Distributionsstyring. Formål Formålet med dette dokument er at give et overblik over distributionsstyringen, fra de indledende budgetter til den endelige afregning overfor udgiver. Dokumentet er ikke ment som en egentlig brugervejledning, men mere et forsøg på at vise en oversigt over og sammenhæng i systemet. Ved detajlspørgsmål henvises til de relevante brugervejledninger, Til sidst i dokumentet findes eksempler på brugervejledninger. Målgruppe Dokumentet henvender sig både til beslutningstagere og brugere, som ønsker at forstå sammenhængen i systemet. Basisdata Systemet operere med følgende basistabeller: Kundetabel, som indeholder kunderne med navn og adresse, karaktaristika, samhandelsform, turnumre o.lign. Udgivertabel, som indeholder udgiverne med navn og adresse, samhandelsform o.lign. Publikationstabel, som indeholder publikationerne med titel, karaktaristika, gældende priser, returaftaler o.lign. Stammetabel, som indeholder stammeantal for kunder og publikationer. Afhængig af publikationens distributionsmetode kan stammen indeholde forskellig information. Udgavetabel, som indeholder udgaver med titel, karaktaristika, lager, priser, salgs- og returdatoer o.lign. Udgavestammetabel, som indeholder historiske og prognosticerede stammeantal for kunder og udgaver. Finanstabel, som indeholder kontoplanen. Definitioner For at sikre forståelsen af det følgende, defineres følgende begreber: Distributionsmetode, er den metode, som anvendes for at bestemme oplaget af en given udgave for en forhandler. Distributionsform, er den måde hvorved leveringsnettet pr. forhandler bestemmes. Publikationsvedligehold En publikation er et stamblad for efterfølgende udgaveoprettelser indeholdende titel, priser og andre karaktaristika. D.v.s. eventuelle ændringer af en publikation vil først få effekt på udgaver oprettet efter disse ændringer er foretaget. Publikationen indeholder bl.a. Titel (Fritekstsøgning på titler) Stregkode og alternative stregkoder, som anvendes som alternative nøgle for publikationsnummer i forbindelse med import af salgs- og returtal, scanning og WEB. Gældende priser (Købs, kost, forhandler og coverpris), momskode, minimumssalg (minimumsdebitering) Karaktaristika (Kategori, format o.s.v.) Udgiver og forlag
Returaftale forhandler Ej retur, kontrol af 100 % retur, standard hjemkaldelsesfrekvens Returbehandling (miljø o.s.v.) anvendes i returbehandling (udslusning) og udgiverafregning (miljøfaktura) Bogføring (Konteringsmaske til finanssystemet) Frekvens (Dagblade, uge, måneds o.s.v.) Hovednummer, anvendes ved differentieret beskrivelse af ugedage for dagblade, som ønskes opsamlet under et publikationsnummer. BK nummer anvendes som alternativ nøgle i forbindelse med import at retur indsamlet og registreret af BK under andet publikationsnummer. Ændringsbeskrivelse som information ved næste udgaveudsendelse. Forventede oplagstal fra en dato eller en udgave. Publikationen indeholder desuden standard distributionsmetode, samt tabel med datoangivelse for ændringer i metode eller parametrer knyttet til metoden. Følgende distributionsmetoder er tilgængelige: Stammedistribution, hvor stammen indeholder kundens ønskede leveringsantal. Publikationen indeholder i denne forbindelse kundekaraktaristikarelaterede standard sæsonændringer. MBR, hvor leveringsmængden afgøres ud fra kundens udvikling inden for et variabelt antal udgaver reguleret med MAD faktor (Mean average deviation) Rangrække, hvor leveringsmængden afgøres af et variabelt antal distribuerede udgaver sorteret efter et revideret nettosalg. Rangrækken kan være baseret efter enten de sidst hjemkaldte udgaver eller historiske for distributionen i samme periode sidste år. Leveringsantallet bestemmes ud fra oplaget, hvorved rangrækken bestemmes, f.eks. hvor summen af alle kunders tredje højeste nettosalg er mindre end oplaget. Kombineret med publikationer, hvor man for udvalgte kunder har en Prognose pr udgave, hvor leveringsmængden afgøres ud fra kundens udvikling inden for et variabelt antal udgaver, enten de sidst hjemkaldte eller gennemsnitsleveringen i samme periode sidste år evt. manuelt reguleret af sælgere eller forhandler. Publikationen indeholder standard paknings- og distributionsform. Budgettering Pr publikation kan indlægges et antalsbudget pr. måned. Dette budget kan kombineret med en budgetteret salgsprocent, forhandler- og udgiverpris, akkumuleres pr. udgiver til indkøbspris, og som beløbsbudgetter på publikationsafhængige salgs-, vareforbrug og returkonti i finanssystemet. Anvendes i budgetopfølgning, hvor budgetafvigelse gøres op i afvigelse i udlægning, salgsprocent og pris. Stammevedligeholdelse En publikationsstamme er en kombination af et publikations- og et kundenummer. Hvis publikationens distributionsmetode er stammebaseret skal kombinationen have påført et antal, som er forhandlerens normallevering og en eventuel ekstralevering, som træder i kraft ved angivelse i udgavestammeoprettelse. Disse antal kan markeres som værende ikke regulerbare. For dagblade kan disse stammeantal angives pr ugedag.
For publikationer, som ikke er stammebaserede, angiver eksistensen af kombinationen, at forhandleren skal have den pågældende publikation leveret. Leveringsantalet kan, ligesom ved stammebaserede, indtastes og evt. angives som værende ikke regulerbart. Hvis leveringantalet ellers indtastes vil det fungere som en midlertidig og med tiden forsvindende ændring af de automatikbaserede leveringsantal. Man kan derudover angive, at de indtastede leveringstal er et maksimumstal pr. en for publikationen afhængig dato. Ekstraleveringsfeltet anvendes ikke for ikke stammebaserede publikationer. Alle ændringer af stammerne vil blive påført en ændringsdato. Stammer kan ændres og oprettes enten ud fra kundens eller publikations stamme, eller et egentligt registreringsbilled. Man vil i forbindelse med registreringen afviser oprettelse af nye stamme på forhandlere, som har en sortimentsliste, hvis publikationerne ikke optræder på denne liste. Derudover kan man overføre en hel eller dele af en evt. modificeret stamme fra en publikation til en ny. Se under udgavestamme for nærmere beskrivelse. MAO systemet er et statistikbaseret oplagsreguleringssystem. Abonnementer Abonnementssystemet indeholder: Registrering af abonnement for en vis periode eller et antal udgaver med automatisk portoberegning. Udskrivning af faktura. Registrering af betaling og igangsættelse af abonnement. Udskrift af fornyelsesfaktura. Abonnementerne indgår således i den almindelige distribution som en forudbetalt ej regulerbar stamme med leveringsmåde post. Udgaveoprettelse Før en evt. prognose, varemodtagelse eller distribution, skal den relevante udgave være oprettet. Dette gøres ved at kalde publikationsnummeret op, og udfylde udgavenummer, pakke-, leverings- og salgsdag, samt øvrige afvigelser fra publikationen. Herved får man oprettet en udgave under den relevante publikation, som en kopi af publikationen med de indtastede ændringer. Hvis den publikation man anvender, har et hovednummer, vil udgaven blive oprettet under hovednummeret og ikke det fremkaldte publikationsnummer. Dette gælder hovedsageligt dagblade med forskellig distributionsmetode, priser og titel for f.eks. lørdag- søndagsudgaven. Distributionsmetode og -parametre bestemmes ud fra publikationen og dens tilhørende datoafhængige distributionsmetode tabel. Disse kan efterfølgende ændres på udgaven. Hjemkaldelse- og returdato kan udregnes på basis af salgsdagen ud fra publikationsdata, ellers generes de ved udsendelse af næste udgave. Man vil nu kunne finde denne udgave ved diverse forespørgsler på publikationen (hovednummeret) og ved forespørgsel på pakkeprogram, hvor den vil være at finde under den indtastede pakkedato. Samtidige vil den kunne findes under hjemkaldelsesprogrammet under den udregnede forventede hjemkaldelses dato. Varemodtagelse
Hvis publikationen er modtaget ved udgaveoprettelsen indtastes det modtagene antal i forbindelse med udgaveoprettelsen. Ved senere modtagelse af varer på distributionslagret indtastes eller indscannes publikation og udgave og det modtagne antal registreres. Ved bekræftelse opdateres distributionslagrets saldo. Hvis det modtagne antal afviger fra distributionsmængden kan udgavestammen tilpasses oplaget, og pakkesedlerne udskrives på ny. Da aviser ikke modtages og pakkes hos DCA, men lokalt rundt omkring i landet, sker "varemodtagelsen" ved registrering af restoplag på avisleveringerne, hvorved modtaget antal bliver kalkuleret som distribueret plus rest, og restoplaget "overføres" til returlageret til senere udgiverafregning. Udgavestamme Da alle udgaver vil være påført distributionsmetode og -parametre ved oprettelse, kan man overføre hovedpublikationens eller en anden publikations stamme helt eller delvist til udgaven på forskellige måder. Man kan: Overføre alle udvalgte. Overføre nye forhandlere, som er på publikationsstammen, men ikke på udgavestammen. Dette er specielt anvendeligt, hvis udgavestammen er genereret på et tidligere tidspunkt (prognose), eller den er genereret selektivt. Medtage midlertidigt lukkede forhandlere. Dette er kun interessant i forbindelse med prognoser. I forbindelse med overførelse af antalsbaserede stammer kan man overføre stammeantal +/- en procent, overføre ekstra +/- en procent og overføre et +/- antal. Dette antal vil blive udgavestammens antal og leveringsantal. Hvis man derudover opgiver et oplag til de udvalgte forhandlere, vil systemet automatisk korrigere leveringsantallet, således at summen tilpasses oplaget. I forbindelse med ikke antalsbaserede stammer vil systemet, ud fra diverse parametre knyttet til udgaven, generere en udgavestamme, som ligesom ovenstående kan oplagstilpasses. Efter generering kan man forespørge og ændre på udgavestammen, enten ved forespørgsel på udgavestammen, eller ved forespørgsel på publikation/kunde. Udgavestammen indeholder også evt. abonnementer. Udgaven er nu klar til levering. Leveringsvedligehold Man kan ved forespørgsel på pakkeprogram se hvilke udgaver, der skal pakkes på en dato. Man kan således afkrydse de enkelte udgaver, og opsamle dem under et 4-cifferet leveringsnummer, hvor man pr udgave kan angive pakkebord, pakker og sekvens. Ved bekræftelse vil systemet udtrække de relevante udgaver og forhandlere og sammensætte pakkerne. Hvis man ikke har opgivet pakker og sekvens, vil systemet foreslå en sekvenskode. Denne proces kan og skal foretages ved ændringer på leveringen eller ved ændringer af udgavestammerne. Når leveringen således er klar, kan man udskrive pakkesedler eller danne diverse filer til pakkesystemer eksempelvis TOP. Pakkeseddelsprintfiler kan overføres og udskrives lokalt (Aviser i f.eks. Jylland og Bornholm). Der er endnu ikke sket nogen opdatering af systemet, og de ovenstående processer kan derfor gentages, hvis der sker ændring i f.eks. en udgaves oplag eller lignende. Pakkesedlerne vil blive nummereret med det 4-cifferede leveringsnummer, samt et 4-cifferede løbe/sekvensnummer i udskriftsfasen. Pakkesedlerne bliver udskrevet i pakkebord (pakkesystem) leveringsnet og turnummer. Mulighed for titelsorteing efter antal pluk, således at man pakke pakkesedler med mindst frekvente publikationer først til frigørelse af pakkepersonale.
Derudover vil de enkelte pakkesedler nu blive tilknyttet leveringsdagen på det valgte net. Pakning Efter endt pakning kan eventuelle ændringer importeres evt. fra andre pakkesystemer og leveringen bekræftes og følgende opdateres i systemet: Lagersaldoen på distributionslagret nedskrives. Pakkesedlerne bogføres som varesalg og foreløbigt tilgodehavende på forhandlerne. Udgavestammen opdateres med den distribuerede mængde pr. forhandler. Eventuelle restoplag kan overføres til f.eks. særordre- eller returlagret og svind registreres. Særordre Særordre kan indlægges til senere levering. Ved levering udskrives pakkesedlen på særordrelagret og ud fra forhandlerens særordrenet bestemmes leveringsdagen. Denne leveringsdag kan ændres på særordrelagret. Følgende opdateres ved særordrelevering: Lagersaldoen på særordrelagret nedskrives. Pakkesedlen bogføres som varesalg og foreløbigt tilgodehavende på forhandleren. Udgavestammen opdateres med særordremængden for forhandleren. Pakkesedlen tilknyttes leveringsdagen på forhandlerens særordrenet. Hjemkaldelse Man kan ved forespørgsel på hjemkaldlesesprogram se hvilke udgaver, som skal hjemkaldes på hvilke dage. Man kan med en funktion generere en hjemkaldelse ved angivelse af fra/til dato, hvorved systemet udtrækker de udgaver, som skal hjemkaldes i den pågældende periode. Systemet svarer tilbage med antal forhandlere samt 50 % af den udlagte mængde pr udgave, hvilket kunne give en ide om hvorvidt det er en stor eller lille hjemkaldelse. På lukkede kunder hjemkaldelse hele sortimentet. Derefter kan hjemkaldelserne udskrives. Seddelnummeret vil være et 6-cifferet returordrenummer, samt et 2-cifferede løbenr pr forhandler (flere sedler til samme forhandler) og checkciffer. Man kan efter endt udskrift forespørge på en forhandleres hjemkaldelse (6-cifferede returordre) og dette nummer vil følge alt vedrørende denne hjemkaldelse. Returordren vil blive tilknyttet både leverings- og afhentningsdag på den pågældende net. Levering Man kan på et hvilket som helst tidspunkt udskrive diverse leveringspapirer ved angivelse af dato og net. Der foregår ingen opdatering i denne fase, idet system udelukkende finder de papirer (pakkesedler, særordre faktura og hjemkaldelser), som er tilknyttet. Reklamationer
Efter levering til forhandlerne kan man registrere følgende typer reklamationer: Modtagelse nægtet Pakkefejl Pakkefejl m. erstatningslevering Leveringsfejl Leveringsfejl m. erstatningslevering Fælles for alle typer reklamationer er, at man altid tager udgangspunkt i forhandlerens pakkeseddel. Dette betyder, at alle reklamationer vil blive opdateret på originalpakkesedlen, hvilket skulle forhindre dobbeltregistrering af reklamationer. Desuden vil alle reklamationsbilag få pakkesedlens dato og nummer efterfulgt af et løbenummer. Erstatningsleveringer vil blive udskrevet og behandlet som særordre, men til 0,00 kr. Forskellen på de enkelte typer reklamationer er dels hvad der skal registreres, og hvad der bliver opdateret: Type Antal Lager Udgavestamme Bemærkning Modtagelse nægtet Leveret Returlagret bliver opdateret via ORB Retur Pakkefejl Indtastes - Pakkefejl Pakkefejl m. erstatningslevering Indtastes Særordrelagret Pakkefejl og særordre Som pakkefejl + særdordre til 0 kr. Leveringsfejl Leveret - Leveringsfejl Leveringsfejl m. erstatningslevering Leveret Særordrelagret Leveringsfejl og særordre Som leveringsfejl + særordre til 0 kr. Antal (leveret eller indtastes) er det antal, som pakkesedlen vil vise ved forespørgsel. Dette kan altid ændres til det ønskede. Desuden kan man tekstet pakkesedlen med årsag o.lign. Vognsalg Man kan foretage lagerflytninger mellem f.eks. særordrelagret og de enkelte vogne. Derudover kan man indtaste de enkelte vognes notaer med registrering af notanummer, dato og forhandler. Efter end indtastning af bladkode, udgave og antal bekræftes notaen og følgende opdateres: Vognens lagersaldo reduceres Varesalg og foreløbigt tilgodehavende på forhandleren Særordre på forhandlerens udgavestamme. Forhandlerretur Efterhånden som returen kommer hjem, registreres denne enten via filer fra BK, scanningssystem, vægtlinie eller manuelt evt. fra WEB.
For manuel returbehandling indtastes/scanner seddelnr, hvorved forhandlerens 6-cifferede returordre fremkommer med kontonr o.s.v. udfyldt. Derefter indtastes/scanner publikation og udgavenr og antal. Efter færdigbehandling af sedlen bekræftes denne. Der bliver nu dannet et returbilag med returordrenr og seddelnr plus evt løbenr, hvis den samme seddel bliver registreret i flere omgange. Følgende opdateres: Returordren med den enkelte seddels returantal. D.v.s. på den 6-cifferede returordre findes alt retur registreret vedrørende denne hjemkaldelse. Både via import og manuelt. De enkelte registreringer findes som underbilag til ordren evt. med billed af scannet dokument. Returbilaget bogføres og lægges ind som foreløbig gæld til forhandleren. Udgavestammen opdateres med returantallet for forhandleren. Returlagersaldoen opskrives. Fra ISO modtages salgstal løbende, som således kan ligge til grund for returbehandlingen. Returreklamation Da den største del af returreklamationen vil blive foretaget efter afregning, skal man overveje følgende nøje før registrering: Skal forhandleren krediteres med det samme eller skal reklamtionen lægges ind til afregning ved næste fakturering (se forhandlerafregning). I forbindelse med returreklamationer findes en række forespørgsler til støtte i analysefasen. Med udgangspunkt i returordren, hvor man ser hele hjemkaldelsen med registreret returantal pr. udgave, kan man gå videre og forespørge på de enkelte retursedler og reklamationer vedrørende denne returordre. Derefter kan man indtaste reklamationstekst og antal på returordren og danne enten et kreditbilag til brug for indbetalingsudligning eller et reklamationsbilag til brug for næste forhandlerafregning. Forhandlerens udgavestamme opdateres med reklamationsantallet og bilaget bogføres enten som foreløbig eller faktisk gæld til forhandleren. Forhandlerafregning Forhandlerafregning - fakturering - kan foretages på valgfrie perioder. Alle pakkesedler, returnotaer og reklamationer vil være bogført som foreløbige tilgodehavender eller gæld. Når man således starter faktureringen pr. en dato, udtrækkes alle ikke tidligere fakturerede bilag med leverings- eller afleveringsdato op til den opgivne dato. Der dannes en faktura indeholdende samtlige bilag for perioden, som nu overføres fra foreløbig til faktiskt tilgodehavende. I forbindelse med fakturering faktureres eventuelt leveringsgebyr, minimumsdebitering og renter. Såfremt forhandleren har fakturakonto tilknyttet, vil fakturaen blive bogført på fakturakontoen. Der udskrives følgende: Faktura med notanummer momspligtigt, momsfrit, moms og ialt beløb med bladkodespecifikation af pakke- og leveringsreklamationer, samt minimumsdebitering. Første side vil indeholde betalingskort med fakturabeløb. Returspecifikation med al returregistrering og reklamation pr. notanummer og udgave. Her vil også udskrives eventuelle kommentarer fra indtastning af reklamationer.
Rentenota med specifikation af renteberegnede poster. Kontoudtog såfremt forhandlerens saldo ikke er i 0, når fakturaen dannes (betalingspåmindelse) Samtlige bilag vil komme i sekvens pr. fohandler, hvilket vil medføre at hele forhandlerkommunikationen i bogholderihenseende er overstået med denne kørsel. Fakturering foretages hver 14. dag, med EDI udveksling med Coop og andre kæder. Indbetaling Hvis forhandleren overføre det på indbetalingskortet anførte beløb vil fakturaen bliver udlignet, hvis ikke vil den blive udlignet delvist. Ved manuel registering kan indbetalinger automatiskt pares med åbne fakturaer, returkrediteringer og indbetalinger. Ved maskinelt eller PBS vil indbetalingskortets information blive anvendt De enkelte bilag vil blive påført en udligningsdato til brug for renteberegningen. Udgiverretur Efter eventuelle lagerflytninger mellem returlagret og særordre- eller distrinutionslagret, kan man ved opgivelse af afslutningsdato, danne en udgiverreturordre med de udgaver, som må returneres, med lagerbeholdningen pr. denne dato. Ved bekræftelse udskrives udgiverreturnota og følgende opdateres: Returlagrets lagersaldo nedskrives. Returnotaen indlægges på udgiveren. Beregning af miljøfaktura Beregning af returgebyr Udgiverafregning foretages per uge til udgivere der er med i ISPC-systemet ellers per måned. Udgiverafregning Ved modtagelse af udgiverfaktura lægges denne ind i systemet, som et indtastet bilag. De enkelte varemodtagelser vil være lagt ind som bilag, som varer der er leveret, men ikke faktureret. Ved fremkomst af udgiverfaktura, kan bede om et afregingsbilag med ej afregnede varemodtagelser og returneringer pr. en dato. Dette bilag kan således krydscheckes med udgiverens faktura og afvigelser kan registsreres med angivelse af hvorvidt ny afregning vil fremkomme eller ej. Ved bekræftelse vil de påførte bilag blive helt eller delvist overført fra modtaget ej faktureret til modtaget og kreditorgæld opdateres. Beregning af distributionsomkostninger. Sammen med udgiverreturberegningerne (incl miljø etc) beregnes den endelige udbetaling til udgiver. LedelsesInformationsSystem
Alle variable omkostninger fra ovenstående delsystemer samles op i et Ledelses Information System, og kombineret med diverse nøgletal kan DB med fuld fordeleing af omkostninger beregnes på forskellige niveauer f.eks. udgiver, kundegruppe o.s.v.