Samlet oversigt over forslag til effektiviseringer på Økonomiudvalget

Samlet oversigt over forslag til effektiviseringer på Økonomiudvalget Nr. Effektiviseringer Politikområde 2020 2021 2022 2023 ORGS 1 Indkøbsoptimering af it-systemer Administration -1,00-1,00-1,00-1,00 ORGS 2 Effektivisering af betalinger i økonomisystem Administration -1,40-1,40-1,40-1,40 0,10 ORGS 3 RPA (automatisering via robot) Administration -0,50-0,50-0,50-0,50 UAUN 4 Anvendelse af digital assistent (RPA) til fremsøgning af dokumenter ifbm. aktindsigt Administration -0,04-0,05-0,05-0,05 UAUN 5 Anvendelse af digital assistent (RPA) til afklaring af om borger har ret til ferie Administration -0,06-0,07-0,07-0,07 UAUN 6 Schultz Fremmøde (modul i Connect) Administration -0,16-0,16-0,16-0,16 AKBI 4 Reducerede udgifter til boliger Ejendomme -1,80-1,80-1,80-1,80 AKBI 5 Effektivisering i Arbejdsmarkedscenteret Administration -0,50-0,50-0,50-0,50 VBAF 10 Indkøbsoptimering i Vækst og Bæredygtighed - allerede realiserede gevinster Ejendomme -0,23-0,23-0,23-0,23 VBAF 11 Indkøbsoptimering i Vækst og Bæredygtighed - forventede gevinster Ejendomme -0,36-0,36-0,36-0,36 VBAF 12 Effektivisering af varmeforsyning til kommunale ejendomme Ejendomme -0,50-0,75-0,80-0,80 VBAF 13 Mulighed for at benytte cykler i stedet for biler Ejendomme -0,27-0,20-0,20-0,20 0,12 VBAF 14 Effektivisering af FM ydelse - rengøring Ejendomme -0,20-0,20-0,20-0,20 PULO Udvalget for udvikling af lokalområderne Administration -1,00-1,00 Effektiviseringer i alt -8,01-8,22-7,27-7,27 0,22

Indkøbsoptimering af it-systemer Effektiviseringsforslag nr.: ORGS 1 Politikområde Kerneområde Økonomiudvalget Administration Organisationsservice Ole Lollike Organisationsservice er ansvarlig for driften af en række it-systemer. Aftalerne med de eksterne systemleverandører fornyes og genforhandles løbende med henblik på til stadighed at sikre, at den ønskede kvalitet opnås til den bedste pris. Med virkning fra 2020 omfatter det udfasningen af en række it-systemer som konsekvens af implementeringen af kommunens nye økonomi- og regnskabssystem, genforhandling af aftalen vedrørende back up af kommunens servere og genudbud af kommunens indkøbsanalysesystem. Økonomisk potentiale i mio. kr. -1,00-1,00-1,00-1,00 i mio. kr. 0,00 0,00 0,00 0,00 Resultat i mio. kr. -1,00-1,00-1,00-1,00 Ingen konsekvenser. Udskiftningen af it-systemer indebærer typisk, at medarbejderne, der anvender systemerne, skal oplæres i og vænne sig til nye arbejdsgange. De systemer, der er omfattet af forslaget, vurderes dog kun at påvirke arbejdsgangene i begrænset omfang hos et mindre antal medarbejdere i Organisationsservice. Ingen konsekvenser. It-området er under konstant udvikling, hvilket blandt andet indebærer, at priserne udvikler sig i nedadgående retning som følge af nye innovative løsninger og en hård konkurrencesituation. Holbæk Kommune arbejder målrettet på at sikre, at kommunens aftaler med it-leverandørerne tilpasses udviklingen, og at aftalerne udformes på en måde, så kommunen løbende får gavn af prisudviklingen. Forslaget indebærer ikke et behov for investeringer.

Effektivisering af betalinger i økonomisystem Effektiviseringsforslag nr.: ORGS 2 Politikområde Kerneområde Økonomiudvalget Administration Organisationsservice + øvrige Ole Lollike Organisationsservice er ansvarlig for driften af kommunens økonimisystem KMD Opus. Økonimisystemet blev implementeret 1. januar 2018, og det forventes, at vi løbet af 2019 kan effektivisere betalingen af kommunens regninger med fuld virkning fra 2020. Det forventes, at KMD er klar med KMD Letbetaling i løbet af 2019, hvorefter vi kan opsætte systemet således, at f.eks. alle regninger under 1.000 kr. betales automatisk. For 2018 forventer vi at have ca. 106.000 regninger, hvoraf 38 % eller ca. 40.000 vil være under 1.000 kr. Der bruges således administrative ressourcer på at kontrollere, om disse beløbsmæssige små regninger er korrekte og det er vores oplevelse, at vi i meget begrænset omfang er udsat for "fupregninger". Der er desuden et efterfølgende stikprøvemæssigt ledelsestilsyn. Kommuner der har indført en lignende model har valgt en grænse mellem 500 kr. og 5.000 kr. og en grænse på 1.000 kr. er efter Organisationsservice opfattelse, hvad man med ro i maven i første omgang kan implementere. Vi har ikke hørt om problemer fra vores samarbejdspartnere i Digitaliseringsforeningen (som har indført grænser) i forbindelse med vores fællesprojekt omkring processen Fra indkøb til betaling. Endvidere vil indførelse af betalingsplaner på samme måde give administrative lettelser. Samlet set forventes der lettelser svarende til 3 årsværk på tværs af alle kerneområder i form af sparet arbejdstid. Forventningen er basererst på 3.467 færre timer a 400 kr. (40.000 regninger a 4 min.) + yderligere 800 timer vedr. indførelse af betalingsplaner. Økonomisk potentiale i mio. kr. -1,40-1,40-1,40-1,40 i mio. kr. 0,10 0,00 0,00 0,00 Resultat i mio. kr. -1,30-1,40-1,40-1,40 Indførelsen af disse teknoilogier vil mindske behovet for manuelle processer decentralt svarende til tre årsværk på tværs af kerneområderne. Arbejdsgange bliver smidigere. Der vil være behov for konsulentassistance til opsætning af løsningen - estimeret til kr. 100.000.

RPA (automatisering via robot) Effektiviseringsforslag nr.: ORGS 3 Politikområde Kerneområde Økonomiudvalget Administration Organisationsservice + øvrige Ole Lollike Digitale assistenter (RPA) er softwarerobotter, der efterligner en medarbejders administrative opgaveløsning. De kan sættes til at løse simple, rutineprægede, ensartede opgaver, dvs. opgaver der løses på samme måde hver gang. Det centrale i arbejdet med RPA er, at der foretages en grundig foranalyse af den proces, som udvælges til RPA da ikke alt er egnet til automatisering. Generelt udvælges delprocesser frem for hele processer, da den digitale assistent ikke kan fortage vurderinger, skøn eller anvende mindre struktureret data. Organisationsservice vil gennemgå processer anbefalet til RPA af bl.a. KL, som vedrører økonomi, HR og personaleadministration, og derudover processer på teknik og miljø området. Samtidig er der på baggrund af det nye økonomi- og lønsystem udpeget 4 processer i forhold til brug af robotteknologi i opgaveløsningen - processer som ligeledes vil blive gennemgået. Pt. har Organisationsservice en liste med ca. 50 processer, der skal screenes i forhold til, om robotteknologi kan benyttes til den fremtidig løsning af opgaverne. Efter gennemgang af denne liste, vil Organisationsservice i samarbejde med kerneområderne afdække de enkelte områder for at vurdere, om andre processer med fordel kan automatiseres ved hjælp af RPA teknologi. Til brug for gennemgangen med kerneområdet, kan der tages udgangspunkt i et idekatalog eller områdets egne ideer til proceskandidater. Gennemgangen af de nuværende kendte processer og screening af kerneområderne, foretages løbende i 2019. Det forventes at gennemgangen kan resultere i effektiviseringer på ca. 0,5 mio., som fordeler sig med 0,4 mio. på kerneområderne og 0,1 mio. på stabene. På stabsområdet arbejdes der med brug af robotics på betalingsområdet. Økonomisk potentiale i mio. kr. -0,50-0,50-0,50-0,50 i mio. kr. 0,00 0,00 0,00 0,00 Resultat i mio. kr. -0,50-0,50-0,50-0,50 Ved brug af RPA kan nuværende manunuelle processer fremover automatiseres hvorfor nogle opgaver ses at kunne løses hurtigere og mere effektivt. Alt efter hvilke processer der kan automatiseres kan det betyde hurtigere og lettere løsning af opgaver. Forslaget indebærer ikke et behov for investeringer.

Anvendelse af digital assistent (RPA) til fremsøgning af dokumenter ifbm. aktindsigt Effektiviseringsforslag nr.: Effektiviseringsforslag Kerneområde UAUN 4 Politikområde Økonomiudvalget Uddannelse til alle unge Administration Helle Kornerup Digitale assistenter (RPA) er softwarerobotter, der efterligner en medarbejders administrative opgaveløsning. De kan sættes til at løse simple, rutineprægede, ensartede opgaver, dvs. opgaver der løses på samme måde hver gang. Den digitale assistent skal fremsøge journalnoter og akter på tværs af forskellige fagsystemer; Fasit, Neus, DUBU, KMD Sag, Acadre og MediConnectProces. Den digitale assistent læser ikke akterne igennem for undtagelser, denne del vil derfor forsat skulle løses manuelt i filarkivet. Årligt antal sager om aktindsigt: 120 Tidsforbrug pr. sag til fremsøgning af dokumenter: 75 minutter Dvs. ca. 150 timer om året. Der regnes med 350 kr. pr. time uden overhead. Som tommelfingerregel skal kerneområdet afsætte ca. 40 timer til at dokumentere arbejdsprocessen (afhængig af kompleksitet), så den kan kodes til en digital assistent. Disse timer fratrækkes i det økonomiske potentiale for 2020. De timer som IT & Digitalisering anvender til opsætning af den digitale assistent (ca. 80 timer) og løbende vedligehold og drift afregnes internt i Organisationsservice, og er derfor ikke fratrukket det økonomiske potentiale. Der tages forbehold for uforudsete problematikker omkring kortlægningen af arbejdsgangen, der kunne bevirke at den digitale assistent ikke kan kodes, eller er så kompliceret at det økonomiske potentiale forsvinder grundet markant øget tidsforbrug til opsætning. Økonomisk potentiale i mio. kr. -0,0385-0,0525-0,0525-0,0525 i mio. kr. 0,0000 0,0000 0,0000 0,0000 Resultat i mio. kr. -0,0385-0,0525-0,0525-0,0525 Selve anvendelse af en digital assistent vil ikke få konsekvenser for borgerne, men når robotten sender samlingen af dokumenter til filarkivet, vil borgeren fremover ikke få tilsendt et dokument, men et digitalt link. Hvis borgeren ikke har E- boks, vil borgeren fortsat modtage dokumentet med post. Der skal afsættes ressourcer til udviklingen og vedligeholdelsen af den digitale assistent, samt til nye arbejdsgange og oplæring ved brug af filarkivet. Dette er indregnet i det økonomiske potentiale. Øget datasikkerhed, mindre print, færre menneskelige fejl

Anvendelse af digital assistent (RPA) til afklaring af om borger har ret til ferie Effektiviseringsforslag nr.: Effektiviseringsforslag Kerneområde UAUN 5 Politikområde Økonomiudvalget Uddannelse til alle unge Administration Helle Kornerup Digitale assistenter (RPA) er softwarerobotter, der efterligner en medarbejders administrative opgaveløsning. De kan sættes til at løse simple, rutineprægede, ensartede opgaver, dvs. opgaver der løses på samme måde hver gang. Alle borgere på forsørgelse søger ferie ca. 3 gange årligt. Dvs. flere gange årligt skal sagsbehandleren lave opslag i Fasit og undersøge om borgeren er berettiget til ferie (forsørgelsesgrundlag, anciennitet og evt. tidligere afholdt ferie) og herefter godkende ferien i Fasit. Dette kan en digital assistent løse for sagsbehandlerne og dermed frigive tid til andre opgaver eller øget kvalitet. Antal antal borgere 3 opslag årligt: 600 borgere á 3 opslag = 1800 sager Antal minutter pr. sag: 7 min. Dvs. ca. 210 timer. Der regnes med 350 kr./time uden overhead. Som tommelfingerregel skal kerneområdet afsætte ca. 40 timer til at dokumentere arbejdsprocessen (afhængig af kompleksitet), så den kan kodes til en digital assistent. Disse timer fratrækkes i det økonomiske potentiale for 2020. De timer som IT & Digitalisering anvender til opsætning af den digitale assistent (ca. 80 timer) og løbende vedligehold og drift afregnes internt i Organisationsservice, og er derfor ikke fratrukket det økonomiske potentiale. Der tages forbehold for uforudsete problematikker omkring kortlægningen af arbejdsgangen, der kunne bevirke at den digitale assistent ikke kan kodes, eller er så kompliceret at det økonomiske potentiale forsvinder grundet markant øget tidsforbrug til opsætning. Økonomisk potentiale i mio. kr. -0,0595-0,0735-0,0735-0,0735 i mio. kr. 0,0000 0,0000 0,0000 0,0000 Resultat i mio. kr. -0,0595-0,0735-0,0735-0,0735 Borgeren kan, hvis løsningen kobles til f en chatbot-løsning, hurtigt selv afklare om vedkommende har ret til ferie. Borgeren skal derfor kun kontakte sin sagsbehandler, for at aftale tidspunkt for afholdelse af ferien. Sagsbehandleren skal kun aftale tidspunkt for afholdelse af ferien med borgeren. Minimering af fejl, pga. manglende overblik over reglerne for afholdelse af ferie. Reglerne ændres ofte i forbindelse med finanslovsforhandlingerne, hvilket kræver opmærksomhed fra sagsbehandler/organsiationen. Borgeren kan afklare sin ret til ferie, når de har brug for det, fordi (hvis) løsningen bliver tilgængelig fra hjemmesiden.

Schultz Fremmøde (modul i Connect) Effektiviseringsforslag nr.: Effektiviseringsforslag Kerneområde UAUN 6 Politikområde Økonomiudvalget Uddannelse til alle unge Administration Helle Kornerup Schultz Fremmøde er en digital selvbetjeningsløsning, der registrerer borgeres fremmøde til aftalte aktiviteter. Med en infostander, tablet eller stregkodelæser kan jobcentret yderligere automatisere fremmøderegistreringen, så deltagerne selv kan registrere sig med sundhedskort eller cpr-nummer. Registreringen bliver automatisk vist på holdets fremmødeliste, så underviseren kun skal godkende den udfyldte fremmødeliste. Der er i gennemsnit 225 unge i tilbud, i gennemsnit er der 20 borgere med mindst en udeblivelse uden aftale om måneden. Antal registreringer: 225 fremmødeskemaer pr. måned skal tjekkes, scannes og journaliseres Udeblivelse uden aftale og partshøringer: 40 udeblivelser og 20 partshøringer. Sparede adminstrative sagsgange: Udarbejdelse af fremmødeskemaer: 90 minutter om måneden = 18 timer pr. år Fysisk håndtering af fremmødeskemaerne og generering af udeblivelser uden aftale og partshøringer: Den adminstrative medarbejder vurderer at hun bruger 37 timer om måneden på denne opgave. Svarende til 444 timer årligt. Samlet 462 timer, a 350 kr./time uden overhead Økonomisk potentiale i mio. kr. 2020 2021 2022 2023 Økonomisk potentiale i mio. kr. -0,1617-0,1617-0,1617-0,1617 i mio. kr. 0,0000 0,0000 0,0000 0,0000 Resultat i mio. kr. -0,1617-0,1617-0,1617-0,1617 Den unge får større ansvar for at registrere sit fremmøde. Der bliver tydelig sammenhæng den unges registreringer, fremmøde og evt. partshøringer/sanktioner. Der vil blive dannet flere negative hændelser, der kræver sagsbehandling/vurdering. At omfanget øges, skyldes til dels mangelfuld og besværlig, manuel fremmøderegistrering i dag. Øget kvalitet i sagsbehandlingen. Øget datasikkerhed, fordi opgaven bliver fuldt ud digitaliseret. Den økonomimedarbejer der månedsligt danner fremmødelister til alle hold, skal ikke løse opgaven og vil spare ca. 1½ time om måneden. Det forventes at der i den første periode efter Connect implemteres vil ske en stigning i negative hændelser. Dette skyldes at den nuværende registreringspraksis er noget usikker. Sagsbehandleren kan via eget dashboard se den unges fremmøde og dermed kvalificere samtalen. Konsekvent fremmøderegistrering. Tydelige aftaler mellem sagsbehandler og undervisere i tilbuddene, og samtidighed i registrering af ændringer. Der vil være overensstemmelse mellem sagsbehandlers aftale med den unge og det der fremgår af protokollen. Forventeligt bedre fremmøde i tilbud og at de unge bliver bedre til at meddele evt. afbud.

Modulerne er tilkøbt. Der skal afsættes ressourcer til oplæring af sagsbehandlere, undervisere og borgere, samt af administratorer.

Reducerede udgifter til boliger Effektiviseringsforslag nr.: AKBI 4 Politikområde Kerneområde Økonomiudvalget Ejendomme Alle kan Bidrage Bo Hammer Reducerede udgifter til boliger som følge af mere effektfuld integrationsindsats Økonomisk potentiale i mio. kr. -1,80-1,80-1,80-1,80 i mio. kr. 0,00 0,00 0,00 0,00 Resultat i mio. kr. -1,80-1,80-1,80-1,80 Der vurderes ikke at være konskevenser for borgere Ingen Ingen borgere på integrationsydelse Intet behov

Effektivisering i Arbejdsmarkedscenteret Effektiviseringsforslag nr.: AKBI 5 Politikområde Kerneområde Økonomiudvalget Administration Alle kan Bidrage Bo Hammer Produktiviteten og effektiviteten i jobcenteret er fordoblet i løbet af 2018 og forventes at stige yderligere i 2019. I løbet af 2018 er antallet af samtaler f steget fra 600 om ugen til 1000 om ugen. Effekterne forventes tilsammen at reducere antallet af borgere med behov for indsats med 10 pct. Økonomisk potentiale i mio. kr. -0,50-0,50-0,50-0,50 i mio. kr. 0,00 0,00 0,00 0,00 Resultat i mio. kr. -0,50-0,50-0,50-0,50 Der vurderes ikke at være konskevenser for borgere Mere/samme indsats for færre midler Ingen Ingen udover dem, der måtte komme af anvendelsen af besparelsen på andre serviceområder Intet behov

Indkøbsop mering i Vækst og Bæredyg ghed - allerede realiserede gevinster Effektiviseringsforslag nr.: VBAF 10 Politikområde Kerneområde Udvalget for Klima og Miljø + Økonomiudvalget Kommunale veje og trafik, samt Ejendomme Vækst og Bæredygtighed Mads Young Christensen Indkøbsafdelingen i Organisationsservice er sammen med kerneområderne ansvarlig for at indgå aftaler om kommunens indkøb af varer og tjenesteydelseri overensstemmelse med den danske udbudslov. Aftalerne indgås efter en tilbudsindhentning eller et udbud afhængig af indkøbets karakter og størrelse. Kommunen indgår selv en del af aftalerne, mens andre aftaler indgås i regi af Fællesudbud Sjælland eller Staten og Kommunernes Indkøbsservice. Vedligeholdelsen af kommunens aftaleportefølje indebærer årligt fornyelsen af 60-70 aftaler, hvor målet er at sikre, at aftalerne til stadighed opfylder kommunens indkøbsbehov, og at den ønskede kvalitet opnås til den bedste pris. Dertil kommer indgåelsen af nye aftaler på områder, der ikke tidligere har været aftaledækket. Når en aftale har været genudbudt et antal gange, er det ofte svært at opnå bedre priser; det kan tværtimod være en gevinst blot at holde priserne i ro. Med virkning for 2020 er der allerede realiseret en gevinst på 300.000 kr. på følgende aftaler inden for Vækst og Bæredygtighed: Elevatorservice, Gaskedelservice, Vejskilte og Lyskilder. Effektiviseringen fordeler sig med -0,23 mio. kr. til Økonomiudvalget og -0,07 mio. kr. til Udvalget for Klima og Miljø. Økonomisk potentiale i mio. kr. -0,30-0,30-0,30-0,30 i mio. kr. 0,00 0,00 0,00 0,00 Resultat i mio. kr. -0,30-0,30-0,30-0,30 Ingen konsekvenser. Konkurrence gennem tilbudsindhentning eller udbud understøtter, at der kan leveres mest mulig kernevelfærd for det budget, der er til rådighed. Samtidig sikrer konkurrencen, at kommunen får del i den innovation og udvikling af nye løsninger, der løbende pågår i markedet. Konkurrence gennem tilbudsindhentning eller udbud understøtter, at der kan leveres mest mulig kernevelfærd for det budget, der er til rådighed. Samtidig sikrer konkurrencen, at kommunen får del i den innovation og udvikling af nye løsninger, der løbende pågår i markedet. Forslagene indebærer ikke et behov for investeringer.

Indkøbsoptimering i Vækst og Bæredygtighed - forventede gevinster Effektiviseringsforslag nr.: VBAF 11 Politikområde Kerneområde Udvalget for Klima og Miljø + Økonomiudvalget Kommunale veje og trafik, samt Ejendomme Vækst og Bæredygtighed Mads Young Christensen Indkøbsafdelingen i Organisationsservice er sammen med kerneområderne ansvarlig for at indgå aftaler om kommunens indkøb af varer og tjenesteydelseri overensstemmelse med den danske udbudslov. Aftalerne indgås efter en tilbudsindhentning eller et udbud afhængig af indkøbets karakter og størrelse. Kommunen indgår selv en del af aftalerne, mens andre aftaler indgås i regi af Fællesudbud Sjælland eller Staten og Kommunernes Indkøbsservice. Vedligeholdelsen af kommunens aftaleportefølje indebærer årligt fornyelsen af 60-70 aftaler, hvor målet er at sikre, at aftalerne til stadighed opfylder kommunens indkøbsbehov, og at den ønskede kvalitet opnås til den bedste pris. Dertil kommer indgåelsen af nye aftaler på områder, der ikke tidligere har været aftaledækket. Når en aftale har været genudbudt et antal gange, er det ofte svært at opnå bedre priser; det kan tværtimod være en gevinst blot at holde priserne i ro. Med virkning for 2020 omfatter aftalefornyelsen for Vækst og Bæredygtighed følgende aftaler med en forventning om en samlet set positiv prisudvikling: Vagt og sikring, Vejbelysning, Måtteservice, Byggevarer samt VVS, befæstigelse og værktøj. Effektiviseringen fordeler sig med -0,355 mio. kr. til Økonomiudvalget og -0,045 mio. kr. til Udvalget for Klima og Miljø. Økonomisk potentiale i mio. kr. -0,40-0,40-0,40-0,40 i mio. kr. 0,00 0,00 0,00 0,00 Resultat i mio. kr. -0,40-0,40-0,40-0,40 Ingen konsekvenser Hvis en leverandør udskiftes med en ny ved aftaleudløb, indebærer det typisk, at medarbejderne skal vænne sig til et nyt varekatalog, og at nogle varer skifter navn eller mærke. Det vurderes, at de oplistede aftaler kun i begrænset grad vil være behæftet med sådanne leverandørskifteomkostninger. Ingen konsekvenser Konkurrence gennem tilbudsindhentning eller udbud understøtter, at der kan leveres mest mulig kernevelfærd for det budget, der er til rådighed. Samtidig sikrer konkurrencen, at kommunen får del i den innovation og udvikling af nye løsninger, der løbende pågår i markedet. Forslagene indebærer ikke et behov for investeringer.

Effektivisering af varmeforsyning til kommunale ejendomme Effektiviseringsforslag nr.: VBAF 12 Politikområde Kerneområde Økonomiudvalget Ejendomme Vækst og Bæredygtighed Kasper Tipsmark Holbæk Kommune er fortrinsvis forsynet med varme fra gaskedler. Ved at implementere hybridløsninger med varmepumper som primær varmekilde på en stor del af kommunens ejendomme, kan Holbæk Kommune både begrænse sin CO2-udledning og samtidig opnå en økonomisk besparelse. Løsningen medfører, at kommunen køber varme af leverandøren til en fast pris målt i forhold til forbrug. Installationen ejes og vedligeholdes af leverandøren. Økonomisk potentiale i mio. kr. -0,50-0,75-0,80-0,80 i mio. kr. 0,00 0,00 0,00 0,00 Resultat i mio. kr. -0,50-0,75-0,80-0,80 Der er ingen konsekvenser. Det vil kræve en del projektstyring i implementeringsperioden. Der er ingen konsekvenser. Løsningen er bæredygtig, og giver en væsentlig reduktion i CO2-udledningen. Der er ingen investering i selve projektet udover de daglige resurser.

Mulighed for at benytte cykler i stedet for biler Effektiviseringsforslag nr.: VBAF 13 Politikområde Kerneområde Økonomiudvalget Ejendomme Vækst og Bæredygtighed Kasper Enevoldsen Kommunen har en stor flåde af biler, der anvendes af de kommunale medarbejdere i forbindelse med løsning af de forskellige kerneopgaver. Grundlæggende kan flåden opdeles i 3 kategorier: - hjemmeplejens biler - biler som bruges af de udekørende tekniske område - puljebiler på f. Kanalstræde og Jernbanevej, som benyttes af medarbejderne, når de skal transportere sig til møder, besøg, kurser, uddannelse mm. Dette forslag er afgrænset til fokus på flådebilerne på hhv. Jernbanevej og Kanalstræde. Hensigten med forslaget er, at give medarbejderne på de lokationer mulighed for, at vælge et transportmiddel der er billigere i drift, reducerer udledningen af CO2 samt giver mulighed for motion i arbejdstiden. I perioden fra den 28/1 til den 8/2 er alle kørte ture i bilerne på Kanalstræde og Jernbanevej registreret. Det giver et billede af hvordan bilerne bruges i dag, men er nødvendigvis ikke 100% repræsentativt for et helt år, men det vurderes at være tilpas validt for konklusionerne i dette forslag. Analysen af kørselsmønstrene peger på, at der samlet set kan reduceres i flåden, idet bilerne ikke anvendes 100 % af tiden, samt at over halvdelen af de kørte ture er på under 6 km. Såfremt det besluttes, at der skal anvendes elcykler i størst mulig grad, når turen er under 6 km samt forholdene tillader det, så vurderes det, at der samlet set kan fjernes 6 flådebiler, hhv. 3 på Jernbanevej og 3 på Kanalstræde. Som en del af forslaget anbefales det, at montere GPS trackere i flådebilerne, så behov og anvendelsen løbende kan moniteres. En endelig beslutning herom forudsætter afklaring af juridiske forhold. For at sikre en tilpas mængde af elcykler, så anbefales det at erstatte hver bil med 2 elcykler, idet det giver mulighed for at man kan vælge elcykler, selvom man er flere der skal transportere sig sammen. Økonomisk potentiale i mio. kr. -0,270-0,200-0,200-0,200 i mio. kr. 0,121 Resultat i mio. kr. -0,149-0,200-0,200-0,200 Ingen umiddelbare konsekvenser

Medarbejderne vil opleve at de i stedet for biler skal benytte elcykler - hvilket af nogle kan opleves som en besparelse fremfor en effektivisering. Det anbefales, at der laves et "regulativ" for, hvornår man skal tilstræbe at anvende cyklerne fremfor bilerne. I forhold til det nuværende setup med biler, så skal der findes en anvsarlig person, der holder opsyn med cyklerne og sørger for nødvendig service mm. Vi anbefaler at igangsætte indsatsen med en top-down styret tilgang, hvor alle ture under 6 km. skal tilbagelægges på elcykel. Man kan gribe en kulturændring an på to måde. Enten kan man vælge en top-down styring, hvor der træffes beslutning om, at medarbejdere skal tage cyklen på alle ture under 6 km. Man kan også vælge at opbygge en ny kultur ved at omstille medarbejderne via bedre viden om de positive effekter ved at tage cyklen i arbejdstiden - medarbejderen er således medbestemmende og er drevet af lyst og oplysning omkring positive afledte effekter ved at benytte cyklen i arbejdstiden. En rundspørge hos de kommuner og virksomheder, som har deltaget i GATE21 s projekt Test en el-cykel vidner om, at det har lige så stor effekt at bruge top-down styring, som desuden betyder færre udgifter til løbende oplysningskampagner. Ud over en økonomisk gevinst ved at benytte elcyklen fremfor bilen kunne bidrage til at reducere i Co2 udledningen. En Ford Fiesta udleder omkring 96g co2 per km. Det betyder at én puljebil i gennemsnit udleder 853 kg co2 per år. Indføres der 12 elcykler i stedet for 6 puljebiler sparer kommunen lige nu og her ca. 5.118 kg co2 om året. Det vil være en reduktion på 16% af det nuværende udslip, fra puljebilerne. Der vil være dog være en Co2 forbrug forbundet med opladningen af cyklerne, men det omfang er vanskeligt at estimere på nuværende tidspunkt. Udover at cyklisme udleder mindre CO2, "forbedres den enkeltes livskvalitet." Ifølge en skemaundersøgelse, som Københavns Kommunes Teknik og Miljøforvaltning (TMF) har udarbejdet, så er cykling primært et positivt og bevidst tilvalg: Man cykler, fordi det er hurtigt, billigt, godt for miljøet, fleksibelt og fordi det giver motion. Motion angives som det væsentligste motiv af 23 %, tidsforbrug er vigtigst for 21 %, fleksibilitet for 19 % og pris angives som det væsentligste motiv af 16 % af cyklisterne. Den øgede mentale og fysiske sundhed, er med til at sikre færre sygedage i organisationen. Som det beskrives i rapporten er cykling for det første motion, og en række medarbejdere vil potentielt kunne få opfyldt Sundhedsstyrelsens anbefaling om minimum 30 minutters motion dagligt, hvis de ændrede transportvane. I tillæg vil den enkelte medarbejder opleve bedre trivsel i kraft af sit valg af transportform, og TMF vil som organisation opleve at sundere medarbejdere er lig med gladere medarbejdere og færre sygedage. En evalueringsrapport fra Fredericia Kommune viser, at de fleste af de deltagende, som ikke cyklede til arbejde før, faktisk cykler 3-4 dage om ugen i testperioden. "I gennemsnit cykler deltagerne 14 km om dagen i testperioden. 46% af deltagerne svarer, at projektet vil ændre deres transportvaner, og 23% af deltagerne har købt deres egen elcykel en måned efter projektet sluttede." Dermed kan forslaget på lang sigt bidrage til, at flere medarbejdere vælger at cykle på arbejde, hvilket vil bidrage til en redution af den samlede Co2 påvirkinng. Leasing af 12 nye elcykler og tilbehør = 35.000 kr. pr. år. Serviering af cykler = 12.000 kr. pr. år. Etablering af ladeinfrastruktur = 20.000 kr. (engangsinvestering i år 0) Indkøb af GPS'er til den resterende del af flådebilerne = 54.000 kr. (Herefter årlig udgift på 30.000 kr) Samlede udgifter i første år: 121.000 kr. Årlige udgifter efterfølgende år: 77.000 kr. (er fratrukket det økonomiske potentiale)

Effektivisering af FM ydelse - rengøring Effektiviseringsforslag nr.: VBAF 14 Politikområde Kerneområde Økonomiudvalget Ejendomme Vækst og Bæredygtighed Kasper Tipsmark Rengøringensområdet fik tilført ekstra budgetmidler i starten af 2018, for at sikre, at det fastsatte kunne holdes på kommunens enheder. Via fokuseret kontraktstyring, har det vist sig, at der ikke er brug for det fulde beløb. Det er derfor muligt at effektiviserer for kr. 200.000 fra år 2020 og frem, uden at dette vil få konsekvenser for et. Økonomisk potentiale i mio. kr. -0,20-0,20-0,20-0,20 i mio. kr. 0,00 0,00 0,00 0,00 Resultat i mio. kr. -0,20-0,20-0,20-0,20 Der er ingen konsekvenser. Der er ingen konsekvenser. Der er ingen konsekvenser. Med økonomistyring kan den samme ydelse leveres med færre udgifter Der er ingen investering i selve projektet udover de daglige resourcer.