Samlet oversigt over forslag til effektiviseringer og budgetreduktioner på Økonomiudvalget

Transkript

1 Samlet oversigt over forslag til effektiviseringer og budgetreduktioner på Nr. Effektiviseringer OS 1 Forhandling af kontrakt med Schultz lovinformation -0,2-0,2-0,2-0,2 OS 2 Udbud af ESDH (Ledelsesinformationssystem) -0,5-0,5-0,5-0,5 OS 3 Ledelsesinformationssystem -0,3-0,3-0,3-0,3 OS 4 Indkøb af core switch -0,2-0,2-0,2-0,2 UAUN 2 Effektivisering og digitalisering af arbejdsgange Beskæftigelse og uddannelse - -0,5-0,5-0,5 I alt -1,2-1,7-1,7-1,7 Nr. Besparelser i forbindelse med effektiviserings- og besparelsesstrategien OS5 Tilbageholde sygedagpengerefusioner -2,0-2,0-2,0-2,0 I alt -2,0-2,0-2,0-2,0 Nr. Besparelser så budgetrammen overholdes ØU 5 Dobbelt budgettering af fællesskaberpuljer -0,7-0,7-0,7-0,7 ØU 6 Puljer afsat til digitalisering m.m. fjernes permanent -5,0-5,0-5,0-5,0 ØU 8 Tilbageholde sygedagpengerefusioner -1,0-1,0-1,0-1,0 ØU 9 Udfasning af it værktøj -0,2-0,2-0,2-0,2 I alt -6,9-6,9-6,9-6,9 Effektiviseringer og besparelser i alt -10,1-10,6-10,6-10,6

2 Skema til effektiviseringer Forhandling af kontrakt med Schultz lovinformation nr.: OS 1 X Organisationsservice Ole Lollike Igangværende forhandlinger med Schultz forventes at kunne reducere de årlige omkostningerne til køb af system vedr. lovinformation. Økonomisk potentiale i mio. kr. -0,2-0,2-0,2-0,2 Drifts-investeringer i mio. kr. 0,0 0,0 0,0 0,0 Anlægs-investeringer i mio. kr. 0,0 0,0 0,0 0,0 Resultat -0,2-0,2-0,2-0,2 Årsværk Gennemføres på eget område

3 Skema til effektiviseringer Udbud af ESDH (Ledelsesinformationssystem) nr.: OS 2 X Organisationsservice Ole Lollike Acadrekontrakten er udløbet og sammen med DIGIT går vi i ESDH udbud. Ud fra det forarbejde der er lavet med Rambøll, har vi har en klar forventning om en lavere pris og en større funktionalitet. Selve den tekniske implementering forventes ikke at give de store problemer, men skal vi nå effektivtsmålene, skal der fortages en dyb organisatiorisk implementering, hvor vi forventer at udfordre arbejdsgange, holdninger og forandringsledelse i alle kerneområder.ved at gøre det, kan vi sikre en væsentlig højere datakvalitet og mere optimerede informationer, end vi har i dag, så borgerhenvendelser kan svares så fyldelsgørende som muligt så GDPR overholdes i de enheder, der ikke har et fagsystem så aflevering og sletning af data gøres væsentligt billigere, end det vi tidligere har oplevet. Økonomisk potentiale i mio. kr. -0,5-0,5-0,5-0,5 Drifts-investeringer i mio. kr. 0,0 0,0 0,0 0,0 Anlægs-investeringer i mio. kr. 0,0 0,0 0,0 0,0 Resultat -0,5-0,5-0,5-0,5 Årsværk Umiddelbart forventes ikke direkte effekter overfor borgerne Implementering af et nye ESDH system kræver ledelsesinvolvering, kompetenceløft og investering i IT. Implementering af ethvert nyt IT system kræver en forandringsledelse, som drives af den enkelte personaleleder, og en vilje hos medarbejderen for at sikre en forandring, så der sikres en opfyldning af business casen og de økonomiske mål der stilles i udsigt, samt at sikre overholdelse af GDPR.

4 Skema til effektiviseringer Ledelsesinformationssystem nr.: OS 3 X Organisationsservice Ole Lollike Udbud af ledelsesinformationssystem forventes at give hurtigere tilretning af ændringer i datasæt samt bedre og bredere dataunderstøttelse til ledelsesinformation fremadrettet. Udbud er gennemført og der er indgået kontrakt med KMD omkring fremtidigt system Systemet implementeres i I forbindelse med implementeringen vil der være omkostninger forbundet med opsætning af datasæt mv. Økonomisk potentiale i mio. kr. -0,300-0,300-0,300-0,300 Ledelsesinformationssystemet er fortrinsvis internt rettet, hvorfor der ikke vil være påvirkninger for borgere og virksomheder. Bedre dataunderstøttelse og hurtigere tilretning af datasæt til brug for optimering af styringsgrundlaget i kerneområderne. Afholdes i 2018 indenfor eget budget.

5 Skema til effektiviseringer Indkøb af core switch nr.: OS 4 Organisationsservice Indkøb af core switche indgår i den løbende udskiftning af kommunens it-infrastruktur Ole Lolikke Økonomisk potentiale i mio. kr. -0,200-0,200-0,200-0,200 Gennemføres på eget område. Hvordan realiseres den økonomiske effekt? udbetalinge r servicenive au

6 Skema til effektiviseringer Effektivisering og digitalisering af arbejdsgange nr.: UAUN 2 X (primær, her beslutning træffes) (primær, her økonomien placeres) Beskæftigelses- og Uddannelse til alle unge Beskæftigelse og uddannelse David Jensen uddannelsesudvalget Øvrige udvalg Øvrige politikområder Ved at effektivisere og digitalisere arbejdsgange kan der opnås både højere kvalitet og effektivitet i sagsbehandlingen. Vi ser det som ét projekt med en rækker delopgaver. Delopgaverne skal analyseres og prioriteres primo 2019, men på bruttolisten er bl.a.: Bedre udnyttelse af faciliteter i fagsystemerne: - Fremmødemodulet i Fasit: Modulet understøtter delvis automatisering af fremmøderegistrering i tilbud, journalisering af fremmødet og generering af partshøringsbreve. - Listedannelse i Fasit: Faciliteten erstatter og automatiserer nuværende Ecel ark til styring og overblik af opgaver. - Godtgørelsesmodulet i Fasit: Modulet automatiserer beregning af transportgodtgørelse efter Få Schultz til at overvåge breve og dokumenter i Fasit: Der er mulighed for at lægge breve og dokukementer på en måde, så Schultz overvårger dem og sender advis når der sker lovændringer der har betydning. - Jobcenterplanner: Implementering af Jobcenterplanner vil gøre det muligt for borgerne at selvbooke. Det giver bedre borgertilfredshed og -inddragelse og giver mindre administration vedr. indkaldelser, aflysninger og ombookninger. (Implementeringen er aftalt til foråret 2018). Højnelse af IT kompetencer - Brug NemSMS - Lære at flytte dokumenter mellem fagsystemer - Fuld implemtering af Sikker Post - Journalisering: Udarbejdelse af og undervisning i retningslinjer for journalisering: Hvad er nødvendigt, hvor skal det journalieres og hvordan skal det navngives. Kompetenceudvikling - Callcentret på Level 2: Bedre oplæring af medarbejderne på Level 2 vil gøre det muligt at hjælpe borgeren et led tidligere. Udvikle et koncept for introduktion af nye medarbejdere: Oplæring i relevante fagssytemer, arbejdsgange, processer mm. Borgerrelaterede arbejdsgange - Gengangere mere fokus på flow og registreringspraksis: Der er et muligt besparelsespotentiale,

7 fordi der kan sættes fokusindsats i gang allerede fra henvendelsestidspunktet. - Fritagelse for E-Boks: Det giver ekstra arbejde og langsommere sagsbehandling, når en borger er fritaget for E-Boks. Måske er det for nemt at blive fritaget og for svært at få en E-Boks, hvis man er uden fast bopæl. - Fokuseret indsats vedrørende overgange. Både internt i UAUN og mellem kerneområderne. Administrative arbejdsgange - Sikre kvalitetssikring af lister der distribueres med henblik på sagsoprettelse (Minister-problematikken) - Udfase ledelsesønske om lister/oversigter der ikke kan genereres gennem fagsystemerne. - Minimere dobbeltregisrering pga. forskellige fagsystemer: Det kan ikke undgås, men arbejdsgange kan præcisere hvilke data der skal registreres i de forskellige fagsystemer og hvordan data kan/skal udveksles på tværs af systemerne. - Styring af tilbudsviften (vedr. tilbud efter LAB): I dag ligger der en liste der manuelt opdateres på Intranettet. Fasit kan styre oversigten over tilbud, men det forudsætter samarbejde og enighed om struktur og navngivning med AKBI. - Generelt fokus mail-og mødekultur: Kompliceret, men giver mange forstyrrelser. - Arbejdsgang mellem ungeteamet og team 2/3, bl.a. ift. glatsager. Her er forventeligt både timer og ydelse at spare. Struktureret samarbejde på tværs af kerneområderne - Der mangler erfaringsudveksling mellem kerneområderne og kendskabet til hinandens områder er begrænset. Det betyder, at kerneområderne ikke lærer af hinandens Best praksis. Når en borger overgår fra et kerneområde til et andet er der risiko for, at der sker tab af viden. Dette kan betyde, at borgerens sag forsinkes/forlænges, hvilket ikke er til gavn for borgeren. - Fokus på henvendelsesårsager og snitfladen til Ydelsescentret. - Lang periode fra indstilling til førtidspension fra rehabiliteringsteamet til der rejses sag og træffes afgørelse. I denne periode oplever borgerne sig under stort pres og der er risiko for at borgernes funktionsniveau forringes yderligere. Økonomisk potentiale i mio. kr. 0,0-0,5-0,5-0,5 Investeringsbehov i mio. kr. 0,6 Resultat i mio. kr. 0,6-0,5-0,5-0,5 Der vil være en række serviceforbedringer for borgerne ved indførelse af mere effektive arbejdsgange, øget brug af digitalisering mv. Samtidig vil en succesfuld implementering give den enkelte sagsbehandler mere tid til kerneopgaven frem for administrative opgaver, hvilket også vil kommer borgere og virksomheder til gode. Medarbejderne vil i processen blive udfordret i deres daglige rutiner og arbejdsgange. Det er en forudsætning for at tænke nyt. I slutningen af processen vil medarbejderne opleve at bruge mindre tid på administrative opgaver, der kan frigive tid til borgeren. Mange ideer kan gennemføres internt i Uddannelse til alle unge men der er også mange perspektiver på tværs af kerneområderne. Hvis der spares 1 time for 37 sagsbehandlere svarer det til en fuldtidsmedarbejder. Udgangspunktet er 1. januar Se endvidere under konsekvenser for borgere og administration. Investeringsbehov Vi kan ikke analysere arbejdsgange, definere nye arbejdsgange og gennemføre effektiviseringer og digitalisering med den nuværende bemanding. Der er behov for en udefra, der kan løfte sig op over de daglige rutiner. Derfor forudsættes det, at vi får midler fra strategiarbejdet svarende til én fuldtidsmedarbejder i 2019 (evt. med start i 2018).

8 Hvordan realiseres den økonomiske effekt? udbetalinger Potentielt kan alle kilder komme i spil, men det afhænger af, hvilke delopgaver der gennemføres. Som udgangspunkt forventes det, at vi på sigt kan effektivisere med ét årsværk.

9 Skema til besparelser Tilbageholde sygedagpengerefusioner nr.: OS5 Flere områder Claus Strandmark Største delen af medarbejderne i administrationen er specialister, og det er derfor ikke muligt meningsfuldt at anvende korttidsansatte vikarer. Der vil alene ansættes vikarer i til at dække i forbindelse med langtidssygdom Økonomisk potentiale i mio. kr. -2,000-2,000-2,000-2,000 Betyder færre medarbejdere i de administrative funktioner, vil det kunne betyde længere ventetid ved henvendelser Det vil ikke være muligt med vikardækning på en række administrative områder i forbindelse med længere værende sygdom. Det vil øge arbejdspresset for de tilbageværende medarbejdere. Refusionerne benyttes til vikarer, fremrykning af fastansættelser samt kompetenceudvikling. medarbejdere/vikarer betyder ventetid på sagsbehandling og myndighed Hvordan realiseres den økonomiske effekt? udbetalinge r servicenive au

10 Skema til besparelser Dobbelt budgettering af fællesskaberpuljer nr.: ØU 5 X Stabe Anja S. Jørgensen I forbindelse med budgetaftalen for budget 2018 blev der afsat en pulje på 10 mio. kr. til udvikling af lokalområderne. Det fremgik også at der fra denne pulje skulle tages midler til puljerne administreret af fælles-skaberne, der var i dog i forvejen afsat midler i budgettet til disse puljer derfor har det ligget dobbelt og den centrale pulje kan derfor reduceres med beløbet med som er i puljerne Økonomisk potentiale i mio. kr. -0,700-0,700-0,700-0,700 Hvordan realiseres den økonomiske effekt? udbetalinge r servicenive au

11 Skema til besparelser Puljer afsat til digitalisering m.m. fjernes permanent nr.: ØU 6 Stabe Claus Strandmark På trods af det meget grundige arbejde der laves i hele organisationen, når budgettet for det kommende år bliver til, vil der altid opstå udfordringer henover året. Hvis de centrale puljer fjernes, vil det blive svært at håndtere selv mindre udfordringer inden for det fastlagte budget. Det vil derfor være med til at lægge et endnu større pres på organisationen som helhed i forhold til budgetoverholdelse. Økonomisk potentiale i mio. kr. -5,000-5,000-5,000-5,000 Hvordan realiseres den økonomiske effekt? udbetalinge r servicenive au

12 Skema til besparelser Tilbageholde sygedagpengerefusioner nr.: ØU 8 Flere områder Claus Strandmark Størstedelen af medarbejderne i administrationen er specialister, og det er derfor ikke muligt meningsfuldt at anvende korttidsansatte vikarer. Der ansættes kun vikarer i til at dække i forbindelse med langtidssygdom Økonomisk potentiale i mio. kr. -1,000-1,000-1,000-1,000 Betyder færre medarbejdere i de administrative funktioner, vil det kunne betyde længere ventetid ved henvendelser Det vil ikke være muligt med vikardækning på en række administrative områder i forbindelse med længere værende sygdom. Det vil øge arbejdspresset for de tilbageværende medarbejdere. Refusionerne benyttes til vikarer, fremrykning af fastansættelser samt kompetenceudvikling. medarbejdere/vikarer betyder ventetid på sagsbehandling og myndighed Hvordan realiseres den økonomiske effekt? udbetalinge r servicenive au

13 Skema til besparelser Udfasning af it værktøj nr.: ØU 9 X Økonomi udvalget Stabe Jens Saabye Udfasningen af IT-værktøjet TimeLog til timeregistrering. Der timeregistreres fremover kun på udvalgte områder og ved hjælp af andre fagsystemer eller ecel. Besparelsen af varig. Økonomisk potentiale i mio. kr. -0,200-0,200-0,200-0,200 Hvad er den gode fortælling ved forslaget Hvordan realiseres den økonomiske effekt? udbetalinge r servicenive au