Fakturahåndtering 2B Connectivity Service Camilla Holbøll A/S
Agenda: Gennemgang af Connectivity Aktiverings Kampagne Forhindringer/udfordringer Fordele og udbytte 2
Hvad er Connectivity? Èn løsning der forbedrer kommunikation mellem indkøber og leverandør Debitorbogholderiet: Allerede fra den første dag vil du være i stand til at sende e-fakturaer til alle dine kunder gennem blot én grænseflade Kreditorbogholderiet: Uanset hvordan dine leverandører sender deres fakturaer, vil du modtage dem elektronisk direkte ind i dit fakturahåndteringssystem med Connectivity 3
Hvad er Connectivity fortsat Indkøbsafdelingen: Send elektroniske indkøbsordrer og modtag e-fakturaer og elektroniske kataloger 4
Connectivity for Accounts Payable 100% elektronisk indkøbsfaktura løsning Leverandør Portal Accounts Receivable Leverandør BTS Email BTS Virtual Printer BTS Integrated Interoperability Business Transactions Scan and Capture Business Transactions Arkiv Køber Accounts Payable Leverandør Aktivering Service - Confidential - 17.10.2011 5
Services for modtagere 100% e-faktura fra dag 1! Leverandør Leverandørier Leverandør Leverandøri Leverandør Leverandør Leverandør Leverandør Leverandør Leverandør Portal Business Transactions Interop with other E-invocing VAN s. Køber 6 Skannede fakturaer
Connectivity for Accounts Receivable 100% elektronisk salgsfakturaløsning Faktura Portal Fakturering Sælger Business Transactions Kunde Betaling Business Transactions Archive Print Service Aktiverings Service 7 10/17/2011 - Confidential -
E-faktura køreplan med automatiserede processer, lavere omkostninger Afskaf papir Processing Costs Outsourced Scan & Capture Alle fakturaer elektroniske fra dag 1 Processer automatiseres med akkurate, varelinje niveau information Matcher Automatisk workflow Besparelser på 40-50% sammenlignet med in-house scan & capture E-faktura step 1 Low-hanging fruit Forbinder eksisterende e- faktura afsendere via VANS operatør Åbent netværk Automatisering af interne fakturaer E-faktura step 2 Aktiverer nye leverandører til at sende e- fakturaer Giver passende værktøjer til alle leverandører uanset størrelse og formåen Gør det muligt for leverandøren at benytte aktiveringsside 8 17.10.2011 - Confidential - E-faktura som standard praktis Vedligeholde e- faktura som et standard krav I virksomhedens vilkår og betingelser Supplier Leverandør Activation Supplier Aktiverings Service Activation Service Converting Konvertere paper senders leverandørers to true e-invoicing papirfakturaer til rigtige e-fakturaer
Konverter papirfakturaer til elektronisk format Gennemsnitlig omkostning pr. faktura 1,20 1,00 0,80 0,60 0,40 Connectivity Service Outsourced scanning In-house scanning 0,20 9 0,00 Year 1 Year 2 Year 3 Please note that the cost per invoice figures may vary depending on the annual volumes and country in question
Fokus på at øge mængden af antallet af rigtige e-fakturaer Leverandør Portal Debitor Leverandør Business Transactions Køber Kreditor Scan and Capture Leverandør Aktiverings Service 10
Open Network metode Køber Leverandører We also provide interoperability with more than 110 other operators. 11 & s Open transaction Network has been is leading message has simple pricing model. After designed to overcome the traditional operator in between suppliers and buyers. implementation customers pay simple overall 320 000 point-to-point aktive købere og purchase and e-invoicing messages are challenges EDI andleverandører EDI / low cost transaction fee. delivered through network. service providers face. +E-Invoice over 110 operatør partners for at opnå e-faktura og elektroniske indkøbsdokumenter And each party only pays to their operator. No hidden extra costs.
Business Transactions i korte træk Overvåget overførsel og konverteringsservice for elektroniske fakturaer Servicen tilbydes til både afsendere og modtagere af elektroniske fakturaer Systemet understøtter også e-ordrer og kataloger Mere end 2000 organisationer er direkte forbundet til servicen Global interoperability netværk når over 200,000 elektroniske fakturaer for afsender og modtager I drift siden 2000 og dermed sikkert og afprøvet Overførte næsten 13 mill. e-faktuaer i 2010 med 50% årlig vækst 12
Aktiverings Services
Connectivity Aktiverings Services Vil du ændre mængden af leverandører eller mængden af papirfakturaer fra leverandørerne? (er der en forskel?) 14
Overblik over leverandørbasen Mængden af fakturaer pr leverandør Top 10-20 leverandører (mindre end 0,5% af leverandørerne) repræsenterer typisk 10-15% 15% af total mængden Top 100 leverandører repræsenterer normalt 30-50% af den totale mængde Mere end 90% af leverandørerne sender mindre end10 fakturaer pr måned! Antal af leverandører Niveau 1 leverandør gå I dialog med Niveau 2 og niveau 3 leverandører inviteres til leverandør aktiverings service 15 - Confidential -
Best Practices Overblik Fastsættelse af målsætning Nuværende årlige mængder af fakturaer Top 10 leverandørerne hvor mange fakturaer har de årligt Hvad er forventningerne til denne kampagne opsæt mål Giv klar besked internt om forpligtelse Samarbejde mellem indkøb, debitor og kreditorbogholderiet Leverandører skal til stadighed guides i e-faktura retning Implementeres som et standard krav i indkøbsprocessen Firma besked til leverandører Fra [dato], vil vi kun acceptere e-fakturaer. Tvang Som vores vigtige leverandør, ønsker vi, at I skal deltage I vores netværk. Den opmuntrende model 16
Indholdet af Leverandør Aktiverings kampagne Identificer leverandører Send aktiverings e-mails Aktiverings Side Giver forskellige afsendelses muligheder Responderet leverandører Aktiverings e-mail/brev indeholder: General information om kampagnen Links til Aktiverings Siden Aktiverings e-mail er ligetil og kræver leverandørens respons inden for en foruddefineret tidsfrist (typisk 1 uge) 17
Indhold af leverandøraktiverings kampagne Identificer leverandørerne Send aktiverings e-mails Aktiverings Side Giver forskellige afsendelses muligheder Responderet leverandører Leverandøren registrerer sig på Aktiverings Siden og modtager øjeblikkeligt yderligere instruktion Leverandørsættet indeholder kundespecifik information om afsendelse af e- faktura til leverandørens kunde Dette dokument hjælper leverandøren med at forberede deres e-fakturering til at at matche kundens krav Leverandørsættet kan downloades fra s webserver 18
Indhold af leverandør aktiverings kampagne Identificeret leverandør Send aktiverings e-mails Aktiverings Side Giver forskellige afsendelses muligheder Responderende leverandører Leverandøren modtager forskellige afsendelsesmuligheder: s produkter: BTS, Leverandørportal eller FTP Andre operatør muligheder aktiverer kun eksisterende medlemmer af åben netværk partners Nye medlemmer af åben netværk vil blive evalueret fra sag til sag 19
Mængdebaseret Leverandøraktivering Metode til målopfyldelse for de største leverandører kontakter (på opfordring af kunde) de største leverandører og gennemfører tilmelding Levering af købers forretningsmæssige krav Indledende introduktion til e-faktura krav Teknisk og forretningsmæssig beskrivelse Leverandør Aktiveringsside til leverandører med få fakturaer Køber sender brev til leverandør som indeholder kundens forretningsmæssige krav til e- faktura s Aktiverings Side giver on-line trin for trin instruktion til leverandøren Indledende introduktion om krav til e-fakturering Teknisk og forretningsmæssig beskrivelse 20
Process over Aktiverings Side 1 2 3 4 5 KRAV/OPFORDRING BREV FRA KØBER LEVERANDØREN REGISRERER I WEBFORM LEVERANDØRER MODTAGER INTSRUKTIONER VIA EMAIL (FOR YDERLIGERE REFERENCE) LEVERANDØRER GÅR VIDERE TIL KAMPAGNESIDEN LEVERANDØRER MODTAGER INFORMATIONS PAKKE Webform Firma Information Fremme A/R kontakt Introduktion Email med Login information Vi kan Vi vil gerne Vi kan ikke Leverandør Information sæt I henhold til hvilket valg i step 3 LEVERANDØRENE FLYTTES TIL IMPLEMENTERING EMAIL RAPPORTERING OPTRAPNING WEBFORM SENDES TIL BASWARE SYSTEM EMAIL SVARER AUTOMATISK GENERERET EFTER LEVERANDØRENES TILMELDING LEVERANDØR VALG SENDES TIL BASWARE SYSTEM EMAIL SVAR GENERERES AUTOMATISK EFTER LEVERANDØRVALG KAMPAGNE STYRING DATA MINING AKTIVITETER KAMPAGNE RESPONS REMINDER OPTRAPNINGS PROCES 21 - Confidential -
Hvordan styres tilmeldingerne? tildeler leverandøraktiveringsprojektet til en Service Specialist indenfor Aktiveringsserviceteam Service Specialist vil håndtere købers kontakter til topleverandørerne for at sikre deres tilmeldinger Den tekniske tilmelding af leverandørerne er styret af s Implementerings Service. Fremdriften kontrolleres af Service Specialisten Al kommunikation styres af for Hertz 22 - Confidential -
Leverandør Aktiverings Side
Page 1: Indsendelse af kontakt data 24 17.10.2011 - Confidential -
Email 1: Modtagelse af aktiverings e-mail 25 17.10.2011 - Confidential -
Side 2: Vælg løsning 26 17.10.2011 - Confidential -
Email 2: Modtagelse af Leverandørsæt 27 17.10.2011 - Confidential -
Fordele og udbytte ved Connectivity Sende og modtage elektroniske fakturaer Optimering af likviditet Sikrer mere præcise og rettidige fakturaer Ingen investering i hardware, software eller skanning Kontrol over indkøbsprocessen Reduktion i manuelt papirarbejde Debitor: reducerer faktureringsomkostninger med optil 75% Kreditor: fra indkøb til betaling sænkes omk. Til fakturahåndtering med optil 60% 28 17.10.2011 - Confidential -
Spørgsmål til Connectivity?
30 17.10.2011 - Confidential -