REFERAT AF BESTYRELSESMØDE I PAB, AFDELING 4 Tid Tirsdag den 8. oktober 2013 Sted Afdelingskontoret, Åfløjen 5 Deltagere Afbud Dagsorden Patrick Abrahamsen Elisabeth Bransmark Kent Christensen Kim Holk Jesper Munch-Madsen Bjørn Olsen Jette Bøgh Nemming Nini Rice 1. Konstituering af bestyrelsen 2. Valg af referent 3. Godkendelse af referat fra sidste møde 4. Gennemgang af opfølgningspunkter i referat af sidste bestyrelsesmøde 5. Bygherremøde 6. Meddelelser til og fra formanden 7. Meddelelser fra bestyrelsen 8. Meddelelser til og fra ejendomsmester 9. Beboerhenvendelser 10. Næste møde 11. Eventuelt Ansvarlig Deadline Ad 1 Konstituering af bestyrelsen Elisabeth omdelte forretningsorden for afdelingsbestyrelsen til medlemmernes underskrift. Bjørn meddelte, at han grundet sin stilling som funktionær i afdelingen, havde valgt at trække sig midlertidigt fra sin post som suppleant indtil hans fratrædelse pr. 1. marts 2014. Ad 2 Valg af referent Jette påtog sig opgaven med at skrive referat. 1
Ad 3 Godkendelse af referat fra sidste møde Der var ingen bemærkninger til referatet. Ad 4 Gennemgang af opfølgningspunkter i referatet fra sidste bestyrelsesmøde Dansk Kabel TV Kent Elisabeth takkede Kent for indsatsen med at indhente kontrakter fra Dansk Kabel TV. Kontrakterne er sendt til Driftschefen for dennes underskrift. Der bliver endvidere tegnet ny kontrakt med YouSee for de kommende 2 år. Afdelingen får en smule rabat på de forskellige pakker i forhold til YouSee s officielle prisliste. Dansk Kabel TV udsender informationer til alle beboerne om de nye tilbud i relation til internetopgraderingen. Vaskeriet På årsmødet den 24. september 2013 blev der fremsat ønske om udvidelse af vaskeriets åbningstider. Dette er effektueret og Jette opdaterer i Praktiske informationer og i velkomstbrevet til nye beboere. Kontortid for afdelingsbestyrelsen Elisabeth og Kim tager vagten torsdag den 31. oktober 2013. InfoKanalen Jette og Kent bliver instrueret i systemet af Jill Rubini. Første møde finder sted onsdag den 16. oktober 2013. ÅRSMØDET 24. SEPTEMBER 2013 Referat af mødet Der var ingen kommentarer til det fremsendte referat af mødet. Referatet er afstemt med Lonni og er nu sendt til kommentering og underskrift hos dirigenten. Status på opgaver afledt af mødet: Jette Kent & Jette Inden 12.11.13 Inden 12.11.13 2
Internetopgradering Se ovenfor under opfølgningspunkter fra sidste mødereferat. Boldburet Jette kontakter firmaet, der har fremsendt tilbud på netoverdækning af boldburet og meddeler, at opgaven først skal udføres i foråret 2014, da der p.t. ikke er penge til at sætte det i værk nu. Jesper sørger for beskæring af træerne, så nedfaldne blade ikke bliver et problem på kunstgræsset. Patrick og Jette genoptager opgaven i foråret 2014, hvor også basketkurve bliver opsat. Patrick & Jette Fældning af træer i bebyggelsen Der henvises til pkt. 5 Bygherremødet. Nødstop på ventilationsanlægget Afledt af ønske på beboermødet 24. september 2013 genoptages opgaven. Det er kun aktuelt i de 3 blokke, der har ventilationsanlæg (Genvex). I de øvrige blokke med ventilationsanlæg, er det kun udsugning, der finder sted. Jesper indhenter yderligere information hos Hoffman/Martin Svendsen. Jesper 12.11.13 Barnevognsrum En beboer var blevet afvist ved anmodning om tildeling af et barnevognsrum. Det er meddelt den beboer, der fremsatte påstanden, at vedkommende skal henvende sig på ny hos ejendomsmesteren. De nye selskabslokaler Elisabeth informerede fra Fokusgruppen, at gruppen har truffet beslutning om indkøb af inventar og service. Indkøbene holdes indenfor det besluttede budget. Der er indkøbt service og stole til 60 personer samt stole og borde til det mindre lokale til 12 personer. Derudover er der indkøbt 50 ekstra stole, således at der i alt er 132 stole til brug for store beboerarrangementer som f.eks. årsmøder. 3
Bestyrelsen drøftede den opsatte videoovervågning i lokalerne. Jesper siger, at optagelserne kun vil blive brugt i tilfælde, hvor en kriminel handling har fundet sted. Britta Holk, som har stillet sig til rådighed som ansvarlig for udlejning af lokalerne udarbejder udkast til lejekontrakt m.m. inden næste bestyrelsesmøde. Elisabeth sender til bestyrelsen for kommentarer. Elisabeth 12.11.13 Etape 1 Der blev på årsmødet fremsat utilfredshed med, at der ikke var skiftet entredøre i Etape 1. Dørene er meget utætte og skæve. Opgaven medtages på næste års markvandring/driftsplan. Etape 2 Der blev fremsat beboerønske om spærring for justering af radiatorerne i kælderhalsene i Etape 2 blokkene. Jesper får spærret for justering. Jesper 12.11.13 Vaskeriet Der var en del utilfredshed med den manglende oprydning og rengøring af lokalerne. Bestyrelsen arbejder videre med forbedringstiltag og informerer i Nyhedsbrevet som omdeles sidst i oktober. Ad 5 Bygherremøde Der var bygherremøde i Hoffmanns skur tirsdag den 8. oktober 2013 kl. 16, hvor Elisabeth, Kim, Patrick og Jette deltog. Der blev fremlagt ny tidsplan for afslutning af Etape 2 samt info om opstart af Etape 3. Martin Svendsen udsender nyhedsbrev til beboerne om den nye tidsplan samt tillæg til Etape 2 beboerne om at indgive meddelelse om ikke udbedrede fejl og mangler samt evt. nytilkomne fejl og mangler. Martin Svendsen fortalte, at der var indhentet tilladelse til fældning af nogle af birketræerne i bebyggelsen. Der var fundet en gammel olietank ved udgravning foran Voldfløjen 8-10. Københavns Kommune har godkendt en opfyldning med sand. Opgaven bliver igangsat meget snart, hvorefter anlægsarbejdet i 4
området foran Voldfløjen 8-10 kan blive færdiggjort. Afdelingsbestyrelsen bemærkede, at der SKAL findes en løsning for stuelejlighederne i Etape 2, hvor det ikke er muligt at åbne vinduerne i tårnværelserne. Desuden blev det påpeget, at der mangler en slidske i Blok F ved kældertrappen. Martin Svendsen sørger for dette. Martin Svendsen bad afdelingsbestyrelsen om at maile ham med konstaterede fejl og mangler i Etape 2 kældre, bygninger og opgange. Jette sørger for denne info. Jette Inden 01.11.13 Ad 6 Meddelelser til og fra formanden Der henvises til ovenstående under punkt 4 opfølgningspunkter fra sidste referat. Ad 6 Meddelelser til og fra bestyrelsen Kent fortalte, at der havde været besøg af 2 beboere på sidste måneds kontortid for afdelingsbestyrelsen, hvor Kent og Nini var til stede. Den ene henvendelse var en klage over manglende oprydning af håndværkere i forbindelse med tilbageflytning efter genhusning. Den anden var afledt af årsmødet levering af lovet materiale til brug for udarbejdelse af referatet. Nyhedsbrev I forlængelse af emner, behandlet på årsmødet, er det nødvendigt med udsendelse af nyhedsbrev til samtlige beboere. Jette udarbejder udkast hertil snarest muligt. Nyhedsbrevet skal omdeles senest fredag den 25. oktober 2013, da info om indsigelse om varmeregnskabet skal indleveres til Lonni Hansen senest 31. oktober 2013. Jette 20.10.13 Ad Meddelelser til og fra ejendomsmesteren Træer ved åen ved Åfløjen 31 Jesper har været i dialog med NCC om genplantning af de fældede træer ved åen ved Åfløjen 31. Jette har efter bestyrelsesmødet været i kontakt med NCC om opgaven. Jette 12.11.13 5
Driftschefen Mikkel Selander har overtaget kommunikationen med NCC. Jette holder afdelingsbestyrelsen informeret. Oprydning i opgangene Afledt af årsmødet besluttedes det, at der omdeles påbud til beboerne om at overholde husordenen med hensyn til, at det ikke er tilladt at henstille møbler, blomsterkrukker m.m. foran entredørene. Beboerbrev omdeles sammen med Nyhedsbrevet til beboerne. Elisabeth og Jette 01.11.13 Skaktlåger Der er konstateret problemer flere steder med at lukke skaktlågerne i Etape 1. Jesper giver besked til Enemærke og Petersen. Jesper 12.11.13 Ad 8 Næste møde Næste møde i afdelingsbestyrelsen finder sted tirsdag den 12. november 2013 kl. 18.30. Ad 9 Eventuelt Intet at bemærke. For referatet: Jette Bøgh Nemming 11. oktober 2013. 6