INDLÆG 15: Outsourcing Vækstklar gennem standardisering og effektivisering Torben Ryttersgaard November 2014
Navn Uddannelse Rolle Certificeringer Ba i Samfundsvidenskab Vice President Head of Industries & Services ITIL Practitioner Project Executive Erfaring inden for outsourcing og effektivisering Outsourcing: Leveranceledelse og forretningsledelse indenfor alle tre outsourcing typer: Infrastructure Managemen, Application Management og Business Process Outsourcing Procesunderstøttelse og effektivisering: Ledelse af Forretningsapplikations implementering og vedligeholdelse indenfor følgende brancher: Energi og forsyning, Produktion og Distribution, Finans, Post & Logistik Proces effektivisering og BPR: Customer Service, Order to Cash & Meter to Cash, Cash Collection, Collect and Disbursement Øvrigt: Ledelseserfaring fra IT-industrien gennem mere end 20 år. Herunder Program & Portfolio Management opgaver i leverancer med op til 500 medarbejdere. 2
Agenda 1 2 3 4 5 Standardisering og effektivisering hvad snakker han om? Standardisering gennem applikationer Særlige behov i en vækst forretning De IT relaterede Outsourcing typer og vækstunderstøttelse Konklusioner 3
Standardisering og effektivisering hvad snakker han om? Standardisering Standardisering kan opnås ad flere veje: ensartede processer på tværs af afdelinger og geografier Beskrevne instruktioner om arbejdsgange til medarbejdere Anvendelse af Best Practice processer og værktøjer Politikker og regler for dokumentation og aftestning af udvikling og forandring Effektivisering Afkortelse af gennemløbstid og/eller reduktion af ressourceforbrug Optimering af gennemløbstiden for det enkelte proces led Løbende monitorering af tids- og ressourceforbrug Reduktion af time-to-market ved indførelse af nye produkter Regler for introduktion af nye produkter og udfasning af gamle Standardisering og effektivisering har ikke nødvendigvis noget med hinanden at gøre om end standardisering kan være en vej til at opnå højere effektivitet. 4
Standardisering gennem applikationsvalg Den ydmyge tjener Balanceret tilgang Cash is King Ren Legacy Den fuldstændigt specialudviklede løsning, eller den voldsomt tilrettede standardløsning. Tilpasset standard Standardløsning med let tilpasning, der sikrer enkel opgraderingsadgang, og lave vedligeholdelsesudgifter. Giver mulighed for håndtering af specifikke særkender Ren standard Den rene standardimplementering der fokuserer på lave implementeringsomkostni nger, såvel som vedligehold. Muliggør enkel og hurtig udbredelse til nye entiteter. 5
Tilpasningsniveau bestemmer ROI Implementering Niveauet af tilpasning påvirker ROI gennem Påvirkning af implementeringstid Prisen for vedligehold Adgangen til ressourcer Indkøring af personale Vækst Højt tilpasningsniveau påvirker vækstadgang Mulighed for geografisk migrering Uddannelseskrav til nyt personale Adgang til drifts- og vedligeholdelses ressourcer Omkostningskrav til implementering af nye produkter eller produktions linier 6
Vækstscenarier Vækst gennem øget afsætning på samme marked Vækst gennem lancering af flere produkter/services Vækst gennem afsætning på nye markeder 7
Vækstskabte behov Forandringskapacitet Agilitet Varierende kapacitets behov Frigørelse af kapital til investering Kulturel agilitet og tværkulturel kapabilitet 8
Outsourcing Forskellige typer Infrastruktur Applikationer PaaS/SaaS BPO Klassisk IT drift med eller uden kapacitet. Sikrer lavere omkostninger gennem Shared Services på tværs af virksomheder og industrialiseret drift Support og vedligehold af forretningsapplikationer. Sikrer lavere omkostninger gennem deling af knappe ressourcer på tværs af virksomheder. Besparelse stærkt påvirket af graden af kundetilpasning Cloud like services, der leverer applikationsfunktionalitet og kapacitet som strøm ud af stikket. Variabel og fleksibel økonomi model, der udnerstøtter kapacitets og licens varians over tid g periode.. Eksekvering af forretningsprocesser. Her outsources gebneriske processer til eksekvering udenfor huset. Den mest direkte måde at reducere egne administratiuve omkostninger på. 9
Et par eksempler fra det virkelige liv Utilities Kundeservice og afregning Oil & gas Kortadm og kundeservice Real estate Administration og fakturering Elektronik ind. Inddrivelse Markant forbedring af kundetilfredshed (8 indexpoint), samtidigt med forbedret afregningskvalitet og forbedret cash flow (+5 procentpoint). Omkostningsreduktion på +30 % Udstedelse, produktion, administration, fakturering, inddrivelse og kundeservice for internationalt olieselskab. Forkortet proces fra bestilling til kort udstedt og åbnet med +35 %. Hurtigere kortaktivering og lavere omkostninger Administration og fakturering af lejekontrakter. CGI fakturerer og administrerer mere end 100.000 lejemål på det nordamerikanske kontinent. Vores partner har oplevet bedre inddrivelsesprocenter, færre klager og lavere kost. CI hjælper en større elektronik producent med en stærk web baseret salgskanal med at inddrive tilgodehavender. Baseret på vores Collections360 har vi forbedret inddrivelsesprocenterne med mere end 60 %. 10
Omkostningsfordeling - IT Omkostning Infrastruktur og drift Applikations drift og vedligehold Licenser og vedligehold Udviklingsprojekter 11
Omkostningsfordeling Overhead Omkostning IT Administrative processer Ledelse Kapacitetsomkostninger i øvrigt 12
Øget vækst beredskab gennem outsourcing - 1 Infrastruktur Reduktion af omkostninger Forbedret og ensartet kvalitet Fleksibel kapacitet Geografisk uafhængighed Sproglig uafhængighed Applikation Samme som Infrastruktur plus: Forbedret understøttelse af forandringer Øget adgang til lokalisering af applikationsportefølje Forbedret procesunderstøttelse af forretningsprocesser Adgang til processtandardisering på tværs af geografier og legale entiteter 13
Øget vækst beredskab gennem outsourcing - 2 PaaS/SaaS/Cloud SLA baseret adgang til opgraderinger og ny funktionalitet Reduceret afhængighed af support personale Forbedret kontrol med forandringer Øget fleksibilitet CAPEX -> OPEX BPO Omkostningsreduktion for administrative støtteprocesser Forbedret Kvalitet Øget adgang til follow the sun principper Reduktion af sprogbarrierer Direkte påvirkning af forretningsgange sikrer øget forretningsagilitet 14
Sådan kommer man igang Feasability study Service delivery design Detailed analysis Transition Transformation Trigger Identificeret forretnings behov Identificeret forretnings potentiale Identificeret forretnings design Underskrevet kontrakt Overdragelse af service Formål Identificere evt. potentiale og løsningsmuligheder At designe fremtidig service leverance model At kvantificere fremtidig leverance model At forberede overdragelsen Forbedre service Indhold 2-4 ugers intensivt forløb baseret på 2 workshops med ledelsen Forretnings design baseret på fokuserede workshops med nøgle interessenter Kvantitativ dataindsamling og bearbejdning, samt alignement på AS-IS og TO-BE Projekt aktiviteter Projekt aktiviteter Output Forbedringskatalog Komplet service leverance model Kontrakt Organisationer klar til overdragelse Aftalt niveau af omkostninger og kvalitet 15
Konklusioner Standardisering Forbedret ROI Effektivisering Gennem SaaS/Paas Effektivisering Gennem BPO Vækst fremme Gennem BPO Gennem outsourcing af IT drift og udvikling sikres støre fokus på payback i det enkelte applikationsprojekt. Herigennem sikres mod uønsket kundetilpasning og forøget proces standardisering Ved at lægge sine applikationer i skyen sikres bedst mulige ressourceudnyttelse, samtidigt med fleksibel adgang til Best Practices processer. Vælger man at lade sin outsourcing partner eksekvere forretningsprocesser sikrer man sig at der er fokus på proces optimering samtidigt med at leverancen indeholder de nødvendige applikationer Indgår man en BPO aftale med output baseret afregning, sikrer man sig at leverandøren har direkte incitament til at understøtte vækst strategien. 16
Vil du vide mere? Kontakt: Torben Ryttersgaard VicePresident, Industries & Services Mobil: 25 18 87 51 E-mail: Torben.ryttersgaard@cgi.com 17