Karl Neumann, Jeannette Nauta-Ridderstrøm samt Claus Heje (Albertslund Kommune)

Albertslund Boligselskab 15. august 2014 Referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 11. august kl. 17.00 Deltagere: Per Mogensen, Hans Holm, Kirsten Poulsen, John Christiansen, Majbritt Brander, Dorte Nejrup, Birthe Lauridsen, Michael Sørensen (Medarbejderrepræsentant), samt 1. suppleant Winnie Duncan Adm.: Afbud: Kenn E. Hansen, Annesophie Hansen og Tina Jepsen Karl Neumann, Jeannette Nauta-Ridderstrøm samt Claus Heje (Albertslund Kommune) Dagsorden 0. Godkendelse af dagsordenen... 1 1. Behandling af ansøgninger til dispositionsfonden... 2 2. Eventuelt... 9 Til drøftelse og beslutning 0. Godkendelse af dagsordenen Bestyrelsen godkendte dagsordenen med den tilføjelse, at ansøgningen fra Nord, der er efterudsendt efter fremsendelse af dagsordenen, også behandles på mødet. Kenn E. Hansen gennemgik reglerne for trækningsretten og dispositionsfonden, samt oversigten over dispositionsfonden. Bestyrelsen besluttede, at der til næste møde fremsendes en opdateret oversigt over dispositionsfonden. Hvis det mod forventning viser sig, at der ikke er dækning til de ansøgninger, der evt. godkendes på mødet, har bestyrelsen mulighed for efterfølgende at afvise ansøgningen. Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen godkender dagsordenen

1. Behandling af ansøgninger til dispositionsfonden Indstilling: Administrationen indstiller: - at bestyrelsen behandler nedennævnte ansøgninger - Etagehusene Udskiftning af dørløse og tilretning/gennemgang af vinduer og altandøre Udskiftning til systemlåse 200.000 kr. Gennemgang / reparation af vinduer / altandøre 250.000 kr. - Damgårdsarealet - Ekstraudgifter til energimærkning 80.000 kr. - Eskebuen Løsningsmodel skimmelsvampssag 130.000 kr. - Huslejetilskud: Miravænget 6.354.000 kr. Cappellavænget 4.946.000 kr. Rigelvænget 3.819.000 kr. Organisationsbestyrelsen har tidligere i år besluttet, at opfordre afdelingsbestyrelserne til, at ansøge om midler til projekter i boligafdelingerne, hvor disse måtte ligge inden for rammerne af dispositionsfond og trækningsret. Administrationen anbefaler, at midlerne til ovennævnte ansøgninger såfremt de besluttes finansieres primært fra dispositionsfonden. Udskiftning af systemlåsesystem i Etagehusene vil dog formodentlig kunne finansieres af trækningsretten med forbehold for LBF godkendelse. x Lovgrundlag Dispositionsfond: Organisationsbestyrelsen kan imødekomme ansøgninger om støtte, tilskud og lån til afdelinger. AB s repræsentantskab har på møde den 8. november 2012 besluttet, hvilke værdier og kriterier, ansøgningerne vægtes efter. Bilag vedlægges. Trækningsret: Gennem trækningsretten kan Landsbyggefonden yde tilskud til boligorganisationerne til delvis finansiering af blandt andet renoveringer eller nybyggeri. Tilskud ydes af midler fra de bidrag, som boligafdelingerne i de almene boligorganisationer indbetaler til fonden. Tilskud kan kun ydes til forbedringer, der hæver bygningernes og boligernes standard eller tilfører ejendommen og dens omgivelser en øget brugsværdi. Fra trækningsretten ydes der maksimalt støtte til to tredjedele af udgifterne til de forbedrende arbejder. Inden for denne ramme er det boligorganisationerne selv, der bestemmer størrelsen af tilskuddet. Økonomichef Kenn Erik Hansen vil på mødet gennemgå dispositionsfonden og trækningsretten og belyse, hvilke midler der er til rådighed i de to forskellige puljer. Umiddelbart er der stort set Referat fra AB s tema organisationsbestyrelsesmøde den 11. august 2014 2

midler til at dække alle de indkomne ansøgninger med de i øvrigt kendte aktiviteter, men det vil være med et næsten fuldt træk på alle frie midler. Ansøgning Dørlåse og tilretning af vinduer og altandøre i Etagehusene Birthe Lauridsen uddybede ansøgningen og tilføjede, at priserne er udarbejdet på baggrund af afdelingens håndværkers vurdering. Såfremt afdelingen får godkendt ansøgningen, vil der efterfølgende skulle indhentes tilbud. Pga. inhabilitet forlod Birthe Lauridsen mødet, mens punktet blev behandlet. Bestyrelsen drøftede ansøgningerne og besluttede, at bevilligede følgende: - Udskiftning af dørlåse til systemlåse Bestyrelsen bevilligede 2/3 af 200.000 kr. fra trækningsretten, med forbehold for Landsbyggefondens godkendelse. - Gennemgang og reparation af vinduer og altandøre - Bestyrelsen bevilligede 250.000 kr. fra dispositionsfonden. Såfremt udgifterne bliver større, må afdelingen vende tilbage med en ny ansøgning. Dørlåse. Afdelingen har en del udgifter til udbedring/udskiftning af dørlåse, som blev isat i forbindelse med renoveringen af afdelingen. I 2013 anvendte afdelingen således ca. 50.000 kr. til reparationer af dørlåse. Det er ikke systemlåse, hvilket betyder at nøglerne kan kopieres frit. Afdelingen ønsker låsene udskiftet til systemlåse med patent af standardkvalitet for at imødegå store udgifter til reparation. Vinduer og altandøre. Afdelingen oplever, at der i forbindelse med nogle vinduer/altandøre er problemer med indtrængende vand. Der er i 2013 anvendt ca. 50.000 kr. på reparationer mv. Afdelingen ønsker en gennemgang af vinduer/altandøre for at få løst de sidste udfordringer. Der ansøges om 250.000 kr. hertil. Økonomi og ressourcer: Der ansøges om et tilskud på 200.000 kr. til udskiftning til systemlåse med patent af standardkvalitet for at imødegå store udgifter til reparation. Tilskuddet forventes at dække udgiften Der ansøges om et tilskud på 250.000 kr. til gennemgang/reparation af vinduer/altandøre. Tilskuddet forventes at dække udgiften Tidsplan: 2014/2015 Referat fra AB s tema organisationsbestyrelsesmøde den 11. august 2014 3

Vurdering: Administrationen vurderer, at ansøgningen til udskiftning af låse i hoveddørene kan imødekommes inden for fondenes rammer. Behovet for udskiftningen af låsesystem understøttes også af en stigende fraflytning i afdelingen, hvor nøgleudskiftning bliver særlig relevant. Administrationen vurderer dog, at det vil være mere fremtidssikret, at lave en elektronisk låsesystemsløsning, da alle traditionelle låsesystemer bliver frigivet efter en periode, hvorved problemet med fri kopiering af nøgler opstår igen. Det vil formodentlig med forbehold for LBF s efterfølgende godkendelse være muligt at benytte trækningsretten, som vil kunne finansiere op til 2/3 af udgifterne. Ansøgning til gennemgang/tilretning af vinduer og altandøre. Administrationen anbefaler, at ansøgningen imødekommes, men at organisationsbestyrelsen samtidig betinger sig, at afdelingen indarbejder udgifter til de foreskrevne servicegennemgange af vinduer. ------ Ansøgning dækning af ekstraudgifter til energimærkning af boligafdelingerne på Damgårdsarealet Bestyrelsen drøftede og godkendte ansøgningen med en bevilling på 80.000 kr. fra dispositionsfonden. Igennem første halvdel af 2014 har en række eksterne energikonsulenter/ingeniører energimærket alle BO-VESTs boligafdelinger. I mærknings-rapporterne er el- og varmeforbrug blevet analyseret. De forskellige ejendomme har fået tildelt en mærkningsværdi (A-G, ligesom fx hvidevarer), og potentielle forbedringstiltag er blevet beregnet og rentabilitetsvurderet. Udover at mærkningen er obligatorisk og et lovkrav, indeholder mærkningen potentielt værdifulde informationer om rentable energibesparelsestiltag, som afdelingerne kan bruge til deres langtidsplanlægning og budgetter. Ingeniørfirmaet Henrik Larsen har energimærket afdelingerne på Damgårdsarealet på baggrund af udbud medio 2013. Baggrunden for Henrik Larsens tilbud har ved arbejdets udførelse i 2014 vist sig at være upræcis, idet de dengang oplyste forhold ikke svarer til informationerne i BBR-registret. Informationerne herfra har dannet baggrund for Henrik Larsens tilbud og arbejde, da BO-VEST ikke selv ligger inde med overordnet set mere opdaterede informationer. En række differencer i boligareal og antallet af erhvervslejemål (vaskerier, ejendomskontorer, fælleshuse mv. optræder sådan i BBR) har gjort, at prisen for mærkningen er blevet højere end i det afgivne tilbud. Referat fra AB s tema organisationsbestyrelsesmøde den 11. august 2014 4

Administrationen har valgt at godkende de forhøjede regninger, da det påkrævede udførte arbejde, således havde et andet omfang end i udbudsmaterialet. Økonomi og ressourcer: De forøgede udgifter beløber sig til: Kr. 30.000 for Gårdene Kr. 21.250 for Vængerne Kr. 28.750 for Buerne I alt kr. 80.000 Det udførte arbejde er faktureret af Henrik Larsen og bogført på rette konti i afdelingerne. Imødekommes ansøgningen, vil støttebeløbet fordeles til afdelingerne, så deres endelige udgifter svarer til det oprindelige beløb. Lovgrundlag: Kravet om obligatorisk energimærkning af bygninger er fastsat i: - Bekendtgørelse nr. 636 af 19. juni 2012 af lov om fremme af energibesparelser i bygninger - Bekendtgørelse nr. 673 af 25. juni 2012 om energimærkning af bygninger Vurdering: Energimærkningen er som nævnt obligatorisk og kan desuden indeholde værdifulde informationer om potentielle energibesparelsestiltag. Administrationen vurderer, at det nødvendigvis ikke bør ligge afdelingerne og beboerne i Damgårdsarealet økonomisk til last, at uklarhed om afregningsgrundlaget har forøget udgifterne til mærkningen væsentligt. ------ Ansøgning skimmelsvamp i Eskebuen Dorte Nejrup uddybede ansøgningen og tilføjede, at facaderne er opført efter nogle andre bygningskrav end dem, der er i dag. Dette betyder, at der i flere afdelinger på Damgårdsarealet er problemer med kuldebroer i endegavle. Der har været foretaget forskellige undersøgelser og tiltag, der dog ikke har afhjulpet problemet. Pga. inhabilitet forlod Dorte Nejrup mødet, mens punktet blev behandlet. Bestyrelsen drøftede og godkendte ansøgningen med en bevilling på 130.000 kr. fra dispositionsfonden. Hvis der mod forventning, ikke kan udarbejdes et løsningsforslag inden for denne ramme, må afdelingen fremsende en ny ansøgning. Der blev i 2012 konstateret skimmelsvamp i Eskebuen 18. Skaden omfatter nordvæg i soveværelse og bad samt gulv i soveværelse. Da skaden blev konstateret, fik den daværende afdelingsleder Referat fra AB s tema organisationsbestyrelsesmøde den 11. august 2014 5

foranstaltet, at tømreren nedtog gavlplader og isolerede under huset. Afdelingen anvendte ca. 50.000 kr. af egne midler til denne løsning, som desværre ikke afhjalp problemet. Efterfølgende blev der i marts 2013 udarbejdet en rapport af Dansk Bygningsanalyse, hvor skimmelproblemet blev afdækket, og der blev opstillet forslag til løsninger. Efterfølgende har Dansk Bygningsanalyse tolket på resultatet, så det blev tydligt også for ikke svampekyndige, hvad konklusionen betyder i forhold til beboernes helbred. Beboerne i nr. 18 har nemlig haft helbredsproblemer i luftvejene, men Dansk Bygningsanalyse konkluderede, at svampene på besigtigelsestidspunktet samt på baggrund af laboratorieundersøgelser ikke var i et omfang, der ville give normalt disponerede personer problemer. I efteråret 2013 har BO-VEST BYG været på tilsyn i nr. 18, hvorefter der blev udarbejdet en rapport, der konstaterede, at hovedproblemet i lejligheden er, at temperaturen på ydervæggene er for lav sammenholdt med lejlighedens relative luftfugtighed. Specielt er overflade-temperaturen ved overgang mellem væg og gulv grundet manglende kuldebrosisolering i soklen (normal byggestandard fra 80 erne) meget lav. Der blev endvidere konkluderet, at den model der vælges, skal ses som en prøvemodel, der efterfølgende kan bruges generelt i alle gavlboligerne med tilsvarende skimmelproblem. Videre proces: Planen er, at BO-VEST bistår afdelingsbestyrelsen med at udarbejde en handlingsplan for den indledende fase. Der afholdes indledningsvis et orienterende beboermøde i forbindelse med igangsættelsen af projektet. BO-VEST bistår afdelingsbestyrelsen med at få udarbejdet en handlingsplan og materiale til et beboermøde. Der udarbejdes et konkret forslag med tegninger til afhjælpning af problemet samt et prisforslag. Løsningen skal også kunne anvendes i andre afdelinger i Buerne på Damsgårdsarealet, som måtte have tilsvarende problemstillinger. Selve afhjælpningen af problemet og eventuel ombygning af boligen er ikke indeholdt i ansøgningen, men kan eventuelt blive relevant for organisationsbestyrelsen at behandle på et senere tidspunkt. Økonomi og ressourcer: Indledende fase: - Evt. destruktive undersøgelser 10.000 kr. - Tekniker udgifter iht. pkt. 3 - Undersøgelsesprogram 100.000 kr. - BO-VEST administration 20.000 kr. - I alt 130.000 kr. inkl. moms Tidsplan: 2014/2015 Vurdering: Administrationen vurderer at ansøgningen med fordel kan imødekommes ud fra en betragtning om, Referat fra AB s tema organisationsbestyrelsesmøde den 11. august 2014 6

at den løsning der findes, senere kan anvendes i andre afdelinger i Buerne på Damsgårdsarealet, som måtte have tilsvarende problemstillinger. ------ Ansøgning huslejetilskud til Miravænget, Capellavænget og Rigelvænget Hans Holm uddybede ansøgningen og tilføjede, at Vængerne har fået en facaderenovering, men har ikke haft mulighed for at ansøge Landsbyggefonden om en helhedsplan. Alle tre afdelinger har i forvejen en høj husleje. Hvis organisationsbestyrelsen bevilliger tilskuddet, vil kvm 2 i afdelingerne komme ned på et niveau, der er konkurrencedygtig i forhold til de andre afdelinger. Pga. inhabilitet forlod Hans Holm mødet, mens punktet blev behandlet. Der var en drøftelse af huslejeniveauet generelt i AB. Bestyrelsen var enig i, at det er en meget lang periode at binde en stor del af midlerne i dispositionsfonden, samt at der er risiko for, at det vil danne persedens i fremtidige ansøgninger. Bestyrelsen besluttede, at bevillige 2/3 af ydelsen i 3 år fra dispositionsfonden, hvorefter afdelingerne har mulighed for at genansøge. Om 3 år har bestyrelsen også en forventning om, at der er udarbejdet et bedre beslutningsgrundlag med relevante nøgletal med lejeniveau, størrelse, beliggenhed, betalingsevne etc. Boligafdelingen har foretaget en gennemgribende facaderenovering, som det ikke har været muligt at opnå LBF støtte til. De nye facader er vedligeholdelsesfrie. Det samme gælder vinduerne. Renoveringen indebærer besparelser på henlæggelserne i de kommende år. Disse besparelser er indregnet i finansieringsmodellen for renoveringsprojektet. De investeringer, som ikke kunne dækkes alene af besparelser på henlæggelserne, finansieres via huslejestigninger i boligafdelingen. Samtidig sker en reetablering af henlæggelsesniveauet på langtidsplanen. Boligafdelingerne har et i forvejen højt huslejeniveau på henholdsvis 919 kr. pr. kvm 2 i Miravænget, 970 kr. pr. kvm 2 i Capellavænget og 938 kr. pr. kvm 2 i Rigelvænget. Afdelingerne er således bekymret for, om det høje huslejeniveau, vil påvirke afdelingens konkurrenceevne fremadrettet. I alle afdelinger på Damgårdsarealet arbejdes generelt på at nedbringe huslejeniveauet via et fokus på effektiv drift. Afdelingerne oplever dog, at der er behov for at yde et tilskud til renoveringen for at nedbringe huslejeniveauet. Økonomi og ressourcer: Miravænget Der ansøges for Miravænget om støtte til dækning af det årlige afdrag på realkreditlånet for renoveringen svarende til første år 409.980 kr.. Beløbet aftrappes over 30 år. Det samlede beløb, der ansøges om er ca. 6.354.000 kr. Referat fra AB s tema organisationsbestyrelsesmøde den 11. august 2014 7

Capellavænget Der ansøges for Cappellavænget om støtte til dækning af det årlige afdrag på realkreditlånet for renoveringen svarende til første år kr. 319.095 kr. Beløbet aftrappes over 30 år. Det samlede beløb, der ansøges om er 4.946.000 kr. Rigelvænget Der ansøges for Rigelvænget om støtte til dækning af det årlige afdrag på realkreditlånet for renoveringen svarende til første år 246.410 kr. Beløbet aftrappes over 30 år. Det samlede beløb, der ansøges om er 3.819.000 kr. Gældende for alle afdelinger Der er et potentielt udestående i forbindelse med tab ved Skanas konkurs, da ikke alle udgifter kan forventes dækket. Dette beløb er endnu ikke opgjort, men vil være relevant for organisationsbestyrelsen at behandle en eventuel ansøgning på et senere tidspunkt. Tidsplan: 1.9.2014 og 30 år frem. Vurdering: Administrationen vurderer, at ansøgningen ligger inden for dispositionsfondens formål, når der ses på afdelingernes relativt høje huslejeniveau og konkurrencedygtighed i forhold til andre boligområder i Albertslund. Der ansøges om cirka 1 mio. kr. årligt fra dispositionsfonden, der nedtrappes løbende. Der ansøges om bevilling i en 30 årig periode. Administrationen skal her påpege, at en eventuel bevilling vil være et stort træk på dispositionsfondens midler, hvor en stor del af fondens frie midler sættes i anvendelse. Samtidig er 30 år en relativ lang bindingsperiode for fremtidige organisationsbestyrelser. En mulighed kunne være at give en bevilling for en kortere periode med mulighed for revurdering på et senere tidspunkt. x Bilag: 30 årig oversigt over tilskud fra dispositionsfonden Ansøgning Udskiftning af hoveddøre i alle lejemål, fra 1-3 sal i Albertslund Nord, Kilde- Kær- og Damgården Michael Sørensen uddybede ansøgningen og tilføjede, at der i forbindelse med helhedsplanen i Nord, blev radiatorerne i opgangen blevet fjernet. Hoveddørene blev taget ud af renoveringsprojektet, da der ikke var midler til at finansiere dette. De gamle hoveddøre er med brevsprækker, hvilket giver træk i boligerne, samtidig med at dørene er i så dårlig kvalitet, at den er nem at bryde op. Dørene var med i den første renoveringsplan, men blev taget ud af helhedsplanen. Afdelingen har forsøgt at lægge det ind i langtidsplanen, men det er ikke muligt, uden at det giver en voldsom huslejestigning. Referat fra AB s tema organisationsbestyrelsesmøde den 11. august 2014 8

Pga. inhabilitet forlod Per Mogensen, Kirsten Poulsen, Winnie Duncan og Michael Sørensen mødet, mens punktet blev behandlet. Bestyrelsen drøftede ansøgningen og besluttede, at bevillige 2/3 del af 2.290.000 kr. fra trækningsretten til model 1, med forbehold for formandens efterfølgende godkendelse, da næstformanden er inhabil, samt Landsbyggefondens godkendelse. Nye døre. Afdelingen har store udgifter hvert år, til vedligeholdelse og oprettelse, af hoveddørene til lejemålene i opgangene (der er afsat 56.000 kr. pr. år i PPV). Disse blev ikke skiftet i forbindelse med renoveringen, som det blev gjort i stuelejlighederne, hvilket betyder, at lejerne må leve med meget træk og larm fra opgangene, samt meget dårlige døre, som er meget nemme at bryde ind i, da de er bebyggelsens opførsel i 1971. Afdelingen ønske at skifte alle dørene, til døre der opfylder nutidens bygningsreglement, for at imødegå de store udgifter på vedligeholdelse. Der er først afsat 1.800.000 kr. i 2021, men i 2021 og 2023 er der store udgifter for 45.600.000, som afdelingen på ingen måde kan bære økonomisk, uden store huslejestigninger. Økonomi: Der ansøges om 1 af 2 typer hoveddøre, til alle 240 lejemål. 1: Swedoor Cliver-line med 3 punkt lås og montering = 2.290.000 kr. 2: Danloc sikkerhedsdøre, der er 100 % indbrudssikre inkl. montering = 3.030.000 kr. Tidsplan: 2015. 2. Eventuelt Det blev aftalt, at der til nye bestyrelsesmedlemmer afholdes en lille introduktion til dispositionsfonden, trækningsret og de forskellige beslutningsgrundlag, der er godkendt tidligere. Administrationen følger op på, om energirapporten er udsendt til afdelingerne. Referat fra AB s tema organisationsbestyrelsesmøde den 11. august 2014 9