklasseafsnittet på Baltorpskolen - Grantoften var svært at konkretisere i forhold til et reelt krav, og projektering, prissætning og gennemførelse krævede ekstra tid og ressourcer. Den endelige løsning omkring belysningen i klasselokalerne og i Side 5
dele af BFO en, er blevet meget tilfredsstillende, med mulighed for et meget høj lysniveau og mulighed for lysdæmpning. Legepladsen på Baltorpskolen - Grantoften blev projekteret af en mindre rådgiver i samarbejde med skolen. Legeredskaberne blev monteret ad hoc og var endelig færdig i september. Dette finansieres over projektet, Renovering af belægninger og legepladser på skoler 2015. Skovvejens Skole - Øst Tilbuddet var tæt på prisoverslaget, og slutsummen en del over overslaget pga. en del uforudsigelige forhold, supplerende brandkrav samt nedenstående tiltag. Projektet blev afsluttet til tiden, med få mangler. Fysik- og sciencelokalerne blev opgraderet, og der tilgik etablering af et væksthus i et tilstødende lokale, primært til biologi-forsøg. Der er foretaget ombygninger i administrationen, som ikke var indeholdt i bevillingen, men det blev aftalt med styregruppen at igangsætte dette. Hedegårdsskolen Tilbuddet lå en del over prisoverslaget, og slutsummen er endt en del over overslaget. Afsluttet til tiden, dog med forsinkelse på ventilation i autismedelen. De eksisterende kloakker i arealet ved lysgården viste sig at være udtjente, og blev renoveret, finansieret over bygningsvedligeholdelsen. For at håndtere opvarmningen gennem glasfacaderne i autismeafdelingen, er der efterfølgende opsat solafskærmning. I forbindelse med etableringen af køkkener i ADHD-afdelingen ved hallen, er der efterfølgende opsat emhætter. Dette var ikke forudsat i projektet. Skovlunde Skole - Nord og Ordblindeinstituttet Klasselokalerne var færdige til skolestart, dog var ventilationsdelen i Ordblindeinstituttet forsinket. Hvad gik galt? Skovvejens Skole - Vest Pavillonerne er rømmet. Tilbuddet på istandsættelse og fjernelse af disse lå en del over et tidligere afgivet bud, og der har været forhandling om eventuelt køb. Beslutningen er nu, at lejemålet opsiges pr. 1. december 2015. De fjernes i løbet af februar 2016. Skovlunde Skole - Nord + Ordblindeinstituttet Deltilbud har matchet nogle overslag og andre har ligget en del over. Det har været et problem ikke at kunne få priserne hjem på én gang, så der kunne foretages en samlet vurdering omkring igangsætning. Slutsummen, som først netop er ved at være kendt, viser en væsentlig overskridelse i forhold til det estimerede budget. Side 6
For skolens vedkommende pågik arbejder udvendigt såvel på vest- som på østsiden samt indvendigt i skolekøkken, musiklokale og på toiletter. Disse arbejder producerede støv både ude og inde, og det var ikke muligt at udlufte klasselokalerne i sommervarmen uden at blive yderligere støvbelastet. Der blev taget prøver af støvet, og støvet indeholdt ikke farlige stoffer. Der var bare for meget til at det løbende kunne fjernes ved hjælp af rengøring. Den kommunale lægekonsulent blev tilkaldt og hun vurderede, at støvbelastningen var for høj til at undervise i. En hurtig genhusningsplan blev lagt og gennemført i løbet af en uge internt i kommunen. Det blev besluttet ikke at flytte elever og lærere tilbage på skolen før alt var færdigt, dermed også udearealet. På samme tid blev der fundet asbest-rester i loftrummet på Ordblindeinstituttet, hvor de afsluttende ventilationsarbejder pågik. En asbestsanering var påkrævet for igen at kunne færdes i loftrummet, og denne blev igangsat. Saneringen og efterisolering finansieres over bygningsvedligeholdelse 2015, idet dette er en vedligeholdelsesopgave. For ikke at forstyrre elever og lærere under saneringen, besluttes det ligeledes at genhuse Ordblindeinstituttet, og der blev lavet en aftale med Blaagaard Seminarium. For at genhuse Ordblindeinstituttet kortest mulig, blev der indgået forceringsaftaler med håndværkerne på de resterende arbejder, og der arbejdes i døgndrift. Ordblindeinstituttet flyttede som planlagt tilbage den 1. november 2015. Tilbageflytningen af skolen var påregnet gennemført den 16. november 2015. Dette forudsatte, at alle arbejder var helt afsluttet fredag den 6. november. Desværre betød enkelte supplerende rudeudskiftninger, at der var områder, hvor rengøringen først kunne komme til den 9. november - en uge før opstart. Det var aftalt, at der skulle foreligge målinger for asbest, bly, skimmel og pcb, inden skolen flyttede tilbage, og disse målinger kræver at der er gjort rent. Dette ville betyde, at resultaterne først kunne foreligge på et tidspunkt, hvor det ikke var muligt at nå at handle, hvis der skulle vise sig noget galt. Skolens ledelse foreslog styregruppen at udsætte flytningen en uge, hvilket blev besluttet. Skolen flytter hjem den fra den 23. november i tre hold efter ønske fra skolen. Omkostningerne til genhusningen af Ordblindeinstituttet og Skovlunde Skole - Nord er af gode grunde ikke budgetlagt i projektet som udgangspunkt, og udgør således en væsentlig meromkostning. Side 7
Genhusningen har dog givet mulighed for at gennemføre nogle supplerende vedligeholdsarbejder, som ellers skulle være gennemført i juleferien. Det drejer sig bl.a. om udskiftning af gulve i yderligere 4 lokaler, udskiftning af punkterede termoruder, maling og udskiftning belysning i kældergangen i fløj 3 samt etablering af cykeloverdækning. Konklusion Center for Ejendomme har taget opgaven på sig og arbejdet målrettet på at nå succeskriteriet færdiggøre klasselokaler til skolestart. Tidsplanen for gennemførelse af projektet har været uforholdsmæssigt stram. Der har ikke været tid til at gennemtænke og planlægge de respektive ombygninger på en ordentlig måde. Under processen, hvor skolernes behov for ombygninger blev defineret, burde Center for Skoler og Institutioner og Center for Ejendomme have vurderet mere kritisk på omfanget af ombygninger, i forhold til pris og tid. Den stramme tidsplan, tidspunktet for gennemførelse samt uforudsete tiltag har gjort, at projektet er blevet meget dyrere end forudsat. Sommerferien har problematiseret gennemførelsen yderligere i forhold til at få håndværkere, overlapning under ferie, levering af materialer, kommunikationen med skolerne m.m. Ikke alle skoler har afsat de nødvendige ressourcer til at planlægge flytninger, markere inventar, lave møbleringsplaner og pakke ud inden skolestart. Der burde have været foretaget en mere omfattende risikoanalyse i forhold til gennemførelse af projektet indenfor den afsatte tid. En vurdering af projektets omfang sammenholdt med tidsplanen, og særligt en stillingtagen til hvilke delopgaver som kunne færdiggøres efter ibrugtagning af de indvendige lokaler, kunne have bidraget til en mulig genhusningsplan. Side 8